PDF-tiedostojen teon pikaohje

Transkriptio

1 1 PDF-tiedostojen teon pikaohje 1. Aluksi Tässä pikaohjeessa käydään lyhyesti läpi PDF-muotoisten tiedostojen teko Adobe Acrobat 5.0 ohjelmalla. Ohje opastaa painoon optimoidun PDF-tallenteen teon. Pikaohje on erittäin suppea ja nopea johdatus PDF-teknologiaan. Jos kirjapaino on antanut omia ohjeita tai erityistoivomuksia PDF:n tekoon tulee noudattaa ensisijaisesti niitä. Tämä pikaohjeen mukainen PDF-tallenne tehdään ohjelman vakioasetusten mukaan. Ohjeen seuraaminen edellyttää, että työasemaan on asennettu jokin teksinkäsittelyohjelma (esim. Word/WordPerfect/OpenOffice Writer) ja Adobe Acrobat-ohjelmisto. HUOM! Adobe Acrobat reader-ohjelmalla EI voi tehdä PDF-tiedostoja vaan ainoastaan lukea niitä! Kuvaruutukaappaukset on tehty Acrobat 5.0-ohjelman englanninkielisestä versiosta. Työaseman käyttöjärjestelmä on Windows XP. 2. PDF:n tuottaminen PDF-tallennetta voidaan verrata elektroniseen paperiin. Paperille tulostaminen tehdään tekstinkäsittelyohjelman tulosta- (print) toiminnolla. PDF-muotoisen tallenteen teko tehdään myös tulostamalla - paperitulosteen sijaan asiakirja tulostetaan PDF-muotoiseksi tiedostoksi, elektroniseksi paperiksi. Etene näin 1. Viimeistele asiakirja TÄYSIN tulostusvalmiiksi tekstinkäsittelyohjelmassa. Tarkasta erityisesti sivutukset ym.

2 2 2. Valitse tiedosto-valikosta tulosta (file >print). Siirry tulostimen nimi-kohtaan. Valitse alavetovalikosta tulostimeksi Acrobat Distiller. Kuva 1. Tulostimen valinta 3. Klikkaa tulostimen nimen vieressä olevaa ominaisuudet (properties)-painiketta. Kirjoittimen ominaisuudet-ikkuna aukeaa. Ikkunan ulkonäkö voi hieman vaihdella työasemittain Siirry Adobe PDF-settins-välilehdelle.

3 3 4. Valitse ikkunan Conversion Settings-kohdasta Press (paino). Tarkasta, että kohta Do not send fonts to Distiller EI ole valittuna. Kuva 2. Adoben työasetusten valinta Adobe PDF-Settings-valikosta. Voit tarkastaa Conversion settings-arvot klikkaamalla pudotusvalikon alla olevaa kohtaa Edit conversion settings (muokkaa työasetuksia). Tässä kuvaruutukaappauksessa painike jää conversion settings-alavetovalikon alle. Valikossa on useita eri välilehtiä. Sinun ei tarvitse muuttaa asetuksia. Pääset pois valikosta klikkaamalla Cancel.

4 4 Kuva 3. Työasetusten tarkastaminen 5. Palaat tulosta-valikkoon (vrt. kuva 1). Valitse OK aloittaaksesi PDF:n tulostamisen. 6. Paperille tulostumisen sijaan eteesi aukeaa valikko, jossa kysytään PDF:n tallennuskansiota sekä tiedostonimeä. Valitse sopiva kansio ja tiedostonimi sekä klikkaa Tallenna (save)-painiketta.

5 5 Kuva 4. PDF-tallenteen nimen ja tallennuspaikan valinta 7. PDF:n tallennus alkaa. Se saattaa kestää tekstinkäsittelytiedoston koosta riippuen muutaman minuutin. Tiedoston tallennuksen jälkeen siirry kansioon johon talletit tiedoston ja avaa se tarkastusta varten Acrobat-(tai Acrobat Reader) ohjelmaan. Jos et ole tyytyväinen tekemääsi PDF-tallenteeseen niin tee tarvittavat muutokset alkuperäiseen asiakirjaan ja tee siitä uusi PDF (ts. palaa ohjeen alkuun).

