Maatalous-metsäylioppilaiden liitto MMYL ry Agrikultur-forststudenternas förbund AFSF rf Sivu 1 / 6 Y-tunnus

Transkriptio

1 Maatalous-metsäylioppilaiden liitto MMYL ry Agrikultur-forststudenternas förbund AFSF rf Sivu 1 / 6 MMYL ry Hallituksen kokous 3/2013 Pöytäkirja Aika klo Paikka Paikalla Klusteri Teija Hakkarainen (pj.), Helmi Kärjä, Emma Kuntze, Juhani Vainio, Lotta Kettunen, Miska Sauru, Elina Tupamäki, Pilvimaari Heikkinen, Mari Lahti (saapui klo 18.20), Jenni Styrman (siht.) 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen kello Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Järjestäytyminen Valittiin kokouksen puheenjohtajaksi Teija Hakkarainen ja sihteeriksi Jenni Styrman. 4. Esityslistan hyväksyminen Ehdotettiin, että lisätään kohta 6: HYALin esittäytyminen. 5. Edellisen pöytäkirjan hyväksyminen Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin. 6. HYAL:in esittäytyminen HYALin puheenjohtaja Ville Niinikivi esitteli HYALin toimintaa. Tulevista tapahtumista huomionarvoisia ovat muun muassa seuraavat: 27.3 järjestöilta, 9.4 opintovastaaville tarkoitettu tapaaminen ja 9.5 sitsit Alina-salissa. Lisäksi ollaan perustamassa tilankäyttötyöryhmää. 7. Toimialakierros PM-kisat Yhteydenottoa Norjasta odotetaan. Osallistumismaksua joudutaan ehkä nostamaan tänä vuonna. Mietittiin sponsoreiden hankkimista.

2 Maatalous-metsäylioppilaiden liitto MMYL ry Agrikultur-forststudenternas förbund AFSF rf Sivu 2 / 6 Lawra Käytiin läpi ja hyväksyttiin rahojenkäyttösuunnitelma; ensimmäinen erä lähetetään Ghanaan maaliskuussa ja toinen elo/syyskuussa. Rahojenkäyttösuunnitelma on pöytäkirjan liitteenä (Liite 2: Lawraan lähetettävien rahojen käyttötarkoitus). Lentoyhtiö on lakkoillut, jolla Lawra-projektilaisten on tarkoitus mennä Madridista Ghanaan. Opintoasiat Suunniteltiin kokouskäytäntöiltaa mahdollisesti viikolle 11. Mietittiin myös, haluavatko järjestöt osallistua jos kyseinen tapahtuma on maksullinen. Ajateltiin kysyä kokenutta järjestöaktiivia pitämään tapahtuma mahdollisesti pienemmällä palkalla (Helmi hoitaa). Opintovastaavat ovat pohtineet Facebook-ryhmän perustamista opintoasioista vastaaville henkilöille. Tapahtumat Mietitty Viikki GP:n jatkopaikkaa, mutta siitä ei vielä varmuutta. Vapun Zetorin veto järjestettäneen Kasarmitorilla (tosin tapahtuman järjestäminen kyseisessä paikassa on kallistunut). Teemabileet on 10.4 ravintola Wäiskissä todennäköisesti merirosvoteemalla. Urheilu Hiihtokisat järjestetään ensi torstaina (28.2) Herttoniemen urheilupuistossa. Facebook-tapahtuma on tästä tehty. B-grundin sauna on varattu hiihtokisapäivän illaksi. MMYL maksaa hiihtokisojen saunan. Harmillisesti pipolätkäturnaus järjestetään samana päivänä. Kv Erityisesti kv-opiskelijoille suunnattu Suomi-night -tapahtuma oli 8.2. Osallistujia oli noin 60 henkilöä, tapahtuma sai hyvää palautetta ja ilta oli onnistunut. Tänä vuonna järjestöjen kv-vastaavat ovat hyvin osallisina toiminnassa. Kv-opiskelijat ovat kyselleet haalareita, ehdotettiin että tietoa niistä jaettaisiin samassa tietopaketissa mikä lähetetään heille ennen Suomeen tuloa. Vappuviikolla on vierailemaan tulossa PM-kisaihmisiä (noin henkilöä) ja mietittiin, minne heidät majoitetaan. Latokartano ei ole ollut kovin yhteistyöhaluinen asian suhteen. Talousasiat Tarkennettiin ja hyväksyttiin tilinkäyttöoikeudet vuodelle 2013 (Liite 1: Tilinkäyttöoikeudet vuodelle 2013).

