Adobe Acrobat: Digitaalisen julkaisemisen väline

Transkriptio

1 Adobe Acrobat: Digitaalisen julkaisemisen väline PDF (Portable Document Format) dokumentti Dokumenttien siirrettävyyden helpottamiseksi Adobe on kehittänyt dokumenttiformaatin PDF, joka on käyttöjärjestelmästä ja laiteympäristöstä riippumaton tiedostomuoto. Jokainen PDF -tiedosto pitää sisällään lähdetiedoston fonttien, muotoilun, värien ja grafiikan tulostamiseen tarvittavan informaation. PDF tiedostomuoto on saavuttanut lyhyessä ajassa laajan käyttäjäkunnan siirrettävien dokumenttien tiedostomuotona. PDF dokumenteilla on seuraavia hyviä ominaisuuksia: Säilyttää elektronisen dokumentin asettelun, fontit ja tekstimuotoilut Dokumentit tulostuvat halutulla tavalla oikeine marginaaleineen ja sivujakoineen Dokumentit voidaan suojata salasanoilla Dokumentit voidaan suojata niin, että niitä ei voi muuntaa tai tulostaa Dokumentteja voidaan zoomata, jolloin grafiikan yksityiskohdat saadaan näkyviin PDF asiakirjaformaatti on nopeasti saavuttanut suosiota myös verkkojulkaisujen tiedostomuotona. PDF:n kehityksessä on otettu huomioon verkon keskeinen ominaisuus eli interaktiivisuus. PDF:t tuotetaan lisenssoidulla Adobe Acrobat ohjelmalla, PDF dokumenttien lukemiseen ja tulostukseen voidaan käyttää ilmaista Adobe Acrobat Reader ohjelmaa. Acrobat 6:sen tuoteperhe Adobe Reader 6.0 Ohjelma on ilmainen PDF-dokumenttien luku- ja tulostusohjelma. Ohjelma sisältää ainoastaan dokumenttien lukemiseen liittyviä työkaluja, ei esimerkiksi kommentointityökaluja.

2 Adobe Standard 6.0 Ohjelma on lisenssoitu (eli maksullinen) PDF-dokumenttien lukemiseen, tulostamiseen ja muokkaamiseen tarkoitettu ohjelma. Ohjelmapakettiin sisältyy PDF-dokumenttien tuottamiseen tarkoitettu ohjelma Distiller 6.0. Adobe Professional 6.0. Tuoteperheen täysi versio eli ohjelma sisältää kaikki PDF-dokumenttien tuottamiseen, lukemiseen ja muokkaamiseen liittyvät ominaisuudet. Professionalilla voidaan tuottaa myös PDF-lomakkeita, joita Standard versiolla ei voi tehdä. PDF tiedostojen tuottaminen PDF-dokumentin tuottaminen aloitetaan sovellusohjelmalla (esim. tekstinkäsittely-, piirros-, taittotai esitysohjelmalla). Melkein valmis dokumentti julkaistaan lopuksi sähköisessä muodossa, eli PDF-dokumentin luominen on sähköistä julkaisemista. Julkaisutoiminta (sähköinenkin) pitää suunnitella siten, että huomioidaan loppukäyttäjän tarpeet. Tarvitsee siis ottaa huomioon PDFdokumentin käyttöympäristö (kirjapaino, printteri, tietokone, ym.) sekä väline jolla PDFdokumentti siirto tapahtuu (levyke, Internet, cd-rom). Adobe Acrobat 6.0 -ohjelmalla PDF-dokumentteja voi tuottaa usealla eri tavalla: 1. Adobe Acrobat 6:sen tulostusajurilla Acrobat PDF voi muuntaa sisällöntuotanto-ohjelmassa PDF-tiedostoksi 2. Avaamalla tiedosto Acrobatissa komennolla File > Create PDF > From File 3. Microsoft Office ohjelmista painamalla Convert to Adobe PDF painiketta 4. Internet Explorerissa www-sivun voi muuntaa PDF-sivuksi valitsemalla View > Toolbars > Adobe PDF ja painammal Conver Web Page to Adobe PDF painiketta 5. Monissa ohjelmissa on PDF-muunnosnappula, esim. CorelDRAW 11:ssa on Publish to PDF-valikko 6. Distillerin avulla voi muuttaa minkä tahansa PS-tiedoston PDF tiedostoksi

