11 Laskutusjärjestelmällä voidaan muodostaa erilaisia laskuja asiakkaille. Laskujen erilaista käyttäytymistä järjestelmässä ohjaa perustiedoissa olevat laskutyypit. Laskutyypin perustiedoissa on kerrottu, onko kyseessä veloitus- vai hyvityslasku, tehdäänkö tuotteiden varastomuutoksia laskutusvaiheessa, minkälaisia vakiotekstejä tulostetaan laskuille, jne. Laskutus-järjestelmä käyttää hyväkseen aiemmin järjestelmään syötettyjä tilauksia ja lähetteitä. Laskut voidaan tehdä tilausten perustella muodostetuista lähetteistä tai niitä voidaan syöttää vapaasti itse. Kun lasku tehdään tilaus- ja lähetetietojen perusteella, saadaan laskulle suoraan tilaukselle mahdollisesti muutetut ehto- ja hintatiedot, poikkeavat osoitetiedot, tilauksen muistiot, jne. Laskuja syötettäessä käytetään apuna etukäteen tietokantaan syöttettyjä perustietoja. Kun asiakkaan tietoihin on jo kerrottu asiakkaan kanssa sovitut maksuehdot, toimitusehdot, vakioalennukset, jne. ei näitä tietoja enää laskuja syötettäessä tarvitse tietää. Kun tuotetietoihin on avattu olemassa olevat väri-, tyyppi ja hintaryhmäyhdistelmät ja näille oikeat valuuttakohtaiset hinnastot, saadaan laskuille heti oikeat tiedot. Toisaalta kun laskuja syötetään ilman tilausta, ei edes laskutettavia tuotteita tarvitse olla olemassa. Laskurivit voidaan muodostaa pelkän tekstitiedon perustella. Jos DAFOn laskutus-järjestelmä on käytössä, voidaan laskuja muodostaa automaattisesti suoraan tilauksista omalla laskutus-näppäimellä. Tällöin lasku muodostuu suoraan tilauksen tietojen perusteella, ilman että muutoksia pääsee tekemään. Vastaavasti tilauksen lähetyksessä ja lähetteen kuittaus/korjauksessa voidaan muodostaa suoraan täsmälleen lähetteen mukainen lasku. Jos laskutusvaiheessa halutaan kuitenkin puuttua enemmän laskun sisältöön, tehdään lasku erillisellä Lähetteen laskutus-ohjelmalla. Muodostetuista laskuista voidaan tulostaa asiakkaalle laskut paperimuodossa, tai laskuja voidaan lähettää eteenpäin ekirjeenä. Erillisellä OVT-osuudella voidaan tietyille asiakasryhmille lähettää laskuja myös OVT-muodossa. Lisäksi laskuja voidaan nyt toimittaa sähköisesti XML-muodossa operaattorin välityksellä asiakkaalle. DAFO-järjestelmä ei itse pidä sisällään reskontran hoitoa. Sen sijään järjestelmään on rakennettu valmiiksi n. 20 erilaista liittymää eri reskontra-järjestelmiin. Tähän lisäksi laskuja voidaan lähettää rahoitusyhtiöille sähköisessä muodossa. Laskutustiedoista voidaan kerätä vastaavaa tilastointitietoa kuin myynnistäkin: asiakkaittain, tuotteittain, myyjittäin. Myytyjä ja laskutettuja tietoja voidaan näin verrata keskenään. Tilastointi on kuvattu aiemmin Myyntitilaukset-osuudessa. Vientilaskut saadaan tulostettua asiakkaan kielellä, ja laskuille tulostetaan vientiin tarvittavia tietoja: tullinimikkeet, koostumukset, alkuperämaatiedot, jne. Laskuista saadaan tulostettua tulliluettelo ja tullausilmoitus. Yleinen laskutusjärjestelmä Laskutusjärjestelmään kuuluu laskujen muodostus tilauskannasta tehtyjen lähetteiden perusteella ja laskujen syöttö vapaamuotoisesti. Laskuista voidaan tulostaa paperimuotoinen lasku asiakkaalle ja 11 1 31.10.2004
itselle. Vastaavasti laskusta saa myös postiennakko-kortin asiakkaalle. Laskutuksen vakio-osuuteen kuuluu lisäksi laskuluettelon tulostus, siirtoaineiston muodostus reskontraa ja rahoitusyhtiötä varten sekä historiatietojen käsittely. 11.1 Lähetyksen laskutus 11.1.1 Yleistä 32Laslah Lähetteen laskutuksella tehdään laskuja aiemmin tehtyjen lähetteiden perusteella. Lähetteen tietoja voidaan tarvittaessa muuttaa laskulle. Jos esimerkiksi tuotteiden kappalemääriä muutetaan, ei itse lähetteen tiedot kuitenkaan muutu. Laskutetut läheterivit merkitään, eikä niitä pääse laskuttamaan uudelleen. Samalle laskulle voidaan poimia rivejä useasta eri lähetteistä, kun toimitus- ja laskutusasiakas ovat samat. Jos näillä lähetteillä on toisistaan poikkeavia otsikkotietoja: ehtotiedot, myyjä, tms., ohjelma huomattaa tästä, mutta laskun saa kuitenkin tehtyä. Lisäksi ohjelmalla voidaan muodostaa ns. kokoomalaskuja, joissa on usean eri toimitusasiakkaan lähetteitä koottuna yhdelle laskutusasiakkaalle. 