Dafo Versio 10. Käyttöohje

Transkriptio

1 6 Ostotilausjärjestelmää käytetään ulkopuolisille toimittajille tehtävien tilausten käsittelemiseen. Ostojen käsittelyn rungon muodostavat tilausten syöttö ja tavaran saapumisen kirjaus. Näiden lisäksi voidaan tulostaa ostotilauskirjeet vaaka- tai pystytulosteina sekä luoda raportteja eri kriteerein. Ostosuunnitelmalla voidaan hahmotella uutta tilausta vertaamalla nykyistä varastotilannetta ja toimittamattomia tilauksia ihannevarastoon. Ostotilaussuunnitelmien pohjalta voidaan muodostaa ns. päämiestilauksia. Ostobudjetit voidaan luoda hankintasuunnitelma-ohjelmalla, jossa niistä voidaan luoda myöhemmin varsinaiset ostotilaukset. Hankintasuunnitelmassa olevat tiedot näkyvät tuotevarastokyselyn suunnitelma-välilehdellä. Ostotilaukselle voidaan kerätä yhteen myyntitilauksia omalla ohjelmallaan. Mikäli ostotilaus on tehty myyntitilauksesta voidaan ostojen saapumisen yhtydessä luoda myös lähetysluettelot Yksittäisestä myyntitilausrivistä voi myös muodostaa ostotilauksen suoraan myyntitilausohjelmassa. Ostotilausten käsittelyn pohjana on useita eri perustietoja. Tilauslajitiedoissa määritellään mm. käytettävät numerosarjat, tulosteet, näytetäänkö varaston saldoja ja miten toimitusaikaa käsitellään. Toimittajan perustietoihin määritellyt maksu- ja toimitusehdot sekä vakioalennukset tuodaan tilausten syötössä näyttöön, mikä nopeuttaa ja helpottaa kirjausta. Vastaavasti tuotteiden taustalta on löydettävissä värit, tyypit ja hintaryhmät sekä valuuttakohtaiset hinnastot. Ostotilauksista voidaan tulostaa toimittajalle lähetettävät kirjeet joko pysty- tai vaakatulosteena. Laajemmat yhteenvedot saadaan ostotilauskantaraportilla joko tuotteittain tai toimittajittain. Saapuvan tilauksen kirjauksessa päivitetään otsikko- ja rivitietojen lisäksi tuotteiden varastoja, viikkotilastoja ja yleisparametreissa määritellyn valinnan mukaan joko välittömiä kustannuksia tai inventaarihintaa. Päivitys tapahtuu painotetusti eli siinä huomioidaan nykyinen varastosaldo ja hinta sekä tuleva määrä ja sen hinta. 9-versiosta lähtien on hankittavissa uusi erillinen Dafon raportointimoduli, jossa voidaan saada yhteenvetoja ja kausivertailuja ostoista

2 6.1 Ostotilausten syöttö 32Ostila.exe Yleistä Ohjelmalla kirjataan tuotteiden uusia ostotilauksia tai tehdään muutoksia olemassa oleviin tilauksiin Parametrit Ostotilausten syöttö on riippuvainen monesta ennakkoon määriteltävästä ja tallennettavasta tiedosta. Jo syötön aloitusvaiheessa pyydetään valitsemaan luettelosta tilauslaji, jonka tilaustyypiksi on valittu Osto. Tilaustyyppi on tärkeä, koska tilauslajeissa käsitellään samalla myös myyntitilausten tilauslajeja. Jos ostotilauslajia ei löydy, ohjelma ei jatka eteenpäin. Tilauslajin perustiedoissa määritellään myös käytettävät numerosarjat. Jos numerosarjoja ei määritelty, on numero annettava itse. Yleisparametreissa on mahdollisuus merkitä Ostaja pakolliseksi kentäksi ( 06. Ostotilauksen pakolliset kentät ). Ostajat perustetaan myyjätietojen ylläpito-ohjelmalla. Ne henkilöt, jotka on merkitty ostajiksi, tuodaan ostotilausostikon alasvetovalikkoon. Tämän lisäksi ohjelman toimintaan vaikuttaa joukko yleisparametreja, jotka toimivat yleisesti läpi koko Dafo-järjestelmän. Tälläisiä ovat mm 00. Termien muutos mahdollista 00. Tyyppikoodin pituus 00. Värikoodin pituus 01. Oletuslaatuluokka 01. Laatuluokka valinnassa <ei arvoa> 01. Nimen muutos tilauksilla ja työmääräimellä 01. Vakiolajitelmat käytössä 05. Tilaussyöttö: tyyppien perustaminen estetty 05. Tilaussyöttö: värien perustaminen estetty Sen sijaan toimitusaikaan liittyvät parametrit eivät ole toiminnassa 05. Tilaussyöttö: Toimitusaika päivä 05. Tilaussyöttö: toimitusajan oltava perustettuna 05. Toimitusviikko ei kuluvaa pienempi

3 6.1.3 Aloitusruutu Kun ohjelma on käynnistetty, on ensimmäiseksi valittava ostotilauksen laji. Kaikki tilaustyypin Osto sisältävät lajit näkyvät valintalistassa. Jos kyseisen tyyppisiä tilauslajeja ei ole perustettu, oheisen kuvan kentät ovat tyhjiä ja vain peruuta toiminto on käytettävissä. Tilauslajin teksti näytetään työasemassa viimeiseksi valitulla kielellä. Numerosarjat on määritelty tilauslajilla ja tässä näytetään seuraavaa vapaata numeroa. Numero on muutettavissa tilausten syötön yhteydessä. Samoin tilauslaji voidaan vaihtaa myöhemmin. Ruudun toimintonapit OK Peruuta Hyväksytään valinnat ja siirrytään otsikkotietoihin Lopetetaan ohjelma Kenttien kuvaukset Tilauslaji Seur.nro/kotimaa Seur.nro/vienti Ostotilauslaji, jolle halutaan syöttää tilauksia Tilauslajilta alustettu kotimaan numerosarjan seuraava vapaa numero Tilauslajilta alustettu viennin numerosarjan seuraava vapaa numero

4 6.1.4 Otsikkoruutu Ylävalikoista voidaan mm. virkistää ruudun tiedot (Tiedosto-Virkistä), vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Rivit Uusi Tallenna Poista Lopeta Ohje Tilauslaji Toim.oso Dok.oso Selailunäppäimet tilauslajin otsikkotiedoissa: Ensimmäiseen, edelliseen, seuraavaan, viimeiseen Siirry ruudulla olevan tilauksen rivitietoihin Uuden tilauksen syöttöön Tallennetaan tilausotsikon tiedot. Näppäin tulee aktiiviseksi, kun jotain tilauksen otsikkotietoa muutetaan. Jos ostotilauksesta yritetään poistua tässä vaiheessa, kysytään: tietoa on muutettu, tallennetaanko. Poistetaan ruudulla oleva ostotilaus ja kaikki sen rivit. Poiston yhteydessä voidaan määritellä syykoodi, jolla tilaus poistetaan. Jos syykoodi annetaan, jää tilaus tilauskantaan poistomerkinnällä varustettuna. Näin poistetuista tilauksista saadaan esim. tilauskantaraportti ja rivit saadaan tulostettua asiakkaan tilauskirjeelle. Lopetetaan ohjelma Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Tilauslajin vaihto Poikkeavan toimitusosoitteen syöttö Poikkeavan dokumenttiosoitteen syöttö Tilausnumerokentän vieressä selailu tilauksiin ja toimittajanumeron vieressä selailu toimittajiin. Selailut on uudistettu. Toimittajaselailun toiminta on kerrottu toimittajatietojen ylläpidossa ja tilausselailun toiminta myöhemmin tässä ohjeessa

