Hallintopalvelut Luottamushenkilöiden perehdytys 9.10.2017 Esityksen sisältö Yleistä hallintopalveluista Hallintojohtaja Päivi Antola Kanslia- ja viestintäpalvelut Hallintojohtaja Päivi Antola Henkilöstöpalvelut Henkilöstöjohtaja Maija Hanhiala Talous- ja hankintapalvelut Talousjohtaja Sinikka Sinervuo-Koskinen Tietohallinto Tietohallintojohtaja Kari Hölsö 1
Yleistä hallintopalveluista Palvelut ja toiminta-ajatus Palvelut Kanslia- ja viestintäpalvelut Sis. terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen Henkilöstöpalvelut Talous- ja hankintapalvelut Sis. itäisten kuntien laskentapalvelukeskus Sis. hankinta- ja logistiikkapalvelut Tietohallinto Toiminta-ajatus Huolehdimme em. palveluista niin, että johto ja palvelutuotannosta vastaavat yksiköt saavat asiantuntevaa ja luotettavaa palvelua. Palvelemme asiakkaita joustavasti, nopeasti ja laadukkaasti 2
Henkilöstö vastuualueittain 30.9. Hallintopalvelut Hallintojohtaja Päivi Antola 61 hlöä Vakinaisia 52 Määräaikaisia. 9 Kanslia- ja viestintäpalvelut Hallintojohtaja Päivi Antola 8 hlöä Henkilöstöpalvelut Henkilöstöjohtaja Maija Hanhiala 5 hlöä Talous- ja hankintapalvelut Talousjohtaja Sinikka Sinervuo- Koskinen 37 hlöä Tietohallinto Tietohallintojohtaja Kari Hölsö 11 hlöä Terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen 1 hlö Laskentapalvelukeskus Laskentapäällikkö Merja Uuttu 32 hlöä Hallintopalveluiden kulut M / koko kaupunki M Kaupunkikehityspalvelut 2,4 Hallintopalvelut 7,0 Konsernijohto 4,2 Tekniset palvelut 30,0 Sivistyspalvelut 67,6 Sosiaali- ja terveyspalvelut 106,8 3
Hallintopalveluiden kulut vastuualueittain M Henkilöstöpalvelut 1,7 Kanslia- ja viestintäpalvelut 1,0 Tietohallinto 1,4 Talous- ja hankintapalvelut 2,9 Hallinnon tukipalveluiden tavoitteet 2018 Strateginen tavoite ja kriittinen menestystekijä Tavoite Mittarin tavoitearvo Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen/ Toimivat työskentelyketjut ja selkeät vastuusuhteet Sähköisen asiakirjahallinnan kehittämisen jatkaminen* Uuden asianhallintajärjestelmän käyttöönottoa on valmisteltu niin, että uusi järjestelmä voidaan ottaa käyttöön vuoden 2019 alusta. 27.9.2016 4
Hallinnon tukipalveluiden tavoitteet 2018 Strateginen tavoite ja kriittinen menestystekijä Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen/talouden tasapaino Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen/ Seudullisissa yhteistyöhankkeissa onnistuminen Tavoite Laskentapalvelukeskuksen hallittu siirtyminen vastuukuntamallista osakeyhtiömalliin. Valmistelutyö vuoden 2018 aikana. Rahoitusriskien hallinta* Tietosuoja- ja tietoturvakäytänteiden vieminen kiinteäksi osaksi yksiköiden toimintaprosesseja Mittarin tavoitearvo Osakeyhtiö aloittaa toimintansa 1.1.2019 ja hoitaa velvoitteensa osakkaina oleviin kuntaasiakkaisiin. Lainasalkku ja suojaukset ovat tasapainossa. Kaarinan kaupungin esimiehet ja työntekijät tuntevat ja tunnistavat tietosuojaan sekä tietoturvaan liittyvien prosessien kriittisyyden ja osaavat toimia lakien ja asetusten velvoittamina Hallinnon tukipalveluiden tavoitteet 2018 Strateginen tavoite ja kriittinen menestystekijä Hyvinvoinnin edistäminen ennakoivasti/ Kaupunkilaisten tietoisuuden ja vastuun lisääminen omasta terveydestään ja hyvinvoinnistaan Riskiryhmissä olevien löytäminen Tavoite Hyvinvointisuunnitelman laatiminen ja aktiivinen seuranta Mittarin tavoitearvo Hyvinvointisuunnitelma on laadittu toukokuun 2018 loppuun mennessä. Vuoden 2018 aikana on luotu malli, jolla suunnitelman seuranta on kytketty osaksi kaupungin talousarvio- ja tilinpäätösprosessia. 5
