ACROBAT 5. Kajaanin AMK Mervi Ruotsalainen D:\AcrobatOHJE\acrobat_ohjeMR9_4_04.doc Mervi Ruotsalainen

Transkriptio

1 1 ACROBAT 5 Kajaanin AMK Mervi Ruotsalainen

2 2 1.Yleistä PDF-tiedoston luonti suoraan Wordohjelmasta PDF-tiedoston asetusten muuttaminen PDF-tiedoston luonti wordohjelmasta: Perustyökalut Suunnistusruudun esittely Kirjanmerkki Kirjanmerkin luonti Uusi kirjanmerkki Kirjanmerkin paikan muutos Kirjanmerkkien poistaminen Miniatyyrit Lisää sivuja: Erota sivut Korvaa sivut Poista sivut Rajaa sivut Käännä sivuja Numeroi sivut Sisällytä kaikki minatyyrit PDF- lomakkeen luonti Dokumentin sisällön uudelleenkäyttäminen Tekstin tallentaminen RTF-muotoon Kuvien tallentaminen Sivujen tallentaminen bittikarttakuvina Tallentaminen PostScript- tai EPS-muotoon Kommenttien lisääminen Dokumentin avausominaisuudet Tekstin muokkaus Tekstin korjaus: Uuden tekstielementin lisäys Vapaamuotoisen tekstin ominaisuuden muuttaminen Grafiikan siirtäminen Rivien järjestyksen muuttaminen...25

3 3 1.Yleistä Verkkojakelun kannalta PDF on noussut keskeiseen asemaan tallennusformaattina. Se mahdollistaa dokumenttien helpon välityksen ja tulostamisen verkossa siten, että tiedoston sisällön esitysmuoto ei muutu. Adobe määritteli oman, ohjelmisto-, laite- ja käyttöjärjestelmäympäristöstä (Windows,Macindosh,Unix,DOS ja myös muissakin käyttöjärjestelmä ympäristössä ) sekä tiedoston luontiin käytetystä sovellusohjelmasta riippumattoman asiakirjaformaattinsa vuonna Tämän PDF - dokumenttitiedoston (Portable Document Format) luomiseen käytetään Acrobat- ohjelmaa (Adobe Acrobat, maksullinen) ja tiedostojen lukeminen onnistuu ilmaisella Acrobat Reader ohjelmalla. joka on aina imuroitavissa netistä ( tai sitä on saatavilla hyvin monien lehtien mukana tulevilla ROMPUILLA esim. Kompuutteri, Tietokone jne. PDF-dokumentti perustuu Post Script -sivunkuvauskieleen. Post Script on yleiskäyttöinen, laiteriippumaton sivunkuvaus- ja ohjelmointikieli. Jotta pdftiedostoformaatista olisi hyötyä, niin tarvitaan juuri ilmainen lukija, joka pystyy tulkitsemaan pdf-tiedostoja. PDF-tiedostojen luominen ei onnistu Adobe Acrobat Reader ohjelmalla, vaan siihen on ostettava PDF-tiedostojen luontiin tarkoitettu ohjelma, Adobe Acrobat. Miksi pdf- formaattia tarvitaan? Yleisellä pdf - formaatilla mahdollistetaan se, että voidaan tallentaa erilaisilla ohjelmilla luotuja tiedostoja sellaiseen muotoon, jotta vastaanottaja voi katsoa tiedoston sisällön juuri Acrobat Reader ohjelmalla ja että hän ei tarvitse alkuperäisen tiedoston avaamiseen sitä ohjelmaa jolla tiedoston sisältö on tehty. Täten vastaanottajalla ei tarvitse olla jotain tiettyä erityisohjelmaa, jolla tiedosto avataan (esim. tekstinkäsittely,, taitto-, grafiikka- ohjelma jne..) eikä myöskään niitä erikoisfontteja, joita on käytetty. PDF-tiedosto on tavallaan alkuperäisen dokumentin elektroninen tuloste, joka tehdään joko kyseisen ohjelman tulostuskomennolla tai PDFMakerin avulla. PDF-tiedosto luodaan joko PDF-Writer tai Acrobat Distillerillä. Yleensä käytetään Distilleriä, koska se antaa laajemmat mahdollisuudet vaikuttaa syntyvään PDF-tiedostoon. Varsinainen Adobe Acrobat ohjelma on sekä katseluohjelma, että PDFdokumentin muokkausohjelma. Ohjelmalla voidaan PDF-tiedostoon lisätä elektronisen dokumentin ominaisuuksia kuten salasanasuojaus, dokumenttiin liittyvät huomautukset, muistilappuja, linkkejä, kirjanmerkkejä, sisällysluetteloja jnee