5 Näillä näppäimillä päästään ostotilauksiin liittyviin muistioihin. Muistioohjelman toiminnasta on oma ohjeensa. Mahdollisia ostotilauksiin liittyviä muistioita ovat tilauksen, toimittajan ja tuotteen muistiot. Kenttien kuvaukset Tilausnumero Ruudulla olevan ostotilauksen numero DAFOssa Toimittaja Toimittajan numero, nimi ja osoite Laskutus Kenttään voidaan antaa asiakasnumero, joka tulostetaan ostotilauskirjeelle (vaakatuloste) kohtaan Laskutus. Tilauspvm Tilauksen päivämäärä. Uutta tehtäessä ehdotetaan kuluvaa päivämäärää. Vahvistuspvm Informatiivinen tieto. Ylläpidetään ja näytetään vain tällä ruudulla. Lähtövpm Lähtöpäivä toimittajalta. Tietoa voidaan käyttää rajaustekijän ostotilauskantaraportilla. Voi olla myös tyhjä tai nolla eli yleensä syöttövaiheessa ei anneta (ei tiedetä). Toimituspvm Otsikkotasolla voidaan muuttaa toimitusaikaa siten, että muutettaessa toimituspäivämäärää ohjelma kysyy, tehdäänkö sama muutos ostotilauksen riveille. Uusi toimituspäivämäärä (ja -viikko) viedään kaikille riveille. Jos päivämäärän muutos aiheuttaa viikon muuttumisen päivitetään myös tuotevko-taulun Tulossa-määriä. Alennukset Alennusprosentit, jotka koskevat koko ostotilausta. Riveittäin voidaan kuitenkin kieltää otsikon alennukset Hyväksyjä Jos ostajan perustiedoissa (yhdistetty myyjätietojen ylläpitoon) on ostajalle merkitty hyväksyjä, niin uudelle ostotilaukselle viedään hyväksyjäksi ko. tieto. Hyv.pvm Uudelle tilaukselle viedään hyväksymispäivä nollana. Jos ostajalla on hyväksyjä, niin hyväksyjän on käytävä hyväksymässä ostot. Jos vanhalla tilauksella on jo hyväksymispäivä ja sitä yritetään muuttaa, niin siitä annetaan ilmoitus. Tällöin muutos voidaan kuitenkin haluttaessa tehdä. Asiakk.tilaus Toimittajalle välitettävä viitetieto. Maksuehto Maksuehdon teksti ruudun kielellä. Tuodaan toimittajan ehtotiedoista. Toimitustapa Toimitustavan teksti ruudun kielellä. Tuodaan toimittajan ehtotiedoista. Toimitusehto Toimitusehdon teksti ruudun kielellä. Tuodaan toimittajan ehtotiedoista. Ostaja Ostajan nimi. Valittava alasvetovalikosta. Pakollinen, jos parametreissa on niin määritelty. Katso kohta Parametrit. Koska toimittajan tiedoista puuttuu ostajatieto on tässä oletuksena <ei arvoa>. Arvopvm Jos laskun arvopäivämäärä tiedetään jo tilausvaiheessa, voidaan se antaa. Maksuehto lähtee liikkeelle laskun arvopäivämäärästä. Järjestelmä jättää kentän tyhjäksi. Arvopäivien lkm Laskun arvopäivämäärän muodostusta varten päivien lukumäärä, joka lisätään laskun päivään. Laskun maksuehto lähtee liikkeelle laskun arvopäivästä. Tilauskirje Jos tässä on rasti, voidaan tilauksesta tulostaa tilauskirje. Alustus tilauslajin perustietojen mukaan. Toimitusajan muutos Tällä toiminnolla voidaan muuttaa kaikkien rivien toimitusaika tässä annetuksi. Disketin kuvalla aktivoidaan tallennus. Voidaan käyttää esim. silloin kun on muutettu toimituspvm kaikille riveille, mutta halutaan viikon olevan eri kuin toimituspäivästä johdettu. Tilaus yhteensä Tilauksen yhteensä summat: kappalemäärä ja summa valuutassa. Valuutta on muutettavissa. Ohjelma ehdottaa toimittajan perustiedoissa olevaan valuuttatunnusta. Hinnasto Tilauksella käytetty hinnasto. Tuodaan toimittajalta, mutta voidaan tilauskohtaisesti muuttaa

6 Ohjelma tuo automaattisesti toimittajan perustiedoista osoitteen, toimittajan alennukset (2 kpl), maksuehdon, toimitustavan, toimitusehdon, valuutan ja hinnaston, mikäli ne on sinne täytetty. Nämä tiedot ovat tilauskohtaisesti muutettavia tietoja. Muuttaminen tapahtuu valitsemalla alasvetovalikosta haluttu vaihtoehto. Mikäli mieleistä vaihtoehtoa ei ole valikossa, käydään sellainen perustamassa perusparametreihin. Alennukset tulostuvat ostotilauskirjeelle. Tilauspäivämääräksi ehdotetaan kuluvaa päivää, mutta se on vaihdettavissa joko suoraan kenttään kirjoittamalla tai selailuvalikosta valitsemalla. Asiakkaan tilaus -kenttään voit kirjata viitetietoa, jonka haluaa välittyvän toimittajalle. Kenttä tulostuu tilauskirjeelle kohtaan Viitteemme tilausnumeroiden perään Uusi tilaus Uuden tilauksen syöttö aloitetaan painamalla otsikko-tiedoissa Uusi-näppäintä, minkä jälkeen näytöön tulee oheinen ikkuna. Ikkunaan syötetään tai haetaan selailun kautta toimittaja. Kun toimittajakentästä siirrytään seuraavaan kenttään, tulee näyttöön toimittajan nimi. Jos nimeä ei ilmesty, on syytä tarkistaa syötetty toimittajanumero. Samassa yhteydessä haetaan myös tilauslajin perustietojen mukaisesta numerosarjasta seuraava vapaa numero. Tilausnumero voidaan tässä yhteydessä muuttaa. Ruudun toimintonapit OK Peruuta Meno toimittajaselailuun. Muodostetaan uusi ostotilausotsikko ja palataan otsikkoruutuun. Samalla otsikon tiedot täytetään automaattisesti toimittajan tiedoilla. Palataan takaisin lähtöikkunaan tekemättä ostotilausotsikkoa. Kenttien kuvaukset Toimittaja Ostotilauksen toimittajan numero. Nimi haetaan poistuttaessa syöttökentästä. Tilausnumero Uuden tilauksen numero, joka alustetaan tilauslajin numerosarjan viimeksi käytetystä numerosta lisäämällä siihen yksi. Numeron voi vaihtaa, jolloin numerosarjan viimeksi käytettyä ei päivitetä. Samaa numeroa ei voi enää käyttää toisen toimittajan tilauksella

7 Poikkeava toimitusosoite Toimittajalle voidaan ilmoittaa tilauskohtaisesti normaalista poikkeavat nimi ja osoitetiedot painamalla otsikkoruudulta Toim.oso-näppäintä. Tiedot tulostuvat tilauskirjeelle. Ruudun toimintonapit Tallenna Poista Sulje Tallentaa poikkeavat nimi- ja osoitetiedot. Poistaa tietueen Palataan otsikkotietoihin ilman muutoksia. Kenttien kuvaukset Nimi Osoite Maa Kaksi ensimmäistä kenttä on varattu nimelle ja sitä mahdollisesti tarkentavalle muulle tiedolle kuten esimerkiksi osasto tai henkilö. Kolmeen seuraavaan kenttään syötetään osoitetiedot lähi- ja postiosoitteet. Osoitteeseen voidaan lisätä tarpeen mukaan myös maan nimi Dokumenttien osoite

