Microsoft PowerPoint 2010 EDISTYNYT KÄYTTÖ Kari J Keinonen Kari J Keinonen 1
Käyttöoikeustiedot Ornanet Koulutuksen e-kirjat Apu- ja harjoitustiedostot PowerPoint 2010 Tämän e-kirjan sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsittelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. E-kirjan tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. E-kirjan ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. E-kirjaa ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. E-kirjan hankkijalla (käyttöoikeuden haltijalla) ei ole oikeutta muodostaa kirjasta tai sen osista uutta e-kirjaa. E-kirjasta löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä kirjan tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. E-kirjan hankkijalle (organisaatio) luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa jakelemaan kirjat yhteisön suljetussa, käyttäjätunnuksilla rajoitetussa verkossa. Jakelu on sallittu käyttöoikeuden piiriin kuuluville työntekijöille ja oppilaitoksissa työntekijöille sekä opiskelijoille. E-kirjaa ei saa jaella julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Käyttöoikeuden haltijayhteisö voi jakaa e-kirjaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. E- kirja voidaan myös tulostaa tai kopioida heille. Jokainen opiskelija ja työntekijä saa kopioida ja tulostaa tästä e-kirjasta kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen ja taiton suunnittelu Urpo Jalava Copyright Kari J Keinonen - Ornanet Koulutus. ISBN 978-952-5753-56-1 Olemme tuottaneet seuraavia e-kirjoja tietojenkäsittelystä sekä englanninkielisistä että suomenkielisistä ohjelmista kaapatuin kuvin: Windows Vista - Käytön perusteet Windows 7 - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ohjelmista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ohjelmista - Edistynyt käyttö Microsoft Project 2007 ja 2010 - Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1 tai 9.0) (SF kuvin) Tutustu e-kirjojen sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Edulliset e-kirjojen yksittäiskappaleet voit hankkia elibriksestä: Napsauttamalla tätä linkkiä! Löydät Office 2010 e-kirjojen aputiedostot pakattuna osoitteesta: http://ornanet-koulutus.fi/secure/apu-2010-tiedostot.zip Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän e-kirjaan liittyvät tiedostot löydät PowerPoint-2010-ab-s-aputiedostot -kansiosta. Kari J Keinonen 2
Sisällysluettelo PowerPoint 2010 Käyttöoikeustiedot... 2 Ornanet Koulutuksen e-kirjat...2 Apu- ja harjoitustiedostot...2 Sisällysluettelo... 3 Johdanto... 8 Mikä on PowerPoint?...9 Mitä on esitysgrafiikka?...9 Esityksen tuottamisperiaate... 10 Esitysgrafiikka kuvana... 11 Millainen on hyvä esitys?... 12 Miten suunnittelet esityksen?... 12 Ota esitys hallintaasi... 15 Esiintymistaito... 15 Esittäminen PowerPointilla... 16 Videotykki... 17 Miten arvioit esitystä?... 18 Ohjelman käyttäminen... 19 Ohjelman avaaminen... 19 Ohjelman lopettaminen... 20 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä... 21 Ikkunan pääosat ja toiminnot... 22 Valintanauha ja välilehdet... 24 Valintaikkunat... 28 Valikoimat... 29 Reaaliaikainen esikatselu... 30 Pikavalikko ja pikavalikoima... 31 Näkymät... 32 Normaali (Normal) -näkymä... 32 Muistiinpanosivu (Notes Page) -näkymä... 35 Jäsennys (Outline)-näkymä... 36 Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymä... 38 Lukunäkymä (Reading View)... 39 Diaesitys (Slide Show) -näkymä... 40 Kalvojen selaaminen esityksen aikana... 41 Tiedoston luominen... 42 Uusi esitys... 42 Tiedoston avaaminen... 43 Avaa aiemmin luotu esitys mallina... 44 Liikkuminen avoimien ohjelmien välillä... 45 Tiedoston sulkeminen... 45 Tulostus... 46 Esikatselu (Print Preview)... 46 Tulostaminen (Print)... 46 Tulostimen ominaisuudet... 48 Tulostuksen asetukset... 49 Kari J Keinonen 3
Tallennus (Save)... 50 Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon... 51 Tallennus PowerPoint-diaesitykseksi... 52 Tallennus CD-paketiksi... 53 Tallennus RTF- ja PDF-muotoon... 56 Tallennus kuvatiedostoon... 57 Sisällön tuottaminen... 58 Tärkeää kirjoitettaessa... 58 Erikoismerkit... 58 Merkistö (Character Map)... 59 Luettelomerkit... 60 Tekstin valitseminen... 62 Paikkamerkin varjostus... 63 Tekstin poistaminen ja korvaaminen... 63 Ylä- ja alatunnisteen luominen... 64 Oikeinkirjoitus... 65 Tavutus... 65 Oikeinkirjoituksen tarkistus kirjoitettaessa... 65 Koko esityksen tarkistus... 66 Oikeinkirjoituksen asetukset... 67 Automaattisen korjauksen asetukset... 68 Synonyymisanasto... 71 Tekstin muotoileminen... 72 Kirjasinten muotoilu... 72 Kappaleiden muotoilu... 73 Sisennysten asettaminen... 73 Miten esityksen kappale sisennetään?... 73 Tasauksen asettaminen... 73 Sarkainten asettaminen... 74 Palstat... 75 Palstan luominen... 75 Rivi- ja kappaleväli... 76 Muotoilujen kopioiminen muotoilusiveltimellä... 77 Muotoilun poistaminen... 77 Kumoa - Toista toiminnot... 78 Kumoa (Undo)... 78 Tee uudelleen (Redo)... 78 Toista (Repeat)... 78 Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot... 79 Office Leikepöytä... 79 Kopioiminen (Copy)... 80 Leikkaaminen (Cut)... 80 Liittäminen eli sijoittaminen (Paste)... 81 Kari J Keinonen 4
Etsi - Korvaa toiminnot... 82 Etsi (Find)... 82 Korvaa (Replace)... 83 Korvaa fontit... 83 Valinta (Select)... 84 Teemat... 85 Perustyylin luominen... 86 Mikä on perustyyli?... 86 Perustyylin luonti... 86 Miten perustyyliä muokataan?... 86 Perustyylin käyttäminen... 91 Perustyylin taustan ohittaminen kalvolla... 92 Objektien käyttäminen esityksessä... 93 Valokuvat... 93 Valokuvan muokkaaminen... 94 Kuvien pakkaaminen... 96 ClipArt-kuvan lisääminen... 97 Piirto-objektin muokkaaminen... 98 Viivakuvan osien piilottaminen... 99 Piirrettyjen muotojen tuottaminen... 100 Kuvaobjektin piirtäminen... 101 Muodon ominaisuudet... 103 Kuvaobjektien käsittely... 104 Usean kuvaobjektin käsittely... 112 WordArt-kuvien tuottaminen... 115 Matemaattisten kaavojen tuottaminen... 117 Taulukot... 118 Taulukon luominen... 118 Taulukon muokkaaminen... 119 Taulukon muuntaminen kuvaksi... 119 Taulukon poistaminen... 119 Laskentataulukon luominen... 120 Kaavioiden tuottaminen... 122 Kaavion muokkaaminen... 124 Kaavion muuntaminen kuvaksi... 128 Kaavion poistaminen... 128 SmartArt-kuvien tuottaminen... 129 Organisaatiokaavio... 130 Internet-sivun objektien käyttäminen... 132 Multimediaelementit... 133 Äänet esityksessä... 133 Videokuva esityksessä... 134 Animaatiot... 135 Kalvojen vaihtuminen... 135 Kaavion animaatiot... 136 Mukautetut animaatiot... 138 Kalvosisällön esitysjärjestys... 142 Ajastus... 143 Ajastuksen tekeminen... 143 Jatkuva esitys... 144 Kari J Keinonen 5
Pitkät esitykset... 145 Yhteenvetodia... 145 Kommentti... 145 Tekstitiedon tuominen... 146 Dian tuominen toisesta esityksestä... 147 Kahden esityksen yhdistäminen... 148 Esityksen ja kuvien tiedostokoon pienentäminen... 149 Mukautetut esitykset... 150 Mukautetun esityksen luominen... 150 Mukautetun esityksen muokkaaminen... 151 Mukautetun esityksen näyttäminen... 152 Linkit... 153 Toimintopainikkeet (Action Buttons)... 153 Toimintopainikkeiden luominen, toiminto valmiina... 153 Toimintopainikkeiden luominen, toiminnon määrittely... 155 Hyperlinkit... 156 Hyperlinkin luominen Internet-sivulle... 156 Hyperlinkki sähköpostiosoitteeseen... 157 Linkin värin vaihtaminen... 158 Mallit... 159 Mikä tällainen malli on?... 159 Miksi malli?... 159 Missä mallia käytetään?... 159 Esitysmallin luominen... 160 Mallin tallentaminen... 161 Mallin käyttäminen... 162 Uusi esitys mallia käyttäen... 162 Mallin muuttaminen... 163 PDF-muunnos... 164 Mikä on PDF-tiedosto?... 164 PDF-tiedoston tuottaminen... 165 PDF-tiedostoksi tulostaminen PowerPoint-ohjelmasta... 165 PDF-tiedostoksi julkaiseminen... 168 Meta- ja tunnistetiedot... 170 Makrot... 171 Suojausasetukset... 171 Esityksen suojaus... 172 Kari J Keinonen 6
Asetukset... 173 Asetuksiin vaikuttaminen... 173 Ohjelmistotason asetukset... 173 Ohjelman oletusasetukset... 174 Tiedostoasetukset... 174 Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen... 175 PowerPointin asetukset... 175 Valintanauhan mukauttaminen... 176 Pikatyökalurivin mukauttaminen... 177 Ohjelman oletustallennusmuodon muuttaminen... 178 Näytön zoomaaminen... 178 Tilarivin mukauttaminen... 180 Tiedostoasetusten mukauttaminen... 181 Ohjelmien yhteiskäyttö... 182 Eri tallennusmuotojen avaaminen... 182 Eri tallennusmuotoon tallentaminen... 182 Esityksen vieminen muihin ohjelmiin... 183 Yhteiskäyttö... 185 Tiedon upottaminen... 185 Tiedon linkitys... 185 PowerPoint tiedostojen linkitys... 185 Linkitys muiden ohjelmien tiedostoihin... 187 Ohje-toiminto... 188 Hakemisto... 189 Kari J Keinonen 7
Johdanto!!!! Kädessäsi on PowerPoint-koulutuksen opintomateriaali. Tämä e-kirja on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. E-kirjaa käyttäen voit kerrata PowerPointin käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi äärellä tätä e-kirjaa. E-kirja on suunniteltu 35-60 oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempiäkin kursseja. Punaisella huutomerkillä (kuva vasemmalla) on tähän e-kirjaan merkitty kaikki todella tärkeät asiat jotka sinun tulee omaksua. Sinisellä on korostettu joitain huomautuksia, toimivia linkkejä ja hyperlinkkejä. Ennen PowerPointin opiskelua sinun on syytä perehtyä Windowsin perusteisiin. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on tärkeätä. Opiskellessasi PowerPointin käyttöä etsi tekstistä keskeisiä asioita ja kirjaa ne muistiin. Tämä e-kirja on tehty "kulumaan" käytössä. Tietokoneella kalvojen laatiminen ei vastaa tusseilla ja kalvoarkeilla toteutettavaa kalvojen piirtämistä! Esitysgrafiikkaohjelmalla on paljon helpompi muokata, lisätä, kopioida, poistaa ja jäsentää sisältöä tai korjata virheitä kuin kalvoilla. Opiskellessasi PowerPointia pyri siihen että opit PowerPointin perusteet (sivu 11) ja saat kunnollisen kokonaiskuvan (sivu 10) ohjelman toiminnasta. Aseta tavoite oppimisellesi. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet -sivuihin perusteellisesti. PowerPoint -koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Huomaa, että oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös Sinusta itsestäsi. Istu ja tutki PowerPointia. Työskentele ohjelman avulla, niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän e-kirjan avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja. Näistä työtavoista luot vähitellen oman työskentelykäytäntösi. PowerPoint on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari J Keinonen Kari J Keinonen 8
Mikä on PowerPoint? PowerPoint on esitysgrafiikkaohjelma jolla voit laatia kaikki itsellesi ja työyhteisöllesi tarpeelliset esityskokonaisuudet. Käytä kuvia esityksissä, ne vahvistavat puhuttua ja kirjoitettua kieltä. PowerPointissa sinun on mahdollista käyttää valmiita valokuvia, viivapiirroksia ja piirtää kuvia. Laadukkaan esityksen tuottamista helpottavia lisätoimintoja ovat myös oikoluku, taulukko-ominaisuus, mallit sekä WordArt, SmartArt ja ClipArt -grafiikka. Lisäksi PowerPointissa on oma makrojen ohjelmointikieli VBA. Mitä on esitysgrafiikka? Esitysgrafiikalla tarkoitetaan julkaisuja joissa sanallinen viestintä on tiivistettyä ja graafisia objekteja käytetään paljon. Esitysgrafiikka PowerPointilla on esitystä tukevien materiaalien tuottamista, muotoilemista ja esittämistä. Esitysgrafiikkaohjelma on parhaimmillaan kun tuotat usein toistuvia kalvosarjoja tai piirroksia. Kirjoittaminen ja kuvien laatiminen tapahtuu työarkille eli -pohjalle. Työarkki muistuttaa kalvoa ja tätä pohjaa käytät kuin kalvoa. Usean sivun esityskokonaisuus syntyy kun yhdistät erilaisia tietojoukkoja kuten tekstiä, kuvia tai taulukoita ja tallennat ne lopuksi tiedostona. Tulostettujen kalvojen esittäminen voi tapahtua piirtoheittimellä. Nykyisin useimmat esitykset esitetään sähköisillä apuvälineillä kuten mikrotietokoneella ja videotykillä tai televisioruudulla. Kari J Keinonen 9
Esityksen tuottamisperiaate PowerPointissa yhtä esityskalvoa kutsutaan diaksi, tässä e-kirjassa useimmiten kalvoksi. Esitysgrafiikkaohjelmalla luot kalvosarjan tarpeeseen. Kalvoille syötät tekstiä tai tuot valmista tekstiä muista tiedostoista. Muokkaat ja muotoilet tekstiä sekä jäsennät kirjoitetun tekstin haluamaasi järjestykseen. Aiemmin kirjoittamaasi tekstiä et kirjoita uudelleen, vaan kopioit sen uudelle kalvolle tai kalvosarjaan. Kuva 1 PowerPoint elementit! Kuvassa näet PowerPoint-objektit joilla toimiva esitys syntyy. Aluksi tuotat rakennusosat; merkit joista muodostuu sanoja, sanoista muodostuu virkkeitä ja niistä kokonaisia kalvoja. Sitten jäsennät tekstin rakenteen oikeaan järjestykseen, hierarkkisesti oikeille otsikkotasoille, helppolukuiseksi ja muotoilet selkeän ulkoasun. Lopuksi rakennat esitykseen tarvittavan automaation (makrot, aliohjelmat, toimintopainikkeet ja hyperlinkit) ja liität esitykseen kuvat. Kari J Keinonen 10
Esitysgrafiikka kuvana Kuva 2 Esityksen tuottamisen orientaatio! Kuvassa näet PowerPointin käytön kokonaiskuvan (orientaation). Esityksen tuottaminen tapahtuu kuvassa ylhäältä alaspäin. Kari J Keinonen 11
Millainen on hyvä esitys? Miten suunnittelet esityksen? PowerPoint 2010 Sinua on pyydetty esittämään esitys jostain aiheesta. Tehtävän sait koska esitettävä asia on sinulle tuttu ja sinulla on siitä enemmän tietoa kuin useimmilla muilla. Esityksen pitäminen on siis kunnia-asia, hoida se kunniakkaasti. Esitystä kannattelee kolme tukipilaria; suunnittelu ja testaus, asian hallinta ja arviointi. Suunnittelu on kunnollisten esitysten edellytys. Testaus tarkoittaa tässä esityksen testaamista etukäteen ajankäytön ja esityksen toimivuuden osalta. Esityksen hallintaa auttaa huolellinen suunnittelu. Hallintaa on rauhalliset ja vakuuttavat työmenetelmät sekä asian hallinta, asiantuntijuus. Arviointi tapahtuu saadun palautteen pohjalta. Arviointi on apuväline seuraavan esityksen kehittämisessä. Selvitä aluksi tarkemmin esityksen aihe ja esitykselle asetetut rajaukset. Hyvä esitys on suunniteltu kuulijoilleen, selvitä siis kuulijakuntasi. Tutustu esityspaikkaan ja esitettävään asiaan. Huolellinen suunnittelu ja tutustuminen esitykseen vaikuttaviin seikkoihin helpottavat esityksen pitämistä. PowerPointilla tekemäsi esityskokonaisuus on esityksesi oleellinen osa jos esityksen voi pitää tietokoneella. PowerPoint-esityksesi runkona ovat diat, kalvot. Hyvin laaditut kalvot tukevat esitystäsi ja sinua, saat itsellesi punaisen langan. Esityksen pitäminen on aina aloitusaikaan sidottu. Laadi esitys hyvissä ajoissa ennen sovittua alkamisajankohtaa. Esityksesi pituus on myös aina sovittu ja tuossa ajassa sinun on pysyttävä. Tila Selvitä ennakkoon esityspaikan olosuhteet, käytettävissä olevat laitteet ja niihin asennetut ohjelmat sekä ohjelmien versiot. Onko esitystila auditorio vai tavallinen huone, miten suuri tila on ja minkälainen akustiikka siellä on? Näihin kysymyksiin saat vastauksen vain käymällä paikalla ja tutustumalla luokkaan. Samalla voit tutustua käytettäväksesi tarkoitettuihin laitteisiin. Selvitä millainen on tilan valaistus, ilmastointi ja miten niitä säädetään. Valaistus vaikuttaa kalvojen taustaväritykseen. Suositukseni on valkoinen (vaalea) kalvopohja ja musta kirjasin. Ilmastointi taas vaikuttaa kuulijoiden oleskelumukavuuteen, etenkin oikeain tehdyt säädöt. Vetoinen, liian kylmä tai kuuma kokoustila tyhjenee nopeasti eikä sinulla pian ole kuulijoita. Tilan kalusteet ja laitteet kannattaa katsastaa. Suuressa tilassa pitää olla toimivat äänentoistolaitteet. Selvitä itsellesi miten niitä käytetään. Kari J Keinonen 12
! Laitteet Et voi pitää esitystä PowerPointilla ellei esityspaikalla ole oikeita laitteita - tai ellet niitä itse paikalle kanna. Suuressa tilassa tarvitset enemmän apuvälineitä kuin pienessä. Useimmissa esitystiloissa on valmiina tietokone ja videotykki, mutta hieman harvinaisemmaksi on tullut piirtoheitin. Tietokoneessa tulee olla oikea käyttöjärjestelmä ja sopivat ohjelmat jotta se toimii ja palvelee esitystäsi. Tietokoneessa tulee olla joko CD-asema, levykeasema tai USB-portteja jotta voit kopioida esityksesi laitteelle. Laitteessa on hyvä olla Internet-yhteys, sitä saatat tarvita milloin hyvänsä. Kun Internet-yhteys on ja toimii voit ladata esityskalvot joltain serveriltä tai omasta sähköpostistasi. Esitys kannattaa tallentaa aina CD-paketiksi (lisätietoa aiemmin) ja pariin muuhun tallennusmuotoon. Näin esitys ei jää pitämättä tarvittavien ohjelmien puuttumisen vuoksi. Tallenna esityksesi kahdelle eri medialle, polta CD-levylle ja/tai kopioi levykkeelle ja/tai USB-muistitikulle. Voit myös lähettää esityksen ennakkoon omaan ja/tai tilaajan edustajan sähköpostiin näin tiedosto on paikan päällä saatavissa. Voit kuljettaa esitystilanteisiin mukana omaa kannettavaa tietokonettasi ja kevyttä videotykkiä. Muista kuitenkin että suureen tilaan kevyt ja edullinen videotykki ei riitä, sen valoteho riittää vain pieniin tiloihin. Kuulijat Selvitä esityksen tilaajalta ketkä ovat kuulijoinasi, millainen asiantuntemus heillä on, mitä sukupuolta he edustavat ja mikä on kuulijakunnan ikärakenne. Näillä kaikilla seikoilla on merkitystä niin esityksen sisällön kuin esityksen pitämisenkin yhteydessä. Iäkkäämmät ja vähemmän asiaasi osaavat kuuntelevat sujuvammin esitystä jossa on vähemmän ammattislangia ja asiat selvitetään perusteellisemmin. Yleensä yleisö oppii parhaiten kuvista, piirroksista ja kaavioista - laadi esitykseesi riittävästi kuvia. Yleisön kulttuurinen tausta vaikuttaa siihen mitä voit sanoa, miten voit sen sanoa ja millä väreillä voit esittää asiat kalvoilla. Kulttuuri määrää jo kielen jolla sinun tulee pitää esityksesi. Yhä yleisempää on että Suomalaiset pitävät esityksiä muilla kielillä, etenkin englanniksi ja ruotsiksi. Huomioi kielivaade jo esitystä suunnitellessasi. Kalvosuunnittelu Edustaessasi jotain organisaatiota on sinulla oltava valtuutus siihen. Silloin myös käyttämiesi kalvojen teeman eli käytetyn ulkoasun tulee olla oman organisaatiosi mallin mukainen. Henkilökohtaisen esityksen voit suunnitella hieman vapaammin. Esitys on ajallisesti ja sisällöllisesti rajattu. On tärkeää että suunnittelet esityksen näiden rajoitteiden puitteissa. Laadi diat loogisessa järjestyksessä joko ajallisesti tai asiallisesti. Asiallisella tarkoitan että kerrot ensin kokonaisuudet ja sitten yksityiskohdat. Jokaisen esityksen tarkoitus tulee olla käsiteltävän asian kertominen, selventäminen ja/tai opettaminen. Hyvä esitys sisältää kohtuullisen Kari J Keinonen 13
!! määrän kalvoja. Kalvojen kokonaismäärän tulee lyhyessäkin esityksessä olla vähemmän kuin yksi minuutissa. Kalvojen tulee olla yksinkertaisia ja vähäeleisiä. Esityksesi varsinainen sisältö ei saa hukkua erilaisiin oheistoimintoihin. Sisällytä esitykseesi muutakin kuin kalvoja, esimerkiksi poikkea välillä asiaan kuuluvilla Internet-sivuilla. Kuvien avulla ilmennät esittämääsi parhaiten. Piirrä kalvoillesi yksinkertaisia orientaatiokuvia niistä kuulija oivaltaa käsiteltävän asian ja saa kokonaiskuvan aiheesta. Käytä kaikissa dioissa samaa periaatetta kuvissa, myös samoja värejä ja tehokeinoja. Muista kalvoissa yleisesti sovitut värikoodit. Värien merkitys vaihtelee kulttuurista riippuen, mutta yleisesti kannattaa huomioida seuraava: Punainen väri Vaaraa ilmaiseva, seis, kuuma väri Keltainen Huomio, varoitus, aktiivinen väri Vihreä Hyväksyntä, turvallinen väri Sininen Käyttäjän huomioon, taustaväri, viileä väri Harmaa Neutraali, usein käyttöliittymien taustaväri Valkoinen Hyväksytty kirjoitusalue kalvoissa Musta Yleinen merkkien väri Käytä värejä harkiten ja vain kolmea värisävyä yhdellä dialla. Ole johdonmukainen ja käytä samoja värejä kaikissa dioissa. Korosta luettavia kohtia isolla kontrastilla ja esitä taustatekijät vähäisellä kontrastilla. Huomioi värisokeat joita väestöstä on noin neljä prosenttia. Erinomaisia värejä kalvoilla ovat valkoinen tausta ja musta tekstisisältö. Kalvolla on yleensä pääotsikko ja muutama aliotsake. Suosittelen aliotsikkotasojen määräksi kolmea. Älä kirjoita kalvoja liian täyteen. Käytä kappaleiden välissä tyhjää tilaa. Käytä riittävän suuria kirjasinkokoja. Diojen pääotsikoiden fonttikoon tulee olla 48-60 pistettä. Otsikko kirjoitetaan groteskilla kirjasintyypillä (lisätietoa myöhemmin sivulla 72). Dialla olevan sisältötekstin koko on aina vähintään 24 pisteen suuruista. Leipätekstin pituus on korkeintaan kolme riviä. Leipätekstitasoisia luettelokohtia saa kalvolla olla kolme. Leipäteksti kirjoitetaan antiikvalla kirjasintyypillä (lisätietoa myöhemmin sivulla 72). Esityksen testaaminen Kokeile esityksen pitämistä. Testauksessa sinun on seurattava esitysaikaa ja verrattava sitä sinulle annettuun aikaan. Koeta löytää esityksellesi arvostamasi kuulija. Useat meistä pitävät kenraaliharjoituksen kotona, esittävät asian aviopuolisolle. Kuulijan tehtävä on arvioida esitystä ja sinun uskottavuuttasi. Täysin ulkopuolinen ja asiaan vihkiytymätön voi antaa hyvää palautetta sisällöstä. Kuuntele ja kestä ankarakin kritiikki. Kirjaa kritiikki muistiin ja korjaa kaikki tekemäsi virheet. Tee myös itsearviointia koe-esityksestä. Sinun on arvioitava ammatillisen sanomasi ammattimaisuus. Kari J Keinonen 14
Ota esitys hallintaasi! Hyvän esityksen tunnusmerkkejä ovat esittäjän innostuneisuus, esittäjä osaa - hän tietää mistä puhuu ja on uskottava. Esittäjällä on katsekontakti kuulijoihinsa. Esitys ei ylitä sille määrättyä aikaa ja on sisällöltään tilaajan toivoma. Kalvoja esityksessäsi ei saa olla liikaa. Kalvoillasi on vähän tekstiä, värejä tai animaatiota. Esityksen kuvat ja kaaviot ovat yksinkertaisia mutta aihettasi tukevia. Esiintymistaito Amerikkalaisen tutkimuksen mukaan 41 % amerikkalaisista pelkää julkista esiintymistä. Esiintymisjännitys ei siis ole sinun yksinoikeutesi. Esiintymisjännitys on fysiologisesti positiivinen olotila ja se ei näy ulkopuolelle, siis kuulijoillesi. Mikä sitten tekee joistakin ihmisistä hyvän puhujan? Tuota on vaikea selittää sillä niin monet asiat vaikuttavat esitykseen, esiintyjään ja kuulijaan. Eräs tärkeä asia on esiintyjän pukeutuminen. Pukeudu miellyttävästi ja siististi niin sinut otetaan esiintyjänä vakavammin kuin farmareihin pukeutuneena tai epäsiistinä. Puhujalle voidaan antaa seuraavia ohjeita: Vältä huutamista, kirkumista tai liian voimakasta äänen käyttöä. Vältä liian nopeasti ja turhaan puhumista. Vältä kuiskaamista esimerkiksi flunssaisena. Yritä puhua tällöin kevyesti ja vaivattomasti, anna äänesi levätä. Lopeta tupakointi, vältä oleskelua tupakansavussa. Opettele hengittämään nenän kautta. Opettele vaihtelemaan ääntäsi elävästi puhuessasi. Monotoninen äänenkäyttö rasittaa kurkunpäätä ja kuulijat tylsistyvät. Opettele ja etsi itsellesi luonteva ja hyvä ryhti. Suuntaa katseesi hieman katsojien ylitse. Käytä esityksen aikana muitakin havaintovälineitä ja esittele asioita Internetistä. Äänenkäyttöä voi harjoitella toistaen vaikka lausahduksia: Vielä viemme hienot kielot Lievestuoreelle. Pieni sieni kielon vieressä. Nuori hieno työmies. Medeken-bedeken-ledenen (lausutaan lallattaen). Kari J Keinonen 15
Esittäminen PowerPointilla PowerPoint esityksen käynnistäminen tapahtuu joko painamalla F5- näppäintä tai Diaesitys (Slide Show) -välilehden Alusta (From Beginning) -painiketta. Näillä esitys alkaa ensimmäisestä kalvosta. Diaesitys (Slide Show) -välilehdellä on myös Nykyisestä diasta (From Current Slide) -painike jolla voit aloittaa työn alla olevasta, käsiteltävästä kalvosta. Nykyisestä diasta voit aloittaa esityksen myös painamalla Shift (Vaihto) + F5 -näppäinyhdistelmää. Esityksen pitämiseen tapahtuu Diaesitys (Slide Show) -näkymässä, josta löydät lisätietoa myöhemmin sivulta 40. Kuva 3 Näppäimistö Paina F5-näppäintä ja PowerPoint esitys valtaa kuvaruudun, olet esitystilassa. Näyttölaitteena on joko tietokoneen näyttö, televisio tai videotykki. Esitystilassa pidät esityksen, siirryt diasta toiseen. Esityksen voit keskeyttää haluamasi kalvon kohdalla painamalla Esc-näppäintä. Jatkat esitystä saman kalvon kohdalta painamalla näppäinyhdistelmää Shift (Vaihto) + F5. Kesken esityksen saat näytölle mustan kalvon painamalla b-näppäintä ja esitykseen palaat painamalla uudelleen b-näppäintä. Kari J Keinonen 16
! Videotykki Esitysten ja koulutusten pitäminen on yleistynyt. Tietokone ja videotykki ovat yleisiä laitteita luento-, kokous- ja auditoriotiloissa. Videotykin lamppu on kallis lisäosa ja lampun käyttötunnit ovat rajalliset. Jatkuva lampun sytyttäminen ja sammuttaminen rasittaa myös lamppua. Lampun säästämiseksi onkin tärkeää, ettet sammuttele tykkiä jatkuvasti etkä pidä sitä liian pitkään päälläkään. Videotykkien kaukosäädöissä on kaksi hyvää toimintoa joilla voit hallita esitystäsi: Freeze-toiminnolla voit jäädyttää käsiteltävänä olevan kalvon tykin lähettämäksi. Samalla voit itse tehdä omia toimiasi tietokoneen näytöllä. Blank-toiminnolla tykki lähettää mustan sivun näyttökankaalle. Tällöin kuulijat keskittyvät sinun esitykseesi, eivätkä kuvaan. Kari J Keinonen 17
