Adobe Acrobat: Digitaalisen julkaisemisen väline PDF (Portable Document Format) dokumentti Dokumenttien siirrettävyyden helpottamiseksi Adobe on kehittänyt dokumenttiformaatin PDF, joka on käyttöjärjestelmästä ja laiteympäristöstä riippumaton tiedostomuoto. Jokainen PDF -tiedosto pitää sisällään lähdetiedoston fonttien, muotoilun, värien ja grafiikan tulostamiseen tarvittavan informaation. PDF tiedostomuoto on saavuttanut lyhyessä ajassa laajan käyttäjäkunnan siirrettävien dokumenttien tiedostomuotona. PDF dokumenteilla on seuraavia hyviä ominaisuuksia: Säilyttää elektronisen dokumentin asettelun, fontit ja tekstimuotoilut Dokumentit tulostuvat halutulla tavalla oikeine marginaaleineen ja sivujakoineen Dokumentit voidaan suojata salasanoilla Dokumentit voidaan suojata niin, että niitä ei voi muuntaa tai tulostaa Dokumentteja voidaan zoomata, jolloin grafiikan yksityiskohdat saadaan näkyviin PDF asiakirjaformaatti on nopeasti saavuttanut suosiota myös verkkojulkaisujen tiedostomuotona. PDF:n kehityksessä on otettu huomioon verkon keskeinen ominaisuus eli interaktiivisuus. PDF:t tuotetaan lisenssoidulla Adobe Acrobat ohjelmalla, PDF dokumenttien lukemiseen ja tulostukseen voidaan käyttää ilmaista Adobe Acrobat Reader ohjelmaa. Acrobat 6:sen tuoteperhe Adobe Reader 6.0 Ohjelma on ilmainen PDF-dokumenttien luku- ja tulostusohjelma. Ohjelma sisältää ainoastaan dokumenttien lukemiseen liittyviä työkaluja, ei esimerkiksi kommentointityökaluja.
Adobe Standard 6.0 Ohjelma on lisenssoitu (eli maksullinen) PDF-dokumenttien lukemiseen, tulostamiseen ja muokkaamiseen tarkoitettu ohjelma. Ohjelmapakettiin sisältyy PDF-dokumenttien tuottamiseen tarkoitettu ohjelma Distiller 6.0. Adobe Professional 6.0. Tuoteperheen täysi versio eli ohjelma sisältää kaikki PDF-dokumenttien tuottamiseen, lukemiseen ja muokkaamiseen liittyvät ominaisuudet. Professionalilla voidaan tuottaa myös PDF-lomakkeita, joita Standard versiolla ei voi tehdä. PDF tiedostojen tuottaminen PDF-dokumentin tuottaminen aloitetaan sovellusohjelmalla (esim. tekstinkäsittely-, piirros-, taittotai esitysohjelmalla). Melkein valmis dokumentti julkaistaan lopuksi sähköisessä muodossa, eli PDF-dokumentin luominen on sähköistä julkaisemista. Julkaisutoiminta (sähköinenkin) pitää suunnitella siten, että huomioidaan loppukäyttäjän tarpeet. Tarvitsee siis ottaa huomioon PDFdokumentin käyttöympäristö (kirjapaino, printteri, tietokone, ym.) sekä väline jolla PDFdokumentti siirto tapahtuu (levyke, Internet, cd-rom). Adobe Acrobat 6.0 -ohjelmalla PDF-dokumentteja voi tuottaa usealla eri tavalla: 1. Adobe Acrobat 6:sen tulostusajurilla Acrobat PDF voi muuntaa sisällöntuotanto-ohjelmassa PDF-tiedostoksi 2. Avaamalla tiedosto Acrobatissa komennolla File > Create PDF > From File 3. Microsoft Office ohjelmista painamalla Convert to Adobe PDF painiketta 4. Internet Explorerissa www-sivun voi muuntaa PDF-sivuksi valitsemalla View > Toolbars > Adobe PDF ja painammal Conver Web Page to Adobe PDF painiketta 5. Monissa ohjelmissa on PDF-muunnosnappula, esim. CorelDRAW 11:ssa on Publish to PDF-valikko