3 Muuntaminen Acrobat PDF ajurin avulla Muunnettaessa sisältödokumentti PDF-tiedostoksi, avataan tuotanto-ohjelmaan ja valitaan Tiedosto > Tulosta (File > Print). Tämän jälkeen valitse Tulostimen nimi kohdasta tulostimeksi Adobe PDF. Ominaisuudet (Properties) painiketta painamalla voidaan valita Adobe PDF asetukset valintaikkuna. Kohdasta Default Settings voidaan valita haluttu PDF-tiedoston muunnostyypi. Muunnosasetukset ovat automatisoituja tulostusasetuksia, jotka valitaan dokumentin lopullisen käyttötarkoituksen mukaan. Adobe Acobat 6:ssa on kuusi muunnosasetusta, joilla voit luoda helposti erilaisia tarpeita varten oikeanlainen PDF dokumentti. Muunnosasetuksia voidaan myös muokata omiin tarpeisiin sopiviksi. 1. Smallest File Size on tarkoitettu PDF-tiedostoille, jotka jaetaan Webissä tai sähköpostitse näytöltä katseltavaksi. Muunnoksessa alkuperäisen dokumentin tietoja pakataan, värit muutetaan RGB-väreiksi ja kuvia interpoloidaan. Tarkoituksena on tuottaa mahdollisimman pieni PDF-tiedosto. Tiedosto on yhteensopiva Acrobat 5:sen kanssa. 2. Standard on tarkoitettu PDF-tiedostoille, joita tulostetaan tai julkaistaan CD:llä. Muunnos luo suhteellisen pienikokoisen tiedoston laadun kustannuksella. Muunnoksessa alkuperäisen dokumentin tietoja pakataan, värit muunnetaan RGB-väreiksi ja kuvia interpoloidaan. Muunnoksen yhteydessä tiedostoon voidaan liittää kaikkien käytettyjen kirjasimien osajoukot. Tiedosto on yhteensopiva Acrobat 5:sen kanssa. 3. Press Quality on tarkoitettu korkean tason tulostukseen. Muunnoksen yhteydessä tiedostoon liitetään kaikkien käytettyjen kirjasimien osajoukot, värinhallintatunnisteet ym. korkeatasoiseen tulostukseen tarvittavat tiedot. Dokumentti tulostuu keskimääräisellä resoluutiolla. Tiedosto on yhteensopiva Acrobat 5:sen kanssa. 4. High Quality on tarkoitettu PDF-tiedostoille, joilta vaaditaan korkeaa tasoa. Tarkoituksena on sisällyttää tiedostoon kaikki mahdollinen informaatio, jota tarvitaan dokumentin virheettömässä tulostamisessa. Dokumentti tulostuu suurella resoluutiolla. Muunnosasetus luo suuria tiedostoja, jotta alkuperäisen dokumentin tiedot ja laatu säilyisi mahdollisimman hyvin. Tiedosto on yhteensopiva Acrobat 5:sen kanssa.

4 5. PDF/X-1a soveltuu graafisen sisällön muuntamiseen. 6. PDF/X-3 soveltuu graafisen sisällön muuntamiseen. Acrobatin perustyökalut Acrobatin työskentelyalueena on dokumenttiruutu, suunnistusruutu sekä valikkorivi ja erilaisia työkalurivejä. Työskentelyalueen yläosassa ovat Valikkorivi. Valikkorivin voi poistaa valitsemalla Ikkuna > Piilota valikkorivi. Jos valikkorivi katoaa, saa sen näkyviin painamalla F9 funktionäppäintä. Suunnistusruudussa on valittavina erilaisia välilehtiä: Allekirjoitukset, Kommentit, Miniatyyrit sekä Kirjainmerkit. Työskentelyalueen alaosassa on näkyvissä Tilarivi, jonka painikkeilla voidaan muuttaa näytön näkymää sekä siirtyä dokumentista toiseen. Perustyökalurivin alussa on Käsityökalu, jolla PDF-dokumenttia voidaan käsitellä ja sivuja voidaan selata. Vieressä on Pienennystyökalu, jolla dokumentin katselukokoa voidaan kasvattaa ja pienentää nopeasti. PDF-dokumentista voi poimia dokumentin tekstin, tekstin osia, kaikki kuvat tai yksittäisiä kuvia uudelleen käsittelyä varten. Dokumentin teksti saadaan tallennettua käsittelyä varten valitsemalla Tiedosto > Tallenna nimellä. Tiedoston tallennusmuodoksi valitaan RTF-tiedostomuoto sekä valitaan tiedostolle tallennuspaikka ja -nimi. Tallennuksen jälkeen tekstitiedosto voidaan avata tekstinkäsittelyohjelmaan muokattavaksi. Tekstin osia voi kopioida normaalisti leikepöydän kautta, eli valitsemalla tekstialue Tekstin valintatyökalulla, jonka jälkeen valitaan Muokkaa > Kopioi toiminto. Teksti voidaan liittää tekstinkäsittelyohjelmassa valitulle alueelle toiminnolla Muokkaa > Liitä. Jos Acrobatissa on valittuna Yksi sivu tila, voidaan Muokkaa > Valitse kaikki toiminnolla valita koko sivun tekstin kopioitavaksi leikepöydälle. Tallennettaessa teksti RTF-tiedostoksi, kuvat eivät tallennu mukana. Kaikki tiedostossa olevat kuvat voidaan tallentaa kerralla omaan kansioonsa valitsemalla Tiedosto > Kirjoita > Pura kuvat muodossa. Valittavana on kolme kuvatiedoston tallennusmuotoa: JPEG, PNG tai TIFF. Yksittäisiä kuvia voidaan kopioida rajaamalla kuva Grafiikan valintatyökalulla ja valitsemalla Muokkaa >