11.1.2 Parametrit Ennen laskujen muodostusta pitää perustietoihin perustaa laskutyypit. Laskutyyppejä pitää olla vähintään kaksi: veloituslaskuille ja hyvityslaskuille oma. Tämän lisäksi laskutyypeillä voidaan hoitaa esim. varastovähennyksen käyttäytymistä: joku laskutyyppi tekee varastovähennykseb toinen ei. Laskutyyppeillä pitää olla tiedoissaan numerosarjat, joista seuraava vapaa laskun numero haetaan. Kotimaan ja viennin laskuille voidaan antaa omat numerosarjansa, vaikka niille käytettäisiin samaa laskutyyppiä. Numerosarjan tiedoissa voidaan määritellä laskulle tulostuvan viitenumeron rakenne. Usein käytössä oleva reskontra-järjestelmä voi asettaa vaatimuksia viitteen sisällölle. Eräpäivien muodostusta ohjaa maksuehtojen perustiedot. Valuuttatietoista pitää löytyä valuutan ostokurssi. Muuten tilastoinnissa käytetään kerrointa 1. Asiakkaan maatietojen valintojen mukaan laskulle muodostetaan mahdollisesti verotieto. Mikäli asiakas on merkitty toimituskieltoon, annetaan tästä huomautus ennen laskun tekoa. Tässä vaiheessa on mahdollista jatkaa eteenpäin tai peruuttaa laskun muodostus. Jos kyseessä on taas vientiasiakas, ilmoittaa ohjelma, jos asiakkaan tiedoissa on merkintä, että VAT-numeroa ei ole tarkastettu. Tällöin laskulle muodostetaan yrityksen kotimaan mukainen vero, vaikka ko. maahan ei normaalisti tulisikaan veroa. Yleisparametreihin tai asiakkaalle annettu pienlisä lisätään laskulle automaattisesti, jos se on asiakkaalle ja tilaukselle sallittu sekä tilauksen yhteismäärä on alle pienlisänä käytettävän laskulisän rajan. Pienlisä on aina tilauskohtainen, eli jos yhdellä laskulla on useita tilauksia, voi jokaisesta tilauksesta tulla oma pienlisänsä. Pienlisä veloitetaan vain kerran tilausta kohti. 11 2 31.10.2004
Toimitustavalle annettu toimitusmaksu lisätään automaattisesti laskulle, jos se on asiakkaalle ja toimitusehdolle sallittu sekä laskun tuotteiden bruttopaino on toimitusmaksuna käytettävän laskulisän painorajojen välissä. Laskun bruttopainona käytetään ensisijaisesti laskun otsikolle annettua arvoa, jos sitä ei ole annettu lasketaan laskulla olevien tuotteiden yhteispaino tuotteelta löytyvän bruttopainon perusteella. Toimitusmaksu on aina laskukohtainen. Laskujen muodostusta ohjaavat lisäksi seuraavat yleisparametrit: 01. Vakiolajitelmat käytössä 05. Historialokin päivitys heti 11. Laskutus: vain kuitatut lähetteet 11. Osamaksun laskulisä 11. Osamaksun muistio 11. Yleinen pienlisä Parametrien sisällöstä enemmän Järjestelmä-osuudessa. 11.1.3 Pääruutu Välilehdille yhteiset toimintonapit Lopeta Ohje Lopetetaan ohjelma. Jos ohjelma lopetetaan, niin että valitut välilehdellä on rivejä, ohjelma kysyy poistetaanko pyynnöt. Tähän kannattaa aina vastata Kyllä, koska valittujen tietojen uudelleen käyttöönotto on melko mahdotonta. Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin 11.1.3.1 Välilehti 1 Lähetys 11 3 31.10.2004
Ruudun toimintonapit Lähetyslistakentän vieressä selailu laskuttamattomiin lähetteisiin ja asiakasnumeroiden vieressä selailu asiakkaisiin. Kenttien kuvaukset Laskutyyppi Lähetyslista Toimitusasiakas Laskutusasiakas Faktoringnro Laskun päiväys Lähetys Valitaan laskutyyppi, johon lasku halutaan tehdä. Jos asiakkaan perustiedoissa on valittu asiakkaalle oletuslaskutyyppi, voidaan valita <ei arvoa> ja ohjelma käyttää silloin asiakkaalla olevaa tietoa. Jos halutaan laskuttaa tietty lähete, annetaan lähetteen numero tähän. Lähetteen voi myös valita vieressä olevan selailu-näppäimen avulla. Jos laskutettavaksi on hyväksytty vain kuitatut lähetteet, ei selailussa näy kuin kuitatut listat. Kuittaamattoman lähetteen tietoja ei tällöin myöskään tuoda seuraavan välilehden tietoihin. Jos halutaan laskuttaa useampia toimitusasiakkaan lähetteitä kerralla ja yhdistää niitä samalle laskulle, voidaan lähetenumero jättää antamatta ja antaa toimitusasiakkaan numero. Asiakas voidaan myös valita selailusta vieressä olevan näppäimen avulla. Kun lähetteillä on sama laskutusasiakas, voidaan kaikki ko. lähetteet kerätä samaan laskuun. Verokäsittely tapahtuu tällöin laskutusasiakkaan maatietojen mukaisesti eli oletuksena on, että laskutusasiakas ja kaikki sen toimitusasiakkaat ovat samassa maassa. Lähetyslista- ja toimitusasiakaskentät jätetään tällöin tyhjiksi ja laskutusasiakaskenttään annetaan laskutusasiakkaan numero. Asiakas voidaan poimia myös selailusta. Tehtävälle