3 Maatalous-metsäylioppilaiden liitto MMYL ry Agrikultur-forststudenternas förbund AFSF rf Sivu 3 / 6 8. Toimihenkilöiden valinta Valittiin Eemeli Piesala IAAS National Director pestiin. 9. Tilinpäätös 2012 Vuoden 2012 tilinpäätös käytiin läpi ja hyväksyttiin. 10. Toimintasuunnitelma ja budjetti 2013 Taloudenhoitaja esitteli budjetin. Teemabileistä ja pikkujouluista olisi hyvä jäädä voitolle ja 5500 olisi tarkoitus saada avustuksia ja lahjotuksia. Mietittiin tilien yhdistämistä, koska pankkikulut aika suuret. Toimintasuunnitelma ei ole paljoa muuttunut, jokainen on omalta vastuualueeltaan lähettänyt Teijalle suunnitelman. Lisäksi hyväksyttiin Lawran budjetti. 11. Liittokokous Liittokokous järjestetään 25.2 klo 18 Mannerheim-salissa, Lawra hoitaa kokoustarjoilun. 12. Tasa-arvo ja ympäristöasiat Jokainen hallituksen jäsen on sitoutunut noudattamaan tasa-arvo asioita kaikessa toiminnassaan. Mietittiin uutta ympäristösuunnitelmaa tälle vuodelle, ympäristövastaava Juhani suunnittelee. 13. Järjestöilta Järjestöilta pidetään 12.3, Sivistys on varattu klo 18. Tämä on jäsenjärjestöjen hallituslaisille suunnattu tapahtuma ja tarjolla on myös pientä syötävää. MMYL maksaa sivistyksen vuokran 160 euroa. 14. Sponssit Seuraavaan kokoukseen mennessä jokainen kysyy sponsoreita MMYL:lle. Sponssikyselyt jaetaan siten, että jokainen kysyy kahdelta yritykseltä. Ehdotettiin, että jatkossa edellisen vuoden syksyllä haetaan sponsorit seuraavalle vuodelle (helpompi saada kun on aikaisemmin kyselemässä). 15. Haalarimerkit Noin 80 MMYL merkkiä jäljellä, voitaisiin tilata lisää. Ajateltiin tänä vuonna suunnitella uusi merkki. Viikki GP merkillä on jo aika kiire, jos sellainen halutaan keritä tuottamaan. Ehdotettiin, että vappumerkki-kilpailu käynnistetään pikimmiten. 16. Ilmoitusasiat Ilmoitusluontoisia asioita ei ollut.

4 Maatalous-metsäylioppilaiden liitto MMYL ry Agrikultur-forststudenternas förbund AFSF rf Sivu 4 / Muut esille tulevat asiat Käytiin läpi tulleita vuosijuhlakutsuja; valittiin Nelli Piekkari TYT:n vuosijuhliin ( ) edustajaksi ja maksetaan 78, illalliskortti yhdelle henkilölle EKY:n vuosijuhliin menee edustamaan Teija Hakkarainen, hänelle maksetaan 90, eli illalliskortti yhdelle henkilölle. Puhuttiin myös A-talon suunnitteilla olevista uusista aukioloajoista ja mainittiin, että ainejärjestöille on lähetetty kysely aiheeseen liittyen. A-talo menisi siis kiinni jo klo 18 heidän osaltaan, joilla ei ole kulkulupaa tms. WisKiltä on tullut toiminta-avustuskysely MMYL:lle; ehdotettiin, että ensisijaisesti tätä anottaisiin HYY:ltä, koska MMYL ei tue muitakaan jäsenjärjestöjä 18. Seuraava kokous Seuraava kokous pidettäneen 18 tai 19.pvä maaliskuuta Viikissä. 19. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Pöytäkirjan vakuudeksi Helsingissä / 2013 Teija Hakkarainen Puheenjohtaja Jenni Styrman Sihteeri

5 Maatalous-metsäylioppilaiden liitto MMYL ry Agrikultur-forststudenternas förbund AFSF rf Sivu 5 / 6 Liite 1 Tilinkäyttöoikeudet vuodelle 2013 Normaalit tilinkäyttöoikeudet myönnetään seuraaville henkilöille käyttötiliin FI : Teija Hakkarainen (puheenjohtaja) ja Helmi Kärjä (toimintavastaava). Laajat tilinkäyttöoikeudet seuraaviin tileihin: IAAS-Finland FI , PM-kilpailuprojekti FI , Käyttötili FI , Lawra FI ja Tuottotili FI myönnetään henkilölle Miska Sauru (taloudenhoitaja). Miska Saurulle myönnetään myös tunnukset verkkopankkiin sekä oikeus käyttää kaikkia tilejä verkkopankissa. Miska Saurulle myönnetään lisäksi oikeus hankkia käyttötiliin liitetty pankkikortti. Lisäksi myönnetään Lawra-projektin taloudenhoitaja Salla Urpelalle laaja tilinkäyttöoikeus Lawran tiliin FI ja hänelle myönnetään omat tunnukset verkkopankkiin sekä oikeudet käyttää tili verkkopankissa. Tilinkäyttöoikeus säilyy kuitenkin myös taloudenhoitajalla Miska Sauru. Normaalit tilinkäyttöoikeudet poistetaan seuraavilta henkilöiltä: Heli Suutarla, Mikko Kymäläinen sekä laajat tilinkäyttöoikeudet henkilöltä Lauri Lähteenmäki.

6 Maatalous-metsäylioppilaiden liitto MMYL ry Agrikultur-forststudenternas förbund AFSF rf Sivu 6 / 6 Liite 2 Lawraan lähetettävien rahojen käyttötarkoitus Lawra-projekti 2013 Vuonna 2013 Lawraan lähetetään avustusta tilisiirrolla kahdessa erässä, yhteensä Ensimmäinen avustus lähetetään maaliskuussa 2013 ja toinen elo-/syyskuussa Avustus käytetään Ghanassa seuraavasti: Kevät 2013 Syksy 2013 Yhteensä Paikallisten yhteyshenkilöiden palkkoihin Koulutukseen Materiaalihankintoihin Käyttö- ja ylläpitokustannuksiin Rakennuskustannukset Yhteensä Helsingissä Salla Urpela Lawra-projektin taloudenhoitaja 2013