Kieku-portaali 1 Portaalilomakkeiden kertausta Uudet portaalilomakkeet 9.12.2014 Ritva Laiho, Valtiokonttori
Sisällysluettelo Asianohjaus 2 -malli Budjetoidun toimen luominen, kertaus Palvelussuhteen luonti, kertaus Palkan muutokset, kertaus Harkinnanvarainen virkavapaus Budjetoidun toimen kopiointi Palvelussuhteen tietojen muutos Yhteenveto ja arviointi 2
Lomakkeiden asianohjaus asianohjaus 2-mallissa 3
Lomakkeiden asianohjaus Hyväksytty lomake henkilöstöasiantuntijalle siirrettäväksi järjestelmään Puolto1, Puolto2 Palkkioita ilman esittelyä Esimies Virkamies HR Esittelijä Päätöksen tekijä Palautus Palautus Palautus Tieto hylätystä lomakkeesta Lomakkeen ohjaus- ja perusjärjestelmään siirto-oikeus Puoltooikeus Päätösoikeus Aloiteoikeus Muutosoikeus 4
Lomakkeet Uusi budjetoitu toimi -lomake 5
Uusi budjetoitu toimi -lomake Henkilöstöasiantuntija luo budjetoidun toimen Uusi budjetoitu toimi lomakkeella. Lomakkeella on budjetoidun toimen perustamiseen tarvittavia tietoja varten kentät, joista suurimpaan osaan valitaan tieto valintalistalta. Valintalistan tiedot on rajattu henkilöstöalueen mukaan. Lomakkeella on *-merkki pakollisissa kentissä, eikä lomaketta voi tallentaa, jos jokin pakollinen tieto puuttuu. Lomake siirtyy Tarkista-/Lähetä-painikkeiden napsautuksen jälkeen SAP-perusjärjestelmään. Lomake on vain henkilöstöasiantuntijan käytettävissä, eikä siinä ole asianohjausta. Lomakkeella ei voi tehdä korjauksia eikä muutoksia budjetoidun toimen tietoihin. Muutokset tehdään Palkeissa palvelupyynnön perusteella. 6
Uusi budjetoitu toimi -lomake 7 Budjetoidun toimen luonnin yhteydessä tallennetaan seuraavat tiedot: Perustiedot: Voimassaoloajan alkupäivämäärä Budjetoitu toimi on aina voimassa toistaiseksi. Luo budjetoitu toimi vähintään kuukautta aiemmin kuin palvelussuhde alkaa, jotta budjetoitu toimi on käytettävissä palvelussuhdetta luotaessa. Budjetoidun toimen lyhenne ja nimi (kirjoituskentät) Mihin organisaatioyksikköön budjetoitu toimi kuuluu Esimiestieto, jos budjetoituun toimeen palkataan esimiesasemassa oleva. Palvelussuhteen laji (työsuhdetyyppi) Henkilöstöosa-alue Henkilöstöryhmä ja -alaryhmä
Uusi budjetoitu toimi -lomake 8 Palkkaus: Henkilöstöosa-aluetiedon perusteella Palkkaus-kohtaan tulee täytettäväksi joko TES-välilehden tai Palkkavälilehden tiedot, joihin täydennetään TES-ryhmä tai Palkka-ryhmä. Tilastotiedot: Tilastotieto-kohtaan tallennetaan VPL-tiedot Viran luonne (ei pakollinen tieto) Virasto/työnantajatunnus Toimipaikka Ajanhallinnan organisaatioyksikkö Tuntikohdistustyyppi Työnantajavirkatieto, jos tällainen virka on kysymyksessä (ei pakollinen tieto)
Uusi budjetoitu toimi -lomake 9
Lomakkeet Palvelussuhteen aloitus 10
Palvelussuhteen luonti -lomake Aloitussovellus Tarkistaa, löytyykö henkilö järjestelmästä. Budjetoidun toimen valinta Valittavissa on vain käyttöoikeuksien mukaiset budjetoidut toimet. Esimies näkee vain omaan yksikköönsä sijoitetut budjetoidut toimet. Henkilöstöasiantuntija näkee työpistekiinnityksen mukaisesti organisaatioyksikköihin sijoitetut budjetoidut toimet. Esimiehelle budjetoitu toimi päivittyy portaaliin luomispäivästä seuraavana päivänä. Henkilöstöasiantuntijalla budjetoitu toimi on heti käytettävissä. 11
Palvelussuhteen luonti -lomake Aloitussovelluksen ikkuna 12
