TARJOUSPYYNTÖ KOULUKULJETUKSISTA 18.10.2017 Vöyrin kunta ja sen opetus- ja varhaiskasvatuslautakunta hoitavat koulukuljetusten hankinnan kunnan kaikille peruskouluille sekä niille vöyriläisille oppilaille, jotka käyvät peruskoulua muissa kunnissa ja joiden koulukuljetuksesta Vöyrin kunta vastaa. Tarjouksen voimassaoloaika: 1.1.2018 6.6.2020, mahdollisuus 1+1 vuoden optioon Valittu hankintamenetelmä: Avoin menettely Valintakriteerit Voittava tarjous valitaan halvimman hinnan, sis. alv, perusteella. Reitille alhaisimman hinnan tarjonnut valitaan kyseisen reitin palveluntarjoajaksi. Alla mainittujen vähimmäisvaatimusten on kuitenkin täytyttävä, jotta tarjous voidaan hyväksyä. Reiteille 17a ja 17b lasketaan viikkohinta, jotta pystytään ratkaisemaan, kenellä tarjoajalla on alhaisin hinta. Sen vuoksi jos antaa tarjouksen reitille 17a, on annettava tarjous myös reitille 17b, ja päinvastoin. Vaatimusten erittely Tarjoajan soveltuvuus Tarjoajan tulee olla kaupparekisterissä, ennakonperintärekisterissä ja arvonlisäverovelvollisten rekisterissä, jos laki sitä vaatii. Tarjoajan tulee olla maksanut verot, tai hänellä on oltava verovelkaansa liittyvä maksusuunnitelma. Tarjoajalla on oltava eläkevakuutus, jonka maksut on maksettu, tai hänellä on oltava maksusuunnitelma erääntyneille eläkevakuutusmaksuille. Tarjoajalla on oltava voimassa oleva vakuutus työsuhteessa oleville työntekijöille työtapaturma- ja ammattitautilain (459/2015) mukaisesti. Tarjoajalla on oltava järjestettynä työntekijöiden työterveyshuolto. Tarjoajalla on oltava hankintaan sisältyviä palveluja koskeva vastuuvakuutus. Tarjoajalla on oltava voimassa oleva taksi- ja/tai joukkoliikennelupa viimeistään ajojen alkaessa, ja luvan on oltava voimassa koko sopimuskauden. Yllä mainittuja todistuksia ei lähetetä tarjouksen yhteydessä, mutta ne on toimitettava, jos ja kun hankintayksikkö pyytää niitä. Sama pyyntö voi koskea myös alihankkijaa. Tarjoajan ei pidä toimittaa muita liitteitä kuin mitä tässä tarjouspyynnössä ja siihen kuuluvissa liitteissä kysytään. Tarjouspyynnön liitteenä on myös ESPD-lomake, jolla tarjoajan on osoitettava täyttävänsä hankinnan vaatimukset. ESPD-lomake täytetään etukäteen ja liitetään tarjoukseen. Turvallisuus ja ajoneuvot Kuljettajan on pystyttävä puhumaan koulun kielellä oppilaiden kanssa. Liikennöijä sitoutuu tarkastamaan lasten koulukuljetuksia hoitavien kuljettajien rikosrekisterin ja varmistamaan, ettei rikosrekisteriote sisällä merkintöjä lapsiin kohdistuneista rikoksista, seksuaali-, väkivalta- tai huumerikoksista (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä
504/2002). Sopimusosapuoleksi valittujen yksityisyrittäjien on esitettävä oma rikosrekisteriotteensa sivistysekonomille ennen kuin sopimus voidaan allekirjoittaa. Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita, mutta alihankkijat on siinä tapauksessa nimettävä tarjouksessa. Tarjoaja varmistaa, että alihankkijat täyttävät tässä tarjouspyynnössä asetettavat turvallisuuteen liittyvät vaatimukset. Ajoneuvon ympäristöluokka tulee olla vähintään Euro3 tai vastaava. Muut määräykset Enimmäisetäisyys reitille Reitti alkaa paikasta, josta ensimmäinen oppilas nousee kyytiin, ja päätyy paikkaan, jossa viimeinen oppilas lähtee kyydistä. Koulukuljetukseen oikeutettujen oppilaiden tulee saapua suunnitellulle kuljetusreitille. Reitit on suunniteltu Ruotsinkielisen sivistyslautakunnan 12.05.2015 määrittämien periaatteiden mukaan; esikoululainen tulee hakea kotipihalta, 1. 3.-luokkalaiset voivat kävellä enintään kilometrin matkan reitille ja 4. 9.-luokkalaiset sekä lukiolaiset voivat kävellä enintään kolme kilometrin matkan reitille. Kotipihalta noutaminen ei sisälly reittiin 1. 9.