Miten arvioit esitystä? Palaute Häiriöitä Viestin lähettäjä Kanava Viestin vastaanottaja Kuva 4 Häiriöt viestinnässä Onnistuneessa viestintätapahtumassa vastaanottaja ymmärtää lähettäjän viestin oikein häiriöistä riippumatta. Täydelliseen viestintätilanteeseen liittyy aina palaute vastaanottajalta viestin lähettäjälle. Arvioinnin tulee tapahtua aina välittömästi esityksen jälkeen. Esitystä itsearvioidaan ja kuulijoilta kerätään esityksen lopuksi palautetta. Arviointitiedon työstäminen on kehitysapuväline jolla valmistaudut seuraavaan esitykseen. Esityksen arvioinnin tueksi laaditaan usein arviointilomake jonka kuulijat täyttävät esityksen loputtua. Samaa lomaketta käyttäen voit itsekin arvioida onnistumistasi. Lomakkeella saa olla korkeintaan kaksi sivua kysymyksiä ja arviointiasteikon tulee olla ymmärrettävä. Lomake varustetaan usein vastausvaihtoehdoilla ja vaihtoehdoille annetaan numeroarvot. Numeroilla mitattavat vastaukset ovat tilastollisesti käsiteltäviä ja vertailukelpoisia samantyyppisten esitysten aiempiin arvioihin. Esityksessä arvioitavia asioita ovat: puhujan ammattitaito, asiantuntemus, esityksen luontevuus ja sujuvuus, ajankohtaisuus ja ymmärrettävyys sekä asiasisältö. Arvioinnissa tulee saatuja tuloksia verrata asetettuihin tavoitteisiin. Arviointituloksista kannattaa nostaa esiin aina muutama kehitysnäkökohteita. Hieman kehittyneemmillä tilastollisilla (DCA-metodi tms.) menetelmillä käsitellystä palautteesta nuo kehityskohteet on helppo löytää. Muillakin menetelmillä kerätystä palautteesta kehityskohteet kuitenkin löytyvät, kunhan paneudut palautteeseen. Seuraavassa esityksessä sinun on otettava huomioon kehityskohteet ja korjattava asioita joita olet päättänyt korjata. Kehitä omia esityksiäsi saadun arviointitiedon pohjalta. Näin olet jonkin ajan kuluttua laajemmaltikin tunnettu, arvostettu ja haluttu puhuja. Kari J Keinonen 18
Ohjelman käyttäminen Ohjelman avaaminen PowerPoint 2010 Avaat Windows-ohjelmat napsauttamalla Käynnistä (Start) -valikosta ohjelman komentoriviä. Ellei valikossa ole ohjelman komentoriviä ei ohjelmaa ole asennettu koneeseesi etkä sitä näin ollen voi käyttää. Laitteeseen asennetut ohjelmaryhmät Microsoft Office -ryhmään asennetut ohjelmat Kaikki ohjelmat (All Programs) / Takaisin (Back) -painike Kuva 5 PowerPointin avaaminen Käynnistä ( Start) - valikosta PowerPointin avaat Kaikki ohjelmat (All Programs) -alivalikon Microsoft Office -ohjelmaryhmässä olevaa Microsoft PowerPoint 2010 -komentoa napsauttamalla. Avatessasi ohjelman syntyy uusi tyhjä tiedosto, esitys jonka ulkoasu määräytyy ohjelman oletusarvoilla. Kari J Keinonen 19
Ohjelman lopettaminen PowerPointin lopetat Tiedosto (File) -valikon Lopeta (Exit) -komennolla, napsauttamalla otsikkorivin Sulje (Close) -painiketta tai Alt + F4 -näppäinyhdistelmällä. Tiedosto (File) -painike Tiedosto (File) -valikko Asetukset (Options) -painike Kuva 6 PowerPointin lopettaminen Tiedosto ( File) - valikosta! PowerPontia lopettaessasi se kysyy vielä muutetusta tiedostosta, että Haluatko tallentaa tiedostoon Xxxx.xxx tehdyt muutokset (Do you want to save the changes you made to Xxxxx.xxx), vastaa napsauttamalla Kyllä (Yes) -painiketta. Kari J Keinonen 20
Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä PowerPoint 2010 Tiedosto-valikko Välilehtien valitsimet Otsikkorivi Pikatyökalurivi Valintanauha (Ribbon) Ikkunoiden hallintapainikkeet Ohje-painike Jäsennys-välilehden valintapainike Nuoliosoitin Dia-ruutu Diat-välilehden valintapainike Dian tai kalvon pienkuva Diat (kalvot) -luettelo Paikkamerkit Muistiinpano ruutu Sovita ikkunaan Tilapalkki Näkymä-painikkeet Zoomaus-liukusäädin Kuva 7 PowerPointin käyttöliittymä Kuvassa on esitelty PowerPoint-ohjelman käyttöliittymä. Käyttöliittymä on suunniteltu tukemaan tehtäväkeskeistä työskentelyä. Käyttäjän huomio pyritään suuntaamaan asiakirjaan. Microsoftilla on pyritty luomaan työtila jossa käyttäjät voivat mahdollisimman tehokkaasti ja keskeytyksittä keskittyä tuottavaan työhön. PowerPoint avautuu siten, että valintanauhassa (Ribbon) on kuvassa näkyvä Aloitus (Home) -välilehti ja sen painikkeet (komennot, toiminnot). Valintanauhan välilehti liittyy aina työn alla olevan asiakirjan luomiseen. Valintanauhassa olevaa välilehteä voit vaihtaa valitsinta napsauttamalla. Esiin tulee uusi välilehti ja sen toiminnot. Tilapalkki eli tilarivi (Status Bar) on eräs keskeisimmistä ohjelman apuvälineistä. Kari J Keinonen 21
Ikkunan pääosat ja toiminnot Tiedosto (File) -valikko yhdistää Office -järjestelmän ominaisuudet yhdeksi käyttöliittymän aloituskohdaksi. Tiedosto (File) -painike on ikkunan vasemmassa yläkulmassa. Painikkeella esiin tuodussa valikossa on kaikki tiedostojen käsittelyyn tarkoitetut toiminnot, näin löydät helposti nämä hyödylliset ominaisuudet. Tietoja (Info) -alivalikko Painike alivalikkoon Lopeta komento Kuva 8 Tiedosto ( File) - valikko Valikkokomennon vieressä oleva nuoli osoittaa alivalikkoa. Asetukset (Options) -painikkeella siirryt muokkaamaan ohjelman käyttöön vaikuttavia asetuksia. Lopeta (Exit) -komennolla lopetat ohjelman. Pikatyökalurivi (Quick Access Toolbar) sisältää eri työvaiheissa tarvittavat komennot. Ohjelma-asennuksen jälkeen siellä ovat Tallenna (Save), Kumoa (Undo) ja Toista (Repeat) tai Tee uudelleen (Redo) -komennot. Pikatyökaluriviä voit mukauttaa, siitä lisätietoa myöhemmin (sivu 177). Otsikkorivillä näet esityksen oletusnimen ja ohjelman nimen. Oletusnimi tarkoittaa sitä, että esitystä ei ole vielä tallennettu. Ikkunan hallintapainikkeilla voit pienentää tai suurentaa ikkunaa tai sulkea ikkunan. Ohjelman voit lopettaa Sulje (Close) -painikkeella tai Alt + F4 -näppäimillä. Kari J Keinonen 22
Valintanauhassa (Ribbon) näet tilanteeseen sopivan välilehden ja komennot. Kunkin välilehden komennot liittyvät tietyn tyyppiseen tehtävään, näin Windows 7 ja Office 2010 lähestymistapa työhön onkin tehtäväkeskeinen. Diat (Slides) ja Jäsennys (Outline) -ikkunoiden painikkeet ovat pikatoimintoja diaesityksen katseluun eri näkökulmista. Osoitin (Cursor) on hiirellä siirrettävä työkalu, sillä voit valita objekteja, siirtää tai kopioida niitä. Kursorin ulkonäkö muuttuu sen sijainnista riippuen. Paikkamerkkeihin laadit kalvojen sisällön, kirjoitat tai tuot kuvia. Vieritysjanat (eivät näy kuvassa) mahdollistavat ikkunan rullaamisen ylös, alas, vasemmalle tai oikealle. Tilapalkissa (Status Bar) näet ohjelman käyttöä helpottavia tietoja, seuraa siellä näkyviä viestejä. Tilarivin ohjausviestien määrä on käyttäjän mukautettavissa. Muistiinpano-ruutu on tarkoitettu esityksen huomautuksille ja lisämuistiinpanoille. Näkymä-painikkeilla pääset katselemaan esitystä eri näkökulmista. Kari J Keinonen 23
Valintanauha ja välilehdet Valintanauha ja siinä näytettävät välilehdet ovat oletuksena näkyvillä. Voit minimoida valintanauhan sen pikavalikon Näytä valintanauhan alla (Show below the Ribbon) -komennolla. Sen jälkeen näet näytön ylälaidassa vain välilehtien valintapainikkeet. Aloitus (Home ) Kuva 9 Aloitus (Home) - välilehti Ohjelman avautuessa on valintanauhassa oletuksena Aloitus (Home) -välilehti. Välilehti sisältää toiminnot, jotka auttavat esityksen laatimisessa ja muokkaamisessa. Lisää (Insert) Kuva 1 0 Lisää (Insert) - välilehti Välilehden toiminnoilla voit lisätä asiakirjaan kuvia, taulukoita ja muita objekteja. Rakenne (Design) Kuva 11 Rakenne (Design) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla vaikutat esityksen ulkoasuun, kuten teemaan ja sivun asetuksiin. Kari J Keinonen 24
Siirtymät (Transitions) Kuva 12 Siirtymät (Transitions) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla lisäät esitykseen siirtymäanimaatioita. Animaatiot (Animations) Kuva 13 Animaatiot (Animations) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla lisäät esitykseen animaatioita ja ajastat esityksen. Diaesitys (Slide Show) Kuva 14 Diaesitys (Slide Show) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla esität esityksen tai nauhoitat esitykselle selostuksen. Kari J Keinonen 25
Tarkista (Review ) Kuva 15 Tarkista (Review) - välilehti Välilehdellä on toiminnot joilla tarkistat esityksen oikeinkirjoituksen, kommentoit tai suojaat esityksen. Näytä (View ) Kuva 16 Näytä (View) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla käsittelet ja katselet näkymiä sekä järjestelet ikkunoita. Kehitystyökalut (Developer ) Kehitystyökalut (Developer) -välilehti on näytöllä vain jos se on asetettu voimaan asetuksella Kehitystyökalut (Developer). Asetuksen löydät Tiedosto (File) -valikon Asetukset (Options) -valintaikkunasta Muokkaa valintanauhaa (Customize Ribbon) -välilehdeltä. Kuva 17 Kehitystyökalut (Developer) - välilehti Välilehti sisältää kehittyneet toiminnot, kuten ohjelmointieditorin (VBE) ja makrotyökalut. Kari J Keinonen 26
Tilannekohtaiset välilehdet Eri objektien muokkaamiseen tarvittavat tilannekohtaiset lisävälilehdet (Contextual tabs) näytetään valintanauhassa vasta kun valitset kyseisen objektin ja/tai napsautat valintapainiketta. Kuva 18 Rakenne (Design), tilannekohtainen välilehti Kun olet valinnut valokuvan, näet Kuvatyökalut (Picture Tools) -ryhmän Muotoile (Format) -välilehden valintapainikkeen. Napsauttamalla painiketta, näet valintanauhassa kuvan muotoiluun tarkoitetun välilehden toiminnot. Voit työkaluilla muokata hieman valokuvan valoisuutta, kontrastia ja käyttää erilaisia valmiita kuvatyylejä.! Jotkin toimintopainikkeet (asetukset) jäävät voimaan niitä kaksoisnapsauttamalla, esimerkiksi Muotoilusivellin (Format Painter). Tämän jälkeen voit toistaa tehtyä toimintoa. Maalaa aluksi alue jonka ulkonäön haluat periytyvän useaan alueeseen. Kaksoisnapsauta Muotoilusivellin (Format Painter) -painiketta. Maalaa vuorottain jokainen alue johon haluat kopioida muotoilun. Keskeytä painikkeen (toiminnon) käyttäminen painamalla Esc-näppäintä. Kari J Keinonen 27
Valintaikkunat Office 2010 -ohjelmista löytyvät perinteiset Windows-valintaikkunat (Dialog box). Valintaikkunoissa voit tehdä useita yksityiskohtaisempia toimintoja ohjaavia asetuksia. Esiin tulevan valintaikkunan kuvaus Kuva 19 Avainpainike ( Dialog box launcher ) Viemällä osoittimen valintanauhassa olevan ryhmän alakulman avainpainikkeen (Dialog box launcher) kohdalle näet kuvauksen painikkeella avattavasta valintaikkunasta. Napsauttaessasi avainpainiketta pääset valintaikkunaan muokkaamaan asetuksia. Aktiivinen eli valittu välilehti Effects (Tehosteet) -ryhmä ja sen asetukset Kuva 20 Fontti ( Font) - valintaikkuna Esiin tulevassa valintaikkunassa voit muokata asetuksia. Valintaikkunassa voi olla useampi välilehti. Tee mieleisesi valinnat ja hyväksy asetukset napsauttamalla OK-painiketta. Ellet halua muokkausten astuvan voimaan napsauta Peruuta (Cancel) -painiketta tai näppäimistön Esc-näppäintä. Kari J Keinonen 28
Valikoimat Näet usein välilehtien toimintopainikkeiden vieressä oikealla painikkeen jossa on musta kärki alaspäin näyttävä kolmio. Kolmion napsautus tuo näkyviisi valikoiman (Galleries). Valikoima sisältää vaihtoehtoisia toimintoja joista voit valita haluamasi. Valikoimat ovat olennainen osa uudistettua käyttöliittymää. Teeman fonttivalikoima Fontin ulkoasu esikatselukuvana Kaikki asennetut fontit Kuva 21 Fontti ( Font) - valikoima Napsauta valitulle merkkijonolle Fontti (Font) -pudotusvalikosta voimaan haluamasi asetus (kirjasin). Voit asettaa valitulle merkkijonolle myös haluamasi värin Fontin väri (Font Color) -valikoimasta. Siirtäessäsi hiirellä osoitinta eri luettelokohtiin näet samaan aikaan valitussa kappaleessa asetuksen vaikutuksen. Tämä siksi että PowerPointissa on oletuksena voimassa reaaliaikainen esikatselu (Live Preview). Asiasta saat lisätietoa sivulta (sivu 30). Kari J Keinonen 29
Reaaliaikainen esikatselu Asiakirjaa muotoillessasi on oletusasetuksena voimassa reaaliaikainen esikatselu (Live Preview). Liikuttaessasi osoitinta muotoilukomentojen päällä näet asiakirjassa heti "mahdollisen" valinnan muutoksen aiheuttaman vaikutuksen. Valittu teksti Kuva 22 Reaaliaikainen esikatselu (Live Preview) Osoittimen liikkuessa valikoimassa näet muutoksen valitun alueen ulkonäössä reaaliaikaisesti.! Reaaliaikaisen esikatselun poistat käytöstä Asetukset (Options) -painikkeella esiin tulevassa ikkunassa Yleiset (General) -välilehdellä. Napsauta Ota reaaliaikainen esikatselu käyttöön (Enable Live Preview) -asetus pois voimasta - suosittelen poistamista ainakin vanhemmissa tietokoneissa. Kari J Keinonen 30
! Pikavalikko ja pikavalikoima PowerPoint 2010 tuo mukanaan perinteisen pikavalikon (Context menu) ja lisäksi uutena toimintona pikavalikoiman (Mini toolbar). Pikavalikon ja usein myös pikavalikoiman saat esiin napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluamaasi objektia. Pikavalikko ja pikavalikoima ovat keskeisiä ohjelman työkaluja, opettele niiden käyttö. Osoitin Aktiivinen teksti Kuva 23 Pikavalikoima ja pikavalikko Hiiren kakkospainikkeella saat esiin pikavalikoiman (ylempi painikerivi) ja pikavalikon (pudotusvalikko). Pikavalikko sisältää valitun objektin käsittelytoimiin tarvittavia työkaluja. Pikavalikoima taas sisältää tekstimuotoiluissa tarvittavia perustyökaluja. Osoittaessasi jotain valittua tekstikokonaisuutta näkyy pikavalikoima läpikuultavana ja voit napsauttaa siitä muotoilun voimaan. Kari J Keinonen 31
Näkymät Normaali (Normal) -näkymä Oletuksena PowerPoint käynnistyy Normaali (Normal) -näkymään, se on tarkoitettu esityksen tarkasteluun ja tuottamiseen. Näkymässä näet miltä esitys näyttää tulostettaessa. Normaali (Normal) -näkymässä näet koko esityksen vierittämällä näyttöä. Dia (Slide)-ruutu Viivain otettu esiin Viivain (Ruler) -valinnalla Diat (Slides) -luettelo Vieritysruutu Paikkamerkit Rullausjana Kuva 24 Normaali ( Normal) - näkymä Näkymään palaat napsauttamalla tilarivillä olevaa Normaali (Normal) -painiketta. Kalvoja selaat napsauttamalla Diat (Slides) -välilehdellä Diat-luettelossa kalvoa tai Dia-ruudussa rullausjanan vieritysruutua vetämällä. Paikkamerkit osoittavat käytössä olevan diarakenteen ja napsauttamalla kohdistimen merkkiin voit kirjoittaa kyseiselle tasolle tarkoitetun asiasisällön. Valitun (aktiivisen) paikkamerkin voit poistaa Del-näppäimellä. Sisällön poistat valitsemalla tekstin (objektin) ja painamalla Del-näppäintä. Näkymässä voit käyttää kalvojen tuottamisen apuvälineenä viivainta. Viivaimen saat esiin valitsemalla voimaan Viivain (Ruler) -asetuksen. Välilehdellä voit asettaa avuksesi myös magneettiset tartuntapisteet asettamalla voimaan Ruudukko (Gridlines) -asetuksen. Kari J Keinonen 32
Kalvojen lisääminen Kalvon lisääminen esitykseen tapahtuu helposti Normaali (Normal) -näkymässä. Kalvon haluamallasi rakenteella lisäät esitykseen Aloitus (Home) -välilehden Uusi dia (New Slide) -painikkeella esiin tulevasta valikoimasta napsauttamalla kyseisen rakenteen painiketta. Osan ylätunniste diarakenne Vain otsikko (paikkamerkki) Kaksipalstainen diarakenne Otsikollinen kuva Käytä dioja uudelleen Kuva 25 Uusi dia ( New Slide) - valikoima Valikoimassa on valittavissa useita diarakenteita. Kun teet aloituskalvoa, valitse Otsikkodia (Title Slide). Tehdessäsi peruskalvoa kirjoitetulla sisällöllä voit tehdä Otsikko ja sisältö (Title and Content) -valinnan. Tyhjän (perustyylin mukainen tausta) kalvon luot Tyhjä (Blank) -valinnalla. Uusi kalvo syntyy vallitun kalvon alapuolelle, voit tosin vaihtaa järjestystä kalvoa hiirellä vetämällä. Dian rakenteen voit muuttaa myöhemmin Aloitus (Home) -välilehden Asettelu (Layout) -painikkeella esiin tulevasta valikoimasta. Valikoima on sama kuin yllä olevassa kuvassa ja rakenteen vaihdat napsauttamalla kyseisen rakenteen painiketta Dian suunnan muuttaminen vaakasuuntaisesta pystysuuntaiseksi onnistuu Rakenne (Design) -välilehdellä Dian suunta (Slide Orientation) -pudotusvalikosta vaihtamalla Vaaka (Landscape) -asetus Pysty (Portrait) -asetukseen.! Kalvojen selaaminen näppäimistön avulla Viimeiseen kalvoon pääset End-näppäimellä. Esityksen alkuun pääset Home-näppäimellä. Seuraavaan kalvoon pääset Page Down -näppäimellä. Edellisen kalvoon pääset Page Up -näppäimellä. Kalvojen poistaminen Valitun kalvon tai useamman poistat Diat (Slides) -luettelosta painamalla näppäimistön Del-näppäintä tai valitsemalla pikavalikosta Poista dia (Delete Slide) -komennon. Kari J Keinonen 33
Sivun asetukset -valintaikkuna Valintaikkunaan pääset Rakenne (Design) -välilehden Sivun asetukset (Page Setup) -ryhmän Sivun asetukset (Page Setup) -painikkeella. Ikkunan avulla voit määrittää sivun ulkonäköön vaikuttavia asetuksia, kuten sivun koon ja tulostussuunnan. Dian tulostussuunta Tiivistelmä- ja muistiinpanosivun tulostussuunta Kuva 26 Sivun asetukset (Page Setup) - valintaikkuna Valintaikkunassa pääset muokkaamaan kalvojen tulostusasetuksia. Dian esitystapa (Slides sized for) -pikavalikosta löydät valmiina koot 35 mm:n diat (35mm slides) A4 arkille ja kuvassa näkyvä Näytössä katseltava esitys (4:3) (On-screen Show (4:3)) esitys. Leveys (Width) ja Korkeus (Height) -askelluspainikkeilla voit muuttaa tulostusarkin kokoa portaattomasti. Kari J Keinonen 34
Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Muistiinpanosivu (Notes Page) -näkymä Muistiinpanosivu (Notes Page) -näkymä on tarkoitettu esityksen pitäjän omille muistiinpanoille. Tällöin näyttölaitteita on usein kaksi, toisessa näkyy esitys ja toisessa muistiinpanot. Muistiinpanot voivat olla esittäjällä myös tulosteena. Muistiinpanosivu (Notes Page) -näkymään pääset Näytä (View) -välilehden Esitysnäkymät (Presentation Views) -ryhmän Muistiinpanosivu (Notes Page) -painikkeella. Muistiinpanoruutu Kuva 27 Muistiinpanoruutu ja muistiinpanonäkymä Lyhyet muistiinpanot kannattaa kirjoittaa Normaali (Normal) -näkymässä muistiinpanoruutuun. Tarvitessasi pidemmät muistiinpanot voit kirjoittaa ne Muistiinpanosivu (Notes Page) -näkymässä arkin alaosassa olevaan muistiinpanotilaan. Kari J Keinonen 35
Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Jäsennys (Outline)-näkymä Jäsennys (Outline) -näkymä on tarkoitettu esityksen jäsentämiseen. Jäsentäminen tarkoittaa tietojen siirtämistä loogiseen järjestykseen. Näkymässä käsittelet tehokkaimmin kalvoja, kappaleita ja niiden alikappaleita. Jäsennyksen aikana epäolennaisen voit piilottaa kaksoisnapsauttamalla kalvon kuvaketta, näin on helppo järjestää keskeiset asiat. Jäsentäminen ja järjestäminen tapahtuvat vetämällä. Kalvon kuvake Kuva 28 Jäsennys ( Outline) - näkymä Näkymään pääset napsauttamalla Jäsennys (Outline) -painiketta. Tässä näkymässä sinun on helppo jäsentää ja järjestää esitystä. Kari J Keinonen 36
Työskentely Jäsennys-näkymässä Jäsennys (Outline) -näkymässä voit tehdä hiirellä seuraavia jäsennystoimia: Kalvon kuvaketta napsauttamalla aktivoit koko kalvon sisällön. Kaksoisnapsauttamalla kalvon kuvaketta piilotat kalvon sisällön. Jos sisältö on piilotettu, saat sen esiin kaksoisnapsauttamalla. Kalvon tai kappaleen kuvaketta (luettelomerkkiä) vetämällä voit siirtää otsikon uuteen kohtaan, muuttaa objektien järjestystä. Kalvon tai kappaleen kuvaketta vasemmalle tai oikealle vetämällä voit siirtää sisällön uudelle otsikon jäsennystasolle. Näkymässä voit näppäimistön avulla tehdä seuraavia jäsennystoimia: Kappaleen sisennystasoa voit muuttaa pienemmäksi napsauttamalla kohdistimen kappaleen eteen ja painamalla Sarkainnäppäintä. Kappaleen sisennystasoa voit suurentaa napsauttamalla kohdistimen kappaleen eteen ja painamalla Shift (Vaihto) + Sarkain -näppäinyhdistelmää. Kari J Keinonen 37
Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymä Kalvojen järjestyksen muuttaminen on helppoa tehdä Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymässä. Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymään pääset Näytä (View) -välilehden Dialajittelu (Slide Sorter) -painikkeella. Näkymässä käsittelet tehokkaimmin kokonaisia kalvoja. Järjestäminen tarkoittaa kalvojen siirtämistä loogiseen järjestykseen vetämällä. Kalvon pienkuva Kalvon sivunumero Kuva 29 Dialajittelu ( Slide Sorter) - näkymä Näkymässä on helppo järjestää esityksen kalvoja, poistaa niitä ja ajastaa esitys sekä laatia animaatioita. Usean kalvon monivalinnan teet joko Shift (Vaihto) + napsauttamalla tai Ctrl + napsauttamalla. Kalvoja voit kopioida esityksen sisällä Ctrl + vetämällä. Vetäessäsi näet leveän pystyviivan joka liikkuu vetämisen suuntaan. Kun pystyviiva on oikeassa kohdassa, voit vapauttaa hiiren painikkeesta ja kopioidessa lopulta Ctrl-näppäimestä. Aktiivisen kalvon poistat painamalla Del-näppäintä. Kari J Keinonen 38
Kalvon piilottaminen Varmistaaksesi riittävän kalvomäärän voit tehdä muutaman ylimääräisen dian jotka piilotat. Valitun dian tai useamman piilotat Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymässä. Piilottaminen tapahtuu dian pikavalikon Piilota dia (Hide Slide) -komennolla. Esityksen aikana voit näyttää piilotetun kalvon valitsemalla sen käsiteltävän dian pikavalikon Siirry diaan (Go to Slide) -alivalikosta. Piilotetun dian tunnistat siitä, että sen nimi on kirjoitettu sulkujen sisään. Kuva 30 Kalvon pikavalikko Kalvon piilotat napsauttamalla pikavalikon viimeistä Piilota kalvo (Hide Slide) -komentoa. Kalvon voit poistaa napsauttamalla pikavalikon Poista kalvo (Delete Slide) -komentoa. Lukunäkymä (Reading View) PowerPoint 2010 ohjelmassa on uusi näkymä kalvojen selailuun, Lukunäkymä (Reading View). Kuva 31 Lukunäkymä (Reading View) - näkymä ja Valikko (Menu) - pudotusvalikko Näkymässä voit selailla valmiita kalvoja ja Valikko (Menu) -valikon avulla liikkua esityksessä. Kari J Keinonen 39
Diaesitys (Slide Show) -näkymä Diaesitys (Slide Show) -näkymä on tarkoitettu esityksen pitämiseen kun näyttölaitteena on näyttö tai videotykki. Näkymässä siirryt kalvosta toiseen, korostat esitettäviä asioita ja käytät linkkejä. Lisätietoa esittämisestä saat e-kirjasta sivulta 16. Kuva 32 Tilarivin painikkeet Diaesitys (Slide Show) -näkymään pääset napsauttamalla Diaesitys (Slide Show) -painiketta, painamalla F5-näppäintä tai napsauttamalla Diaesitys (Slide Show) -välilehden Alusta (From Beginning) -painiketta. Näillä keinoin esitys alkaa ensimmäisestä kalvosta. Diaesitys (Slide Show) -välilehdellä on myös Nykyisestä diasta (From Current Slide) -painike, jolla voit aloittaa työn alla olevasta, käsiteltävästä kalvosta. Nykyisestä diasta esitys alkaa myös painamalla Shift (Vaihto) + F5 -näppäinyhdistelmää. Mustan kalvon saat näkyviin näppäimistön b-näppäimellä ja esitykseen palaat b-näppäimellä. Korostus-valikko Esitys-valikko Esityspainikkeet Kuva 33 Esitystila Tässä näkymässä pidät esityksen, käytät korostusvalikon työkaluja korostaaksesi tärkeää tietoa ja siirryt kalvoissa eteen - taakse. Kun olet esityksessä, et näe tilariviä. Esityksen keskeytät Esc-näppäimellä tai Esitys-valikon Lopeta diaesitys (End Show) -komennolla. Kari J Keinonen 40
! Kalvojen selaaminen esityksen aikana Viimeiseen kalvoon pääset End-näppäimellä. Esityksen alkuun pääset Home-näppäimellä. Seuraavaan kalvoon pääset Page Down-näppäimellä, alas tai oikealle näyttävällä nuoli-näppäimellä tai välilyönti-näppäimellä. Eteenpäin liikkuminen onnistuu myös napsautuksella. Edellisen kalvoon pääset Page Up -näppäimellä, ylös tai vasemmalle näyttävällä nuoli-näppäimellä. Haluamaasi kalvoon pääset Esitys-valikon Go to Slide (Siirry diaan) -komennolla. Kari J Keinonen 41
Tiedoston luominen Uusi esitys PowerPoint 2010 Uuden esityksen luot helpoiten näppäinyhdistelmällä Ctrl + N. Tällainen uusi esitys saa ulkoasunsa ohjelman oletusteemasta. Teema on tiettyyn käyttötarkoitukseen luotu toistuvaan käyttöön suunniteltu; toistuvaa vakiotietoa ja muotoiluja sisältävä esityksen muotoilukokonaisuus. Teemat on tallennettu malleina ja oletusmalli vastaa käyttäjän asetuksissa annettuja määrityksiä. Mallien luomisesta, käyttöönotosta ja teemoista saat lisätietoa myöhemmin (sivu 85). Uuden esityksen luot käyttäen valmista mallia, se tapahtuu napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Uusi (New) -komentoa. Uusi (New) -valintaikkunasta voit valita PowerPointin mukana asennetun mallin tai Office.com -palvelusta löytyvän mallin. Omia malleja luotuasi saat ne käyttöön Omat mallit (My templates) -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta. Napsauta Esimerkki-mallit (Sample Templates) painiketta. Paluu edelliseen ikkunaan Kuva 34 Esimerkki- mallit ( Sample Templates) - valintaikkuna Löydät valintaikkunasta ohjelman asennuksen yhteydessä kovalevyllesi asennettuja malleja. Asennetuista malleista voit valita haluamasi valitsemalla sen ja napsauttamalla Luo (Create) -painiketta. Kari J Keinonen 42
Oma malli tallennetaan yleensä käyttäjäprofiiliin tähän tarkoitukseen ohjelma-asennuksen aikana perustettuun oletuskansioon. Organisaation verkossa mallit pääsääntöisesti tallennetaan keskitetysti pääkäyttäjän asettamaan kohteeseen verkon palvelimelle. Mallin tallennusmuoto on PowerPoint-malli (PowerPoint Template) (tiedostotyypin tunniste POTX) tai Makrot salliva PowerPoint-malli (PowerPoint Macro-Enabled Template) (tiedostotunniste POTM). Tiedoston avaaminen! Avaat olemassa olevan esityksen helposti näppäinyhdistelmällä Ctrl + O. Esityksen voit avata myös napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Avaa (Open) -komentoa. Kun olet muuttanut avattua esitystä muista; napsauttaessasi Tallenna (Save) -painiketta korvaat muutetulla tiedostolla aiemmin tallennetun. Kuva 35 Avaa ( Open) - valintaikkuna Valintaikkunan avulla voit etsiä tiedostoa levyiltä kirjoittamalla tiedoston nimen Haku (Search) -kenttään. Haku alkaa automaattisesti. Jos muistat tiedoston sijainnin, kannattaa sinun selailla levyjä hakemistorakenteesta. Puurakenteesta avaat haluamasi levyn ja kansion napsauttamalla. Sijainti-kentässä lukee hakemistopolku. Valitse tiedosto ja napsauta Avaa (Open) -komentoa. Avaa (Open) -valintaikkunaa voit mukauttaa mieleiseksesi Järjestä (Organize) ja Näkymät (Views) -painikkeilla. Voit avata tai tuoda eri tallennusmuotoista (TXT, RTF yms.) tietoa PowerPointiin. Avaaminen onnistuu edellisen kuvan valintaikkunassa kun vaihdat ensin Tiedostomuodoksi haluamasi. Etsi sitten kyseistä muotoa oleva tiedosto levyltä. Kari J Keinonen 43