8 Ostotilaukselle voidaan poikkeavan toimitusosoitteen lisäksi antaa normaaliosoitteesta poikkeava dokumenttiosoite, jonka tarkoituksena on ohjata toimittajan lähettämät viestit oikeaan paikkaan. Tähän ikkunaan päästään painamalla otsikkoruudulta Dok.oso-näppäintä. Tiedot tulostetaan vain tilauskirjeelle, joka tulostetaan vaakasuoralle lomakkeelle. Ruudun toimintonapit Tallenna Poista Sulje Tallentaa poikkeavat nimi- ja osoitetiedot. Poistaa tietueen Palataan otsikkotietoihin ilman muutoksia. Kenttien kuvaukset Nimi Osoite Maa Kaksi ensimmäistä kenttä on varattu nimelle ja sitä mahdollisesti tarkentavalle muulle tiedolle kuten esimerkiksi osasto tai henkilö. Kolmeen seuraavaan kenttään syötetään osoitetiedot lähi- ja postiosoitteet. Osoitteeseen voidaan lisätä tarpeen mukaan myös maan nimi Tilausselailu Rekisterissä olevan ostotilauksen (valitun tilauslajin sisällä) saa tuotua ruudulle kirjoittamalla sen numeron Tilausnumero kenttään ja painamalla ALT+Enter. Sen voi selailla ruudulle ruudun alareunassa olevista nuoliselailunapeista tai sen voi etsiä selailun kautta painamalla Tilausnumero kenttän sivussa olevaa nuolinäppäintä, joka avaa uuden selailuikkunan:

9 1.Tiedot-välilehti (Alt 1) Selailu on uudistettu niin, että käyttäjä pystyy itse valitsemaan, mitä kenttiä tilaustiedoista tuodaan ruudulle. Erilaisia selailuja voidaan tallentaa ja valita niistä aina sopiva käyttöön. Ikkunassa näkyvät tiedot voidaan myös siirtää Exceliin ja tulostaa sitä kautta paperille. Selailut ovat yritys ja käyttäjäkohtaisia eikä niitä voi kopioida eri käyttäjien välillä. Tiedot selailuista tallennetaan selaaja-alkuisiin tietokannan tauluihin. Ruudulle valittuja tietoja voidaan lajitella minkä tahansa ruudulla näkyvän sarakkeen mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen klikkaamalla sarakkeen otsikkoa. Sarakkeiden leveyttä voidaan muuttaa hiirellä sarakkeen otsikon oikeanpuoleisesta reunaviivasta. Sarakkeiden paikkaa voidaan vaihtaa raahaamalla sarake hiirellä otsikosta oikeaan kohtaan. Ruudun alareunasta voidaan valita, kuinka monta ensimmäistä riviä tuodaan näyttöön. Rinnalla näkyy, kuinka monta riviä valintaan todella tuli. Jos luvut ovat samat, on syytä kasvattaa maksimiarvoa, jotta kaikki ehdon täyttävät rivit saadaan näkymään selailuikkunaan. Ruudun toimintonapit Valitse (Alt-V) Hae (Alt-H) Palauta (Alt-P) Aktiiviseksi valittu rivi tuodaan tilausylläpitoruutuun Kun rajauksia on muutettu, niin rajausten mukaiset tilaukset haetaan ruutuun tällä toiminnolla Kun rajaustietoja on muutettu, niin alkupäiset rajaukset palautetaan ruutuun Lisää rajaus (Alt-L) Siirrytään rajaus-ruutuun, jossa voidaan antaa uusia rajaustietoja. Sulje (Alt-S) Palataan takaisin ylläpito-ruutuun. Klikkaamalla jonkin sarakkeen kohdalla hiiren kakkospainiketta (normaalisti oikeanpuoleinen) saadaan valikko, jossa on seuraavat rivit: Nimi Rajaa Rajaa Rajaa sisältää Poista rajaus Sisältö Lisää sarake Piilota sarake Sarakkeen nimi, jossa ollaan parhaillaan (harmaana) Painamalla tätä saadaan selailuun kaikki ne rivit, joissa kyseissä sarakkeessa on sama arvo kuin ko. rivillä. Siirrytään rajaus-ruutuun, jossa voidaan antaa rajauksia Painamalla tätä saadaan selailuun kaikki ne rivit, joissa kyseissä sarakkeessa on arvo jo sisältää ko. rivin arvon. Poistetaan ko. sarake rajaustiedoista Joissakin kentissä voidaan valita näytetäänkö koodi, nimi vai molemmat (esim. toimittajan numero, nimi tai molemmat). Saadaan luettelo niistä kentistä, jotka on lisättävissä sarakkeeksi selailuun Poistetaan kyseinen sarake selailunäytöstä Selailuun voidaan valita seuraavia tietoja: Aakkostus, Alennus1-%, Alennus2-%, Asiakk.tilaus, Hinnasto, Hyv.pvm, Hyväksyjä, Lähtöpäivä, Maksuehto, Ostaja, Poissyy, Tilauslaji, Tilausnumero, Tilauspvm, Toimittaja, Toimitusehto, Toimituspvm, Toimitustapa, Vahv.päivä, Valuutta, Yht, Yht.val

10 2.Rajaus-välilehti (Alt 2) Ensimmäisessä sarakeessa valitaan mitkä tiedot toimivat rajaavina. Kaikki em. selailuun valittavat tiedot voivat olla myös rajaavia. Toisessa sarakeessa valitaan rajaustapa. Näitä voi olla seuraavat: Alkaa(vain aakkosnumeerisissa kentissä), Erisuuri, Pienempi, Pienempi tai yhtäsuuri, Puuttuu, Sisältää, Suurempi, Suurempi tai yhtäsuuri, Välisssä, Yhtäsuuri. Valinta <ei arvoa> jättää ko. rajauksen pois. Kolmannessa (ja neljännessä) sarakkeessa valitaan arvo,johon kakkossarsakkeen ehtoa verrataan. Lisää rajaus-napilla saadaan lisää rajausrivejä. Hae-napilla haetaan rajauksen mukaiset tiedot ykkösvälilehdelle

11 3-Menuvalinnat Uusi Ylläpito Käytä oletuksia Tallenna suljettaessa Selailut Tallennetaan uusi selailuvalinta: rajaukset ja sarakkeet. Selailulle annetaan numero ja nimi, jolla se löytyy myöhemmin menuvalikosta. Tuodaan näkyviin perustetut selailut, joista voidaan valita jokin selailu muutettavaksi, poistettavaksi tai oletukseksi. Käytetään yleisiä selailuoletuksia Kun selailuun tehdään muutoksia, niin muutokset voidaan tallentaa oletusarvoksi, kun ohjelma suljetaan. Oletusarvoa käytetään kun seuraavan kerran mennään selailuun. Kun uusia selailuja tallennetaan, niin ne tulevat valintalistaan. Niistä voidaan valita kulloinkin haluttu selailu käyttöön. Valitse Hae Lisää rajaus Palauta Exceliin Exceliin Sulje Aktiiviseksi valittu rivi tuodaan tilausylläpitoruutuun Kun rajauksia on muutettu, niin rajausten mukaiset tilaukset haetaan ruutuun tällä toiminnolla Siirrytään rajaus-ruutuun, jossa voidaan antaa uusia rajaustietoja. Kun rajaustietoja on muutettu, niin alkupäiset rajaukset palautetaan ruutuun Siirtää ruudulla näkyvät tiedot excel-tiedostoksi, jonka nimi ja sijainti kysytään tallennuksen yhteydessä. Siirtää ruudulla näkyvät tiedot excel-ohjelmaan, josta ne voidaan esim. tulostaa tai jatkojalostaa ja tallentaa Sulkee selailun

12 6.1.6 Ostotilauksen rivien käsittely Toinen rivinäyttö Ylävalikoista voidaan mm. virkistää ruudun tiedot (Tiedosto-Virkistä), vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Otsikko Siirry ruudulla olevan ostotilauksen otsikkotietoihin Näyttö Vaihdetaan rivien näyttöosaan joko kokokohtaiset määrät tai toimitusaika/hinta näyttö. Oletuksena kokokohtaiset määrät. Varasto Avataan tuotteen varastokysely-ohjelma. Ruutuun tuodaan riville valitun tuotteen/värin tiedot. Välilehti näkyvissä vain jos tilauslajin tiedoissa valittu varaston näytöksi jokin arvo. Uusi Uuden tilausrivin syöttöön