laskulle voidaan antaa poikkeava faktoring-numero. Muuten tieto haetaan laskutusasiakkaalta. Ruudulla voidaan antaa päivämäärä, joka viedään laskun päivämääräksi. Kenttään ehdotetaan aina ensin kuluvaa päivää. Laskut voidaan myös suorittaa viennin lähetysnumeron perusteella. Yhdessä lähetyksessä voi olla useita asiakkaan lähetyslistoja. Lähetykset perustetaan lähetteen kuittaus ohjelmalla. Kun lasketettavaksi halutut tiedot: lähete, toimitusasiakas tai laskutusasiakas on annettu, siirrytään eteenpäin joko näpäyttämällä välilehteä 2 tai painamalla enteriä. Tämän jälkeen toisen välilehden tietoihin tuodaan kaikki laskutettavaksi sopivat rivit. Jos asiakas on toimituskiellossa, tulee siitä ilmoitus. OK:lla päästään eteenpäin ja Peruutavaihtoehdolla antamaan uudet rajaustiedot. Vastaavasti, jos asiakkaan tiedoissa VAT-tarkastettu ei ole päällä, saadaan tästä ilmoitus. Samoin tässä OK:lla päästään eteenpäin ja Peruuta-vaihtoehdolla antamaan uudet rajaustiedot. Jos mennään eteenpäin, myös ulkolaisille asiakkaille muodostetaan vero kotimaan tietojen mukaisesti. 11 4 31.10.2004
11.1.3.2 Välilehti 2 Lähetys Ruudun toimintonapit Valitse Kaikki Ruudukon aktiivinen rivi valitaan mukaan laskulle. Rivi poistuu tällöin näytöstä ja siirtyy välilehden 3 Valitut tietoihin. Rivejä voidaan vaihdella vapaasti näytöstä toiseen, kunnes on painettu Laskuta-näppäintä välilehdellä 3. Jos useita peräkkäisiä rivejä on valittuna (Vaihto-näppäin pidetty alhaalla) siirretään kaikki valitut rivit valittuihin. Jos kaikki ruudulla olevat rivit halutaan laskuttaa, voidaan se tehdä painamalla valintaa Kaikki. Ohjelma siirtyy tällöin automaattisesti välilehdelle 3 Valitut. Kenttien kuvaukset Lähetys Asiakas Lähetys yht.yks Val Rivitiedot: Toimitus Lähetys Jos valinta-ruudulla on valittu vain yksi lähete laskutukseen, näkyy tässä valitun lähetteen numero. Jos on valittu toimitusasiakas tai laskutusasiakas, kentässä 0. Valintaruudun mukaisen asiakkaan numero ja nimi. Jos on valittu vain laskutusasiakas, näkyy tässä se, muuten toimitusasiakas. Laskutettavaksi valittavissa olevien rivien yhteensä-määrä yksiköissä. Laskutettavaksi valittavissa olevien rivien valuutta-määrä ilman veroja. Jos valinta-välilehdellä on annettu pelkästään laskutusasiakas, tuodaan riveille toimitusasiakkaiden numerot ensimmäiseen sarakkeeseen: Sarake ei ole näkyvissä, jos on valittu toimitusasiakas tai lähete. Vastaavasti, jos on valittu vain yksi lähete, tätä saraketta ei ole näkyvissä. 11 5 31.10.2004
Muussa tapauksessa kertoo rivin lähetteen numeron. Rivi Lähetyslistan rivinumero. Tilaus Lähetyslistan rivin tilausnumero. Rivi Lähetyslistan rivin tilausrivinumero. Tuote Lähetysrivin tuotetunnus. Lajitelma Jos vakiolajitelmat ovat käytössä, näkyy ruudulla lajitelmatunnus-sarake. Kpl Jos vakiolajitelmat ovat käytössä ja rivillä on olemassa lajitelma, näkyy tässä lajitelmien lukumäärä rivillä. Väri Tuotteen väritunnus. Val Rivin arvo valuutassa. Yht Rivin laskuttamatta olevien tuotteiden lukumäärä. 1-20 Kokokohtaiset laskuttamattomat kappaleet. Jos samalle laskulle valitaan rivejä eri lähetteistä, niin niillä voi olla keskenään erilaisia otsikkotietoja. Tällöin valintaa suoritettaessa saadaan ilmoitus: Laskulle valituilla lähetteillä on poikkeavat otsikkotiedot. Tiedot ensimmäiseltä riviltä? Vastaamalla OK, tulee laskun otsikkoon ensimmäiseksi valitun rivin tiedot. Peruuta-näppäimellä ei keskenään poikkeavia rivejä valita laskulle. 11.1.3.3 Välilehti 3 Valitut 11 6 31.10.2004
Ruudun toimintonapit Lisät Laskuta Uusi Muuta Poista Näillä näppäimillä päästään muistioihin. Muistio-ohjelman toiminnasta on oma ohjeensa. Mahdollisia muistioita ovat asiakkaan, tuotteen ja tilauksen muistiot. Muodostettavalle laskulle voidaan määritellä normaalien rivien lisäksi ns. laskulisiä. Lisien ylläpitoon päästään tällä näppäimellä ennen Laskutanapin painamista. Kun kaikki valinnat on tehty, painetaan Laskuta-näppäintä. Tällöin valituista riveistä muodostetaan uusi lasku. Ohjelma siirtyy välilehdelle 6 Laskunro, jossa näkyy muodostuneen laskun numero ja summat. Jos laskulle halutaan lisätä rivejä, jotka eivät ole lähetteellä, voidaan tämä tehdä Uusi-näppäimellä. Laskulle valittujen rivien tietoja voidaan muuttaa tämän näppäimen