Avaa aiemmin luotu esitys mallina Vanhan esityksen voit ottaa uuden esityksen pohjaksi. Silloin näet avatun esityksen otsikkorivillä oletustallennusnimen, jossa on numero. Avoin esitys ja alkuperäinen ovat siis eri tiedostoja, näin levyllä oleva tiedosto säilyy muuttumattomana kun muutat uutta tiedostoa. Uuden esityksen vanhaa mallina käyttäen voit luoda napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Uusi (New) -komentoa. Napsauta valintaikkunassa Uusi aiemmin luodusta (New from existing) -painiketta. Kuva 36 Uusi aiemmin luodusta ( New from existing) - valintaikkuna Etsi tiedosto haluamallasi tavalla, valitse se ja napsauta Luo uusi (Create New) -painiketta. Kuva 37 Oletusnimi Nyt näet otsikkorivillä tiedostonimen jonka perässä on numero. Tallentaessasi tämän esityksen Tallenna (Save) -painikkeella on tallennus ensimmäinen. Esiin avautuu Tallenna nimellä (Save As) -valintaikkuna jossa sinun tulee etsiä tiedostolle kohdekansio ja antaa sille looginen, sisältöä kuvaava nimi. Lisätietoa tallenna nimellä toiminnosta on myöhemmin sivulla 51. Kari J Keinonen 44
Liikkuminen avoimien ohjelmien välillä Työpöydän kuvake Kuva 38 Alt + Sarkain näppäinyhdistelmän käyttäminen Voit avata useita PowerPoint-asiakirjoja tai useilla ohjelmilla luotuja asiakirjoja yhtaikaa. Asiakirjojen välillä liikut tehtäväpalkin ohjelmapainikkeilla. Liikkuminen onnistuu myös painamalla peukalolla alas Alt-näppäin (pidä painettuna) ja painaltamalla Sarkain-näppäintä kunnes näet näytön keskiosassa valittuna oikean tiedoston/ohjelman. Vapauta sormesi Alt-näppäimeltä kun olet oikeassa kohdassa. Tiedoston sulkeminen! Tiedostoikkunan voit sulkea Tiedosto (File) -painikkeella esiin tulevasta valikosta Sulje (Close) -komennolla tai painamalla Ctrl + F4 -näppäinyhdistelmää. Tiedostoikkunan sulkeminen ei lopeta ohjelmaa. Tallenna aina muuttunut tiedosto tiedostoa sulkiessasi ja ohjelmasta poistuessasi. Voit myös sulkea tiedoston tallentamatta sitä. Sulkeminen tallentamatta palauttaa tiedostoon aiemman tilanteen. Jätä siis tallentamatta tiedosto vain, jos olet tehnyt edellisen tallentamisen jälkeen virhetoimintoja ja haluat palata alkutilanteeseen. Tässäkin tilanteessa suosittelen sinua varmuudeksi tallentamaan aikaansaadun tiedoston uudella nimellä kansioon jossa alkuperäinen tiedosto sijaitsee. Jos huomaat alkuperäistä käsitellessäsi, että jotain oikein tekemäsi ei löydy tästä tiedostosta, voit hakea sen Kopioi - Liitä -toiminnolla varmistustallennetusta tiedostosta. Kari J Keinonen 45
Tulostus! Esikatselu (Print Preview)! PowerPoint 2010 PowerPoint esityksen tulostaminen siististi paperiarkille aseteltuna on helppoa, ei kuitenkaan sellaisenaan suositeltavaa. Tee kalvojen tulostaminen vain, kun sinulla on tulostimessa muovikalvoja tai käytössäsi on diatulostin. Paperille kalvoista kannattaa tulostaa toisinaan pienkuvakokoelma esimerkiksi oman esityksen muistiinpanoilla varustettuna. Määritä ennen tulostamista sivun asetukset (lisätietoa sivu 34). PowerPoint on niin sanottu WYSIWYG -ohjelma, eli näet mitä saat ideologian tulisi toteutua tulostettaessa. Kuvaruudulla näkyvä ei aina tulostu paperille samanlaisena. Tulostamisen helpottamiseksi ohjelmassa on Esikatselu (Preview) -toiminto. Esikatselussa voit vielä muokata esityksen ulkoasua ennen tulostamista. Esikatseluikkunan näet valittuasi Tiedosto (File) -valikosta Tulosta (Print) -alivalikon. Kuva 39 Tulosta ( Print) - valintaikkuna ja esikatseluruutu Valintaikkunan oikeassa reunassa näet esikatseluruudun. Tulostaminen (Print) Tulostuksen suoritat napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Tulosta (Print) -alivalikon Tulosta (Print) -painiketta tai painamalla Ctrl + p -näppäinyhdistelmää. Kari J Keinonen 46
Samansisältöisten kopioiden määrä Kuva 40 Tulosta ( Print) - valintaikkuna ja tulostusasetukset Valintaikkunassa valitset oikean tulostimen (Printer - Tulostin), kirjoitat halutun sivumäärän (Copies - Kopiot) ja rajaat haluamasi sivut (Slides - Diat). Esimerkissä tulostetaan esityksestä tiivistelmä (Handouts) jossa on kolme kalvoa sivulla. Napsauta lopuksi Tulosta (Print) -painiketta. Tulostimen ominaisuudet (Printer Properties) -linkistä pääset tulostimen tarkempiin ominaisuuksiin. Muokkaa ylä- ja alatunnistetta (Edit Header & Footer) -painikkeella pääset määrittämään tarkemmin sen mitä tunnisteissa näkyy (lisätietoa sivulla 64). Muista Pikatulosta (Quick Print) -komentoa käyttäessäsi, että tällä toiminnolla tulostuu koko asiakirjasi (kaikki sivut) oletustulostimella. Kari J Keinonen 47
Tulostimen ominaisuudet Tulostimen ominaisuuksiin voit vaikuttaa Tiedosto (File) -valikon Tulosta (Print) -alivalikon Tulostimen ominaisuudet (Printer Properties) -linkistä esiin tulevassa valintaikkunassa. Valittu välilehti Kopioiden määrä Tulostustarkkuuden valinta Värillisen tulosteen valinta Valittu välilehti Näytä erillinen esikatseluikkuna ennen tulostamista Kuva 41 Tulostimen ominaisuudet (Properties) Tulostimena tässä on HP DeskJet 845C. Valintaikkunassa voit vaikuttaa tulostusasetuksiin. Sivun asetukset (Page Setup) -välilehdellä vaihdat tulostusarkin suuntaa, valitset paperikoon, valitset tulostustarkkuuden ja väriasetukset. Paperilähteen, tulostimen käyttämän paperilokeron valitset Lisäasetukset (Advanced) -välilehdellä. Kari J Keinonen 48
Tulostuksen asetukset Tulostusasetuksiin voit vaikuttaa Tiedosto (File) -valikon Asetukset (Options) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa. Yleiset asetukset Tämän esityksen asetukset Kuva 42 PowerPointin asetukset ( PowerPoint Options) - valintaikkuna Valintaikkunan Lisäasetukset (Advanced) -välilehdellä voit määrittää tulostuksen tarkemmin. Kuvassa näet oletusasetukset joita ei usein tarvitse muuttaa. Kari J Keinonen 49
Tallennus (Save) PowerPoint 2010 Sinun kannattaa tallentaa tekemäsi esitys aina sähköiseen muotoon. Aiemmin tehtyä esitystä tarvitset mitä ilmeisimmin myöhemmin. Tallennettua tiedostoa voit käyttää uudestaan pohjana jossain muussa vastaavan sisällön omaavassa esityksessä. Näin toimien vähennät työmääräsi huomattavasti. Kotona tallennus tapahtuu usein paikalliselle kiintolevylle (C:). Yrityksissä ja muissa organisaatioissa tallennus tapahtuu pääkäyttäjän tarkoitukseen luomalle verkkolevylle (usein K: tai H: -asema). Tallennat napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Tallenna (Save) -komentoa tai pikatyökalurivin Tallenna (Save) -painiketta. Tallentaminen onnistuu myös painamalla Ctrl + s -näppäinyhdistelmää. Kuva 43 Tallenna nimellä ( Save As) - valintaikkuna Ensimmäistä kertaa tallentaessasi ohjelma kysyy tiedostolle nimeä. Tallenna esitys oman Tietokoneen hakemistorakenteessa sopivalle levylle sellaiseen kansioon jonka nimi on aihealuetta kuvaava. Anna tiedostolle sisältöä kuvaava looginen nimi. Näin toimien löydät esityksen myöhemminkin helposti.!! Seuraavalla kerralla napsauttaessasi Tallenna (Save) -painiketta tallentuvat tiedostoon tehdyt muutokset aiemmin antamallasi nimellä kansioon johon sen alun alkaen tallensit. Näin korvaat aiemman samannimisen tiedoston alkuperäisessä sijainnissaan eli saatat tiedostoon tehdyt muutokset voimaan (päivität ajantasalle). Tallennusmuoto on PowerPoint-esitys (PowerPoint Presentation) ja tiedoston tarkenne on PPTX. Tähän muotoon sinun kannattaa tallentaa kaikki esityksesi aina. PowerPoint-esitys (PowerPoint Presentation) tallennusmuotoista tiedostoa on helppo muokata ja tarvittaessa tallentaa se sitten muihin tallennusmuotoihin. Samassa kansiossa ei voi olla kahta samannimistä tiedostoa. Kari J Keinonen 50
Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon Avatessasi aiemmin luodun esityksen malliksi (pohjaksi) uudelle esityksellesi haluat varmasti tallentaa tiedoston uuteen sijaintiinsa uudella nimellä. PowerPointin Tiedosto (File) -valikon Tallenna nimellä (Save As) -komennolla teet sen helposti. Kuva 44 Mukautettu Tallenna nimellä ( Save As) - valintaikkuna Kuvassa on korostettu tärkeitä tallennusasetuksia, huomioi ne. Etsi tiedostolle sopiva levyasema ja sieltä sopiva kansio, sijainti. Ellei kansiota ole, perusta se napsauttamalla Uusi kansio (New Folder) -painiketta. Anna kansiolle looginen nimi. Anna tiedostolle esityksen aihetta kuvaava nimi ja valitse sopiva tallennusmuoto (Save as type). Lisää tallennusmuodoista kerrotaan sivulla 182 ja ohjelman oletustallennusmuodon muuttamisesta sivulla 178.!! Tallentaessasi aiemman tiedoston uudella nimellä säilyy aiemmin tallennettu alkuperäisessä sijainnissaan ilman muutoksia. Tallentaessasi esitystä jossa on aliohjelmia (makroja tai VBA-koodia), tulee tiedosto tallentaa muotoon PowerPoint-esitys (makrot käytössä) (PowerPoint Macro-Enabled Presentation). Tällaisen tiedoston tarkenne on PPTM. Jos tallennat esityksen makroja sisältävänä mallina, tulee esityksen tallennusmuodon olla Makrot salliva Power- Point-malli (PowerPoint Macro-Enabled Template). Tällöin tiedoston tarkenne on POTM. Kari J Keinonen 51
Tallennus PowerPoint-diaesitykseksi Harjoitustiedosto: Esitys.pptx PowerPointissa voit tallentaa esityksen suoraan esitystilassa aukeavana. Tällaisen esityksen etu se että esitystä pitäessäsi sinun ei tarvitse hallita lainkaan PowerPoint käyttöä. Huono puoli esitysmuodolle on se, että esityksen pitäminen vaatii esityslaitteeseen asennetun Power- Point-ohjelman. Kuva 45 Tallennus esitysmuotoon Esitysmuotoon tallentaessasi sinun on valittava tiedostolle PowerPoint-diaesitys (PowerPoint Show) -tallennusmuoto. Valitse sitten tiedostolle sijoituspaikka, kansio josta sen helposti löydät. Anna tiedostolle esityksen aihetta kuvaava nimi. Napsauta lopuksi Tallenna (Save) -painiketta.!! Tallennus tapahtui PowerPoint-diaesitys (PowerPoint Show) -muotoon ja tiedoston pääte on PPSX. Voit avata kyseisen tiedoston kansiosta kaksoisnapsauttamalla tiedoston kuvaketta, näin saat esityksen suoraan käyntiin jos laitteeseen on asennettu PowerPoint. PowerPoint-diaesitys -muotoon tallentamaasi esitystä pääset muokkaamaan kun napsautat tiedostokuvakkeen pikavalikosta Avaa (Open) -komentoa. Voit myös avata tiedoston PowerPoint-ohjelmasta Tiedosto (File) -valikon Avaa (Open) -komennolla. Kari J Keinonen 52
Tallennus CD-paketiksi Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Koskaan et tiedä mitä ohjelmia ja niiden versioita esityksesi tilaajan tiloissa on käytössä. PowerPointissa on mahdollista tallentaa esityskelpoinen esitys kansioon jonka voit myöhemmin polttaa CD- tai DVDlevylle tai kopioida muistitikulle. Tällaisen esityksen hyvänä puolena on se, ettet tarvitse esitystä pitäessäsi lainkaan PowerPoint-ohjelmaa. Esityspaketin tekemisen aloitat napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Tallenna ja lähetä (Save & Send) -alivalikon CD-pakettiesittely (Package Presentation for CD) -painiketta. Kuva 46 CD- pakettiesittely ( Package Presentation for CD) - välilehti Napsauta esiin tulevasta toimintoikkunasta CD-paketti (Package for CD) -painiketta. Kari J Keinonen 53
Kansion nimi Poltto CD-levylle Kuva 47 CD- paketti ( Package for CD) - valintaikkuna Napsauta valintaikkunassa Asetukset (Options) -painiketta. Kirjasinten upotus Kuva 48 Asetukset ( Options) - valintaikkuna Napsauta valintaikkunassa voimaan asetus Upotetut TrueType-fontit (Embedded TrueType fonts). Napsauta sitten OK-painiketta. Napsauta esiin tulevassa (kuva sivulla 54) valintaikkunassa Kopioi kansioon (Copy to Folder) -painiketta. Selaa (Browse) -painike Kuva 49 Kopioiminen kansioon ( Copy to Folder) - painiketta. Napsauta Selaa (Browse) -painiketta. Etsi esiin tulevan valintaikkunan avulla esityksellesi sopiva tallennuskansio ja valitse se. Napsauta molemmissa ikkunoissa OK-painiketta. Kari J Keinonen 54
Kuva 50 Ilmoitusikkuna Saatat saada ilmoituksen siitä että olet linkittänyt esitykseesi muita tiedostoja. Hyväksy ilmoitus Kyllä (Yes) -painikkeella. Saatat saada muitakin ilmoituksia, esimerkiksi siitä että olet lisännyt esitykseesi kommentteja tai makroja. Hyväksy kaikki ilmoitukset Jatka (Continue) -painikkeella. Polta suoraan CD-levylle Kuva 51 Pakkaaminen CD- levyä varten ( Package for CD) - valintaikkuna Sulje viimeinen valintaikkuna napsauttamalla Sulje (Close) -painiketta. Nyt määräämässäsi kansiossa on itsenäinen esitys ja kaikki siihen liittyvät tiedostot. Voit polttaa kansion CD-levylle, kopioida sen muistitikulle tai lähettää e-maililla ja pitää esityksen vaikka tilaajan laitteelle ei olisi asennettu PowerPointia. Kari J Keinonen 55
Tallennus RTF- ja PDF-muotoon Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Koskaan et tiedä mitä ohjelmia ja niiden versioita esityksesi tilaaja käyttää. PowerPointilla on mahdollista tallentaa moneen eri tallennusmuotoon. Käyttökelpoisimmat tallennusmuodot ovat RTF ja PDF. Tallennus tapahtuu Tiedosto (File) -valikon Tallenna nimellä (Save As) -komennolla esiin tulevan valintaikkunassa. Kuva 52 Tallennus jäsennys- tai PDF- muotoon Tiedosto (File) -valikon Tallenna nimellä (Save As) -komennolla esiin tulevan valintaikkunan Tallennustyyppi (Save as type) -pudotusvalikossa on kaikki ne muodot joihin voit tallentaa. Valitse sopiva ja paina OK-painiketta. Kari J Keinonen 56
Tallennus kuvatiedostoon Harjoitustiedosto: Polkupyörä.pptx PowerPointista voit tallentaa kalvon useaan kuvamuotoon, esimerkiksi PNG, BMP, GIF, TIFF, WMF ja JPEG -muotoihin. Napsauta Tiedosto (File) -valikon Tallenna nimellä (Save As) -komentoa. Kuva 53 Tallenna nimellä (Save As) kuvamuodot Valitse valintaikkunassa Tallennustyyppi (Save as type) -pudotusvalikosta sopiva tallennusmuoto. Peruuta-painike Kuva 54 Ilmoitusikkuna Ohjelman kysyessä mitkä kalvot haluat viedä kuvatiedostoon, napsauta Vain tämä dia (Current Slide Only) -painiketta. Kari J Keinonen 57
Sisällön tuottaminen Tärkeää kirjoitettaessa!! PowerPoint 2010 Esitysgrafiikkaohjelmassa syötät esitykseen tekstiä näppäimistöltä. Voit myös tuoda tekstiä kopioimalla toisista ohjelmista tai aiemmista PowerPoint-tiedostoista. Sen lisäksi voit avata valmiita tekstiasiakirjoja ja tallentaa ne PowerPoint-muotoon. Voit myös tuoda esitykseen tekstiä skannaamalla sitä paperilta. Skannaus vaatii maksullisen tekstintunnistusohjelman hankkimista, asentamista ja käytön opiskelua. Sana on kahden välilyönnin väli. Virke on kahden pisteen väli. Kappale taas on kahden kappaleenvaihdon (Enter-painallus) väli. Älä tee esitykseen ylimääräisiä välilyöntejä, sarkain- tai Enter-painalluksia. Riviä et saa päättää Enter-painallukseen. Rivin päättyessä jatkat kirjoittamista sillä PowerPoint rivittää tekstin automaattisesti. Enterpainallus vaihtaa kappaletta. Erikoismerkit Osan erikoismerkeistä saat tuotettua kirjoittamalla. Merkin nimi Merkki Merkin tuotat Copyright -merkki Kirjoita (-merkki ja c-kirjain ja )-merkki Tavaramerkki Kirjoita (-merkki ja tm-kirjaimet ja )-merkki Miu Mau (at) @ Alt Gr + 2 Dollari -merkki $ Alt Gr + 4 Punta -merkki Alt Gr + 3 Euro-merkki Alt Gr + e Alaindeksi H 2 O Ctrl + + (plusmerkki) Palautuu takaisin samoilla näppäimillä Takakenoviiva \ Alt Gr + + (plusmerkki) Tilde ~ Alt Gr +.. (kaksi pistettä painike) Taulukko 1 Kirjoitettavat erikoismerkit Taulukossa näet muutaman erikoismerkin, jotka voit kirjoittaa PowerPointissa näppäimistön avulla. Kirjoittaessasi tarvitset usein muitakin erikoismerkkejä. Suosittelen että haet erikoismerkit Windowsin Merkistö (Character Map) -apu ohjelmasta. Kari J Keinonen 58
Merkistö (Character Map) Erikoismerkkejä löydät Windows-käyttöjärjestelmän Merkistö (Character Map) -ohjelmasta. Erikoismerkin voit tuoda mihin hyvänsä asiakirjaan Merkistö (Character Map) -ohjelmasta Kopioi - Liitä -periaatteella. Ohjelma löydät Apuohjelmat (Accessories) - ohjelmaryhmän aliryhmästä Järjestelmätyökalut (System Tools). 1 - Fontin valinta 2 - Merkin valinta 3 - Napsauta 4 - Napsauta Kuva 55 Merkistö ( Character Map) - apuohjelma Windows-käyttöjärjestelmän Character Map (Merkistö) -apuohjelma on erinomainen väline, jolla saat erikoismerkit mihin hyvänsä ohjelmaan. Suorita ensin kuvan vaiheet numeroidussa järjestyksessä. Siirry sitten ohjelmaan johon haluat merkin. Aseta osoitin kohtaan johon merkin haluat ja napsauta Paste (Liitä) -painiketta tai paina Ctrl + v -näppäinyhdistelmää. Kari J Keinonen 59
Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Luettelomerkit PowerPoint esityksessä kalvon sisältö paikkamerkissä, kappale aloitetaan automaattisesti luettelomerkein. Merkkien ulkonäkö periytyy käytettävästä teemasta (perustyylistä) ja eri otsikkotasoilla käytetään usein eri luettelomerkkiä. Luetteloksi aikomistasi kappaleista voit tehdä luettelon Luettelomerkit (Bullets) tai Numerointi (Numbering) -painikkeilla. Luettelomerkit teet siten että aluksi valitset kyseiset tekstikappaleet ja seuraavaksi napsautat Luettelomerkit (Bullets) tai Numerointi (Numbering) -painiketta. Voit myös aloittaa luettelon napsauttamalla ensin painiketta. Kirjoita sitten sisältö ja paina Enter-näppäintä. Näin luettelo jatkuu paikkamerkin loppuun. Luettelomerkit Kuva 56 Luettelomerkin valinta Kuvan luettelokappaleissa on käytetty Luettelomerkki (Bullets) -asetusta. Kun kirjoitat monitasoista luetteloa ja haluat sisentää tekstiä alemmalle tasolle toimi kuvan ohjeen mukaan. Viimeisessä kappaleessa mainittua Tabulaattori-näppäintä kutsutaan myös Sarkain-näppäimeksi. on sama Nostaessasi uuden kappaleen luettelotason takaisin ylemmälle tasolle paina Shift (Vaihto) + Sarkain -näppäimiä. Kari J Keinonen 60
Numeroidut luettelomerkit Kuva 57 Numeroidun luettelomerkin valinta Kuvan luettelokappaleissa on käytetty Numeroitu (Numbering) -asetusta. Kun kirjoitat monitasoista numeroitua luetteloa ja haluat sisentää tekstiä alemmalle tasolle paina Enter-painalluksen jälkeen Tabulaattori-näppäintä. Nostaessasi luettelotasoa paina Shift (Vaihto) + Sarkain -näppäimiä. Kohdan kaksi alapuolella olevaa kappaletta on sisennetty seuraavalle, alemmalle otsikkotasolle. Uuden tason numerointi alkaa numerolla yksi. Luettelomerkkien ja numeroinnin vaihtaminen Valitse ensin kappale ja napsauta sitten Luettelomerkit (Bullets) -valikoimasta sopivaa merkkiä. Kappaleen numerointitavan voit vaihtaa Numerointi (Numbering) -valikoimasta. Valikoima Kuva 58 Luettelomerkin vaihtaminen Käytä kappaleiden tasaamiseksi tasauspainikkeita. Vasemmalle tasattu kappale (ylin) on kalvoissa yleisin ja se on oletuksena kaikissa paikkamerkeissä - käytä sinäkin sitä. Muut tasaukset ovat harvinaisia. Kari J Keinonen 61
Tekstin valitseminen Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Tekstiä voit valita eli aktivoida joko hiirellä tai näppäimistöllä. Tässä käsitellään hiirellä tapahtuvia valintatapoja. Merkin ja merkkijonon valitseminen Tekstikehys, paikkamerkki Kuva 59 Merkin valitseminen Merkin tai merkkijonon valitset vetämällä tekstiosoitinta merkkien ylitse. Sanan valitseminen Tekstikehys, paikkamerkki Kuva 60 Sanan valitseminen Sana on kahden välilyönnin väli ja sanan valitset kaksoisnapsauttamalla tai vetämällä sen yli. Luettelokappaleen valitseminen Tekstikehys, paikkamerkki Kuva 61 Kappaleen valitseminen Kappale on kahden Enter-painalluksen väli. Kappaleen valitset kolmoisnapsauttamalla kappaletta. Kari J Keinonen 62
Luettelokappaleen ja alikappaleiden valitseminen Tekstikehys, paikkamerkki Kuva 62 Pää- ja alikappaleiden valinta Kappaleen ja kaikki sen alikappaleet voit valita napsauttamalla osoittimella ylemmän tason kappaleen luettelomerkkiä. Koko esityksen valitseminen Esityksen valitset Diat (Slides) -välilehdellä napsauttamalla ensimmäistä kalvoa ja sitten Shift (Vaihto) + Napsauttamalla viimeistä. Esityksen voit valita myös Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymässä painamalla Ctrl + a -näppäinyhdistelmää. Paikkamerkin varjostus Kun haluat korostaa paikkamerkkiä, esimerkiksi esitykseen mukaan otettavaa esimerkkiä, voit varjostaa kyseisen paikkamerkin. Varjostamisen teet seuraavasti. Valitse ensin paikkamerkki napsauttamalla sen reunaviivaa. Lisää sopiva väri varjostukseksi Aloitus (Home) -välilehden Piirto (Drawing) -ryhmän Muodon täyttö (Shape Fill) -valikoimasta. Tekstin poistaminen ja korvaaminen Valitun tekstin voit poistaa painamalla Backspace (Poisto) tai Del -näppäintä. Teksti poistuu alkuperäisestä paikastaan kun leikkaat sen leikepöydälle. Valitun tekstin korvaat myös joko kirjoittamalla valitun tekstin tilalle korvaavan merkkijonon tai liität kyseiseen kohtaan leikepöydällä olevan tekstin. Esityksestä poistat kokonaisia aktiivisia kalvoja Dia (Slides) -välilehdellä tai Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymässä Del-näppäimen painalluksella. Teksti poistuu myös kun poistat kalvolta paikkamerkin. Kari J Keinonen 63
Ylä- ja alatunnisteen luominen Ylä- ja alatunnisteeseen tulee lisätä se tieto jonka haluat toistuvan esityksen kaikissa näkyvissä kalvoissa. Tee tunnisteisiin kaikilla sivuilla toistuva tieto kuten päivämäärä, sivunumero ja oma nimesi. Siirryt yläja alatunnisteeseen Lisää (Insert) -välilehden Ylä- ja alatunniste (Header & Footer) -painikkeella. Päivittyvä päivämäärä Dian juokseva sivunumero Alatunnisteen kiinteä teksti Tunnisteita ei näytetä otsikkodiassa Kuva 63 Ylä- ja alatunniste ( Header and Footer) - valintaikkuna Tee Ylä- ja alatunniste (Header & Footer) -valintaikkunassa kuvaan merkityt valinnat. Aseta voimaan myös valinta Älä näytä otsikkodiassa (Don t show on title slide). Tällä asetuksella luot kaikille esityksen kalvoille, paitsi otsikkodioille, samanlaisena toistuvan ylä- ja alatunnisteen. Aloittavan kalvon, otsikkodian numeroksi tulee asettaa nolla. Napsauta Rakenne (Design) -välilehden Sivun asetukset (Page Setup) -painiketta. Kuvaruudulla katseltava esitys Kuva 64 Dianumeron aloitus nollasta Korjaa Diojen aloitusnumero (Number slides from) -kohtaan arvoksi nolla. Ylä- ja alatunnisteen paikkamerkkejä voit siirtää, muokata tai käsitellä perustyylissä. Siitä lisätietoa myöhemmin (sivu 90). Kari J Keinonen 64
Oikeinkirjoitus Tavutus!! PowerPoint 2010 Kieliasun tarkistus on PowerPoint-asetuksissa oletuksena määritetty automaattiseksi. Kun kirjoitat tekstiä, ilmaistaan kirjoitusvirheet punaisella alleviivauksella. Sinun ei tule poistaa tai korvata oikein kirjoitettua tekstiä, ei ainoaakaan oikeaa merkkiä. Korjaa esityksessä olevat kirjoitusvirheet Oikeinkirjoitus (Spelling) -toiminnolla. Suomenkielisenä asennetussa PowerPointissa kieliasun tarkistus toimii kohtuullisesti. Sanasto ei sisällä kuitenkaan kaikkia suomenkielen sanoja. Voitkin lisätä puuttuvia sanoja sanakirjaan. PowerPointissa ei ole automaattista tavutusta koska tavutusta käytetään esityksissä harvoin, vältä sinäkin tavuttamasta. Tarvitessasi tavutusta sinun on kirjoitettava tavumerkki. Jos viet itse tavuttamaasi tekstiä muihin ohjelmiin ja/tai tiedostoihin kulkevat tavumerkit mukana. Ne harvoin osuvat uudessa esityksessä tai asiakirjassa tavutusalueelle, joten tavuviivat näkyvät ikävästi tulosteissa keskellä riviä. Oikeinkirjoituksen tarkistus kirjoitettaessa Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Virheellinen sana Oikean sanan lisääminen sanastoon Kuva 65 Virheen pikavalikko Pikavalikossa on usein virheelliselle sanalle oikea vaihtoehto. Vaihda väärän sanan tilalle oikea napsauttamalla sanaa. Valikon komennoilla voit myös ohittaa virheen tai lisätä sanan sanastoon. Kari J Keinonen 65
Koko esityksen tarkistus Koko esityksen tarkistus kerralla on hyödyllinen tapa ja se on varmasti nopein tapa tarkastaa esitys. Voit etsiä mahdollisia kirjoitusvirheitä ja vahvistaa jokaisen korjauksen erikseen. Oikoluvun aloitat Tarkista (Review) -välilehden Tekstintarkistus (Proofing) -ryhmän Oikeinkirjoitus (Spelling) -painikkeella. Kuva 66 Oikeinkirjoitus ( Spelling) - valintaikkuna Valintaikkunan avulla voit korvata väärin kirjoitetun sanan monella tavalla: Ehdotukset (Suggestions) -listalla olevalla oikealla sanalla. Voit korjata väärin kirjoitetun sanan Muuta muotoon (Change to) -kentässä. Napsauta sitten Muuta (Change) -painiketta. Voit käyttää myös Muuta kaikki (Change All) -painiketta mutta tee se varoen ja harkiten. Office-ohjelmien suomenkielinen sanasto ei ole täydellinen. Kun kirjoittamasi sana on oikein kirjoitettu ja suomenkieltä, lisää sana sanakirjaan Lisää (Add) -painikkeella. Kuvan tilanteessa kirjoitetussa sanassa ei ole kirjoitusvirhettä. PowerPoint ei ymmärrä sanaa koska se on englanninkielinen. Ohita siis tämä kohta napsauttamalla Ohita (Ignore) -painiketta.! Asetukset (Options) -painikkeella voit määrittää oikeinkirjoitustoiminnon asetuksia. Kari J Keinonen 66
Oikeinkirjoituksen asetukset Oikeinkirjoituksen tarkistus auttaa esitystuotantoa monella tavalla ja toiminto on varsin monipuolinen. Oikoluvulle voit määrittää useita asetuksia. Asetuksiin pääset Oikeinkirjoitus (Spelling) -ikkunasta Asetukset (Options) -painikkeella tai Tiedosto (File) -valikosta Asetukset (Options) -painikkeella. Asetukset ovat Tarkistustyökalut (Proofing) -välilehdellä. Kuva 67 Tarkistustyökalut ( Proofing) - välilehti Valintaikkunassa voit tehdä perusasetukset. Automaattisen korjauksen asetukset (AutoCorrect Options) -painikkeella pääset asetusten tarkempaan määrittelyyn. Mukautetut sanastot (Custom Dictionaries) -painikkeella voit määrittää käyttöösi lisää sanakirjoja. Oletuksena on Custom.dic sanakirja, johon lisäämäsi sanat tallentuvat. Kari J Keinonen 67
Poista sanakirja Kuva 68 Mukautetut sanastot ( Custom Dictionaries) - valintaikkuna Valintaikkunassa voit muokata sanakirjaan lisäämiäsi sanoja ja lisätä uusia sanakirjoja. Automaattisen korjauksen asetukset Voit nopeuttaa ja helpottaa esityksen kirjoittamista asettamalla haluamasi automaattiset korjaustoiminnot voimaan. Automaattinen korjaus -toiminto tarkkailee kirjoittaessasi aikaansaamaasi ja korjaa automaattisesti jotkin kirjoitusvirheet. Tärkeimmät asetuksista löydät AutoCorrect (Automaattinen korjaus) -välilehdeltä. Automaattisen korjauksen asetuksia pääset muuttamaan Tiedosto (File) -pudotusvalikosta Asetukset (Options) -valintaikkunassa Tarkistustyökalut (Proofing) -välilehdellä napsauttamalla Automaattisen korjauksen asetukset (AutoCorrect Options) -painiketta. Kari J Keinonen 68