5 Kopioi toiminnolla sen leikepöydälle. Leikepöydältä kuva voidaan siirtää grafiikan käsittelyohjelmaan Muokkaa > Sijoita toiminnolla. PDF dokumentista voidaan kopioida myös taulukoita tai taulukon osia. Tällöin Taulukon/muotoillun tekstin valintatyökalulla rajataan haluttu taulukkoalue, kopioidaan se leikepöydälle. Taulukko liitetään sopivaan käsittelyohjelmaan toiminnolla Muokkaa > Liitä. Taulukon/muotoillun tekstin valintatyökalun oletusarvoja voidaan muokata valitsemalla Muokkaa > Oletusarvot > Taulukko/Muotoiltu teksti. Rajaamistyökalulla voidaan rajata sivualue. Työkalun kulmakahvasta voidaan rajattua aluetta pienentää tai suurentaa halutun kokoiseksi. Kun kaksoisnapautetaan rajatun alueen sisäpuolta saadaan Rajaa sivut valintaikkuna näkyviin. Tällöin voidaan muuntaa sivun asetuksia käsin. Rajaus voidaan suorittaa myös valitsemalla Dokumentti > Rajaa sivut. PDF dokumenttiin voidaan lisätä uusia sivuja toisista PDF dokumenteista. Sivujen lisäys voidaan tehdä esimerkiksi valitsemalla Dokumentti > Lisää sivuja toiminto. Joskus on tarvetta korvata dokumentissa yksi tai useampi sivu uudella sisällöllä. Korvaus ei vaikuta PDF dokumentin kirjasinmerkkeihin ja linkkeihin. Tällöin valitaan Dokumentti > Korvaa sivut toiminto, valitaan korvaava PDF dokumentti sekä valitaan korvattavat sivut. PDF-artikkelin lukeminen ja kommentointi Adobe Acrobatin kommentointityökaluilla voidaan kirjata dokumenttiin erilaisia kommentteja tai havainnollistaa dokumentin tärkeitä alueita. Kommentteja voi käyttää omien muistiinpanojen tekemiseen tai niiden avulla voi kommentoida esimerkiksi opiskelijoiden esseitä, seminaaritöitä ym. Esimerkiksi artikkelit ovat usein jo PDF-muodossa. Tällöin artikkeli voidaan lukea näytöltä, tehdä samalla siihen omia kommentteja ja merkintöjä. Lopuksi artikkeli ja kommentit voidaan säilyttää yhdessä omassa artikkelit -kansiossa. Aluksi Acrobatiin pitää valita halutut työkalut. Kommentointityökalut (Tools > Commenting) ovat: peruskommentointityökaluissa on muistilapun lisäys, tekstin editointityökalu, leimatyökalu, korostustyökalut sekä kommenttien katseluun liittyvät vaihtoehdot.

6 Lisätyökalut (Tools > Advenced Commenting) ovat: piirrostyökalut, tekstityökalu, kynätyökalut sekä liitetyökalut. Hiiren oikeaa nappulaa painamalla voidaan joko poistaa kommentti tai muokata sitä. Kommentit voidaan koota myös yhteen tekemällä tiivistelmä dokumentin kaikista kommenteista. Tiivistelmä tuotetaan valitsemalla suunnistusruudussa Comments välilehden, josta valitaan Options -työkalu. Yhteenvetoon voidaan liittää kaikki kommentit tai vain osa. Kommentit voidaan lajitella tekijän, päivämäärän, tyypin tai sivun mukaan. Ohjelma tuottaa kommenteista uuden, erillisen PDF dokumentin.

7 Tehtävä 1: Kommentit ja niiden yhteenveto Tässä osuudessa harjoitellaan PDF-artikkelin lukemista, kommentointia ja muistiinpanojen tekemistä. Lopuksi muistiinpanoista tehdään yhteenveto. Materiaalit kansiosta on tiedosto edulehti.pdf, joka on artikkeli lehdestä The Internet and Higher Education. Voit harjoitella kommentointia itseksesi tai toimia alla olevan reseptin mukaisesti. 1. Avaa valmis PDF-dokumentti kommentoitavaksi Materiaalit -kansiosta 2. Lisää kommentteja (huomautus, vapaamuotoinen teksti) 3. Lisää grafiikkamerkintöjä (kynällä, viivalla/ympyrällä/viivalla) 4. Merkitse tekstiä korostuskynällä, yliviivauksena, alleviivauksena 5. Muuta kommenttien ulkonäköä painamalla kommentissa hiiren oikeaa nappulaa ja valitsemalla Properties 6. Valitse suunnistusruutuun Comments näkymä 7. Tee muutoksia kommentteihin ja lisää tekstiä 8. Katsele Comments näkymän Show valikosta kommentteja eri tyyppien mukaan 9. Lajittele (Sort) eri kommenttityyppien mukaan 10. Tee kommenteista yhteenveto (sivun mukaan, tyypin mukaan) Options > Summarize Comments 11. Tallenna kommenttiversio omaan PDF-kansioosi Tehtävä 2: Tekstidokumentin julkaisu Harjoitellaan monisivuisen tekstidokumentiin tehtäviä PDF:n lisäominaisuuksia. Tehtävässä käytetään tiedostoa strategia.doc. Bookmarks 1. Avaa Word ohjelma ja avaa siihen hakemistossa oleva strategia.doc 2. Muunna se tulostustoiminnolla ja Standard muunnoksella PDF-dokumentiksi 3. Avaa se Adobe Acrobat ohjelmaan 4. Avaa suunnistusikkunaan Bookmarks välilehti

8 5. Valitse Select Text työkalu ja maalaa sillä dokumentin otsikko 6. Valitse Bookmarks välilehden Options kohdasta New Bookmark 7. Toista kohdat 5 ja 6 joka väliotsikolle 8. Klikkaa linkkiä 9. Siirrä käsitytyökalun avulla otsikko sivun ylälaitaan 10. Valitse Options > Set Bookmark Destination 11. Toista kohdat 8-10 jokaisen linkin ja otsikon kohdalla 12. Tee väliotsikoista alemman tason linkkejä tarttumalla linkkiä hiirellä ja raahaamalla sen ylätason otsikon kuvakkeen päälle. Jos haluat saman linkin samalle tasolle kuin edellinen, raahaa linkki hiirellä linkin nimen keskikohtaan 13. Testaa linkit 14. Tallenna dokumentti Linkkit 1. Lisää työkalupakki, josta löytyy linkkityökalu Tools > Advanced Editing > Show Advanced Editing Toolbar 2. Valitse aluksi TouchUp Text Tool, jolla voit poistaa etusivulla olevan linkin ympäriltä sulkumerkit 3. Valitse sitten Text Select työkalun ja maalaa linkin osoitetieto ja kopioi se leikepöydälle 4. Valitse sitten linkki-työkalu ja piirrä sillä alue, johon haluat laittaa linkin 5. Valitse avautuvasta ikkunasta kohta Open a web page ja liitä leikepöydältä osoitekenttään linkin osoite ja paina ok 6. Valitse linkki uudelleen ja paina hiiren oikealla nappulaa, valitse Properties 7. Määritä ja kokeile Link Properties ikkunassa linkin ulkoasun eri muotoja, esim. Line Style > Underline 8. Lopuksi paina ok Avausnäkymän asetus 1. Dokumentin avausnäkymä eli miten minkälaisena se avautuu lukijalle, määritetään kohdassa File > Dokument Options > Initial View 2. Normaalisti täytetään Document Opitons määrityksiä