avulla. Muutos vaikuttaa laskuun, ei itse lähetteen tietoihin. Poista-näppäin siirtää rivin takaisin välilehdelle 2 Lähetys. Rivi poistetaan siis laskulle valittujen rivien joukosta ei itse lähetetiedoista. Ruudulla on täsmälleen samat tiedot kuin välilehdellä 2 Lähetys. Välilehden 3 Valitut rivit ovat niitä, jotka ovat menossa laskulle. Rivejä voidaan siirrellä välilehden 2 ja 3 välillä näppäimillä Valitse ja Poista, niin kauan kunnes on painettu Laskuta-näppäintä. Lisäksi rivejä voi syöttää ilman lähetystietoja, ja valittuja rivejä voidaan muutella. MIkäli tuotteen määrä on nolla, mutta hinnassa jotain, niin kyseinen rivi tulee laskulle ilman kappaleita, mutta hinta lisätään kerran laskun loppusummaan. Normaalisti tätä käytetään jossain erikoistapauksissa, jossa laskun rivi ei saa lisätä laskun lopussa olevia yhteiskappaleita, mutta loppusummaa kyllä. Eli jos rivi ei saa tulla lainkaan laskulle, pitää sekä määrä että hinta nollata. 11.1.3.3.1 Rivitietojen muutos 11 7 31.10.2004
Mikäli vakiolajitelmat ovat käytössä ja valitulla rivillä on lajitelma, näkyy ruudulla kokokohtaisten tietojen lisäksi lajitemlan tiedot: Valtion osuus% sekä VO asiakas -kenttä tulevat näkyville vain, jos asiakkaan perustiedoissa on annettu VO asiakasnumero, muuten kenttiä ei näytetä tämä pätee myös muihin tilauksen, lähetyksen ja laskutuksen ohjelmiin. Käytetään tapauksessa, jossa asiakas maksaa itse osan tilausrivistä ja loppu, tämän prosentin mukainen osuus on mahdollista laskuttaa kyseiseltä Valtionosuusasiakkaalta erillisellä koontilaskutuksella (32ValtOs.exe). Ruudun toimintonapit Tallenna Peruuta Asiakasnumeron vieressä selailu asiakkaisiin, tuotteen vasemmalla puolella selailu tuotteisiin ja värin alla tuotteen värien selailuun. Tallentaa muutetut tiedot pyyntöihin. Palataan rivien näyttöön. Poistutaan rivin tiedoista tallentamatta. Kenttien kuvaukset 11 8 31.10.2004
Toimitusasiakas Rivin toimitusasiakkaan tunnus ja nimi. Lähetys/Tilaus Alapuolella neljä kenttää: lähetteen numero ja rinnalla lähetteen rivinumero. Näiden alla tilauksen numero ja sen rinnalla tilauksen rivinumero. Pikakoodi Jos pikakoodit ovat käytössä, voidaan riville valita tuote pikakoodin avulla. Tuote Rivillä olevan tuotteen tunnus ja sen alapuolella tuotteen nimi. Väri Tuotteen väritunnus. Tyyppi Tuotteen tyyppi. Voi alla pois käytöstä. Hr Tuotteen hintaryhmä rivillä. Voi olla pois käytöstä. Laatuluokka Jos laatuluokat ovat käytössä, rivin laatuluokka. Lajitelma Jos lajitelmat ovat käytössä (vakio tai tuote), niin rivin mahdollinen lajitelma. Tilastojakso Rivillä oleva tilastojakso. Siirtyy laskulle ja sitä kautta tilastointiin. A-hinta Rivillä oleva tuotteen yksikköhinta valuutassa. Yhteensä Laskutettava yksikkömäärä rivillä. MIkäli tuotteen määrä muutetaan nollaksi, mutta hinta jätetään, niin kyseinen rivi tulee laskulle ilman kappaleita, mutta hinta lisätään kerran laskun loppusummaan. Normaalisti tätä käytetään jossain erikoistapauksissa, jossa laskun rivi ei saa lisätä laskun lopussa olevia yhteiskappaleita, mutta loppusummaa kyllä. Eli jos rivi ei saa tulla lainkaan laskulle, pitää sekä määrä että hinta nollata. Koot 1-20 Kokokohtaiset laskutettavat määrät. Lajitelma Mikäli vakiolajitelmat ovat käytössä ja valitulla rivillä on lajitelma, näkyy tässä lajitelman tunnus. Koko Lajitelman koko lajitelman perustiedoissa. Vain näyttökenttä. Kpl Laskutettavien lajitelmien lukumäärä. Alennukset Rivin alennukset 1-5. Periytyneet tilauksen otsikolta. Alennustekstit periytyvät riville joko tilaukselta tai asiakkaan tiedoista, mutta niitä voidaan myös rivikohtaisesti muuttaa. Kun alennustekstin kohdalle klikataan tekstiä hiiren kakkospainikkeella, saadaan listaan valittavaksi perustetut alennustekstit. Alennus-% Rivin alennus-%. Myyjäprov% Myyjän rivistä saama provisio-%. Toimituspvm Rivin toimituspäivämäärä: tulee oletuksena joko lähetteen kuittauspäivämäärä tai lähetteen päivämäärä. Myyntitili Riville mahdollisesti annettu poikkeava tiliöintitieto, jota käytetään reskontraan keräilyn yhteydessä. Normaalisti tieto haetaan perustiedoissa olevista tiliöintiparametreista siirron yhteydessä. Kust.paikka Riville mahdollisesti annettu poikkeava kustannuspaikkatieto, jota käytetään reskontraan keräilyn yhteydessä. Normaalisti