i (15) Visma Econet Pro ja Visma AutoInvoice Käyttöönotto-opas (Econet Pro ver. 6.80 lähtien) Tämä ohjemateriaali on tehty Microsoft Word -ohjelmalla. Ohjemateriaalin ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Visma Software Oy, 2013 Ohjeen päiväys: 7.11.2013.
2 (15) 1 Visma AutoInvoice -palvelun käyttöönotto Visma Econet Pron laskutusohjelmalla tehdyt myyntilaskut voidaan siirtää Maventaoperaattorin kautta Visma AutoInvoice -palveluun, joka toimittaa lähetetyn laskuaineiston loppukäyttäjälle. Laskun yhteydessä vastaanottajalle voidaan toimittaa myös liitteitä. Myyntilaskujen lähettämisen lisäksi Visma AutoInvoice -palvelusta voidaan vastaanottaa verkkolaskuja Visma Econet Pron ostoreskontraan. Visma Econet Pron ja Visma AutoInvoice -palvelun integraatiolla verkkolaskutuksesta saadaan helppoa, kustannustehokasta ja mahdollista ilman prosessimuutoksia tai investointeja. Toimintojen käyttöönotto vaatii Visma Econet Pro -ohjelmiston lisenssilaajennuksen lisäksi sopimuksen/tilin avaamisen Visma AutoInvoice -palveluun. Lisätietoja aiheesta löytyy osoitteesta www.maventa.com. Toiminto vaatii Visma Econet Pro -ohjelmistoon lisenssilaajennuksen. 1.1 Visma AutoInvoice -tilin avaaminen Mene osoitteeseen https://secure.maventa.com/register?lang=fi Valitse Tilin tyypiksi Yritys Asiakastili, maaksi Suomi ja täytä yrityksesi tiedot.
3 (15) 1.2 Visma AutoInvoice -tilin aktivointi Yrityksesi tiedot täytettyäsi siirryt sivulle, jossa kerrotaan sinun saavan sähköpostin aktivoinnista sähköpostin. Aktivointisähköposti näyttää tältä. Seuraamalla sähköpostissa olevaa aktivointilinkkiä aktivoit tilin ja päädyt palvelun aktivoitumissivulle (Kts. alla). Aktivoitumissivulla on linkki palvelun kirjautumissivulle. Ensimmäistä kertaa palveluun sisään kirjautuessasi teet tietyt pakolliset määrittelyt. Ne ovat tarkemmin käsitelty seuraavassa kappaleessa.
4 (15) 1.3 Verkkolaskutilin asetukset Visma AutoInvoice - palvelussa Käy läpi tilin määrittelyt kirjautuessasi palveluun ensimmäistä kertaa. Näitä tietoja voit muuttaa myöhemmin kirjautumalla sisään Visma AutoInvoice -palveluun. Anna ensimmäisellä sivulla postiosoitteesi. Anna seuraavalla sivulla yrityksesi pankkitiedot.
5 (15) Määritä kolmannella sivulla laskutuslisät ja korkoprosentit. Näitä ja muita asetuksia voit koska tahansa myöhemmin muuttaa palvelunhallintasivulta. Viimeisellä sivulla voit antaa muutamia lisätietoja ja määritellä, kuinka paperilla menevät laskut toimitetaan. Muista määrittää myös onko laskujen vastaanotto aktivoitu tilillesi.