13 Tallenna Poista Sulje Ohje Tallennetaan tilausrivin tiedot. Näppäin tulee aktiiviseksi, kun jotain rivin tietoa muutetaan. Jos riviltä yritetään poistua tässä vaiheessa, kysytään: tietoa on muutettu, tallennetaanko. Poistetaan alaosassa oleva tilausrivi. Poiston yhteydessä voidaan määritellä syykoodi, jolla rivi poistetaan. Jos syykoodi annetaan, jää rivi tilauskantaan poistomerkinnällä varustettuna. Näin poistetuista riveistä saadaan esim. tilauskantaraportti ja rivit saadaan tulostettua asiakkaan tilauskirjeelle. Poiston yhteydessä hävitetään myös linkki mahdollisiin myyntitilauksiin, jos ostotilaus on luotu niiden pohjalta. Suljetaan riviruutu ja palataan otsikkotietoihin Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Näillä näppäimillä päästään tilauksiin liittyviin muistioihin. Muistioohjelman toiminnasta on oma ohjeensa. Mahdollisia ostotilauksiin liittyviä muistioita ovat tilauksen, toimittajan ja tuotteen muistiot. Ensimmäinen nuoli lähtee tuotteiden selailuun. Kun tuote on valittu päästää toisella nuolella tuotteen värin valintaikkunaan. Kolmas nuoli tuo näyttöön lajitelmien selailun. Toimintonapilla siirrytään tuotetilanneselailuun. Kenttien kuvaukset Tilaus Toimittaja Tilaus yht.yks Val Ruudulla olevan ostotilauksen numero DAFOssa Toimittajan nimi Tilauksen kappalemäärä yhteensä Tilauksen valuuttasumma yhteensä. Jos hinnoissa ei ole veroa mukana, myös kokonaissumma on ilman veroa. Rivitaulukko 1: Rivi Tilauksen rivit näkyvät taulukossa. Tässä sarakkeessa rivinumerot. Tuote Tilausriviin syötetty tuotetunnus Väri Tuotteen värikoodi Yhteensä Rivin tilausmäärä yhteensä 1 20 Rivin kokokohtaiset määrät. Sarakkeita on näkyvissä niin monta kuin tuotekoodin rakenteessa on ilmoitettu kokoja olevan käytössä. Rivitaulukko 2: Rivi Tilauksen rivit näkyvät taulukossa. Tässä sarakkeessa rivinumerot. Tuote Tilausriviin syötetty tuotetunnus Nimi Tuotteen nimi Väri Tuotteen värikoodi Tyyppi Jos tyyppi on käytössä, näkyy tilausrivin tyyppi tässä sarakkeessa Hr Jos hintaryhmät ovat käytössä, näkyy rivillä oleva hintaryhmätunnus tässä sarakkeessa Yhteensä Rivin tilausmäärä yhteensä Toimitusaika Tilausrivin toimitusaika lyhyessä muodossa VVTTTT, missä VV=vuoden kaksi viimeistä numeroa ja TTTT=toimitusajan tunnus joko 2 tai 4 merkkiä pitkänä Hinta Lajitelma kpl Kollit 1 Määrät välilehti: Rivi Pika Tilausrivin a-hinta Tuotteen lajitelman tunnus. Lajitelmien kappalemäärä. Tilausrivistä muodostuvien kollien lukumäärä. Ostotilausrivin yksilöivä rivinumero Jos tuotteella on pikakoodit käytössä (tuotekoodin ylläpito), niin tuote

14 Tuote Toimituspvm Vuosi T.aika Väri Tyyppi Hr Laatuluokka Lajitelma Yhteensä A-hinta <ei otsaketta> Tili Kustannuspaikka Koko Kollit voidaan hakea ruutuun pikakoodin avulla. Pikakoodi voi olla joko tuotetai värikohtainen Tuotteen koodi jaoteltuna tuotekoodin rakenteen mukaisiin osiin. Osien otsikkotiedot tuodaan myös tuotekoodin rakenteesta. Tilausrivin toimituspäivämäärä. Jos otsikolle on annettu toimituspäivä, alustetaan se tähän kenttään. Jos toimitusaikaa ei haeta tuotteelta (määritetään tilauslajin perustiedoissa), niin toimitusaika muodostetaan toimituspäivämäärän mukaan. Toimituspäivämäärä tallentuu ostotilausriveille aina. Jos sitä ei anneta, se haetaan toimitusajan perustiedoista (Loppupvm). Toimitusajan vuosiosa. Toimitusaika on muuten vapaasti muotoiltavissa, mutta alussa on aina oltava vuosi kokonaisuudessaan. Toimitusajan loppuosa. Toimitusajat ovat yleensä viikkoja, kuukausia tai kuukauden alku/loppuosia. Toimitusaika tuodaan joko tuotteelta tai edelliseltä riviltä. Rivin tuotteen väritunnus. Jos tuotteella on vain yksi väri, tuodaan se oletuksena uudelle tilausriville. Jos tyyppi on käytössä, näkyy tässä riville valittu tuotteen tyyppi. Jos hintaryhmät ovat käytössä, näkyy rivin hintaryhmätunnus tässä. Eri hintaryhmien määrät on syötettävä eri riveille. Mikäli tuotekoodin ylläpidossa on määritelty, että laatuluokat ovat käytössä, syötetään tilausriville myös laatuluokka. Laatuluokat perustetaan perustietojen nimitiedoissa. Parametrilla 01. Oletuslaatuluokka määritellään laatuluokka, joka tulee oletuksena uudelle tilausriville. Mikäli vakiolajitelmat tai tuotekohtaiset lajitelmat ovat käytössä, voidaan riville syöttää tilattu lajitelma. Jos tuotteelle on annettu oletuslajitelma, tuodaan se oletuksena uudelle riville. Kentän vieressä olevalla nuolinäppäimellä päästään lajitelmien selailuun, josta poiminta voidaan tehdä. Tilausrivin tilausmäärä yhteensä. Jos kyseessä on kokolajitelmaton tuote, annetaan tilattu määrä tähän. Silloin määrä voi sisältää myös desimaaliosan. Kokolajitelmallisille tuotteille voidaan yhteensä määrä joko syöttää tai se lasketaan kokokohtaisista määristä. Myös tämä määritys tehdään tilauslajien perustiedoissa. Jos tuote on kokolajitelmallinen, mutta kokokohtaisia määriä ei vielä tiedetä, voidaan antaa pelkkä yhteensä määrä. Jos kokokohtaisia määriä annetaan, on niiden yhteen laskettu määrä vastattava Yhteensä -kenttään. Tuotteen yksikköhinta ostotilauksen (toimittajan) valuutassa. Tuotteen nimi on mahdollista muuttaa tai täydentää. Yleisparametreissa oleva kohta "01. Nimen muutos tilauksilla ja työmääräimellä" sallii nimen muutoksen. Muutettu nimi talletetaan Ostrivit taulun kenttään TuoteNimi. Muut ohjelmat eivät käytä tätä nimeä toistaiseksi. Ostotilauksen ostotilitunnus. Tuodaan oletuksena toimittajalta. Ostotilausrivin kustannuspaikkatunnus. Tuodaan oletuksena toimittajalta. Jos lajitelmat on käytössä, lajitelman koko kappaleissa. Tuodaan suoraan lajitelmien perustiedoista ja näytetään ruudulla, eikä voida muuttaa. Jos lajitelmat on käytössä, pakettien lukumäärä. Kiinteille paketeille syötetään, muille pakettityypeille lasketaan. Laskettua arvoakin voidaan haluttaessa muuttaa. Kun syötetään sekapakkaus, kollit lasketaan jakamalla Yhteensä -määrä pakkauksen lukumäärällä ylöspäin pyöristäen. Kokokohtaisissa paketeissa vain yhtä kokoa voidaan laittaa samaan kolliin. Kokokohtaiset määrät muutetaan seuraavaan suurempaan paketin