tieto haetaan perustiedoissa olevista tiliöintiparametreista siirron yhteydessä. Välittömät kust. Riville voidaan antaa poikkeavat välittömät kustannukset tilastointia varten. Varasto Varasto, josta tuote poistetaan. Varastopaikka Jos varastopaikat on käytössä, voidaan antaa varastopaikan tunnus. Verokanta Rivin verokantatieto. Tulee tilaukselta, jonne se taas on tullut automaattisesti asiakkaan maatiedoista. Vero-% Verokannan mukainen lisä- tai vähennysprosentti, sen mukaan onko hinnoissa vero mukana vai ei. Tämä tieto haetaan asiakkaan maalta. Verotili Verokannan mukainen tiliöintitieto, jota käytetään reskontraan keräilyn yhteydessä. Minuutit Riville voidaan antaa poikkeavat minuuttitiedot tilastointia varten. 11 9 31.10.2004
Tämän näytön avulla syötetään uusia rivejä laskulle ilman lähetetietoja, ja sillä muutetaan lähetteen tietoja laskulle. Itse läheterivin tiedot eivät muutu. 11.1.3.3.2 Laskulisät-ikkuna Ruudun toimintonapit Tallenna Peruuta Tallentaa laskulisätiedot pyyntöihin. Palataan rivien näyttöön. Poistutaan laskulisien tiedoista tallentamatta. Kenttien kuvaukset Teksti Laskulle tule laskulisä voidaan valita valmiiksi perustettujen laskulisien joukosta tai se voidaan syöttää suoraan tekstinä ruudulle. Hinta Laskulisä voi olla joko valuuttamääräinen tai prosentuaalinen laskun loppusummaan nähden. Jos kyse4ssä on valuuttamääräinen lisä, annetaan summa tähän sarakkeeseen. Vain toinen annetaan: hinta tai %. % Jos kyseessä on prosentuaalinen laskulisä, annetaan prosentti tähän. Jos koko laskusta halutaan esim. antaa 5%:n alennus, annetaan prosentti miinus-merkkisenä 5. Verokanta Toimitus Laskulisän verotieto. Tulee oletuksen asiakkaan maatiedoista. Jos kyseessä on ns. kokoomalasku, jossa on useita toimitusasiakkaita, pitää lisä kohdistaa jollekin asiakkaalle. Laskutuslisät-ikkunassa olevaa prosentuaalista lisää/alennusta ei saa käyttää koontilaskujen yhteydessä. Lisät on tässä tapauksessa annettava valuuttamääräisinä (esim. Toimituslisä 40 FIM). Laskulisä-riville täytetään toimitusasiakkaan numero, jolle ko. lisä kohdistuu. 11 10 31.10.2004
11.1.3.4 Välilehti 4 Otsikko Ruudun toimintonapit Lisät Laskuta Muodostettavalle laskulle voidaan määritellä normaalien rivien lisäksi ns. laskulisiä. Lisien ylläpitoon päästään tällä näppäimellä ennen Laskutanapin painamista. Kun kaikki valinnat on tehty, painetaan Laskuta-näppäintä. Tällöin valituista riveistä muodostetaan uusi lasku. Ohjelma siirtyy välilehdelle 6 Laskunro, jossa näkyy muodostuneen laskun numero ja summat. Kenttien kuvaukset Toimitus Mikäli kyseessä ei ole ns. kokoomalasku, näkyy otsikkotiedoissa toimitusasiakkaan numero, nimi ja ensimmäinen osoitekenttä. Kokoomalaskulle, jossa on useita toimitusasiakkaita, otsikkotietojen toimitusasiakas on 0. Laskutus Otsikkoruudulla näkyy laskutusasiakkaan numero, nimi ja osoite. Laskun päiväys Laskun päiväystä voi vielä muuttaa ennen laskun muodostusta. Arvopvm Laskun arvopäivämäärä voidaan muuttaa tässä vaiheessa. Laskun maksuehto lähtee liikkeelle laskun arvopäivästä. Arvopäivien lkm Arvopäivämäärän tilalla voidaan antaa arvopäivien lukumäärä. Arvopäivämäärä on tällöin laskupäiväys + arvopäivien lukumäärä. Osamaksupäivät Jos ollaan tekemässä ns. osamaksulaskua, voidaan antaa tai muuttaa osamaksujen päiviä ja prosentteja.ruudulla on osamaksuun liittyvät neljä kenttää: kaksi prosenttikenttää ja kaksi päivien lukumääräkenttää. Jos näitä käytetään, niin arvopäivämäärällä 1 (=laskun päiväys + arvopaivät 11 11 31.10.2004
1) laskutetaan prosentin 1 mukainen osuus laskusta. Arvopäivällä 2 prosentin 2 mukainen osuus sekä viimeisellä arvopäivällä jäljelle jäänyt osuus=100-prosentit 1 ja 2. Maksuehto Laskulle tuleva maksuehto. Voidaan muuttaa tässä vaiheessa halutuksi. Toimitustapa Laskulle tuleva toimitustapa. Voidaan muuttaa tässä vaiheessa halutuksi. Toimitusehto Laskulle tuleva toimitusehto. Voidaan muuttaa tässä vaiheessa halutuksi. Myyjä Laskun myyjätieto. Myyntisaam.tili Laskulle mahdollisesti annettu poikkeava tiliöintitieto, jota käytetään reskontraan keräilyn yhteydessä. Normaalisti tieto haetaan perustiedoissa olevista tiliöintiparametreista siirron yhteydessä. Lasku yhteensä yks Muodostettavan laskun tämän hetkiset yhteensä-tiedot. Laskun yksikkömäärät yhteensä. Val Laskun tämän hetkinen loppusumma valuutassa, ilman veroja. Vero Laskun tämän hetkinen verosumma. Laskulle tulevat otsikkotiedot saadaan näkyviin ennen varsinaista laskun muodostusta. Näitä tietoja voidaan vielä tässä vaiheessa muuttaa halutuiksi. Laskutuksen jälkeen tietoja voi vielä mennä muuttamaan Laskun korjailu ohjelmalla. 11.1.3.5 Välilehti 5 Vienti Kenttien kuvaukset 11 12 31.10.2004