Palvelussuhteen luonti -lomakkeen täyttöohjeet Syötä aloitusikkunassa *-merkityt pakolliset tiedot. - Syötä henkilötunnus. - Syötä palvelussuhteen alkupäivämäärä. Päivämäärä voi olla enintään 1 kk taaksepäin syöttöhetkestä. - Jos palvelussuhde on voimassa toistaiseksi, loppupäivää ei tarvitse syöttää. - Hae budjetoitu toimi napsauttamalla Hae-painiketta, jolloin avautuu ponnahdusikkuna organisaatiorakenteeseen. - Valitse budjetoitu toimi napsauttamalla oikeaa riviä. - Ponnahdusikkuna sulkeutuu, ja valitsemasi budjetoidun toimen numero on päivittynyt Budjetoitu toimi -kenttään. - Napsauta Tarkista kentät -painiketta. 13
Palvelussuhteen luonti -lomakkeen täyttöohjeet Palvelussuhteen luonti -lomakkeella täytettävissä olevat kentät ovat väriltään valkoisia. Pakolliset tiedot on merkitty *-merkillä. Henkilön perustiedot, osoitetiedot, pankkiyhteystiedot: - Syötä henkilön nimitiedot. - Kansalaisuus- ja Yhteys-/Äidinkieli-kentissä on oletuksena FI. Voit muuttaa tiedot valintalistan valikosta. - Syötä henkilön kotiosoitetieto. - Syötä henkilön pankkitilinumero ja pankkiryhmätieto. - HUOM! P-tunnus syötetään Palkeissa perusjärjestelmään. 14
Palvelussuhteen luonti lomakkeen täyttöohjeet Palvelussuhteen perustiedot: - Jos palvelussuhde on toistaiseksi voimassa oleva, Toimenpiteen peruste -kentässä on arvo Vakituinen. - Jos palvelussuhde on määräaikainen, valitse Toimenpiteen peruste -kentän valintalistalta perusteen arvo. 15
Palvelussuhteen luonti lomakkeen täyttöohjeet Työaikatiedot: Työaikasääntö-kentässä on oletuksena 06 = TAL 7, virkasuhteiset jaksotyö. Kun työaikasääntö pitää vaihtaa, valitse kentän valintaluettelosta uusi arvo. Työaikalain ulkopuolella olevat 01 = 36,25 TAL:n ulk.joht. Virkasuhteiset, liukuva virastotyöaika 03A = 36,25 TAL Viraston tarkentavan virkaehtosopimuksen mukainen työaikakorvausraja virastotyössä -> työaikasuunnitelmasääntö 02 = 36,25 keskijohto virasto. PHA: tark. ves 5, poliisitoimi tark. ves 10 Koeajan pituus -kentässä on oletusarvona 6 kuukautta. Muuta arvo, jos koeaika on lyhyempi tai poista arvo, jos koeaikaa ei käytetä. 16
Palvelussuhteen luonti -lomakkeen täyttöohjeet Palkkaus: Palkkaus-kohdassa näkyvät budjetoidulle toimelle tallennetut palkkarakennetiedot: sopimuslaji, -alue, -ryhmä ja vaativuustaso. Peruspalkka: Peruspalkka-kohdassa näkyvät valmiina palkkalajit sen mukaan, millainen palkkarakenne budjetoidulla toimella on. Jos budjetoitu toimi kuuluu viraston tarkentavan virkaehtosopimuksen piiriin (F021, F031), oletuksena näkyvät palkkalajit: 1001 Tehtäväkohtainen palkanosa 1002 Henkilökohtainen palkanosa Syötä Prosentti-sarakkeeseen henkilökohtaisen palkanosan prosentti. Järjestelmä laskee henkilökohtaisen palkanosan määrän, kun napsautat Enterpainiketta tai lomakkeen lopussa olevaa Tarkista-painiketta. 17
Palvelussuhteen luonti -lomakkeen täyttöohjeet Jos virastossa maksetaan Peruspalkka-infotyypillä muita palkaneriä, napsauta Lisää rivi painiketta. Lisätyn rivin valintalistalla näet valittavissa olevat palkkalajit, jotka on rajattu henkilöstöalue-, henkilöstöosa-alue- ja lomakekohtaisesti. Jos budjetoitu toimi on viraston tarkentavan virkaehtosopimuksen ulkopuolella (F023, F033), oletuksena näkyy: 1007 Henkilökohtainen palkka 18
Palvelussuhteen luonti -lomakkeen täyttöohjeet Lisät: Lisät-kohdassa on valittavissa palkanlisiä koskevia palkkalajeja, jotka on rajattu henkilöstöalue-, henkilöstöosa-alue- ja lomakekohtaisesti. Napsauta Lisää rivi -painiketta, jotta pääset valitsemaan palkkalajin. 19
Palvelussuhteen luonti -lomakkeen täyttöohjeet: PHA PHA, sopimuksen piiriin kuuluvat, henkilöstöosa-alue F021 Peruspalkka-kohdassa (IT0008 Peruspalkka) ovat oletuksena seuraavat palkkalajit: 1001 Tehtäväkohtainen palkanosa 1002 Henkilökohtainen palkanosa Lisät-kohdassa (IT0014 Toistuvat lisät) on valittavissa seuraavat palkkalajit: 1220 Henkilökohtainen lisä, ei tp 1240 Henkilökohtainen lisä, tp 7005 Puhelinetu 20