Automaattinen korjaus Automaattinne korjaus (AutoCorrect) -välilehdellä ovat asetukset joilla määräät PowerPointin automaattisesti korjaamaan sille opetettuja kirjoitusvirheitä. Opetetut korjaustoimet toimivat jos olet vahingossa kirjoittanut sanalle kaksi isoa alkukirjainta, virkkeen Caps Lock -näppäin päällä tai virkkeen ensimmäisen kirjaimen pienellä. Korvaa teksti kirjoitettaessa (Replace text as you type) -kohdassa on luettelo yleisistä kirjoitusvirheistä jotka ohjelma korjaa automaattisesti kun sinä teet virhesyötön. Toimintoa voit itse käyttää hyödyksi lisäämällä sanastoon omia korvaavia tekstejä. Tällaisia voivat olla nimesi, kotiosoitteesi tai organisaatiosi nimi. Harkitse käyttöä Itse määritetty korvausmääre Poista painike Kuva 69 Automaattinen korjaus ( AutoCorrect) - välilehti Kuvaan on merkitty suositeltavia asetuksia. Muodosta omille nimikirjaimillesi Korvaa teksti kirjoitettaessa (Replace text as you type) -kohdassa yksinkertainen korvaava allekirjoitus. Kirjoita Etsittävä (Replace) -kenttään nimikirjaimesi ja Korvaava (With) -kenttään koko nimesi. Napsauta vielä Lisää (Add) -painiketta ja hyväksy ikkuna OK-painikkeella. Kari J Keinonen Kuva 70 Automaattisesti korjattu teksti Kirjoita PowerPoint-esitykseen nimikirjaimesi ja nimikirjainten jälkeen välilyönti. Nyt ohjelma vaihtaa nimikirjaintesi tilalle koko nimesi. Kari J Keinonen 69
Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa (AutoFormat As You Type) -välilehdellä ovat asetukset joilla voit muokata esityksen automaattisia muotoiluja. Ei merkitystä suomenkielellä kirjoitettaessa Oletusarvoina voimassa Kuva 71 Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa ( AutoFormat As You Type) - välilehti Valintaikkunassa näet kehystettynä suositeltavat asetukset. Ota Internet- ja verkkopolut hyperlinkeillä (Internet and network paths with hyperlinks) -asetus pois jos kirjoitat vain tulostettavaksi aiottua esitystä, mutta jätä asetus muulloin voimaan. Minä poistan myös Yhdysmerkit ajatusviivalla (Hyphens with dash) -asetuksen.! Toiminnot (Actions) ja Matemaattisten merkkien automaattinen korjaus (Math AutoCorrect ) -välilehtien asetuksia sinun ei kannata muuttaa, tarvitset niitä harvoin ja oletusasetukset ovat pääosin hyvät. Kari J Keinonen 70
Synonyymisanasto Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Synonyymisanasto (Thesaurus) on valikoima sanoja ja niiden synonyymejä (samaa merkitseviä vastineita). Kirjoittaessasi tekstiä voit tarkastella ja muuttaa sanoja synonyymeiksi. Tällä toiminnolla vältät samojen sanojen liian useaa toistumista kappaleissa. Valitun sanan synonyymisanastoon pääset napsauttamalla pikavalikosta Synonyymit (Synonyms) -alivalikosta Synonyymisanasto (Thesaurus) -komentoa tai painamalla näppäimistöltä näppäinyhdistelmää Shift (Vaihto) + F7. Kuva 72 Synonyymisanasto avattuna tehtäväruudussa Tehtäväruudussa voit helposti tarkastaa onko valitsemallesi sanalle annettu sanakirjaan synonyymiä. Jos haluat korvata valitsemasi sanan vastineella valitse tehtäväruudun luettelosta vastinsana ja napsauta pudotusvalikosta Insert (Lisää) -komentoa. Näin korvaat vastineella aiemman kirjoitetun sanan. Kari J Keinonen 71
Tekstin muotoileminen Kirjasinten muotoilu PowerPoint 2010 Esityksen tekstiä voit muotoilla monella tavalla. Muotoilu voi kohdistua sanaan, kappaleeseen, sivuun tai koko esitykseen. Teemat ovat koko esityksen ulkoasuun vaikuttavia muotoiluja ja tyyleillä vaikutat kaikkiin samantasoisiin kappaleisiin. Voit halutessasi muuttaa kirjasimen tyyppiä (fontti, kirjasinperhe, kirjasinleikkaus) ja kirjasimen kokoa elävöittäen näin tekstin ulkoasua. Kun haluat korostaa jotain tärkeää sanaa tai lausetta voit lihavoida tai kursivoida merkkijonon. Lisäksi kirjasimen väri on vaihdettavissa. Teet kirjasimen muotoilutoimenpiteet valitulle tekstille Aloitus (Home) -välilehden Fontti (Font) -ryhmän komennoilla. Fontti (Font) -painike Fonttikokoon vaikuttavat painikkeet Muotoilun poistaminen Korostukseen vaikuttavat painikkeet Kirjasimen värit valikoimaan Kuva 73 Fontti ( Font) - ryhmä Aktiivisen tekstin voit muotoilla kuvan painikkeilla. Avainpainiketta (Dialog box launcher) napsauttamalla pääset valintaikkunaan, jossa voit tehdä muotoiluille tarkempia lisäasetuksia. Älä käytä kovin usein tekstin lihavointia tai kursivointia, ne vain vaikeuttavat esityksen lukemista. Vältä alleviivauksen käyttöä koska se on poissa muodista ja sen mahdollinen käyttö liittyy sähköisesti käytettävien esitysten hyperlinkkeihin. Windowsissa käytetään seuraavia kirjasintyyppejä: TrueType fontti Erittäin hyvä tulostus- ja näyttöfontti. OpenType fontti (True Type fontti) Erittäin hyvä tulostus- ja näyttöfontti. Kirjasimet jaetaan ulkoasun mukaan seuraavasti: Antiikva (Serif - malli vieressä) M Tarkoittaa päätteellistä kirjasinta (e-kirjan kertova teksti). Groteski (SansSerif malli vieressä) M Tarkoittaa päätteetöntä kirjasinta (e-kirjan otsikot). Kari J Keinonen 72
Kappaleiden muotoilu Sisennysten asettaminen Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Esityksen helppolukuisuutta lisätäksesi PowerPoint sisentää automaattisesti luettelotoiminnolla tehtyjä tekstikappaleita hierarkkisesti. Omassa sisennyksessä apuna voit käyttää viivainta. Aseta viivain näkyviin napsauttamalla Näytä (View) -välilehden Näytä (Show) -ryhmän Viivain (Ruler) -valinta voimaan. Kuva 74 Sisennyskolmiot viivaimella, tasattu kappale Kuvassa näet otsikkokappaleen vasemman reunan automaattisen sisennysasetuksen. Sisennyksen muutat viivaimen vasemmassa päässä olevilla kolmioilla. Kolmioita siirrät vetämällä. Molemmat kolmiot siirtyvät yhtaikaa suorakaiteesta vetämällä. Ylempi kolmio sisentää kappaleesi ensimmäistä riviä (luettelomerkkiä) ja alempi kolmio sisentää kaikkia muita kappaleen rivejä. Miten esityksen kappale sisennetään? Riippuva sisennys Esityksessä yleisin kappaleen sisennystapa on riippuva sisennys. Kuva 75 Sisennyskolmiot viivaimella, riippuva sisennys Riippuva sisennys syntyy automaattisesti kun teet paikkamerkkiin luettelokappaleen. Sisennystä voit muuttaa kolmioita siirtämällä. Ylemmän kolmion asetat siihen kohtaan josta kappaleen ensimmäisen rivin (luettelomerkin) tulee alkaa. Alempi kolmio määrää kappaleen muiden rivien aloituskohdan. Tasauksen asettaminen Kappaleen teksti tasataan Aloitus (Home) -välilehden Kappale (Paragraph) -ryhmän tasauspainikkeilla. Kari J Keinonen 73
Kuva 76 Kappaleiden tasaukset Käytä kappaleiden tasaamiseksi tasauspainikkeita. Vasemmalle tasattu kappale (ylin) on kalvoissa yleisin ja se on oletuksena kaikissa paikkamerkeissä - käytä sinäkin sitä. Muut tasaukset ovat harvinaisia. Sarkainten asettaminen PowerPointissa taulukot kannattaa tehdä taulukkotoiminnolla. Voit tasata kirjoittamasi pienet taulukot sarkaimilla. Sarkaimien käyttö tapahtuu asettamalla sarkainasetukset paikoilleen. Kuva 77 Sarkainasetukset viivaimella Sarkaimia käytät tekemällä viivaimelle sarkainasetukset. Oletuksena voimassa on Vasen sarkain. Haluamasi asetuksen voit valita viivaimen vasemmassa päässä olevaa painiketta napsauttamalla. Kun napsautat mihin hyvänsä kohtaan viivainta, aikaansaat valitsemasi sarkainasetuksen. Sarkaimia voit siirtää vetämällä. Kirjoittaessasi luetteloa siirrät kursorin sarkainkohtaan Sarkain-näppäimellä. Kari J Keinonen 74
Palstat Palstojen käyttö on suositeltavaa esimerkiksi kun vertaillaan kahden luettelon sisältöjä. Palstan luominen Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Uuden kalvon palstojen kanssa teet napsauttamalla Home (Aloitus) -välilehden Diat (Slides) -ryhmän Uusi dia (New Slides) -valikoimasta Kaksi sisältökohdetta (Two Content) tai Vertailu (Comparison). Otsikollinen kalvo jossa ei ole muita paikkamerkkejä Tyhjä kalvo Otsikollinen kuva Kuva 78 Uusi dia ( New Slides) - valikoima Napsauta Vertailu (Comparison) tai Kaksi sisältökohdetta (Two Content) -painiketta niin saat kalvoon kaksi palstaa. Palstojen muokkaaminen Koon muutos -osoitin Koonsäätökahva Kuva 79 Kaksipalstainen kalvo Paikkamerkin voit siirtää vetämällä sen reunaviivasta. Valitun palstan kokoa muutat vetämällä paikkamerkin reunan tai kulman koonsäätökahvasta. Kari J Keinonen 75
Rivi- ja kappaleväli Rivi- ja kappalevälillä vaikutat esityksen luettavuuteen. Tutkimusten mukaan riviväli yksi on nopein lukea ja se onkin oletuksena voimassa PowerPoint-kalvojen paikkamerkeissä. Riviväli-asetusta sinun tulee kasvattaa ja/tai muuttaa varsin harkitusti. Kappaleväli määräytyy PowerPointissa automaattisesti paikkamerkin otsikkotasosta. Kappaleväli-asetuksen muuttaminen kannattaa tehdä myös harkitusti. Microsoftin taiteilijat ovat luoneet teemoihin suhteellisen onnistuneet kappalevälit. Jätä tekstikappaleiden väliin riittävästi ilmavuutta lukemisen helpottamiseksi. Kappaleväliä en suosittele kasvattamaan suuremmaksi kuin kappaleen kirjasinkoko pisteinä on. Rivi- tai Kappaleväli-asetuksia pääset muuttamaan napsauttamalla aktiivisen kappaleen pikavalikosta Kappale (Paragraph) -komentoa. Kappaleen tasaus Painike rivivälin muuttamiseen Painike sarkainasetuksiin Kuva 80 Paragraph (Kappale) - valintaikkuna Kappalevälin muuttaminen tapahtuu Ennen (Before) ja Jälkeen (After) askelluspainikkeilla. Rivivälin muuttaminen tapahtuu Riviväli (Line Spacing) -pudotusvalikosta.! Yksi ylimääräinen Enter-painallus kappaleiden välissä on esitysgrafiikan periaatteiden mukaan väärin. Jos kirjoittamasi teksti viedään sivuntaittoon tai tekstinkäsittelyasiakirjaan niin sivun ulkoasun taittaminen hankaloituu ylimääräisistä Enter-painalluksista. Tyhjä rivi kappaleiden välissä on taiteilijoiden mielestä ulkoasullisesti aina liian suuri ja tutkimusten mukaan se hidastaa lukemista. Kari J Keinonen 76
Muotoilujen kopioiminen muotoilusiveltimellä! Muotoilusivellin (Format Painter) on oiva apuväline muotoilujen periyttämiseen (siirtämiseen) esityksen muihin alueisiin. Työkalun löydät Aloitus (Home) -välilehdeltä Leikepöytä (Clipboard) -ryhmästä. Muotoilusivellintä käytät seuraavasti: Valitse merkkijono tai tekstikappale jossa on mieleisesi muotoilu. Napsauta Muotoilusivellin (Format Painter) -painiketta. Maalaa, vedä siveltimellä yli sen alueen tai kappaleen johon haluat valitun muotoilun periytyvän. Muotoilusivellintä voit käyttää usean erillisen alueen muotoiluun kun kaksoisnapsautat painiketta. Pois päältä sen saat joko napsauttamalla painiketta tai painamalla näppäimistöltä Esc-näppäintä. Kun olet tehnyt valitulle objektille muotoilutoimen voit monistaa muotoilun uuteen samanarvoiseen valittuun objektiin pikatyökalurivin Toista (Redo) -painikkeella tai näppäinkomennolla Ctrl + y. Muotoilun poistaminen Tekstikappaleisiin tekemäsi lisämuotoilut saat poistettua valitsemalla paikkamerkin ja napsauttamalla Poista kaikki muotoilu (Clear All Formatting) -painiketta. Muotoilun voit kumota heti kun olet sen tehnyt. Kumoamisen suoritat pikatyökalurivin Undo (Kumoa) -painikkeella tai näppäinkomennolla Ctrl + z. Kari J Keinonen 77
Kumoa - Toista toiminnot!! Kumoa (Undo) PowerPoint 2010 Kaikkiin tietokoneohjelmiin on rakennettu kumoa-toiminto. Kumoatoiminto tekee tietokoneella suoritettavasta tietojenkäsittelystä huomattavasti nopeampaa ja kehittyneempää kuin kirjoituskoneella tai laskimella työskentely. Kumoa-toiminnon vastatoimi on toista-toiminto. Toimintojen käyttäminen edistää esitystuotantoa huomattavasti. Office-ohjelmissa voit kumota jopa sata edellistä toimintoa ja toisto-toimintoja voit tehdä lähes rajattomasti. Kumoa (Undo) ja Toista (Redo) -komennoilla voit myös vertailla kahta vaihtoehtoista tilannetta. Napsauta vuoron perään Kumoa (Undo) ja Toista (Redo) -painikkeita. Tehtyäsi virhetoiminnon voit kumota sen pikatyökalurivin Kumoa (Undo) -painikkeella tai painamalla Ctrl + z -näppäinyhdistelmää. Kumottavissa olevat toiminnot Kuva 81 Pikatyökalurivin Kumoa ( Undo) - pudotusvalikko Pudotusvalikon komennoilla voit palata edelliseen tai sitä edelliseen toimintoon napsauttamalla kyseistä valikkokomentoa. Office-ohjelmissa voit suorittaa usean toiminnon kumoamisen askel kerrallaan myös painamalla toistuvasti Ctrl + z näppäinyhdistelmää. Tee uudelleen (Redo) Toista (Repeat) Kun olet palannut kumoamalla liian monta toimintoa taaksepäin, voit Tee uudelleen (Redo) -painikkeella palata ikään kuin takaisin eteenpäin. Komennon voit suorittaa myös Ctrl + y -näppäinyhdistelmällä. Komento toimii kuten Kumoa (Undo) -komentokin, eli voit palata kumottua polkua askel kerrallaan tai pudotusvalikosta suoraan aiempaan kohtaan. Tehtyäsi toiminnon jota haluat toistaa, voit tehdä sen napsauttamalla pikatyökalurivin Toista (Repeat) -painiketta tai suorittamalla Ctrl + y -näppäinpainalluksen. Viimeisen tekemäsi toiminnon voit toistaa useamman kerran napsauttamalla Toista (Repeat) -painiketta tai painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl + y yhä uudelleen ja uudelleen. Kari J Keinonen 78
Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot Office Leikepöytä PowerPoint 2010 Tuottaessasi esityksiä muistat usein, että kyseinen asia on jo mainittu jossain aiemmassa esityksessäsi. Haluat siirtää jonkin tekstiosan toiseen kohtaan esityksessäsi. Näiden toimenpiteiden suorittamiseksi tarvitset esitysgrafiikkaohjelmassa Kopioi - Leikkaa - Liitä -toimintoja. Nämä toiminnot vievät kopioidun tiedon (objektin) Windows-leikepöydälle. Näin vain viimeksi leikattu tai kopioitu objekti on palautettavissa uuteen paikkaan, tosin niin monesti kuin haluat. Windowsilla, samoin esitysgrafiikkaohjelmalla työskentely on toimimista erilaisten objektien kanssa. Mikä hyvänsä kerralla valittavissa oleva osa tai kokonaisuus on objekti jos voit muuttaa kerralla sen ominaisuuksia. Objekteja ovat siis PowerPoint-ohjelmaikkuna, kirjain, sana, virke, kappale, valintapainike, komento, kalvo ja moni muu ohjelmassa käsiteltävissä oleva kokonaisuus. Voit säilyttää useita kopioituja tai leikattuja objekteja siten, että voit käyttää niistä mitä hyvänsä tarvitessasi. Tämä onnistuu Office-leikepöydän avulla. Office leikepöydän otat esiin Leikepöytä (Clipboard) -ryhmän oikean alanurkan avainpainikkeella. Office-leikepöydän tyhjentämiseen Office-leikepöydän sisältö Kuva 82 Leikepöytä ( Clipboard) - tehtäväruutu Office-leikepöydän ollessa esillä tallentuu sinne 24 viimeksi kopioimaasi objektia. Asetukset (Options) -pudotusvalikosta voit Kerää näyttämättä Officen leikepöytää (Collect Without Showing Office Clipboard) -komennolla kerätä viimeksi kopioimasi objektit leikepöydälle niin, ettei leikepöytä näytetä. Nyt asetus on voimassa ja koskee kaikkia Office-ohjelmia.! On todella tärkeää oman ajankäyttösi kannalta, että et kirjoita tai tuota aiemmin tekemääsi objektia uudelleen. Kopioi valmis objekti sieltä missä se jo on. Kari J Keinonen 79
Kopioiminen (Copy) PowerPointissa on useita tapoja kopioida. Kopiointi on koko esitysgrafiikan ja koko tietojenkäsittelyn tärkein yksittäinen toiminto. Kopioinnin hyvin hallitseva tekee vähemmän virheitä ja aiheuttaa näin harvemmin vääriä odotuksia. Valitun kappaleen tai minkä hyvänsä objektin kopioit muistiin Aloitus (Home) -välilehden Kopioi (Copy) -painikkeella tai näppäinpainalluksella Ctrl + c. Objekti menee Windowsin leikepöydälle (ja Office-leikepöydälle) josta voit sen halutessasi liittää eri kohtiin esityksessä niin monesti kuin haluat. Kopioi-toiminnolla monistat objektia. Ctrl kopioiminen Voit kopioida Office-ohjelmissa tietoa hiirellä. Ota kiinni objektista ja vedä se Ctrl-näppäin alas painettuna toiseen kohtaan. Tässä tapauksessa objekti ei mene lainkaan leikepöydälle, mutta siitä syntyy kopio. Kun vedät tietoa toiseen tiedostoon, on se kopioimista ilman Ctrlnäppäimen painallustakin. Leikkaaminen (Cut) Valitun kappaleen tai minkä hyvänsä objektin leikkaat muistiin Aloitus (Home) -välilehden Leikkaa (Cut) -painikkeella tai näppäinpainalluksella Ctrl + x. Objekti menee muistiin Windowsin leikepöydälle (myös Office-leikepöydälle) josta voit sitä halutessasi liittää eri kohtiin esityksessä niin monesti kuin haluat. Leikkaa-toiminnolla muutat (siirrät) alkuperäisen objektin sijaintia. Siirtäminen hiirellä Tiedon siirtämisen voit tehdä myös hiirellä. Se tapahtuu niin että otat kiinni objektista ja vedät sen uuteen paikkaan. Tässä tapauksessa objekti ei mene lainkaan leikepöydälle mutta siirtyy uuteen paikkaan. Kun siirrät tietoa toiseen esitykseen, on objektin vetäminen tehtävä Shift (Vaihto) -näppäin alas painettuna. Näin tieto poistuu alkuperäisestä esityksestä ja siirtyy uuteen. Kari J Keinonen 80
Liittäminen eli sijoittaminen (Paste) Aloitus (Home) -välilehden Liitä (Paste) -painikkeella tai näppäinpainalluksella Ctrl + v voit sijoittaa leikepöydän viimeisen objektin valitsemaasi kohtaan. Liitä (Paste) -painikkeen alla olevaa nuolta napsauttamalla saat esiin pudotusvalikon. Pudotusvalikon Liitä määräten (Paste Special) -komennon avulla voit tehdä muutaman erityyppisen objektin liittämistoimen. Liitä Liitä kuva Kuva 83 Paste (Liitä) - pudotusvalikko Paste Special (Liitä määräten) -komennolla saat esiin valintaikkunan, jossa on joukko lisätoimintoja objektin liittämiseen.! Leikepöydälle kopioitu objekti monistuu ja leikattu siirtyy alkuperäisestä paikasta sinun valitsemaasi kohtaan. Muista Pikatyökalurivin Kumoa (Undo) -painike. Painikkeella peruutat eli kumoat viimeksi tekemäsi syötön tai muutoksen esityksessäsi. Komennolla voit kumota siis kopioinnin, leikkaamisen tai liittämisen. Kumoa-toiminnolla pääset palaamaan useita askelia takaisin jos olet harhaillut jo jonkin aikaa oikeasta suunnasta. Kari J Keinonen 81
Etsi - Korvaa toiminnot PowerPoint 2010 Aloitus (Home) -välilehden Muokkaaminen (Editing) -ryhmässä on työkalut tietojen etsimiseen, usein toistuvan kirjoitetun tiedon korvaamiseen, fonttien korvaamiseen ja erilaisten valintojen tekemiseen. Kuva 84 Muokkaaminen ( Editing) - ryhmä Ryhmässä on Etsi (Find), Korvaa (Replace) ja Valitse (Select) -painikkeet. Näillä toiminnoilla voit selailla esityksen tietoja, etsiä tai korvata merkkijonoja ja fontteja sekä tehdä valintoja. Etsi (Find) Napsauta Etsi (Find) -painiketta niin voit nopeasti selailla läpi esityksessä ne kohdat, joissa haluamasi tieto on kirjoitettu. Painike korvauskomennon käyttöön siirtymiseksi Kuva 85 Etsi ( Find) - valintaikkuna Kirjoita Etsittävä (Find What) -kenttään haettava merkkijono. Napsauta muut tarvittavat asetukset voimaan. Napsauta lopuksi Etsi seuraava (Find Next) -painiketta. Napsauttaessasi uudelleen Etsi seuraava (Find Next) -painiketta pääset selailemaan kohtia, joissa sama merkkijono toistuu. Kari J Keinonen 82
Korvaa (Replace) Korvaa (Replace) -pudotusvalikon Korvaa (Replace) -komennolla voit nopeasti selailla ja korvata esityksessä toistuvat saman merkkijonon sisältävät kohdat haluamallasi uudella merkkijonolla. Etsi seuraava (Find Next) -painike Kuva 86 Korvaa ( Replace) - valintaikkuna Kirjoita Etsittävä (Find What) -kenttään haettava merkkijono ja Korvaava (Replace with) -kenttään korvaava arvo. Aseta muut asetusvalinnat voimaan. Napsauta Etsi seuraava (Find Next) -painiketta. Korvataksesi napsauta Korvaa (Replace) -painiketta. Etene yksi korvaus kerralla. Korvaa fontit Korvaa pudotusvalikossa on toinen korvaustoiminto, Korvaa fontti (Replace Font). Korvattava kirjasintyyppi Korvaava kirjasintyyppi Kuva 87 Korvaa fontti ( Replace Font) - valintaikkuna Valitse ylemmästä pudotusvalikosta kirjasintyyppi jonka haluat korvata. Korvaavan fontin valitset alemmasta pudotusvalikosta. Napsauta Korvaa (Replace) -painiketta. Kari J Keinonen 83
Valinta (Select) Valitse (Select) -pudotusvalikosta löydät muutaman komennon, joiden avulla voit nopeasti valita esityksestä erilaisia objekteja. Kuva 88 Valitse ( Select) - pudotusvalikko Pudotusvalikon Valitse kaikki (Select All) -komennolla aktivoit koko käsiteltävän kalvon sisällön. Valitse objektit (Select Objects) -komennolla saat käyttöösi valintaosoittimen jolla voit valita esityksen päällä kelluvia objekteja. Valintaruutu (Selection Pane) -komennolla valitset kalvon osia. Useita piirto-objekteja voit valita napsauttamalla ensimmäistä ja sitten Shift (Vaihto) + napsauttamalla seuraavia. Monivalinnasta on se hyöty että voit tasata tai ryhmittää objekteja. Kari J Keinonen 84
Teemat Teemoja voit käyttää esitysten perusmuotoiluun, ne sisältävät myös diojen perustyylit. Microsoft kertoo teemoista seuraavaa: Tiedoston teema on joukko muotoiluvalikoimia jotka voivat sisältää teeman väri joukon, teeman fonttijoukon (joukko otsikko- ja leipätekstifontteja) sekä teeman tehostejoukon (joukko viivoja ja täyttötehosteita). Teeman voit ottaa käyttöön yhdellä valinnalla. Teeman avulla teet Power- Point -esitykselle nopeasti ammattimaisen ja modernin ulkoasun. Yllä ylisanoja ammattimaisesta ulkoasusta. Sanat voivat olla totta USA:ssa jossa teemat on luotu. Suomalaisessa esitystuotannossa on käytössä omat tavat ja meillä omat mielihalut - niitä PowerPoint-teemat eivät mielestäni viimeisen päälle toteuta. Jokaiseen PowerPoint -ohjelmalla luotuun esitykseen sisältyy aina oletusteema, myös uusiin tyhjiin esityksiin. Oletusteeman voit kuitenkin muuttaa ja se onkin suositukseni, siten esityksestäsi tulee oman näköisesi. Rakenne (Design) -välilehdellä on Teemat (Themes) -ryhmässä Lisää (More) -painike jolla saat esiin laitteelle asennetut teemat. Tässä esityksessä käytössä oleva teema, oletusteema Kuva 89 Teemat ( Themes) - valikoima Valikoimasta voit ottaa käyttöön esityksen perusteeman. Teema pitää sisällään suuren joukon valmiita muotoiluja ja rakenteita jotka helpottavat esityksen luomista. Valitse mieleisin valmiista teemoista ja mukauta sitä esityksen perustyylissä. Näin saat aikaan helposti tyylikkään ja oman näköisesi esityksen joka myös toimii oikein. Muokatun teeman käyttö nopeuttaa seuraavan esityksesi luomista. Valikoimasta voit vaihtaa teeman joka vaikuttaa koko käsiteltävään esitykseen. Värit (Colors), Fontit (Fonts) ja Tehosteet (Effects) -painikkeilla saat vaihdettua esityksen muita muotoiluja. Kari J Keinonen 85
Perustyylin luominen Mikä on perustyyli? Perustyylin luonti Harjoitustiedosto: Esitys-2-malli.pptx PowerPoint 2010 Perustyyli on kokoelma valmiita kalvorakenteita ja muotoiluja. Perustyyli käyttää kalvojen ulkoasun lähteenä valittua teemaa. PowerPointin jokaiseen teemaan on tehty varsin kattava valikoima valmiita rakennejoukkoja ja oma perustyyli. Perustyylejä sinun on helppo käyttää ja käytät niitä kaikkien kalvojesi pohjana. Perustyylejä käyttämällä saat esityksellesi yhdenmukaisen tyylikkään ulkoasun. Perustyyli on kaiken kalvotuotannon keskeisin toiminto. Valitse mieleisesi teema Rakenne (Design) -välilehden Teemat (Themes) -ryhmän Lisää (More) -pudotusvalikosta, näin käytät apuna teemassa käytettyä perustyyliä. Miten perustyyliä muokataan? Voit muokata teeman perustyyliä mieleiseksesi napsauttamalla Näytä (View) -välilehden Dian perustyyli (Slide Master) -painiketta. Kuva 90 Master View (Perustyyli) - näkymä Valintanauhaan ilmestyy Perustyylidia (Slide Master) -välilehti. Kuvaruudun vasempaan reunaan tulee perustyylin rakennevaihtoehdot joita muokkaamalla teet esityksestä oman näköisesi. Jos muokkaat yhtä perustyylin rakennetta, mukauta samalla kaikki diat samalla periaatteella. Perustyylinäkymästä poistut napsauttamalla Sulje perustyylinäkymä (Close Master View) -painiketta. Ratkaisutiedosto: Esitys-2.pptx Perustyylidia (Slide Master) -välilehden komennoilla muutat kalvon ulkonäköä. Voit muuttaa taustan väriä, taustan graafisia elementtejä, paikkamerkkien sijoittelua ja kirjasinvalintoja sekä teemaa. Tallenna luomasi esityspohja nimellä: Kari J Keinonen 86
Kalvosarjan taustavärin muuttaminen Kun vasemman reunan tehtäväpaneelissa on valittuna ensimmäinen perustyylikalvo, voit vaikuttaa kerralla kaikkien kalvorakenteiden taustaväriin. Napsauta Perustyylidia (Slide Master) -valintanauhassa Taustatyylit (Background Styles) -painiketta ja saat näkyviin valikoiman josta voit vaihtaa taustavärin. Kuva 91 Taustatyylit ( Background Styles) - pudotusvalikko Napsauta valikoimassa valitsemasi värivaihtoehdon kohdalla toista hiiren painiketta. Napsauta pikavalikosta Käytä dian perustyylissä (Apply to Slide Master) -komentoa. Taustagrafiikkaan vaikuttaminen Olemassa olevaa kuviota voit muuttaa koon, värien ja sisällön osalta mieleiseksesi. Kuvion valitset napsauttamalla ja pikavalikon komennoilla voit tehdä muokkauksia. Kuva 92 V akiokuvion pikavalikko Kuvio on yleensä ryhmitelty ja ennen grafiikan muokkausta ryhmitys kannattaakin purkaa. Otsikkodian kuvion purat objektin pikavalikon Pura ryhmittely (Ungroup) -komennolla. Puretusta ryhmästä voit poistaa joitain osia ja vaihtaa jonkin toisen osan väriä sekä siirtää osia. Poista kuvan kuviosta musta osa ja siirrä vaalean sininen lähemmäs tummansinistä. Kari J Keinonen 87
Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Kuva 93 Kalvon kuvio Poista kuviosta musta osa ja siirrä vaalean sininen lähemmäs tummansinistä. Tehtyäsi sen pääset tähän tilanteeseen. Huomaa, että otsikkodian kuvioon tehdyt muutokset eivät periytyneet muihin esityksesi diarakenteisiin, niissä sinun on muokattava grafiikka erikseen. Kuva 94 Aktiiviset paikkamerkit, alatunniste Koska muokattavana on otsikkodia, poista siitä alatunniste. Valitse alatunnisteen paikkamerkit ja poista ne Del-painikkeella. Tehtävä Muokkaa kaikki perustyylikalvot siten, että otat alaosan kuviosta pois mustan osan. Voiko tämän tehdä kerralla? Kari J Keinonen 88
Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Paikkamerkkien fonttiin vaikuttaminen Muuta perustyylissä kaikkien paikkamerkkien kirjasimeksi Verdana. Kuva 95 Fontit ( Fonts) - pudotusvalikko Valitse paikkamerkit ja sitten kirjasin Fontit (Fonts) -valikoimasta. Vaihdettuasi kirjasimen perustyylissä periytyy fontti kaikkiin esityksesi kalvoihin. Kari J Keinonen 89