Henkilöstölautakunnan tavoitteet 2018 Strateginen tavoite ja kriittinen menestystekijä Tavoite Mittarin tavoitearvo Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen / Toimiva johtaminen Hyvinvoinnin edistäminen ennakoivasti / Työhyvinvointitoimenpiteiden vaikuttavuus Valmistautuminen uuden henkilöstöhallintajärjestelmän käyttöönottoon Työhyvinvointikysely tuloksellisena johtamisen välineenä Henkilöstöpalveluiden ohjelmistotarpeen kokonaisarviointi on tehty Henkilöstöhallintajärjestelmä on päätetty ja käyttöönottosuunnitelma tehty Työhyvinvointikyselyn tulosten perusteella asetetaan kaupunkikohtainen tavoite työhyvinvoinnin edistämiseksi Kyselyn tuloksia käytetään yksiköissä työhyvinvoinnin kehittämisessä ja johtamisessa Kyselyn vastausprosentti nousee edelliseen kyselyyn verrattuna Kanslia- ja viestintäpalvelut 6
Palvelut Kaupunginvaltuuston ja hallituksen kokous- ja asiakirjahallinto (esityslistat ja pöytäkirjat) Kaupungin asiakirjahallinnon ohjaus ja kehittäminen Kaupungin kirjaamo Kaupungin ulkoinen ja sisäisen viestintä sekä viestinnän kehittäminen Konsernijohdon sihteerityö Postipalvelut yhteistyössä yhteispalvelupisteen kanssa Keskusvaalilautakunnan tehtävät Ryhmäpuheenjohtajien toimikunnan ja tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät Asukkaiden terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen Tekijät Hallintojohtaja Päivi Antola Ma. hallinnon asiantuntija Pirkko Aalto eka-projektinvetäjä Piija Huhtala Johdon sihteeri Terhi Jerkku Asianhallintasihteeri Sari Salonen Tiedottaja Katariina Wirén Ma. hallintosihteeri Riikka Virtanen Hyvinvointikoordinaattori (tehtävä avoin) 7
Asiakkaat Luottamushenkilöt Asukkaat Eri viranomaiset Henkilöstö Erit. esittelijät, sihteerit, valmistelijat, kirjaajat, asianhallinnan vastuuhenkilöt Ajankohtaista Verkkosivujen uudistaminen uudet sivut käyttöön vuonna 2019 Asukasviestinnän uudistaminen tiedotusliite 11 x vuodessa + asukaslehti 4 x vuodessa Asianhallintajärjestelmän uudistaminen nykyistä hallitumpi tiedonhallinta sähköinen toimintatapa ylipäätään eka-hankkeessa tehdyn työn hyödyntäminen (koulutukset, tehtäväluokitus, tiedonohjaussuunnitelmat) mahdollistaa asiakirjojen sähköisen arkistoinnin Presidentinvaali ja maakuntavaalit Presidentinvaali 1. kierros - vaalipäivä 28.1. Presidentinvaali 2. kierros vaalipäivä 11.2. Maakuntavaalit 28.10. 8
Henkilöstöpalvelut Maija Hanhiala henkilöstöjohtaja Toiminta-ajatus Henkilöstöpalveluiden tehtävänä on ohjata ja kehittää sekä henkilöstöresurssien suunnittelua että henkilöstöpolitiikkaa niin, että Kaarinan kaupungin palvelutarjonnasta vastaa osaava, sitoutunut sekä työ- ja uudistumiskykyinen henkilöstö. 9
Palvelut 1/2 Strateginen henkilöstösuunnittelu, -johtaminen ja -kehittäminen strategian puitteissa Virka- ja työehtosopimusten täytäntöönpanosta huolehtiminen Yhtenäisen linjan noudattaminen Henkilöstöä koskevien ohjeistusten linjaus, koordinointi, ohjeistus Sopimusryhmien toiminta (Kvtes-, ovtes-, ts-ryhmät) Työnantajan edustaja paikallisissa työmarkkina-asioita koskevissa neuvotteluissa Esimiesten tukeminen esimiestyössä Kehryn (yhteistoimintaelin) ja henkilöstölautakunnan toiminta Palvelussuhdeneuvonta Palkkaus- ja palkitsemispolitiikka HKL- ja työkokemuslisien laskenta Työajanseuranta (Esmikko) Työterveyshuoltoyhteistyö (Mehiläinen), tilaaja ja sopimusneuvottelija Sidosryhmäyhteistyö: Eläkeyhtiöyhteistyö (Keva), Kuntatyönantajat, ympäristökunnat, oppilaitokset Palvelut 2/2 Merkkipäivämuistamiset