VAATIMUSMÄÄRITTELY Työasemahankinnat 2010 23.11.2009 RHL-DATA OY:N ASIAKKAIDEN TIETOKONEHANKINNAT 2010 1. TAUSTATIETOJA Riihimäen seudun aluedataverkon tietokonehankinnat 2010 RHL-Data Oy:n asiakkaat, joiden hankintoja tarjouspyyntö koskee Tarjouspyyntö koskee Riihimäen kaupungin, Hausjärven ja Lopen kuntien sekä Riihimäen seudun terveyskeskuksen kuntayhtymän työasemahankintoja. Kilpailutuksen perusteella laadittava sopimus Saatavien tarjousten pohjalta valittavan toimittajan on oltava valmis tekemään 1 - vuotinen sopimus. Varsinainen sopimusaika on 1.2.2010-31.1.2011. Sopimuksen lähtökohtana ovat tarjouksen mukaiset laitteistokokoonpanot ja hinnat. Sopimukseen liitetään kohta kokoonpanojen ja hintojen tarkistuksista sopimuskauden aikana. Hankittavien työasemien määrä on arviolta 300 kpl sopimusaikana. Arvio ei ole sitova. Sopimukseen sisällytetään ehto, joka mahdollistaa yksittäisissä tapauksissa tietyn hankinnan kilpailuttamisen erikseen sekä ehto, joka mahdollistaa tietyn työasemaan liittyvän osan, esim. näytön, hankkimisen erikseen, jos toimitus muuten viivästyisi tai sovitun tyyppistä ja tasoista osaa ei enää olisi toimittajalta saatavissa. 2. TARJOTTAVAN TOIMITUKSEN SISÄLTÖ 2.1 Toimituksen jaottelu Toimitus kohdistuu seuraaviin asioihin: 1. Perustyöasemat 2. Näytöt 3. Takuu ja siihen liittyvät huoltotoimet 4. Asennus- ja toimituspalvelut Työasematoimitukseen kuuluu RHL-Datan valitsemalla tavalla työaseman lisäksi työaseman esiasennus perusohjelmistoineen, työaseman toimitus käyttökuntoon asennettuna käyttäjän työpisteeseen, kolmen vuoden onsite-takuu ja lisäksi tarvittaessa korvattavan työaseman käytöstä poistamiseen liittyvät tehtävät.! " # $ % &!! # " " ' ( ) * +, - ). / 0 0 ) ) ) 1! ). ). 2 3
2.2 Takuu ja siihen liittyvät huoltotoimet Työasemat ja niiden takuukorjaukset Laitteilla pitää olla vähintään 36 kk:n onsite-takuu. Onsite-takuulla tarkoitamme paikan päällä asiakkaan tiloissa tapahtuvaa korjauspalvelua tai yksittäistapauksissa (jos vika ei ole paikan päällä korjattavissa) ainakin vikaselvityksen ja korjauspalvelun aloittamista. Takuukorjauksen toimitusaika saa olla enintään yksi työpäivä (= 8 tuntia työaikaa klo 8 16). Onsite-takuun käytännön järjestelyt pitää esittää tarjouksessa palvelukuvauksena. Onsite-takuun pitää sisältyä tarjouksessa ilmoitettuun työaseman hintaan. Toimitetun laitteen takuun pitää olla voimassa ilman RHL-Datan tai käyttäjän (postitus-, rekisteröinti- tai muita vastaavia) toimenpiteitä. Näytöt ja niiden takuukorjaukset Näyttöjen takuuseen ei edellytetä sisältyvän korjausta paikan päällä, se sijaan takuuseen pitää sisältyä nouto-palautus-palvelu ja vaihtolaite. Takuun keston pitää olla vähintään 36 kk. Takuupalvelun toimitusaika saa olla enintään yksi työpäivä. Takuun palveluineen pitää sisältyä tarjouksessa ilmoitettuun näytön hintaan. Toimitetun laitteen takuun pitää olla voimassa ilman RHL-Datan tai käyttäjän (postitus-, rekisteröinti- tai muita vastaavia) toimenpiteitä. Näyttöjen takuuhuoltoon toimittaminen pitää tapahtua laitetoimittajan puolesta ilman RHL-Datan tai käyttäjän postitus-, kuljetus- tai muita vastaavia toimenpiteitä. Jos edellä mainitut asiat puuttuvat tarjouksesta, tarjous hylätään puutteellisena. 