Lisätään kuva perustyyliin Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx ja logo.png Tarvitset usein esityksesi jokaiseen kalvoon saman kuvan, esimerkiksi yrityksen logon. Tällainen toistuva kuva tuodaan perustyylikalvoon. Otsikkodia Tuo otsikkodiaan yrityksen logo Lisää (Insert) -välilehden Kuva (Picture) -komennolla. Kuva 96 Logo otsikkodian perustyylissä Pienennä alempaa paikkamerkkiä ettei kirjoitettu teksti tulostu logon päälle. Muut kalvot Muokkaa muiden diojen perustyyliä koska niitä enemmän käytät. Perustyylidia (Slide Master) -näkymässä ylinnä oleva dian perustyyli on se pohja jonka muokkaus vaikuttaa eniten muihinkin dioihin. Kuva 97 Logo sisältökalvon perustyylissä Mukauta ylintä dian rakennetyyliä. Lisää kalvoon yrityksen logo. Pienennä otsikon paikkamerkkiä. Napsauta lopuksi Sulje perustyylinäkymä (Close Master View) -painiketta. Tehtävä Muokkaa ylä- ja alatunnistetta. Muista asettaa voimaan valinta Älä näytä otsikkodiassa (Don t show on title slide). Numerointisi alkaa nyt toisesta kalvosta ja sen numero on kaksi. Korjaa numeroksi yksi, lisätietoa aiemmin sivulla 64. Kari J Keinonen 90
Perustyylin käyttäminen Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Muokattuasi rakenteiden perustyylit on sinun aika käyttää rakenteita apuna kalvojen luomisessa. Esityksen luonti kannattaa aloittaa Home (Aloitus) -välilehdellä. Täytä aluksi otsikkodia. Luo sitten uusi sisältödia valitsemalla Uusi dia (New Slide) -valikoimasta sisältökalvo. Otsikkodian rakenne Grafiikalle sopiva rakenne Kuva 98 Uusi dia ( New Slide) - valikoima Luot uuden perustyylin rakenteisiin perustuvan sisältökalvon napsauttamalla Otsikko ja sisältö (Title and Content) -painiketta. Kuva 99 Näytölle ilmestyvä kalvo, oikealla sama sisällön kanssa Paikkamerkkiin lisäät tekstiä napsauttamalla sitä ja sitten kirjoittamalla asiasisällön. Kalvon keskellä olevassa paikkamerkissä on painikkeita eri objektien lisäämiseen. Painikkeita napsauttamalla voit lisätä taulukon, kaavion, SmartArt-kuvan, valokuvan, ClipArt-kuvan tai medialeikkeen. Tarpeettoman kalvon poistat kuvaruudun vasemmassa laidassa olevassa tehtäväruudussa Diat (Slides) -välilehdellä. Valitse kalvo ja paina Del-näppäintä. Kari J Keinonen 91
Perustyylin taustan ohittaminen kalvolla Toisissa tilanteissa et halua kalvolla näkyviin muuta kuin kyseisellä kalvolla esitetyn kuvan, kuvion, kaavion tai piirroksen. Luo uusi kalvo, voit estää perustyylin grafiikan näyttämisen kalvolla taustan pikavalikon Muotoile tausta (Format Background) -komennolla. Näytettävä grafiikka Kuva 100 Kalvon taustan pikavalikko Kalvopohjan pikavalikon avulla pääset muokkaamaan yksittäisen kalvon pohjaa. Siirry Täyttö (Fill) -välilehdelle. Liukuväritäyttö Valitun liukuvärin värivalinta Kuva 101 Täyttö ( Fill) - välilehti Aseta voimaan Piilota taustakuvat (Hide Background graphics) -asetus. Asetuksella estät perustyylin taustagrafiikan näkymisen käsiteltävällä kalvolla. Napsauta Sulje (Sulje Close) -painiketta. Täyttö (Fill) -välilehdellä voit muotoilla myös taustan liukuväriä ja läpinäkyvyyttä tai lisätä taustaan materiaalikuvion. Kari J Keinonen 92
Objektien käyttäminen esityksessä Valokuvat Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx PowerPoint 2010 Sinun on hyvä tukea ja elävöittää esitystäsi tekstiin liittyvällä grafiikalla, kuvat ja kaaviot selkeyttävät esitystä. Esitysgrafiikalla tarkoitetaan esitykseen piirrettyjä kuvaelementtejä, arkille tuotuja valmiita kuvia, taulukoita tai lukujen esittämistä kaavioina tai käyrästöinä. Hierarkkiset kuvat ja esimerkiksi prosesseja kuvaavat kaaviot kertovat enemmän kuin tuhat sanaa. Tuota esitysgrafiikka aina suunnitellusti. Haluat asiakirjaasi yrityksen logon tai jonkin valokuvan. Word-asiakirjaan voit tuoda kuvan muista ohjelmista Kopioi - Liitä menetelmällä. Levyltä kuvan lisäät helpoiten Lisää (Insert) -välilehden Kuva (Picture) -painikkeella esiin tulevan Lisää kuva (Insert Picture) -valintaikkunan avulla tai Clip Art -painikkeella avautuvasta ikkunasta. Kuva 102 Pingviinit valokuva Luo uusi kalvo ja tuo sille jokin Windowsin mukana tuleva valokuva eli pistekarttakuva. Lisääminen tapahtui Lisää (Insert) -välilehden Kuva (Picture) -painikkeella esiin tulevan Lisää kuva (Insert Picture) -valintaikkunan avulla. Kari J Keinonen 93
Valokuvan muokkaaminen Valokuvat ovat pistegrafiikkaa, eli bittikarttakuvia. PowerPoint ei ole varsinainen kuvankäsittelyohjelma. Ohjelmassa on rajalliset keinot valokuvien käsittelyyn. Siitä huolimatta voit muokata hieman valitsemaasi BMP, JPEG, GIF, PNG tai TIFF -kuvaa. Kaksoisnapsauta valokuvaa, niin valintanauhaan tulee Muotoile (Format) -välilehti. Kuva 103 Kuvatyökalujen Muotoile ( Format) - välilehti Välilehden toiminnoilla voit säätää kuvan valoisuutta ja kontrastia, muuttaa kuvatyyliä, kuvan muotoa, pakata esityksen kuvat tai voit tuoda kuvan toisen eteen tai viedä taakse. Voit myös rajata kuvaa tai muuttaa sen kokoa. Kuvaobjektin pikavalikosta taas voit siirtyä muotoilemaan kuvaa yksityiskohtaisemmin. Esiin tulevassa valintaikkunassa voit tehdä kuvasta vesileiman tai tarkentaa kuvan asetuksia. Tässä valokuvalle on valittu Kuvatyyli (Picture Style) -valikoimasta Pehmeäreunainen ovaali (Soft Edge Oval) -kuvatyyli. Läpinäkyvä väri Yrityksen logon et useinkaan halua peittävän koko pinta-alallaan esityksen taustaa. Voit muuttaa kuvan yhden värin (usein valkoisen taustan) läpinäkyväksi. Työkalun tähän löydät Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) -pudotusvalikon Lisää komentoja (More Commands) -komennon avulla. Napsauta Mukauttaminen (Customize) -välilehdellä Valitse komennoista (Choose commands from) -pudotusvalikosta Kaikki komennot (All Commands) -komentoa. Etsi listasta Määritä läpinäkyvä väri (Set Transparent Color) -painike ja lisää se pikatyökaluriville napsauttamalla Lisää (Insert) -painiketta. Napsauta Määritä läpinäkyvä väri (Set Transparent Color) -painiketta. Napsauta kuvan väriä jonka haluat läpinäkyväksi. Kari J Keinonen 94
Valokuvan värien määrä Valokuvassa on teoriassa rajaton määrä värejä. Kun puhutaan skannatuista tai digitaalikameralla kuvatuista sähköisistä täysvärikuvista, puhutaan usein käytettävissä olevista 16 miljoonasta värisävystä. Tällainen kuva saadaan aikaan tallentamalla kuva 24 bittisenä. Täysvärikuva vaatiikin paljon levytilaa ja hidastaa kalvojen vaihtumista esityksessä. Valokuvan värimäärän vähentäminen ei onnistu PowerPointilla. Värien määrän pienentäminen tai kasvattaminen onnistuu kuvankäsittelyohjelmalla. Adobe PhotoShop on ammattimaiseen käyttöön tarkoitettua kuvankäsittelyohjelma. Kotikäyttöön ja opiskelijoille ilmainen ja helppokäyttöinen PhotoFiltre -ohjelma löytyy sivustolta: http://photofiltre.free.fr/frames_en.htm Diaesityksissä käytettävissä kuvissa voi olla tarpeen kuvan värimäärän pienentäminen. Värien vähentäminen pienentää tiedostokokoa. Kun tallennat kuvan kuvankäsittelyohjelmassa 16 bittisenä, on kuvassa vielä noin 65 000 värisävyä. Tallennus tehdään usein jopa 4 tai 8 bittisenä jolloin kuvan värimäärä on jo erittäin pieni. PhotoFiltre -ohjelmassa määräät värien määrän Kuva (Image) -valikon Muoto (Mode) -alivalikon Valinnaiset värit (Indexed color) -komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa. Sen jälkeen kuva tulee tallentaa. Kuvamuunnos 8 bittisestä 24 bittiseksi ei muunnettaessa lisää automaattisesti kuvaan värejä. Voit lisätä värisävyjä itse piirtämällä. Valokuvan tehosteet Valokuvaa voit käsitellä Muotoile (Format) -välilehden komennoilla. Kirkkaus (Brightness) ja Kontrasti (Contrast) -pudotusvalikoiden komennoilla voit käsitellä kirkkautta ja kontrastia. Muuta värejä (Recolor) -pudotusvalikon valikoimasta voit vaihtaa kuvan värit kerralla. Näytä (View) -välilehden Väri/Harmaasävy (Väri/Harmaasävy Color/Grayscale) -ryhmän komennoilla voit vaihtaa esityksen mustavalkoiseksi, harmaasävyillä esitettäväksi tai värilliseksi. Harmaasävyiseksi voit muuntaa aktiivisen kuvan napsauttamalla Harmaasävy (Grayscale) -painiketta. Harmaasävykuvan voit kääntää käänteisillä väreille varustetuksi Käänteinen harmaasävy (Inverse Grayscale) -komennolla. PowerPointissa ei ole toimintoja kuvan sumennukseen, terävöittämiseen tai erilaisten koho- ja korkokuvien tekemiseen. Tällaiset efektit kuvaan sinun tulee tehdä esimerkiksi PhotoFiltre -ohjelman Tehosteet (Filter) -valikon komennoilla. Valokuvan tallennusmuoto Valokuvan voit tallentaa eri tallennusmuotoihin. Tallenna kuva PhotoFiltre -ohjelman Tallenna nimellä (Save As) -komennolla. Tärkeimmät tallennusmuodot ovat TIFF, JPEG, GIF, BMP ja PNG. Näistä TIFF -muoto on häviötön täysvärikuvamuoto jota ei pakata, joten sen tiedostokoko on suuri. Käytä tätä muotoa aina tallentaessasi peruskuvan. Tästä muodosta on helppo tallentaa muita muotoja. JPEG ja GIF ovat yleisiä pakattuja kuvamuotoja. Näissä muodoissa pakkaus on häviöllistä kun taas kuvan tiedostokoko on pieni. Näitä muotoja käytetäänkin Internet-sivuilla ja esityksissä. Kari J Keinonen 95
Kuvien pakkaaminen Esitykseen lisätyt valokuvat kannattaa pakata, etenkin kun esitys on tarkoitettu vain näytöllä katseltavaksi. Pakkaaminen tapahtuu Muotoile (Format) -välilehden Pakkaa kuvat (Compress Pictures) -komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa. Kuva 104 Pakkaa kuvat ( Compress Pictures) - valintaikkuna Tee valintaikkunassa kuvanpakkausvalinnat. Kun haluat pakata kaikki esityksen kuvat napsauta pois Käytä vain tässä kuvassa (Apply only to this picture) -valinta. Käytä tiedoston tarkkuutta (Use document resolution) -valinta tarkoittaa sitä, että kuvat esitetään 220 ppi oletustarkkuudella. Kari J Keinonen 96
ClipArt-kuvan lisääminen Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx ClipArt on Office ohjelma-asennuksessa laitteellesi asennettu ilmaiskuvakirjasto jossa on valmiita piirros-, animaatio-, ääni-, elokuva- ja valokuvaleikkeitä. ClipArt-leikekuvia voit myös ladata ilmaiseksi Microsoftin Internet-palvelusta. ClipArt-kuvakokoelman saat käyttöösi napsauttamalla Lisää (Insert) -välilehden ClipArt-painiketta. Haetaan mukaan Office.com palvelun kuvat Löydetyt kuvat Ohjetietoihin siirtyminen Kuva 105 ClipArt- tehtäväruutu Kirjoita Etsi (Search for) -ruutuun hakemasi kuvan aihe ja/tai napsauta Siirry (Go) -painiketta. Päätä kysyttäessä haluatko etsiä kuvia Internet-palvelusta. Nopeampi toimintatapa on että selaat ensin laitteeseen asennettuja kuvia, etkä anna Internet-haulle lupaa. Napsauta kuvaluettelossa olevan haluamasi kuvan oikeasta laidasta esiin pudotusvalikko ja sieltä Lisää (Insert) -komentoa. Kari J Keinonen 97
Piirto-objektin muokkaaminen Jos tuomasi ClipArt-leike on valokuva (pistekarttakuva) muokataan sitä kuvankäsittelytyökaluilla, lisätietoa e-kirjassa aiemmin (sivu 94). ClipArt-kuvakirjastossa on myös paljon viivakuvia jotka ovat WMFmuotoa. Tällaisia valitsemiasi leikkeitä käsittelet hieman eri tavalla. Voit muuttaa kuvan samaa väriä olevat yksittäiset väripinnat uudeksi väriksi. Viivapiirroksen voit myös purkaa ja näin poistaa siitä osia. Kuva 106 Näöntarkastuksesta kärpänen seinällä Vasemman kuvan pikavalikosta on Ryhmitä (Group) -alivalikosta valittu Pura ryhmittely (Ungroup) -komento. Purettaessa kuva muuntuu Office piirto-objektiksi kun hyväksyt siitä kertovan ilmoituksen. Purkamisen joudut tekemään vähintään toisen kerran jotta voit itse muokata hiirellä kuvaa joustavasti. Puretusta kuvasta voit valita kuvan yksittäiset elementit yksi kerrallaan. Voit poistaa haluamiasi piirto-objekteja (oikea kuva) näin uusi kuva käsitteleekin eri aihetta. Vasemman kuvan aihe on näönhuolto ja oikean hei - seinällä on kärpänen. Kuvaan voit myös lisätä omia objekteja piirtämällä ne jonka jälkeen kuvan aihe voi olla vaikkapa kärpäsjahti. Kahden taustaobjektin värit on vaihdettu Henkilön pikkutakin eri kuvaobjektien värit on vaihdettu Kuva 107 Kuvan värejä on vaihdettu Kuvan käsittelyä on jatkettu, kuvapintojen värejä on vaihdettu. Tämän teet valitsemasi kuvaobjektin pikavalikosta Muotoile muotoa (Format Shape) -komennolla. Valintaikkunassa valitset värin Täyttö (Fill) -välilehden Tasainen täyttö (Solid Fill) -valikoimasta. Muokattuasi kuvan mieleiseksesi, valitse kuva ja ryhmitä kuva pikavalikon Ryhmitä (Group) -alivalikon Ryhmitä (Group) -komennolla. Kari J Keinonen 98
Viivakuvan osien piilottaminen PowerPointissa on erinomainen toiminto viivakuvan osien piilottamiseen. Edellisen sivun esimerkkikuvaa voidaan käsitellä seuraavastikin. Valitse alkuperäinen kuva ja pura se kerran Microsoft Office piirtoobjektiksi. Valitse Piirtotyökalut (Drawing Tools) -ryhmästä Muotoile (Format) -välilehti. Napsauta Järjestä (Arrange) -ryhmän Valintaruutu (Selection Pane) -painiketta. Kuva 108 Valinta ja näkyvyys ( Selection and Visibility) - tehtäväruutu Tehtäväruudun luettelossa näet kaikki kuvan osaobjektit (Group 148). Objekteja voit piilottaa napsauttamalla objektin nimen oikealla puolella olevaa Näytä/Piilota (Show/Hide) -painiketta. Käsiteltävässä kuvassa (kalvo nro 3) olen jättänyt näkyviin Freeform 149-150 ja 166-187 osaobjektit. Freeform 150 objekti on kuvan vasemmassa reunassa olevan seinän suorakaide, Freeform 149 on oikealla oleva seinäelementti. Viivakuvan objektien (seinien) värejä olen myös muuttanut. Napsauta osaobjektin pikavalikosta Muotoile muotoa (Format Shapes) -komentoa ja tee haluamasi valinnat. Kari J Keinonen 99
Piirrettyjen muotojen tuottaminen PowerPointin piirtotyökalut mahdollistavat yksinkertaisten kuvien eli valmiiden muotojen piirtämisen. Lisäät kuvaan piirretyn muodon tai piirrät kuvan Lisää (Insert) -välilehden Muodot (Shapes) -pudotusvalikon työkaluilla. Viivatyökalut, myös tarttuvat viivat Piirtämisen perusmuodot Matemaattiset piirretyt merkit Puhekuplat ja tarttuvat selitekehykset Kuva 109 Muodot ( Shapes) - valikoima Muodot (Shapes) -valikoimassa on melkoinen määrä valmiita kuvioita. Valikoiman jokaisen kuvion voit piirtää ranneliikkeellä, hiirtä vetämällä. Kari J Keinonen 100
Kuvaobjektin piirtäminen Piirtäessäsi valmista muotoa tai liikuttaessasi mitä hyvänsä objektia arkilla on PowerPointissa oletuksena voimassa tarttuva ruudukko. Tämä ruudukko vetää magneettisesti puoleensa (ruutujen risteyskohtiin) sinun piirtämäsi muodon alku- ja/tai loppupistettä. Oletusruudukon jako on kaksi millimetriä. Kuvia siirtäessäsi tai niiden kokoa muuttaessasi voit ohittaa tämän ruudukon Alt-näppäinta alhaalla pitäen. Piirtäminen tapahtuu seuraavasti: Valitse valintanauhan Lisää (Insert) -välilehden Muodot (Shapes) -pudotusvalikosta sopiva muoto. Piirrä muoto arkille vetämällä alkupisteestä loppupisteeseen. Shift (Vaihto) -näppäin alhaalla vetäen pakotat muodon oikean suuntaiseksi tai tasasuhtaiseksi. Viiva piirtyy tasan 45 asteen kulmiin haluamaasi kulmaan, ellipsistä tulee tasasäteinen ympyrä ja suorakaiteesta neliö. Ctrl-näppäin alhaalla vetäen voit aloittaa usean muodon piirtämisen keskeltä, jolloin vetämällä esimerkiksi ellipsin tai suorakaiteen kuva laajenee aloitus pisteestä yhtä kauas joka suuntaan. Muodon ja kaikki muutkin kuvat voit poistaa seuraavasti: Valitse muoto kalvolta. Paina Del-näppäintä. Valmiin muodon siirtämisen teet seuraavasti: Vetämällä muotoa siirrät sitä arkilla. Shift (Vaihto) -näppäin alhaalla vetäen pakotat muodon siirtymään oikeaan suuntaan. Muoto siirtyy pysty- tai vaakasuunnassa samassa linjassa jossa oli. Ctrl-näppäin alhaalla vetäen voit monistaa valitsemaasi muotoa. Voit siirtää valittua muotoa painamalla nuolinäppäintä, muoto siirtyy arkilla ruudukon askeleen kerralla tai Ctrl + nuolinäppäimellä muoto siirtyy pienempiä askelia nuolen suuntaan. Muodon kokoon vaikutat seuraavasti: Vetämällä muodon koonsäätökahvaa alkupisteestä poispäin kasvatat muodon kokoa. Vetämällä alkupistettä kohti pienennät muotoa. Vedä Shift (Vaihto) -näppäin alhaalla koonsäätökahvasta, näin pakotat muodon pysymään samassa suhteessa kuin alkuperäinen muoto oli - ohukainen säilyy ohukaisena ja paksukainen paksukaisena. Ctrl-näppäin alhaalla koonsäätökahvasta vetäen muodon koko laajenee tai pienenee keskipisteestään. Kari J Keinonen 101
Tehtävä Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Luo uusi kalvo ja piirrä jäätelötötterö. Vapaan kierron kahva Koonsäätökahva Kuva 110 Piirretty viivakuvio Piirrettyäsi kuvion aktivoituu valintanauhaan piirtoapuvälineitä sisältävä Muotoile (Format) -välilehti. Muotoile (Format) -välilehden painikkeilla voit käsitellä kuvaa melko monipuolisesti. Työkaluilla voit kiertää kuvaa, tasata useita muotoja, ryhmittää niitä tai kääntää ne omaksi peilikuvakseen. Työkaluilla voit myös muuttaa kuvan kolmiulotteisuusvaikutelmaa. Kari J Keinonen 102
!!! Muodon ominaisuudet Piirretyn muodon pudotusvalikon Muotoile muotoa (Format Shapes) -komennolla saat valintaikkunan jossa voit tehdä muodolle lisäasetuksia, muotoilutoimia. Muotoile (Format) -välilehden piirtotyökaluilla voit jatkaa jonkin verran aiemmin luotua valmista piirroskuvaa (ClipArt-vektorigrafiikka). Voit lisätä kuvaan erilaisia viivoja, suorakaiteita tai ellipsejä. Voit värittää ja varjostaa haluamiasi kuvan osia (piirto-objekteja). Voit purkaa kuvan ja ottaa siitä käyttöön vain osia. Voit kiertää ja kääntää kuvaa moneen suuntaan. Muodon väreihin vaikutat seuraavasti: Valitse muodon pikavalikosta Muotoile muotoa (Format Shape) -komento. Valintaikkunan eri välilehdillä voit asettaa reunaviivan värin, vahvuuden ja tyypin tai taustan värin ja tyypin. Voit jatkaa muodon muotoilua Piirtotyökalut (Drawing Tools) -ryhmän Muotoile (Format) -välilehdellä olevilla muodon käsittelyyn sopivilla toiminnoilla. Työarkilla olevien piirrettyjen muotojen valinta voi olla välillä hankalaa hiiren avulla. Hankalaa valinta on kun muodot on tullut piirrettyä lähekkäin tai päällekkäin. Voit siirtää aktiivisuutta arkin objektista toiseen Sarkain-näppäimen painalluksilla. Kari J Keinonen 103
Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Kuvaobjektien käsittely Suorakaide, ympyrä ja muut suljetut kuviot muodostuvat kahdesta elementistä. Jokaisella suljetulla kuvalla on reunaviiva ja tausta. Molempiin osiin voit vaikuttaa. Napsauta valitun piirto-objektin pikavalikosta Muotoile kuvaa (Format Shape) -komentoa. Luo uusi kalvo ja sille suorakaide, suorakaiteen päälle kaksipäinen pystynuoli ja kopioi vielä suorakaide toisen alle. Kuva 111 Objektin Muotoile kuvaa (Format Shape) - valintaikkuna Viivatyyli (Line Style) -välilehdellä näet kuvassa esitetyt asetukset. Yhdistelmätyyppi (Compound type) -valinnaksi on asetettu Paksu, ohut (Thick Thin) -viivatyyppi. Viivan väri (Line Color) -välilehdellä voit määrittää reunaviivan värin. Jos muokkaamasi kuvaobjektin ominaisuudet ovat sopivia useisiin esityksesi tuleviin kuviin, aseta kuvan muotoiluarvot muistiin. Tällainen kuvan osien värien ja ominaisuuksien muistiin tallentaminen tapahtuu kuvan pikavalikon Aseta oletusmuodoksi (Set As Default Shape) -komennolla. Nyt jokainen piirretty objekti syntyy oletusmuotoilun mukaisilla väreillä ja ominaisuuksilla. Kari J Keinonen 104
Kuva 112 Täyttö (Fill) - välilehti Välilehdellä on tehty kuvassa näkyvät asetukset. Materiaalikuvio (Texture) -valinnaksi on asetettu Denim (Denim) -kuvio. Halutessasi muodon taustaksi kuvan voit sen etsiä Lisää (Insert from) -kohdan painikkeilla. Liukuväritäyttö (Gradient fill) -asetuksella voit määrittää täytölle liukuvärin. Taustan saat läpinäkyväksi asetuksella Ei täyttöä (No fill). Viivatyyli (Line Style) ja Viivan väri (Line Color) -välilehdillä voit määrätä muodon reunan, ääriviivan leveyden ja värin. Kuvakoon muuttaminen Sekä viiva- että bittikarttakuvan käsittely tapahtuu samalla tavalla. Kuvia voidaan järjestellä, suurentaa, kiertää ja siirtää samoin periaattein. Koonsäätökahva Kuva 113 Kalvolle lisätty logo Tee kuvakoon muutos siten että kuvan ominaisuuksissa skaalauksella on voimassa Lukitse sivusuhde (Lock aspect ratio) -asetus. Tämä siksi että Ohukainen pysyisi venyttämisen jälkeenkin Ohukaisena. Toteutat tämän aina painamalla Shift (Vaihto) -näppäintä samalla kun vedät objektin oikean alakulman koonsäätökahvasta.! Valitun kuvan pikavalikon Koko ja sijainti (Size and Position) -komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa voit määrätä kuvalle millimetrimitoilla tarkan koon. Määritä Koko (Size) -välilehdellä Korkeus (Height) ja Leveys (Width) -asetusten arvot kuvalle sopiviksi. Kari J Keinonen 105
Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Kuvan kiertäminen ja kääntäminen Viivapiirto- ja rasterikuvia voit järjestellä Muotoile (Format) -välilehden Järjestä (Arrange) -ryhmän komennoilla. Viivagrafiikkakuva Rasterigrafiikkakuva Kuva 114 Kuvien kierto keskiakselin ympäri Kuvassa viivapiirto- ja rasterikuvaa on kierretty eli tässä käännetty vaakasuunnassa peilikuvaksi. Kuvan kääntämisen teet napsauttamalla Kierrä (Rotate) -pudotusvalikon Käännä vaakasuunnassa (Flip Horizontal) -komentoa. Ja ainahan ei voi onnistua, joten käännä logo takaisin oikeaan suuntaan. Vapaakierto-piste ja kursori Kuva 115 Kuvan vapaa kierto Valittua kuvaa voit kiertää haluamasi kiertokulman Vapaakierto-pistettä vetämällä. Kuvaa voit siirtää kuvakehyksestä vetämällä. Kari J Keinonen 106
Kuvan rajaaminen Viiva- ja rasterikuvan rajaaminen on usein tarpeellinen toimenpide. Rajaus vastaa kuvan leikkaamista, kuvasta poistetaan näkyvistä osa. Rajaa (Crop) -työkalulla tehty rajaus eroaa kuvan leikkaamisesta kuitenkin siten, että rajatun kuvaosan informaatio säilyy kuvassa. Tämä vastaa tilannetta jossa kuvan osan ylle vedetään verho. Kuvan rajauksen teet Kuvatyökalut (Picture Tools) -ryhmän Muotoile (Format) -välilehden Koko (Size) -ryhmän Rajaa (Crop) -painikkeella. Rajausviiva Kuva 116 Rajattu viivapiirtokuva Osoita kuvareunan rajausviiva rajausosoittimella ja vedä osoitinta haluttuun kohtaan. Kuvan kolmiulotteiset tehosteet Kaikkiin kuviin voidaan lisätä kolmiulotteisia tehosteita. Käytä kolmiulotteisuutta harkiten ja samoja asetuksia läpi koko esityksen. Tuo uudelle kalvolle valokuva ja määritä sille kolmiulotteisuutta. Napsauta kuvan pikavalikosta Muotoile kuvaa (Format Shape) -komentoa. 3D viiste Kuva 117 Kolmiulotteinen muotoilu ( 3 - D Format) - välilehti Valitse Viisto (Bevel) Ylä (Top) -valikoimasta Vinoneliö (Cool Slant) -tehoste. Suurenna Leveys (Width) ja Korkeus (Height) kohtien arvot kuvan mukaisiksi. Kolmiulotteinen kierto3 (-D Rotation) -välilehden asetuksilla voit kiertää kuvaa kolmiulotteisella tehostevaikutelmalla. Kari J Keinonen 107
Kuvan varjostus Kuva 118 Varjostus ( Shadow) - välilehti Määritä valokuvalle varjoa. Valitse Esiasetukset (Preset) -valikoimasta Siirtymä vinoon alas oikealle (Offset Diagonal Bottom Right) -tehoste. Muuta asetukset kuvassa näkyviin arvoihin. Varjon värin voit vaihtaa Väri (Color) -valikoimasta. Nuolen käyttäminen korostuksiin Nuolta voit käyttää korostamiseen. Voit korostaa kaaviossa suurinta arvoa osoittamalla sitä nuolella. Voit myös tuoda nuolen animaatiolla osoittamaan jotain keskeistä kohtaa kuvassasi. Piirrä nuoli Lisää (Insert) -välilehden Muodot (Shapes) -pudotusvalikon Nuoli (Arrow) tai Kaksipäinen nuoli (Double Arrow) -työkalulla. Nuolen päitä voit käsitellä nuolen pikavalikon Muotoile muotoa (Format Shape) -komennolla esiin tulevan valintaikkunan Viivatyyli (Line Style) -välilehden asetuksilla. Samalla tavalla toimivat Kulmanuoliyhdysviiva (Elbow Arrow Connector), Kaareva nuoliyhdysviiva (Curved Arrow Connector) ja muutkin vastaavat nuolimuodot. Kari J Keinonen 108
Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Kuva läpinäkyvänä Läpikuultava, läpinäkyvä kuva on usein tarpeen. Kalvoissa voi olla vesileima tai jokin kuva ei saa täysin peittää taustalla olevaa asiaa. Napsauta kuvan pikavalikosta Muotoile kuvaa (Format Shape) -komentoa. Esiin ilmestyy Muotoile kuvaa (Format Shape) -valintaikkuna. Kuva 119 Täyttö ( Fill) - välilehti Tässä on määritetty kalvolla oleva piirto-objekti läpinäkyväksi. Valintaikkunassa voit määrätä kuvan läpinäkyväksi kun ensin määrität kuvalle asetuksen Tasainen täyttö (Solid fill) ja valitset sitten täyttövärin Väri (Color) -valikoimasta. Asetuksen teet Läpinäkyvyys (Transparency) -liukusäätimellä. Kuva 120 Läpinäkyvä kuvio Tässä on määritetty kalvolle piirretty muoto läpinäkyväksi. Valintaikkunassa voit määrätä muodon läpinäkyväksi vetämällä Läpinäkyvyys (Transparency) -liukusäätimen sopivaan kohtaan (tässä 65 %). Valokuvan yhden värin voit määrätä läpinäkyväksi Määritä läpinäkyvä väri (Set Transparent Color) -työkalulla. Työkalun käytöstä kerrotaan tässä e-kirjassa hieman aiemmin (sivu 94). Kari J Keinonen 109
Kuvan sijainti koordinaatistossa Kuva voidaan sijoittaa dialle mittatarkasti käyttäen koordinaatistoa. Tarkan kohdistuksen koordinaatistossa määräät valitun kuvan pikavalikon Koko ja sijainti (Size and Position) -komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa. Vasemman yläkulman sijoituskohta Kuva 121 Sijainti ( Position) - välilehti Napsauta Sijainti (Position) -välilehden kielekettä. Muuta Vaaka (Horizontal) ja Pysty (Vertical) -asetusten arvot sopiviksi. Kari J Keinonen 110
Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Kuvaobjektin oletustyylin muuttaminen Määritettyäsi yhden muodon ulkoasun mieleiseksesi, voit periyttää kyseiset asetukset kaikkiin uusiin tässä esityksessä piirtämiisi kuvioihin. Pikavalikoima Pikavalikko Valittu muoto Kuva 122 Oletuskuvamuotoilun määritys Valitun piirto-objektin pikavalikon Aseta oletusmuodoksi (Set as Default Shape) -komennolla saat määritettyä kuvan muotoilut seuraavien piirrettävien muotojen oletusominaisuuksiksi. Kari J Keinonen 111
Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Usean kuvaobjektin käsittely Usean kuvaobjektin kokonaisuutta voit käsitellä valitsemalla ne ensin Shift (Vaihto) + napsautuksella. Sen jälkeen voit tasata niiden keskinäisen välistyssuhteen tai tasata ne keskenään reunojen tai keskikohdan suhteen. Napsauta Piirtotyökalut (Drawing Tools) -ryhmän Muotoile (Format) -välilehden Järjestä (Arrange) -ryhmän Tasaa (Align) -pudotusvalikosta tarvittavia komentoja. Kuva 123 Kuvien keskinäinen tasaaminen Valitse ensimmäinen objekti napsauttamalla. Valitse sitten muut objektit Shift (Vaihto) + napsauttamalla. Valitse pudotusvalikosta Tasaa keskelle (Align Middle (vaakasuuntaan)) -komento. Suorita samasta pudotusvalikosta vielä Jaa vaakasuunnassa (Distribute Horizantally) -komento, näin objektit asettuvat yhtä kauas toisistaan. Kari J Keinonen 112
Kuvaosien järjestys Piirtäessäsi kuvan osia teet uusia ja uusia muoto-objekteja. Jokainen objekti syntyy "seuraavalle uudelle tasolle", uusin ylimmälle tasolle. Kuva 124 Kuvaosien asemointi Vasemmalla kuvassa nuoliobjekti on alimmaisena. Siirrä nuoli suorakaiteiden päälle nuoli-objektin pikavalikon Tuo eteen (Bring to Front) -alivalikon Tuo eteen (Bring to Front) -komennolla. Sen jälkeen näet objektit kuten ne ovat kuvassa oikealla. Siirrä eteenpäin (Bring Forward) -komennolla valittu objekti siirtyy askeleen kerrallaan eteenpäin, tasoissa ylöspäin. Vie taakse (Send to Back) -komennolla valittu kuvaobjekti siirtyy kaikkein taaimmaksi. Siirrä taaksepäin (Send Backward) -komennolla valittu objekti siirtyy askeleen kerrallaan taaksepäin, alaspäin. Kari J Keinonen 113
Kuvaosien ryhmittäminen Kun piirrät polkupyörän, koskee sitä samat säännöt kuin Turun Tunturin tekemää polkupyörää, se kootaan (ryhmitetään). Pikavalikoima Pikavalikko Kuva 125 Kuvaosien ryhmittäminen Valitse kaikki kuvaobjektit ja sitten pikavalikosta Ryhmitä (Group) -alivalikosta Ryhmitä (Group) -komento. Sen jälkeen objektit on koottu yhdeksi kuvassa. Tällaista kuvaa voit käsitellä kuten mitä hyvänsä yhtä kuvaa, esimerkiksi sen kokoa muuttaa. Kari J Keinonen 114
WordArt-kuvien tuottaminen Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx WordArt-apuohjelmalla voit luoda näyttäviä tekstikuvioita ja oman vesileiman. Luo uudelle kalvolle oma nimesi pyöreänä vesileimana. WordArt-objektin luot valitsemalla Lisää (Insert) -välilehden Teksti (Text) -ryhmän WordArt-valikoimasta sopivan tekstityylin. Kuva 126 WordArt- valikoima Valitse aluksi valikoimasta Täyttö - Valkoinen, Tausta 1, Metalliviiste (Fill - White Background 1, Metal Bevel). Kirjoita objektin kehykseen sulku c sulku ( -merkki) ja oma nimesi. Valitse käyttöön mieleisesi fontti. Vapaakierto-piste WordArt-objektin kehys Kuva 127 WordArt- objekti Lisättyäsi objektin kalvolle näet samalla Piirtotyökalut (Drawing Tools) -ryhmän Muotoile (Format) -välilehden. Välilehden komennoilla voit jatkaa muodon käsittelyä. Kari J Keinonen 115
Kuva 128 Tekstitehosteet ( Text Effects) - pudotusvalikko Napsauta pudotusvalikon Muunna (Transform) -alivalikosta muotoa Ympyrä (Circle). Tee kuviosta pyöreä vetämällä koonsäätökahvoista. WordArt-objekti Koonsäätökahva Kahva muodon käsittelemiseksi Kuva 129 Pyöreä nimiobjekti vesileimana Vesileimaksi objektin muutat Tekstitäyttö (Text Fill) -pudotusvalikon komennoilla. Muokkaa tekstin väri vaaleaksi. Voit myös muokata muodon ominaisuuksissa täytön läpinäkyvyyttä haluamaksesi. WordArt-objekti on tavallinen upotettu objekti. Kari J Keinonen 116
Matemaattisten kaavojen tuottaminen Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx PowerPointissa voit tuottaa matemaattisia kaavoja. Kaavan tuotat olemassa olevien mallien avulla Lisää (Insert) -välilehden Symbolit (Symbols) -ryhmän Kaava (Equation) komennolla. Kuva 130 Kaava ( Equation) pudotusvalikoima Valitse valikoimasta Toisen asteen yhtälön kaava (Quadratic Formula). Kaavan tuotettuasi näet valintanauhassa Kaavatyökalut (Equation Tools) -ryhmässä Rakenne (Design) -välilehden. Tehtävä Kirjoita seuraava kaava samalle kalvolle. Kuva 131 Oma matemaattinen kaava Voit valita painikkeiden pudotusvalikoista matemaattiset merkit, jotka kaavaan kirjoitat. Normaalit merkit, kuten y, a, + ja = kirjoitat näppäimistön avulla. Matemaattinen kaava on tavallinen upotettu kehysobjekti. Napsauttamalla kaavan merkkijonoa pääset tekemään tarvittavia muutoksia kaavaan. Kari J Keinonen 117
Taulukot Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Esitä taulukolla kaikki ne luettelot joissa on asiasisällöllisesti samalla otsikolla varustettuja sarakkeita ja samanarvoisia rivejä (yhden yksikön tietoja yhdellä rivillä). Lukuarvojen esittäminen taulukoissa tekee esityksen lukemisen helpommaksi (vertailu ja hahmottaminen). Taulukon luominen Taulukko on kokoelma rivejä ja sarakkeita joiden risteyskohtaa kutsutaan soluksi. Tehdessäsi taulukkoa määritä heti aluksi oikea sarakemäärä, näin taulukon käyttäminen on helppoa. Rivimäärällä ei ole tässä vaiheessa niin väliä sillä uusia rivejä taulukkoon teet painamalla viimeisessä solussa Sarkain-painiketta. Napsauta Lisää (Insert) -välilehden Taulukko (Table) -painiketta. Kuva 132 Taulukko ( Table) - valikoima Vedä osoitin sen solun kohdalle joka antaa taulukolle sen oikean koon. Kuvassa osoitin on viety toiselle riville ja viidenteen sarakkeeseen. Napsauta hiiren painiketta, näin kalvolle syntyy taulukko. Kari J Keinonen 118
Taulukon muokkaaminen Kun taulukko syntyy, ilmestyy valintanauhaan Taulukkotyökalut (Table Tools) ryhmä ja sinne kaksi välilehteä; Rakenne (Design) ja Asettelu (Layout). Välilehdiltä löydät kaikki taulukon käsittelyyn tarpeelliset toiminnot. Kuva 133 Teeman ulkoasun mukainen taulukko Siirry solusta toiseen Sarkain-näppäimellä ja syötä taulukkoon arvot. Tasaa lukuarvoja sisältävät sarakkeet oikealle. Muuta sarakeleveydet otsikoille sopiviksi. Vie kursori sarakeviivan päälle. Osoittimen muuttuessa kaksipäiseksi vasen-oikea näyttäväksi nuoliosoittimeksi voit muuttaa taulukon sarakeleveyttä vetämällä. Kaksipäisellä pystyyn - alas nuoliosoittimella voit muuttaa taulukon rivikorkeutta. Taulukon muuntaminen kuvaksi Ellei taulukossa olevia arvoja tarvitse myöhemmin muuttaa, kannattaa harkita taulukon muuttamista tavalliseksi kuvaksi. Valitse taulukko ja leikkaa (kopioi) se leikepöydälle. Kuva 134 Liitä ( Paste) - valikoima Liitä taulukko leikepöydältä kalvolle Kuva (Picture) -komennolla. Kalvolle syntyy taulukon kuva. Taulukon poistaminen Taulukon poistaminenkin voi olla joskus tarpeen. Helpoimmin poistat valitun taulukon painamalla Del-näppäintä. Kari J Keinonen 119
Laskentataulukon luominen PowerPointin taulukko ei ole varsinainen laskennallinen taulukko. Tee laskentaa vaativat taulukot esityksessä upotettuina Excel-objekteina. Upotettu Excel-taulukko Harjoitustiedosto: Tuloslaskelma.xlsx ja Esitys-2.pptx PowerPoint-esitykseen luot laskentataulukon upottamalla siten, että ensiksi valitset ja kopioit Excelissä laskentataulukosta sen osan jonka haluat PowerPoint kalvolle. Liitä taulukko PowerPointiin Paste (Liitä) -pudotusvalikon Embed (Upotettu) -komennolla. Kuva 135 Liitä ( Paste) - valikoima Kun olet tuottanut upotetun taulukko-objektin, ilmestyy valintanauhaan Piirtotyökalut (Drawing Tools) -ryhmä ja sinne Muotoile (Format) -välilehti. Objekti on siis kalvon päällä kelluva kuva jota voit käsitellä samalla tavalla kuin piirroskuvaa.! Pääset käyttämään kelluvan objektin laskennallisia ominaisuuksia kun kaksoisnapsautat sitä. Laskiessasi Excel taulukko-objektissa on sinun osattava käyttää lähdeohjelmaa, Exceliä. Käsitellessäsi objektin sisällä olevaa tietoa näet PowerPointissa Excel-valintanauhan, koko Excelohjelma kelluu PowerPoint-ohjelmassa. Napsauttaessasi taulukon ulkopuolella siirryt takaisin kohdeohjelmaan. Siinä vaiheessa voit käsitellä taulukkoa taas kuin kuvaa. Kari J Keinonen 120
Kuva 136 Excel- valintanauha ja kaavarivi PowerPointissa Pääset muokkaamaan upotetun objektin sisältöä kun kaksoisnapsautat objektia. Siinä vaiheessa olet Excel-ohjelmassa. Takaisin pääset napsauttamalla objektin ulkopuolella. Linkitetty Excel-taulukko Linkitetty taulukko on tarpeen, kun alkuperäisiä arvoja muutetaan Excel-tiedostossa usein ja kalvolla halutaan näyttää uusimmat arvot. Kuva 137 Liitä määräten ( Paste Special) - valintaikkuna Valitse luettelosta Objekti: Microsoft Excel -laskentataulukko (Microsoft Excel Worksheet Object) rivi. Valitse sitten Liitä linkki (Paste Link) -asetus koska tuotamme linkitetyn taulukon. Hyväksy valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta.! Pääset käyttämään linkitettyä objektia kun kaksoisnapsautat taulukkoa. Siirryt Excel-ohjelmaan jossa voit suorittaa lähtöarvojen muutokset ja laskennan. Takaisin PowerPoint-ohjelmaan pääset lopettamalla Excelin, tallenna samalla taulukkoon tehdyt muutokset. Sen jälkeen taulukko kelluu kalvon päällä kuvana ja voit sitä kuvana käsitellä. Valittu Excel taulukko voidaan poistaa Del-näppäimen painalluksella. Kari J Keinonen 121
Kaavioiden tuottaminen Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Tarvitset toisinaan esityksessä myös lukuja kuvaavia kaavioita. Tuotat kaavion napsauttamalla Lisää (Insert) -välilehdellä Kaavio (Chart) -painiketta. Seuraavaksi pääset valitsemaan kaaviotyypin. Käytettävissä olevat kaaviotyypit Kuva 138 Lisää kaavio ( Insert Chart) - valintaikkuna Valitse kaaviotyyppi ja napsauta OK-painiketta. Kalvolle ilmestyy kaavio ja Excel-ohjelma avautuu jos se on asennettu. Excelissä voit muuttaa kaavion tietoalueen kokoa, lähtöarvoja ja otsikoita. Kelluva kaavio-objekti Kuva 139 Kaavion määrittely Vasemmalla näet kalvolla kelluvan kaavion ja oikealla Excel-lähtöarvotaulukon. Taulukossa voit toimia sen alla olevan ohjeen mukaan. Muokkaa lähtöarvot kuntoon. Sulje Excel-taulukko. Kari J Keinonen 122
Selite Kuva 140 Kelluva pylväskaavio- objekti Palaat PowerPointiin. Muotoile pylväskaavio-objektia haluamallasi tavalla. Kaavio voi näyttää vaikka yllä kuvatulta. Kaaviossa on otettu Asettelu (Layout) -välilehden Virhepalkit (Error Bars) -valikoimasta käyttöön Vakiovirheen sisältävät virhepalkit (Error bars with standard error) -valinta. Kari J Keinonen 123
Kaavion muokkaaminen Kaavioita muokataan ulkoasun ja esitystavan osalta. Muokkaustoimina kyseeseen tulee kaaviolajin vaihtaminen, kaavioalueen muotoilu tai akselien arvojen muuttaminen. Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Kaaviolajin vaihtaminen Muutetaan edellisen sivun pylväskaavion kaaviolajiksi viivadiagrammi. Se tapahtuu valitun kaavion Kaaviotyökalut (Chart Tools) -ryhmän Rakenne (Design) -välilehden Vaihda kaaviolaji (Change Chart Type) -komennolla. Piirakkakaaviot Piirakkakaaviot -ryhmä Kuva 141 Vaihda kaaviolaji ( Change Chart Type) - valintaikkuna Valitse valintaikkunan vasemmasta reunasta Viiva (Line) -välilehti ja napsauta sitten Viiva (Line) -ryhmästä sopivaa viivadiagrammia. Napsauta lopuksi OK-painiketta. Upotettu kaavio-objekti Selite Kuva 142 Kelluva viivadiagrammi- objekti Nyt näet kalvolla viivakaavion. Kaaviossa on voimassa Vakiovirheen sisältävät virhepalkit (Error bars with standard error) -asetus koska se tehtiin pylväskaavioon aiemmin. Tämä kaavio ei ole yhtä informatiivinen kuin pylväskaavio. Napsauta Kumoa (Undo) -painiketta kumotaksesi tehty muutos. Kari J Keinonen 124
Kaavioalueen muotoileminen Kaavioalue sisältää paljon erilaisia objekteja. Napsauta Kaaviotyökalut (Chart Tools) -ryhmän Asettelu (Layout) -välilehden Kaavion osat (Chart Elements) -pudotusvalikko auki. Pystyakseli Selite Kuva 143 Kaavion osat ( Chart Elements) - pudotusvalikko Valitse luettelosta käsiteltäväksi aiottu kaavion osa. Nyt voit käyttää muotoilussa Asettelu (Layouts) -välilehden Muotoile valintaa (Format Selection) -painiketta. Jokaisen elementin Muotoile Xxxx (Format Xxxx) -valintaikkunassa on eri määrä välilehtiä ja kyseiseen valittuun objektiin sopivat muotoilukomennot.! Muista, että kaikkialla PowerPoint -ohjelmassa helpoin tapa päästä käsiksi minkä hyvänsä objektin tai sen osan muotoiluominaisuuksiin on pikavalikon Muotoile Xxxx (Format Xxxx) -komento. Väri valikoima Kuva 144 Muotoile kaavioaluetta ( Format Chart Area) - valintaikkuna Valitse muotoiltavaksi Kaavioalue (Chart Area) -osa. Aseta Täyttö (Fill) -välilehdessä täytölle voimaan Turkoosi, Korostusväri 1, Vaaleampi 60 % (Turquoise, Accent 1, Lighter 60 %) -väri. Määritä Kolmiulotteinen muotoilu (3-D Format) -välilehdellä Viisto (Bevel) Ylä (Top) -valinnalle voimaan Vinoneliö (Cool Slant) -asetus. Kari J Keinonen 125
Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Akselien muotoileminen Y-akseli Napsauta Kaaviotyökalut (Chart Tools) -ryhmän Asettelu (Layout) -välilehden Kaavion osat (Chart Elements) -pudotusvalikosta Pysty (Arvo) -akseli (Vertical (Value) Axis) -komentoa. Valituksi tulee pystyakseli - y-akseli. Valitse Asettelu (Layouts) -välilehden Muotoile valinta (Format Selection) -komento. Akselin maksimiarvo Akselin pääyksikkö Kuva 145 Akselin muotoileminen (Format Axis) - valintaikkuna Valintaikkunan Akselin asetukset (Axis Options) -välilehdellä ovat muotoilukomennot. Komennoilla voit muuttaa akselin suurinta yksikköä (maximum), pienintä yksikköä (minimum), pääyksikköä (major unit) ja näytöllä näytettävää yksikköä (display units). Tässä on näyttöyksiköksi valittu Ei mitään (None) koska lähtöarvot ovat pieniä, eikä esimerkiksi tuhat erotinta ole tarpeen käyttää. Tutustu myös muiden välilehtien asetusmahdollisuuksiin. Luku (Number) -välilehdellä voit määrittää numeroissa käytettävien desimaalien määrän ja valuuttasymbolin käytön. Samalla välilehdellä voit määrätä numeroarvojen muotoilun periytymisen lähdetaulukosta Linkitetty lähteeseen (Linked to source) -asetuksella. Tasaus (Alignment) -välilehdellä voit muuttaa akselin numeroarvojen tasauksen pystyasentoon Kierrä koko tekstiä 270 (Rotate all text 270 ) -asetuksella. Kari J Keinonen 126
X-akseli Napsauta Kaaviotyökalut (Chart Tools) -ryhmän Asettelu (Layout) -välilehden Kaavion osat (Chart Elements) -pudotusvalikosta Vaaka (Luokka) -akseli (Horizontal (Category) Axis) -komentoa. Valituksi tulee vaaka-akseli - x-akseli. Valitse Asettelu (Layouts) -välilehden Muotoile valinta (Format Selection) -komento. Automaattinen otsikoiden väli Pääjakoviivan laji Kuva 146 Akselin muotoileminen (Format Axis) - valintaikkuna Valintaikkunan Akselin asetukset (Axis Options) -välilehdellä ovat muotoilukomennot. Komennoilla voit määrätä akselilla esitettävien selitteiden määrän suhteessa pylväisiin Määritä välien yksikkö (Specify interval unit) -asetuksella. Akselilla näytettävät selitteet on määritetty akselin alapuolelle Akselin otsikot (Axis Labels) -kohdan Akselin vieressä (Next to Axis) -asetuksella.! Tutustu myös muiden välilehtien asetusmahdollisuuksiin. Luku (Number) -välilehdellä on oletusarvoisesti määritetty selitteiden periytyminen lähdetaulukosta Linkitetty lähteeseen (Linked to source) -asetuksella. Tasaus (Alignment) -välilehdellä voit muuttaa akselin selitteiden tasauksen pystyasentoon Kierrä koko tekstiä 270 (Rotate all text 270 ) -asetuksella. Asetus on melko usein tarpeellinen vaaka-akselilla kun pylväitä on useita ja ne ovat yhdessä sarjassa. Kari J Keinonen 127
Kaavion muuntaminen kuvaksi Ellei kaaviossa olevia arvoja tarvitse myöhemmin muuttaa, kannattaa harkita kaavion muuttamista tavalliseksi kuvaksi. Valitse kaavio ja leikkaa (kopioi) se leikepöydälle. Kuva 147 Liitä ( Paste) - valikoima Liitä leikepöydällä oleva kaavio kalvolle Kuva (Picture) -komennolla. Kalvolle syntyy kaavion kuva. Kaavion poistaminen Kaavion poistaminenkin voi olla joskus tarpeen. Helpoimmin poistat valitun kaavion painamalla Del-näppäintä. Kari J Keinonen 128
SmartArt-kuvien tuottaminen PowerPoint 2010 tuo mukanaan SmartArt-työkalun. Työkalulla luodaan prosessi-, organisaatio- ja matriisikaavioita. Kaaviolajia pääset valitsemaan Lisää (Insert) -välilehden SmartArt -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta. Kuva 148 SmartArt- grafiikkaobjektin valitseminen ( Choose a SmartArt Graphics) - valintaikkuna Valintaikkunasta voit valita melkoisen määrän grafiikkaobjektien piirtämiseen tarkoitettuja työvälineitä. Valittuasi luettelosta kaaviolajin ja napsautettuasi OK-painiketta pääset luomaan upotettua kaavio-objektia. Tuotettuasi kaavion valmiiksi kelluu kyseinen objekti sen jälkeen esityksessä kuin mikä hyvänsä kuva. Tällaista kuvaa voit suurentaa ja pienentää koonsäätökahvoista. Objektin sisältöä ja muotoiluja pääset muuttamaan ja muokkaamaan napsauttamalla SmartArt-objektia. Kari J Keinonen 129
Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Organisaatiokaavio Valitse SmartArt-objektin valitseminen (Choose a SmartArt Graphic) -valintaikkunasta Hierarkia (Hierarchy) -ryhmästä mieleisesi organisaatiokaavion malli. Ylimmän hierarkiatason nimiruutu Kuva 149 Uusi organisaatiokaavio Organisaatiokaavion vieressä on tekstiruutu. Tekstiruudun eri kohtiin kirjoitat organisaation jäsenten nimet ja toimenkuvat. Tekstiruudussa [Teksti] (Text) -kohtaan pääset nuolinäppäimillä tai hiirellä. Ylimpänä hierarkiassa Kuva 150 Yrityksen organisaatiokaavio Henkilön aseman saat kirjoitettua samaan laatikkoon omalle riville Shift (Vaihto) + Enter -painalluksen jälkeen. Lisää tarvittaessa uusi kuvio organisaatiokaavioon Rakenne (Design) -välilehden Lisää muoto (Add Shape) -alivalikosta. Valitun muodon poistat Del-näppäimellä. Uuden keskijohdon edustajan saat painamalla Enter-näppäintä tekstiruudun viimeisen rivin lopussa. Jos haluat syöttää kyseisen henkilön seuraavalle alemmalle tasolle, paina Enter-painalluksen jälkeen Tabulaattori-näppäintä. Kari J Keinonen 130
Kuva 151 Organisaatiokaavio yritysesittelyssä Organisaatiokaavio voi valmiina näyttää esityksessä tältä. Voit muotoilla syötön osalta valmista kaaviota. Tee mieleisesi muotoilut SmartArt työkalut (SmartArt Tools) -ryhmän Rakenne (Design) tai Muotoile (Format) -välilehden toimintopainikkeilla. Valitse koko organisaatiokaavio kun haluat tehdä sille muotoilutoimia. Valitse esimerkiksi viivaobjektit kun haluat muuttaa viivojen vahvuutta tai väriä. Organisaatiokaavion rakenteen voit muuttaa SmartArt työkalut (SmartArt Tools) -ryhmän Rakenne (Design) -välilehden Asettelu (Layouts) -valikoiman painikkeilla. Kari J Keinonen 131
Internet-sivun objektien käyttäminen! On tilanteita jolloin haluat käyttää Web-sivulta löytyvää kuvaa tai joitain muuta objektia omassa esityksessäsi. On tärkeää että ensin selvität onko sinulla oikeus käyttää objektia (Tekijänoikeuslaki). Asiaa on usein kysyttävä suoraan kuvan tekijältä (kirjoittaja, piirtäjä, maalaaja, valokuvaaja tms.). Internetissä on muutama kuvakirjasto joita voit vapaasti käyttää. Eräs tällainen vapaasti käytettävä kuvakirjasto on Microsoftin leikekirjasto. Sen käyttökin on laillista vain jos sinulla on laillinen Microsoft-ohjelmisto. Löydät kuvakirjaston osoitteesta: http://office.microsoft.com/fi-fi/clipart/default.aspx. Kuva 152 Internet- sivulla olevan kuvan pikavalikko Jos sinulla on lupa kuvan käyttämiseen, voit kopioida sen selaimessa pikavalikon Kopioi (Copy) -komennolla. Liitä kuva esitykseesi Liitä (Paste) -komennolla tai Ctrl + v -näppäinyhdistelmää painamalla. Voit myös tallentaa kuvan levylle ja lisätä sen sieltä esitykseesi. Valitun tekstin voit kopioida pikavalikon Kopioi (Copy) -komennolla. Liitä sitten teksti esitykseesi Liitä (Paste) -komennolla tai Ctrl + v -näppäinyhdistelmää painamalla. Kari J Keinonen 132
Multimediaelementit Äänet esityksessä Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Voit lisätä esitykseesi äänileikkeen ClipArt-galleriasta tai musiikkitiedoston levyltäsi. Lisääminen tapahtuu Lisää (Insert) -välilehden Media-ryhmän Ääni (Audio) -pudotusvalikon komennoilla. Lisää nyt taputusta esimerkkiesityksen kalvoon numero 19. Napsauta pudotusvalikosta ClipArt-ääni (ClipArt Audio) -komentoa. Kuva 153 ClipArt tehtäväruutu Napsauta tehtäväruudussa Aplodeja (Clap Cheers) -ääniraidan kuvaketta. Valintanauhaan ilmestyy Äänityökalut (Audio Tools) -ryhmä. Kuva 154 Toisto (Playback)- välilehti Äänen voit kuunnella Toista (Play) -painikkeella. Napsauta Käynnistä (Start) -pudotusvalikosta voimaan valinta Automaattisesti (Automatically) jos haluat äänen käynnistyvän heti kun kalvo tulee esiin. Oletuksena on valinta Napsautettaessa (On Click). Siirry esitykseen Shift (Vaihto) + F5 -näppäinyhdistelmällä. Ääni alkaa soida heti kalvoon ilmestyessä näytölle. Kari J Keinonen 133
Videokuva esityksessä Voit lisätä esitykseesi videoleikkeen ClipArt galleriasta tai elokuvatiedoston levyltäsi. Lisääminen tapahtuu Lisää (Insert) -välilehden Media-ryhmän Video-painikkeen pudotusvalikon komennoilla. Lisää jokin valmis animaatio kalvoon (numero 19) napsauttamalla ClipArt Video-komentoa. Kuva 155 ClipArt tehtäväruudun videot Napsauta tehtäväruudussa Ajattelu, hammaspyörät (Businesses, gears ) -animaation kuvaketta. Siirry esitystilaan Shift (Vaihto) + F5 näppäinpainalluksella. Animaatio alkaa pyöriä heti kun kalvo tulee näytölle. Kari J Keinonen 134
Animaatiot Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Animaatio on esityksen tehoste. Erinomainen animaatio voisi olla sellainen jossa nuoli ilmestyy korostamaan, liikkuu kohti jotain esityksen kuva- tai tekstiobjektia. Kalvojen vaihtumista voidaan myös tehostaa animaatioilla. Animaatioita luot Siirtymät (Transitions) ja Animaatiot (Animations) -välilehden komennoilla. Kalvojen vaihtuminen Siirtymät (Transitions) -välilehden komennoilla voit asettaa kalvolle tai koko esitykselle animaation kalvojen vaihtumisen tehostamiseksi. Tällaisen animaation tekemiseksi suosittelen että siirryt Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymään jossa koko esityksen siirtymätehosteen tekeminen on helppoa. Kuva 156 Kalvojen vaihtumisen tehokeinot Valitse koko esitys painamalla Ctrl + a -näppäimiä. Valitse Siirtymä tähän diaan (Transition to This Slide) -ryhmän Lisää (More) -painikkeella esiin tulevasta valikoimasta mieleisesi tehoste. Kalvon pienkuva Kalvon numero Kuva 157 Kalvo Dialajittelu (Slide Sorter) - näkymässä Siirtymätehosteen sisältävän kalvon tunnistat sen vasemmassa alanurkassa olevasta ikonista. Kari J Keinonen 135
Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Kaavion animaatiot Useisiin kaaviotyyppeihin voit määrittää animaation siten, että kaavion eri osat ilmestyvät näytölle vuorollaan. Kun etenet esityksessäsi voi kaavio-osan ilmestyminen tapahtua ajastettuna tai napsautuksesta vaihtuvana. Kuva 158 Kaavion animointi Valitse ensin kaavio. Tee sitten Animaatiot (Animations) -välilehden Animaatio (Animation) -ryhmästä Lisää (More) -pudotusvalikosta Lisää (Fly In) -valinta. Tee seuraavaksi Tehosteasetukset (Effect Options) -pudotusvalikosta Sarjoittain (By Series) -valinta. Voit esikatsella tuottamasi animaation Animations (Animaatiot) -välilehden Esikatselu (Preview) -painikkeella. Kari J Keinonen 136
Kuva 159 Animointi esikatselussa Tehtyäsi valinnan edellisen kuvan mukaan esityksesi etenee napsautettaessa sarjoittain (oletusasetus, katso edellisen sivun kuva). Tässä näkyy tilanne esityksen aikana. Kehyksen jälkeen napsauttamalla esiin tulee Alkuvuosi -sarja ja uudelleen napsauttamalla Loppuvuosi. Kari J Keinonen 137
Harjoitustiedosto: Esitys-3-filo.pptx Mukautetut animaatiot Mukautetut animaatiot voivat olla monimutkaisiakin, mutta yksinkertaisuus on yleensä kaunista. Animaation mukauttaminen ei onnistu Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymässä. Siirrykin Normaali (Normal) -näkymään. Animaation luot siten että piirrät animaatiossa tarvitsemasi kuvaobjektin tai lisäät sopivan ClipArt-leikkeen. Tee animaatio tällä kertaa harjoitustiedostossa olevalle valmiille kuvalle. Aseta objekti aloituskohtaan, josta liike alkaa. Määritä valitulle objektille sopiva tehoste Animaatiot (Animations) -välilehden Lisää animaatio (Add Animation) -pudotusvalikosta. Kuva 160 Lisää animaatio ( Add Animations) - valikoima Napsauta valikoimasta Lisää liikeratoja (More Motion Paths) -komentoa. Kari J Keinonen 138
Kuva 161 Lisää liikerata ( Add Motion Path) - valintaikkuna Napsauta Kaari alas (Arc Down) -valinta voimaan ja hyväksy ikkuna OK-painikkeella. Tässä vaiheessa kuvan päälle ilmestyy lyhyt kaariviiva. Kuva 162 Liikeradan muokkaaminen Napsauta kaariviiva aktiiviseksi. Tartu kursorilla oikealla olevaan keskimmäiseen koonsäätökahvaan. Vedä viiva sopivan pituiseksi ja muokkaa liikerata muutenkin kalvon kuvion mukaiseksi. Napsauta tehtäväruudun Toista (Play) -painiketta niin näet mitä juuri sait aikaan. Napsauta Animaatioruutu (Animation Pane) -tehtäväruudussa animaation pudotusvalikosta Ajoitus (Timing) -komentoa. Napsauta Kesto (Duration:) -pudotusvalikosta liikerata hitaammaksi (3 sekuntia (hidas)). Kari J Keinonen 139
Mukautetun animaation lisäasetuksiin Ajoitus Kuva 163 Animaation pudotusvalikko Liikeradassa on voimassa asetus Aloita napsautettaessa (Start On Click). Muuta liike alkamaan heti kun kalvoon siirrytään. Asetuksen muutat napsauttamalla Animaatioruutu (Animation Pane) -tehtäväruudussa voimaan Aloita edellisen kanssa (Start With Previous) -asetuksen. Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx Animaatioiden osien esitysjärjestys Animaatioon voit lisätä uusia osia. Osien esitysjärjestys määräytyy luontijärjestyksessä, mutta voit myös muuttaa esitysjärjestystä. Kuva 164 Useampi liikerata Kalvoon on tehty kaksi uutta liikerataa. Vasemmalla näkyvä Kaari ylös (Arc Up) objekti, joka alkaa vasemmalta kalvon ulkopuolelta ja se on venytetty puoleen väliin kalvoa. Sitten on tehty Kaari ylös (Arc Up) objekti, joka alkaa keskeltä kalvoa. Kummallekin animaatiolle on asetettu voimaan aloitusajaksi Aloita edellisen jälkeen (Start After Previous) -asetus. Sen lisäksi molemmat liikeradat on käännetty päinvastaiseksi Tehosteasetukset (Effect Options) -pudotusvalikon Vastakkainen liikeradan suunta (Reverse Path Direction) -komennolla. Napsauta Toista (Play) -painiketta. Nyt animaatio etenee hieman oudosti, joten korjataan se muuttamalla animaatio-osien esitysjärjestystä. Kari J Keinonen 140