Palveluvuosimuistamiset Kannustuspalkkiot Kesätyötekijät ja Tuumasta Duuniin (prosessin hoitaminen) YT- ja työsuojelutoimijoiden ja toiminnan koordinointi Työsuojeluorganisaation toiminta ja työsuojelun yhteistoiminnasta vastaaminen Työsuojelu- ja työhyvinvointitoiminnan sekä työkykyä edistävän toiminnan ylläpito ja kehittäminen Haastavien työyhteisö- ja henkilötilanteiden selvittäminen, ohjaus Uudelleensijoitustoiminta Työhyvinvointikyselyn suunnittelu, toteutus ja seuranta Rekrytointiprosessi (tuki, ohjeistus, seuranta) Sijaisrekisteri tuki, haastattelut Kuntarekry ja KuntaHR -ohjelmistoissa tuki, kehittäminen, ohjeistus Raportointi, seuranta 10
Tekijät HePa:n henkilöstö Henkilöstöjohtaja Maija Hanhiala Henkilöstösihteeri Teija Pässilä Toimistosihteeri Anne Rostedt Työhyvinvointipäällikkö Pirkko Lehtonen Rekrytointisuunnittelija Niina Alho ka. palvelusaika 13,5 vuotta (4 30 vuotta) Luottamusmies- ja työsuojeluhenkilöstö Henkilöstöjohtaja Maija Hanhiala Pääluottamusmiehet 6 kpl JHL, JUKO X 2, JYTY, TEHY, SUPER (2 kokoaikaista) Työsuojeluvaltuutetut 3 kpl * 1 kokoaikainen, 2 osa-aikaista Alakohtaiset luottamusmiehet JHL 7 kpl JUKO 6 kpl JYTY 2 kpl TEHY 1 kpl * 1.1.2018 alk. 2 kpl? 1 kokoaikainen ja 1 osa-aikainen 11
Henkilöstölautakunta On työnantajan edustaja Tehtävät: Henkilöstölautakunta johtaa ja kehittää alaistaan toimialaa ja vastaa palvelujen tuloksellisesta järjestämisestä. Lautakunta seuraa ja arvioi palvelujen vaikuttavuutta ja varaa käyttäjille mahdollisuuden osallistua palveluiden suunnitteluun ja kehittämiseen. Päättää yleisperiaatteista henkilöstön palkkaukselle sekä muille henkilöstöä koskeville asioille paikallisen sopimuksen tekemisestä kunnallisen pääsopimuksen ja valtakunnallisten virka- ja työehtosopimusten sallimissa rajoissa työnantajapoliittisista linjauksista hyväksyä taloussuunnitelmaesityksen sekä hyväksyä henkilöstölautakunnalle myönnettyjen määrärahojen käyttösuunnitelmat osaltaan investointiesityksestä ja niiden kiireellisyysjärjestyksestä. Asiakkaat Esimiehet n. 100 Koko henkilöstö n. 1 800 (1 400 + 400) Lisäksi mm. Kesätyöntekijät Työnhakijat 12
Ajankohtaista Työsuojelun uusi toimikausi ja yhteistoimintahenkilöstö toimikaudelle 1.1.2018-31.12.2021 Kevan työhyvinvointikysely henkilöstölle 2/2018 Henkilöstöhallintojärjestelmän hankinta KVTES-palkkausjärjestelmän kehittäminen Talous- ja hankintapalvelut Sinikka Sinervuo-Koskinen talousjohtaja 13
Palvelut Taloushallinnon palvelut (Talousjohtaja ja controllerit) Rahoitus Talousarvioprosessi Talousseuranta ja raportointi Sisäinen valvonta Vakuutukset Yhteistyö ja prosessien kehittäminen palvelukeskuksen kanssa Palvelualueiden talousohjaus, -seuranta ja tiedon analysointi Lautakuntien kokouksissa esittelijänä toimiminen Controllerit yhteyshenkilöinä palvelukeskukseen 6.10.2017 Palvelut Laskentapalvelukeskus (vastuukuntamalli) Kolmen kunnan ja yhden kuntayhtymän Kirjanpito, tilinpäätökset ja konsernitilinpäätökset Taloustilastot Maksuliikenne Ostolaskujen kierrätys Osto- ja myyntireskontrien hoito Perintä Neljän kunnan ja yhden kuntayhtymän Palkanlaskenta Matkalaskut Kuukausi- ja vuositilitykset/-ilmoitukset 6.10.2017 14
Palvelut Hankintapalvelut Julkisten hankintojen ja kilpailutusten asiantuntemus Kilpailutukset yhteistyössä toimialueiden kanssa pyydettäessä Keskitetyt hankinnat Hankintaprosessin parantaminen ja kehittäminen Pienhankinta- ja kilpailujärjestelmän hankinta ja käyttöönotto Palvelualueiden erityistehtäviä: Koulukuljetukset Yhteyshenkilö joukkoliikenneasioissa 6.10.2017 Henkilöstö Talousjohtaja Sinikka Sinervuo- Koskinen Laskentapäällikkö Merja Uuttu Controller Tommi Haapala Controller Vilma Tikakoski Hankinta-ja logistiikkapäällikkö Jonas Nordberg Hankintasihteeri Sari Vuori 6.10.2017 15
