Solve laskutuksen perusteet

Transkriptio

1 Solve laskutus Sivu 1 Solve laskutuksen perusteet Ominaisuudet Solve on laskutusohjelma joka soveltuu niin tavalliseen yksittäisten laskutuksen hoitoon kuin toistuvien veloitusten (esim. vuokrat ja jäsenmaksut) hoitoon. Solvessa on laskuttajakohtaiset asiakas- ja tuotekortistot joiden perusteella veloitukset muodostetaan. Asiakaskortistosta saadaan monipuoliset tulosteet monentyyppisiin postituksiin tms. Tuotekortistosta voidaan seurata eri tuotteiden myyntiä ja vertailla sitä aiempaan. Myyntireskontraan tallennetaan tehdyt veloitukset ja suoritukset. Sieltä voidaan tulostaa monipuoliset raportit niin kirjanpitoon kuin myynnin ja veloitusten seurantaan. Automaattiset suoritukset ja veloitukset konekielisiltä pankkiaineistoilta helpottavat laskutusta varsinkin jos laskujen määrä on suuri. Solvella voidaan suoritukset kirjata saapuvien viitemaksujen luettelolta ja sillä voidaan muodostaa pankissa tehtäviä suoveloituksia ja suoralaskuja. Konekieliset suoraveloitusten valtuutustiedot voidaan myös käsitellä automaattisesti. Myös Nordea rahoituksen konekielisen laskuaineiston muodostaminen on mukana ohjelmassa. Laskuttajia voi olla 90 kappaletta joten Solve soveltuu tilitoimisto yms. käyttöön jossa hoidetaan useiden asiakkaiden laskutusta. Ohjelman perustoiminta Laskuttajanäyttö Kun Solve käynnistyy se avautuu ensin laskuttaja-näyttöön. Laskuttajakortistoon tallennetaan laskuttajaan liittyvät tiedot. Aluksi kortisto on tyhjä ja sinne on perustettava laskuttajan tiedot. Kortistonäytöllä voidaan käsitellä laskuttajakortistoa lisäämällä, muuttamalla ja poistamalla laskuttajien tietoja. Lisäksi ohjelman varmuuskopiointiin ja muut yleiset toiminnot löytyvät tässä vaiheessa Ohjelma valikosta.

2 Solve laskutus Sivu 2 Laskuttajan kortistot Laskuttaja avataan klikkaamalla se valituksi hiirellä ja tämän jälkeen laskuttaja avataan painamalla yläosan painikerivistä Avaa painiketta. Tällöin aukeavat avattuun laskuttajaan liittyvät kortistot ja ohjelman valikot sekä painikerivit muuttuvat. Valitun laskuttajan nimi näkyy otsikkorivillä. Kun valitun laskuttajan käsittely lopetetaan, voidaan laskuttaja sulkea Sulje painikkeesta ja palata laskuttajanäyttöön tai lopettaa koko ohjelma Lopeta painikkeesta. Valikot ja painikkeet Ohjelma päävalikko muuttuu riippuen ollaanko laskuttajanäytöllä vai onko laskuttaja avattu. Ohjelma valikossa on yleiset toiminnot (suurin osa vain laskuttajanäytöllä), Kortisto valikossa kortistoon liittyvät toiminnot, Ikkuna valikossa ikkunointiin liittyvät toiminnot ja Ohje valikossa ohjeisiin ja rekisteröintiin liittyvät toiminnot. Kun laskuttajan kortistot on avattu päävalikkoon tulee huomattavasti lisää toimintoja. Veloitukset valikon toiminnoilla muodostetaan eri veloitukset, Suoritukset valikosta tallennetaan suoritukset ja tehdään oikaisut suoraveloituksiin, Tulosteet sisältää ohjelman versiosta riippuen eri määrän erilaisia tulosteita, Muut valikkoon on sijoitettu asetukset ja muita toimintoja. Paikallisvalikon saa näkymään hiiren oikealla näppäimellä. Tämän valikon sisältö riippuu mitä ollaan parhaillaan tekemässä. Laskuttajanäytön painikkeet: Lopeta ohjelma Avaa laskuttaja Etsi laskuttajakortistosta Katso laskuttajan korttia Lisää uusi laskuttaja Muuta laskuttajan tietoja

