Hallituksen kokous 1 / 2014 Pöytäkirja Aika: 15.1.2014 kello 17 Paikka: Viikin Monitoimitalon takkahuone Paikalla: Tommi Jalo (pj), Jenni Styrman, Mari Lahti, Terhi Mäkinen, Samica Sadik (poistui 19.50), Juulia Ahlholm, Laura Niiranen, Elina Tupamäki, Moila Ant-Wuorinen (poistui 18.54), Sini Vertainen, Aku Kallonen (poistui 18.54), Konsta Pohjamo, Petteri Hänninen, Asmo Erjava (poistui 18.54), Uula Toikka (saapui 17.21), Laura Pirkola (sihteeri) 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 17.13 2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Kokouksen järjestäytyminen Valittiin puheenjohtajaksi Tommi Jalo ja sihteeriksi Laura Pirkola. 4. Esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi Lisättiin kohdat 16.5. ViPa ja 17.4. Tiedekuntajärjestöjen välinen yhteistyö 5. Kokouskäytännöt Päätettiin, että hallituksen kokoukset kutsutaan viimeistään 4 päivää ennen kokousta koolle sähköpostilla ja Facebook-tapahtumassa. Puheenjohtaja ja sihteeri toimivat kokouksissa paikalla ollessaan tehtävissään koko vuoden. Päätettiin, että pöytäkirjat hyväksytään seuraavissa hallituskokouksissa. 6. Ilmoitusasiat Laidunkauden avajaiset järjestetään 15.4.14. Tommi ja Pirkola edustavat MMYL:iä YFK:n vuosijuhlissa 15.2.2014.
7. Alkuvuoden järjestäytymisasiat Nimenkirjoitusoikeudet Myönnettiin sääntömääräiset nimenkirjoitusoikeudet Tommi Jalolle, Laura Niiraselle, Jenni Styrmanille. Lisäksi nimenkirjoitusoikeudet myönnettiin Juulia Ahlholmille, Laura Pirkolalle, Samica Sadikille ja Uula Toikalle. Päätettiin poistaa nimenkirjoitusoikeudet vuoden 2013 nimenkirjoitusoikeudellisilta henkilöiltä. Tilinkäyttöoikeudet Myönnettiin vuoden 2014 tilinkäyttöoikeudet ja päätettiin poistaa tilinkäyttöoikeudet vuoden 2013 tilinkäyttöoikeudellisilta henkilöiltä (liite 1). Keskusteltiin myös tilien kilpailuttamisesta. Avaimet Helsingin yliopiston MMTDK:n tiloin on saatavilla avaimia, mutta tarkka määrä ei ole selvillä. Pyydetään avaimia mahdollisesti seuraaville: pj, vpj, taloudenhoitaja, tapahtumavastaava, liikuntavastaava, PM-kisavastaava. Neuvottelu jatkuu laitekeskuksen henkilökunnan kanssa. Mikäli mahdollista, hankitaan avaimet MMYL ry:n toimistolle kaikille hallituslaisille. Mennään hakemaan avaimia yhdessä mahdollisimman pian. Neuvottelu asiasta jatkuu laitekeskuksen henkilökunnan kanssa. Tutustuminen toimistoon ja kerholtilaan Sovittiin tutuminen ja mahdollinen inventaario ke 22.1. klo 14. Samalla tapahtuu avainten hakeminen, mikäli henkilökunta on paikalla. Tapaamiset Pj, vpj, sihteeri, taloudenhoitaja ja tiedottaja menevät tapaamaan MMTDK:n dekaania Marketta Sipiä sopivana ajankohtana ja käyvät tapaamassa myös tiedekunnan kanslian henkilökuntaa. Ehdotettiin lisäksi, että dekaani voitaisiin kutsua hallituksen
