Uusimaa 2019 hankesuunnitelma Sote-tiimi Inka Tikkanen-Pietikäinen 14.9.2017
Hankekehikko maakunnan käynnistämiseen tarvittavista toimenpiteistä Kevään ajan valmisteltua hankekehikkoa täydennettiin hyödyntäen Deloitten uuden organisaation toiminnan käynnistämisen ja toimintamallin kehittämisen viitekehyksiä Tähän mennessä tunnistettu 305 tehtävää Lokakuussa aloittavat vastuuvalmistelijat täydentävät ja tarkentavat suunnitelmaa ja tehtäväluetteloa omien vastuualueidensa osalta Hankesuunnitelmaa ylläpidetään ja päivitetään MS Project tiedostoihin ICT-hankkeella oma, tarkka hankesuunnitelma, mutta tarvittavat ICT-toimenpiteet on myös huomioitu yleisessä hankekehikossa Hankesuunnittelun ja seurannan työkaluna lisäksi kesäkuussa tehty riskiarviointi seuraavilla osa-alueilla: Palvelujen saatavuus, henkilöstö, muutoksen läpivienti, maakunnan asukkaat, tietojärjestelmät/it infra, johtamisjärjestelmä, talous
Maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen valmistelun vaiheet Strategia 2017-2018 2019 2020 Suunnittelu (Design) Rakennus (Build) Toiminta alkaa Asukkaat Kanavat Prosessit Hallinto ja ohjaus Organisaatio Ihmiset Teknologia ja tieto Haetaan valmistelulle tavoitetila/visio, -tavoitteet ja strategia Määritellään valmistelua ohjaavat periaatteet (maakuntahallituksen suunnitteluohjeet) Luodaan tiekartta valmistelun seuraaville vaiheille Määritellään valmistelussa tarvittavat kyvykkyydet Varmistetaan sidosryhmien sitoutuminen ja osallistuminen Luodaan yksityiskohtainen kuvaus maakunnan toimintamallista toiminnan alkaessa sekä suunnitelma rakennusvaiheelle Suunnitellaan maakunnan toiminta ja valmistellaan päätökset maakuntahallitukselle ja valtuustolle Luodaan järjestäjän työkalut Käynnistetään hallinto ja johtamisjärjestelmä Rakennetaan organisaatio Arvioidaan valmius toiminnan aloittamiselle Vahvistetaan kanavat, palvelut, prosessit ja toimipaikat toiminnan alkaessa Tehdään tarvittavat teknologia- ja tietojärjestelmäuudistukset Siirretään resurssit ja käynnistetään toiminta Puretaan vanhat johtamisjärjestelmät, rakenteet, prosessit ja järjestelmät Ryhdytään vaiheittaan toteuttamaan maakunnan tavoitetilaa 2023 Toimipaikat
Keskittäminen Alustavat valmistelua ohjaavat periaatteet Keskitetty toiminta Hajautettu toiminta Nykyiset toimintatavat Prosessit ja toimintatavat uudistetaan yhtenäisiksi Siirto sellaisenaan, as is Hallinnon, johtamisen ja resurssien yhdistäminen Kaikki raportoivat uuteen yksikköön Prosessit ja toimintatavat säilyvät ennallaan Keskitetty yhtenäistäminen Hajautettu yhtenäistäminen Prosessit ja toimintatavat uudistetaan yhtenäisiksi Erillinen hallinto ja johtaminen erilliset resurssit Yhtenäistäminen (ja automaatio) 2020 2023 Siirto yhtenäistettynä Hallinnon, johtamisen ja resurssien yhdistäminen Kaikki raportoivat uuteen yksikköön Uudet yhtenäiset toimintatavat Maakunnan toiminnan käynnistämisen aikataulu ja tapa ei mahdollista reittiä, jossa prosesseja ja toimintatapoja yhtenäistetään laajamittaisesti ennen toimintojen keskittämistä Yhtenäistämistä palveluissa tehdään siinä määrin kuin maakunnalle tehtäviä luovuttavat organisaatiot niin päättävät Suunnittelun ohjaavaksi periaatteeksi on tunnistettu polku, jossa ensin keskitetään nykyiset organisaatiot ja resurssit yhteisen hallinnon ja ohjauksen piiriin vuoteen 2020 mennessä Strategisen suunnittelun tehtävänä on tunnistaa ja ryhmitellä ne asiat, joissa siirto maakuntaan tehdään as is-periaatteen mukaan, ja asiat joissa yhtenäistäminen on mahdollista/välttämätöntä ennen siirtoa Toiminnan tehokkuuteen ja taloudellisuuteen tähtäävä kehittäminen toimintoja yhtenäistämällä alkaa täysipainoisesti maakunnan toiminnan käynnistyttyä vuonna 2020