6. Distillerin avulla voi muuttaa minkä tahansa PS-tiedoston PDF tiedostoksi Muuntaminen Acrobat PDF ajurin avulla Muunnettaessa sisältödokumentti PDF-tiedostoksi, avataan tuotanto-ohjelmaan ja valitaan Tiedosto > Tulosta (File > Print). Tämän jälkeen valitse Tulostimen nimi kohdasta tulostimeksi Adobe PDF. Ominaisuudet (Properties) painiketta painamalla voidaan valita Adobe PDF asetukset valintaikkuna. Kohdasta Default Settings voidaan valita haluttu PDF-tiedoston muunnostyypi. Muunnosasetukset ovat automatisoituja tulostusasetuksia, jotka valitaan dokumentin lopullisen käyttötarkoituksen mukaan. Adobe Acobat 6:ssa on kuusi muunnosasetusta, joilla voit luoda helposti erilaisia tarpeita varten oikeanlainen PDF dokumentti. Muunnosasetuksia voidaan myös muokata omiin tarpeisiin sopiviksi. 1. Smallest File Size on tarkoitettu PDF-tiedostoille, jotka jaetaan Webissä tai sähköpostitse näytöltä katseltavaksi. Muunnoksessa alkuperäisen dokumentin tietoja pakataan, värit muutetaan RGB-väreiksi ja kuvia interpoloidaan. Tarkoituksena on tuottaa mahdollisimman pieni PDF-tiedosto. Tiedosto on yhteensopiva Acrobat 5:sen kanssa. 2. Standard on tarkoitettu PDF-tiedostoille, joita tulostetaan tai julkaistaan CD:llä. Muunnos luo suhteellisen pienikokoisen tiedoston laadun kustannuksella. Muunnoksessa alkuperäisen dokumentin tietoja pakataan, värit muunnetaan RGB-väreiksi ja kuvia interpoloidaan. Muunnoksen yhteydessä tiedostoon voidaan liittää kaikkien käytettyjen kirjasimien osajoukot. Tiedosto on yhteensopiva Acrobat 5:sen kanssa. 3. Press Quality on tarkoitettu korkean tason tulostukseen. Muunnoksen yhteydessä tiedostoon liitetään kaikkien käytettyjen kirjasimien osajoukot, värinhallintatunnisteet ym. korkeatasoiseen tulostukseen tarvittavat tiedot. Dokumentti tulostuu keskimääräisellä resoluutiolla. Tiedosto on yhteensopiva Acrobat 5:sen kanssa. 4. High Quality on tarkoitettu PDF-tiedostoille, joilta vaaditaan korkeaa tasoa. Tarkoituksena on sisällyttää tiedostoon kaikki mahdollinen informaatio, jota tarvitaan dokumentin virheettömässä tulostamisessa. Dokumentti tulostuu suurella resoluutiolla. Muunnosasetus
luo suuria tiedostoja, jotta alkuperäisen dokumentin tiedot ja laatu säilyisi mahdollisimman hyvin. Tiedosto on yhteensopiva Acrobat 5:sen kanssa. 5. PDF/X-1a soveltuu graafisen sisällön muuntamiseen. 6. PDF/X-3 soveltuu graafisen sisällön muuntamiseen. Acrobatin perustyökalut ja -toiminnot Acrobatin työskentelyalueena on dokumenttiruutu, suunnistusruutu sekä valikkorivi ja erilaisia työkalurivejä. Työskentelyalueen yläosassa ovat Valikkorivi. Valikkorivin voi poistaa valitsemalla Ikkuna > Piilota valikkorivi. Jos valikkorivi katoaa, saa sen näkyviin painamalla F9 funktionäppäintä. Suunnistusruudussa on valittavina erilaisia välilehtiä: Allekirjoitukset (Signatures), Kommentit