kokoukseen. Pj, vpj ja opintovastaavat sopivat tapaamisen MMTDK:n opintoasiainpalveluiden kanssa MMYL ry:n esimiehelle Petri Ollille ehdotetaan lounashetkeä Ladonlukon kabinetissa sopivana ajankohtana. Pohdittiin, että esimiehen voisi kutsua myös hallituksenkokoukseen. Karonkka 24.-25.1. Hallituksenvaihtokaronkka järjestetään Marin mökillä Porvoon lähellä. Mukaan on lähdössä noin 15 henkilöä uudesta ja vanhasta hallituksesta, ja luvassa mahdollista perehdytystä. Mennään henkilöautoilla. Päätettiin kutsua mukaan vuosien 2013 ja 2014 toimihenkilöt. Päätettiin myös hankkia tarjoiluja karonkkaan. 8. ViikkiAreena Pohdittiin, että voitaisiin laajentaa tapahtumaa yhteistyössä aiempien järjestäjien (Vita, Voluntas, Mentor-klubi) sekä tiedekunnan kanssa, jotta saataisiin mukaan myös maatalous-, metsä- ja taloustieteet. Tapahtuma voisi olla useampipäiväinen. Asiasta pitää aloittaa neuvottelut mahdollisimman pian eri tahojen kesken. 9. Liikunta MMYL:in Käsipallovuoro Kenttien kausihinnat ovat 399e/ kaksi lohkoa ja 247e/ yksi lohko, joten toteuttamiseen tarvitaan rahaa. Pohdittiin sponsorin hankkimista (tähän asti osallistujille on ollut pieni maksu). Käsipalloliiton kautta on saatu tukea toimintaan (valmentaja, palloja). Päätetään vuoron varaamisesta sitten, kun asia on selvinnyt tarkemmin. Hiihtokisat Järjestetään yhteistyössä Wiskin kanssa, tapahtuma voisi olla Viikissä. Järjestetään mahdollisesti ystävänpäivän aikoihin. Päätettiin, että hiihtokisat korvaavat kevään luistelutapahtuman
HYY:n Amerikkalaisen jalkapallon joukkue Tietoa joukkueesta on laitettu kaikkien MMYL:n järjestöjen sähköpostilistoille. Asiasta voisi lähettää viestiä myös muiden tiedekuntien urheiluvastaaville. ViPa Kevään pelien ajat ilmoitettu sähköpostilla ja facebookissa MMYL:läisille. Ei ole ollut kovin paljon osallistujia Beachfutis-tapahtuma Urheiluvastaava on anonut Helsingin kaupungilta 19.7.14 Pihlajasaaresta kenttää Beachfutista varten. Toteutuminen selviää huhtikuussa. Hinta on 62e/h/lohko. Tapahtuman jälkeen pidetään kesäbileet bilevastaavien ja mahdollisesti muiden ainejärjestöjen kanssa yhteistyössä. Pipolätkä Pipolätkän järjestämismahdollisuuksista keskusteltiin, jotta toiminta jatkuisi aikaisempien vuosien tapaan. Kokoustauko klo 18.54-19.10 10. MMYL PJ/VPJ -kokous 1/2014 Kokous järjestettiin 14.1.2014. Tilaisuudessa oli runsas osanotto ja siitä saatiin hyvää palautetta. HYY:n edustajat Mari Kyllönen ja Johanna Riitakorpi vierailivat tapaamisessa ja kertoivat Kupoli-Klusteri-tilanteesta. Vastaavia tilaisuuksia voisi olla n. 6 kertaa tänä vuonna. 11. MMYL Ainejärjestöilta 1/2014 Ainejärjestöilta pidetään 20.1.2014, kaikkien ainejärjestöjen hallituslaiset kutsuttu. Tieto tapahtumasta on välitetty puheenjohtajien ja Facebookin kautta. C-grundi on varattu klo 16 22, sovittiin, että MMYL:n hallitus tulee paikalle viideltä. Pohdittiin, että voisi vielä