15 Koot 1 20 koon monikertaan, ja kollit lasketaan näistä määristä. Muuttuva 1: kollit = Yhteensä -määrä = pakettien lukumäärä. Muuttava 2: Yhteensä -määrään syötetään pakettien lukumäärä, ja kollit saadaan jakamalla kokonaiskappalemäärä paketin koolla. Muuttuva 3: yhteensä-määrään syötetään pakettien lukumäärä, ja jokaisen koon kappaleet jaetaan paketin koolla. Ruutuun tuodaan kokolajitelmalliselle tuotteelle tuotteen kokolajitelman ja valmistettavan kokovälin mukaiset kokotunnukset. Kunkin koon alle syötetään tätä kokoa vastaava tilattu määrä. Jos tilauslajin perustiedoissa on määritelty varaston näyttö, tuodaan koon alapuolella tuotteen ko. varastossa tällä hetkellä oleva saldo. Kun tyypit on käytössä, voidaan kokolajitelman tietoihin kertoa tyypeittäin sallitut koot. Tällöin määriä saa syötettyä vain näille sallituille koille. Vastaavasti kokolajitelmat ja kokovälit voivat olla tyyppikohtaiset. Tuotetilanneikkuna Kenttien kuvaukset Myyty Toimittamattomien (varastosta vähentämättömät) tilauksien määrä. Varastossa Myytävissä olevien varastojen yhteensä-määrä. Tulossa / Tilaukset Leikattujen työmääräinten tilauksilta tulevat määrät (vain jos uusi varastotaulu käytössä). Tulossa Leikattujen työmääräinten tai saapumattomien ostotilausten määrä. Jos uusi varastotaulu käytössä työmääräimiltä vain ylimääräiset. Suunniteltu/Tilaukset Suunniteltujen työmääräinten tilauksilta tulevat määrät (vain jos uusi varastotaulu käytössä). Suunniteltu Suunniteltujen työmääräinten määrä. Jos uusi varastotaulu käytössä työmääräimiltä vain ylimääräiset. Vapaana varastossa Laskennallinen luku: myytävissä olevien varastojen yhteismäärä - toimittamattomien(varastosta vähentämättömät) tilauksien määrä Vapaana tulossa Laskennallinen luku: Vapaana varastossa + leikattujen työmääräinten tai saapumattomien ostotilausten määrä Vapaana suunniteltu Laskennallinen luku: Vapaana tulossa + suunniteltujen työmääräinten määrä

16 Määrä Ostotilattava määrä. Määriä voidaan muutella. Palauttaa ostotilausriville muutetun määrän Tilausrivi välilehti 2 Alennus-%, yms Kenttien kuvaukset Alennus-% Alennus1kielto Alennus2kielto Agen.prov% Kust.paikka Tilastojakso Huomautus Varasto Verokanta Riville annettu alennusprosentti. Tätä alennusta ei tuoda automaattisesti mistään perustiedoista. Tulostuu mm. tilauskirjeelle. Tilauksen otsikolla olevat alennukset voidaan rivikohtaisesti kieltää. Tämä on vastaava kenttä kuin edellinen, ja tämä vaikuttaa toisen alennuksen laskemiseen. Toimittajan agentin provisioprosentti agentin perustiedoista. Infotietoa. Ei pakollinen. Poistettu versiossa 9. käytetään ykkössivun kustannuspaikkaa. Tilastojaksoa käytetään tuotteen hinnan määrittelyssä sekä erilaisten raporttien muodostuksessa. Uutta tilausta tehtäessä haetaan tilastojakso riville rivin toimitusajan ja tuotteen malliston perusteella. Mikäli jaksoa halutaan muuttaa, voidaan se tehdä syötön yhteydessä. Tilauskirjeelle tulostuvat infokenttä. Varastopaikka, johon tuote kirjataan tavaran saapuessa. Tilauslajin perustietojen mukaan varastoksi voidaan tuoda tuotteen tai edellisen rivin varasto. Varasto on pakollinen vasta saapumisen kirjauksessa. Tilausrivin verokanta tuodaan Toimittajan maatietojen mukaisesti riville. Sitä voidaan kuitenkin rivikohtaisesti muuttaa Varastot-välilehti Kenttien kuvaukset Tuote Väri Tilausriville valitun tuotteen tunnus Värisarakkeessa näkyvät kaikki tuotteen värit, joita on myytävissä oleviksi varastoiksi merkityissä varastoissa

17 Tyyppi Kaikki väri/tyyppi -yhdistelmät, joita on varastossa Varasto Varastotunnus, jossa tuotetta on Yhteensä Tuotteen yhteissumma varastossa 1 20 Tuotteen kokokohtaiset määrät varastossa Jos tilauslajin tiedoissa on merkintä, että ruudulla näytetään varastomäärät, näkyy tilausten syötössä silloin välilehti 3, jossa on rivitietoina kaikki käsiteltävänä olevan tuotteen varastotiedot. Jos jotain varastoriviä tupla-klikataan, vaihdetaan ko. väri/tyyppi/varasto silloin rivin tiedoiksi Vakiolajitelmat ja tuotekohtaiset lajitelmat Jos yleisparametrilla 01. Vakiolajitelmat käytössä on arvo Kyllä tai tuotekohtainen, tulee ruutuun kolme uutta kenttää: Lajitelma, Koko, Kollit. Tilattavia tuotteita voidaan tällöin käsitellä yhteen kuuluvina kokonaisuuksina eli pakettina eli lajitelmina. Lajitelmat voivat olla kiinteitä valmiiksi pakattuja kokonaisuuksia tai niiden sisällön voi ilmoittaa tilaussyötön yhteydessä. Kiinteät paketit voivat koostua useammasta eri tuoterivistä eli väri/tyyppi yhdistelmästä. Rivillä oleva hinta on aina yhden tuoteyksikön hinta ja se kerrotaan pakettiin kuuluvien tuotteiden lukumäärällä paketin arvoa laskettaessa. Uutta riviä syötettäessä tuotteelle mahdollisesti annettu oletuspaketti haetaan oletukseksi tilausrivisyöttöön. Vakiolajitelmat ja tuotekohtaiset lajitelmat eroavat toisistaan siinä, että niillä on eri perustiedot. Vakiolajitelmat perustetaan ilman tuotetietoa ja tuotelajitelmat tuotteittain. Vakiolajitelmat: Syötön yhteydessä eri pakettityypit erovat toisistaan seuraavasti: Kiinteä: Ainoastaan pakettien lukumäärä annetaan kenttään yhteensä. Ohjelma muodostaa tilauskantaan niin monta tilausriviä kuin vakiolajitelmassa on Värejä / Tyyppejä. Rivin muutos ja poisto pitää aina tehdä ensimmäiselle lajitelman riville. Ainoastaan yhteensä määrää voidaan muuttaa. Jos paketti halutaan muuttaa toiseksi paketiksi, pitää rivi poistaa ja syöttää uudelleen. Sekapakkaus: Kokokohtaiset kappalemäärät annetaan kuten normaalissa tilauksen syötössä. Kollien lukumäärä lasketaan. Kokokohtainen: Kokokohtaiset kappalemäärät annetaan kuten normaalissa tilauksen syötössä. Kollien lukumäärä lasketaan. Erona sekapakkaukseen on se, että ohjelma muuttaa kokokohtaiset määrät seuraavaan suurempaan paketin monikertaan ja antaa siitä ilmoituksen. Muuttuvat: Kokokohtaiset määrät eli paketin sisältö syötetään. Pakettien lukumäärä annetaan yhteensä kenttään. Kollien lukumäärän laskenta vaihtelee eri tyypeille yllä kerrotun mukaisesti. Lajitelmia käsiteltäessä silloin, kun pakettikenttään annetaan tunnus, jota ei löydy, ohjelma kysyy: Pakettia ei löydy, tehdäänkö asiakaspaketti. Vastauksella Kyllä, toiminta jatkuu. Kolli-kenttään syötetään pakettien määrä, kokolajitelmariville paketin sisältö ja paketin koko on lajitelmarivin summa. Kokonaismäärä on paketin koko * pakettien lukumäärä. Useampirivisiä vakiolajitelmia käytettäessä rivin muutos menee automaattisesti oikealle riville. Kiinteille paketeille voidaan syöttää pakettien lukumäärä kollit-kenttään, jolloin yhteensä määrä lasketaan = paketin sisältö kpl * pakettien lukumäärä. Toisaalta voidaan myös antaa kokonaistuotemäärä Yhteensä -kenttään, jolloin pakettien lukumäärä lasketaan = Yhteensä