3 Solve laskutus Sivu 3 Poista laskuttaja Eurokonversio Avatun laskuttajan painikkeet: Lopeta ohjelma Sulje laskuttaja Asiakaskortiston valinta Tuotekortiston valinta Veloituskortiston valinta Etsi kortistosta Katso korttia Lisää uusi (asiakas tai tuote) Muuta valittua Poista valittu Suoritus (veloitukselle) Asiakkaan saldon näyttö Käytön aloittaminen Seuraavassa käydään läpi mitä tarvitsee tehdä jotta Solvea voidaan alkaa käyttää. Harjoittelukortistot Mikäli Solvea halutaan kokeilla nopeasti käytettävänä on harjoittelukortistot joissa tiedot on valmiiksi perustettu. Harjoittelukortistoihin pääsee valitsemalla Ohjelma valikosta kohdan Harjoittelukortistot. Huom. mikään muutos joka tehdään harjoittelukortistoihin ei säily. Laskuttajan perustaminen Aloita Solve ja klikkaa Lisää painiketta. Laskuttajan tietojen lomake avautuu. Täytä laskuttajan tiedot ja talleta. Solve numeroi laskuttajat automaattisesti, mutta jos aiemmin on poistettu laskuttaja voi sen numeron käyttää uudelleen. Avaa laskuttaja klikkaamalla Avaa painiketta. Solve näyttää aluksi tyhjät kortistot laskuttajalle. Lomakkeiden ja laskun asetukset Valitse Muut valikosta Asetukset. Tehdään ensin laskuun liittyvät asetukset, valitsemalla Lasku sivu. Asetuksista yleensä vain Tulostettavien kopioiden määrää tarvitsee muuttaa mikäli laskusta halutaan jättää kopio myös itselle. Muista valinnoista saa lisätietoa ohjeesta jonka saa esille painamalla F1 näppäintä.

4 Solve laskutus Sivu 4 Laskutettaessa arvonlisäverollisena on lisäksi tarkistettava että Solve laskee ALV:n oikein (hinnoittelu on joko hinnat ilman ALV:a tai hinnoissa on mukana ALV), tämä asetetaan ALV-sivulla kohdassa Vero lisätään veloitettaessa. Seuraavaksi valitaan käytettävät lomakkeet. Tulostetuilla lomakkeilla Solve tulostaa koko lomakkeen viivoituksineen kirjoittimelle, muilla valinnoilla käytetään pankkien vakioimia lomakkeita. Koetulostus painikkeella saa tulostettua esimerkin millaiselta lomake näyttää. Jos käytetään konekielisiä siirtoja pankkiin tai pankista täytyy vielä tehdä pankkiyhteyden asetukset. Näistä on erilliset ohjelmakohtaiset ohjeet.

5 Solve laskutus Sivu 5 Asiakkaiden tallennus Asiakkaat tallennetaan valitsemalla asiakaskortisto aktiiviseksi (Asiakkaat painike) ja valitsemalla Lisää painike. Asiakaskortilla on kolme sivua joista ensimmäiselle tallennetaan nimi- ja osoitetiedot. Jos Solvea käytetään massaveloituksissa (tilisiirrot, tilisiirrot tekstillä ja vuokrat) tallennetaan toiselle sivulle veloitettavat tuotteet ja valitaan veloitustapa. Suoraveloitus ja suoralasku edellyttävät sopimusta pankin kanssa ja lisäksi asiakkaan tilinumeron (suoraveloituksissa lisäksi asiakaan on tehtävä sopimus pankin kanssa missä hän antaa luvan suoraveloitukseen).

6 Solve laskutus Sivu 6 Tuotteiden tallennus Tuotteiden tallennus tehdään valitsemalla tuotekortisto aktiiviseksi (Tuotteet painike) ja valitsemalla Lisää painike. Tuotekortilla on huomattava että kohta Käytössä veloituksilla on oltava asetettuna jotta tuote on mukana massaveloituksilla, vuokrilla voidaan lisäksi määrittää kuukaudet jona tuotetta veloitetaan. Laskutus Laskutus voidaan aloittaa myös heti sillä asiakas- ja tuotekortiston voi perustaa myös laskuja tehtäessä. Tuotekortiston käyttö ei ole pakollista sillä lasku voidaan myös kirjoittaa tekstiriveinä joille annetaan hinta. Lasku tehdään Lasku painikkeella. Jos asiakaskortisto on valittuna niin laskulle esitäytetään valittuna ollut asiakas muussa tapauksessa laskulle on valittava asiakas joko numerolla tai nimellä (tai tehtävä uusi Lisää asiakas painiketta painamalla). Otsikko-osan tiedoista Maksuehto, Huom.aika ja Viiv.Korko siirtyvät edelliseltä tehdyltä laskulta. Eräpäivä myös tulee edelliseltä tallennetulta laskulta (mutta siten että se on laskun päiväystä yhtä monta päivää edellä kuin edellisellä tallennetulla laskulla oli). LaskuNro ja AsNro täyttö riippuu laskun asetuksista. Solve muodostaa laskulle viitteen riippuen asetuksesta Yksilöllisen viitteen tyyppi asetusten Viite sivulla.