Palvelussuhteen luonti lomakkeen täyttöohjeet: PHA PHA, sopimuksen ulkopuoliset, henkilöstöosa-alue F023 Peruspalkka-kohdassa (IT0008 Peruspalkka) on oletuksena: 1007 Henkilökohtainen palkka Lisät-kohdassa on valittavissa: 7005 Puhelinetu 21
Palvelussuhteen luonti -lomakkeen täyttöohjeet: poliisitoimi Poliisitoimi, sopimuksen piiriin kuuluvat, henkilöstöosa-alue F031 Peruspalkka-kodassa (IT0008 Peruspalkka) ovat oletuksena seuraavat palkkalajit: 1001 Tehtäväkohtainen palkanosa 1002 Henkilökohtainen palkanosa Valittavissa ovat seuraavat palkkalajit: 1310 Kokemusosa 1385 Olosuhdeosa 1397 Pääkaupunkiseutulisä 22
Palvelussuhteen luonti -lomakkeen täyttöohjeet: poliisitoimi Lisät-kohdassa (IT0014 Toistuvat lisät) ovat valittavissa seuraavat palkkalajit: 1220 Henkilökohtainen lisä, ei tp 1221 Henkilökohtainen lisä, ei tp (linnaraha) 1222 Henkilökohtainen lisä, ei tp (linnaraha) 1240 Henkilökohtainen lisä, tp 1250 Kielilisä 1270 Kielitaitolisä 1290 Koiranhoitolisä 1395 Pukuraha (julkaisu 9.0, 25.2.2015) 1440 Vaativan talousrikostutkinnan lisä 7005 Puhelinetu 8002 Koiran ruokintaraha 23
Palvelussuhteen luonti -lomakkeen täyttöohjeet: poliisitoimi Poliisitoimi, sopimuksen ulkopuoliset, henkilöstöosa-alue F033 Peruspalkka-kohdassa (IT0008 Peruspalkka) on oletuksena: 1007 Henkilökohtainen palkka Lisät-kohdassa on valittavissa: 7005 Puhelinetu 24
Palvelussuhteen luonti -lomakkeen täyttöohjeet Seurantakohteet: Kustannuspaikka-kenttään on siirtynyt tieto organisaatioyksikköön kiinnitetyn peruskustannuspaikan perusteella. Voit vaihtaa oletuksena olevan arvon valitsemalla uuden arvon kentän valintaluettelosta. Valitse TA-tili-kenttään arvo valintaluettelosta tai kirjoita tilin numero suoraan kenttään. Valitse Toimintoalue-kenttään arvo valintaluettelosta: 99999999900100 Kohdistamaton työ. Virkamies kohdistaa Tarmossa työnsä oikealle toimintoalueelle. Valitse Projekti-kenttään arvo valintaluettelosta. 25
Palvelussuhteen luonti -lomakkeen täyttöohjeet Valitse Seurantakohde 1 kenttään arvo valintaluettelosta. Poliisilla Seurantakohde 1 on aluetieto. Pros-sarakkeen kentässä on oletuksena 100. Jos palkka jakautuu useammalta tililtä maksettavaksi, syötä rivien kenttiin jakoprosentit. Kustannuspaikka, TA-tili ja Prosentti-tieto ovat pakollisia tietoja. 26
Palvelussuhteen luonti -lomakkeen täyttöohjeet Nimike: Hae Nimikekoodi-kentän valintalistalta nimikkeen koodi. Nimikirjalle-kentässä on oletuksena merkki, että henkilöstä pidetään nimikirjaa. Jos palvelussuhde on niin lyhytaikainen (alle 3 kk), että nimikirjaa ei pidetä, poista merkki. 27
Palvelussuhteen luonti -lomakkeen täyttöohjeet Päivämäärätiedot: Syötä henkilön yhdenjaksoisen valtion palvelun alkupäivämäärä. Yhdenjaksoisen valtionpalveluksen alkupäivämäärässä on otettava huomioon katkon pituus vuosilomien näkökulmasta: jos katko on niin lyhyt, että virkamies ansaitsee lomaa kyseiseltä kuukaudelta, alkupäivämäärää ei muuteta. Esimerkki 1: virkamies on nimitetty määräajaksi virkasuhteeseen 1.1.- 2.10.2014. Hänen palvelussuhdettaan jatketaan 6.10.-31.12.2014. Tällöin yhdenjaksoinen valtion palvelu on alkanut 1.1.2014, koska virkamies ansaitsee lokakuulta vuosilomaa (virassaolopäivien lukumäärä on vähintään 18 kalenteripäivää). Esimerkki 2: Jos edellä olevassa esimerkissä mainitun virkamiehen palvelussuhdetta jatketaan 15.10.-31.12.204, yhdenjaksoinen valtion palvelu alkaa 15.10.2014, koska virkamies ei ansaitse lokakuulta vuosilomaa. Syötä henkilön yhdenjaksoisen viraston palvelun alkupäivämäärä. Ota huomioon samat asiat katkon pituudessa kuin yhdenjaksoisessa valtion palveluksessa. 28