Bruttopaino Nettopaino Kollit Tilavuus Kuljetusliike Mitat PakettiID Laskulle mahdollisesti tulostettava laskun bruttopaino. Laskulle mahdollisesti tulostettava laskun nettopaino. Laskulle mahdollisesti tulostettava laskun kollien lukumäärä. Laskulle mahdollisesti tulostettava laskun kokonaistilavuus. Laskun otsikkotietoihin voidaan tallentaa kuljetukseen liittyviä tietoja. Tekstikenttä, johon voidaan vapaasti kirjoittaa pakettiin liittyviä tietoja. Laskuun liittyvien pakettien tunnuksia. Vientilaskulle voidaan tulostaa paino- ja tilavuustietoja. Nämä tiedot voivat tulla lähetteeltä tai ne voidaan syöttää tässä vaiheessa. 11.1.3.6 Välilehti 6 Laskunro Ruudun toimintonapit Muodostettu lasku voidaan tulostaa paperille painamalla tätä näppäintä. Lasku tulostuu lista-määritysten mukaiselle kirjoittimelle. Laskusta enemmän laskun tulostuksen ohjeessa. Kenttien kuvaukset Laskunumero Lasku yhteensä Yks Val Kun lasku on valmis, ohjelma näyttää välilehdellä 6 muodostuneen laskun numeron. Jos kyseessä oli osamaksulaskutus, josta syntyi useampi lasku, näytetään ensimmäisen laskun tiedot. Muodostuneen laskun kokonaismäärä yksiköissä. Laskun loppusumma valuutassa. 11 13 31.10.2004
Vero Laskun verot valuutassa. Kun lasku on valmis, näkyy sen tiedot viimeisellä välilehdellä. Lasku voidaan tulostaa tästä suoraan paperille, tai tulostus voidaan suorittaa erikseen käynnistämällä laskun tulostus ohjelman. Seuraavan laskun muodostus aloitetaan siirtymällä jälleen ensimmäiselle välilehdelle. 11.1.4 Ohjelman tekemät päivitykset Laspyyn Lasotsikot Lasrivit Laskutuspyyntöjä tallennetaan väliaikaisesti aputauluun käyttäjittäin. Ohjelman lopetuksen jälkeen tiedoston pitäisi olla ko. käyttäjän osalta tyhjä. Jos ohjelma lopetetaan, niin että valitut välilehdellä on rivejä, ohjelma kysyy poistetaanko pyynnöt. Muodostettujen laskujen otsikkotiedot tallentuvat tähän tauluun. Laskujen rivitiedot muodostuvat tähän tiedostoon. Laskulisät ovat tässä tiedostossa rivinumerosta 10000 eteenpäin. Laskmemo Jos kyseessä on osamaksulasku, tallennetaan parametrilla 11. Osamaksun muistio kerrotulle muistiotyypille samaan osamaksuun kuuluvien laskujen numerot. Lastoimoso Jos laskulle tulevalla tilauksella on poikkeava toimitusosoite, viedään se myös laskun tietoihin. Tilrivit Tilausriville merkitään laskutetut määrät, laskun numero ja laskun päiväys. Näkyvät mm. tilauskyselyssä. Tilrivi2 Jos laskutusvaihe vähentää varastoja, poistetaan tilauksen varatut määrät. Laherivi Laskutettu läheterivi merkitään laskutetuksi. Laheotsi Jos kaikki lähetteen rivit tulevat laskutetuiksi, merkitään koko lähete laskutetuksi. Nrosarjat Viimeksi käytetty numero päivitetään numerosarjatietoihin. Hisloki Jos parametri Historialokin päivitys heti on päällä, viedään laskun tiedot lokitauluun. Mtarvloki Jos parametri Tarvelokin päivitys heti on päällä, viedään tiedot lokitauluun. Tuotevar Jos tilauslajilla on merkintä, että laskun muodostus lisää tai vähentää varastoja, tehdään varastopäivitykset heti. Tuotetap Jos tuotteen varastomääriä muutetaan, viedään tieto tuotteen Tuotevko Loki varastotapahtumatiedostoon. Jos tuote vähennetään varastosta, vähennetään tilauskannan kautta tulleet määrät myös tuotteen toimitusajan toimittamatta olevista määristä. DAFOMYYMIn yhteydessä mahdolliset tuoteviikkotietojen poistot viedään heti siirtoloki-tauluun. Uusien ja muuttuneiden tietojen keräys tähän tauluun tapahtuu siirto-ohjelmien avulla. 11 14 31.10.2004