Henkilöstö Laskentapäällikkö Merja Uuttu Kehityspäällikkö Minna Nuotio Kirjanpitotiimi Tiiminvetäjä Teija Hänti ja 6 kirjanpitäjää ja 5 laskentasihteeriä Palkanlaskentatiimi Tiiminvetäjä Virpi Nieminen ja 15 palkkasihteeriä 6.10.2017 Asiakkaat Talous- ja hankintapalvelut Kaarinan kaupunki, palvelualueet ja niiden yksiköt Luottamushenkilöt Laskentapalvelukeskus Kaarinan kaupunki Liedon kunta Paimion kaupunki Sauvon kunta Paimion-Sauvon terveyskeskus ky 6.10.2017 16
Muutoksia menneitä ja tulevia Taloushallinnon palvelut Vuoden 2017 aikana kaksi controlleria mukaan Keskitetyt taloushallinnon palvelut palvelualueille Taloushallinto toimii palvelujen tilaajana Laskentapalvelukeskukselta Hankintapalvelut Hankintapäällikön tilalle hankinta- ja logistiikkapäällikkö alkuvuodesta 2017 Logistiikkapalvelut: koulukuljetukset ja joukkoliikenteen yhteyshenkilö Pienhankinta- ja kilpailutusjärjestelmän hankinta ja käyttöönotto loppuvuoden aikana 6.10.2017 Muutoksia menneitä ja tulevia Laskentapalvelukeskus Vuoden 2017 alusta vastuukuntamallilla paitsi Kaarinan, myös Liedon, Paimion ja Sauvon palvelut Vuoden alusta siirtyi 18 henkilöä Kaarinan palvelukseen Liedosta ja Paimiosta Toiminta on vielä hajautetusti vanhalla mallilla, tarkoitus päästä yhteisiin tiloihin loppuvuodesta Vuoden 2019 alusta toiminta osakeyhtiönä yhtenäisillä prosesseilla, samoilla ohjelmilla ja joustavimmin resurssein Loppuvuosi ja ensi vuosi uuden toimintamallin työstämistä ja valmistautumista muutokseen 6.10.2017 17
Tietohallinto Toiminta-ajatus ja visio 18
Tekijät Kaarina kaupunki Virtuaalinen Tietohallinto-organisaatio TuotantoTiimi (vastuu keskitetyistä tuotantopalveluista) Mika Vuorinen ICT-pääsuunnittelija Ari Mäkitalo ICT-suunnittelija Pertti Laiho ICT-suunnittelija Juha Heino ICT-suunnittelija Kari Hölsö Tietohallintojohtaja AsiakaspalvelutTiimi (vastuu asiakaspalveluista ja hajautetun kaluston logistiikka- ja tukipalveluista) Jani Friman Vastaava ICT-asiantuntija Kari Nyman ICT-asiantuntija Miika Taskinen ICT-asiantuntija Riitta Vilander Tietohallintosihteeri Henri Nordberg ICTasiantuntija (määräaikainen) Aleksi Pääjärvi ICT-tukihenkilö (määräaikainen) Sivistysjohtaja Sivistyspalvelut Opetusteknologiapäällikkö Keijo Sipilä Hallintoylilääkäri Terveyspalvelut IT-asiantuntija Niina Lukkarla Sosiaalipalvelut Sovellusasiantuntija Miia Viro Kaupunkikehityspalvelut, Tekniset palvelut Paikkatietopäällikkö Sami Kääriäinen Tietohallinto / Tietotekniset tuotantopalvelut 19
Lukumäärätilastoa Hallinnon Windows -työasemat 979 kpl Oppilasympäristön Windows -työasemat 723 kpl Oppilasympäristön ipad laitteet 3439 kpl Langattomat tukiasemat n. 500 kpl Puhelinliittymiä 1718 kpl (sis. älypuhelimet n. 550 kpl) Palveluhinnat, kustannuksien jakautuminen 20
Palveluhinnat, työasemapalvelut Tietohallinnon sitova tavoite 2018 Strateginen tavoite ja kriittinen menestystekijä Tavoite Mittarin tavoitearvo Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen/ Seudullisissa yhteistyöhankkeissa onnistuminen Tietosuoja- ja tietoturvakäytänteiden vieminen kiinteäksi osaksi yksiköiden toimintaprosesseja Kaarinan kaupungin esimiehet ja työntekijät tuntevat ja tunnistavat tietosuojaan sekä tietoturvaan liittyvien prosessien kriittisyyden ja osaavat toimia lakien ja asetusten velvoittamina 21
Hallintopalvelut kiittää! 22