7 Solve laskutus Sivu 7 Tehdyt laskut tallentuvat veloituskortistoon jossa niille voidaan viedä suoritukset joko käsin tai automaattisesti saapuvien viitemaksujen aineistosta. Veloituksista voidaan tulostaa myös runsaasti erilaisia raportteja ja hoitaa perintää. Tilisiirrot Tilisiirrot tehdään valitsemalla Veloitukset valikosta jokin massaveloituksista (tilisiirrot, tilisiirrot tekstillä tai tilisiirrot summalla). Näiden erot ovat seuraavat: tilisiirrot ja tilisiirrot tekstillä perustuvat asiakkaille tallennettuihin vakioveloituksiin erona vain mitä tilisiirron viestiosaan tulostetaan, tilisiirrot summalla sen sijaan tekee kaikille asiakkaille samansuuruisen veloituksen. Lomakkeella asetetaan tilisiirtojen perustiedot ja tekstit mitä tulostetaan tilisiirtojen viestiosaan. Asiakasvalinta kohdassa voidaan rajata asiakkaita joille tilisiirrot tulostetaan (Asiakas kohdassa voidaan valita yksittäinen asiakas jolle tilisiirto tehdään ja muut kohdat vastaavat asiakaskortin kolmannen sivun kenttiä). Tuotevalinnassa voidaan rajata tilisiirto koskemaan vain tiettyä tuotetta joka on tallennettu asiakkaiden vakioveloituksiin (asiakkaat joilla asetettua tuotetta ei ole ohitetaan tällöin tilisiirtojen teossa). Veloitustapa vastaa asiakkaalle tallennettua veloitustapaa kuitenkin niin että Tilisiirto (kaikki) tekee tilisiirrot myös niille asiakkaille joilla on veloitustapana suoraveloitus tai suoralasku. Suoritusten tallennus käsin Asetetaan veloituskortisto aktiiviseksi Veloitukset painikkeella. Seuraavaksi etsitään veloitus johon suoritus liittyy. Etsiminen voidaan suorittaa joko Etsi-toiminnolla tai käsin listalta hakemalla (listan järjestyksen muuttaminen voi helpottaa etsimistä, järjestyksen voi muuttaa Kortisto valikon Järjestä toiminnolla). Kun veloitus on löydetty ja klikattu aktiiviseksi, painetaan Suoritus painiketta jolloin saadaan täytettäväksi lomake. Lomakkeelle laitetaan suorituksen määrä sekä maksupäivä (ja alennus mikäli sitä oli). Vinkki: jos veloitusriviä klikkaa hiiren oikealla näppäimellä tulee esiin paikallisvalikko jos suorituksen voi valita klikkaamalla saman tien vasemmalla näppäimellä.

8 Solve laskutus Sivu 8 Jos suoritus tallennettiin virheellisesti niin sen voi korjata valitsemalle veloituksen Muuta toiminnon ja siitä Suoritukset sivun missä Tyhjennä napilla voi poistaa suorituksen. Suoritusten tallennus saapuvien viitemaksujen luettelolta Saapuvat viitemaksut on ensin noudettava pankista. Ohjeet tästä ovat erillisissä pankkiyhteysohjelmien ohjeissa. Suoritukset tallennetaan valitsemalla Suoritukset valikosta Saapuvat viitemaksut Tämän jälkeen valitaan kohdistettava viiteluettelo painamalla Avaa (tai Open). Listassa voi näkyä useampia luetteloita mikäli pankkiyhteysohjelma muodostaa yksilöllisen nimen tai sen asetuksissa on niin määritetty. Solve näyttää yhteenvedon aineistosta Mikäli listalla ei näy kuin ohitettuja tapahtumia on mahdollista että joko jokin asetus on väärin (asiakastunnus ei täsmää tms.) Tällä ruudulla näkyvät aineistosta luetut tiedot joita voi verrata talletettuihin asetuksiin. Kohdista painiketta painamalla tulostuu viiteluettelosta lista viedyistä suorituksista, virheistä ja yhteenveto. Tulostuksen jälkeen tulee tarkistaa virheluettelo ja käsin viedä ne suoritukset joita ohjelma ei automaattisesti kohdistanut. Yleisimmin virhe on joko summavirhe (asiakas maksoi eri summan kuin veloitettu) tai viitevirhe (asiakkaan väärin tallentama viite). Mikäli tulosteet näyttävät olevan kunnossa viiteluettelo kohdistetaan veloituksille vastaamalla myöntävästi esitettävään kysymykseen.

