HYVÄ POTKU 1 LOPPURAPORTTI 2014 Askolan kunta / terveyskeskus Suun terveydenhuolto 1
SISÄLLYS 1. JOHDANTO 2. LÄHTÖTILANNE 3. TAVOITTEET 4. MITTAUKSET - Tasapainolaskurimittaukset - Muut mittaustulokset 5. MUUTOKSET 6. POHDINTA 2
1. JOHDANTO Askola on pieni 5000 asukkaan maalaiskunta itäisellä Uudellamaalla. Kunta jakautuu kahteen yhtä vahvaan keskukseen. Kasvu on tällä hetkellä 1,5 % vuosivauhtia. Asukaslukuun nähden kunnassa on runsaasti opiskelupaikkoja. Peruskoululaisia on 800, omassa lukiossa 130 ja ammattiopistossa 300 opiskelijaa. Oppilashuollon kautta tämä vaikuttaa myös suun terveydenhuollon kysyntään omalta osaltaan. Suun terveydenhuollossa työskentelee 2,5 hammaslääkäriä, yksi suuhygienisti ja kolme hammashoitajaa. Lokakuun alusta 2014 saamme 1/2 hammaslääkärityövoimaa lisää. Pääterveysasemalla kirkonkylässä on kahdelle työparille ja suuhygienistille työtilat ja Monninkylässä yhden työparin vastaanotto. Vastaanottotoiminta on ajanvarauksellista hoidontarpeen arvioon perustuvaa perusterveydenhuollon palvelua. Suun terveydenhuollon ammattilaisten tuottamissa palvelukokonaisuuksissa tehdään ennalta ehkäisevää sekä terveyttä edistävää työtä yksilöllisellä sekä ryhmissä toteutettavalla terveysneuvonnalla. Onnistumista mittaa intaktien hampaistojen osuus 5-vuotiailla 83% ja 12-vuotiailla 57%. Ikäluokat pystytään tarkastamaan lähes 100%:sti. Hammaslääketieteellistä hoitoa tarjotaan yleisesti hyväksytyin lääketieteellisin hoitomenetelmin. Oikomishoito tuotetaan pitkälti omana toimintana. Muu ehl-tasoinen hoito hankitaan ostopalveluna yksityissektorilta. Virka-ajan päivystyspalvelut tuotetaan omana toimintana. Virka-ajan ulkopuolinen suun terveydenhuollon päivystys hankitaan ostopalveluna muiden pääkaupunkiseudun ulkopuolisten Uudenmaan kuntien kanssa. Kun Hyvä vastaanotto kierros 11 oli alkamassa, pohdimme, olemmeko liian pieni yksikkö osallistumaan. Hanke muuttui Hyväksi potkuksi. Lähdimme mukaan maaliskuussa 2014 etsimään keinoja analysoida toimintaamme ja parantamaan samalla saatavuutta ja lisäämään omaa työhyvinvointia. Osallistujat: Sirpa Vettenranta, vastaava hammaslääkäri Eila Huurinainen, suuhygienisti Tuija Hämäläinen, hammashoitaja 3
2. LÄHTÖTILANNE Askolan terveyskeskuksen suun terveydenhuollossa lähtötilanne ei tuntunut niin haasteelliselta kuin monissa isommissa yksikössä. Varsinaista hoitojonoa ei ollut. Kiireettömän hoitoajankin sai 70 päivän päähän. Päiväkirjat olivat kuitenkin liian tiiviisti täytetyt. Särkyajat eivät riittäneet ja niitä järjesteltiin kiireettömien hoitojen väliin. Kokonaishoidot venyivät turhan pitkälle. Yksi syy oli, että usein suunnitelluilla käynneillä ei ehtinyt tekemään sitä mitä oli ollut tarkoitus tehdä. Tyytymättömyys ei tullut niinkään potilaitten taholta, mutta henkilökuntaa tämä "joustava toiminta" rasitti. 3.TAVOITTEET Tavoitteet asetettiin ensimmäisen Hyvä potku koulutustilaisuuden aikana. Seuraavalla viikolla oli koulutustilaisuus lopulle henkilökuntaa projektista. Tavoitteet keskusteltiin koko henkilökunnan kanssa. Työryhmän kokoukset ovat olleet pääosin puhelinpalavereja. Niissä on suunniteltu ja sovittu toimenpiteistä projektin toteuttamisessa ja seurattu sen etenemistä. Tässä vaiheessa ajateltiin keskittyä mittauksissa vain hammaslääkäreihin. Suuhygienistejä on yksi tässä työyhteisössä. Yhteiset tavoitteemme olivat - kiireetön hoitoaika hammaslääkärille kahden viikon sisällä - päivystysajan saa vuorokauden sisällä ja päivystysajat riittävät muuttamatta päivän sisältöä - nämä tavoitteet on saavutettu 31.5.2015 mennessä. 4. MITTAUKSET 4.1 Tasapainolaskurimittaukset Tasapainolaskurimittaukset hammaslääkäreille suoritettiin viikoilla 20 ja 21. Osoittautui mahdottomaksi löytää kaksi suhteellisen normaalia peräkkäistä viikkoa keväästä. Esimerkiksi 4