6 (15) Tämän jälkeen verkkolaskutilin määrittely on valmis. 1.4 Visma AutoInvoice palvelunhallinta Pääset Visma AutoInvoice palvelusivuille koska tahansa osoitteessa https://login.maventa.com käyttäjätunnuksen ja salasanasi avulla. Palvelunhallinnassa näet osto- ja myyntilaskusi, voit tehdä raportteja sekä hakea tiettyä laskua. Lisäksi voit muuttaa yrityksesi asetuksia, kytkeä uusia palveluja päälle (kuten paperisten ostolaskujen skannauksen) ja luoda yrityksellesi lisää käyttäjiä. Tarkemmat ohjeet löytyvät Visma AutoInvoice -palvelun käyttöohjeista. 1.5 Pankkiverkkoyhteyden aktivointi Ennen kuin laskuja voi lähettää tai vastaanottaa, tulee aktivoida pankkiverkkoyhteys. Ohjeet löytyvät Visma AutoInvoice -palvelun sivuilta: https://maventa.zendesk.com/entries/20301452-miksi-en-saa-lahetettya-laskujapankkiverkkoon-miksi-en-saa-vastaanotettua-laskuja-pankkiverkosta 1.6 Asetukset Visma Econet Prossa Visma Econet Pron versiopäivitys (6.80 ja uudemmat) luo MaventaClient-kansion Visma Econet Pron asennuskansion alle ja sinne tallentuvat tarvittavat tiedostot: 1. EcMaventaClient.exe 2. EcMaventaClient.exe.config 3. EcMaventaClient.xml
7 (15) Hae Visma AutoInvoice -palvelunhallinnasta API-avain sekä yrityksesi ns. UUID-koodi. Näet sen painamalla Asetukset-linkkiä sivun oikeassa yläreunassa. Asetukset Perusasetukset Visma AutoInvoice asetukset: Näissä asetuksissa määritellään Maventa-operaattorin kanssa sovitut yhteystiedot (avaimet) sekä oman käyttöympäristön arkistointihakemistot. Huomioi, että nämä arkistohakemistot eivät sisälly Visma Econet Pro -ohjelmasta otettuun varmuuskopioon, vaan ne täytyy varmentaa erikseen. Käyttäjän API avain: Haetaan Visma AutoInvoice -palveluhallinnasta ja kopioidaan tähän Yrityksen UUID: Haetaan Visma AutoInvoice -palveluhallinnasta ja kopioidaan tähän Lähetys Arkistokansio, optio: Lähetyt laskut arkistoidaan Arkistokansio, polku: Lähetettyjen laskujen arkistohakemisto Nimeämismalli: Arkistotiedoston oletusnimi Linkit liitteeksi, optio: Laskujen mukana lähetetään myös liitetiedostoja Lähetä laskun tuloste PDF-tiedostona, optio: Optiolla voidaan aktivoida Visma AutoInvoice -palvelun kautta lähetettävään laskuaineistoon mukaan liitettäväksi laskun kuva pdf tiedostona.
8 (15) Vastaanotto Vastaanottokansio: Arkistokansio, optio: Arkistokansio, polku: Vastaanoton aloitushetki: Vastaanottoilmoitukset Polku: Tiedosto: Vastaanoton aloitushetki: Saapuneiden laskujen vastaanottokansio Saapuneet ostolaskut arkistoidaan Saapuneiden laskutiedostojen arkistokansio Määritellystä ajasta eteenpäin Visma AutoInvoice -palveluun syntyneet ostolaskut tuodaan Visma Econet järjestelmään Saapuneiden vastaanottoilmoitusten vastaanottokansio Tiedostonimi Määritellystä ajasta eteenpäin Visma AutoInvoice -palveluun syntyneet vastaanottoilmoitukset tuodaan Visma Econet - järjestelmään Tallenna tehdyt asetukset Hyväksy-painikkeella ja testaa yhteys Visma AutoInvoice - palveluun Testaus-painikkeella. Jos yhteys on kunnossa, ohjelma ilmoittaa siitä: 2 Myyntilaskut Visma AutoInvoice -palveluun 2.1 Yleistä Laskutettavien asiakkaiden tietoihin ei tarvitse täyttää verkkolaskuosoitteita, koska Visma AutoInvoice täydentää ne aineistoon ennen varsinaista asiakastoimitusta. Visma Econetin asiakasrekisterissä pakollinen tieto on asiakkaan Y-tunnus, koska sen perusteella tapahtuu verkkolaskuosoitteiston täydennys. Ne asiakkaat, joille ei ko. osoitetta löydy, saavat perinteisen paperilaskun. Määrittele myös asiakaskortille jokin seuraavista optioista, jotta verkkolaskutus aktivoituu: Paperi (ekirje) Verkko-osoite