Palvelussuhteen luonti -lomakkeen täyttöohjeet Valitse Tulosuunta-kentän valintalistalta tulosuunnan koodi. Valitse Taustavirka-kentän valintalistalta arvo, jos määräajaksi virkasuhteeseen nimitetyllä henkilöllä on toistaiseksi voimassa oleva virka- tai työsuhde toisessa valtion virastossa. Tieto siirtyy lomasuunnitteluun, ja virkamiehen lomalaji muodostuu oikein. Sähköpostiosoite: Kirjoita virkamiehen työsähköpostiosoite Sähköpostiosoite-kenttään. 29
Palvelussuhteen luonti -lomakkeen täyttöohjeet Esittelijän ja päättäjän valinta: Esittelijä- ja Päättäjä-kenttien valintalistasta aukeaa organisaatiopuu, josta valitset esittelijän ja päättäjän. Voit käyttää nimihakua. Esittelijä-tieto ei ole pakollinen tieto. Kun kaikki tiedot on syötetty, napsauta Tarkista-painiketta. Tarkista syöttämäsi tiedot. Jos huomaat virheen, napsauta Edellinen askel painiketta, jolloin pääset korjaamaan tietoja. Voit halutessasi tulostaa lomakkeen. Lopuksi napsauta Lähetä-painiketta. Nimittämiskirjan ja työsopimuksen voit laatia perusjärjestelmässä. 30
Palvelussuhteen luonti -lomake Käytä esittelijän, päättäjän ja puoltajan haussa nimihakua. Käytä tarvittaessa *-merkkiä. Napsauta Enter-painiketta haun käynnistämiseksi. Napsauta henkilön nimeä, jolloin ponnahdusikkunaan tulee näkyville se organisaatioyksikkö, josta henkilö löytyy. Napsauta organisaatiorakenteessa henkilön nimeä, jolloin nimitieto siirtyy lomakkeelle. 31
Lomakkeet Palkan muutokset 32
Palkan muutokset Palkan muutoksia koskevat lomakkeet ovat henkilöstöasiantuntijan ja virkamiehen lähiesimiehen käytettävissä. Henkilöstöasiantuntija voi aloittaa lomakkeet virkamiehille, joiden tietoja hänellä on oikeus käsitellä työpistekiinnityksen mukaisesti. Peruspalkka-infotyyppiä (IT0008) päivittävillä lomakkeilla ei voi tehdä takautuvia muutoksia; vain kuluvan kuukauden alusta ja aikana sekä siitä eteenpäin. Lomakkeet ovat: Tehtäväkohtaisen palkan muutos Muu palkan muutos Henkilökohtaisen palkanosan muutos 33
Palkan muutokset Jos muutos tulee poikkeuksellisesti voimaan takautuvasti, tee palvelupyyntö Palkeisiin, jossa muutos tallennetaan perusjärjestelmään. Lomakkeissa olevat kommenttikentät jäävät näkyviin myös päätöstulosteelle. Henkilöstöasiantuntija siirtää hyväksytyn päätöksen tiedot perusjärjestelmään. Päätös löytyy henkilöstöasiantuntijan tehtävälistalta. Jos päättäjä on hylännyt palkan muutosta koskevan esityksen, henkilöstöasiantuntija saa tiedon tästä sähköpostiin. Palkan muutoksia koskevat päätöslomakkeet siirtyvät liittymällä ASPO-järjestelmään. 34
Palkan muutos lomakkeiden aloitus henkilöstöasiantuntija 1) Kirjoita Työntekijä-kenttään virkamiehen nimi. *-merkki on tarpeellinen, jos et kirjoita sukunimeä kokonaan. Jos kirjoitat vain *-merkin, saat esille kaikki henkilöt, joihin sinulla on oikeus. Napsauta Alku-painiketta. 2) Virkamiehen valinnan jälkeen napsauta Valitse prosessi - painiketta. 35
Palkan muutos lomakkeiden aloitus henkilöstöasiantuntija 3) Valitse lomake ja napsauta Käsittele-painiketta. Lomake avautuu. 36
Tehtäväkohtaisen palkan muutos -lomake 37 Kun tehtävän vaativuustaso nousee, käytetään Tehtäväkohtaisen palkan muutos lomaketta. Tehtäväkohtaisen palkan muutos voidaan tehdä vain toistaiseksi voimassa olevaksi. Lomakkeella voidaan muuttaa myös henkilökohtainen palkanosa euromääräiseksi tai muuttaa prosenttiosuutta, jos henkilökohtainen palkanosa jäädytetään ennen uutta suoritusarvioita. Lomakkeella päivitetään budjetoidun toimen VPL-tiedot uutta vaativuustasoa vastaaviksi.