6 6 3. Tulostustiedoston teko ja sen muunto Adobe Distiller-ohjelman avulla PDF-tiedostoksi Jos työasemaasi ei ole asennettu Adobe Acrobat-ohjelmaa voit tehdä siitä tulostustiedoston (PostScrip) ja muuttaa sen PDF-tiedostoksi sellaisella työasemalla, johon on asennettu Adobe Acrobat-ohjelma. Tulostustiedoston voi tehdä mistä tahansa tekstinkäsittely- tai taitto-ohjelmasta. Tulostustiedoston teko ja kääntö PDF:ksi tosin edellyttää sitä, että työasemaasi on asennettu sellainen kirjoitinohjain, joka tukee PostScript-tulostamista. Nykyisin lähes kaikissa uusimmissa laser-tulostimissa on PostScript-tuki. Jos työasemasi nykyinen kirjoitin ei tue PostScriptiä niin asenna työasemaasi jokin sellainen kirjoitinohjain, joka sisältää tuen (esim. LaserJet 4). Kirjoittimen ajuri löytyy esim. Windowsin asennuslevyltä. Sinun ei tarvitse käyttää tätä kirjoitinohjainta muuta kuin tulostustiedoston tekoa varten. Huomaa, että kirjoittimen vaihto voi muuttaa käsikirjoituksesi ulkoasua kuten esim. sivuvaihtojen paikkaa. Tämän vuoksi varmistu ennen tulostustiedoston tekoa, että tulostimesi tukee PostScriptiä ja että työsi on täysin tulostusvalmiissa ulkoasussa. Seuraa tämän jälkeen tätä ohjetta. Etene seuraavasti: 1. Tarkasta, että olet valinnut PostScirpiä tukevan kirjoittimen. Kuvaruutukaappauksessa kirjoittimeksi on valittu Acrobat Distiller. Sinun Ei tarvitse käyttää tätä kirjoitinta vaan mikä tahansa muu tuen omaava kirjoitin käy (kuten esim. LaserJet 4). Tarkasta, että valintaruutu tulosta tiedostoon on valittuna. Kuva 5. Tulostustiedoston teko

7 7 2. Valitse OK. Paperille tulostumisen sijaan eteesi aukeaa valikko, jossa kysytään tiedoston nimeä ja tallennuspaikkaa. Valitse sopiva tallennuskansio ja tiedoston nimi. Tarkasta, että tallennusmuoto on Tulostustiedostot. Tiedoston nimen jälkeen ei välttämättä tarvitse antaa mitään tarkennetta. Kuva 6. Tulostustiedoston nimen määritys

8 3. Työsi tallentuu tulostustiedostona haluamaasi kansioon. Tiedoston koko voi olla suuri, jopa kymmeniä megatavuja. Jos työasemassasi on polttavat romppuasema niin polta tiedosto cd-levylle. Voit tallentaa sen tietenkin myös ZIP-asemalle jos käytössäsi on sellainen. Muutoin voit yrittää siirtää tiedostoa esim. tietoverkon välityksellä työasemalle jolla on Adobe Acrobat-ohjelmisto. Yksi (joskaan välttämättä suositeltavin tapa) on tiedoston tilapäinen tallennus omaan WWW-kotihakemistoon ja siirto sen kautta toiselle työasemalle Hae käsiisi työasema, jossa on Acrobat-ohjelmisto. Kopioi tulostustiedosto mieluiten työaseman kovalevylle johonkin sopivaan kansioon. Tulostustiedoston muuntoon PDF-tiedostoksi käytetään Adobe Distiller-ohjelmaa. Valitse käynnistä-valikosta ohjelmaksi Adobe Distiller. Eteesi aukeaa Distiller-ohjelman päävalikko. Kuva 7. Adobe Distiller-päävalikko ja Job options-määritys Tarkasta, että Job-options (työasetukset)-kohdassa on valittuna Press (paino). Asetus luo PDF-tiedoston, jonka tarkkuus on 2400 pistettä tuumalle. Jos olet saanut kirjapainostasi oman asetustiedoston, ja se on kopioitu Acrobat-ohjelman.setting-kansioon, niin voit valita kirjapainosi työasetukset käyttöön tästä valikosta.

9 9 Valitse File-valikosta Open. Eteesi tulee valikko, jossa sinua pyydetään avaamaan tekemäsi tulostustiedosto. Kuva 8. Tulostustiedon avaaminen Adobe Distiller-ohjelmaan Hae tulostustiedosto siitä kansiosta johon olet sen tallentanut. Seuraavaksi ohjelma pyytää sinua määrittämään PDF-tallenteen nimen. Anna sille haluamasi nimi ja tallennuskansio.

10 10 Kuva 9. PDF-tiedoston nimen määritys Valitse Tallenna.

11 11 Kuva 10. Tulostustiedoston kääntäminen PDF:si käynnissä Adobe Distiller-ohjelmassa Tulostustiedoston kääntäminen PDF:ksi alkaa. Se voi kestää muutaman minuutin tiedoston koosta riippuen. Jos tulostustiedoston muunto ei jostain syystä onnistu tulee ohjelman alaikkunaan siitä virheilmoitus ja selvitys syystä. Yksi yleinen syy on se, että tulostustiedosto on laadittu sellaisella kirjoitinohjaimella, joka ei tue PostScript-tulostamista. Jos PDF-muunnos onnistui voit avata tiedoston siitä kansiosta johon sen tallensit. Tarkasta tiedoston ulkoasu ym. Jos et ole siihen tyytyväinen tulee sinun palata alkuun ja tehdä uusi tulostustiedosto ja muuttaa se tämän ohjeen mukaisesti uudelleen PDF:ksi.