-luokkalaisilla eikä lukiolaisilla paitsi yksittäistapauksessa, jossa on tehty noutamispäätös, ja tilanteessa, jossa oppilas asuu reitin varrella. Odotusajat Oppilaan päivittäinen koulumatka odotuksineen saa kestää enintään kaksi ja puoli tuntia. Jos oppilas on lukuvuoden alkaessa täyttänyt 13 vuotta tai jos hän saa perusopetuslain (628/1998) 17 2 momentissa tarkoitettua erityistä tukea, koulumatka saa kestää enintään kolme tuntia. Aikataulu Liikennöijä vastaa siitä, että aikataulu pitää eikä poikkea merkittävästi päivästä toiseen. Liikennöijä ei kuitenkaan saa ylittää nopeusrajoituksia pysyäkseen aikataulussa. Liikennöijän on varmistettava, että kaikki oppilaat ovat autossa ennen kuin hän poistuu koulupihalta. Jos oppilas on myöhässä, liikennöijän on odotettava oppilasta, jos se on aikataulun mukaan mahdollista. Tilaajan kustannuksella ei ajeta ylimääräisiä vuoroja, jos oppilas myöhästyy koulukyydistä aamulla tai iltapäivällä. Liikennöijän on ilmoitettava tilaajalle, jos oppilas on toistuvasti myöhässä tai jos aikataulu ei muusta syystä pidä. Liikennöijän on ilmoitettava huoltajalle kyytiin nousemis- ja poistumisajat viimeistään seitsemän päivää ennen koulun alkamista, ja liikennöijän on lähetettävä vastaavat aikataulut tilaajalle samoin viimeistään seitsemän päivää ennen koulun alkamista. Oppilasrekisteri Tilaajan on toimitettava liikennöijälle uuden lukuvuoden luettelo oppilaista, jotka ovat oikeutettuja koulukuljetukseen sekä kuljetusaikataulu viimeistään kymmenen päivää ennen koulun alkamista.
Liikennöijällä on aina oltava päivitetty oppilasluettelo autossa ja oppilasluettelossa on oltava huoltajan yhteystiedot. Näin siksi, että liikennöijän on ilmoitettava kotiin ja kouluun, jos sattuu onnettomuus. Huoltajien täytyy itse ilmoittaa yhteystietonsa liikennöijälle. Reittimuutokset Liikennöijä sitoutuu joka päivä tarkistamaan reittihinnan ajamansa todellisen kilometrimäärän mukaan sekä kuljetukseen oikeutettujen oppilaiden aamureiteillä että iltapäiväreiteillä. Siihen käytetään reittimuutoshintaa. Reittimuutoshinta per km on sama riippumatta siitä, onko reitti lyhyempi vai pidempi. Reitti lasketaan siitä, kun ensimmäinen oppilas nousee kyytiin, siihen, kun viimeinen oppilas jää kyydistä. Mikäli autossa on tilaa, tilaaja voi poimia lisää oppilaita olemassa olevalla reitillä tai pidennetyllä reitillä sopimuksenmukaista hinnantarkistusta vastaan. Oppilaita voidaan vastaavalla tavalla poimia pois ja reitin pituutta tarkistaa alaspäin sopimuksenmukaista hinnantarkistusta vastaan, jos oppilas lopettaa koulussa tai jos oppilaiden kuljettamiseen on kokonaistaloudellisesti tehokkaampi tapa. Jos reitin tarve lakkaa Jos tilaaja ei oppilaan sairauden vuoksi tilapäisesti tarvitse reittiä, muutoksesta on ilmoitettava liikennöijälle viimeistään päivää aiemmin. Jos muutoksesta ei ole ilmoitettu liikennöijälle, hän voi laskuttaa tilaajalta seuraavan päivän ensimmäisen reitin. Kun reitin tarve lakkaa muissa tapauksissa, myös tilaajan maksuvelvollisuus päättyy. Tällaisia tapauksia ovat esimerkiksi, kun oppilas muuttaa ja vaihtaa koulua. Indeksitarkistus Reittihintaan voidaan tehdä indeksitarkistus 1.1.2019 ja 1.1.2020 taksiliikenteen tuottajahintaindeksin mukaan (Tilastokeskus). Mikäli optiovuodet otetaan käyttöön, indeksitarkistus voidaan tehdä myös 1.1.2021 ja 1.1.2022. Hintaan ei voi tehdä indeksitarkistusta ensimmäisten 12 kuukauden aikana. Hankintamenettelyn muuttaminen Mikäli hyväksyttäviä tarjouksia ei tule, tilaaja voi tehdä suorahankinnan tai aloittaa neuvottelut kaikkien tarjoajien kanssa. Tilaajan ja liikennöijän välinen viestintä Sivistysekonomi ja sivistysosasto hoitavat koulukuljetuksia koskevan tiedottamisen hankintaprosessin aikana. Kun hankintaprosessi on päättynyt ja koulukuljetukset päässeet käyntiin, liikennöijän on kuljetukseen liittyvissä asioissa viestittävä suoraan koulunjohtajan ja kodin kanssa. Liikennöijän on pystyttävä tarjoamaan palvelua hyvällä ruotsin tai suomen kielellä. Liikennöijät, joiden äidinkieli ei ole ruotsi tai suomi, sitoutuvat esittämään todistuksen hyvästä ruotsin tai suomen kielen taidosta (suoritettuna yleinen kielitutkinto taso 4 5 tai valtionhallinnon kielitutkinto hyvin tiedoin).