18 määrä/paketin koko. Saatu luku pyöristetään ylöspäin kokonaisiksi. Näin yhteensä määrä voi myös muuttua, jos pyöristys joudutaan tekemään (= pakettien lkm * paketin koko). Tuotelajitelmat: Tuotelajitelmien tyypit ovat vapaa, rivikohtainen väri, rivikohtainen tyyppi, rivikohtainen väri + tyyppi, kiinteä väri, kiinteä tyyppi, kiinteä väri + tyyppi. Vapaan lajitelman väri, tyyppi ja määrät annetaan kaikki riviä syötettäessä. Rivikohtaiset lajitelmat muodostavat kukin vain yhden rivin tilaukselle. Jos kyseessä on värilajitelma, voidaan tyyppi valita vapaasti tilausriville (jos tyypit käytössä). Vastaavasti tyyppilajitelmalle valitaan väri syötön yhteydessä. Väri + tyyppilajitelmalle annetaan vain lukumäärä, montako tilataan. Kiinteät lajitelmat voivat kukin muodostaa useita rivejä tilaukselle. Kiinteälle värilajitelmalle voidaan valita tyyppi tilaukselle, ja tilaukseen muodostuu kaikki lajitelmassa olevat värit omiksi riveikseen. Vastaavasti tyyppi lajitelmalle valitaan väri ja väri + tyyppi lajitelmalle vain tilattu kappalemäärä Ohjelman tekemät päivitykset Ostotsikot Ostrivit Ostomemo Osttoimoso Ostdocoso Tuotevko Tuovari Nrosarjat Ostotilauksen otsikkotiedot. Ostotilauksen rivien tiedot. Otsikon muistiot tallentuvat tilausriville nolla ja rivien muistiot vastaavalle riville ostomemo-taulussa. Poikkeava toimitusosoite Dokumenttien toimitusosoite Tilatut määrät kirjataan tuotekohtaiseen viikkotilastoon tulossa oleviin määriin. Jos tilattavaa tuoteväriä ei ole perustettu, voidaan se tehdä syötön yhteydessä Jos ostotilauksella on määritelty oma numerosarja (tilauslajitiedoissa), sen viimeksi käytettyä numeroa ylläpidetään uuden tilauksen teon yhteydessä

19 6.2 Ostot myynneistä 32Ostmyy Yleistä Ohjelman tarkoitus on helpottaa ostotilausten tekemistä. Kun myyntitilaukset on tallennettu, voidaan niiden pohjalta muodostaa ostotilauksia ilman aikaa vieviä manuaalisia yhdistelyjä. Ohjelman ensimmäisellä välilehdellä annetaan ostotilaukselle muutamia yhteisiä perustietoja ( ruudun yläosa ) ja myyntitilauksia rajaavat tekijät (alaosa). Ennen varsinaisen ostotilauksen muodostamista voidaan rajausten mukaisesta myyntitilausaineistosta poistaa rivejä tai valita niistä vain osa Parametrit Erillisiä yleisparametreja ei ole. Huomaattava, että ostajaa sekä lähtö- ja toimituspäivää ei voi tässä kiinnittää, vaan ne on tehtävä normaalilla ostotilausten ylläpidolla tilauksen muodostuksen jälkeen. Myöskään rivikohtaisia kpl-määriä tai a-hintoja ei tässä voi muuttaa, vaan ne on tehtävä normaalilla ostotilausten ylläpidolla tilauksen muodostuksen jälkeen. Toimittajan oltava tuotteen perustiedoissa. Muilta toimittajilta tuotetta ei voi tilata. Tilauksen oltava toimittamatta(tilakoodi =1 ) Ei huomioi jo tehtyjä, tulossa olevia ostotilauksia vähennyksenä

20 6.2.3 Myyntitilausten rajaus Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Meno toimittaja-, tuote- tai asiakasselailuun Toim.Oso Meno poikkeavan toimitusosoitteen syöttöön. Jatka Siirrytään suoraan ostotilausvälilehdelle, josta voi palata tilausvälilehdelle tekemään lisärajauksia. Lopeta Lopetetaan ohjelma. Ohje Siirtyminen Dafon käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Ostotilauslaji Toimittaja Toimituspvm (Osto)tilauslaji, jolle syntyvät ostotilaukset kirjataan. Toimittajan koodi voidaan joko syöttää tai valita toimittajaselailusta. Huom! Toimittajan oltava kiinnitetty tuotteelle. Toimitusaika päivämäärämuodossa

21 Laskutus Laskutusasiakas. Toimitusaika Toimitusaika viikkona ilmaistuna. Tilauslaji Myyntitilauslaji, jonka tilauksia käsitellään. Agenttiväli Myyntitilauksilla olevan agenttitiedon mukainen rajaus. Toimitusaikaväli Myyntitilausten toimitusajat (-viikot), jotka otetaan mukaan ostotilaukselle. Tuoteväli Tuoteväli rajaa vielä edellistä massaa. Asiakasväli Asiakasvälillä voidaan vielä edelleen rajata myyntitilausmassaa. Muodostetut Ohjelmalla voi generoida peräkkäin useita ostotilauksia erilaisin pyyntöparametrein sulkematta ohjelmaa välillä. Generoitujen tilausten numerot näytetään ruudulla listan muodossa. Rajausten jälkeen voi joko siirtyä hiirellä kakkos-välilehdelle valitsemaan tilausrivejä ostotilaukselle tai jatka-napilla suoraan 3-välilehdelle kaikki rivit valittuna. Rivien sisältöön ei ole mahdollista tehdä muutoksia Myyntitilausten valinta Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta)

22 Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Valitse Kaikki Lopeta Ohje Siirtää aktiivisen rivin ostotilausehdotukseen (Ostotilausvälilehdelle). Siirtää kaikki näytössä olevat tilausrivi ostotilausvälilehdelle. Lopetetaan ohjelma. Siirtyminen Dafon käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Toimittaja Toimittajan nimi. Tuote Tilausrivin tuotetunnus. Lajitelma Tuotteen paketin tunnus (lajitelman tunnus). Väri Tuotteen väri Tyyppi Tuotteen tyyppi Laatuluokka Laatuluokan tunnus. kpl Pakettien kappalemäärä Yht Kokokohtainen yhteismäärä. Pakettimäärä huomioitu Kokokohtaiset määrät

23 6.2.5 Ostotilausten muodostaminen Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Poista Osto Lopeta Ohje Palauttaa aktiivisen rivin tilausvälilehdelle. Muodostaa ostotilaukset. Lopetetaan ohjelma. Siirtyminen Dafon käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Toimittaja Tilaus yht. yks. Tuote Lajitelma Väri Tyyppi Laatuluokka Toimittajan nimi. Ostotilauksen kokonaiskappalemäärä. Tilausrivin tuotetunnus. Tuotteen paketin tunnus (lajitelman tunnus). Tuotteen väri Tuotteen tyyppi Laatuluokan tunnus