Uusimaa 2019 hankekorit Muutosjohtajat Hanketoimisto Hankkeen sisäiset ohjausryhmät Siirtymävaiheen läpivienti Konserni, hallinta ja ohjausrakenne Back office-toiminnot Järjestämistoiminto Liikelaitos /liikelaitokset Uusimaa 2019 ICT-hanke
Hankekorit muodostettu maakunnan alustavan toiminnallisen rakenteen pohjalta Kyseessä ei ole organisaatiokaavio, mutta maakunnan toiminnot on tarkoitus rakentaa tämän rakenteen sisään vuoteen 2019 menneessä
Hankekori 1: Siirtymävaiheen läpivienti Muutos- ja hankejohtamiseen liittyvät tehtävät Hankekorin tehtävien avulla varmistetaan, että muiden hankekorien tehtävät etenevät yhdensuuntaisesti tuottaen tarvittavat lopputulokset toiminnan käynnistämisen kannalta oikeassa aikataulussa Hankekoriin kuuluu myös muiden hankekorien työn tukeminen esimerkiksi henkilöstösiirroissa, sopimussiirroissa ja omaisuuden siirroissa. Varsinainen siirtotyö tehdään muiden hankekorien toimesta Väliaikaishallinnon käynnistäminen kuuluu myös tämän hankekorin tehtäviin.
Hankekori 2: Konserni-, hallinto- ja ohjaustoiminnot Maakunnan konsernin toiminnan käynnistämiseen tarvittavat tehtävät. Maakunnan hallinto- ja ohjausrakenteen suunnittelu ja käynnistäminen Koko maakunnan toiminnallisen ja juridisen rakenteen suunnittelu (ylätaso) Suunnitelma eri toimintojen välille tarvittavista toiminta- ja palvelusopimuksista Esimerkkejä hankekorin tehtävistä ovat strategian luominen ja maakunnan luottamushenkilöhallinnon perustaminen
Hankekori 3: Back office -toimintojen luominen Tehtävät, jotka tarvitaan backoffice toimintojen käynnistämiseen (taloushallinto, henkilöstöhallinto, tietohallinto, viestintä ja osallisuus, jne.) Back-office toiminnot ovat kiinteästi sidoksissa muihin toimintoihin, sen vuoksi myös tehtävät, joilla varmistetaan, että yhteistyö muiden toimintojen kanssa on tarkoituksenmukaista Esimerkkejä hankekorin tehtävistä ovat back office -toimintojen suunnittelun perusteiden luominen ja back office -toimintojen johtamismallin määrittely
Hankekori 4: Järjestämistoimintojen rakentaminen Maakuntaan perustettavien järjestämistoimintojen käynnistämisen vaatimat tehtävät Järjestämistoiminnot vastaavat palvelujen yhdenvertaisesta saatavuudesta, palvelujen tarpeen määrittelemisestä, palvelujen laadun määrittelemisestä, tuottamistavasta, tuottamisen ohjaamisesta sekä viranomaisen toimivallan käyttämisestä Esimerkkejä hankekorin tehtävistä ovat järjestämistoimintojen suunnittelun perusteiden luominen, järjestämistoimintojen suunnittelu sekä järjestämistoimintojen käynnistäminen