Tehtäväkohtaisen palkan muutos -lomakkeen täyttöohjeita Tehtäväkohtainen palkka - Syötä Alkupäivä-kenttään se päivämäärä, josta lähtien uusi tehtäväkohtainen palkka on voimassa. - Lomakkeella ei voi tehdä takautuvia muutoksia; vain kuluvan kuukauden alusta ja siitä eteenpäin. Jos muutos tulee poikkeuksellisesti voimaan takautuvasti, tee palvelupyyntö Palkeisiin, jossa muutos tallennetaan perusjärjestelmään. - Hae uusi, tehtävän muuttunutta vaativuustasoa vastaava sopimusryhmä Vaativuustaso-kentän valintalistalta. Valitse uusi ryhmä napsauttamalla rivin edessä olevaa neliötä (rivi muuttuu keltaiseksi). Napsauta OK-painiketta. 38
Tehtäväkohtaisen palkan muutos lomakkeen täyttöohjeita Valinnan jälkeen Sopimusryhmä- ja Vaativuustaso-kenttiin päivittyvät valintaa vastaavat arvot. Tehtäväkohtainen palkanosa ja henkilökohtainen palkanosa sekä muut mahdolliset palkkalajit, joiden laskentasääntö on % tehtäväkohtaisesta palkanosasta, päivittyvät vastaavasti (kokemusosa, olosuhdeosa). Jos henkilökohtainen palkanosa jäädytetään aiemman vaativuustason mukaiseksi, napsauta Poista palkkalaji 1002 -painiketta. Napsauta Lisää palkkalaji 1003 painiketta ja syötä summasarakkeeseen henkilökohtaisen palkanosan euromäärä. Tee tarvittavat muutokset VPL-tietoihin. 39
Tehtäväkohtaisen palkan muutos -lomakkeen täyttöohjeita Jos saat lomakkeen yläreunaan ilmoituksen Huom.: tuleva henkilöstötoimenpide on jo olemassa, tämä tarkoittaa sitä, että virkamiehellä on Toimenpiteet-infotyypillä henkilöstötoimenpide palkan muutosta myöhäisemmälle ajankohdalle. Esimerkiksi jos henkilö on määräaikaisessa palvelussuhteessa (hänellä on Määräaikaisen palvelussuhteen päättyminen toimenpide), järjestelmä huomauttaa tästä mutta ei estä palkanmuutoksen tekemistä. Jos virkamiehellä on tulevaisuudessa uusi Peruspalkka-infotyyppitietue aiottua palkan muutosta myöhäisemmälle ajankohdalle tai samasta päivästä, josta olet tekemässä uutta palkanmuutosta, saat tässä vaiheessa ilmoituksen Henkilön [hlön sopimusnumero] palkkatiedot muuttuneet, prosessia ei voi jatkaa. Näissä tapauksissa joudut tekemään palvelupyynnön Palkeisiin, jossa palkanmuutos tehdään perusjärjestelmään. MUUTOS TULOSSA 12/2014 (8.1 julkaisu). 40
Muu palkan muutos -lomakkeen täyttöohjeita Syötä Alkupäivä-kenttään se päivämäärä, josta lähtien palkan muutos on voimassa. Loppupäivämäärä-kentässä on oletuksena päivämäärä 31.12.9999. Valitse toimenpiteen peruste valintaluettelosta. Valitse palkkalaji valintalistalta ja syötä palkkalajista riippuen joko euromäärä tai prosentti Summa- tai Prosentti-sarakkeisiin. Jos olet syöttänyt prosentin, järjestelmä laskee euromäärän Tarkista-painikkeen napsautuksen jälkeen. Jos haluat samalla kertaa syöttää useita palkkalajeja, napsauta Lisää rivi -painiketta, ja valitse uusi palkkalaji (max 5). Alkupäivämäärän pitää olla sama kaikilla samalla kertaa syötettävillä palkkalajeilla. 41
Muu palkan muutos -lomakkeen täyttöohjeita Lomakkeella muutetaan euromääräistä palkkaa saavien virkamiesten palkkaa (palkkalaji 1007 Henkilökohtainen palkka) sekä muita Peruspalkka-infotyypillä olevia palkaneriä, joiden laskentasääntö pääsääntöisesti on % / tehtäväkohtaisesta palkanosasta. Lomakkeella ei voi tehdä takautuvia muutoksia; vain kuluvan kuukauden alusta ja siitä eteenpäin. Jos muutos tulee poikkeuksellisesti voimaan takautuvasti, tee palvelupyyntö Palkeisiin, jossa muutos tallennetaan perusjärjestelmään. Poliisitoimessa on henkilöstöosa-aluekohtaisesti (F031) valittavissa: 1310 Kokemusosa 1385 Olosuhdeosa 1397 Pääkaupunkiseutulisä 42