24 kpl Pakettien kappalemäärä Yht Kokokohtainen yhteismäärä. Pakettimäärä huomioitu Kokokohtaiset määrät Muodostetut Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Lopeta Ohje Lopetetaan ohjelma. Siirtyminen Dafon käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Luettelossa näytetään muodostetut ostotilaukset

25 6.2.7 Ohjelman tekemät päivitykset Ostotsikot Ostrivit Ostoimoso Tilrivit Tuotevko / Tuoteviikko Luo ostotilausotsikot annettujen pyyntöparametrien ja toimittajan perustietojen avulla. Luo ostotilauksen rivit yhdistelemällä myyntitilauksien määrät. Poikkeavat toimitusosoitteet Tilausriville viedään muodostetun ostotilauksen numero. Tilatut määrät lisätään tuotekohtaiseen viikkotilastoon tulossa oleviin määriin

26 6.3 Ostotilauskirje / pysty Yleistä 32Ostvah Kun ostotilaus on tallennettu tilauskantaan, voidaan siitä tulostaa tilauskirje toimittajalle. Tilauskirje voi olla joko pysty- tai vaakatuloste. Pystylista on tekstiltään pienempää kuin vaakalista, eli siihen mahtuu enemmän rivejä sivulle. Yhdelle riville mahtuu tulostumaan 10 kokoa rinnan, joten lista on käyttökelpoisempi, jos yrityksessä on vain 10 kokoa käytössä. Vaakatulosteesta lisää seuraavassa luvussa Parametrit Tilauslajilla on perustiedoissaan valinta, tulostetaanko tämän ostotilauslajin tilauksista tilauskirje vai ei. Merkintää voidaan tilauskohtaisesti muuttaa otsikolla Tämä tilauskirjeen tulostus merkintä tallentuu myös tilauksen otsikolle. Käyttäjäkohtaiset tulostusmääritykset annetaan Parametrien ylläpidolla. Listojen joukosta valitaan lista OSTOVAHV. Määritys on tehtävä, jos raportin halutaan tulostuvan jollekin muulle kuin työaseman oletuskirjoittimelle. Mikäli raportin rivien lukumäärän kanssa on ongelmia, voidaan myös tulostettavien rivien lukumäärää pienentää DAFOn oletusarvoista. Ostotilauskirjeelle voidaan tulostaa tilauksen otsikkoon ja tilausriville kirjoitettuja muistioita. Muistiotyyppien perustiedoissa (tekstistatukset) on kerrottu, onko ko. muistio sellainen, joka tulostuu ostotilauskirjeelle

27 6.3.3 Tulostuksen pyyntöruutu Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Tulosta Logo Lopeta Ohje Meno toimittajaselailuun. Suoritetaan rajausten mukainen tulostus joko ruudulle tai kirjoittimelle Tulosteen vasempaan yläkulmaan voida valita mikä tieto sinne tulostetaan. Tämä valinta on käyttäjäkohtainen ja ohjelmakohtainen. Lopetetaan ohjelman suoritus DAFOn käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Tilauslaji Valitaan tulostukseen tilauslaji. Listassa ehdotettuna vain ostotilauslajit. Tällä hetkellä valinta <ei arvoa> puuttuu Tilausnumeroväli Annetaan tilausnumeroväli, jonka kirjeet halutaan tulostaa. Jos numeroväliä ei anneta, tulostetaan kaikki tilaukset, jotka toteuttavat muut kriteerit. Tilauspvmväli Tulostus voidaan rajata tilausotsikolla olevan tilauspäivämäärän mukaan. Päiväys annetaan muodossa pp.kk.vv. Tulostuskerta Tilausotsikolle on merkitty, onko ko. tilauksesta tulostettu jo tilauskirje vai ei. Tällä valinnalla voidaan valita esim. kaikki tulostamattomat tilauskirjeet

28 Kieli Ostaja Toimittaja Teksti Rivitaso Ruudulle Kirjoittimelle Kieli, jonka mukaisena tilauskirjeet halutaan tulostaa. Jos kieleksi valitaan <ei arvoa>, tulostetaan kirjeet toimittajan perustiedoissa olevalla kielellä. Tulostus voidaan rajata tietyn ostajan tekemiin tilauksiin. Valinnalla <ei arvoa> saadaan kaikkien ostajien tilaukset. Tulostus voidaan rajata tietyn toimittajan tilauksiin. Toimittaja voidaan valita ruutuun selailuikkunasta. Kun valinta on suoritettu, näytetään ruudulla toimittajan nimi ja tarkentava nimi. Voidaan kielittäin, maittain ohjata tulostuvaksi joitain vakiotekstejä ostotilaustulosteen loppuun. Tekstit perustetaan perustiedoissa 2 kohdassa laskun tekstit. Valinnalla kokoväli tulostetaan kaikki koot otsikkoon, riippumatta siitä onko niillä tilattuja määriä. Valinnalla Kokokoht. Tiedot tulostetaan vain ne koko-otsikot, joille on tilattuja kappaleita. Tilauskirje tulostetaan ruutuun. Kun tuloste on valmis, on se klikattavissa näkyviin ruudun alalaidasta. Kirjoittimelle-napilla voidaan ruudulla näkyvä tilaus tulostaa oletuskirjoittimelle. Tulostus tapahtuu kirjoittimelle. Parametrien ylläpidossa voidaan valita kirjoitin, johon tulostus tapahtuu Logo-ikkuna Tämä valinta on käyttäjäkohtainen ja ohjelmakohtainen. Ohjelmakohtaisuus toteutuu tallennettaessa ikkunan sisältö ensimmäisen kerran 10-versiossa. Esimerkiksi yrityksen yhteystietojen vaihtuessa se on päivitettävä. Päivitys tapahtuu helpointen siten, että laitetaan valintatäppä hetkeksi toiseen kohtaan ja sitten takaisin yritystiedoista kohtaan, jolloin uudet yhteystiedot haetaan kannasta. Ruudun toimintonapit Logo Kun tulosteelle on valittu tulostuvaksi yrityksen logo, voidaan kuvatiedoston nimi hakea ruutuun selailu-näppäimellä. Selailu menee

29 Lopeta normaaliin windowsin avaa-ikkunaan. Suljetaan ruutu ja palataan tulostuksen rajaustietoihin. Ruudun tiedot tallentuvat käyttäjäkohtaisesti. Kenttien kuvaukset Ei Yritystiedoista Logo Nimi Osoite Puhelin Tulosteen yläosaan ei tulosteta lainkaan yritystietoja. Tätä valintaa käytetään esim. silloin jos tuloste otetaan esipainetulle lomakkeelle. Tulostettavat tiedot haetaan ruutuun yrityksen osoitetiedoista. Tekstejä voidaan tämän jälkeen muuttaa ja tulostus käyttää näitä muutettuja tietoja. Tulosteen yläosan vasempaan nurkkaan tulostetaan yrityksen logo jostakin kuvatiedostosta. Kun tämä valinta on tehty, kerrotaan viereiseen kenttään kuvatiedoston nimi polkuineen. Tiedoston nimi voidaan hakea vieressä olevan selailunapin avulla. Tulosteelle tulevat kaksi ensimmäistä nimikenttää. Tulosteelle tulevat kaksi seuraavaa osoitekenttää. Osoiteosan viimeinen rivi, johon voidaan laittaa esim. puhelin ja faxnumerot Ostotilauskirje ruudulle