4 4 Lähteet: Adobe Acrobat 4.0. Käyttäjän käsikirja. Suom. tapani Ala-Mutka. Edita. Helsinki Lukkarila, Pertti. Acrobat PDF julkaisijan apuvälineenä. CredoNet. Jyväskylä PDF-tiedoston luonti suoraan Wordohjelmasta PDF-tiedosto voidaan luoda suoraan Wordiin avatusta asiakirjasta, silloin kun tietokoneelle on asetettu Adobe Acrobat 5 ohjelma. Adobe Acrobat5 ohjelman asetuksen yhteydessä ilmestyvä Wordin työtilaan valmiit luontikuvakkeet. Convert to Adobe PDF käyttää Distillerissä määritettyjä työmäärityksiä. 2.1 PDF-tiedoston asetusten muuttaminen Voit muuttaa talletettavan PDF-tiedoston asetuksia. Mm. tavallisessa käytössä sisällön tekijä voi määrätä miten lukija voi käyttää pdf-tiedostoa hyväkseen. Näitä määrityksiä voidaan asettaa ennen PDF-tiedoston tekemistä seuraavasti Valitse Wordin valikosta Acrobat / Change Conversion Settings.. Avautuneesta ikkunasta voidaan muuttaa Suojausasetuksia Securitylehdeltä

5 5 Password Required to Open Document: Vaatii salasanan, jotta dokumentti voidaan aukaista. Password Required to Change Permissions and Passwords: Tämä on silloin tärkeä, kun halutaan että dokumentti aukeaa luettavaksi, mutta ei haluta, että tämän PDF-tiedoston suojauksia päästään muuttamaan silloin kun käyttäjällä on varsinainen Adobe Acrobat ohjelma, jolla tehdään PDF-tiedostoja. Permission kohdasta voidaan laittaa tarvittavat suojaukset asiakirjalle.

6 6 2.2 PDF-tiedoston luonti wordohjelmasta: Avaa word- tiedosto ja muista tallettaa viimeisimmät muutokset wordtiedostoon ennen kuin aloitat PDF-tiedoston luonnin. 1. Klikkaa Convert to adobe PDF- kuvaketta, jolloin avautuu seuraava ikkuna 2. Määritä Save In- kohdasta hakemisto, jonne tiedosto talletetaan ja anna File name kohtaan tiedoston nimi. 3. Paina Save -painiketta. 4. Odota, sillä tiedoston luonti kestää jonkin aikaa. HUOM: Oma koneeni kaatui muutaman kerran, jolloin oli vain aloitettava alusta

7 7 3 Perustyökalut Ikkunassa näkyvät valikot työkalurivit Suunnistusruutu Dokumenttinäkymä Työkaluikonien nimikkeet

8 8 4 Suunnistusruudun esittely Suunnistusruudussa voidaan siirtyä kirjanmerkkien tai miniatyyrien kautta tiettyyn kohtaan dokumenttia 4.1 Kirjanmerkki Kirjanmerkin luonti Tekstinkäsittelyohjelmalla luoduista sisällysluetteloista muodostuu linkit sisällysluettelosta automaattisesti sisältöön PDF-tiedostomuunnossa. Jos linkkejä ei ole tehty tekstinkäsittelyohjelmassa, niin ne voidaan tehdä manuaalisesti PDF-tiedostossa, eli tiedostoon, jossa ei ole valmiiksi kirjanmerkkejä sisällysluettelona 1. Valitse Kirjanmerkit luettelosta Uudet kirjanmerkit rakenteesta 2. Valitse Rakenne kohdasta tyyli (Jos useampi, niin pidä CTRL-painike alhaalla valinnan aikana) 3. Kuittaa OK

9 9 4. Avaa luettelolista +- merkistä 5. Klikkaa kaksoisklikkaamalla hiiren 1-painiketta, jolloin kursori siirtyy Otsikko 1 ruutuun. 6. Kirjoita otsikon nimi Uusi kirjanmerkki Valitse ensin Tekstin kohennustyökalu Määritetään dokumentista aktivoimalla kohta, johon kirjanmerkki viittaa ja sitten valitaan Uusi kirjanmerkki. Kirjoita kirjanmerkin nimi esim. otsikon nimi Hyperlinkin luonti kirjanmerkkiin 1. Luo uusi kirjanmerkki valitsemalla Kirjanmerkki listasta Uusi kirjanmerkki 2. Paina hiiren 2- painike kirjanmerkin päällä ja valitse listasta ominaisuudet 3. Valitse Tyyppi- kohdasta Web-linkki 4. Muokkaa URL-osoitetta kohdasta määritä web-osoite ( 5. Kuittaa Määritä makro - painike

