24.3.2015 klo 8.45 15.30 Microsoft talo (Keilalahdentie 4, 02150 Espoo) Espoo
Toimiala referenssi: Lahti Aqua Oy (video) kokonaisratkaisulle asetetut vaatimukset: Mahdollistettava asiakaspalveluun yhtenäinen ja joustava käyttökokemus palvelun tehostamiseksi Asiakastietojen kertasyöttö ja tehokkaat tietojen hakumenetelmät Kulutustietojen automaattinen siirtyminen laskutukseen ja reskontratietojen näkyminen asiakaspalveluun Konsernitasoa myöten talouden analysointiin ja raportointiin joustavuutta ja tehokkuutta
Lahti Aquan kokonaisratkaisu Mepcolta Kokonaisratkaisu koostuu seuraavista järjestelmistä: Microsoft Dynamics CRM Asiakkuudet, tuotteet ja hinnoittelu Asiakaspalvelu Sopimukset ja laskutusaineisto Integraatio Dynamics AX:iin ja mittausjärjestelmiin Kattavat konversiot Aqua Forumista Microsoft Dynamics AX Laskutus ja reskontra Taloushallinto Sähköinen laskutus ja perintäliittymä Raportointi ja kannattavuuslaskenta Liittymät on toteutettu hyödyntäen MS BizTalk teknologiaa. Lisäksi tulossa: Mepco Metrics Johdon raportointi ja Liiketoiminnan analysointi (k otto Q2/2015) Asiakasportaali
Kokonaisratkaisun kuvaus
Hankkeen toteutus: Hankekartoitus 02 04/2013 Aquan tavoitteet ja Mepcon POC niiden pohjalta Hankintasopimus 04/2013 Määrittelyt 05 07/2013 Käytiin läpi kahdessa eri kokonaisuudessa Microsoft Dynamics CRM asiakaspalvelun näkökulmasta Microsoft Dynamics AX taloushallinnnon näkökulmasta Lisäksi omat määrittelyt teknisestä toteutuksesta, liittymistä ja konversioista Koodaus, räätälöinti ja parametrointi > 08 12/2013 Käyttöliittymä, oleellisimmat toiminnot ja konversiot Aquan testiympäristön rakentaminen ja sovellusten asennus Sovellustestaus ja rinnakkaistestit Ensimmäinen hyväksyntätestausjakso Q1/2014 Tarkennukset ja jatkokehitys Q2/2014 Scope muutos (myre ulkoistus) lisätyöt ja Forum konversiot tuotantokannasta Q3/2014, runsaasti testausta Testausta ja koodin viimeistelyä, tuotantokäytön aloituksen valmistelut, lopulliset Forum konversiot Q4/2014 Käyttöönotto 2.1.2015, ensimmäinen laskutusajo 9.1.2015
Asiakkaan perustaminen Rakennuttaja rakentaa Käyttöpaikkaan omakotitalon, tarvitsee rakennukseen veden Rakennuttaja on uusi eikä järjestelmästä löydy ko. yritystä Luodaan uusi asiakas Uuden asiakkaan perustaminen Tietosisältö Asiakkaan perustaminen
Sopimusten luonti Jotta vedenjakelu voidaan aloittaa, tarvitaan sopimussuhde Juuri luotu asiakasyritys kytketään Käyttöpaikkaan asiakkaaksi Asiakkaalle luodaan Liittymis ja käyttösopimus sekä Laskutusperuste
Mittalaitteen kytkentä Jotta tiedetään mitä laskutetaan, tarvitaan käyttöpaikalle mittalaite Luodaan uusi mittalaite & kytketään se käyttöpaikkaan
Omistajan vaihto Rakennuttaja myy kohteen varsinaiselle asukkaalle. Rakennuttajan sopimussuhde päätetään, uudelle asukkaalle tarvitaan uusi sopimus. Ajetaan työnkulku, joka tekee tietueisiin tarvittavat muutokset Luodaan loppulasku rakennuttajalle Omistajan vaihtuminen
Lukematietojen vastaanotto Lukematietoja vastaanotetaan eri kanavista: itseilmoituskortit, sähköposti, wwwlomakkeet, puhelut Asiakas soittaa ja ilmoittaa lukeman, syötetään ilmoitettu lukema järjestelmään. Lukematietojen käsittely
Laskutus Järjestelmästä luodaan laskuaineisto aiemmin syötettyjen lähtötietojen perusteella. Luodaan liittymislasku, arviolasku, tasauslasku sekä massalaskutus Laskuttaminen Lahti Aqua CRM käyttötapaukset: laskutus CRM osuus AX osuus Laskutusryhmien muodostus Laskutettavan kauden anto ja laskutuserien muodostus Menneiden vuosien kulutusmäärien laskenta Tulevien eräpäivien ja summien laskenta Laskutustapahtumien siirto AX:iin Lukema, ja muut asiakkaan liittymä ja sopimustiedot CRM:stä Laskutusryhmät CRM:ssä Laskutuskausitiedot CRM:stä Laskutettavan kauden laskutuserät CRM:ään Kulutusmäärien luku CRM:stä Arvioeräpäivät ja summat CRM:ään AX laskutus
Rakennuttaja rakentaa talon kohteeseen, tarvitsee vesisopimuksen Tarkennetaan Käyttöpaikan tiedot Luodaan Liittymis ja Käyttösopimus Luodaan Laskutusperuste Liitetään rakennuttaja Käyttöpaikan asiakkaaksi (asiakkuus jo olemassa) Tulostetaan sopimusdokumentti Luodaan yksittäinen liittymislasku
Saadaan tieto tulevasta käyttöpaikasta rakennusvalvonnasta, perustetaan uusi käyttöpaikan valmiiksi
Asennustyöt sopimuksen luonnin yhteydessä Tehdään työtilaus asennuspalvelulle
Asennuspalvelun työnjohto ottaa työtilauksen vastaan, aikatauluttaa asennuksen
Asentaja tekee asennustyöt, kytkee mittalaitteen käyttöpaikalle (CRM dialogi)
Laskutus saa ilmoituksen valmistuneesta asennustyöstä, siirtää kohteen varsinaiseen laskutukseen
Talo valmis, omistus siirtyy uudelle asiakkaalle Rakennuttaja myy kohteen asiakkaalle, jota ei ole vielä luotu. Luodaan uusi asiakas, jonka tiedot siirtyy AX:iin. Omistajanvaihto dialogilla: loppulukeman syöttö automaattinen sopimusten päättäminen Uusien sopimusten automaattinen luonti Loppulaskun luonti rakennuttajalle Uusi asiakas massalaskutukseen
Massalaskutuksen suunnittelu Eri laskutyypit Aikarajaus Käyttötiedote laskujen mukana
Itseilmoituskorttien lähetys & vastaanotto
Laskulla lukuisia osoitekenttiä eri tarpeisiin
Laskujen selailu sekä tietojen nopea & helppo haku CRM:n helpolla hakutoiminnallisuudella voidaan: hakea kohde käyttöpaikan numerolla, osoitteella, sopimusnumerolla, asiakkuudella jne.