9 3. Show kohdasta voi määrittää avautuuko pelkkä dokumentti (Page only) vai avautuuko myös suunnistusruutuun määritetyt lehdet 4. Voit myös määrittää, että dokumentti avautuu suoraan tietylle sivulle Open to Page number 5. Kokeile myös Window Options ja User Interface Options kohtia 6. Lopuksi paina ok, tallenna muutokset ja sulje dokumentti 7. Avaa se uudestaan ja tarkista, että avausnäkymät ovat ok Dokumentin suojaus Tässä tehtävässä määritetään dokumentille lopuksi riittävä suojauksen taso. 1. Valitse File > Dokument Properties > Security 2. Kohdasta Security Method voit valita suojaustyypin. Tässä tehtävässä valitaan Password Security 3. Poista ruksi kohdasta Require a password to open the dokument 4. Laita ruksi kohtaan Use a Password to Restrict ja kirjoita sopiva salasana 5. Määritä mitä haluat suojata ja mitä ominaisuuksia haluat antaa lukijalle mahdolliseksi ja paina ok 6. Tarkista vielä kohdasta Document Restsrictions Summary mitä lukijan sallitaan tehdä 7. Hyväksy muutokset painamalla ok-nappulaa 8. Tallenna dokumentti ja sulje 9. Avaa dokumentti uudestaan Acrobat-ohjelmaan ja kokeile toimivatko suojaukset Tehtävä 3: PowerPoint -esitys online-julkaisuksi Tässä tehtävässä muunnetaan PowerPoint ohjelmalla tuotettu esitys PDF-muotoiseksi onlineesitykseksi. Esitys on aina valmiina esitettäväksi joko verkon kautta tai sen voi tallentaa cd-levylle, levykkeelle, USB-muistiin. 1. Muunna hakemistossa oleva tiedosto esitys.ppt PDF:ksi muunnoksella Smallest File Size 2. Avaa se Acrobat ohjelmaan 3. Käännä sivut Document > Pages > Rotate 4. Valitse suunnistusruutuun Pages -lehti

10 5. Vaihda miniatyyrien järjestystä ja hierarkiaa (valitse hiirellä ja vedä) 6. Lisää hakemistosta tiedosto uusi.pdf dokumentin sivujen väliin (suunnistusruudusta valitaan Options > Insert Pages) 7. Määrittääksesi dokumentin avautumisnäkymän Valitse File > Document Properties > Initial View 8. Valitse kohdasta Document Options: Show > Page only (dokumentti näytetään yksi sivu kerrallaan), Page layout > Single Page, Magnification > Default 9. Ruksaa kohdasta Window Options Open in Full Screen mode 10. Hyväksy muutokset tallentamalla ne ja sulje tiedosto (muutokset tulevat voimaan vasta kun dokumentti tallennetaan ja suljetaan) 11. Avaa esitys uudestaan ja tarkista toimiiko oikein Suojaus ja allekirjoitus 1. Digitaalinen allekirjoitus aloitetaan määrittelemällä oma digitaalinen tunnus. Se tehdään File > Document Options > Security ja valitsemalla suojauksen metodiksi Sertificate Security 2. Avautuvassa ikkunassa paina Add Digital ID painike 3. Valitse kohta Create a Self-Signed Digital ID 4. Kirjoita avautuvaan lehteen tarvittavat tiedot 5. Kun olet määrittänyt omat tietosi, määritä vastaanottajan oikeudet avautuvassa ikkunassa Recstrict Opening and Editing to Certain Identities

11 PDF-lomakkeet PDF-lomakkeet ovat lisääntyneet ruudulla täytettävinä lomakkeformaattina. Yliopiston keskushallinto esimerkiksi julkaisee erilaisia PDF-lomakkeita verkossa täytettäväksi ja tulostettavaksi. Lomakkeet voidaan täyttää: Selaimessa, jossa on PDF-blugin Acrobat Readerissä Adobe Acrobat Standard tai Professional -ohjelmissa Jos lomakkeet täytetään selaimessa tai Acrobat Readerissa täytettyjä tietoja ei voi tallentaa lomakkeeseen. Ainostaan jos käytetään lisensoitua Adobe Acrobat Standard tai Professional versiota, voidaan täytetyt kentät tallentaa PDF-lomakkeeseen ja lähettää täytetty lomake sähköisessä muodossa. Readerin tai selaimen kautta täytetty lomake voidaan vain tulostaa paperille ja lähettää tämä paperiversio eteenpäin. Lomaketyökalut ovat työkalupalkissa Advanced Editing Painike (esim. tyhjennyspainike) Valintaruutu (useampaan samanaikaiseen valintaan) Yhdistelmäruutu (vetovalikko) Listavalintaruutu (listat) Valintanappi (valittavana joko/tai) Tekstikenttä (myös laskukaavat)