Tarjousasiakirjat Tarjoajan tulee tutustua tarjousasiakirjoihin ja sitoutua järjestämään tarjottujen reittien liikennöinti tarjousasiakirjojen ehtojen mukaisesti. Kuljetukset järjestetään koulujen työpäivinä, ei lomapäivinä. Tarjouslomake sekä liite, jossa ilmoitetaan tarjoushinta sisältäen alv:n, tulee täyttää huolellisesti. Suksien ja oppilaiden koulupäivän aikana tarvitsemien muiden varusteiden kuljettaminen sisältyy tarjottuun reittihintaan. Tarjous tulee antaa ainoastaan tilaajan vastuulla olevien matkustajien perusteella; mikäli tarjoaja haluaa sitten omasta aloitteestaan ottaa kyytiin muita matkustajia reitin varrelta, se ei saa vaikuttaa tilaajan reittihintaan. Tarjouksen on perustuttava tarjousasiakirjojen sisältämiin reitteihin, ja reitin pituus saa ylittää tarjousasiakirjojen reittierittelyn vain, jos toisenlaiseen reitinvetoon on perusteltuja syitä. Perusteltuna syynä voi olla lähimmän tien ajokelvottomuus tai toisen reitinvedon tarjoama parempi palvelutaso tai alhaisemmat kustannukset tilaajalle. Tilaaja pidättää oikeuden hylätä tarjouksen, jonka hintataso on liian korkea tai jos olosuhteet muuttuvat niin, ettei suunniteltuja kuljetuksia ole enää tarkoituksenmukaista toteuttaa tarjouspyynnössä edellytetyllä tavalla. Tarjoaja sitoutuu olemaan rehellinen tilaajaa kohtaan. Laskutus Laskutus erittelyineen tulee tapahtua kerran kuukaudessa. Maksuaikaa on oltava vähintään 14 päivää. Laskuun on aina liitettävä erittely. Erittelystä tulee käydä ilmi, onko reitti jonakin päivänä ollut pidempi tai lyhyempi kuin mitä liikennöijälle on alun perin ilmoitettu. Erittelystä on myös käytävä ilmi, miten reittimuutos vaikuttaa sopimuksenmukaiseen reittihintaan. Muiden kuin reittihintaan sisältyvien maksujen laskuttaminen edellyttää, että liikennöijä on sopinut siitä tilaajan kanssa. Tiedustelut ja tarjousasiakirjat Kaikki asiakirjat ovat saatavilla Hilmasta, Vöyrin sivistystoimistosta tai Vöyrin kunnan kotisivuilta. Hankintaa koskevat tiedustelut voi esittää kirjallisesti sivistysekonomille sähköpostitse osoitteeseen sofia.mickelsen@vora.fi viimeistään 13.11.2017. Vastaukset läheteään viimeistään 15.11.2017 sähköpostitse kaikille kysymyksiä esittäneille sekä niille, jotka ovat ilmoittaneet haluavansa saada vastaukset. Tarjouksen toimittaminen Tarjous liitteineen (tarjoushinnan sisältävä lomake, ajoneuvoluettelo ja ESPD) on oltava opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnalla viimeistään 20.11.2017 klo 09.00, ja tarjous on annettava suljetussa kuoressa osoitteeseen: Vöyrin kunta, Opetus- ja varhaiskasvatuslautakunta, Vöyrintie 18, 66600 Vöyri. Kuoreen merkitään Tarjous/koulukuljetukset. Myöhästyneet tarjoukset hylätään. Sopimus
Tarjouskierroksen voittajan kanssa solmitaan sopimus. Sopimuksen ehtojen, tarjouspyynnön, julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen palveluhankinnoissa (JYSE 2014) tulee täydentää toisiaan, mutta jos ehtojen katsotaan olevan ristiriidassa, niitä sovelletaan yllä olevassa järjestyksessä. Opetus- ja varhaiskasvatuslautakunta päättää kokouksessaan 29.11.2017, kuka liikennöijä voittaa kunkin reitin. Vöyrin kunnan opetus- ja varhaiskasvatuslautakunta