Myynti-, projektointi- ja suunnitteludokumenttien hallinta Helge Kiviharju, Pesmel Oy
Pesmel Pesmel toimittaa täysautomaattisia järjestelmiä metalli- ja paperiteollisuuden sisäiseen logistiikkaan Kolmen vuosikymmenen aikana olemme toimittaneet noin 30 maahan yli 400 räätälöityä käsittely- ja pakkausprojektia sekä yli 140 varastojärjestelmää sisältäen yli 250 hyllystöhissiä
Pesmel Material Flow How -konsepti Pesmelin konseptin ideana on integroida tuotantolaitoksen prosessit yhdeksi logistiseksi järjestelmäksi
Resurssit Pesmelin organisaatio: Myynti ja Markkinointi (n. 8 hlöä) Suunnittelu ja tuotekehitys (n. 45 hlöä) Projektointi (n. 6 hlöä) Hallinto (n. 6 hlöä) Hankinta (n. 4 hlöä) Service (n. 15 hlöä) Tuotanto, kokoonpano ja asennus (n. 50 hlöä) Muuta Pesmel noudattaa ISO 9001 mukaista laatujärjestelmää
Projektin käynnistämisen syyt Dokumenttien hallinta Tiedostojen sijainti serveriasemilla Dokumenttien sisältö ja nimeäminen tekijän / tallentajan vastuulla Dokumenttien haku aikaa vievää Epävarmuus löydetyn dokumentin versiosta Versioketjun seuranta epävarmaa
Projektin käynnistämisen syyt Tuotevalikoiman hallinta Asiakkaalle toimitettavaan järjestelmään sisältyvien laitteiden vakiointi Muutosten ja kehitysversioiden hallinta Tuotekehityksen suunnitelmallisuus asiakastarpeiden mukaisena
Projektin käynnistämisen syyt Toimitusajan hallinta Lyhentyneet toimitusajat Oikea-aikainen toiminta koko projektin aikana Asiakkaan informointi ja sitouttaminen
Projektin käynnistämisen syyt Toimitusketjun selkeyttäminen Tarjousprojektin aineiston yhdenmukaistaminen ja tarjoustoiminnan nopeuttaminen Asiakkaan prosessiin sopiva järjestelmätoimitus Toimitusprojektin selkeä eteneminen Projektin loppuunsaattaminen ja jälkihoito
Projektin käynnistämisen syyt ja tietysti Asiakastyytyväisyyden ylläpitäminen
Järjestelmä projektin alussa Myynnillä Käytössä Prospekti asiakkuudenhallintajärjestelmä (CRM) Sonet tietokantaohjelma talouden- ja toiminnanohjauksessa Suunnitteluohjelmina Inventor ja muut Autodeskin tuotteet mekaniikkasuunnittelussa ja CADS sähkösuunnittelussa Alkuvaiheessa myös ProE ja Vertex ( poistumassa jo silloin) Sirius ohjelma yhdistämässä Autodeskin tuotteet ja Sonetin sekä muodostamassa erilaisia raportteja ja listoja suunnitelmien siirtämiseksi toimitusketjussa eteenpäin ( esim. piirustusluettelot, tilausten koontilistat, materiaalilistat, keruulistat ym.) Tuoterakenteen muodostamisen ja nimikehallinnan hoiti myös Sirius
Tiedonhallinnan lähtötilanne
Projektin tavoitemalli
PDM-ohjelmiin tutustuminen Projektista oli kiinnostunut kolme - neljä eri toimittajaa Toimittajaehdokkaat esittelivät tuotteensa Kauhajoella Kaikissa tarjolla olleissa ohjelmissa oli omat hyvät puolensa ja puutteensa. Nopeus/hitaus, esikatselu, ulkoasun selkeys/ sekavuus ym. Hinta
Benchmarking Benchmarkkauksen avulla tutustuttiin jo toimitettuihin PDMjärjestelmiin Yleisenä havaintona oli, että ohjelmien ominaisuuksista käytettiin vain osaa hyödyksi Todellisten referenssien puute Käyttöönoton työmäärä oli yllättänyt Hinta
Päätelmät ja jatkotoimet Laajat PDM - ohjelmat eivät sovellu meille hyvin Hinta ja hyödyt ovat väärässä suhteessa Päätettiin jakaa projekti kahtia 1. Kehitetään edelleen Siriusta. Lähinnä sen versioja revisiohallintaa. Parannetaan sen replikointiominaisuuksia. Inventor säilyttää paikkansa I-asemalla. 2. Etsitään dokumentinhallintaan edullisempi ja samalla suppeampi vaihtoehto.