12 Lomake voidaan tehdä kahdella tavalla Skannaamalla paperilomake ja muuntamalla se PDF-tiedostoksi Muuntamalla valmis lomaketiedosto PDF-tiedostoksi PDF-tiedostoon voidaan tehdä lomaketyökalujen avulla tekstin kirjoituskenttiä, painikkeita ja erilaisia valikoita. PDF-lomakkeessa voidaan määrittää kentille laskukaavoja ja muita etukäteen märiteltäviä toimintoja. 1. Tehtävä Lisää lomaketyökalupalkki Tools > Advanced editing > Forms > Show Forms Toolbar. Tässä tehtävässä käytetään lomakepohjajana pdf-dokumenttia ilmo.xls ( Muunna lomakepohja PDF-dokumentiksi ja tee lomakekentät. Tekstikenttien lisääminen ja muotoilu (Text Field) Tekstikenttätyökalulla avautuu ikkuna, jossa on seitsemän välilehteä. Tekstikentän toiminnan kannalta tärkeitä kenttiä ovat General (kentän nimi), Appearance (ulkonäkö), Options (kenttään kirjoitettavan tekstin rajoitukset), Format (datan määritykset), Calculate (laskutoimitukset).

13 Käyttäjä voi kirjoittaa tekstikenttään aakkosnumeerista tietoa. Tekstikenttää kirjoitettavat tiedot voidaan muotoilla tietyllä tavalla. Voit määritellä lukua ja prosenttilukuja varten näytettävien desimaalien määrän tai päivämäärän muodon. 1. valitse työkaluriviltä Text Field Tool ja piirrä vetämällä suorakulmio ensimmäisen tekstikentän ympärille 2. näyttöön avautuu Text Field Properties ikkuna, jossa määritetään kentän ominaisuudet, kuten kentän ulkoasuun ja muotoon liittyviä asetuksia 3. kirjoita kentän nimeksi Name -kenttään Kurssi 4. napsauta Ulkoasu-välilehteä (Appearance). Tarkista tekstikentän reunuksen väri (Border Color) ja Taustan väri valintaruudukosta (Fill Color). 5. tee näin myös muut tekstiruudut (voit kopioida tekstikentän ja muuttaa sen nimen painamalla hiiren oikealla nappulla ja valitsemalla Properties valikon) 6. Format lehdestä voit vaihtaa tekstikentän oletustiedot numeroiksi Valintanappi (Radio Button) Valintanappiryhmässä voi valita samanaikaisesti vain yhden valinnan. Kun luot valintanappeja, muista, että kentillä on sama nimi mutta eri vientiarvo (export value). Esimerkiksi sukupuolikentässä on mahdollista valita vain kaksi arvoa: nainen tai mies. 1. valitse työkaluriviltä Radio Button painike ja määritä sillä painikkeen alue 2. anna Nimi-kentässä (Name) kentän nimeksi sukupuoli 3. napsauta Asetukset välilehteä (Opitions) ja valitse Valintatyyli asetuksen (Button Style) arvoksi Ympyrä (Circle).

14 4. kirjoita Kirjoitettava arvo kenttään (Export Value) Nainen 5. napsauta Ulkoasu välilehteä (Appearance). Muuta ulkoasu sopivaksi 6. seuraavaksi kopioi edellinen nappula valitsemalla se ja vedä se Ctrl-näppäin alhaalla mies kentään 7. tee tarvittavat muutokset Yhdistelmäruutu (Combo Box) Yhdistelmäruutu (Combo Box) sisältää luetteloruudun, joka voidaan avata napsauttamalla. Seuraavaksi luomme tiedekuntaluettelon. 1. valitse Combo Box työkalu ja piirrä suorakulmio tiedekunta kentän viereen 2. anna Name-kentässä kentän nimeksi Tiedekunta ja valitse Tyyppi-kohdassa (Type) kentän tyypiksi Yhdistelmäruutu (Combo Box) 3. napsauta Asetukset-välilehteä (Options) 4. kirjoita Kohde-kentään (Item) Valtiotieteellinen ja napsauta Lisää-painiketta (Add). Valtiotieteellinen on lisätty valintaikkunan alaosassa näkyvään luetteloon 5. kirjoita Kohde-kenttään (Item) Humanistinen ja napsauta Lisää-painiketta (Add) 6. toista muutaman kerran ja varmista, että painat Lisää-painiketta jokaisen kirjoitetun nimen jälkeen. Älä paina Enter- tai Return-näppäintä, koska silloin poistut tästä valintaikkunasta. Kaikki kohteet näkyvät nyt luettelossa lisäysjärjestyksessä

15 7. merkitse Lajittele kohteet-valintaruutu (Sort Items), jos haluat järjestää luettelon kohteet aakkosjärjestykseen 8. napsauta Ulkoasu-välilehteä (Appearance). Poista merkintä Reunuksen väri valintaruudusta (Border Color). Merkitse Taustan väli valintaruutu (Fill Color) ja valitse väri 9. valitse Text kohdasta oikea fontti ja fonttikoko. 10. napsauta Close-painiketta Lomakkeen tyhjennyspainikkeen luominen Voit luoda lomakkeeseen painikkeen, joka tyhjentää lomakkeeseen kirjoitetut tiedot. Seuraavaksi lisäämme tyhjennä-painikkeen, joka tyhjentää lomakkeen, kun käyttäjä napsauttaa painiketta. 1. valitse lomaketyökaluista painiketyökalu (Button Tool) ja vedä suorakulmio alueelle, josta haluat lomakkeen tyhjentyvän 2. anna Nimi-kentässä (Name) kentän nimeksi Tyhjennä