9 (15) Visma AutoInvoice käsittelee/tulkitsee heille välitettäväksi toimitettujen laskujen tietoja seuraavasti: 1. Ensisijaisesti lasku pyritään lähettämään eteenpäin sähköisesti a. Jos aineistosta löytyy verkkolaskuosoite, lasku menee sähköisenä eteenpäin b. Jos aineistossa ei ole verkkolaskuosoitetta, tarkistetaan löytyykö sitä Visma AutoInvoicen rekisteristä 2. Jos verkkolaskuosoitetta ei löydy, lasku pyritään lähettämään sähköpostina a. jos sähköpostiosoite löytyy laskunaineistosta b. jos sähköpostiosoitetta ei löydy aineistosta, menee lasku tulostettavaksi 3. Verkko-osoite-kenttään kirjoitettu PRINT-komento ohjaa laskun aina tulostettavaksi, eli tämä ohittaa mahdolliset verkkolaskuosoitetarkistukset Visma AutoInvoicen palvelusta a. Komento kirjataan Econet Pro -versiosta 6.88 lähtien Verkko-osoitekenttään. Tätä ennen komento piti kirjoittaa asiakaskortin OVT-kenttään. Visma AutoInvoice -palvelun yrityksen asetuksissa on ominaisuus, jolla voidaan määritellä käyttäjän tietoihin, halutaanko käyttää sähköpostilähetystä lainkaan: Tällöin Econet Pro Laskutuksella tehdyt laskut menevät vain joko sähköisenä tai paperitulosteena loppukäyttäjälle. 2.2 Visma Econet Pro -laskutus Laskutus Laskut: Luo myyntilaskut normaalisti Visma Econet Pron laskutukseen. Varmista, että asiakkailla on rekisteritiedoissaan Y-tunnus ja verkkolaskutus aktivoitu. 2.3 Laskujen siirto Visma AutoInvoice -palveluun Laskutus Tietojen siirrot Laskujen siirto Visma AutoInvoice palveluun: Järjestelmään luodut, laskutusvalmis-tilassa olevat laskut voidaan siirtää Visma AutoInvoice -palveluun niiden lopullista asiakkaille toimittamista varten. Liitetietojen käyttö (Lisää liitteet -painike) aktivoituu, kun ominaisuus on otettu käyttöön Visma AutoInvoice asetuksissa.
10 (15) Laskujen päiväys: Finvoice-aineistoon valittujen laskujen uusi kirjauspäivä. Tällä määrityksellä voit asettaa Finvoice-aineistoon valittujen laskujen kirjauspäivän. Ohjelma asettaa laskun päiväykseksi uuden kirjauspäivän ja muuttaa eräpäivää vastaavasti. Jos päiväystä muutetaan, ohjelma kysyy myös laskujen kirjanpidollisen käsittelypäivän, johon pitää ottaa kantaa: Laskujen rajausmahdollisuudet: Pvm: laskujen kirjauspäivien päivämääräväli Laskunro: Laskunumeroväli, jolta laskut poimitaan Finvoice-aineistoon. Valitse haluttu laskunumeroväli valintalistoista. Laskumuoto: Laskulle valittu laskulomake. Laskujen maksimimäärä: Määritä tarvittaessa aineistoon valittavien laskujen enimmäismäärä Laskujen maksimimäärä -kenttään. Windowsin tulostusjärjestelmän kapasiteetin rajallisuus saattaa edellyttää enimmäismäärän määrittämistä (esimerkiksi 300 laskua). Erä: Valitse tarvittaessa verkkolaskutuksen eränumero. Tulosta uudelleen: Laskutettu-tilassa olevat laskut tulevat mukaan listalle. Ei piilotettuja rivejä: Merkitse rastilla valinta Ei piilotettuja rivejä, jos haluat, että piilotetut rivit eivät näy Finvoice-laskuilla vastaavasti kuin paperilaskuilla. Ei maksettuja laskuja: Maksetut laskut jätetään aineistosta pois. Toimintopainikkeet: Kaikki: Valitsee kaikki listan laskut. Pois kaikilta: Vapauttaa kaikki listan laskut. Laskuta: Luo Finvoice-tiedoston valituista laskuista ja lähettää ne Visma AutoInvoice -palveluun. Virheluettelo: Virheluettelon esikatselu. Näytä: XML-muotoisen laskun yksittäinen esikatselu. Jos liitetiedostoja ei käytetä, lähetä halutulla rajauksella valitut laskut Visma AutoInvoice - palveluun Laskuta-painikkeella. Lähetetyistä laskuista syntyy siirtoraportti, laskut vaihtuvat Laskutettu-tilaan ja laskuille syntyy merkintä Siirretty Visma AutoInvoice palveluun. Laskutus Laskut: Econet Pron versiosta 7.30 lähtien myös yksittäisen laskun lähettäminen AutoInvoice - palveluun on mahdollista. Laskutusruudulla on AutoInvoice-painike tätä tarkoitusta varten.