koulutuksia kertyi suhteettoman paljon mittausjaksoon. Samoin oikomishoidon konsultointipäivä poikkeaa paljon normaalista toiminnasta. Mittausta varten tehdyt kaavakkeet testattiin koko porukalla 7.4. 2014. Täyttöohjeita täsmennettiin. Päätimme myös tässä vaiheessa, että toteutamme toisen mittauksen loka/marraskuun vaihteessa varmistamaan, että muutoksia on tehty oikeaan suuntaan. 4.2 Tulokset tasapainolaskurista Mittaustulokset syötettiin tasapainolaskuriin. Ne esiteltiin henkilökunnalle kesälomien jälkeen 15.8.2014. Mittauksen aikana sen hetkiset toimet olivat täytettyinä. Taulukko..1. Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Tid Extern efterfrågan 39 % 56 Intern efterfrågan 61 % 86 Efterfrågan på grupper 0 % 0 Total efterfrågan 100 % 142 Faktisk mottagningskapacitet 91 % 129 Total -9 % -13 BALANS Tasapainossa kysyntä ylittää kapasiteetin 9%:lla. 5
Efterfrågan Taulukko 2. Hammaslääkäreiden hoitoaikojen kysyntä eri viikonpäivinä EFTERFRÅGAN - Graf 1 BALANSFLIK Efterfrågan fördelad över veckans dagar Int + Ext Tid ( 1 tim ) 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Mån Tis Ons Tor Fre 0 0 0 0 0 0 0 0 Veckodagar hpäiv hvo sininen on normaali vastaanottoaika lila on päivystysaika Päivystysaikojen suurin kysyntä oli maanantaina ja keskiviikkona. Vastaanottoaikojen suurin kysyntä kohdistui tiistaille. Silloin tehtiin viikon kaikista päivistä selvästi eniten kliinistä työtä, koska 1/2 hammaslääkäriä oli töissä maanantaina ja pitkän tiistaipäivän. 4.3 Muut mittaustulokset Hammaslääkäreiden kiireetöntä T3 -aikaa mitattiin projektin alusta viikon välein, paitsi kesällä oli neljän viikon tauko. 6
Kevättalven lähtötilanteen kolmas vapaa aika hammaslääkärille oli 65-70 päivää. Marraskuussa oli päästy 30 päivään. Tästä työ jatkuu eteenpäin. 5.MUUTOKSET Hammaslääkäreiden ajanvarauskirjat yhtenäistettiin. - Jaotus on kaikilla 15 min. - Aikatyyppejä on vain päivystys ja kiireetön hoitoaika. - Kaikilla hammaslääkäreillä on joka päivä päivystysaikoja tasapainolaskurin antaman tarpeen mukaan. Käytännössä tämä tarkoitti päivystysaikojen lisäämistä. - Yksi hoitoaika annettaan kerrallaan. Sovittiin myös yhteneväiset käytännöt aikojen antoon. Recall-välejä tarkennettiin. Lisäresurssi hammaslääkärityövoimaan saatiin käyttöön lokakuun alussa. Tässä vaiheessa uudelleen järjesteltiin myös hammashoitajien työtä. Kahden erillisen hoitolan yhdistämistoimet käynnistettiin. Monninkylän hoitola siirretään pääterveysasemalle. Muutostyön investoinnit pyritään saamaan ensi vuoden budjettiin. 6.POHDINTA Lähtötilanteessa oli epävarmuutta, kannattaako näin pienen työyhteisön lähteä koko projektiin. Luulimme, että meillä on jo tieto missä mennään. Mutta "ilman mittausta ei ole tietoa" pitää paikkansa. Tasapainolaskuri realisoi tilanteemme numeroiksi oli kysymys sitten päivystys- ja vastaanottoaikojen kysynnästä tai kapasiteettitilanteesta. T3 -mittaus oli myös uutta meillä. Tieto ei ollut sama kuin kuvitelmamme. Askolassa oli myös meneillään iso koko kuntaa koskeva Hyvä ja onnellinen elämä Askolassa - projekti, jossa olimme mukana. Projekti keskittyi vanhusväestön hyvinvointiin ja palvelujen uudelleenjärjestämiseen ja vei resurssejamme. Oliko tässä mahdollisuutta mennä toiseen projektiin mukaan? 7
Hyvässä potkussa tehdään tämän päivän työt tänään ja hoidon saatavuus on hyvä. Kiireetön hoitoaika pystytään antamaan kahdessa viikossa. Hukkatyön määrä on minimoitu. Asiakas on tyytyväinen. Työhyvinvointi on lisääntynyt. Nämä tavoitteet vietiin koko työyhteisöön. Toteutus sai epäilyjä. Projektipäivän lisäksi Hyvää potkua käsiteltiin ja keskusteltiin jokaisessa yhteisessä kuukausikokouksessa. Tämä oli tarpeellista, koska näin koko henkilökunta pääsi vaikuttamaan. T3 aika on projektin aikana pienentynyt: 67 > 30. Meillä on mahdollisuudet saada edelleen T3:sta pienenemään. Päivystysajat ovat nyt riittäneet. Näin ylimääräisten käyntien tunkeminen suunniteltuun päivään on loppunut. Tämä on koettu hyvänä asiana henkilökunnan taholta. Vastaanottojen yhdistäminen saman katon alle pääterveysasemalle parantaa yhteistyön mahdollisuuksia. Tämä osa projektista riippuu siitä, saadaanko investointiehdotus tulevassa budjetissa läpi. Myös puhelinpalveluun pyrimme saamaan parannuksia. Koska meillä ei ole toimistoa, puhelinliikenne hoidetaan hoitohuoneista. Työryhmä kiittää koko henkilökuntaa. Tässä projektissa ovat kaikki olleet mukana. 8