Kuva 165 Liikeratojen järjestäminen Napsauta Animaatioruutu (Animation Pane) -tehtäväruudussa keskimmäistä kaarta. Siirrä osa Järjestä uudelleen (Re-Order) -kohdasta alaspäin osoittavalla nuolella siten, että tämä kaari on luettelossa alinna. Kun nyt näillä kahdella myöhemmin tehdyllä kaarella on asetettu aloitusasetukseksi Aloita edellisen jälkeen (Start After Previous), tuntuu animaatio luontevammalta. Painapa Shift (Vaihto) + F5 -näppäimiä ja näet itse animaation toiminnassa. Kari J Keinonen 141
Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx Kalvosisällön esitysjärjestys Voit tuoda kalvojen luettelokohdat näytölle myös kappale kerrallaan. Kuva 166 Teksti tuodaan esiin kappale kerrallaan Valitse tekstikehys jossa on kalvon sisältö. Valitse Animaatiot (Animations) -välilehden Animaatio (Animation) -ryhmän Lisää (More) -pudotusvalikosta Himennys (Fade) -valinta. Tee seuraavaksi Tehosteasetukset (Effect Options) -pudotusvalikosta Kappaleittain (By Paragraph) -valinta. Kari J Keinonen 142
Ajastus Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx Ajastus on keino laittaa tietokone töihin. Ajastusta käytetään tilanteissa joissa halutaan liikkuvaa tai vaihtuvaa kuvaa, mutta esitystä ei ohjaa kukaan. Tällaisia esityksiä voidaan pyörittää messuilla ja näyttelyissä, kun esittelijä on tauolla. Ajastettua esitystä kutsutaan Slide Show'ksi. Ajastusta voit käyttää myös yksittäisen multimedialeikkeen ajamiseen. Ajastuksen tekeminen Kalvojen vaihtumisen ajastuksen teet kokeilemalla sopivia aikoja. Aloita ajastus Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymässä jossa ajastuksen tekeminen on helppoa. Napsauta Diaesitys (Slide Show) -välilehdellä Kokeile määräaikoja (Rehearse Timings) -painiketta. Esityksen kokonaisaika Kalvon esilläoloaika Kuva 167 Esityksen määräaikojen nauhoitus Esitys alkaa nauhoitustilassa. Kalvon vasemmassa yläkulmassa näet Tallennus (Recording) -työkalurivin. Napsauttamalla Seuraava (Next) -painiketta voit hyväksyä yhden kalvon esilläoloajan. Voit keskeyttää ajastuksen Keskeytä nauhoitus (Pause Recording) -painikkeella ja jatkaa nauhoitusta Jatka tallentamista (Resume Recording) -painikkeella. Saman kalvon ajastamisen voit aloittaa uudelleen Toista (Repeat) -painikkeella. Ajastuksen lopetat Esc-painikkeella. Kun ohjelma kysyy haluatko tallentaa ajastuksen, napsauta Kyllä (Yes) -painiketta. Kari J Keinonen 143
Esityskalvo Dialajittelu-näkymässä Kalvon numero Kuva 168 Kalvo Dialajittelu ( Slide Sorter) - näkymässä Kun olet keskeyttänyt ajastuksen, näet pienkalvon vasemmassa alakulmassa kyseisen kalvon näyttämiseen käytettävän ajan (tallennettu aika). Yksittäisen dian ajoitusta muutat Siirtymät (Transitions) -välilehden Jälkeen (After) -asetuksen aika-arvo muuttamalla. Jos napsautat valinnan pois Jälkeen (After) -ruudusta saat ajastuksen pois voimasta. Jatkuva esitys Messuilla, näyteikkunassa tai sisääntuloaulassa pyörivä esitys tulee määrittää jatkuvasti pyöriväksi. Tällaisen esityksen voi keskeyttää Escnäppäimen painalluksella. Määritys tapahtuu Diaesitys (Slide Show) -välilehden Määritä diaesitys (Set Up Slide Show) -painikkeella. Kuva 169 Diaesityksen asetukset ( Set Up Show) - valintaikkuna Jatkuvan esityksen voit määrätä napsauttamalla voimaan Toista esitystä, kunnes painetaan Esc (Loop continuously until Esc ) -asetuksen. Hyväksy asetusmuutokset OK-painikkeella. Kari J Keinonen 144
Pitkät esitykset Yhteenvetodia Kommentti! Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx PowerPoint 2010 PowerPoint: lla voit luoda pidempiäkin esityksiä. Pyri pitämään esitykset alle 100 kalvoa pituisina. Tuottaessasi lyhyempiäkin esityksiä on erittäin tärkeää jatkuva esityksen tallentaminen, varmistaminen. Suosittelen automaattisen tallennuksen lisäksi esityksen tallentamista noin puolen tunnin välein. Tällä tavalla säästät varmuudella aikaa ja vaivaa kun ohjelma jossain vaiheessa kaatuu. PowerPoint 2010 ei tuo mukanaan valmista toimintoa, jolla voit luoda yhteenvetodian. Ohjeesta löytyy kuvaus siitä miten voit itse tehdä yhteenvetodian eli sisällysluettelon. Tuottaessasi pitkiä esityksiä jaetussa tilassa on kommentoinnin käyttö tarpeen. Voit lisätä huomautuksen kun haluat kiinnittää muiden esitystä selailevien ja sitä muuttavien huomion johonkin tiettyyn kohtaan. Kommentin lisäät Tarkista (Review) -välilehden Kommentit (Comments) -ryhmän Uusi kommentti (New Comment) -painikkeella. Esiin tulevaan kehykseen voit syöttää kommentin sisällön. Kuva 170 Kommenttimerkintä Kalvolla näet kommenttimerkinnän joka on liitetty kaavaan. Oikealla näet kommenttikehyksen jossa on kommentin sisältö. Kun viet kursorin kommenttimerkinnän päälle, näet kommentin. Kommenttia pääset muokkaamaan kaksoisnapsauttamalla kommenttimerkkiä tai pikavalikon komennoilla. Ja muista, kommentti ei näy esityksen aikana. Poistat kommentin Tarkista (Review) -välilehden Poista kommentti (Delete) -painikkeella. Pudotusvalikossa on komennot yhden kommentin poistamiseksi tai kaikkien poistamiseen. Kommentoidun esityksen tulostaminen Piilota kommentit näytöltä kun et niitä halua nähdä. Siirry Tarkista (Review) -välilehdelle ja napsauta Kommentit (Comments) -ryhmän Näytä kommentit (Show Markup) -painike pois voimasta. Ellet halua tulostaa kommentteja on sinun Tulosta (Print) -valintaikkunassa otettava pois voimasta Tulosta kommentit ja käsinkirjoitetut merkinnät (Print comments and ink markup) asetus. Kari J Keinonen 145
Tekstitiedon tuominen Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx ja Jasennykseen.rtf Tekstitietoa voidaan tuoda muilla ohjelmilla tuotetuista tiedostoista PowerPointiin. Sopivia tiedostomuotoja on voitu tuottaa Microsoft Word 97 2003 -asiakirjana (DOC), Word 2010 -asiakirjana (DOCX), tekstitiedostona (TXT) tai RTF-tiedostona (RTF-jäsennys). Napsauta Jäsennys (Outline) -painiketta ja sitten kursori vilkkumaan ensimmäiselle riville. Tuo jäsennys napsauttamalla Home (Aloitus) -välilehden Uusi dia (New Slide) -pudotusvalikosta Diat jäsennyksestä (Slides from Outlines) -komentoa. Kuva 171 Uusi dia ( New Slide) - pudotusvalikko Etsi tiedosto esiin tulevassa valintaikkunassa, valitse se ja napsauta Lisää (Insert) -painiketta. Huomautuksia Office ohjeesta Jos lähdetiedostossa ei ole otsikkotyylejä (esimerkiksi tekstitiedosto, jossa on vain tekstiä), Office PowerPoint 2010 luo jäsennyksen joka perustuu lähdetiedoston kappaleisiin. Kun lisäät jäsennellyn tekstin HTML-asiakirjasta, otsikot ja niiden sijainnit säilyvät samanlaisina kuin HTML-asiakirjassa. Koko teksti kuitenkin näkyy diassa yhdessä tekstikehyksessä. Kari J Keinonen 146
Dian tuominen toisesta esityksestä Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx ja Polkupyörä.pptx Valmiin dian toisesta esityksestä kopioit Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymässä. Avaa molemmat esitykset Näytä (View) -välilehden Dialajittelu (Slide Sorter) -painikkeella. Aseta esitysikkunat vierekkäin Näytä (View) -valilehden Järjestä kaikki (Arrange All) -painikkeella. + Kuva 172 Dian kopioiminen esityksestä toiseen Kopioi dia toiseen esitykseen Ctrl + vetämällä. Kopioinnin jälkeen voit Liittämisasetukset (Paste Options) -painikkeella päättää periikö dia kohteen teeman vai säilyttääkö se lähdetiedoston teeman. Oletusasetuksena on Käytä kohteen muotoilua (Use Destination Theme) -asetus. Kari J Keinonen 147
Kahden esityksen yhdistäminen Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx ja Polkupyörä.pptx Voit yhdistää kaksi levylläsi olevaa esitystä yhdeksi. Yhdistämisen teet Aloitus (Home) -välilehden Uusi dia (New Slide) -pudotusvalikon Käytä dioja uudelleen (Reuse Slides) -komennolla. Kuva 173 Käytä dioja uudestaan ( Reuse Slides) - tehtäväruutu Napsauta esiin tulevassa tehtäväruudussa Selaa (Browse) -painikkeen pudotusvalikosta Selaa tiedostoa (Browse File) -komentoa. Etsi ja avaa tarvittava tiedosto levyltäsi. Napsauta tehtäväruudussa esityksen pikavalikosta joko Lisää dia (Insert Slide) tai Lisää kaikki diat (Insert All Slides) -komentoa. Jos haluat diojen perivän kohdetiedoston teeman, älä laita voimaan tehtäväruudun alaosan Säilytä lähteen muotoilu (Keep source formatting) -asetusta. Kari J Keinonen 148
Esityksen ja kuvien tiedostokoon pienentäminen Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Esityksesi tiedostokoko määräytyy pitkälti sen mukaan, kuinka suuria kuvasi ovat. Kuvien tiedostokoko määräytyy ensinnäkin siitä onko kuva rasteri- vai viivapiirtokuva. Rasterikuvat ovat tiedostokooltaan huomattavasti suurempia kuin viivakuvat. Rasterikuvien tiedostokoko määrittyy kuvamuodon mukaan. TIFF-kuvat ovat pakkaamattomia ja tiedostoina suuria joskin laadultaan erinomaisia. Tiedostokooltaan pienempiä ja huonompilaatuisia kuvia ovat pakatut kuvamuodot kuten JPEG, GIF ja PNG. Näyttö ja/tai videotykki ei pysty toistamaan tarkkaa pistegrafiikkakuvaa. Esityksessä kuvan laatu ei olekaan tärkeää, vaan kalvojen vaihtumisnopeus. Esityksen nopeuttamiseksi ja tiedostokoon pienentämiseksi kannattaa pienentää kuvia. PowerPointissa pienennät kuvia valitsemalla yhden. Napsauta sitten Muotoile (Format) -välilehden Säädä (Adjust) -ryhmän Pakkaa kuvat (Compress Pictures) -painiketta. Kuva 174 Pakkaa kuvat ( Compress Pictures) - valintaikkuna Tee valintaikkunassa kuvanpakkausvalinnat. Kun haluat pakata kaikki esityksen kuvat napsauta pois Käytä vain tässä kuvassa (Apply only to this picture) -valinta. Käytä tiedoston tarkkuutta (Use document resolution) -valinta tarkoittaa sitä, että kuvat esitetään 220 ppi oletustarkkuudella. Yllä tehdyt asetukset sopivat näytöllä katseltavalle ja Internetissä jaeltavalle esitykselle. Tallentaessasi tiedostoa nyt, sen tiedostokoko pienenee hieman. Kari J Keinonen 149
Mukautetut esitykset Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx PowerPoint 2010 Olet luonut vuosien varrella useita kymmeniä esityksiä. Usea uusi esitys voisi perustua osaan vanhemmasta esityksestä. Omaa aikaa säästääksesi sinun kannattaa etsiä sopiva aiemmin luomasi esitys ja rakentaa siitä mukautettu esitys. Mukautettu esitys luodaan ohjelmaan rakennetulla toiminnolla. Mukautetun esityksen luominen Mukautetun esityksen luominen tapahtuu napsauttamalla Diaesitys (Slide Show) -välilehden Mukautettu diaesitys (Custom Slide Show) -pudotusvalikosta Mukautettu esitys (Custom Show) -painiketta. Kuva 175 Mukautetut diaesitykset ( Custom Shows) - valintaikkuna Napsauta valintaikkunassa Uusi (New) -painiketta. Kari J Keinonen 150
Uuteen esitykseen mukaan otettavat diat Kuva 176 Mukautetun diaesityksen määrittäminen ( Define Custom Show) - valintaikkuna Diaesityksen nimi (Slide show name) -kenttään voit kirjoittaa esitykselle sopivan nimen. Valitse kaikki tarvittavat kalvot ja napsauta Lisää (Add) -painiketta. Hyväksy valinnat OK-painikkeella. Mukautetun esityksen muokkaaminen Mukautettua esitystä voit muokata Diaesitys (Slide Show) -välilehden Mukautettu diaesitys (Custom Slide Show) -pudotusvalikon Mukautetut diaesitykset (Custom Shows) -painikkeella esiin tulevan valintaikkunan avulla. Uuden mukautetun esityksen luomiseen Valitun mukautetun esityksen poistamiseen Kuva 177 Mukautetut diaesitykset ( Custom Shows) - valintaikkuna Valitse luettelosta esitys ja napsauta Muokkaa (Edit) -painiketta. Kari J Keinonen 151
Esityksessä mukana olevat diat Kuva 178 Mukautetun esityksen muokkaaminen Valitse tarvittava(t) kalvo(t) ja lisää se Mukautetun diaesityksen diat (Slides in custom show) -luetteloon Lisää (Add) -painikkeella. Valitun kalvon voit poistaa Poista (Remove) -painikkeella. Lisättävät kalvot asettuvat mukautetun esityksen viimeisiksi. Siirrä kalvot oikeaan järjestykseen ylä- ja alanuolipainikkeilla. Hyväksy valinnat OK-painikkeella. Mukautetun esityksen näyttäminen Avattuasi aiemmin tuottamasi esityksen (tässä Esitys-2.pptx) on sen osana muistissa kaikki siinä mukautetut esitykset. Voit esittää mukautetun esityksen napsauttamalla Mukautettu diaesitys (Custom Slide Show) -pudotusvalikosta haluamasi. Kuva 179 Mukautettu diaesitys ( Custom Slide Show) - pudotusvalikko Käynnistät mukautetun esityksen napsauttamalla luettelosta haluamasi mukautetun esityksen nimeä. Kari J Keinonen 152
Linkit Toimintopainikkeet (Action Buttons) Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx PowerPoint 2010 Toimintopainikkeet ovat esityksen aikana käytettäväksi tarkoitettuja linkitettyjä painikkeita joita napsauttamalla voit siirtyä linkin osoittamaan kohteeseen. Voit esimerkiksi tehdä kalvoille painikkeen jolla pääset palaamaan ensimmäiselle sivulle, kotikalvoon. Toimintopainikkeiden luominen, toiminto valmiina Toimintopainikkeita luot Lisää (Insert) -välilehden Kuvat (Illustrations) -ryhmän Muodot (Shapes) -valikoiman viimeisestä Toimintopainikkeet (Action Buttons) -ryhmästä. Osalla toimintopainikkeista on asetuksena oletustoiminto. Itse mukautettava painike Kuva 180 Muodot ( Shapes) - valikoima Tee Toimintopainikkeet (Action Buttons) -ryhmästä Toimintopainike: Seuraava (Action Button: Forward or Next) -valinta. Piirrä painike ensimmäisen kalvon alareunaan sopivan kokoisena. Kari J Keinonen 153
Hiiren napsautus -tapahtuma Kuva 181 Toimintoasetukset ( Action Settings) - valintaikkuna Valintaikkunassa on valittuna Hyperlinkki (Hyperlink to) -asetus ja pudotusvalikossa on oletuksena siirtymisvalinta Seuraava dia (Next Slide). Hyväksy asetukset OK-painikkeella. Kuva 182 Esitystila Esittäessäsi esitystä kalvossa on kyseinen painike, se ei toimi kuin esityksen aikana. Painiketta napsauttamalla pääset seuraavaan diaan. Tehtävä Kopioi Seuraava-painike ja liitä se kaikkiin esityksen kalvoihin, paitsi viimeiseen. Tee muihin, paitsi aloituskalvoon, Edellinen kalvo (Previous Slide) ja Koti (Home) -painikkeet. Kari J Keinonen 154
Toimintopainikkeiden luominen, toiminnon määrittely Itse määriteltyjä toimintopainikkeita kannattaa luoda jos haluat kesken esityksen hypätä web-sivulle tai avata levyltä tiedoston. Toimintopainikkeilla voit suorittaa myös kesken esitystä muita ohjelmia, ohjelmoituja aliohjelmia tai toistaa videoita ja ääniä. Luo oma painike valitsemalla Toimintopainikkeet (Action Buttons) -ryhmästä Toimintopainike: Mukautettu (Action Buttons: Custom) -painikkeen. Piirrä painike viimeisen kalvon alaosan keskelle. Valittu hyperlinkin kohde URL URL-osoitteen syöttäminen Kuva 183 Toiminnon asetus - URL- osoitteen määritys Piirtoliikkeen jälkeen avautuu Toimintoasetukset (Action Settings) -valintaikkuna. Valitse Hyperlinkki (Hyperlink to) -valintanappi ja pudotusvalikosta URL -komento. Esiin ilmestyy uusi valintaikkuna. Kirjoita haluamasi Internet-osoite URL-kenttään. Hyväksy ikkunat OK-painikkeella. Anna äsken luodulle painikkeelle otsikoksi Tunturi. Linkin osoitteen voit muuttaa toiseen kohteeseen pikavalikon Muokkaa hyperlinkkiä (Edit Hyperlink) -komennolla. Tehtävä Tee viimeisen kalvon oikeaan alareunaan oma toimintopainike ja luo sille hyperlinkki. Hyperlinkillä on tarkoitus aukaista levyltä Polkupyörä.pptx -tiedosto. Kari J Keinonen 155
Hyperlinkit Hyperlinkki on nimetty painike jota napsauttamalla voit avata tiedoston tai pääset siirtymään linkin osoittamaan kohteeseen, esimerkiksi Internet-sivulle. Hyperlinkin tunnistat alleviivauksesta ja tekstivärin vaihtumisesta (oletusteemassa sininen). Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx Oletusasetus PowerPointissa on voimassa oletusasetus joka aiheuttaa sen, että kirjoittaessasi web-osoitteen tai sähköpostiosoitteen syntyy välilyöntinäppäilyn jälkeen esitykseen automaattisesti hyperlinkki. Jos kirjoitat vain tulostamiseen tarkoitettua esitystä, ota Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa (AutoFormat As You Type) -valintaikkunassa Internetja verkkopolut hyperlinkeillä (Internet and network paths with hyperlinks) -asetus pois voimasta, lisätietoa aiemmin (sivu 70). Hyperlinkin luominen Internet-sivulle Kun esityksestä pitää päästä jollekin Internet-sivulla, tee tarkoitukseen hyperlinkki. Hyperlinkki on ikään kuin kirjanmerkki, muistiapu osoitteeseen. Linkin avulla vierailet sivulla ja esityksesi pysyy avoinna, näin pääset helposti palaamaan esitykseen. Kirjoita teksti ja valitse se sekä paina Ctrl + k -näppäinyhdistelmää. Internet-sivun osoite Kuva 184 Lisää hyperlinkki ( Insert Hyperlink) - valintaikkuna Kirjoita Osoite (Adress) -kenttään jokin URL-osoite. Hyväksy syöttö OK-painikkeella. Palatessasi diaan muuttuu tekstin väri teemassa hyperlinkille määritetyksi ja sanan alle syntyy alleviivaus. Hyperlinkki toimii esityksen aikana, voit suorittaa toiminnon napsauttamalla linkkiä. Kari J Keinonen 156
Hyperlinkki sähköpostiosoitteeseen Kun teet esitystä jonka jakelu tapahtuu Internet-sivuilta, saatat tarvita hyperlinkkiä. Esitystäsi lukeva hyperlinkkiä napsauttava voi lähettää sinulle helposti viestin. Hyperlinkin sähköpostiosoitteeseen luot seuraavalla tavalla. Kirjoita teksti jota haluat käyttää hyperlinkin painikkeena. Valitse teksti ja paina joko Ctrl + k -näppäinyhdistelmää tai napsauta Lisää (Insert) -välilehden Hyperlinkki (Hyperlink) -painiketta. E-mail osoite johon viesti lähtee Kuva 185 Lisää hyperlinkki ( Insert Hyperlink) - valintaikkuna Kirjoita Sähköpostiosoite (E-mail address) -kenttään oma sähköpostiosoitteesi. Aihe (Subject) -kentässä voit antaa sinulle paluupostissa tulevalle sähköpostille otsikon josta sen tunnistat. Tehtävä Tee vielä viimeisen kalvon oikeaan alareunaan tekstikehys ja luo sille hyperlinkki. Hyperlinkillä on tarkoitus aukaista levyltä Polkupyörä.pptx tiedosto. Kari J Keinonen 157
Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx Linkin värin vaihtaminen Voit vaihtaa koko kalvosarjan linkkien värin mieleiseksesi. Värin vaihtaminen tapahtuu napsauttamalla valintanauhan Rakenne (Design) -välilehden Värit (Colors) -valikoiman Luo uudet teeman värit (Create New Theme Colors) -komentoa. Avatun (napsautetun) hyperlinkin väri Kuva 186 Luo uudet teeman värit ( Create New Theme Colors) - valintaikkuna Valitse Hyperlinkki (Hyperlink) -pudotusvalikosta linkille mieleisesi väri. Voit nimetä oman väriasettelusi Nimi (Name) -kentässä. Napsauta Tallenna (Save) -painiketta. Tehtävä Muuta napsautetun linkin väri mieleiseksesi. Kari J Keinonen 158
Mallit Mikä tällainen malli on? PowerPoint 2010 Yrityksen esitysten luominen tulisi tapahtua organisaation omien mallien avulla. Malli (template) on pohja eli kokonainen ympäristö usein toistuvan esityksen tuottamiselle. Malliin tallentuu teema, perustyylit ja rakenteet. Malliin voit tallentaa erilaisia asetuksia ja muotoiluja valmiiksi niin että esitysten ulkoasu pysyy yhtenäisenä, kirjoittaminen on vaivatonta ja helpotat uuden samankaltaisen esityksen luomista. Hieman toisin asia ilmaistuna; malli on tiettyyn käyttötarkoitukseen luotu toistuvaan käyttöön suunniteltu, toistuvaa vakiotietoa ja muotoiluja sisältävä esityspohja. Malli sisältää esityksessä käytettävät asetukset, suojaukset, muotoilut, tyylit, toimintopainikkeet, makrot, automaattiset tekstit sekä vakiografiikan, kuten logon. Malli siis sisältää kaiken sivuilla toistuvaksi halutun tiedon, muttei muuta. Malli on sellaiseen tiedostomuotoon tallennettu esitys, että avatessasi mallin asianmukaisesti et esitystä muokatessasi vaikuta alkuperäiseen kovalevyllä olevaan tiedostoon. Teet siis muutokset vain avoimeen esitykseen ja tallentaessasi ohjelma kysyykin uutta nimeä tiedostolle. Miksi malli? Esitysgrafiikan tuottaminen tietokoneella on usein samanlaisena toistuvaa. Tietokoneella esitystä tehtäessä työ hoituu nopeammin, etenkin jos osaat käyttää tietotekniikkaa. Mallit ovat eräs esimerkki tietotekniikan onnistuneesta hyödyntämisestä. Malli on kokoelma valmiita esityksen osia, objekteja. Malleilla sinun on helppo luoda usein toistuviin esityksiin valmiiksi tunnistetiedot, lomakeobjektit, logot ja muu toistuva tieto. Esitäyttö säästää paljon aikaa ja vaivaa esityksen laatijalta. Missä mallia käytetään? Esitysmalliksi tehdään yrityksen henkilöstön perehdyttämisesitykset, asiakasesitykset, tekniset tuote-esittelyt ja monet muut toistuvasti pidettävät esitykset. Esityksiä käytetään paljon oppilaitoksissa opetuksen tukena. Myös markkinointiin on alettu laatia yhä useammin tueksi esityskokonaisuuksia. Kuka mallia käyttää? Kun yrityksessä käytetään hyvin suunniteltuja ja yhdenmukaisia esityksiä on ne helposti tunnistettavissa organisaation omiksi. Yrityksessä luodut esitysmallit ovat pohjia joita jokaisen organisaatiossa toimivan tulee käyttää - myös sinun. PowerPoint 2010 -ohjelmaa avatessasi näkyviisi aukeaa tyhjä esitys. Tämä uusi esitys perustuu oletusarvona aukeavaan käyttäjän asetuksissa määrättyyn malliin ja teemaan. Tämä oletusmalli pitää sisällään joidenkin asetusten oletusarvot. Siis sinä käytät aina jotain mallia pohjana omalle esityksellesi. Kari J Keinonen 159
Esitysmallin luominen Käytät aina PowerPointin mallia. Avatessasi uuden esityksen se luodaan oletusmalliin pohjalta. Muuttaessasi PowerPointin oletusasetuksia muokkaat oletusmallia. Uuden mallin luot seuraavasti: Laadi esitykselle perustyyli käyttäen apuna jotain teemaa. Laadi esitykseen ylä- ja alatunnisteet, lisää toistuva teksti, toistuvat kuvat kuten logot ja määritä kohdat muuttuvalle tiedolle. Laadi rakenteet, oikeisiin kohtiin tarvittavat paikkamerkit, taulukot ja kuvat. Tee tarvittava ohjaus, lisää tarpeelliset toimintopainikkeet ja niille toiminnallisuus. Tallenna esitys malliksi (lisätietoa sivulla 161). Kari J Keinonen 160
Mallin tallentaminen Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx Mallin tallennusmuoto on PowerPoint-malli (PowerPoint Template) ja tarkenne on POTX. Mallin voit tallentaa myös Makroja käyttävä PowerPoint-malli (PowerPoint Macro Enabled Template) -muotoon, jolloin tarkenne on POTM. Tallentaessasi esitystä malliksi käytä mallille ohjelma-asennuksen yhteydessä luotua kansiota, oletuskansiota. Kansion polun saat selville Asetukset (Options) - valintaikkunan Valvontakeskus (Trust Center) -välilehden Valvontakeskuksen asetukset (Trust Center Settings) -painiketta napsauttamalla. Osoitteen näet Luotetut sijainnit (Trusted Location) -kohdasta. Mallin tallennuskansion oletuspolku Kuva 187 Tallennetaan mallia oletuspolkuun Tallentaessasi mallia käytä Tallenna nimellä (Save As) -komentoa. Napsauta ensin Tallennusmuoto (Save as type) -pudotusvalikosta tallennusmuodoksi PowerPoint-malli (PowerPoint Template) tai Makroja käyttävä PowerPoint-malli (PowerPoint Macro-Enabled Template). Anna tiedostolle mallin käyttötarkoitusta kuvaava nimi. Näin malli tallentuu Mallit (Templates) -kansioon ja voit käyttää sitä kuten muitakin malleja. Kari J Keinonen 161
Mallin käyttäminen Tallentamisen jälkeen sinun mallisi on käytettävissä PowerPointissa. Ottaessasi mallin käyttöön liittää PowerPoint sen ominaisuudet tyhjään esitykseen. Muokatessasi avattua esitystä et muuta alkuperäistä mallia. Malli säilyy asetuksineen ja vakioelementteineen muuttumattomana ja voit käyttää sitä useita kertoja uuden esityksen pohjana. Uusi esitys mallia käyttäen Uuden esityksen voit luoda valmiin mallin pohjalta napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Uusi (New) -komentoa. Näkyviin tulee Uusi (New) -välilehti. Ikkunasta voit valita PowerPointin mukana asennetun mallin tai Office.com -palvelusta löytyvän mallin. Omia malleja luotuasi saat ne käyttöön Omat mallit (My templates) -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta. Kuva 188 Oman mallin käyttäminen Valitse Uusi esitys (New Presentation) -valintaikkunassa haluamasi malli. Napsauta OK-painiketta.! Perustaessasi uuden tiedoston mallia käyttäen et tallennuksen yhteydessä vahingossa tallenna mallin päälle. Näin malli säilyy muuttumattomana seuraavaan käyttökertaan. Voit toki muokata mallia. Mallin avaaminen näytölle vaatii kuitenkin hieman tavallisuudesta poikkeavia toimenpiteitä joten et vahingossa muuta sitä. Kari J Keinonen 162
Mallin muuttaminen Muuta mallia avaamalla tallennettu malli Tiedosto (File) -painikkeen Avaa (Open) -komennolla. Mallin tallennuskansion oletuspolku Kuva 189 Avaa ( Open) - valintaikkuna Esiin tulee valintaikkuna jonka avulla voit etsiä itse luomasi mallin. Valitse Tiedostomuoto (File types) -painikkeen pudotusvalikosta PowerPoint-mallit (PowerPoint Templates). Napsauta luettelossa mallia jota aiot mukauttaa. Napsauta sitten Avaa (Open) -painiketta. Mallin muuttaminen on normaalia työskentelyä PowerPoint ohjelmalla, esityksen tuottamista ja mukauttamista. Tee haluamasi muutokset malliin. Tallenna (Save) -painikkeella tallennat uuden mallin vanhan päälle. Mallin voit tallentaa uudella nimellä, tee kuten aiemmin sivulla 161 on neuvottu. Kari J Keinonen 163