Sonet / Sirus Sirius kehitettiin alun perin linkiksi AutoCAD LT:n ja Sonetin väliin Kehittäjänä PIVOTA Oy Pietarsaaresta Laajennettu myöhemmin soveltuvaksi Inventorin ja Sonetin välille. Pääasiallinen tehtävä alun perin: Nimikehallinta ja toimiminen linkkinä Lisäominaisuudet, jotka sovittiin toteutettavaksi Replikoinnin tehostaminen eri toimipaikkojen välillä Versiohallinta Revisiohallinta Check in / Check out ominaisuus Nimikkeen käännökset Kehitys jatkuu
Sirius työkalu
Dokumentinhallinnan tavoitteet Tuoteportfolion luominen Myynnin tuki Mahdollistaa myyntityön uudelleen fokusointi. Vapautetaan myyjä tekemään myyntityötä dokumenttien tekemiseltä. Varmistaa jatkossa Pesmelin kehittyminen, kilpailukyky ja mahdollistaa hallittu kasvu.
Portfolio rakenne Asiakashallinta Tuotehallinta Platform P = Paper M = Metal Group 110 Coil storage 120 Sheet storage 130 Coil packing 140 Sheet packing 150 Strip packing 160 Metal product handling 210 Roll storage, TransRoll 220 Pallet storage, TransPallet 230 Roll packing 240 Pallet packing 250 Paper product handling 900 Others Module Tehc.spec Machine (ab. 100pcs) WRA-EYE Eye Wrapper WRA-ROD Rod Coil Wrapper WRA-BOD Body Wrapper WRA-SHE Sheet Wrapper WRA-COV Cover Wrapper WRA-AXI Axial Wrapper WRA-RAD Radial Wrapper Etc. Tehc.spec Common(15pcs) COM-MEC Mechanical System COM-ELE Electrical System COM-SAF Safety System COM-FOU Foundation COM-WIN WinCC Etc. Variation Storing Wrapping Other packing Strapping Conveying Carrying Turning Lifting Pallet handling Wood handling Other handling Identification Constructions Common Standard Tech.spec Standard Spec (10pcs) STA-MEC Mechanical STA-ELE Electrical STA-SAF Machine Safety STA-GEN General Technical STA-COM Component Etc.
Dokumentinhallinnan hankinta Kartoitettiin vaihtoehtoiset toimittajat Hankinnassa päädyttiin M-Files ohjelmaan Toimittaja M-Files Perusteluja hankintaan Yksinkertainen ja helppokäyttöinen Moderni Nopea Sisältää pääosan halutuista toiminnoista
Mikä on M-Files M-Files on nykyaikainen, tehokas ja helppokäyttöinen tiedon- ja dokumenttienhallintaohjelmisto M-Files on käytössä tuhansissa yrityksissä ja organisaatioissa yli 90 maassa 24 eri kieliversiolla. Korvaa jatkossa nykyiset serveriasemat ja hakemistorakenteet (K,R,N, jne.) Talletus ja hakunäkymät perustuvat Pesmel toimintajärjestelmän rakenteeseen. Dokumenttien hallinta ja käsittely perustuu dokumentteihin liitettävillä metatiedoilla, hyödyntäen olemassa olevia tietokantarakenteita (Sonet, Prospekti) Dokumentit löytyvät tiedoston sisällön ja/tai metatietojen perusteella. (KVM ominaisuudet) Toimeksiannot, Workflow, Outlook Ja paljon paljon muuta. Lisää tehokkuutta dokumenttien, prosessien ja asiakkuuksien hallintaan.
Vanha dokumenttivarasto ja linkit Sonet tietokanta -Project Customer - Project - Supplier Prospekti tietokanta - Sales Customer - Sales phase
M-files dokumenttivarasto ja linkit Metadata linkki M-files Dokumenttivarasto Metadata linkki Metadata linkki Muu dokumantaatio -Tukitoiminnat -työsuojelu -yms. Sonet tietokanta -Project Customer - Project - Supplier Prospekti tietokanta - Sales Customer - Sales phase
Metadata
M-files päänäkymä
PR2 Asiakashallinta näkymä
PR2 Asiakashallinta luokat ja alaluokat
Tarjouksen koonti (tekninen) CAR-LCA-L15 c c
Tarjousdokumenttien luonti Tarjouksen koonti monitiedosto dokumenttiin Tech.spec muokkaus Tech.spec kieliversiot PDF monitiedosto tulostus Lisäksi Omakustannushinnastot (Price list) Tarjouksen hinnoittelun koonti (Pricing)
Muuta M-Filesissä Outlook tallennus Toimeksiannot Workflow (ei vielä kokonaan käytössä) Matkakassi
Seuraava vaihe Käyttöönoton loppuunsaattaminen kaikilta osin Valmistuksen liittäminen järjestelmän osaksi kiinteämmin. Mahdollisesti osallistuminen sopivaan TEKES hankkeeseen
Lainattu hankkeen alkuperäisestä materiaalista.
Lisätietoja Mahdollisiin lisäkysymyksiin vastaa mm.: TEKES-Projekti Helge Kiviharju helge.kiviharju@pesmel.com www.pesmel.com Sirius Pasi Annila Ilkka Klemetti pasi.annila@pesmel.com ilkka.klemetti@pivota.fi www.pivota.fi M-Files Sauli Ketola M-Files sauli.ketola@pesmel.com www.m-files.com/fi