(Comments), Sivut (Pages), Leyers sekä Kirjainmerkit (Bookmarks). Työskentelyalueen alaosassa on näkyvissä Tilarivi, jonka painikkeilla voidaan muuttaa näytön näkymää sekä siirtyä dokumentista toiseen. Tiedostotyökalurivistä (File) löytyy tiedostojen käsittelyyn tarvittavat perustoiminnot: avaus (Open), talletus (Save), tulostus (Print) sekä etsintä (Search). Perustyökalurivin alussa on Käsityökalu (Hand tool), jolla PDF-dokumenttia voidaan käsitellä ja sivuja voidaan selata. Käsityökalun vieressä on Tekstin valintatyökalu (Select Text), jolla tekstin osia voi kopioida normaalisti leikepöydän kautta Muokkaa (Edit) > Kopioi (Copy) toiminnolla. Teksti voidaan liittää tekstinkäsittelyohjelmassa valitulle alueelle toiminnolla Muokkaa (Edit) > Liitä (Paste). Tekstinvalintatyökalupakista löytyy myös Taulukon valinta (Select Table) ja Kuvan valinta (Select Image) työkalut. PDF-dokumentista voi poimia dokumentin tekstin, tekstin osia, kaikki kuvat tai yksittäisiä kuvia uudelleen käsittelyä varten. Dokumentin teksti saadaan tallennettua käsittelyä varten valitsemalla Tiedosto (File) > Tallenna nimellä (Save as). Tiedoston tallennusmuodoksi valitaan RTFtiedostomuoto sekä valitaan tiedostolle tallennuspaikka ja -nimi. Tallennuksen jälkeen tekstitiedosto voidaan avata tekstinkäsittelyohjelmaan muokattavaksi. Jos Acrobatissa on valittuna Yksi sivu tila, voidaan Muokkaa > Valitse kaikki toiminnolla valita koko sivun tekstin kopioitavaksi leikepöydälle. Tallennettaessa teksti RTF-tiedostoksi, kuvat eivät tallennu mukana. PDF dokumentista voidaan kopioida myös taulukoita tai taulukon osia. Tällöin Taulukon valintatyökalulla (Select Table) rajataan haluttu taulukkoalue, kopioidaan se leikepöydälle. Taulukko liitetään sopivaan käsittelyohjelmaan toiminnolla Muokkaa (Edit) > Liitä (Copy). Zoomaustyökalupakista (Zoom) löytyvät näytön tarkasteluun ja tarkastelutason muutokseen liittyvät
työkalut ja pikapainikkeet: suurennus, pienennys, oikea koko (Actual Size), sovita näyttöön (Fit Page) ja sovita leveyteen (Fit Widht). Työkalut valikosta (Tools) kannattaa valita myös Advaced Edting työkalupakki. Pakissa on ensimmäisenä Objektin valintatyökalu (Select Object tool) ja artikkelin tekoon (Article tool) tarvittava työkalu. Rajaamistyökalulla (Crop tool) voidaan rajata sivualue. Työkalun kulmakahvasta voidaan rajattua aluetta pienentää tai suurentaa halutun kokoiseksi. Kun kaksoisnapautetaan rajatun alueen sisäpuolta saadaan Rajaa sivut valintaikkuna (Crop pages) näkyviin. Tällöin voidaan muuntaa sivun asetuksia käsin. Linkit toisiin dokumentteihin tai internettiin tehdään linkkityökalulla (Link Tool). Painiketyökalulla (Button Tool) voidaan PDFdokumenttiin tehdä erilaisia painikkeita. Työkalun vieressä olevasta väkäsestä voidaan valita monipuolisempia lomakeen tekoon tarvittavia työkaluja (Form Tools). Dokumenttiin voidaan liittää myös liikkuvaa kuvaa (Movie Tool) ja ääntä (Sound Tool). Viimeisenä on tekstin korjaukseen tarvittava työkalu (TouchUp Text Tool) sekä Objektin korjaukseen tarvittava työkalu (TouchUP Object Tool). Sivujen lisäys PDF dokumenttiin voidaan lisätä uusia sivuja toisista PDF dokumenteista. Sivujen lisäys voidaan tehdä esimerkiksi valitsemalla Dokumentti (Document) > Sivut (Pages) > Sijoita (Insert). Joskus on tarvetta korvata dokumentissa yksi tai useampi sivu uudella sisällöllä. Tällöin valitaan Dokumentti (Document) > Sivut (Pages) > Korvaa sivut (Replace) ja valitaan korvaava PDF dokumentti sekä sen jälkeen dokumentista valitaan korvattavat sivut.
