Yhteisöviestinnän johtaminen 4 Yhteisöviestinnän ttoimintaedellytykset Leif Åberg syyslukukausi 2012 Luennot Yksilötehtävät Ryhmätyö vko 45 06.11. ensimmäinen luento verkossa 09.11. ensimmäinen luento Ennaltapohdinta: arvioi ProComin Yhteisöviestintä 2020-asiakirjaa Toimintamallin esittely luennolla, Ryhmien muodostus vko 46 13.11. toinen luento verkossa 16.11. toinen luento 1. luennon oppimispäiväkirja 13.11. klo 16 mennessä Ryhmän tehtävän hahmottelu: oppimistavoite, sisällöt, työnjako, toimintamuodot Moodleen 15.11. mennessä vko 47 20.11. kolmas luento verkossa 23.11. kolmas luento 2. luennon oppimispäiväkirja 20.11. klo 16 mennessä tiedonkeruuta vko 48 27.11. neljäs luento verkossa 30.11. neljäs luento 3. luennon oppimispäiväkirja 27.11. klo 16 mennessä Vertaisarvioinnin kohde nimetty 30.11. tiedonkeruuta, analyysia vko 49 07.12. ei kokoontumista 4. luennon oppimispäiväkirja 04.12. klo 16 mennessä Raportin laadintaa vko 50 11.12. Koostemateriaali verkossa 14.12. Viimeinen luento Vertaisarvio viim 12.12. Moodleen 10.12. klo 23.59 mennessä: ryhmätyöraportti Moodleen Presentaatio 14.12. vko 51 Koostettu oppimispäiväkirja 18.12. klo 16 mennessä vko 02/2013 Tulokset 11.1.2013
Päivän teemat Yhteisöviestinnän tehtävät, jatkoa Yhteisöviestinnän toimintaedellytykset Yhteisöviestinnän tehtävät, jatkoa 1. Tavoitteellinen ja vuorovaikutteinen strategiatyö 2. Luotaus, tulkinta ja tolkunotto 3. Näkyväksi tekeminen 4. Yhteydenpito ja verkottuminen 5. Virittäminen ProCom 2012
1 Strategiamalleja Top down: ylin johto tai visionääri päättää Interactive: yhdessä pohdinta, prosessi alkaa ylhäältä tai alhaalta Interactive Strategia Top down Strategia Bottom up: väki päättää Bottom up: kaksi polkua Strategia???! 2 Tapahtumia ja teemoja seurataan luotauksen avulla Luotauksen (scanning, monitoring) avulla työyhteisö pyrkii havaitsemaan toiminnan kannalta olennaiset ulkoiset ja sisäiset muutokset ajoissa, jotta oikaiseviin toimiin voidaan ryhtyä Sisäinen luotaus ja ympäristöluotaus
Trendit Satunnaisvaihtelut Koskevat vain meitä, itse aiheutettuja? Heikko signaali (weak signal) muutoksen ensimmäinen merkki ei itsessään kerro, millainen muutos kyseessä voi tulla mistä tahansa sekä siihen reagointi että reagoimattomuus vaikuttaa prosessin jatkoon (eli kyseessä on dynaaminen järjestelmä!)
Siksipä onkin tärkeää, että jokainen luotaa: monta silmää näkee enemmän! työyhteisön sisällä on areenoita, keskustelufoorumeita, joissa heikkoja muutoksen merkkejä voi pohtia: parviäly! kun heikko signaali on havaittu, on nopeasti pohdittava, millaisesta muutoksesta on kyse, kuinka tärkeä se on meidän kannaltamme, ja onko muutos uhka vai mahdollisuus Keinoja: Rinnakkaistarkistus jos on kyse siitä, mitä arvelemme/pelkäämme/ toivomme, miten muutoin se voisi ilmetä? Siivutus ja ulotteistaminen Saul Wurman: slicing and dimensionizing
siivutus: -- ++ -- ++ -- ++ ulotteistaminen: Mitä luodataan? suhteellisen pysyviä stakeholder-ryhmiä teemoja ja niiden ympärille esiin nousevia ryhmiä
Stakeholder-ryhmien jatkumo Suhteellisen pysyvät stakeholder-ryhmät tunnistettavissa yksilöitävissä yhteinen intressi voidaan määrittää yhteydenpito voidaan virallistaa ja se on säännöllistä viestintä painottuu yhteisen intressin vahvistamiseen Teeman esiin nostavat yleisöt teema (issue) voidaan identifioida luotaamalla löytyykö yhteinen intressi? Tilanne ei ole win-win, vaan ainakin aluksi voi näyttää win-loose-tilanteelta viestintä painottuu issuen hoitoon, ettei muodostuisi kriisiksi tai jotta voidaan hyödyntää yleisöjä vaikea identifioida: keulakuva, spokesperson, komitea Tietämyksen syklit koetun virta ymmärrys jaetut merkitykset tietämyksen luominen uusi tietämys ja osaaminen päätäntä tavoitteellinen, sopeuttava käyttäytyminen Choo, C.W., The Knowing Organization. New York 1998 Tietämyksen syklit koetun virta luotaus ymmärrys jaetut merkitykset tietämyksen luominen uusi tietämys ja osaaminen päätäntä viive tavoitteellinen, sopeuttava käyttäytyminen
3 Näkyväksi tekeminen Legitimointia viestinnän kautta Viestinnällä yhteisöt tekvät näkyväksi tavoitteitaan, toimintaansa, tuotteitaan ja palveluitaan, päätöksiään ja niiden taustoja 4 Yhteydenpito ja verkottuminen Ammattimainen, laaja-alainen ja vuorovaikutteinen viestintä auttaa luomaan yhteistä näkemystä yhteisön ja sen yleisöjen välille näille olennaisista asioista täällä löytyvät siis kaikki käytännön viestinnän muodot!