Palkan lisien muutos -lomakkeen täyttöohjeita Palkan lisien muutos lomakkeella maksetaan kuukausittain toistuvia lisiä, ja lomake päivittää Toistuvat lisät infotyyppiä IT0014. Palkan lisien muutos -lomakkeella voit syöttää useampia palkkalajeja (max 5) kerrallaan ja voit antaa niille eri alku- ja loppupäivän. Lomakkeella ei ole takautuvuusrajoitusta. Poliisitoimessa on henkilöstöosa-aluekohtaisesti valittavissa: Henkilöstöosa-alue F031 (tehtäväkohtainen ja henkilökohtainen palkanosa) 1220 Henkilökohtainen lisä, ei tp 1221 Henkilökohtainen lisä, ei tp (linnaraha) 1222 Henkilökohtainen lisä, ei tp (linnaraha) 1240 Henkilökohtainen lisä, tp 43
Palkan lisien muutos -lomake 1250 Kielilisä, ei tp 1270 Kielitaitolisä, ei tp 1290 Koiranhoitolisä 1440 Vaativan talousrikostutkinnan lisä 1390 Pukuraha 8002 Koiran ruokintaraha 7005 Puhelinetu 1601 Luottamusmiespalkkio Luottamus- ja yhteistoimintalisä syötetään suoraan palkkajärjestelmään (lähetä tiedot AT:n kautta Palkeisiin). 1621 Työsuojeluvaltuutetun palkkio Henkilöstöosa-alue F033 (henkilökohtainen palkka) 7005 Puhelinetu 44
Palkan lisien muutos lomake Poliisihallituksessa on henkilöstöosa-aluekohtaisesti valittavissa: Henkilöstöosa-alue F021 (tehtäväkohtainen ja henkilökohtainen palkanosa) 1220 Henkilökohtainen lisä, ei tp 1240 Henkilökohtainen lisä, tp 1601 Luottamusmiespalkkio 1621 Työsuojeluvaltuutetun palkkio 7005 Puhelinetu Henkilöstöosa-alue F023 (henkilökohtainen palkka) 7005 Puhelinetu 45
Palkkion maksu -lomake Kertaluonteiset palkkiot omalle henkilöstölle maksetaan Palkkion maksu -lomakkeella. Lomake päivittää Täydentävä maksu infotyyppiä IT0015. Palkkion tiedot -kohdassa voit muuttaa suorituspäivän, mutta valitse aina kuukauden 1. päivä. Palkkio menee maksuun kyseisen kuukauden 15. päivän palkanmaksussa. Lomakkeella ei ole takautuvuusrajausta. Palkkiopalkkalajeja ei ole rajattu henkilöstöalue- ja henkilöstöosaaluekohtaisesti vaan kaikki palkkiopalkkalajit näytetään kaikille henkilöstöalueille. Lomakkeella voi maksaa vain yhden palkkion kerrallaan. Palkkion maksu edellyttää aina palkkalajikohtaista tiliöintiä, jossa pakollisia tietoja ovat kustannuspaikka, TA-tili ja Prosentti-tieto. 46
Henkilökohtaisen palkanosan muutos lomake Henkilökohtaisen palkanosan muutos lomake päivittää Peruspalkka-infotyypillä IT0008 palkkalajia 1002 tai 1003. Henkilökohtaista palkanmuutos lomaketta voidaan käyttää: Vuotuisen tavoite- ja kehityskeskustelujen yhteydessä, jos virkamiehen suoritus arvioinnissa nousee -> muutetaan prosenttia. Kun virkamiehen tehtäväkohtainen palkka on noussut ja samalla hänen henkilökohtainen palkanosansa on jäädytetty ja muutettu euromääräiseksi ennen uutta suoritusarviointia. Suoritusarvioinnin jälkeen poistetaan lomakkeella palkkalaji 1003 (euromääräinen henkilökohtainen palkanosa) ja lisästään palkkalaji 1002 (henkilökohtainen palkanosa, %). Takautuvat muutokset eivät ole lomakkeella mahdollisia. 47
48 Lomakkeet Osittainen virkavapaus Harkinnanvarainen virkavapaus
Osittainen virkavapaus 49 Osittaisessa virkavapaudessa virkamiehen työaika muuttuu (työajan muutos). Prosessin voi aloittaa virkamies tai henkilöstöasiantuntija. Mahdollista tehdä toistaiseksi voimassaolevaksi tai määräajaksi. - Työajan muutoksen alkupäivän oletusarvona lomakkeen käsittelypäivästä seuraavan kuukauden 1. päivä. Päivämäärä on muutettavissa. Kun virkamiehen työaika muuttuu, palkkausprosentti muuttuu samassa suhteessa.