PDF-artikkelin lukeminen ja kommentointi Adobe Acrobatin kommentointityökaluilla voidaan kirjata dokumenttiin erilaisia kommentteja tai havainnollistaa dokumentin tärkeitä alueita. Kommentteja voi käyttää omien muistiinpanojen tekemiseen tai niiden avulla voi kommentoida esimerkiksi opiskelijoiden esseitä, seminaaritöitä ym. Esimerkiksi artikkelit ovat usein jo PDF-muodossa. Tällöin artikkeli voidaan lukea näytöltä, tehdä samalla siihen omia kommentteja ja merkintöjä. Lopuksi artikkeli ja kommentit voidaan säilyttää yhdessä omassa artikkelit -kansiossa. Aluksi Acrobatiin pitää valita halutut työkalut. Kommentointityökalut (Tools > Commenting) ovat: peruskommentointityökaluissa on muistilapun lisäys, tekstin editointityökalu, leimatyökalu, korostustyökalut sekä kommenttien katseluun liittyvät vaihtoehdot. Lisätyökalut (Tools > Advenced Commenting) ovat: piirrostyökalut, tekstityökalu, kynätyökalut sekä liitetyökalut. Hiiren oikeaa nappulaa painamalla voidaan joko poistaa kommentti tai muokata sitä. Kommentit voidaan koota myös yhteen tekemällä tiivistelmä dokumentin kaikista kommenteista. Tiivistelmä tuotetaan valitsemalla suunnistusruudussa Comments välilehden, josta valitaan Options -työkalu. Yhteenvetoon voidaan liittää kaikki kommentit tai vain osa. Kommentit voidaan lajitella tekijän, päivämäärän, tyypin tai sivun mukaan. Ohjelma tuottaa kommenteista uuden, erillisen PDF dokumentin.
Tehtävä 1: Kommentit ja niiden yhteenveto Tässä osuudessa harjoitellaan PDF-artikkelin lukemista, kommentointia ja muistiinpanojen tekemistä. Lopuksi muistiinpanoista tehdään yhteenveto. Materiaalit kansiosta on tiedosto edulehti.pdf, joka on artikkeli lehdestä The Internet and Higher Education. Voit harjoitella kommentointia itseksesi tai toimia alla olevan reseptin mukaisesti. 1. Avaa valmis PDF-dokumentti kommentoitavaksi Materiaalit -kansiosta 2. Lisää kommentteja (huomautus, vapaamuotoinen teksti) 3. Lisää grafiikkamerkintöjä (kynällä, viivalla/ympyrällä/viivalla) 4. Merkitse tekstiä korostuskynällä, yliviivauksena, alleviivauksena 5. Muuta kommenttien ulkonäköä painamalla kommentissa hiiren oikeaa nappulaa ja valitsemalla Properties 6. Valitse suunnistusruutuun Comments näkymä 7. Tee muutoksia kommentteihin ja lisää tekstiä 8. Katsele Comments näkymän Show valikosta kommentteja eri tyyppien mukaan 9. Lajittele (Sort) eri kommenttityyppien mukaan 10. Tee kommenteista yhteenveto (sivun mukaan, tyypin mukaan) Options > Summarize Comments 11. Tallenna kommenttiversio omaan PDF-kansioosi Tehtävä 2: Tekstidokumentin julkaisu Harjoitellaan monisivuisen tekstidokumentiin tehtäviä PDF:n lisäominaisuuksia. Tehtävässä käytetään tiedostoa strategia.doc. Bookmarks 1. Avaa Word ohjelma ja avaa siihen hakemistossa oleva strategia.doc 2. Muunna se tulostustoiminnolla ja Standard muunnoksella PDF-dokumentiksi 3. Avaa se Adobe Acrobat ohjelmaan 4. Avaa suunnistusikkunaan Bookmarks välilehti
5. Valitse Select Text työkalu ja maalaa sillä dokumentin otsikko 6. Valitse Bookmarks välilehden Options kohdasta New Bookmark 7. Toista kohdat 5 ja 6 joka väliotsikolle 8. Klikkaa linkkiä 9. Siirrä käsitytyökalun avulla otsikko sivun ylälaitaan 10. Valitse Options > Set Bookmark Destination 11. Toista kohdat 8-10 jokaisen linkin ja otsikon kohdalla 12. Tee väliotsikoista alemman tason linkkejä tarttumalla linkkiä hiirellä ja raahaamalla sen ylätason otsikon kuvakkeen päälle. Jos haluat saman linkin samalle tasolle kuin edellinen, raahaa linkki hiirellä linkin nimen keskikohtaan 13. Testaa linkit 14. Tallenna dokumentti Linkkit 1. Lisää työkalupakki, josta löytyy linkkityökalu Tools > Advanced Editing > Show