5 Virittäminen Viestinnän ammattilaiset virittävät, neuvovat ja opastavat yhteisöään viestimään sisäisen konsultoinnin ja viestintäkoulutuksen keinoin unilukkari viestintävalmuksista huolehtiminen yhteisöllisyys Viestintävalmiudet Valmiudet mihin? sisällön hallinta, toiminta eri julkisuuden areenoilla, legitimiteetti, yhteisöllisyys Esimiesten viestintävalmiudet Avainhenkilöiden viestintävalmiudet Viestinnän ammattilaisten viestintävalmiudet Henkilöstön oma-aloitteisuus, aktiivisuus; vuorovaikutteisuuden mahdollistavat areenat
Avainhenkilöiden viestintävalmiudet ketkä ovat avainhenkilöitä? keulakuvat ja erityisaiheiden asiantuntijat on myös vastuukysymys: kuka organisaatiossa saa viestiä? tärkeää etenkin asiantuntijajulkisuuden kannalta, eli on asiantuntijaviestintää, jolloin fokuksessa mm ymmärrettävyys kiinnostuksen herättäminen viestimien käytön hallinta viestintä ja vaikuttaminen Esimiesten viestintävalmiudet Ilman viestintää ei voi johtaa! Esimiehen viestinnän kalupakissa kannettavia viestinnän teorioita ja malleja, omaa kokemusta (hiljaista tietotaitoa) ja tietoa erityisaiheita: (ks kotisivultani johtamis- ja asiantuntijaviestinnän erikoisluentosarjan verkko-aineistot), mm delegoiva ja koordinoiva viestintä, vuorovaikutteiset viestintätilanteet, motivointi, sitoutuneisuus, luovuuden ja synergian kirvoitus, palautteen antaminen, ikävien asioiden viestiminen ja verkkojohtamisen haasteet
Viestinnän osaamisen kehittäminen yhteistyö HR:n (henkilöstöyksikön) kanssa jatkumo: ei vain koulutusta vaan monenlaista kehittävää viestintää: koulutus, työnkierto, benchmarking ja hyvien käytäntöjen siirto, casekuvaukset, intran ja/tai henkilöstölehden käyttö VISAn esiin nostamat arvioinnin kohteet: onko viestinnän koulutustarpeita arvioitu ja osaamisen kehittämiseen laadittu suunnitelmat onko organisaatiossa pitkäjänteinen, koko henkilöstön koulutustarpeet kattava viestinnän koulutussuunnitelma onko viestintäkoulutus liitetty tulosneuvotteluihin tai toiminta- ja taloussuunnitelmiin onko kriisiviestinnän koulutustarve kartoitettu ja kriisiviestintää harjoiteltu Viestinnän ammattilaisten viestintävalmiudet yleinen ymmärrys viestinnän mahdollisuuksista: sisällöt keinot vaikutukset eettiset kysymykset erikoistuminen koordinoiva viestintä ja hankeviestintä tämän päivän haasteita monimediakirjoittaminen hypertekstuaalisuus ajan tasalla pysyminen teknisen kehityksen osalta
Henkilöstön omaaloitteisuus ja aktiivisuus henkilöstö ei ole passiivinen viestinnän objekti, vaan aktiivinen subjekti. Jokainen on maineen suurlähettiläs (Pekka Aula) nykyisellä viestintäteknologialla voidaan jopa edellyttää oma-aloitteisuutta ja aktiivisuutta (Elisa Juholin) vuorovaikutteisuus periaatteena ja asenteena ja vuorovaikutuksen mahdollistavat areenat siirtyminen lineaarisesta, lähettäjäkeskeisestä prosessimallista ( pack and deliver ) on hidas prosessi, liittyy yleiseen johtamiskulttuuriin ja perinteisiin Ferdinand Tönnies: Gemeinschaft: - läheiset suhteet, - perinteet - sisäiset normit Yhteisöllisyys James Carey: viestinnän ritualistinen voima Liisa Raina ja Rauno Haapaniemi: Yhteisöllisyys on ryhmän kehittyvä ominaisuus: yhteinen tietoisuus syntyy vuorovaikutuksen avulla yhteisöön kuuluminen ja siinä toimiminen koetaan mieleiseksi
Viestinnän toimintaedellytykset 1. Osaaminen ja mahdollisuus kehittyä 2. Osallistuminen ja vaikuttaminen strategiseen päätöksentekoon 3. Riittävät voimavarat 4. Tarkoituksenmukainen toimintamalli 5. Viestintävastuut ProCom 2012 1 Osaaminen ja mahdollisuus kehittyä Viestinnästä vastaava on viestinnän suunnittelun, johtamisen ja toteutuksen ammattilainen sekä yhteisön sisäinen konsultti. Hänelle on luotava mahdollisuudet lisätä omaa osaamistaan sekä vaalia viestintäosaamisen kehittymistä koko työyhteisössä.