lähettää sähköpostia hallituslistoille ja kysellään haluavatko järjestöt osallistua järjestelyihin. Seuraava ainejärjestöilta on 17.3, muita kokouspaikkoja pohditaan. 12. Uusien toimihenkilövirkojen perustaminen Perustettiin Tasa-arvo- ja ympäristövastaavan virka ja valittiin Tanja Salonen tehtävään vuodelle 2014. 13. Toimintasuunnitelma 2014 Kaikki hallituslaiset ja toimihenkilöt laativat suunnitelman omasta vastuualueestaan. Alustava DL on 30.1. 14. Talousarvio 2014 Uusi talousarvio voidaan laatia, kun vuoden 2013 tilinpäätös on valmis. Alustava arvio tehdään valmiiksi mahdollisuuksien mukaan 30.1. mennessä. Ehdotettiin budjetin laatimista varten suunnittelupalaveria. 15. Varainhankinta Käsiteltiin valmista sponsorihakemusmallia ja sovittiin, että kaikki voisivat lisätä sisältöä hakemukseen. Varainhankintakeinona esitettiin esim. mainoksia opiskelijoille lähteviin julkaisuihin (fuksilehti, mahdollinen vappulehti) ja tarjouskuponkeja. Yrityksiltä voitaisiin pyytää myös tuotelahjoituksia. Päätettiin, että PR-vastaava saa tehdyistä sponsorisopimuksista provisiona 10 % 2000 euron vuosirajaan asti ja yli 2000 euroa ylittävästä varainhankinnasta 15 %. Päätettiin esittää tulevassa kevään liittokokouksessa, että Konsta Pohjamon kausi PRvastaavana jatkuisi 2-vuotisena vuoden 2015 loppuun asti. 16. MMYL:n Kertsi Kerhotilan kehittämistä varten perustetusta FB-ryhmästä on tiedotettu ainejärjestöille. Ainejärjestöillassa on tarkoitus keskustella aiheesta. Vanhojen kalusteiden säilyttämistä on selvitetty, jotta tilaa saataisiin tyhjemmäksi. HYY:n kalustetuen hakemista harkittiin.
Päätettiin huomioida tulevat hankintatarpeet budjetissa. MYO:a on pyydetty tyhjentämään kerhotilasta omaisuuttaan. Tilaan on saatu tiedekunnalta vanha projektori. 17. Kevään liittokokous Ajankohta riippuu toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen valmistumisesta. Toimintasuunnitelman ja talousarvion on oltava valmiina liittokokoukseen. Kokouksen puheenjohtajana toimii joku muu kuin nykyinen tai vuoden 2013 hallituksen puheenjohtaja. 18. Kansainvälisyys MMTDK:n Orientation Kevääksi tulee noin 40 uutta kansainvälistä opiskelijaa. Kevään orientoiva viikko oli 8.- 9.1. MMYL oli esittäytymässä kansainvälisille opiskelijoille ja kertomassa ainejärjestöistä. SuomiNight Ulkomaalaisten opiskelijoiden tutustumistilaisuus yhteystyössä Biosfäärin ja YFK:n kanssa. Tavoitteena on saada myös ainejärjestöt esittäytymään tilaisuuteen. Todennäköisesti järjestetään 7.2 Käärmeenpesässä. IAAS IAAS-Maailmankongressi järjestetään tänä vuonna Yhdysvalloissa. Tänä vuonna on luvassa vaihtoviikkoja, seminaareja ja kongresseja. Olisi hyvä saada aktiivisia ihmisiä mukaan toimintaan ja järjestää tapahtumia. IAAS:in varat on siirretty MMYL:in tilille. Maajohtajan on haettava rahoitus maailmankongressiin osallistumiseen IAAS.ilta. Lawra Lisätietoa hankkeen tilanteesta tulossa seuraavassa kokouksessa. Tiedekuntajärjestöjen välinen yhteistyö Yhteistyö kansainvälisissä asioissa Biosfäärin ja YFK:n kanssa jatkuu. Yhteystyömahdollisuuksia EKY:n kanssa selvitetään.