11 (15) 2.4 Liitetiedostojen käsittely Liitetiedostojen käsittely aktivoidaan toiminnon Asetukset Perusasetukset Visma AutoInvoice asetukset optiolla Linkit liitteeksi. Tämän jälkeen laskujen siirrossa Visma AutoInvoice -palveluun voidaan määritellä laskukohtaisesti niihin liitettävät liitetiedostot Lisää liitteet -painikkeen kautta. Liitetiedostot pitää käsitellä/tarkistaa ennen kuin laskuaineisto siirretään Laskuta-toiminnolla Visma AutoInvoice -palveluun. Lisää liitteet -toiminnossa määritellään kytkettävät liitetiedostot laskukohtaisesti. Taulussa näytetään oletusarvoisesti laskut, joille on liitetty liitetiedosto laskun URL- linkkiin. Lisää liitteet -painiketta napauttamalla laskun liitetiedostoa voidaan tarvittaessa muuttaa ja ilman liitettä oleville laskuille voidaan liittää haluttu liitetiedosto. Poimi Tiedostonimi-kenttään haluttu liitetiedosto. Valittu voidaan kytkeä haluttuun laskuun siirtämällä kyseinen lasku vasemmanpuoleisesta Laskut-osiosta oikeanpuoleiseen Valitut laskut -osioon joko keskiosan nuolinäppäimillä tai kaksoisnapauttamalla kyseistä laskua. Jos tiedosto on jo kytketty laskuun, kyseinen lasku näytetään oikeanpuoleisessa Valitut laskut osiossa. Liitteet voidaan poistaa laskulta palauttamalla lasku vasemmanpuoleiseen Laskut-osioon joko keskiosan nuolinäppäimillä tai kaksoisnapauttamalla kyseistä laskua. Huom! Jos laskuun kytketään uusi tiedosto olemassa olevan tilalle, uusi korvaa aikaisemman. Sama liitetiedosto voi olla useamman laskun liitteenä. Nämä liitetiedostojen muutokset eivät päivity laskulla näkyvään URL-linkissä olevaan polkuun, vaan siellä näkyy alkuperäinen, laskun skannaustoiminnolla laskulle tuotu liite.
12 (15) Hyväksy-toiminnolla tallennetaan tehty muutos, jolloin ohjelma ilmoittaa kytkennästä: Kun kaikki liitteet on käsitelty, hyväksy muutokset ja sulje taulu Sulje-painikkeella. Laskuluettelossa näytetään päivitetty laskulista liitetiedon sisältävistä laskuista. Luettelon voi sulkea, jos se on ok ja laskut voi lähettää Visma AutoInvoice -palveluun Laskujen siirto Visma AutoInvoice palveluun -taulun Laskuta-painikkeella. Lähetetyistä laskuista syntyy siirtoraportti, josta näkyvät laskukohtaiset tiedot, laskun liitetiedoston tiedot sekä yhteenveto, esimerkiksi: 2.5 Factoring-laskujen lähetys Visma AutoInvoice - palvelun kautta Visma Econet Pron versiossa 7.00 on julkaistu ominaisuus, jolla myös factoringlaskuaineistot voidaan toimittaa Visma AutoInvoice -palvelun kautta loppukäyttäjille ja rahoitusyhtiölle. Factoring toiminto vaatii Visma Econet Pro -ohjelmistoon lisenssilaajennuksen. Laskutus Laskut Finvoice Rahoitusyhtiö Toiminto aktivoidaan Laskut rahoitusyhtiöön laskualustalla:
13 (15) Kun optio on aktivoitu, valitut laskut lähetetään Visma AutoInvoice -palvelun kautta asiakkaille (Luo asiakasaineisto) ja Rahoitusyhtiölle (Luo factoring). Lisää liitteet (asiakaslaskujen lähetys) aktivoituu myös, mikäli Visma AutoInvoice asetuksissa on määritelty toiminto aktiiviseksi. Jos ohjelma ilmoittaa lähettäjän arvojen määrityksestä Finvoicea varten, tarkista, että Myynnin asetusten Yleisten oletusarvojen Verkkolasku-välilehdellä on määritelty lähettäjän tiedot (Lähettäjän tunnus ja Operaattori). 2.6 Laskujen jälkikäsittely Tarkista ainakin ensimmäisen aineistolähetyksen jälkeen Visma AutoInvoice -palvelusta, että lähettämäsi aineisto on kunnossa ja laskut siirtyvät Visma AutoInvoice -palvelussa oikein toimitettavaksi loppuasiakkaalle. Visma Econet Pron laskutusohjelmassa lähetetyt laskut vaihtuvat Laskutettu -tilaan ja laskuilla näkyy maininta niiden toimituskanavasta tekstillä Siirretty Visma AutoInvoice - palveluun. Laskulistalla toimituskanava näkyy Laskujen toimitustapa -sarakkeessa. Nouda suorituksista normaalisti viitetiedostot käyttämälläsi pankkiohjelmalla ja lue suoritukset myyntireskontraan. Raportoi myyntilaskut ja siirrä laskut Visma Econet Pron kirjanpitoon, mikäli käytät myös tätä ohjelmiston osaa.
14 (15) 3 Ostolaskut Visma AutoInvoice -palvelusta 3.1 Ostolaskujen vastaanotto Ostoreskontra Tietojen siirrot Laskujen vastaanotto Visma AutoInvoicesta: Voit valita haluamasi laskun tarkastellaksesi sitä tai poistaa saapuvan ostolaskun. Laskujen luku -valinnalla saapuvat ostolaskut siirretään Visma Econet Pro Ostoreskontraan. 3.1 Ostolaskujen käsittely Ostoreskontra Ostolaskut: Ostoreskontraan siirretyllä ostolaskulla näkyy Memo-kentässä tieto siitä, koska lasku on luettu sisään Econet Pro Ostoreskontraan. Visma AutoInvoice -palvelusta ostolaskuja tuotaessa ostolaskulle tulee näkyviin tyylitiedoston mukainen laskun kuva (.xml). Laskukuvan osoite näkyy laskun URL-osoitekentässä. Myös laskun kuvatiedosto (.pdf) tulee näkyviin laskulle, jos se tulee mukana tuonnin yhteydessä Visma AutoInvoice palvelusta. PDF-kuvan osoite näkyy ostolaskulla PDF-kentässä.
15 (15) 4 Hakemistomääritykset Visman Sovelluspalvelussa Visman Sovelluspalvelun käyttäjien tulee tehdä Visma AutoInvoice -hakemistojen määritykset tietyllä tavalla. 4.1 Hakemistot Visman asentaja määrittää Sovelluspalvelu-ympäristöön hakemiston S:\Siirto Visma AutoInvoice -tiedostojen hakemista ja lähettämistä varten. Tähän hakemistoon käyttäjän tulee itse luoda yrityskansiot ja niiden sisältämät alikansiot niille yrityksille, joissa Visma AutoInvoice -palvelua tullaan käyttämään. Tämän jälkeen hakemistot määritellään Econet Prossa toiminnossa Asetukset Perusasetukset Visma AutoInvoice asetukset. Hakemisto muutetaan kolmen pisteen painikkeen kautta. Kolmen pisteen painikkeen takaa avautuu Browse For Folder / Selaa kansioita -näkymä. Täällä haetaan esiin oma S:\Siirto-hakemisto. Omat kansiot saadaan tarvittaessa perustettua painamalla Make New Folder / Luo uusi kansio -painiketta. Yrityskansio nimetään kirjaimella C ja sen perään yritysnumero. Jos uutta kansiota ei syystä tai toisesta pääse suoraan nimeämään, se voidaan valita hiirellä ja sitten painaa näppäimistöltä F2 näppäintä, jolloin kansion nimeäminen tulee mahdolliseksi. Muista aktivoida arkistokansiot Visma AutoInvoice asetuksissa käyttöön laittamalla täpät kansioiden edessä oleviin laatikoihin.