2.3 Asennus- ja toimituspalvelut Kaikkiin työasemiin pitää sisältyä työaseman esiasennus RHL-Datan määrittelemällä tavalla. Asennuspaketin RHL-Data toimittaa toimittajan käyttöön sovittavalla tavalla; käytäntönä on ollut, että RHL-Datan henkilöstö tekee mallikoneen, jonka kiintolevy toimitetaan toimittajalla. Asennuspaketin, imagen tekemisestä toimitetusta kiintolevystä ei saa osoittaa erillistä maksua. Asennuspaketin (image) pitää olla siinä muodossa, että RHL-Datan henkilöstö pystyy sen itse asentamaan tarvittaessa työasemaan (mediana USB-muistitikku). Lisäksi arvostamme (kohta 1., 2. ja 3. tarjouspyynnössä) seuraavia: - työasemat nimetään esiasennusvaiheessa tarralla toimittajan toimesta - Microsoftin -aitoustodistus suojataan ilkivallalta. - toimitetuista laitteesta laiteraportti, joka sisältää ainakin seuraavat tiedot; työaseman nimen, verkkokortin fyysisen osoitteen (mac-osoite), käyttöjärjestelmän aitoustodistuksen lisenssikoodi Sivu 2 (8)
Toimitusvaihtoehdot 1 Toimituspalvelu: Laite toimitetaan alkuperäisessä pakkauksessa ilmoitettuun toimitusosoitteeseen. 2 Asennuspalvelu: Laite toimitetaan ilmoitettuun toimitusosoitteeseen pakkauksesta purettuna ja pakkaus pois vietynä sekä laite valmiiksi asennettuna myöhemmin tapahtuvaa käyttöönottoa varten. 3 Käyttöönottopalvelu: Laite toimitetaan toimitusosoitteeseen ja asennetaan käyttäjän työpöydälle. Toimitukseen työpöydälle sisältyy käyttökuntoon asentaminen, verkkoon liittäminen ja perustoiminnan testaus sekä pakkauslaatikoiden yms. materiaalin pois vienti. Käyttöönottopalvelusta on esitettävä kuvaus, josta ilmenee palvelun sisältö vasteaikoineen ja toimitusehtoineen sekä kuka tosiasiallisesti asennuksen suorittaa (mahdollinen alihankinta). Toimitusvaihtoehdot, jotka pitää hinnoitella seuraavasti: Toimituspalvelu: Yhteen osoitteeseen samalla kerralla toimitetuista 1 5 laitteesta saa periä yhden toimituspalvelun maksun, minkä lisäksi saa periä yhden toimitusmaksun jokaiselta alkavalta viiden laitteen määrältä, jos määrä ylittää viisi laitetta. Toimituspalvelun hinnan pitää olla kiinteä riippumatta siitä, mihin hankintayksiköiden toimipaikoista laitteet Riihimäen seutukunnan kunnissa toimitetaan. Asennuspalvelu pitää hinnoitella erikseen ja laitekohtaisena lisämaksuna toimituspalvelulle. Käyttöönottopalvelu pitää hinnoitella erikseen ja laitekohtaisena lisämaksuna toimituspalvelulle. Vertailussa käytetään yksittäisen laitteen toimituspalvelun ja käyttöönottopalvelun yhteishintaa. Toimitus voidaan tilata myös ilman esiasennusta tai muulla erikseen sovittavalla tavalla, jolloin toimitusmaksua ei makseta. Arvostamme (kohta 4. tarjouspyynnössä) nopeata toimitusaikaa erityisesti pikatoimitusta, jolla tarkoitamme 1-5 työaseman toimitusta tarvittaessa yhden työpäivän toimitusajalla, ilman lisämaksua. 3. LAITTEIDEN SISÄLTÖ JA RAKENNE 3.1 Työasemat 3.1.1 Perustyöaseman keskusyksiköt Perustyöasemalla tarkoitetaan tietokonetta, jossa toimivat Riihimäen seudun aluedataverkon työasemissa yleisesti käytettävät sovellukset. Mikäli toimittaja epäilee sopivuutta käytössä olevaan käyttöympäristöön on toimittajan vastuulla selvittää yhteensopivuus. RHL-Data:lta saa tarvittaessa tiedot käytettävistä sovelluksista. Sivu 3 (8)