9 Solve laskutus Sivu 9 Suoraveloitusten muodostaminen Suoraveloitusaineisto on pankkiin pankkiyhteysohjelmalla lähetettävä tiedosto. Suoraveloitusaineiston muodostaminen edellyttää että pankkiyhteyden asetuksissa on tehty myös Suoraveloitusaineiston hakemisto, Suoraveloitusten asiakastunnus sekä Rahalaitostunnus. Asiakkaille on oltava määritettynä vakioveloituksissa tilinumero sekä veloitustavaksi suoraveloitus. Suoraveloitus on mahdollista seuraavilla veloitustyypeillä: Tilisiirrot, Tilisiirrot summalla, Tilisiirrot tekstillä ja Vuokrat. Muilla kuin veloitustavoilla kuin Tilisiirrot summalla on lisäksi määritettävä veloitettavat tuotteet asiakkaille vakioveloituksiin. Esimerkissä on valittu veloitettavaksi vuokrat kahdelta kuukaudelta suoraveloituksena. Veloitustapa suoraveloitus tekee vuokrat ainoastaan niille asiakkaille, joiden veloitustavaksi se on määritetty. Veloitustavaksi voidaan valita myös asiakas, jolloin niille asiakkaille joiden veloitustapa on suoraveloitus tehdään suoraveloitus ja muille tilisiirto. Suoraveloituksessa on huomioitava että pankit hyväksyvät aineiston toimitettavaksi n. 2 kk etukäteen, jolloin ei esim. vuoden suoraveloituksia voi tehdä kerralla. On myös huomattava että suoraveloitusaineisto on oltava pankissa ennen eräpäivää, tarkista pankista kuinka paljon aiemmin. Muilla veloitustavoilla kuin vuokrilla veloituspäiväksi suoraveloituksilla tulee eräpäivä (viimeistään ja aikaisintaan rajat koskevat myös näitä). Kun lomake kuitataan valmiiksi Solve tulostaa ilmoitukset suoraveloituksista tilisiirtolomakkeelle. Mikäli suoraveloitettavia asiakkaita löytyi, kysytään suoraveloitustiedoston nimeä.

10 Solve laskutus Sivu 10 Tarjottu nimi on oletuksena muotoa SVA<rt><kk><pv>.1 (rt = rahalaitostunnus, kk = kuukausi ja pv = päivä), tämä käy useimmille pankkiyhteysohjelmille sellaisenaan, tarvittaessa voidaan muodostettavaa nimeä muuttaa pankkiyhteyden asetuksissa (ks. erillinen ohje). Mikäli tiedosto ennestään olemassa, ilmoittaa Solve tästä. Jos aineisto on aiemmin siirretty pankkiyhteysohjelmalla pankkiin valitaan Tyhjennys. Mikäli tiedosto on muodostettu aiemmin toisella laskuttajalla (jolla on sama suoraveloitusten asiakastunnus ja pankki hyväksyy suoraveloitusaineistojen yhdistämisen) voidaan aineisto lisätä aiempaan. Muussa tapauksessa on valittava Uusi nimi painike ja muutettava aineiston nimeä. Kun suoraveloitusaineisto on muodostettu onnistuneesti näyttää Solve yhteenvedon aineistosta. Aineisto on tämän jälkeen valmis Solven kannalta ja se voidaan lähettää pankkiin pankkiyhteysohjelmalla. Pankkiyhteysohjelmakohtaiset lähetysohjeet löytyvät erillisestä ohjeesta. Virheellisen suoraveloituksen poisto pankista (oikaisu) Pankkiin jo lähetetyn suoraveloituksen voi oikaista ennen eräpäivää lähettämällä pankkiin ns. oikaisun. Oikaisu muodostetaan Oikaisu-toiminnolla Suoritukset valikossa. Oikaisu tehdään etsimällä ensin veloituskortistosta oikaistava veloitus. Kun veloitus on valittu aktiiviseksi valitaan Oikaisu toiminta jolloin veloituksen tiedot näytetään. Kun valitaan oikaisu muodostetaan suoraveloitusaineisto, joka on lähetettävä pankkiin. Solve poistaa oikaistun veloituksen omasta kortistostaan.