Hankekori 5: Liikelaitosten muodostaminen Liikelaitosten toiminnan käynnistämisen vaatimat tehtävät Hankekoriin on luotu tehtävät SOTEja PELA-liikelaitosten toiminnan käynnistämiseen Väylä-liikelaitoksen perustamisesta ei vielä ole varmuutta varauduttu toistaiseksi vain otsikkotasolla SOTE-liikelaitoksen suunnitelma jaettu kolmeen osaan: 1) liikelaitoksen hallinto, ohjaus ja johtaminen, 2) erityistason ja 3) perustason palvelut sekä niiden keskinäinen integraatio PELA-liikelaitoksen suunnitelma koostuu kahdesta osasta: 1) hallinto, ohjaus ja johtaminen 2) palvelutuotannon käynnistäminen
Kesken Valmistelukokonaisuudet Hankkeen sisäiset toteutusvastuut Toteutus Konsernihallinto Konserniresurssit Järjestäminen Liikelaitos Kasvutoimiala Turvallisuus Lauri Tanner Markus Syrjänen Ilari Soosalu Markus Pauni Tero Manninen Eero Venäläinen Ohjausjärjestelmä Neuvottelut valtion kanssa Strategiaprosessi Markus Syrjänen Ilari Soosalu Outi Sonkeri Timo Martelius Talous Rahoitus Henkilöstö Lasse Lehtonen Timo Martelius Satu Koskela Teppo Heikkilä Leena Turpeinen Pirjo Marjamäki Matti Lyytikäinen Sopimustoiminta Viranomaistoiminta Pia Panhelainen Pirjo Laitinen- Parkkonen Mira Uunimäki Liikelaitoksen hallinto, ohjaus ja johtaminen Liikelaitoksen tuottamat erityistason palvelut Odottaa suunnitteluoletusten linjausta (11/2017) Kasvutoimiala Aluepolitiikka MAL Odottaa suunnitteluoletusten linjausta (11/2017) Turvallisuus Pelastus Demokratiapalvelu Viestintä Omistajaohjaus Tila Integraatio Liikelaitoksen tuottamat perustason palvelut Elinkeinopolitiikka EU-rahoitus Varautuminen Johtosäännöt Tuki- ja hallintopalvelut Osallisuus Liikelaitoksen sisäiset (in house) tukipalvelut Maakuntaidentiteetti Ympäristöth
Kesken Talvella 2017/2018 tuotettavat keskeiset materiaalit PP1: Poliittisten käsittelyjen pohjaksi PowerPoint: suunnittelun keskeiset lähtökohdat, olettamat ja ohjeet suunnittelulle (käsittely 3/2018). Tämä asiakirja sisältää poliittisen ohjauksen jatkovalmistelulle. PP2: Em. PowerPoint tiivistettynä ja täydennettynä keskeisillä linjauksilla (luonnos 5/2018; hyväksyntä 6/2018). Tämä asiakirja sisältää keskeiset linjaukset tulevalle maakunnalle valmistelluista ja valmisteltavista päätösluonnoksista. Mapit (luonnokset maakunnan päätettäväksi tulevista asiakirjoista); kussakin boldattuna vaihtoehtoisissa suunnitelmissa pääsuunnitelma, kursiivilla asiat joihin tarvitaan linjaus 6/2018). Nämä on vain tiedoksi, PP2:n taustamateriaalia. 1. Muutoksen tavoitetila/visio, muutostavoitteet ja strategia luonnos (käsittelyssä 11/2017) (sisältää HR-linjauksen) 2. Maakunnan konserni- ja ohjausrakenteet (ml. lautakunnat ja muu poliittinen ohjaus) 3. Järjestämissuunnitelma (palvelulupaus ja strategia, tuotantostrategia) 4. Liikelaitoksien perustamissuunnitelmat a) SOTE b) PeLa 5. Yhtiöittämisstrategia 6. Budjetti2020 sekä toiminta- ja taloussuunnitelma 2020-2023 Dokumenttien kattavuus/riittävyys valmistelun seuraavaa vaihetta ajatellen tarkistetaan vielä mm. hankekehikkoa vasten 7. ICT ylätason suunnitelma (kokonaisarkkitehtuuri, tiekartta järjestelmien yhtenäistämisestä, ict-toimintojen talous ja organisointi) 8. Viestintä- ja osallisuussuunnitelma (ml. Diverse Issues) 9. Back-office suunnitelma (pl. ICT) 10. Siirtosuunnitelma (ainakin HR, tilat, sopimukset ja vastuunsiirtosopimukset)
Seuraa valmistelua ja osallistu keskusteluun www.uusimaa2019.fi @Uusimaa2019 #Uusimaa2019