2 Osallistuminen ja vaikuttaminen strategiseen päätöksentekoon Kun viestintä on osa strategiatyötä, on yhteisön päätöksenteossaan otettava huomioon viestinnän näkökulma. Tämä edellyttää, että viestinnästä vastaava on johtoryhmän täysivaltainen jäsen. 3 Riittävät voimavarat Viestintä on asiantuntijatyötä. Viestintään on panostettava riittävästi tekijöitä, rahaa ja tekniikkaa.
Resurssitarveanalyysi: esimerkki Vuosi 2013: teema 2014: teema 2015: teema Ihmiset Tekniikka Muut Rahaa Viestinnän toimivuuden arviointi teoriassa viestintä on vaikuttanut silloin, kun se on saanut aikaan muutoksia. Siten vaikuttavuuden arviointi edellyttää aina vertaamista vertaamista voi tehdä kolmeen suuntaan: eteenpäin: tuloksia verrataan tavoitteisiin taaksepäin: tietyn ajankohdan tilannetta verrataan aikaisemman ajankohdan tilanteeseen sivulle: omaa toimintaa verrataan kilpailijoiden tai muiden ulkoisten kohteiden vastaavaan toimintaan tai johonkin normiin
Arviointimuodot: itsearviointi vertaisarviointi ulkoinen arviointi Yhteisöviestinnän ydinsisällöt.! Arviointimallien teemojen kautta: ProComin Kvast (yleinen): 1 Strategia ja tavoitteellisuus Liiketoimintastrategian osa ja tuki Onko strateginen viestintäohjelma Viestinnän kytkeminen vuosisuunnitteluun 2 Organisointi ja viestinnän järjestelyt Organisoinnin tarkoituksenmukaisuus Viestintävastuut määritelty Viestinnän voimavarat Osa-alueet koordinoitu Testattu viestintäpolitiikka poikkeusoloja varten 3 Viestintävalmiudet Esimiehet Avainhenkilöt Viestinnän ammattilaiset Henkilöstö 4 Luotaus, seuranta ja arviointi Yhteisökuva (sisäinen ja ulkoinen) Käytössä olevat omat viestimet Joukkoviestimet Yhteistyö- ja kohderyhmäviestintä Heikot muutossignaalit (issues) Oman toimialan ja viestinnän alan yleinen kehitys Säännöllinen itsearviointi ja huipputasovertailu CRC:n VISA (julkishallinto): 1 Viestinnän asema strategian toteuttamisessa 2 Strategisen viestintäsuunnitelman merkitys 3 Viestinnän kytkeminen vuosisuunnitteluun 4 Viestinnän organisointi ja vastuusuhteet 5 Viestinnän resurssit ja varautuminen kriiseihin 6 Viestinnän toteutus ja laadun seuranta 7 Julkisen keskustelun seuranta 8 Kansalaisjulkisuus 9 Asiantuntija julkisuus ja kansalaisyhteisöt 10 Verkkojulkisuus 11 Viestinnän osaamisen kehittäminen 12 Viestinnän seuranta ja arviointi
4 Tarkoituksenmukainen toimintamalli Viestinnän organisoinnissa on otettava huomioon yhteisön erityispiirteet. Toimintamallit vaihtelevat tiiviistä yksikkömallista erilaisiin yhteistyö- ja verkostomalleihin. 5 Vastuu viestinnästä Yleinen vastuu viestinnästä on aina ylimmällä johdolla. Käytännössä viestintäasiat delegoidaan viestinnästä vastaavalle. Moraalinen vastuu on kuitenkin jokaisella yhteisön jäsenellä!