10 Kirjanmerkin paikan muutos Paina hiiren 1- painike alas siirrettävän kirjanmerkin päällä ja siirrä se uuteen kohtaan. Viiva osoittaa paikan. Näin voidaan myös muuttaa kirjanmerkin sisennystä Kirjanmerkkien poistaminen Poista kirjanmerkki painamalla hiiren 2-painiketta kirjanmerkin päällä ja valitse Poista.

11 Miniatyyrit Lisää sivuja: Avataan PDF-tiedosto, johon toisen PDF- tiedoston sisältö lisätään. Lisätään toisen acrobat tiedoston sisältö seuraavasti 1. Valitse Lisää sivuja Miniatyyriluettelosta. 2. Valitse Look In kohdasta kansio ja sieltä lisättävä tiedosto 3. Kuittaa Valitse-painike

12 12 4. Valitse Sijainti. kohdasta tuleeko lisäys Ennen vai Jälkeen valittua sivua. 5. Valitse Sivun kohdasta paikka, johon lisätään valitun tiedoston sisältö 6. Kuittaa OK Erota sivut Auki olevasta PDF-tiedostosta voidaan irrottaa tietty määrä sivuja. Sivut aukeavat uudeksi PDF-tiedostoksi. 1. Valita Miniatyyriluettelosta Erota sivut ja kuittaa huomautus OK 2.Mistä-kohdassa määritetään sivut, jotka erotetaan. 3. Poista sivut erottamisen jälkeen kohdassa määritetään poistetaanko sivut, kun ne erotetaan vai jätetäänkö ne alkuperäiseen tiedostoon. 4. Kuittaa OK Korvaa sivut Korvataan auki olevasta tiedostosta tietyt sivut toisen PDF-tiedoston sivuilla 1. Valitse Miniatyyristä Korvaa sivut 2. Valitse kansio ja tiedosto, josta korvataan

13 13 3. Määritä Korvaa sivut - kohdasta aloitus ja lopetus sivut, jotka korvataan toisen tiedoston sivuilla 4. Korvaus kohdassa määritä sivut, joilla korvatan. Määritä aloitussivu. 5. Kuittaa OK Poista sivut Poistetaan sivuja auki olevasta PDF-tiedostosta 1. Valitse Miniatyyristä Poista sivut 2. Määritä sivunumerot, jotka poistetaan 3. Kuittaa OK Rajaa sivut Rajataan reunusalueita (marginaaleja ) pois. 1. Valitse miniatyyristä Rajaa sivut 2. Valitse tapa jolla rajataan ja rajattavat sivut 3. Kuittaa OK

14 Käännä sivuja Käännetään sivuja 1. Valitse miniatyyristä Käännä sivuja 2. Valitse Suunta 3. Valitse Sivualue. 4. Määritä Käännä- kohdan tiedot 5. Kuittaa OK

15 Numeroi sivut Vaikuttaa vain miniatyyrin kuvien sivunumerointiin 1. Valitse miniatyyristä Numeroi sivut 2. Valitse numerointavat sivut 3. Valitse numerointi tapa. 4. Katso malli 5. Kuittaa OK Sisällytä kaikki minatyyrit Sisällytä miniatyyrit -asetus luo jokaisesta PDF-tiedoston sivusta miniatyyrikuvat. Weblinkin luonti dokumentin sisältöön 1. Valitse työkaluriviltä Linkkityökalu 2. Vedä tekstin päälle suorakulmainen alue, josta linkki aukeaa. 3. Ulkoasu kohdasta valitaan linkin ulkoasu. 4. Makro kohdasta määritetään Tyypiksi Web-linkki 5. Muokkaa URL-osoitetta määritetään web-osoite 6. Kuitataan Aseta linkki

16 16

17 17 5 PDF- lomakkeen luonti Lomakkeeseen luodaan lomakkeen kentät Lomaketyökalulla. Lomakekenttiä ovat PDF-lomakkeen täytettävät kentät voidaan määrittää kuvaksi skannatun lomakkeen päälle. KUva tiedosto esim. jpg-tyyppinen avataan Acrobat ohjelmaan seuraavasti 1. Valitse valikosta Tiedosto / Avaa Adobe PDF-tiedostona 2. Valitse kansio ja tiedosto, jossa on lomakkeen kuva 3.Valitse lomaketyökalu ja vedä alue kuvan päällä. 4. Määritä kentälle nimi ja tyyppi sekä anna kuvaus. (Kuvausteksti näkyy, kun hiiri viedään kentän päälle) 5. Määritä reunan asetukset 6. Määritä Tekstin asetukset 7. Määritä Yleiset ominaisuudet