11.2 Laskujen ylläpito 32Lasmuu 11.2.1 Yleistä Ohjelmalla voidaan korjailla aiemmin tehtyjä laskuja ja syöttää kokonaan uusia. Laskuja voi vapaasti korjailla niin kauan, kun niitä ei ole lähetetty eteenpäin asiakkaalle tai siirretty reskontra-järjestelmän piiriin. Jos lasku on jo ehtinyt mennä eteenpäin, pitää laskusta tehdä hyvityslasku, ja sitten muodostaa uusi lasku oikein tiedoin. Hyvityslasku voidaan muodostaa helpoiten laskun kopioinnilla Pohja-toiminnon avulla. 11.2.2 Parametrit Ennen laskujen tekoa on aina valittava laskutyyppi. Laskutyyppien perustiedoissa on merkintä Varastomuutokset / Käsilasku, joka kertoo miten tällä ohjelmalla tehtyjen tuotetietojen varastot käyttäytyvät. Se voi olla lisäävä (+), vähentävä (-) tai sitten varastoihin ei kosketa (0). Lisäksi laskutyypillä voi olla merkintä, että poistetun laskun mukainen lähete voidaan laskuttaa uudelleen. Uusia laskuja tehtäessä ohjelma ehdottaa aina numerosarjan mukaista seuraavaa vapaata numeroa. Tämän tilalle voidaan kuitenkin antaa joku muu numero, joka ei vielä ole käytössä. Tätä ominaisuutta voidaan käyttää esim. jos laskun poiston yhteydessä numerointiin on jäänyt jokin aukko. Väliin jäänyt laskunumero voidaan näin ottaa käyttöön. Laskun syöttö käyttää kaikkia samoja perustietoja hyväkseen kuin lähetteen laskutus ja tilausten syöttö: asiakkaat, tuotteet, hinnastot, ehtotiedot, jne. Valuuttatiedoista haetaan kurssit, maalta verotustiedot. Mikäli asiakas on merkitty toimituskieltoon, annetaan tästä huomautus ennen laskun tekoa. Tässä vaiheessa on mahdollista jatkaa eteenpäin tai peruuttaa laskun muodostus. Jos kyseessä on taas vientiasiakas, ilmoittaa ohjelma, jos asiakkaan tiedoissa on merkintä, että VAT-numeroa ei ole tarkastettu. Tällöin laskulle muodostetaan yrityksen kotimaan mukainen vero, vaikka ko. maahan ei normaalisti tulisikaan veroa. Laskujen muodostusta ohjaavat lisäksi seuraavat yleisparametrit: 01. Vakiolajitelmat käytössä 05. Historialokin päivitys heti 11.2.3 Pääruutu Välilehdille yhteiset toimintonapit Lopeta Ohje Lopetetaan ohjelma. Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin 11 15 31.10.2004
11.2.3.1 Välilehti 1 Otsikko Ruudun toimintonapit Näillä näppäimillä päästään laskuihin liittyviin muistioihin. Muistioohjelman toiminnasta on oma ohjeensa. Mahdollisia laskuihin liittyviä muistioita ovat asiakkaan, laskun ja tuotteen muistiot. Laskunumerokentän vieressä selailu laskutyypin laskuihin ja asiakasnumeroiden vieressä selailu asiakkaisiin. Avaa asiakkaan kyseilyikkunan, josta voidaan nähdä asiakkaan tilaukset, lähetteet tai laskut Avaa asiakkaan laskurivikyselyn. Pohja Lisät Las.oso Uusi Tallenna Poista Ruudulla oleva lasku voidaan tulostaa paperille painamalla tätä näppäintä. Lasku tulostuu lista-määritysten mukaiselle kirjoittimelle. Laskusta enemmän laskun tulostuksen ohjeessa. Ruudulla oleva lasku voidaan ottaa pohjaksi uutta laskua tehtäessä. Siirrytään laskun laskulisärivien ylläpitoon. Laskun poikkeavan osoitetiedon muutokseen. Kokonaan uuden laskun tekoon. Tallennetaan laskun otsikkotietoihin tehdyt muutokset. Poistetaan koko lasku. Kenttien kuvaukset Laskutyyppi Ennen uuden laskun syöttöä tai vanhan laskun korjailua, pitää valita 11 16 31.10.2004
Laskunumero Hyvityslasku Laskun päiväys Myyntisaam.tili Laskutus Toimitus Faktoring Arvopvm Arvopäivien lkm Maksuehto Toimitustapa Toimitusehto Myyjä Agentti Laskuyhteensä Yks Val Vero Kurssi Älä merkitse uudelleen tulostettavaksi Reskontraan Tilastoidaan Reskontrassa laskutyyppi, jota ollaan käsittelemässä. Olemassa olevalla laskulle ei voi vaihtaa laskutyyppiä, vaan lasku pitää kopioida uudelle tyypille ja poistaa vanha. Valintalistaan tuodaan vain laskutyypit, jotka on merkitty myyntilaskutyypeiksi. Käsiteltävänä olevan laskun numero. Lasku voidaan hakea ruutuun selailusta tai antaa suoraan kenttää ja painaa näppäimiä Vaihto+Enter. Jos lasku kuuluu eri laskutyyppiin, mikä on ruudulla valittuna, vaihdetaan ruudun laskutyyppi. Hyvityslaskulle voidaan merkitä, minkä laskun hyvityslasku se on. Laskun päivämäärä. Jos laskulla ei ole erillistä arvopäivämäärää, lasketaan maksuehdon kassa-alennuspäivät ja nettopäivät tästä päivästä eteenpäin. Laskulle mahdollisesti annettu poikkeava tiliöintitieto, jota käytetään reskontraan keräilyn yhteydessä. Normaalisti tieto haetaan perustiedoissa olevista tiliöintiparametreista siirron yhteydessä. Laskun maksajan numero, nimi ja osoite. Laskun toimitusasiakkaan numero, nimi ja osoite. Jos kyseessä on ns. kokoomalasku, jossa on useita toimitusasiakkaita, tämä tieto on 0. Laskun asiakkaan faktoring-numero. Laskun mahdollinen arvopäivämäärä. Jos