Osittainen virkavapaus Kun työtunnit/viikko muutetaan ja painetaan Enter-painiketta, lomakkeelle tulevat näkyviin: Osa-aikaisuus (valintalista) Osa-aikaisuuden syy (valintalista) Henkilöstöasiantuntija voi valita lomakkeelle kaksi puoltajaa. Sähköposti-ilmoitus - Virkamies saa sähköpostiin ilmoituksen osittaisen virkavapauden hyväksymisestä. - Jos päättäjä hylkää hakemuksen, virkamies saa tästä sähköpostiin ilmoituksen. Virkamiestä kehotetaan ottamaan yhteyttä esimieheensä, joka kertoo hänelle hylkäämisen perusteet. Turku Timo Taneli on hylännyt Myrsky Matti Matias osittaista virkavapautta koskevan hakemuksen. Ota yhteyttä esimieheesi, jolta saat perustelut hylkäämiselle. 50
Osittainen virkavapaus -lomake 1) Syötä alku- ja loppupäivämäärä. 2) Valitse osittaisen virkavapauden peruste. 3) Syötä työtunnit/viikko. 4) Napsauta Enterpainiketta. 5) Osa-aikaisuus- ja osa-aikaisuuden syy kentät tulevat esiin. Syötä tiedot valintalistalta. 51
Harkinnanvarainen virkavapaus Harkinnanvaraisen virkavapaus -lomakkeen aloittaa virkamies. - Henkilöstöasiantuntija voi tehdä virkamiehen puolesta virkavapaushakemuksen. Virkavapaushakemuksen tiedot ovat: - Virkavapauden kesto - Virkavapauden peruste (valintalistan arvo) - Poissaolon syy (valintalista) - Hakemuksen perustelut (vapaa tekstikenttä) 52
Harkinnanvarainen virkavapaus Kun virkamies on tallentanut tiedot, järjestelmä ohjaa lomakkeen henkilöstöasiantuntijalle, joka tarkistaa lomakkeen tiedot ja täyttää Päätöstiedot-kohdassa: - Jos virkamiehen sopimus merkitään lepääväksi virkavapauden ajaksi, henkilöstöasiantuntija laittaa rastin ko. kohtaan. Sopimus merkitään lepääväksi, jos virkamies nimitetään toiseen tehtävään määräajaksi, koska käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite voivat olla yhtä aikaa voimassa vain yhdellä sopimuksella. Järjestelmä rajaa käyttäjätunnuksen ja sähköpostiosoitteen ja aktiovoi ne jälleen, kun henkilö palaa omaan tehtäväänsä. Sopimus merkitään aina lepääväksi, jos virkamiehen virkavapaus kestää yli 3 kuukautta. 53
Harkinnanvarainen virkavapaus: virkamies 1) Syötä virkavapauden alku- ja loppupäivämäärä. 3) Kirjoita Perustelutkenttään virkavapauden perustelut. 2) Valitse Toimenpiteen peruste ja Poissaolon syy kenttiin arvot valintalistalta. 54
Harkinnanvarainen virkavapaus: henkilöstöasiantuntija 1) Jos sopimuksen tila muutetaan lepääväksi, laita rasti kenttään. 2) Valitse mahdolliset puoltajat, esittelijä ja päättäjä. 55
Harjoitus: Harkinnanvarainen virkavapaus Tee organisaatiosi 2. tasolla olevalle apulaispoliisipäällikölle harkinnanvarainen virkavapaus 7.-11.1.2015 syykoodilla Muu virkavapaus, palkaton. Merkitse sopimuksen tila lepääväksi. Valitse 1 puoltaja, esittelijä ja päättäjä. Siirrä hyväksytyn virkavapauden tiedot perusjärjestelmään ja tarkista perusjärjestelmästä seuraavat infotyypit: - Toimenpiteet - Tietoliikenne - Poissaolot - Tehtävänseuranta 56
Lomakkeet Budjetoidun toimen kopiointi Palvelussuhteen tietojen muutokset 57