30 Kun tulostusvaihtoehdoksi on valittu ruudulle, voidaan tilauskirjettä katsoa ruudulla ilman paperille tulostusta. Tulosteen muodostuksen aikana ruutu ei ole näkyvillä, vaan kun tuloste on valmis saadaan se näkyville klikkaamalla kuvaketta ruudun alapalkista. Ruututuloste ei ole tarkka kopio paperille tulostuvista tiedoista mm otsikkotason muistio ja valittu vakioteksti puuttuvat. Ruudun toimintonapit Kirjoittimelle Sulje Ohje Selailunäppäimet annetuilla pyyntöparametreilla tulostettuihin tilauskirjeisiin. Ensimmäiseen, edelliseen, seuraavaan, viimeiseen Lista voidaan tulostaa ruudulta edelleen paperille. Palataan tulostuksen rajausikkunaan. DAFOn käyttöohjeisiin Tilauskirje kirjoittimelle Raportti katsottavissa tarkemmin nimellä Pystykirje.pdf. Listan kentät Otsikkotiedot: Yrityksen tiedot Tilausnumero Viitteemme Ostaja Maksuehto Logo-näppäimen perusteella tulostetaan yrityksen osoitetiedot, logo, agentin tiedot tai ei mitään. Määrittely on käyttäjäkohtainen ja ohjelmakohtainen Ostotilauksen numero ja tilauspäivämäärä Toimittajalle välitettävä viitetieto. Tilauksen ostajan nimi Maksuehdon tekstit tilauskirjeen kielellä

31 Toimitusehto Toimitusehdon teksti tilauskirjeen kielellä. Toimitustapa Toimitustavan teksti tilauskirjeen kielellä. Toimittaja Toimittajan numero, nimi ja osoite. Jos toimittajalla on annettu kirjeosoite, tulostetaan se. Toimitus Tilaajan nimet ja osoitteet. Rivitiedot: Rivi Ostotilauksen rivinumero Tuote Tuotteen tunnus Selite Tuotteen nimi Väri Tuotteen väritunnus Taika Tilausrivin toimitusaika muodossa vuosi (2 mrk) + toimitusaika (2 mrk). Tyyp Tuotteen tyyppitunnus * Kokolajitelmariville tulostetaan * tähän sarakkeeseen erotukseksi kappalemääristä Kokokohtaiset tilatut määrät. Ensimmäisellä rivillä 10 ensimmäisen koon kappalemäärät ja toisella mahdolliset seuraavat koot. Tilauksen mahdolliset alennusprosentit: otsikon alennukset 1 ja 2 sekä rivikohtainen alennus-% tulostetaan sarakkeisiin 6, 7 ja 8. Hinta Tilausrivin tuotteen yksikköhinta tilauksen valuutassa. Yht Tilausrivin tilatut määrät yhteensä. Toimittajan tuotekoodi, tuotenimi Toimittajan väri Summa Kpl Haetaan tuotteen perustietojen Vienti/Tuontilehdeltä, mikäli annettu Haetaan tuotteen perustietojen väritaulukosta, mikäli annettu Tilauksen arvo yhteensä valuutassa. Summasta on vähennetty ne alennukset, joista toimittajan kanssa on sovittu. Tilauksen tilatut määrät yhteen laskettuna. Mahdollisesti valittu vakioteksti tulostetaan viimeisen sivun alareunaan. Tilauskirjeen alareunassa oikeassa laidassa näkyvät tilausnumero ja sivunumero. Jos tilauskirje on useampi sivuinen, ei tilauksen otsikkotietoja toisteta muilla sivuilla Ohjelman tekemät päivitykset Otsotsikot Yriotsikko Merkitään ostotilauskirje tulostetuksi Yritystietojen tulostusvalinnat tallennetaan käyttäjäkohtaisesti

32 6.4 Ostotilauskirje / vaaka Yleistä 32Ostkir Kun ostotilaus on tallennettu tilauskantaan, voidaan siitä tulostaa tilauslomake toimittajalle. Vaakalista tulostaa kaikki mahdolliset 20 kokoa rinnakkain, joten se on selkeämpilukuinen kuin pystyversio listasta, jos kokoja on yli 10 käytössä. Lisäksi tulosteen kirjainkoko on suurempi kuin pystylistalla Parametrit Tilauslajilla on perustiedoissaan valinta, tulostetaanko tämän ostotilauslajin tilauksista tilauskirje vai ei. Merkintää voidaan tilauskohtaisesti muuttaa otsikolla. Tämä tilauskirjeen tulostus merkintä tallentuu myös tilauksen otsikolle. Käyttäjäkohtaiset tulostusmääritykset annetaan Parametrien ylläpidolla. Listojen joukosta valitaan lista OSTOKIRJ. Määritys on tehtävä, jos raportin halutaan tulostuvan jollekin muulle kuin työaseman oletuskirjoittimelle. Ostotilauskirjeelle voidaan tulostaa tilauksen otsikkoon ja tilausriville kirjoitettuja muistioita. Muistiotyyppien perustiedoissa (tekstistatukset) on kerrottu, onko ko. muistio sellainen, joka tulostuu ostotilauskirjeelle Tulostuksen pyyntöruutu

33 Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Tulosta Logo Lopeta Ohje Toimittajaselailuun Suoritetaan rajausten mukainen tulostus kirjoittimelle tai ruudulle Tulosteen vasempaan yläkulmaan voida valita mikä tieto sinne tulostetaan. Tämä valinta on käyttäjäkohtainen ja ohjelmakohtainen Lopetetaan ohjelman suoritus. DAFOn käyttöohjeisiin. Kenttien kuvaukset Tilauslaji Valitaan tulostukseen tilauslaji. Listassa ehdotettuna vain ostotilauslajit. Tällä hetkellä valinta <ei arvoa> puuttuu Tilausnumeroväli Annetaan tilausnumeroväli, jonka kirjeet halutaan tulostaa. Jos numeroväliä ei anneta, tulostetaan kaikki tilaukset, jotka toteuttavat muut kriteerit. Tilauspvmväli Tulostus voidaan rajata tilausotsikolla olevan tilauspäivämäärän mukaan. Päiväys annetaan muodossa pp.kk.vv. Tulostuskerta Tilausotsikolle on merkitty, onko ko. tilauksesta tulostettu jo tilauskirje vai ei. Tällä valinnalla voidaan valita esim. kaikki tulostamattomat tilauskirjeet. Kieli Kieli, jonka mukaisena tilauskirjeet halutaan tulostaa. Jos kieleksi valitaan <ei arvoa>, tulostetaan kirjeet toimittajan perustiedoissa olevalla kielellä. Ostaja Tulostus voidaan rajata tietyn ostajan tekemiin tilauksiin. Valinnalla <ei arvoa> saadaan kaikkien ostajien tilaukset. Toimittaja Tulostus voidaan rajata tietyn toimittajan tilauksiin. Toimittaja voidaan valita ruutuun selailuikkunasta. Kun valinta on suoritettu, näytetään ruudulla toimittajan nimi ja tarkentava nimi. Teksti Voidaan kielittäin, maittain ohjata tulostuvaksi joitain vakiotekstejä ostotilaustulosteen loppuun. Tekstit perustetaan perustiedoissa 2 kohdassa laskun tekstit. Ruudulle Tilauskirje tulostetaan ruutuun. Kun tuloste on valmis, on se klikattavissa näkyviin ruudun alalaidasta. Kirjoittimelle-napilla voidaan ruudulla näkyvä tilaus tulostaa oletuskirjoittimelle. Kirjoittimelle Tulostus tapahtuu kirjoittimelle. Parametrien ylläpidossa voidaan valita kirjoitin, johon tulostus tapahtuu. Värin nimi Valinnalla voidaan tulostaa tuotteen värin nimi värikoodin alapuolelle. Nimi haetaan tuotteen perustietojen väritaulukosta, mikäli annettu, muutoin värin perustiedoista. Toimittajan väri tulostetaan, mikäli se on tuotteen perustietojen väritaulukkoon annettu, riippumatta ko. ruksista Logo-ikkuna Tämä valinta on käyttäjäkohtainen ja ohjelmakohtainen. Ohjelmakohtaisuus toteutuu tallennettaessa ikkunan sisältö ensimmäisen kerran 10-versiossa. Esimerkiksi yrityksen