18 18 Lomakekenttä näyttää seuraavalta kun Lomaketyökalu on aktiivinen. Lomakkeen kentän toiminnan voi testata valitsemalla Käsityökalun päälle Tyhjennä lomake - painikkeen luonti 1. Valitse lomaketyökalu 2. Määritä painikkeen alue hiirellä 3. Anna painikkeelle nimi ja määritä tyypiksi Painike 4. Asetukset lehti: Kirjoita painikkeen ulkoasumääritteet kohtaan teksti, joka lukee painikkeessa. 5. Makrot lehti: Määritä hiiren toiminnolle (Hiiri ylös) LIsää - painikkeen alta Makron tyypiksi Tyhjennä lomake 6. Kuittaa Määritä makro painike. 7. KUittaa OK Testaa tyhjennä painike valitsemalla ensin käsityökalu päälle.

19 19 6 Dokumentin sisällön uudelleenkäyttäminen PDF-dokumentista voidaan tallentaa tekstiosuus RTF-muotoon, jolloin se voidaan avata tekstinkäsittelyohjelmassa ja kuvat grafiikkamuotoon (JPEG-, PNG- tai. TIFFtiedostoksi) Dokumentti voidaan myös tallentaa bittikarttagrafiikaksi sivu kerrallaan 6.1 Tekstin tallentaminen RTF-muotoon Tallenna dokumentin tekstiosuus RTF- muotoon seuraavasti. 1. Valitse valikosta Tiedosto / Tallenna nimellä. 2. Valitse tiedostomuodoksi RTF (Save as type) ja anna tiedostolle nimi(object name) 6.2 Kuvien tallentaminen Dokumentin bittikarttakuvat tallentuvat yksitellen omaksi kuvatiedostokseen, jolloin ne on aukaistavissa ohjelmissa, jotka voivat näyttää kuvatiedostoja. Kuvatiedostot luodaan Export- komennolla ja tallennusvaiheessa annetaan tiedostonimen alkuosa ja tämän jälkeen ohjelma muuttaa aina uuden kuvan nimeä siten, että tiedostonimeen lisättyä numeroa kasvatetaan. Kuvien nimessä näkyy sivunumero ja sen perässä monesko kuva sivulla. Esim. _01_001.jpg tarkoittaa että sivulta yksi on talletettu yksi kuva. 1. Valitse valikosta Tiedosto / Kirjoita / Pura kuvat muodossa 2. Valitse tiedostomuoto esim. JPEG 3. Valitse kansio, jonne kuvat talletetaan ja tarkista tiedostonimi 4. Kuittaa Tallenna

20 Sivujen tallentaminen bittikarttakuvina. Sivut tallentuvat bittikarttakuviksi ja siten tekstiosuudet eivät ole enää erotettavissa tekstinkäsittelyohjelmaan 1.Valitse Tiedosto / Tallenna nimellä 2. VAlitse tiedostotyypiksi kuvatiedosto (TIFF, JPEG, PNG) ja anna tiedostolle nimen alkuosa 3. Tarkista kansio, jonne talletetaan 4. Kuittaa Save-painike 6.4 Tallentaminen PostScript- tai EPS-muotoon Etuna on, että bittikartta ja vektoriaineisto säilyvät alkuperäisessä muodossa. Tiedosto voidaan avata ohjelmaan, joka lukee ko tallennusmuotoa. Tallennusominaisuuksia voidaan muokata monipuolisesti 1.Valitse Tiedosto / Tallenna nimellä 2. Valitse tiedostotyypiksi PostScript-tiedosto ja anna tiedostolle nimen alkuosa 3. Tarkista kansio, jonne talletetaan 4. Kuittaa Save-painike 6.5 Kommenttien lisääminen Kommentteja voivat olla muistilapun tyyppiset huomautukset, liitetyt tiedostot, korostettu teksti tai kuva Kommenttityökaluja ovat seuraavat Kommenttityökalu

21 21 Kynätyökalu Korostustyökalu Esimerkki Esimerkkinä katsotaan Komenttityökaluista Huomautustyökalun käyttö 1. Siirry Kommentit lehdelle Miniatyyrissa 2. Valitse Kommenttityökaluista Huomautustyökalu. 3. Klikkaa dokumentissa kohtaa, jonne kommentti tulee. 4. Kirjoita komentti auenneeseen kommentti-ikkunaan. 5. Sulje kommentti rastista ja siirrä se oikeaan paikkaan Esimerkki komenteista. Kommentti poistetaan klikkaamalla hiiren 2-painiketta kommentin päällä ja valitsemalla poista.