Budjetoidun toimen kopiointi Kopioi budjetoitu toimi -lomake on vain henkilöstöasiantuntijan käytettävissä. Lomakkeella ei ole asianohjausta. Lomakkeen ensisijainen käyttötarkoitus on virkapaikkasiirto, jossa virkamies siirtyy virkoineen toiseen organisaatioyksikköön. Voit muuttaa kopioitavasta budjetoidusta toimesta seuraavat tiedot lomakkeella: - Budjetoidun toimen nimi - Kopioiden lukumäärä - Alkupäivämäärä - Organisaatioyksikkö (sijoitusyksikkö) - Toimipaikka ja kunta - [Ajanhallinnan organisaatioyksikkö ja tuntikohdistustyyppi] 58
Budjetoidun toimen kopiointi Lomakkeen täyttöohjeet: Valitse kopioitava budjetoitu Budjetoitu toimi -kentän valintalistan avulla organisaatiorakenteesta. Kopioiden lukumäärä -kentässä on oletuksena 1. Jos haluat kopioida useamman samanlaisen budjetoidun toimen, syötä uusi lukumäärä kenttään. Alkupäivämäärä-kentässä on oletuksena kopioitavan budjetoidun toimen alkupäivämäärä, mutta voi syöttää kenttään uuden päivämäärän. 59
Budjetoidun toimen kopiointi Budjetoidun toimen lyhenne ja nimi -kentissä on oletuksena kopioitavan toimen lyhenne ja nimi. Voit muuttaa lyhenteen ja nimen. Valitse Organisaatio-kentän valintalistan avulla organisaatiorakenteesta organisaatioyksikkö, johon uusi budjetoitu toimi sijoitetaan. Tarkista ja muuta tarvittaessa toimipaikka ja kunta. Työnantajavirasto-kentän arvoa et voi muuttaa. Ajanhallinnan organisaatioyksikkö ja tuntikohdistustyyppikenttiin ei tarvitse valita uusia arvoja. 60
Budjetoidun toimen kopiointi Kopioidun budjetoidun toimen Sanallinen kuvaus infotyypin alatyypillä 9004 Lisätietoja näkyy tieto, mistä budjetoidusta toimesta kyseinen budjetoitu toimi on kopioitu. 61
Budjetoidun toimen kopiointi 62
Harjoitus: Budjetoidun toimen kopiointi Kopioi organisaatiosi 2. tasolle sijoitetuista budjetoiduista toimista kaksi budjetoitua tointa 1. tasolle. Tarkista kopiomasi budjetoidut toimet perusjärjestelmässä. 63
Palvelussuhteen tietojen muutos Palvelussuhteen tietojen muutos -lomake on vain henkilöstöasiantuntijan käytettävissä. Lomakkeella on asianohjaus. Lomakkeella voi tehdä: - Nimikkeen muutoksen - Kustannuspaikan muutoksen - Virkapaikkasiirron tekeminen lomakkeella siirtyy seuraavaan julkaisuun 9.0 (25.2.2015). 64
Palvelussuhteen tietojen muutos: nimikkeen muutos 1) Alkupäivä-kentässä on oletuksena seuraavan kuukauden 1. päivä. 2) Valitse toimenpiteen perusteeksi nimikkeen muutos. 3) Kirjoita budjetoidun toimen uusi lyhenne ja nimi sekä valitse nimikekoodi. 65
Harjoitus: Nimikkeen muutos ja tehtäväkohtaisen palkan muutos Tee nimikkeen muutos organisaatiosi 2. tasolla olevalle komisarion budjetoidulle toimelle 1.2.2015 lukien. - Budjetoidussa toimessa Elias-niminen henkilö. Tee samasta päivämäärästä lukien Eliakselle tehtäväkohtaisen palkan muutos. 66
Palvelussuhteen tietojen muutos: kustannuspaikan muutos 1) Alkupäivä-kentässä on oletuksena seuraavan kuukauden 1. päivä. Voit tarvittaessa muutta päivämäärän. 2) Valitse peruste Toimenpiteen peruste kentän valintalistalta. 67
Palvelussuhteen tietojen muutos: kustannuspaikan muutos 3) Toimenpiteen perusteen valinnan jälkeen lomakkeella näytetään nykyiset seurantakohteet. Valitse Uudet seurantakohteet kohdassa valintalistalta muutettavat seurantakohteet. 68