16 3. napsauta Ulkoasu-välilehteä (Appearance). Tarkista Reunuksen väri (Border Color) ja Taustan väri valintaruudukosta (Fill Color) ja valitse Viivan tyyli-asetukseksi (Line Style) Jatkuva (Solid) 4. napsauta Makrot-välilehteä (Actions). 5. Valitse Hiiri ylös tapahtuma (Mouse Up) luodaksesi taphtuman, joka tapahtuu, kun hiiren painike vapautetaan Tyhjennä-painikkeen päällä. Acrobatissa on kuusi eri mahdollisuutta suorittaa toimenpide (Select Trigger) a. suoritetaan, kun hiiren painike vapautetaan b. suoritetaan, kun hiiren painike painetaan alas c. suoritetaan, kun hiiren osoitin viedään painikkeen alueelle d. suoritetaan, kun hiiren osoitin viedään pois painikkeen alueelta e. suoritetaan, kun osoitin viedään painikkeen alueelle tai kun painike valitaan sarkainnäppäimen avulla f. suoritetaan, kun osoitin viedään pois painikkeen alueelta tai kun sarkain-näppäimen avulla valitaan jokin toinen painike

17 6. määritä Select Action-valintaikkunan kautta toiminnon, joka tapahtuu, kun painiketta napautetaan. Tässä tapauksessa valitaan Tyhjennä lomake (Reset Form) toiminto ja painetaan Add-nappulaa. Lomakekenttien makrot a. meno dokumentin sivulla b. meno toisen dokumentin jollekin sivulle c. meno johonkin tilannekuvaan (Snapshot) d. jonkin tiedoston ja siihen liittyvän sovelluksen avaaminen e. PDF-artikkelin lukeminen f. jonkin valikkokomennon suorittaminen g. tason näkyvyyden asettaminen h. lomakekentän piillottaminen ja näyttäminen i. lomaketietojen lähettäminen Internet-protokollaa käyttäen (vaatii lisätoimenpiteitä) j. lomakkeen hallittu tyhjentäminen k. vakioitujen tietojen tuominen lomakekentiin (vaatii lisätoimenpiteitä) l. JavaSriptin hyödyntäminen (vaatii lisätoimenpiteitä) m. videoleikkeen esittäminen (Acrobat 5-yhteensopivuus) n. äänileikkeen soittaminen o. videoleikkeen esittäminen (Acrobat 6-yhteensopivuus) p. www-sivulle johtava hyperlinkki 7. avautuvassa ikkunassa määritetään mitkä kentät halutaan tyhjentyvän. 8. paina Close -nappullaa 9. valitse Käsityökalu (Hand tool) ja testaa Tyhjennä-painiketta. Lomakkeen tulostuspainikkeen luominen 1. kuten edellä kohtaan 4 asti 2. valitse Options välilehti ja painikkeen Layout > Label tob, icon bottom ja kirjoita Label kohtaan Tulosta

18 3. valitse Action lehdeltä Select Action Run a JavaScrip ja paina Add painiketta 4. kirjoita avautuneeseen ruutuun this.print (false,"0","0",true); 5. huom. yllä olevassa lauseessa heittomerkkien sisällä olevat luvut ovat tulostettavien sivujen aloitus sivu (sivut alkavat nollasta) sekä lopetussivu 6. tämän painikkeen avulla voidaan lomake tulostaa koneen oletusprintteriin 2. Tehtävä 1. Muunna tilaus.xls PDF-lomakkeeksi. 2. Tee ensimmäinen kirja kenttä 3. Kopioi se valitsemalla se hiiren oikealla ja painamalla Create Multiple Copies 4. Kirjoita hinta kentän Opitions -lehdelle luku 25 (default value) 5. Määritä Format lehdelle Select format category Number ja valitse Number options: 2 desimaalia sekä valuutaksi 6. Kopioi kentät (Create Multiple Copies) 7. Määritä määräkenttä numeroksi ja kopioi 8. Määritä Yhteensä kenttään laskukaava (Value is the product ja määritä kentät) 9. Tee loppujen kenttien laskukaavat kuten yllä

19 10. Tee tyhjennä painike ja tallenna lomake 11. Kokeile lomakkeen toimintoja täyttämällä se. Lopuksi tallenna täytetty lomake omalla nimelläsi. Näin voit lähettää tilauslomakkeen liitetiedostona sähköpostissa. 3,. Tehtävä 1. Hae lomake irtisan.pdf osoitteesta 2. Muodosta lomakekentät 3. Tallenna lomake

20 Digitaalinen allekirjoitus Kuten käsin kirjoitettu allekirjoituskin, digitaalisen allekirjoituksen avulla voidaan tunnistaa allekirjoittava henkilö. Digitaalinen allekirjoitus sisältää käsinkirjoitettuun verrattuna lisätietoja allekirjoittajasta ja dokumentin tilasta allekirjoitushetkellä. Allekirjoituksella voidaan varmistaa, että dokumenttiin tehdyt muutokset säilytät. Muutoksien jälkeenkin allekirjoitettu dokumenttimuoto voidaan palauttaa käyttöön. Allekirjoitus voidaan myös tarkistaa käyttämällä sertifikaattia, jonka allekirjoittaja antaa muiden käyttöön. Dokumentissa voi olla useita eri allekirjoituksia. Allekirjoitetut versiot voidaan palauttaa allekirjoitustilaan ja niitä voidaan verrata keskenään. Allekirjoitus voi olla käsin kirjoitettu nimi, logo, kuva tai teksti. Allekirjoitus voi olla myös näkymätön. 1. Aluksi luodaan digitaalinen ID valikosta Advanced > Manage Digital IDs > My digital ID 2. Avautuvassa ikkunassa paina Add Digital ID painike 3. Valitse kohta Create a Self-Signed Digital ID 4. Kirjoita avautuvaan lehteen tarvittavat tiedot 5. Kun olet luonut oman allekirjoitustiedostosi, valitse digitaalisen allekirjoituksen työkalu ja piirrä allekirjoitukselle sopivan kokoinen alue 6. Valitse allekirjoitus Näin olet allekirjoittanut dokumentin. Jos allekirjoitettu dokumentti lähetetään hyväksyttäväksi muille käyttäjille, he voivat vahvistaa sen omalla digitaalisella allekirjoituksellaan. Kun dokumentti palaa kierrokselta, tarkista onko dokumenttia muutettu matkalla. Tarkastus tapahtuu napauttamalla omaa allekirjoitusta.