19. Edunvalvonta Kokouskäytäntökoulutus Kouluttajaa on etsitty monelta eri taholta, kouluttaja saadaan mahdollisesti HYY:ltä. Agronomiliitto tarjoaa tilat. Opintojen suunnitteluaamupäivä Jalo ja Lahti edustavat MMYL:iä tilaisuudessa 17.1. ja vievät eteenpäin opiskelijoiden mielipiteitä kandiuudistuksesta ja Y-kursseista. Hallopedit Uusiin opiskelijaedustajiin tulee olla tiiviisti yhteydessä ja järjestää opastusta tehtävään. Tiedekunnan toimikunnat MMYL nimittää opiskelijaedustajat toimikuntiin. Tiedekunnan neuvottelukunnan toiseksi edustajaksi on ehdotettu Tommia ja toista edustajaa etsitään. Muissa toimikunnissa vaihtuu kausi maaliskuussa, edustajia etsitään. Viikin parkkimaksut Aiheesta on koottu GoogleDocs. Asiaa viedään eteenpäin, jotta opiskelijoille tulisi mahdollisuus pitkäaikaispysäköintilupiin. Päätettiin selvittää opiskelijoiden autonkäyttöä EKY:n ja YFK:n mallilla. MMTDK Seinäjoen OPO-päivillä Tommi on osallistumassa tilaisuuteen 7.2.14. 20. Työelämä- ja alumniasiat Yhteydenpito Agronomiliittoon & Metsänhoitajaliittoon Tiedottaja ilmoittaa uuden hallituksen yhteystyötahoille ja mahdollisesti uusille tahoille. MMTDK:n Alumnitapahtuma Seinäjoella MMYL osallistuu, lisää tietoa luvassa.
21. Tapahtumat Laskiaisrieha Laskiaistiistai on väliviikolla, MMYL edustaa mahdollisesti Ullanlinnassa. Viikki GP Järjestetään 12.3. Maksu voisi tänä vuonna olla henkilökohtainen, ei joukkuekohtainen. MMYL:in rasti tällä kertaa baarissa, jotta ihmiset tulevat jatkoille. Konsertti Monarilla Tilojen käyttö ilmaista, mutta yksityiskohdista pitää sopia Unisportin kanssa. Tarjoilujen järjestämisestä keskusteltiin, neuvotellaan Monarin kahvilayrittäjän kanssa. Tapahtumaa on suunniteltu viikolle 14. Jatkot Agronomiliiton vastavalmistuneiden illalliselle Agronomiliitolta odotetaan tietoa päivämäärästä. Tarkoituksena on järjestää opiskelijoiden ja vastavalmistuneiden yhteiset bileet jossain baarissa. Vappu Pohdittiin Zetorin vedon järjestämistä jossain muualla kuin Kasarmintorilla, koska sen vuokraaminen on kallista. Yhteystyömahdollisuuksia suunniteltiin. PM-kisat Järjestetään 17.9-20.9.2014 Suomessa. Sponsoreita tapahtumalle etsitään, tuotelahjoituksia on jo saatu. Pirkkolan uimahalli on saatu varattua, yleisurheilu ja jalkapallo pidetään Oulunkylässä (varmistuu huhtikuussa), Monarin väki on suhtautunut positiivisesti kisoihin. Budjetin laatiminen on vielä kesken. Ideana on ollut kutsua Ruotsalaisia, Norjalaisia ja Tanskalaisia vapuksi vierailulle tutustumaan paikkoihin. Myös kisojen iltabileitä suunnitellaan aktiivisesti.
Speksi Viime vuoden speksivastaava on laittanut sähköpostilistoille ilmoituksen tuottajien, käsikirjoittajien ja ohjaajan etsimisestä. Vuoden 2013 speksin tilinpäätöstä odotetaan. MMTDK:n Promootio Promootio järjestetään 5.-7.6.2014. Järjestäjät etsivät opiskelijoita airuiksi, ja muutenkin opiskelijat vahvasti mukana järjestelyissä. 22. Muut esille tulevat asiat PM kisan 2010 jäivät plussalle, mutta rahat käytettiin MMYL:in vuosijuhliin. Asiaa käsitellään tulevaisuudessa. Päätettiin hankkia MMYL:ille marssilippu. Jalo hoitaa asian. Edustusnauhat hankitaan hallitukselle tänä vuonna. Asiaa selvitetään lähitulevaisuudessa. 23. Seuraava kokous Doodlataan tai sovitaan Facebookissa. 24. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21.48. Pöytäkirjan vakuudeksi Helsingissä..2014 Tommi Jalo puheenjohtaja Laura Pirkola sihteeri