LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PEREHDYTYS KAARINAN KAUPUNGIN KOKOUSKÄYTÄNNÖT

Transkriptio

1 LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PEREHDYTYS KAARINAN KAUPUNGIN KOKOUSKÄYTÄNNÖT

2 Tervetuloa toivottavat Pirkko Aalto, kansliapalvelupäällikkö Päivi Antola, hallintojohtaja Piija Huhtala, hallintosihteeri Kari Hölsö, tietohallintojohtaja 2

3 Tietoiskun aiheet Vuosisuunnitelma Luottamushenkilöiden omat sivut Kaupunginviraston avaimet Sähköinen kokoustyöskentely Luottamushenkilötiedot Palkkiot ja korvaukset 3

4 Vuosisuunnitelma Sisältää kaupunginvaltuuston ja hallituksen kokouspäivät luottamushenkilökoulutukset 4.2 Kaarinan kokouskäytännöt ja hyvinvointipalvelut 14.2 sivistyspalvelut 28.2 ympäristöpalvelut talous, konsernijohto, elinkeinopalvelut, hallintopalvelut 21.3 kunnan päätöksenteko, kokouskäytännöt luottamushenkilöseminaarit 14.2 kuntarakenneuudistus (valtuusto ja hallitus) strategiaseminaari talousarvioseminaari (valtuusto ja hallitus) Löytyy osoitteesta 4

5 Luottamushenkilöiden omat sivut Löytyy osoitteesta Lomakkeita Tietoa palkkioiden maksusta Perehdytysaineistoa Säännöt Strategiat ja ohjelmat Sähköinen kokouskäytäntö Talousarvio Valtuusto- ja kuntalaisaloitteet Yhteystiedot 5

6 Kaupunginviraston avaimet Seuraavilla luottamushenkilöillä on oikeus noutaa Kaarinan yhteispalvelupisteestä avain kaupunginvirastoon: Kaupunginhallituksen jäsenet Kaupunginvaltuuston puheenjohtajisto Valtuustoryhmien puheenjohtajat, varapuheenjohtajat ja sihteerit Lautakuntien puheenjohtajat 6

7 Sähköinen kokoustyöskentely Kaupunginhallitus hyväksyi periaatteet Valtuuston tavoite: 90 % luottamushenkilöistä on sähköisen kokouskäytännön piirissä

8 Sähköinen kokoustyöskentely Luottamushenkilöt voivat valita, haluavatko siirtyä sähköiseen kokouskäytäntöön vai haluavatko materiaalin edelleen paperisena. Esityslistat, ym. aineisto toimitetaan sähköpostin välityksellä Paperista materiaalia ei pääsääntöisesti enää jatkossa lähetetä 8

9 Sähköinen kokoustyöskentely Työkalukorvaus maksetaan luottamushenkilöille, jotka sitoutuvat sähköiseen kokoustyöskentelyyn. korvaus maksetaan varsinaisille valtuutetuille ja osalle varavaltuutettuja kaupunginhallituksen varsinaisille jäsenille lautakuntien varsinaisille jäsenille. 25 euroa/kk maksetaan kahdesti vuodessa 9

10 Sähköinen kokoustyöskentely Korvauksen maksaminen edellyttää, että luottamushenkilö sitoutuu sähköiseen kokoustyöskentelyyn huolehtii siitä, että hänellä on käytettävissään koneet ja laitteet, sähköposti- ja tietoliikenneyhteydet, joilla kokousaineistoa voidaan vastaanottaa. Sähköinen kokoustyöskentely on otettu myönteisesti vastaan 75 % luottamushenkiöistä on sitoutunut sähköiseen kokoustyöskentelyyn (tilanne ) Sparknet tunnukset (langaton verkko kaupunginvirastossa) saa tarvittaessa ottamalla yhteyttä Päivi Antolaan, Pirkko Aaltoon tai Piija Huhtalaan. 10

11 Luottamushenkilön perustiedot Perustietolomake on lähetetty kaikille luottamustoimeen valituille Lomakkeen tietoja tarvitaan yhteydenpitoon ja postin lähettämiseen yhteystietojen julkistamiseen netissä (luvalla) palkkioiden maksamiseen puolueveron perimiseen (valtakirja) Jos lomake vielä palauttamatta, niin sitten postiin mahdollisimman pian! 11

12 Palkkiot ja korvaukset Kokouspalkkiot Palkkioiden suuruudet ja maksuperusteet on määritelty valtuuston hyväksymässä palkkiosäännössä. Palkkiot maksetaan neljännesvuosittain. Veronpidätys tehdään sivutuloverokortin mukaan. Jos korttia ei ole toimitettu, veroa pidätetään 60 %. Palkkiosäännön mukaisiin palkkioihin tehdään indeksitarkistukset kerran valtuustokaudessa valtuustokauden viimeisen vuoden helmikuun alusta alkaen. 12

13 Palkkiot ja korvaukset jatkuu Palkkiotiedot tallennetaan toimielimien kokouspöytäkirjojen kansilehden (läsnäolotietosivu) perusteella. Tallennuksen tekee palveluneuvoja Marianne (Maiju) Hopiavuori, puh Hän työskentelee Piikkiön yhteispalvelupisteessä. Palkkioiden maksatus tapahtuu laskentapalveluissa. Siellä palkkasihteeri Anne Elo (puh ) hoitaa nämä tehtävät. Palkkiolaskelman voi tilata sähköisenä osoitteessa On ekologista ja paperipostia edullisempaa. Jos havaitset palkkiolaskelmassa virheitä tai puutteita, ota yhteyttä Maijuun! 13

14 Palkkiot ja korvaukset jatkuu Ansionmenetyskorvaukset Jos luottamustoimen hoitamisen vuoksi on menetetty palkkaetuja, työnantajalta tulee pyytää todistus pidätetystä palkasta. Korvausta voidaan maksaa myös sijaisen palkkaamisesta, lastenhoidon järjestämisestä yms. kirjallisen selvityksen perusteella. Ilmoitukset ansionmenestyksistä, toimitetaan ao. luottamuselimen sihteerille. Hän tekee niihin tiliöintimerkinnät ja toimittaa maksatukseen. Lomake löytyy luottamushenkilöiden verkkosivuilta. Asiasta kerrotaan tarkemmin palkkiosäännössä. 14

15 Varajäsenen kutsuminen Kaupunginvaltuusto Varsinaisen jäsenen ollessa estynyt, hänen tulee ilmoittaa siitä valtuuston sihteerille (Valtuuston työjärjestys 11 ). Käytännössä ilmoitus tehdään Päivi Antolalle ja Piija Huhtalalle. Varajäsenet kutsutaan puolueittain sisääntulojärjestyksessä Kaupunginhallitus ja lautakunnat Varsinaisen jäsenen ollessa estynyt, hän ilmoittaa siitä suoraan varajäsenelleen. Varajäsenet ovat henkilökohtaisia. 15