Kaari-työhyvinvointikysely - esimiehen opas
Valmistaudu kyselyyn vinkkilista esimiehelle vinkkilista työyhteisölle
Valmistaudu kyselyyn - vinkkilista esimiehelle Missä tilaisuudessa/palaverissa työyhteisönne on helpointa puhua tulevasta kyselystä? Tarvitaanko erityisjärjestelyjä, jotta varmistetaan rauhallinen vastausmahdollisuus? Onko työyhteisössänne tehty aikaisemmin työhyvinvointikyselyä? Minkälaisia kokemuksia teillä on niistä? Onko niitä hyödynnetty työhyvinvoinnin kehittämisessä? Hyvät kokemukset aikaisemmista kyselyistä kannustavat vastaamaan 22.9.2015 3
Valmistaudu kyselyyn - vinkkilista työyhteisölle Mitä odotat tulevalta kyselyltä? Minkälaisella mielellä odotat kyselyä? Mitä toivot, että kyselyn avulla voidaan saavuttaa? Miten aiot hyödyntää kyselyn tuloksia? Miten kysely kytkeytyy työyhteisönne muihin tavoitteisiin? Mihin työhyvinvointia työyhteisössänne tarvitaan? Miten työhyvinvointi liittyy työyhteisönne perustehtävään? 22.9.2015 4
Käsittele tuloksia mitä tulokset kertovat? valmistaudu tulosten käsittelyyn
Mitä, jos tulokset ovat kauttaaltaan hyviä? Kiitä kaikkia heidän työpanoksestaan Käykää tuloksia silti läpi ja keskustelkaa siitä, mihin olette erityisen tyytyväisiä Onnistumisista kannattaa oppia: keskustelkaa, mitkä asiat ovat vaikuttaneet hyvään tulokseen Tyytyväisyyteen ei voi tuudittautua, vaan sitäkin tulee ylläpitää jatkuvasti Muista, että ryhmässä voi hyvistä tuloksista huolimatta olla kehitettäviä asioita Näiden kokemuksien kuuleminen on myös erittäin tärkeää 22.9.2015 6
Mitä, jos tulokset ovat heikkoja? Heikkoja tuloksia ei pidä ottaa hyökkäyksenä itseä kohtaan eikä syyllistää työntekijöitä, sillä kaikki työyhteisön jäsenet vaikuttavat työhyvinvointiin Mikäli taustalla on konflikti, se tulisi hoitaa ensin. Tukea voi pyytää omalta esimieheltä, henkilöstöhallinnosta tai työterveyshuollosta Mikäli kaikkien osa-alueiden tulokset ovat heikkoja, kannattaa aluksi keskittyä vain yhden alueen kehittämiseen ja toteuttaa pieniä, konkreettisia parannuksia Työntekijät saavat myönteisen kokemuksen muutoksen mahdollisuudesta Yhdenkin asian kehittäminen saattaa saada aikaan positiivisen kierteen Heikkoja tuloksia on aina mahdollista parantaa 22.9.2015 7
Oman esimiestyön arviointi Kriittisen palautteen vastaanottaminen saattaa tuntua haastavalta, mutta auttaa kehittämään omaa työtä Erota kritisoitava asia ja itsesi henkilönä Erota toisistaan palaute, joka kohdistuu työhön (esim. prosessit tai työn tavoitteet) tai henkilökohtaiseen käyttäytymiseen Osa esimiehen saamasta palautteesta saattaa olla todellisuudessa kohdistettu organisaatiolle Seuraavien kysymysten miettiminen saattaa helpottaa palautteen vastaanottamista Onko työyhteisössä tai koko organisaatiossa tapahtunut jotain, mikä saattaa vaikuttaa tuloksiin, esim. organisaatiomuutos tai muuttuneet työtehtävät? Mitä kehittäviä osa-alueita sinulla mielestäsi on esimiehenä ja kuinka olet päättänyt kehittää niitä? 22.9.2015 8
Miten itse valmistaudun tulosten käsittelyyn? Minkälaisia ajatuksia ja tunteita tulokset herättävät? Omien tunteiden tunnistaminen on tärkeää, jotta osaat varautua sekä omiin että muiden reaktioihin Mitä tulokset kertovat sinulle työyhteisösi työhyvinvoinnista? Mikä on ajankohtainen tilanne työyhteisössänne? Ovatko tulokset samansuuntaisia muun muassa kehityskeskusteluissa havaitsemiesi asioiden kanssa? Jäikö joitain asioita kyselyn ulkopuolelle? Mitkä seikat mahdollisesti vaikuttivat tuloksiin? Miten esitän omat havaintoni? Mitä ennakkomateriaalia voisin lähettää, esim. tulokset tai pohdintakysymyksiä? 22.9.2015 9
Käytännön järjestelyjen tarkistuslista Milloin ja missä pidämme keskustelutilaisuuden? Paljonko varaan aikaa? Saanko järjestettyä tilaisuuteen esim. kahvitarjoilua? Miten varmistan, että mahdollisimman moni pystyy osallistumaan tilaisuuteen? Tarvitaanko useampi tilaisuus eri työvuoroissa työskentelevien vuoksi? Miten esittelen tulokset? Miten edesautan avoimen ja keskustelevan ilmapiirin luomista? Mitä aktivoivia menetelmiä tulosten käsittelyssä kannattaa käyttää? Miten varmistan kehittämissuunnitelman rakentamisen? 22.9.2015 10