22 Dokumentin avausominaisuudet Avautuvan dokumentin avausnäkymän määrittäminen 1. Valitse tiedosto / Asiakirjan ominaisuudet / Avoimet vaihtoehdot 2. Määritä tästä ikkunasta dokumentin avausominaisuudet 3. Kuittaa OK 6.7 Tekstin muokkaus Tekstiä voidaan korjata ja lisätä uutta tekstiä, sekä muuttaa grafiikan paikkaa. Ensin valitaan sopiva tekstin muokkaustyökalu ja sitten klikataan dokumentin sisällä kohtaan, johon tehdään muutos. Tekstintyökalutoimintoja ovat seuraavat Tekstin korjaus: Tekstin kohennus-työkalulla voidaan muuttaa tekstin sisältöä. Tekstin korjauksessa klikataan hiirellä (1-painike) sitä riviä,johon muokkaus tehdään. Tekstin ympärille tulevat siniset reunukset ja tekstiä voidaan muokata reunuksen sisällä Tekstin paikkaa voidaan muuttaa ottamalla hiirellä kiinni vasemmalla puolella olevista neliöistä

23 23 Tyhjälle riville voidaan kirjoittaa tekstiä osoittamalla rivi tekstin kohennus -työkalun ollessa valittuna Tekstin kohennustyökalulla voidaan myös muuttaa tekstin ominaisuuksia 1.Valitse tekstin kohennustyökalu. 2. Valitse teskti rivi ja maalaa sen sisältä teksti, jonka ominaisuuksia muutetaan. 3.Paina hiiren 2-painiketta maalatun tekstin päällä 4. Valitaan listasta Määritteet 5. Muuta Määritteet ikkunassa tekstin ominaisuuksia Alareunassa olevat toiminnot muuttavat tekstin väriä Uuden tekstielementin lisäys Vapaamuotoinen tekstityökalulla voidaan lisätä kelluva teksti, jota voidaan liikutella vapaasti pdf-dokumentissa. 1.Valitse vapaamuotoinen tekstityökalu

24 24 2. Vedä hiirellä alue ja kirjoita teksti rajatun alueen sisälle. 3. Kokoa ja paikkaa voi muuttaa Käsityökalulla Vapaamuotoisen tekstin ominaisuuden muuttaminen Tekstiobjektin ominaisuutta muutettaessa on koko teksti objekti aktivoitu ja tämän jälkeen painetaan hiiren 2-painiketta tekstiobjektin päällä. Tällöin avautuu ikkuna, josta teksti objekti voidaan joko poistaa tai valita ominaisuudet- vaihtoehto. Tekstiobjektin poistaminen: 1.Valitse tekstiobjekti ja paina hiiren 2-painiketta sen päällä 2. Valitse poista vaihtoehto Tekstiobjektin ominaisuuksien muuttaminen: 1.Valitse tekstiobjekti ja paina hiiren 2-painiketta sen päällä

25 25 2. Valitse Ominaisuudet.. vaihtoehto. 3. Muuta asetuksia seuraavasta ikkunasta Kirjasin kohdasta valitaan fontti Koko kohdasta muutetaan fontin koko Tasaa kohdasta valitaan tasaus Ulkoasu kohdasta voidaan valita reunuksen leveys ja reunuksen väri sekä täytön väri. Täyttöväri maalaa tekstiobjektin taustan Reunuksen värin muuttaa myös tekstin väriä. Jos halutaan tietyn värinen teksti ja ei ulkoreunaa, niin silloin leveydeksi valitaan Grafiikan siirtäminen Valitaan Tekstin muokkaus-työkalusta Objektin kohennustyökalu ja valitaan liikutettava kuva. 6.9 Rivien järjestyksen muuttaminen Tekstin muokkaustyökalussa on myös toiminto Tilauksen kohennustyökalu. Tämä valinta numeroi jokaisen rivin ja kuvan erikseen. Hiirtä klikkaamalla numeron päällä voidaan muuttaa rivien järjestystä.

26 26 Esim. Tämän jälkeen dokumentti juoksutetaan uudelleen valikosta Näytä / Juoksuta uudelleen. Tuloksena saadaan seuraava järjestys