21 Lomakkeen tekeminen ja digitaalinen allekirjoitus Tehtävässä käytetään dokumenttia irtisan.pdf 1. Tee dokumentista pdf-lomake 2. Tallenna ja sulje dokumentti 3. Avaa lomake Acrobatiin, täytä se ja allekirjoita 4. Lopuksi allekirjoita lomake

22 PDF-dokumentit opettajan apuvälineenä Suojaukset PDF dokumentit voidaan suojata tai niiden käyttöä voidaan rajoittaa erilaisin suojauskeinoin. Suojaukset voidaan tehdä joko Distillerissä tai Acrobatissa. Tässä osiossa käsitellään Acrobatissa tehtävää suojausta. Acrobatlin suojausasetuksiin mennään valitsemalla File > Document Properties ja valitsemalla kohdan Security. Suojausvaihtoehtoina (Security Methods) ovat: Ei suojausta ( No Security, oletusarvo) Salasanasuojaus (Password Security) Certificate Security Näytä lisätiedot painkikkeella (Display Info) voidaan katsoa suojauksen tarkat tiedot. Muuta asetukset panike (Change Settings) on käytössä vain silloin kun on dokumenttiin on valittu jokin suojaus. Rajoitukset osiossa (Document Restrictions Summary) voidaan tarkastella dokumentin käytön rajoituksia. Niitä ovat: 1. Printing (tulostetaan) 2. Changing the Dokument (muutetaan dokumenttia) 3. Document Assembly (dokumentin koonti) 4. Content Copying or Extraction (sisällön kopiointi tai erottaminen) 5. Content Extraction for Assembly (sisällön erottaminen käytettävyyden vuoksi) 6. Commenting (kommentointi) 7. Filling of Form Fiels (lomakekenttien täyttäminen) 8. Signing (allekirjoittaminen) 9. Creation of Template Pages (mallisivujen luominen) Salasanasuojaus on nopea ja helppo tapa tehdä dokumenttiin suojaukset. Salasanasuojauksen asetukset lehdellä (Password Security Settings) voidaan määrittää PDF-dokumentin avaamiseen tarvittavan ja/tai suojauksen muutoksiin liittyvä salasana. Dokumentti voidaan suojata salasanalla tallennettaessa dokumentti internettiin, mutta paljastamalla vain tietylle joukolle siihen liittyvän salasana. Suojauksen muutoksiin liittyvä salasana taas takaa sen, että dokumentin toimintoja rajoitetaan, esimerkiksi tekstin kopiointia, tulostusta ym. Salasanasuojauksen asetukset lehdellä on seuraavat kohdat: 1. Salaustason valinta (Compability) vaikuttaa siihen, voidaanko dokumentti avata Acrobat 5:tä vanhemmissa ohjelmaversioissa 2. Dokumentin katselijalle avaamiseen tarvittava salasana 3. Dokumentin tuottajalle muokkaamiseen tarvittava salasana sekä tulostuksen ja muutosten rajoitukset 4. Sallitaanko sisällön kopiointi leikepöydälle 5. Sallitaanko näyttönlukulaitteen käyttö 6. Sallitaanko metatiedot

23 Jos käytetään estetään muutosten tekemiseen salasanasuojauksella, voidaan se poistaa painikkeellä Change Settings ja kirjataan salasana. Avautuvassa ikkunassa painetaan Cansel nappulaa ja valitaan No Security valikko. Opettajan PDF Opettajat voivat käyttää PDF:ä oman materiaalinsa verkkojulkaisemisessa. Oppimateriaalijakelussa PDF-tiedoston etuna on Tiedoston pienempi koko Ohjelmistoriippumattomuus ja laiteympäristöriippumattomuus Kommentointimahdollisuus Dokumenttien ulkonäön muuttumattomuus PDF säilyttää matemaattiset kaavat ja muut erikoismerkit PowerPoint esitykset tulostettavaksi ja verkkoon verkkoposterit Opiskelijat voivat muuntaa omat esseensä ja tehtävänsä PDF-dokumentiksi, jolloin opettaja voi Tehdä merkintöjä kommentointityökaluilla Tehdä kommenteista yhteenvedon, jonka lähettää opiskelijalle Mitä muuta?