Vuoden 2009 lopulla hankitut laitteet täyttävät sovellustoimittajien yhteensopivuusvaateet ja ovat alla esitettyä tasoa; tarjotut laitteet eivät saa olla heikompitasoisia suorituskyvyn, laadun tai käyttötarkoitukseen sopivuuden suhteen. Prosessori Kiintolevy Näytönohjain Verkkokortti Äänikortti Käyttöjärjestelmä Näppäimistö Hiiri DVD-asema Kotelo Intel Pentium E5300 160 Gt SATA Integroitu 100/1000 Mbit/s integroitu Windows XP Pro FI (Vista-lisenssillä) standard keyboard (skandinaavinen merkistö, qwerty) (merkki ja malli mainittava) optinen rullahiiri (merkki ja malli mainittava) DVD-rw laitetta pitää pystyä käyttämään vaaka- ja pysty asentoon sijoitettuna. Edellisten lisäksi uusina ominaisuuksina laitteissa pitää olla: Prosessori Keskusmuistia Käyttöjärjestelmä USB-liitännät Kotelo Prosessorin pitää tukea 64 bittistä (x64) käyttöjärjestelmää sekä XP tilaa (mode) Windows 7 käyttöjärjestelmässä 4 Gt DDR3 muistia Asennettuna Windows XP fi ja lisenssi Windows 7 fi asennusta varten 10 x USB 2.0 (4 edessä, 6 takana) kaikki USB-liitännät pitää olla kytkettyjä ja käyttövalmiita. kotelon koko enintään 385x385x195 mm Lisäksi vaadimme, että laitteella on pitkä elinkaari, vähintään 12 kk, ja tarjottu laite on elinkaaren alkuvaiheessa, toimitusten alkamisesta enintään 6 kk. RoadMap on liitettävä tarjoukseen. Prosessorin pitää tukea laitteiden etähallintaa varten käytössä olevaa MS System Center ohjelmistoa, jolloin etähallinnalla pitää olla mahdollista etäsammuttaa ja käynnistää työasemia sekä inventoida niitä. Työaseman ja hallintakonsolin välinen yhteys pitää toimia salatusti. Tarjotussa laitteessa pitää olla yksilöllinen sarjanumero BIOS:issa, josta se voidaan ohjelmallisesti lukea (skannata). Tarjottuun laitteeseen pitää liittyä maksuton ohjelmisto, jolla voidaan hoitaa keskitetysti BIOS -päivitykset. Nykyisillä HP-merkkisillä laitteilla kyseinen on HP Client Manager ohjelmisto. Sivu 4 (8)
3.1.2 Näytöt Vuoden 2009 lopulla hankitut laitteet ovat seuraavan tasoisia; tarjotut laitteet eivät saa olla heikompi tasoisia suorituskyvyn, laadun tai sopivuuden käyttötarkoituksen suhteen. 19 LCD-näyttö (Wide) optimiresoluutio 1440 x 900 (enintään 1680 x 1050) Näytöissä on kaiuttimet. 3.2 Tarjoajan referenssit ja toimintatavat Olemme tottuneet hyvin toimiviin toimitus- ja ylläpitopalveluihin ja nopeisiin hallinta-, ylläpito- ja korjauspalveluihin ongelmatilanteissa, joten haluamme varmistua, että tarjoajalla on mahdollisuudet vastaaviin palveluihin. Tästä syytä edellytämme, että tarjoukseen sisällytetään tarjoajan muutama edustava referenssikohde. Pyydämme kuvaamaan toimintatavan niissä ja selvityksen erityisesti toimittajan omien henkilöiden läsnäolon ja yhteistyökumppaneiden osalta. Edellytämme sisällyttämään tarjoukseen kuvauksen yrityksestä ja henkilökunnasta (lukumäärä/toimipiste yms). Sivu 5 (8)
3.3 Yhteenveto/tarkistus vaatimusten täyttämisestä Alla oleva taulukko on ehdottomasti toimitettava täytettynä tarjouksen liitteenä. 3.3.1 Perustyöaseman laitevaatimukset: Tarjotut laitteet ovat ominaisuuksiltaan vähintään yhtä hyviä kuin vuonna 2009 hankitut laitteet. Keskusmuistia vähintään 4 Gt Kiintolevy vähintään 160 Gt Käyttöjärjestelmäksi voi asentaa Windows XP Pro Fi ja lisenssin pitää mahdollistaa Windows 7 Fi asennus ja käyttö Prosessori tukee 64 bittistä (x64) käyttöjärjestelmää sekä XP tilaa Windows 7 DVD-asema on DVD-rw USB-liittimet on sijoitettu kotelon etuja takaosaan ja määrä on vaadittu Kotelon mitat enintään 385x385x195 mm Laitteen elinkaari on vähintään 12 kk ja laite on elinkaarensa