Keskustelun ohjaaminen Älä tulkitse tuloksia työntekijöiden puolesta, vaan kysy mieluummin kysymyksiä Aktivoi osallistujia keskustelemaan tuloksista joko pareittain tai pienissä ryhmissä Ohjaa keskustelua yksittäisistä kysymyksistä käytännön toimintaan Varmista, että kaikki saavat mahdollisuuden puhua Keskustelutilaisuudessa on hyvä arvioida työyhteisön heikkouksia ja vahvuuksia Vahvuuksien korostaminen on tärkeää, sillä onnistumiset voivat helposti jäädä huomaamatta, jos niitä pidetään itsestäänselvyytenä 22.9.2015 11
Apukysymyksiä tulosten käsittelyyn Mitkä asiat toimivat työyhteisössämme? Mitä haluamme vaalia? Mitkä asiat eivät toimi? Miten tämä vaikuttaa perustyön sujumiseen? Miten se vaikuttaa eri työtehtävissä? Miten asiat olisivat parhaimmillaan? Mitä tilanteen kehittämiseksi voisi tehdä konkreettisesti? Miten te haluaisitte kehittää esimiestyötä? 22.9.2015 12
Esimiestyön kehittäminen työyhteisössä Työntekijät voivat vastata kysymyksiin: Mitä odotan esimieheltäni? Mitä itse voin tehdä tullakseni hyvin johdetuksi? Esimies voi vastata kysymyksiin: Mitä odotan työntekijöiltä? Mitä itse voin tehdä tullakseni paremmaksi esimieheksi? Mitä itse voin tehdä tukeakseni työntekijöitä paremmin? 22.9.2015 13
Yksi esimerkki keskustelutilaisuuden järjestämisestä: voisiko se toimia meillä? 1/2 Aloitus Tilaisuuden avaus Käy läpi tilaisuuden kulku ja tavoitteet Tulokset Käykää yhdessä läpi kyselyn tulokset Esittele tulokset mahdollisimman neutraalisti. Älä pureskele niitä valmiiksi, vaan tehkää se yhdessä Keskustelu Varaa aikaa pari- tai ryhmäkeskustelulle Mitä ajatuksia tulokset herättivät? Jokainen kirjoittaa 1-3 ehdotusta ylös Kehittämiskohteet ja vahvuudet kirjataan ylös Ryhmät miettivät myös miksi, miten ja kenen asiaa tulisi kehittää? 22.9.2015 14
Yksi esimerkki keskustelutilaisuuden järjestämisestä: voisiko se toimia meillä? 2/2 Purku Jokainen pari/ryhmä esittelee muille kirjaamansa kehittämiskohteet ja vahvuudet Nämä kirjataan fläppitaululle Kohteiden valinta Esitysten jälkeen jokainen saa äänestää kolmea tärkeintä kehittämiskohdetta Tämän jälkeen valitaan tärkeimmät kehittämiskohteet, joihin tulevaisuudessa keskitytään Kehittämissuunnitelma Kehittämiskohteiden valinnan jälkeen etsitään ratkaisuja niiden saavuttamiseksi ja luodaan kehittämissuunnitelma. Mihin itse olen valmis sitoutumaan esimiehenä/työntekijänä? Tässä vaiheessa sovitaan myös työnjaosta ja vastuuhenkilöistä. On tärkeää selkeästi sopia kuka tekee mitäkin ja miten etenemistä seurataan 22.9.2015 15
Kehitä työhyvinvointia laadi kehittämissuunnitelma arvioi ja seuraa edistymistä
Kehittämissuunnitelma KEHITTÄMIS- KOHDE TAVOITE Hyödyt kenelle? TOIMENPIDE ensimmäiset askeleet VASTUU- HENKILÖ AIKATAULU -eteneminen SEURANTA Kuka, miten, milloin? 22.9.2015 17
Miten vastata haasteisiin, joita voi tulla vastaan kehittämissuunnitelmaa laadittaessa? Muutokseen ei uskota mietitään mitkä muutokset ovat itsestämme kiinni Vaaditaan lisää resursseja tai ulkopuolista muutosta ennen kuin voidaan kehittää keskitytään asioihin, joihin työyksikön sisällä voidaan vaikuttaa Keskustelua ei synny lähdetään liikkeelle jokaisen omista odotuksista ja kirjoitetaan ne ylös 22.9.2015 18
Mitä jos kehittäminen ei etene? Saattaa olla, että yhdessä sovitut tavoitteet unohtuvat työpaikan arjessa ja kehittäminen hiipuu Mikäli asioissa ei tapahdu muutosta, on hyvä arvioida tilanne uudestaan Mikä on estänyt tai hidastanut kehittämistä? Ovatko tavoitteet yhä relevantteja ja realistisia? Miksi halusimme kehittää tätä asiaa? Ovatko kehittämisen roolit ja vastuut selkeät? Onko kaikilla käsitys siitä, mitä hyötyä kehittämisestä on? 22.9.2015 19
Kehittämissuunnitelman etenemisen arviointi Kehittämissuunnitelman etenemisen arviointiin on hyvä varata säännöllisesti aikaa Miten on päästy alkuun? Mitä on konkreettisesti saatu aikaan? Minkälaisia haasteita on tullut vastaan? Mitkä asiat ovat sujuneet hyvin? Jatketaanko alkuperäisen suunnitelman mukaisesti vai täytyykö jotain muuttaa? 22.9.2015 20