24 Ylä- ja alatunniste Lisää sivukokonaisuuteen ylä- ja alatunnisteet Document > Add Headers & Footers. Kokeile eri vaihtoehtoja. Eräkäsittely Eräkäsittely (Batch Processing) on joukko toimenpiteitä, jotka kohdistetaan yhteen tai usemapaan dokumenttiin samalla kerralla. Uusi eräkäsittely luodaan komennolla Advanced > Batch Processing ja painetaan New Sequence painiketta. Ikkunassa on valmiita eräkäsittelysarjoja, joita voidaan muokata sopiviksi. Aluksi uudelle eräkäsittelylle annetaan nimi, jonka jälkeen voidaan valita komentoluokka Select Commands painikkeella. Valittavana on 1. Kommenttien käsittelyn ohjaus 2. Dokumenttien käsittelyn ohjaus 3. JavaScriptin hyödyntäminen (vaatii lisätoimenpiteitä) 4. Sivujen käsittelyn ohjaus 5. Esitarkastuksen ohjaus Tehtävä: PowerPoint esityksen eräkäsittely 1. Tee uusi eräkäsittely Advanced > Batch Processing ja valitsemalla New Sequence 2. Nimeä eräkäsittely PowerPoint esitys 3. Paina Select Commands painiketta ja valitse Dokument osiosta Open Options ja paina Add nappulaa 4. Paina Edit nappulaa ja määritä avausnäkymä ja paina ok 5. Valitse Run Commands on > Ask When Sequence is Run 6. Valitse Select Output Location > Same Folder as Original(s) ja paina ok Catalog ohjelma Catalog ohjelma on tarkoitettu dokumentin indeksoinnin tekemiseen, jolloin hakutoiminnoissa tarvittavat tiedot luokitellaan ja tallennetaan erilliseksi indeksitiedostoksi. Tehtävä: Catalog 1. Aloita valitsemalla Advanced > Catalog ja painamalla New Index painiketta nimeä uuden indeksin nimi 2. Paina lopuksi Build painiketta ja tallenna indeksi 3. Liitä indeksi dokumenttiin valitsemalla File > Document Properties ja avautuvaan ikkunaan Advaced kohtaa hae Browse nappulan kautta Search Index kenttään oikea dokumentti

25

26 Näyttökuvien käyttäminen PDF-materiaalissa Oppimateriaalissa käytetään usein näytöltä kaapattuja kuvia, joita käytettäessä pitää ottaa huomioon näyttökuvien taso. Kuvissa puhutaan kuvan tarkkuudesta eli resoluutiosta, jonka yksikkö on dpi (dots per inch). Tällöin tarkoitetaan sitä, montako pikseliä on tuuman pituisella janalla. Mitä enemmän pikseleitä on, sitä tarkempi kuva. Pikseleiden määrä lisäämällä lisätään myös kuvan tiedostokokoa, jota merkitään KB (kilo byte). Suositeltavia resoluutiota ovat: näytölle 72 dpi paperitulosteihin 150 dpi painotöihin 300 dpi Näytöltä kaapatut kuvat ovat alkujaankin resoluutioltaan heikkotasoisia. Näytöltä kaappaus voidaan tehdä erillisillä kaappausohjelmilla tai painamalla Print Screen nappulaa. Tällöin kuva tallentuu leikepöydälle, josta se voidaan liittää kuvankäsittelyohjelmaan. Ohjelmassa kuva rajataan sekä muunnetaan oikean kokoiseksi. Kuvaa ei kannata pienentää, koska pienennys heikentää kuvan luettavuutta. Tämän jälkeen kuva kannattaa tallentaa TIF-muodossa, ilman kompressioita ja sijoittaa kuva siinä muodossa sisältöohjelmalla tehtävään dokumenttiin. Mieti voiko kuvan muuntaa harmaasävykuvaksi. Esimerkiksi sama kuva tif-muodossa oli värikuvana kooltaan 273 KB ja harmaasävykuvana 98,2 KB

27 Kuvan tiedostokoon pienentäminen Adobe Acrobat 6.0 sisältää monia mahdollisuuksia pienentää pdf-tiedoston kokoa, muuttamatta sen luettavuutta. ( save as Tehtyäsi PDF-dokumettiin viimeiset muutokset ja lisäykset tallenna dokumentti save as muodossa, siten että tallennat dokumentin samalla nimellä alkuperäisen dokumentin päälle. Kun tallennat save as komennolla ohjelma kirjoittaa uudelleen koko PDF-dokumentin mahdollisimman tehokkaasti. Samalla ohjelma optimoi PDF-dokumentin nopeaa webikatselua varten. Näin optimoitu dokumentti hakee sitä katseltaessa palvelimelta sivun kerrallaan lyhentäen siten dokumentin latautumisaikaa. tarkista tiedoston osien koko Voit tarkistaa, mitkä yksittäiset osat vievät PDF-tiedostosta suurimman tilan. Pienentääksesi tiedoston kokoa, voit keskittyä oikean osan optimoimiseen,. Tilavaatimukset voit tarkistaa Advanced > PDF Optimizer. Avautuvalta sivulta paina Audit Space Usage nappulaa. Avautuvalta Space Audit sivulta voit tarkistaa esim. miten paljon tiedoston kokoon vaikuttavat fontit, kuvat, kirjasinmerkit (bookmarks), lomakkeet ja kommentit. Kuvan tiedostokoon optimointi Kuvan tiedostokokoa voidaan optimoida vielä senkin jälkeen dokumentti on muutettu PDFmuotoon. Avaamalla PDF Optimizer ikkunan (Advanced > PDF Optimizer ), voit optimoida Images välilehdellä kuvan tiedostokokoa.

28 Images -välilehti Kuvaa voi kompressoida ruksaamalla Enable Adaptive Compression valinnan. Tällöin voi tasapainoilla linjalla Higher Compression Higher Quality ja valita optimaalinen kuvan tason. Images lehden keskiosassa voi määrittää minkälaisen optimoinnin kuvalle tekee. Optimointi tehdään erikseen värikuville (Color Images), harmaasävykuville (Grayscale Images) ja mustavalkokuville (Monochrome Images). Downsampling vähentää kuvan resoluutiota. Kompressointi poistaa kuvista tarpeettomat pikselit. Valokuville kannattaa käyttää JPEG tai JPEG2000 kompressointia. Jos valitaan nämä kompressointitavat, pitää myös määrittää miten paljon pikseleitä kuvasta poistetaan. JPEG2000 kompressoinnissa on mahdollista valita myös Lossless vaihtoehto, joka säilyttää kaikki pikselit. Kaavioissa ja kuvioissa, joissa on laajoja värialueita käytetään ZIP kompressointia. Mustavalkokuville soveltuu JBIG2 kompressointi.

29