tämä on annettu, niin maksuehdon kassa-alennuspäivät ja nettopäivät lasketaan tästä päivästä. Jos arvopäivämäärää ei ole annettu, voidaan antaa arvopäivien lukumäärä. illoin arvopäivämäärä 0 laskun päivämäärä + arvopäivät. Maskun maksuehto, jonka mukaan määräytyy kassa-alennukset ja eräpäivät. Laskun toimitustapa. Laskun toimitusehto. Laskun myyjätieto. Laskun agenttitieto. Laskun kokonaismäärä yksiköissä. Laskun loppusumma valuutassa. Laskun verot valuutassa. Laskutushetken kurssi. Kun laskulle muutetaan jotain tietoa, niin voidaan merkitä että laskua ei haluta tulostettavaksi uudelleen Ottamattomat valinnalla. Viedäänkö lasku reskontraan vai ei. Laskutyypin mukaan tuodaan oletuksena laskulle, mutta voidaan laskukohtaisesti muuttaa. Lasketaanko laskun tiedot Historia-tauluun vai ei. Tuodaan oletuksena laskutyypiltä. Voidaan muuttaa laskukohtaisesti. Näytetään laskun tila: onko siirretty reskontraan vai ei. 11 17 31.10.2004
11.2.3.1.1 Laskun kopiointi Pohja-toiminnolla Ruudun toimintonapit Ok Peruuta Muodostetaan uusi lasku vanhan tiedoilla ja palataan otsikkoruutuun. Palaan otsikkoruutuun tekemättä uutta laskua. Kenttien kuvaukset Laskutyyppi Laskunumero Kaikki rivit Valitut Ei rivejä Uuden laskun laskutyyppi ruudun kielellä. Uuden laskun numero. Tuodaan automaattisesti seuraava vapaa numero numerosarjasta. Numero voidaan vaihtaa halutuksi. Tällöin numerosarjojen tiedot eivät päivity. Samaa laskunumeroa ei voi antaa useammalle eri laskulle. Kopioidaan kaikki laskun rivit uuteen laskuun. Voidaan valita mitkä rivit otetaan mukaan kopiointiin. Kopioidaan ainoastaan otsikon tiedot uuteen laskuun. Jos olemassa olevassa olevaa laskua halutaan käyttää apuna uutta syötettäessä, haetaan vanha lasku ensin ruutuun ja painetaan sitten Pohja-näppäintä. Tämän jälkeen voidaan valita laskutyyppi, johon uusi lasku muodostetaan. Kopioitavaksi voidaan valita kaikki rivit, osa riveistä tai ei rivejä lainkaan. Osa riveistä saadaan kopioitua valinnalla Valitut. Rivien valinta tapahtuu aktivoimalla rivi ja painamalla + -merkkiä rivin kohdalla. Rivin eteen ilmestyy tällöin myös + -merkki. Laskun kopiointia käytetään esimerkiksi laskuja hyvitettäessä. Hyvitettävä lasku haetaan ensin ruutuun, sitten painetaan Pohja-näppäintä, valitaan laskutyypiksi hyvityslaskutyyppi ja valitaan kaikki rivit kopioitaviksi. Tällöin saadaa koko lasku hyvitettyä samoilla summilla kuin lasku oli tehty. 11 18 31.10.2004
11.2.3.1.2 Laskun laskulisät Ruudun toimintonapit Tallenna Peruuta Ohje Muodostetaan uusi lasku vanhan tiedoilla ja palataan otsikkoruutuun. Palaan otsikkoruutuun tekemättä uutta laskua. Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Teksti Laskulle tuleva laskulisä voidaan valita valmiiksi perustettujen laskulisien joukosta tai se voidaan syöttää suoraan tekstinä ruudulle. Hinta Laskulisä voi olla joko valuuttamääräinen tai prosentuaalinen laskun loppusummaan nähden. Jos kyse4ssä on valuuttamääräinen lisä, annetaan summa tähän sarakkeeseen. Vain toinen annetaan: hinta tai %. % Jos kyseessä on prosentuaalinen laskulisä, annetaan prosentti tähän. Jos koko laskusta halutaan esim. antaa 5%:n alennus, annetaan prosentti miinus-merkkisenä 5. Verokanta Toimitus Laskulisän verotieto. Tulee oletuksen asiakkaan maatiedoista. Jos kyseessä on ns. kokoomalasku, jossa on useita toimitusasiakkaita, pitää lisä kohdistaa jollekin asiakkaalle. Laskutuslisät-ikkunassa olevaa prosentuaalista lisää/alennusta ei saa käyttää koontilaskujen yhteydessä. Lisät on tässä tapauksessa annettava valuuttamääräisinä (esim. Toimituslisä 40 FIM). Laskulisä-riville täytetään toimitusasiakkaan numero, jolle ko. lisä kohdistuu. 11 19 31.10.2004
11.2.3.1.3 Laskun poikkeava osoitetieto Ruudun toimintonapit Tallenna Poista Sulje Tallennetaan muutettu osoitetieto. Poistetaan laskun osoitetieto. Palaan laskun tietoihin tekemättä muutoksia. Kenttien kuvaukset Toimitusosoite Nimi Osoite Maa Laskutusosoite Nimi Osoite Maa Laskulla voi olla sekä poikkeava toimitus- että laskutusosoite. Laskun poikkeava nimitieto. Laskun poikkeava osoitetieto. Laskun poikkeva toimitusmaa Laskulle tulostusva poikkeava laskutusosoite Laskun poikkeava laskutusnimi Laskun poikkeava laskutusosoite Laskun poikkeava laskutusmaa 11 20 31.10.2004