PDF-muunnos Mikä on PDF-tiedosto? PowerPoint 2010 PDF-muunnosta voit käyttää, kun lähetät PowerPoint-esityksen muille, etkä tiedä onko vastaanottajalla asennettuna kyseistä ohjelmaa. Hän voi katsella esityksen sisällön ilmankin PowerPointia, mutta hän ei voi muokata esitystä. Adoben Internet-sivuilla kerrotaan, että Adobe keksi PDF-muodon vuonna 1990. Tiedostomuodosta on ajan myötä tullut luotettavien sähköisten dokumenttien ja lomakkeiden yleinen standardi. PDF-tiedosto on sähköiseen muotoon tallennettu näköisasiakirja. Microsoft kertoo, että PDF on kiinteää asettelua käyttävä sähköinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilut ja tukee tiedostojen jakamista. PDF-tiedostona tallennettu tiedosto on yleensä kooltaan melko pieni. PDF-dokumentti on digitaalinen paperi. Digitaalinen paperi voi olla myös sähköisesti täytettävä lomake, jonka tiedot lähetetään tietoa keräävään organisaatioon. PDF-dokumentti voi sisältää linkkejä (ristiviitteitä, kirjanmerkkejä, web-osoitteita yms.). Linkkien avulla pääset dokumentin sivulta toiselle tai johonkin Internetosoitteeseen. Sähköistä PDF-dokumenttia voit lukea missä hyvänsä maailmankolkassa. Tietokoneessa on oltava jokin käyttöjärjestelmä (Macintosh, UNIX tai Windows) ja PDF-lukuohjelma. Ilmaisia lukuohjelmia on useita, mm. Adobe Reader ja Foxit Reader. Foxit Reader -katseluohjelma on kevyt ohjelma. Sen suurin puute on se, että se ei ymmärrä kaikkia PDF-lomaketoimintoja. Adobe Reader taas on raskaampi, mutta erittäin monipuolisin ominaisuuksin varustettu lukuohjelma. Lisätietoa ohjelmista ja latausosoitteet löydät osoitteesta http://www.ilmaisohjelmat.fi. Sähköisiä PDF-tiedostoja voidaan jaella tallentaen ne jollekin tallennusvälineelle, kuten CD-levylle tai muistitikulle. PDF-tiedostoja jaellaan yleisesti myös Internetissä, kohtaat niitä todennäköisesti joka päivä. PDF-materiaalin haluava voi ladata materiaalin sivustolta, kunhan hänellä on siihen oikeus. On yleistä jakaa PDF-muotoisia materiaaleja myös e-mailin liitetiedostoina. Lisäksi PDF-tiedostomuotoa 1 käytetään yhä useammin painettavaksi tarkoitettujen tiedostojen viemisessä painotaloon. PDF-tiedostomuoto oli vielä pari vuotta sitten erittäin turvallinen levittää. Mutta jo vuonna 2007 on PDF-tiedostojen avulla levitetty verkossa haittaohjelmia. Ole itse huolellinen jakaessasi PDF-tiedostoja. Avaa vain ne tiedostot, joiden turvallisuudesta olet varma. Lisätietoa haitallisista PDF-tiedostoista saat artikkelista: http://www.digitoday.fi/p/200726920 1 Julkaisun tekeminen, Pesonen Soile, Tarvainen Juha, Docendo Finland Oy, 2005 Kari J Keinonen 164
PDF-tiedoston tuottaminen! Harjoitustiedostot: Esitys-3.pptx PDF-tiedoston voit luoda monella tavalla. Voit skannata Adobe Acrobat -ohjelmalla paperilla olevan asiakirjan PDF-muotoon. Voit tulostaa PowerPoint-esityksen Adobe PDF -tulostimella (ohjelmalla). Uudesta PowerPoint-ohjelmasta voit myös julkaista avoinna olevan tiedoston (asiakirjan) PDF-muotoon. PDF-tiedoston tulostaminen seuraavien sivujen ohjeiden mukaan edellyttää, että sinulla on käytössäsi (asennettuna) Adobe Acrobat 9 (SF) ohjelma. PDF-tiedostoksi tulostaminen Power- Point-ohjelmasta Avaa harjoitustiedosto ja suorita seuraavat toimenpiteet. Napsauta Tiedosto (File) -valikon Tulosta (Print) -alivalikosta Tulosta (Print) -komentoa tai paina näppäimistöltä Ctrl + p -näppäinyhdistelmää. Esikatselukuva Kuva 190 Tulosta ( Print) - valintaikkuna Valitse valintaikkunassa Tulostin (Printer) -pudotusvalikosta tulostimeksi Adobe PDF -tulostin. Kari J Keinonen 165
Tulostusasetukset Tulostimen valinnan jälkeen on tärkeää valita PDF-tulostuksen asetukset. Asetuksiin pääset napsauttamalla Tulostimen ominaisuudet (Printer Properties) -painiketta (kuva sivulla 165). Tulostuskansion etsimiseen Tulostusarkin koon määrittely Kuva 191 Ominaisuudet: Asiakirja: Adobe PDF (Adobe PDF Properties) - valintaikkuna Valintaikkunassa vaikutat asetuksiin. Oletusasetukset-pudotusvalikosta voit valita valmiiksi määritetyn tulostuslaadun. Valittu laatu vaikuttaa lopulliseen paperille tulostettaessa. Jos lopullisen paperitulosteen tulee olla hyvälaatuinen, kannattaa sinun tehdä Laadukas tuloste (High Quality Print) -valinta. Kentän vieressä olevalla Muokkaa (Edit) -painikkeella pääset määrittämään asetuksia tarkemmin ja näin luomaan sekä tallentamaan omat asetukset. Kari J Keinonen 166
! Tulostuksen laatu Oletusasetukset-pudotusvalikosta löydät muutaman keskeisen PDFtiedoston muunnosasetuksen tiedostojen tulostuslaadulle. Pienin tiedostokoko -valintaa en suosittele käytettäväksi. Tällainen asiakirja saattaa olla aivan erinäköinen luettaessa kuin laadittaessa. Tämä johtuu mm. siitä että kyseiseen tiedostoon eivät tallennu käytetyt fontit eli kirjasinperheet. Vakio-valintaa voit käyttää silloin kun tavoitteesi on tuottaa Web-sivuille nopeasti ladattava tiedosto. Vakio-laatua voit käyttää myös, jos teet vain näytöltä luettavia sivuja sekä sisältöä. Tämä laatu riittää tulostamiseenkin kun asiakirjassa on vain vektorigrafiikkakuvia ja tekstiä. Laadukas tuloste -valinta kannattaa asettaa oletukseksi ja käyttää aina, kun on mahdollista että asiakirja tulostetaan. Tätä laatua kannattaa käyttää myös aina kun tulostettavassa asiakirjassa on mukana bittikarttakuvia. Painolaatu-valintaa suosittelen käytettäväksi vain, kun asiakirja viedään digitaaliseen painoon tai kirjapainoon painettavaksi. Muita laatuasetuksia käytetään erikoistilanteissa. Tulostaminen Napsauta Tulosta (Print) -painiketta. Ohjelma kysyy ensin mihin haluat tallentaa tiedoston, etsi sopiva kansio. Sitten alkaakin tulostus. PowerPoint esityksen nimi PDF-asiakirjan nimi Kuva 192 Luodaan Adobe PDF - tiedostoa ilmoitusikkuna Ilmoitusikkunassa näet tulostuksen etenemisen.! PDF-tulostamisen seurauksena syntynyt tiedosto voi olla heikkolaatuinen, ainakin minulla se tätä e-kirjaa tehdessä oli. Tiedoston hyperlinkit eivät toimineet. Älä siis tulosta pidempiä PowerPointtiedostoja, vaan julkaise ne seuraavien ohjeiden mukaan. Kari J Keinonen 167
PDF-tiedostoksi julkaiseminen Uudesta PowerPoint-ohjelmasta voit julkaista avoinna olevan tiedoston (esityksen) PDF-muotoon. Julkaiseminen on suositeltavaa etenkin kun alkuperäisessä PowerPoint-tiedostossa on käytetty ohjelman kehittyneempiä ominaisuuksia kuten erilaisia linkkejä. Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx Julkaisemisen teet Tiedosto (File) -valikon Tallenna ja lähetä (Save & Send) -komennolla. Kuva 193 Tallenna ja lähetä ( Save & Send) - valintaikkuna Napsauta Luo PDF/XPS (Create PDF/XPS) -painiketta aloittaaksei julkaisemisen PDF-muotoon. Kari J Keinonen 168
Kuva 194 Publish as PDF or XPS (Julkaise PDF- tai XPS- muodossa) - valintaikkuna Julkaisemisen aloitat etsimällä tiedostolle sijoituspaikan, kansion. Options (Asetukset) -painikkeella pääset määrittämään julkaisulle joitain asetuksia. Publish (Julkaise) -painikkeella aloitat muunnoksen. Eivät tunnu linkit toimivan tässäkään PDF-tiedosto versiossa. Kari J Keinonen 169
Meta- ja tunnistetiedot Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx Tiedostoille annetaan tunniste- ja metatietoja levy- ja Internet-hakujen nopeuttamiseksi. Metatiedot näet kun napsautat Tiedosto (File) -valikon Tiedot (Info) -alivalikon esiin. Kuva 195 Tiedot (Info) - valintaikkuna Metatiedot näet Tiedot (Info) -välilehdellä esikatselukuvan alla. Saat tietojen syöttöä helpottavan metatietopaneelin näkyviin napsauttamalla Ominaisuudet (Properties) -pudotusvalikosta Näytä tiedostopaneeli (Show Document Panel) -komentoa. Kuva 196 Asiakirjan ominaisuudet ( Document Properties) - paneeli Ikkunan yläosaan ilmestyvän metatietopaneelin avulla voit syöttää metatiedot. Kirjaa metatietoina tekijätieto (Author) ja asiakirjan otsikko (Title) sekä aihe (Subject) ja avainsanakokoelma (Keywords). Avainsanoja voi olla useampi, erottele ne pilkulla. Kirjaa tarvittaessa myös tiedot muihin kenttiin. Kari J Keinonen 170
Makrot Harjoitustiedosto: Esitys 3.pptm Suojausasetukset! PowerPoint-makrot ovat ohjelmoituja toimintokokonaisuuksia jotka suoritat yhdellä komennolla, näppäinpainalluksella tai painiketta napsauttamalla. PowerPoint makroja et voi tehdä nauhoittamalla, ne teet vain ohjelmoimalla Visual Basic for Application (VBA) -koodia. Tuon ohjelmoinnin opit muutaman kuukauden opiskelulla. Aihe on niin laaja, ettei tässä e-kirjassa ohjelmointiin puututa lainkaan. PowerPointin oletusasetukset estävät makrojen automaattisen suorittamisen. Makrosuojaus on asetettu ohjelman Valvontakeskus (Trust Center) asetuksissa suojaustasolle Poista käytöstä kaikki makrot ja ilmoita (Disable all macros with notification). Älä käytä koskaan suojausasetusta Ota käyttöön kaikki makrot (Enable all macros) - se on suuri tietoturvariski. Kun oletusasetusta käytetään, voit päättää makrojen käyttämisestä tapauskohtaisesti. Kuva 197 Suojausvaroitus ( Security Warning) - painike Paina Salli sisältö käyttöön (Enable Content) -painiketta ja saat makrot käyttöön. Tee se vain jos olet varma makrojen turvallisuudesta. Kari J Keinonen 171
Esityksen suojaus PowerPoint 2010 Joskus tuotat esityksiä joiden avaamisen tai muokkauksen haluat estää muilta käyttäjiltä. Tallenna nimellä (Save As) -komennon valintaikkunassa Työkalut (Tools) -pudotusvalikossa on Yleiset asetukset (General Options) -komento jolla voit määrittää avaus- ja kirjoitussuojauksen. Näitä suojauksia et voi tehdä ilman salasanaa. Kuva 198 Yleiset asetukset ( General Options) - valintaikkuna Suojauksen teet siis ennen tallentamista Valintaikkunassa voit suojata esityksen kirjoittamalla salasanan Avaussalasana (Password to open) tai Muokkaussalasana (Password to modify) -kenttään. Salasanaa tuntematon ei voi avata ja/tai muuttaa tällaista tiedostoa.! Käytä salasanaa todella harkiten. Salatun esityksen muokkaaminen ei onnistu sinulta eikä keltään muultakaan jos salasana unohtuu. Kari J Keinonen 172
Asetukset Asetuksiin vaikuttaminen PowerPoint 2010 PowerPointia käyttäessäsi on sinun järkevää muuttaa ohjelman oletusasetuksia oman työskentelysi helpottamiseksi. Osa asetuksista vaikuttaa laitteessa jonka äärellä ne teet. Tällaiset asetukset tallentuvat omaan käyttäjäprofiiliisi, ne eivät siirry esityksen mukana. Useat asetukset taas vaikuttavat aktiiviseen tiedostoon ja kulkevat sen mukana. Kuva 199 Asetustasot PowerPointissa on oletusasetuksia ainakin kolmella tasolla, tutustu yllä olevaan kuvaan. Ohjelmistotason asetukset Työvälineohjelman ohjelmoija on tehnyt sovellukseen valmiita ohjelmistotason oletusasetuksia, joita käyttäjä ei voi muuttaa. Tällaisia ohjelmistotason asetuksia ovat: Tiedosto (File) -painikkeen sijainti ja esiin tulevan valikon sisältö. Pikavalikoiden ja valikoiden sisällöt. Valikoimien ja pikavalikoimien sisällöt. Kari J Keinonen 173
Ohjelman oletusasetukset Ohjelmatason oletusasetukset ovat asetuksia joita käyttäjä voi muuttaa. Muutokset tallentuvat käytettävän laitteen levylle. Nämä asetukset vaikuttavat lähinnä käyttöliittymään ja ovat käyttäjätunnuskohtaisia. Tällaisia ohjelmatason asetuksia ovat: Pikatyökaluriviin lisätyt yleiset ohjelman toimintopainikkeet. Valintanauhan sisältö. Välilehtien valintapainikkeiden nimet ja sijainti. Valintanauhan pienentäminen, kohdeohjeiden näyttäminen tai piilottaminen. Reaaliaikainen esikatselu (pois käytöstä - käytössä). Oikeinkirjoituksen korjausohjeiden asettaminen voimaan tai pois käytöstä. Tilarivillä näkyvien ilmoitusten näyttäminen tai piilottaminen. Tiedostoasetukset Organisaation omaan esitysmalliin on viisasta tallentaa yhteisössä tai asiakirjastandardissa yleisesti määriteltyjä sivun asetuksia, myös usein käytettäviä muotoiluja. Tällaiset Tiedostoasetukset vaikuttavat käsiteltävään tiedostoon ja kulkevat tiedostoa kuljetettaessa laitteelta toiselle. Tiedostoon vaikuttavia asetuksia ovat: Pikatyökaluriviin lisätyt, asiakirjaan liittyvät toimintopainikkeet. Kappaletyylit sekä ylä- ja alatunnisteet (sivunumerot yms.). Sivun asetuksissa tehdyt tulostusasetukset (reunusten suuruus, ei tulostin). Kari J Keinonen 174
Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen Tiedosto (File) -painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta voit valita Asetukset (Options) -toiminnon. Esiin tulevilla välilehdillä näet ohjelman tärkeimmät oletusasetukset. Näitä asetuksia voit muokata tekemällä haluamasi valinnat. Asetukset tallentuvat ohjelmaa lopetettaessa joko käyttäjäprofiiliisi tai työn alla olevaan tiedostoon. PowerPointin asetukset Ohjelman asennuksen jälkeen Asetukset (Options) -välilehdillä on voimassa niin sanotut oletusasetukset. Peruskäyttäjälle nämä asetukset yleensä sopivat mutta osaavan käyttäjän kannattaa niitä usein muuttaa. Kuva 200 Yleiset (General) - välilehti PowerPointin asetukset (PowerPoint Options) -valintaikkuna on paloiteltu yhdeksään välilehteen. Tutustu huolella välilehtien asetuksiin ja mieti mitkä muutokset helpottavat omaa työskentelyäsi niin paljon, että oletusasetus kannattaa muuttaa. Kuvassa on korostettu aiemmin mainittua reaaliaikaisen esikatselun (sivu 30) asetusta. Halutessasi tehdyt muutokset voimaan napsauta lopuksi OK-painiketta. Ohjelman käyttäjänimen vaihdat edellisen kuvan välilehdellä Mukauta omaa Microsoft Office-versiotasi (Personalize your copy of Microsoft Office) -ryhmän Käyttäjänimi (User name)-kohdassa. Kari J Keinonen 175
! Valintanauhan mukauttaminen PowerPoint 2010 -ohjelman eräs uusi toiminto on valintanauhan mukauttamismahdollisuus. Voit mukauttaa valintanauhan välilehtien sisältöä oman näkemyksesi ja mieltymyksesi mukaan. Napsauta esiin Muokkaa valintanauhaa (Customize Ribbon) -välilehti. Kuva 201 Customize Ribbon (Mukauta valintanauhaa) - välilehti Välilehden Mukauta valintanauhaa (Customize the Ribbon) -kohdassa on valittuna oletusvalintanauhan (Main Tabs). Valintanauhan mukauttamiseksi voit tehdä seuraavia toimia: voit lisätä välilehtiin vasemmassa lohkossa olevia komentoja Lisää (Add) -painikkeella voit poistaa valittuja komentoja tai ryhmiä Poista (Remove) -painikkeella voit perustaa uuden välilehden Uusi välilehti (New Tab) -painikkeella voit perustaa uuden ryhmän Uusi ryhmä (New Group) -painikkeella voit nimetä valitun elementin Nimeä uudelleen (Rename) -painikkeella voit palauttaa oletusvalintanauhan sisällön Poista (Reset) -pudotusvalikon Poista kaikki mukautukset (Reset all Customization) -komennolla voit viedä mukauttamasi valintanauhan tiedostoon Tuo tai vie (Import/Export) -pudotusvalikon Vie kaikki mukautukset (Export all customizations) -komennolla voit tuoda valmiiksi mukautetun valintanauhan Tuo tai vie (Import/Export) -pudotusvalikon Tuo mukautettu tiedosto (Import customization file) -komennolla Kari J Keinonen 176
Pikatyökalurivin mukauttaminen Pikatyökalurivillä on oletuksena muutama jatkuvasti tarvitsemasi toiminto, komentopainike. Tarvitset työskennellessäsi usein muitakin toimintoja, ne sinun kannattaa lisätä pikatyökaluriviin. Mukauta valintanauhaa Pienennä valintanauha Kuva 202 Toiminnon lisääminen pikatyökaluriviin Yksinkertainen tapa lisätä pikatyökaluriviin komento on napsauttaa painikkeen pikavalikosta Lisää pikatyökaluriviin (Add to Quick Access Toolbar) -komentoa. Asetuksella Näytä pikatyökalurivi valintanauhan alapuolella (Show Quick Access Below the Ribbon) voit siirtää pikatyökalurivin valintanauhan alle. Pikatyökalurivin sisällön mukauttaminen käy nopeasti ja helposti Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) -pudotusvalikon asetuksilla. Kuva 203 Pikatyökalurivin mukauttaminen Tee kuvaan merkityt pikavalinnat pikatyökalurivin mukauttamiseksi. Napsauta sitten Lisää komentoja (More Commands) -komentoa. Kari J Keinonen 177
Ohjelman oletustallennusmuodon muuttaminen PowerPoint 2010 -ohjelman oletustallennusmuoto on Office XML - tiedostomuoto. Koska sovelluksen käyttö on vielä tällä hetkellä harvinaista, kannattaa esitys tallentaa aina epävarmassa tilanteessa Power- Point 97-2003 -esitys -muodossa. Ohjelman käyttämän oletustallennusmuodon voit vaihtaa Tiedosto (File) -painikkeen pudotusvalikon Asetukset (Options) -komennolla. Kuva 204 Tallentaminen ( Save) - välilehti Oletustallennusmuodoksi on muutettu PowerPoint 97-2003 -esitys. Tällä välilehdellä voit vaihtaa tiedostolle myös uuden oletussijainnin (Default file location). Oletussijainti on se kansio, johon ohjelma ehdottaa uuden tiedoston tallentamista. Avatessasi tiedoston jostain kansiosta jää tuo kansio muistiin ohjelmaan oletussijainniksi. Tallentaessasi tiedoston Tallenna (Save) -painikkeella tallentuu se kyseiseen kansioon. Vaikka valitsisit Tallenna nimellä (Save As) -komennon, ehdottaa ohjelma kyseistä kansiota tallennuspaikaksi. Voit tietysti muuttaa tallennuspaikan mieleiseksesi. Näytön zoomaaminen Näyttökuvan loitontaminen ja lähentäminen helpottaa esityksen eri osien muokkausta ja tarkastelua. Piirtäessäsi tarkkaa kuvaa kannattaa sinun tuoda kuva lähemmäs (suurentaa), zoomaa näyttötilaa yli 100 prosenttiin. Käsitellessäsi tekstiä aseta zoomaus lähelle 50 prosenttia. Kuva 205 Zoomaustyökalut tilarivillä Kun haluat nähdä näytöllä koko kalvon kerralla, napsauta Sovita dia nykyiseen ikkunaan (Fit slide to current window) -painiketta. Kuvassa on korostettu Zoomaustaso (Zoom Level) -painiketta ja sen vieressä oikealla on vielä Zoomaus (Zoom) -liukusäädin. Vaihda zoomausaste napsauttamalla Zoomaustaso (Zoom Level) -painiketta. Kari J Keinonen 178
Valittavissa olevat zoomausasteet Kuva 206 Zoomaa ( Zoom) - valintaikkuna Valitse valintaikkunasta sopiva Zoomausaste (Zoom to) ja hyväksy valinta OK-painikkeella. Dialajittelu-näkymän zoomaus Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymässä voit tarkastella pienkalvoja hieman vähemmillä zoomausvaihtoehdoilla. Portaaton zoomausasteen säätö Kuva 207 Dalajittelu ( Slide Sorter) - näkymän zoomausasteet Zoomausaste voi olla vain alle 100 %. Valitse mieleisesi ja hyväksy valinta OK-painikkeella. Kari J Keinonen 179
! Tilarivin mukauttaminen Tilarivi (Status Bar) näyttää käyttäjää auttavia ohjeita. Tilarivin ohjeita sinun kannattaakin seurata. Tilariviä voit mukauttaa pikavalikon valinnoilla. Tilarivillä näkyvä ohjausviesti Kuva 208 Tilarivin pikavalikko Napsauta tilapalkkia kakkospainikkeella ja tee pikavalikosta asetuksille haluamasi valinnat. Kari J Keinonen 180
Tiedostoasetusten mukauttaminen Käsiteltävän tiedoston mukana kulkevia asetuksia voit muuttaa Tiedosto (File) -valikosta Asetukset (Options) -komennolla esiin tulevan valintaikkunan Lisäasetukset (Advanced) -välilehdellä. Kuva 209 Lisäasetukset ( Advanced) - välilehti Esitykselle, työn alla olevalle tiedostolle voit tehdä asetuksia kohdissa joissa lukee Esitys-3.pptm. Aseta tiedostoon voimaan haluamasi tiedostokohtaiset asetukset vaihtamalla valintamerkkejä. Tiedostokokoa voit pienentää Aseta oletustulostuskohde (Set default target output to) -kohdan valinnalla. Kari J Keinonen 181
Ohjelmien yhteiskäyttö PowerPoint 2010 Microsoft PowerPoint 2010 kykenee tallentamaan ja avaamaan joitakin eri tallennusmuotoon tallennettuja tiedostoja. Sinun kannattaa huomioida eri tallennusmuotojen avaamisen tai tallentamisen tarve kuitenkin jo ohjelman asennuksen yhteydessä. Vieraiden tiedostomuotojen avaaminen vaatii tarvittavien suodattimien asentamisen käytettäväksi. Tee siksi ohjelmaa asentaessasi Mukautettu-asennus ja valitse PowerPointin kaikki osat asennettavaksi kovalevyllesi, täysasennus. Tällä varmistat että tarvittavat suodattimet ovat käytössäsi. Ellei tarvitsemaasi suodatinta tule ohjelma-asennuksen mukana etsi Webbistä yritys joka tekee ja/tai myy tiedostomuodon muuntimia. Eri tallennusmuotojen avaaminen PowerPoint 2010, kuten monet muutkin ohjelmat, kykenee yleensä avaamaan omilla vanhemmilla versioilla tallennettuja tiedostoja. PowerPoint 2010 avaa Microsoft PowerPoint 97-2003 versiolla luodut omat tiedostomuotonsa. PowerPointilla et voi avata kuvamuotoisia (TIFF, JPEG tai GIF) tiedostoja. Kyseisten kuvamuotojen lisääminen esitykseen taas onnistuu. Käytä eri tallennusmuotoisten kuvien tuomiseen kalvon rakenteessa kelluvaa Kuva (Picture) -painiketta. PowerPoint kykenee avaamaan myös DOC, RTF ja TXT -muotoisia tekstitiedostoja sekä HTML-muotoisia Web-sivuja. Eri tallennusmuotoon tallentaminen PowerPoint 2010 kykenee tallentamaan omille vanhemmille versioille sopivaa tallennusmuotoa. PowerPoint 2010 -ohjelmalla tallennus onnistuu version Microsoft PowerPoint 97-2003 muotoon. Power- Point 2010 -ohjelmasta tallennettaessa vanhempiin PowerPoint-tallennusmuotoihin on muistettava kuitenkin se että jotkin uudet ohjelman ominaisuudet eivät tallennu vanhoihin tiedostomuotoihin. Kun tallennat esityksen PowerPoint 2010 muodossa ja siinä on makroja, tulee tällainen tiedosto tallentaa PowerPoint-esitys (makrot käytössä) (PowerPoint Macro-Enabled Presentation) (PPTMtunniste) tai Makrot salliva PowerPoint-malli (PowerPoint Macro- Enabled Template) (POTM-tunniste). PowerPoint diaesitys makroilla tallennetaan muotoon PowerPoint-diaesitys (makrot käytössä) (PowerPoint Macro-Enabled Show) -muotoon (PPSM-tunniste). Eräs parhaista tavoista varmistaa tiedoston toimivuus missä hyvänsä koneessa ja ohjelmassa on tallentaa esitys RTF-muotoon. PowerPoint kykenee tallentamaan myös TIFF, JPEG, PNG, GIF, BMP, WMF tai EMF -kuvamuotoisia tiedostoja. PowerPointilla pystyt tallentamaan lisäksi HTML-muotoisia Web-sivuja. Kari J Keinonen 182
Esityksen vieminen muihin ohjelmiin Voit viedä esityksen muihin ohjelmiin Tiedosto (File) -valikon Tallenna ja lähetä (Save & Send) -alivalikon toiminnoilla. Kuviksi tallentaminen on kerrottu aiemmin e-kirjassa (lisätietoa sivulta 57). Wordiin kelvollinen tiedosto tuotetaan seuraavasti. Kuva 210 Luo tiivistelmät ( Create Handouts) - alivalikko Napsauta Luo tiivistelmät (Create Handsouts) -painiketta. Kari J Keinonen 183
Viedään vain jäsennys Linkitetään kalvot Kuva 211 Send to Microsoft Word (Lähetä Microsoft Wordiin) - valintaikkuna Tee mieleisesi asetukset ja napsauta OK-painiketta. Muistiinpano Kalvon pienkuva Kalvon numero Kuva 212 Word tiivistelmä Aiempi valintani tuotti tällaisen Word tiivistelmän. Tiivistelmää voin muokata Wordissa. Kari J Keinonen 184
Yhteiskäyttö Tiedon upottaminen Tiedon linkitys PowerPoint 2010 Olemme tuottaneet tässä e-kirjassa kymmeniä upotettuja objekteja. Jokainen kuva, kaavio ja taulukko on upotettu objekti. Tiedon upottamisen periaate on seuraava: Tuota valintanauhan Lisää (Add) -välilehden painikkeilla jokin kuva, piirros tai taulukko. Voit siirtää objektia kalvossa ja kalvosta toiseen hiirellä. Voit muuttaa objektin kokoa sen koonsäätökahvoista. Voit poistaa valitun objektin Del-näppäimellä. Linkitys on tiedonsiirtoa esityksestä toiseen tai ohjelmasta (tiedostosta) toiseen. Alkuperäinen tieto on yhdessä tiedostossa (lähde) ja sen muutokset vaikuttavat kohdetiedostoon. Kohdetiedostot päivittyvät automaattisesti jos linkille on annettu lupa päivittyä automaattisesti. PowerPoint tiedostojen linkitys Valmis piirros kannattaa toisinaan linkittää, kun tuot sen toisesta PowerPoint-esityksestä. Muuttaessasi alkuperäistä linkitettyä lähdepiirrosta päivittyy (muuttuu) tieto haluttaessa myös kohde-esityksessä. Linkittämisen PowerPoint esityksestä toiseen teet avaamalla ensin kohde-esityksen, esitys johon haluat tiedon linkittää. Napsauta sitten Lisää (Insert) -välilehdellä Teksti (Text) -ryhmässä olevaa Lisää objekti (Object) -painiketta. Kari J Keinonen 185
Näytä kuvakkeena Kuva 213 Lisää objekti ( Insert Object) - valintaikkuna Napsauta valintaikkunassa voimaan Luo tiedostosta (Create from file) -valinta. Napsauta Selaa (Browse) -painiketta. Etsi selaamalla esiin lähde-tiedosto ja avaa se. Nyt Tiedosto (File) -kenttään tulee näkyviin tiedoston polku, sen sijainti levyllä. Napsauta Linkki (Link) -asetus voimaan. Hyväksy asetukset lopuksi napsauttamalla OK-painiketta.!!! Alkuperäisen lähdetiedoston avaat kaksoisnapsauttamalla linkitettyä objektia. Muutettuasi alkuperäistä esitystä voit päivittää kohde-esityksen, näin lähde-esityksessä tekemäsi muutokset näkyvät kohdeesityksessä. Linkin päivität kohde-esityksessä objektin pikavalikon Päivitä linkki (Update Link) -komennolla. Huomaa Linkitetyn tiedon käyttäminen toimii hyvin jos alkuperäinen tiedostosi on piirretty samansuuntaiselle kalvolle (vaaka tai pysty). Jos taas piirros on pystyarkilla ja kohde-esitys vaakakalvoina ei linkitys ole järkevää. Sellaisessa tilanteessa sinun kannattaakin tehdä esitykseen hyperlinkki jolla avaat piirroksen ja piirrokseen vielä paluulinkki takaisin varsinaiseen esitykseen. Siirtäessäsi lähde- tai kohdetiedostoa kansiorakenteessa katkeaa linkki melko helposti. Siirräkin keskenään linkitetyt tiedostot samaan kansioon jos joudut niitä siirtämään. Kari J Keinonen 186
Linkitys muiden ohjelmien tiedostoihin Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx ja Tuloslaskelma.xlsx PowerPoint-tiedoston voit linkittää muihin Windows-ohjelmien tiedostoihin ja niistä voit tehdä linkin PowerPointiin, näin ohjelmat vaihtavat tietoja keskenään. PowerPointiin linkitetään usein tietoa Excel-laskentataulukosta. Valitse Excel-taulukosta laskenta-alue tai kaavio ja kopioi se muistiin. Valittu objekti jotta linkitys onnistuu Kuva 214 Liitä määräten ( Paste Special) - valintaikkuna Siirry PowerPoint esityksessä sopivaan kalvoon ja napsauta Aloitus (Home) -välilehden Liitä (Paste) -pudotusvalikon Liitä määräten (Paste Special) -komentoa. Linkin tehdäksesi sinun on valintaikkunassa valittava Liitä linkki (Paste Link) -asetus. Hyväksy asetukset ja valinnat OK-painikkeella. Kuva 215 Excel taulukko esityksessä linkitettynä Kuvassa vasemmalla näet Excelillä tehdyn alkuperäisen taulukon joka on linkitetty PowerPointtiedostoon. Taulukkoa kaksoisnapsauttamalla avaat Excelin ja lähdetiedoston. Tee lähdetiedostoon pieni muutos ja päivitä sen jälkeen linkki kohdetiedostossa. Oikealla näet tilanteen muutosten ja linkin päivittämisen jälkeen. Kari J Keinonen 187
Ohje-toiminto PowerPoint on perinteinen Windows -ohjelma. Ohjelma sisältääkin kohtuullisen ohjetiedoston. Ohjeista löydät kuvauksen kaikista ohjelman toiminnoista. Ohjetta sinun kannattaa tutkia kun tarvitset tietoa ohjelman toiminnoista. Ohje avautuu napsauttamalla Microsoft PowerPoint Ohje (Microsoft PowerPoint Help) -painiketta tai painamalla F1-funktionäppäintä. Ohjeet ohjelman käytön aloittamiseen Kuva 216 PowerPoint Ohje ( PowerPoint Help) - valintaikkuna Ikkunan yläosassa on tekstiruutu johon voit kirjoittaa etsittävän aiheen hakusanan. Napsauta sitten Etsi (Search) -painiketta. Ohjeen aiheisiin voit tutustua myös PowerPoint 2010 -tuen selaaminen (Browse PowerPoint 2010 Support) -otsakkeen alla olevaa aiheotsikkoa napsauttamalla. Tutustu hyperlinkkiä napsauttamalla Perustyylien käyttäminen (Using masters) -ohjeeseen. Kari J Keinonen 188