Advanced Editing Toolbar 2. Valitse aluksi TouchUp Text Tool, jolla voit poistaa etusivulla olevan linkin ympäriltä sulkumerkit 3. Valitse sitten Text Select työkalun ja maalaa linkin osoitetieto ja kopioi se leikepöydälle 4. Valitse sitten linkki-työkalu ja piirrä sillä alue, johon haluat laittaa linkin 5. Valitse avautuvasta ikkunasta kohta Open a web page ja liitä leikepöydältä osoitekenttään linkin osoite ja paina ok 6. Valitse linkki uudelleen ja paina hiiren oikealla nappulaa, valitse Properties 7. Määritä ja kokeile Link Properties ikkunassa linkin ulkoasun eri muotoja, esim. Line Style > Underline 8. Lopuksi paina ok Avausnäkymän asetus 1. Dokumentin avausnäkymä eli miten minkälaisena se avautuu lukijalle, määritetään kohdassa File > Dokument Properties > Initial View 2. Normaalisti täytetään Document Opitons määrityksiä
3. Show kohdasta voi määrittää avautuuko pelkkä dokumentti (Page only) vai avautuuko myös suunnistusruutuun määritetyt lehdet 4. Voit myös määrittää, että dokumentti avautuu suoraan tietylle sivulle Open to Page number 5. Kokeile myös Window Options ja User Interface Options kohtia 6. Lopuksi paina ok, tallenna muutokset ja sulje dokumentti 7. Avaa se uudestaan ja tarkista, että avausnäkymät ovat ok Dokumentin suojaus Tässä tehtävässä määritetään dokumentille lopuksi riittävä suojauksen taso. 1. Valitse File > Dokument Properties > Security 2. Kohdasta Security Method voit valita suojaustyypin. Tässä tehtävässä valitaan Password Security 3. Poista ruksi kohdasta Require a password to open the dokument 4. Laita ruksi kohtaan Use a Password to Restrict ja kirjoita sopiva salasana 5. Määritä mitä haluat suojata ja mitä ominaisuuksia haluat antaa lukijalle mahdolliseksi ja paina ok 6. Tarkista vielä kohdasta Document Restsrictions Summary mitä lukijan sallitaan tehdä 7. Hyväksy muutokset painamalla ok-nappulaa 8. Tallenna dokumentti ja sulje 9. Avaa dokumentti uudestaan Acrobat-ohjelmaan ja kokeile toimivatko suojaukset Tehtävä 3: PowerPoint -esitys online-julkaisuksi Tässä tehtävässä muunnetaan PowerPoint ohjelmalla tuotettu esitys PDF-muotoiseksi onlineesitykseksi. Esitys on aina valmiina esitettäväksi joko verkon kautta tai sen voi tallentaa cd-levylle, levykkeelle, USB-muistiin. 1. Muunna hakemistossa oleva tiedosto esitys.ppt PDF:ksi muunnoksella Smallest File Size 2. Avaa se Acrobat ohjelmaan 3. Käännä sivut Document > Pages > Rotate 4. Valitse suunnistusruutuun Pages -lehti
5. Vaihda miniatyyrien järjestystä ja hierarkiaa (valitse hiirellä ja vedä) 6. Lisää hakemistosta tiedosto uusi.pdf dokumentin sivujen väliin (suunnistusruudusta valitaan Options > Insert Pages) 7. Määrittääksesi dokumentin avautumisnäkymän Valitse File > Document Properties > Initial View 8. Valitse kohdasta Document Options: Show > Page only (dokumentti näytetään yksi sivu kerrallaan), Page layout > Single Page, Magnification > Default 9. Ruksaa kohdasta Window Options Open in Full Screen mode 10. Hyväksy muutokset tallentamalla ne ja sulje tiedosto (muutokset tulevat voimaan vasta kun dokumentti tallennetaan ja suljetaan) 11. Avaa esitys uudestaan ja tarkista toimiiko oikein Suojaus ja allekirjoitus 1. Digitaalinen allekirjoitus aloitetaan määrittelemällä oma digitaalinen tunnus. Se tehdään File > Document Properties > Security ja valitsemalla suojauksen metodiksi Sertificate Security 2. Avautuvassa ikkunassa paina Add Digital ID painike 3. Valitse kohta Create a Self-Signed Digital ID 4. Kirjoita avautuvaan lehteen tarvittavat tiedot 5. Kun olet määrittänyt omat tietosi, määritä vastaanottajan oikeudet avautuvassa ikkunassa Recstrict Opening and Editing to Certain Identities