alku puolella Laitteen Road Map on liitetty tarjoukseen Prosessori tukee etähallintaa MS System Center ohjelmistolla. Työaseman ja hallintakonsolin välinen yhteys toimii salatusti. Tarjotussa laitteessa on yksilöllinen sarjanumero BIOS:issa, josta se voidaan ohjelmallisesti lukea. Tarjottuun laitteeseen liittyy maksuton ohjelmisto, jolla voidaan hoitaa keskitetysti BIOS -päivitykset. Kyllä / ei kirjoita tähän sarakkeeseen kyllä tai ei Huomautus/selvitys 3.1.2 Näyttöjen laitevaatimukset: Kyllä / ei Huomautus/selitys Tarjottujen näyttöjen ominaisuudet ovat vähintään yhtä hyviä kuin vuonna 2009 hankituissa laitteissa Näyttöala on vähintään 19 ja vähintään LCD-näyttö (Wide) Optimiresoluutio on 1440x900 Näytöissä on kaiuttimet Sivu 6 (8)
3.1.3 Takuu ja siihen liittyvät huoltotoimet, ehdottomat vaatimukset: Laitteiden onsite-takuu on vähintään 36 kk yhden työpäivän toimitusajalla Onsite -takuun käytännön palvelukuvaus on liitettynä Toimitettujen laitteiden takuu on voimassa ilman RHL-Datan tai käyttäjän postitus-, rekisteröinti- tai muita vastaavia toimenpiteitä. Näyttöjen takuuseen pitää sisältyä nouto-palautus ja vaihtolaite palvelut Onsite -takuun hinta sisältyy työaseman sekä näytön hintaan 3.1.4 Asennus- ja toimituspalvelut Kaikki työasemat sisältävät työaseman esiasennuksen RHL-Datan määrittelemällä tavalla. Asennuspaketin tekeminen on maksuton. Asennuspaketti (image) on siinä muodossa, että RHL-Datan henkilöstö pystyy sen itse asentamaan tarvittaessa työasemaan (mediana USBmuistitikku). Toimituspalvelu on hinnoiteltu vaaditulla tavalla. Asennuspalvelu on hinnoiteltu vaaditulla tavalla. Käyttöönottopalvelu on hinnoiteltu vaaditulla tavalla. Käyttöönottopalvelunkuvaus on esitetty vaaditulla tavalla. 3.1.5 Tarjoajan referenssit ja toimintatapa Referenssiluettelo on liitteenä Kuvaus tarjoajasta on liitteenä Muut ehdot: (Vaatimuksia tarjouspyynnöstä) Sopimuskausi on 1.2.2010 31.1.2011 Toimitusaika on enintään 14 pv tilauksesta Maksuehto ja laskutuskäytäntö ovat tarjouspyynnön vaatimukset täyttävä Tarjous, sopimus ja palvelut ovat suomenkielisiä Kyllä / ei Huomautus/selitys Sivu 7 (8)
Hinnat ovat kiinteitä yksikköhintoja sopimuskaudelle Hintaliite on liitetty tarjoukseen Selvitys käytettävistä alihankkijoista on liitetty tarjoukseen tai alihankkijoita ei käytetä Kaikki tarjouspyynnössä vaaditut asiat sisältyvät tarjousasiakirjaan Tarjouksen antaja hyväksyy tarjouspyynnössä mainitut ehdot Tarjous on voimassa 31.1.2010 saakka Jos jossakin edellä olevan taulukon kohdista on vastauksena Ei tai tyhjä lukuun ottamatta kohtaa käytettävistä alihankkijoista, niin ehdottomat vaatimukset eivät toteudu ja tarjous katsotaan puutteelliseksi ja se hylätään. Tarjouksen on siis täytettävä edellä olevan taulukon kaikki vaatimukset sekä kaikki muut tarjouspyynnössä ja vaatimusmäärittelyssä esitetyt vaatimukset. 3.4 Yhteenveto/tarkistus lisäpisteitä tuottavista asioista Alla oleva taulukko on ehdottomasti toimitettava tarjouksen liitteenä. 3.4 Lisäpisteitä tuottavat asiat Kyllä / ei Huomautus/selitys Laitteet nimetään ja varustetaan nimitarralla esiasennusvaiheessa Microsoftin aitoustodistus suojataan ilkivallalta Laitteiden mukana toimitetaan toimituskohtainen vaaditun sisältöinen laiteraportti 1-5 työasemaa on tarvittaessa toimitettavissa yhden työpäivän toimitusajalla. Sivu 8 (8)