CRM:ään upotetut AX näkymät Upotetut AX näkymät helpottavat asiakaspalvelun työtä asiakkaiden laskuihin liittyvissä kyselyissä CRM käyttäjällä on käytössään neljä eri AX näkymää asiakkaan tiedoissa. Asiakkaan laskutapahtumat Avoin saldo Korkolaskelmat Maksusuunnitelmat
Dynamics AX Sähköinen laskutus Mepcon Finvoice komponentti mahdollistaa sähköisen laskutuksen. Sähköisen laskutuksen kautta on mahdollista lähettää myös suoraveloitukset korvanneita suoramaksuja kuluttaja asiakkaille. Myös paperilaskuasiakkaiden laskut voidaan toimittaa operaattorille sähköisesti, jolloin operaattori huolehtii laskujen tulostamisesta. Vesilaitostoteutuksessa myös pikalaskut ovat operaattorin kautta lähitulostimelle kierrätettyjä sähköisiä laskuja. Sähköisen laskutuksen lisäominaisuutena on saatavissa myös Ilmoittamispalvelu komponentti, jonka avulla asiakkaat saavat verkkopankissaan tiedon mahdollisuudesta vastaanottaa laskut sähköisessä muodossa.
Sähköinen laskutus, käyttötavat + Mepcon Finvoice komponenttia voidaan käyttää laskujen lähettämisessä kolmella tavalla, joista valitaan asiakkaalle laskun lähetystapa Lasku lähetetään sähköisessä muodossa operaattorille, joka tulostaa laskun ja lähettää sen asiakkaalle paperilla Lasku toimitetaan sähköisessä muodossa asiakkaan verkkopankkiin Lasku toimitetaan konekielisenä asiakkaan reskontraan Jokainen lähetyserä saa oman seurantanumeronsa, jonka avulla laskuja on helppo hakea järjestelmästä ja tarvittaessa esimerkiksi lähettää uudelleen
Dynamics AX Myyntireskontra Päivittäiset toiminnot Asiakasrekisterin ylläpito Vapaatekstilaskut Intuitiivinen käyttöliittymä Tuottojen jako laskentakohteille Toistuvaislaskutus Laskujen korjaus ja hyvitys Viitesuoritukset ja manuaaliset kohdistukset, Hyvitysten palautukset Avointen tapahtumien muokkaus Siirtyvien erien hallinnointi Tapahtumien ja saldojen näkymät Kausittaiset toiminnot Kurssioikaisut Korko ja maksukehotukset Perintä Raportit Asiakkaan perustietojen raportit Asiakkaan tapahtumaraportit Asiakkaan statusraportit Asiakkaan ulkoiset raportit
Dynamics AX Luotonvalvonta ja korkolaskutus + Collections näkymä Asiakastapahtumien värikooditus (maksukehotus, korkolasku) Luottorajan seuranta Maksukehotukset Useita perintäkertoja ja tapoja Perintäkertojen päivitys tulostettaessa Perinnän esto Korkolaskutus Joustavat koronlaskentatavat Korkolaskujen kirjaaminen Perintäkulut korkolaskulle Multiple rate toiminto Perinnän esto Mepco Perintä liittymä perintätoimistoille
Dynamics AX Myyntireskontran perintäliittymät Perintäliittymällä saadaan perintätoimistolle lähetettävät laskut koottua tiedostoon, tuloksena on sähköinen perintäaineisto lähetettäväksi eteenpäin Muutosaineistoliittymällä saadaan perintätoimistolle koottua ohisuoritukset asiakkaalta ohi perintätoimiston tulleet suoritukset tiedostoon Sähköinen perinnän muutosaineisto lähetetään perintätoimistolle, ja näin saatetaan tiedoksi laskutapahtumat, joille on saatu suoritus ja joiden perintä voidaan lopettaa
Dynamics AX Taloushallinto Kirjanpito ja reskontrat Kirjanpitokirjausten säännöt, rajoitusket, automatiikka Reskontrien seurattavuus ja täsmäytys Valmiit rajapinnat kirjanpidon tapahtumien tuontiin ja perustietojen vientiin Pankkitapahtumat, palkkakirjanpito, ostolaskujen kierrätysjärjestelmä Tilikartta, dimensiot, toimittajat Monivaluuttakäsittely kirjanpitotileillä Valuuttakurssien ylläpito Kausittaiset kurssiajot Täydellinen Audit trail Budjetointi Konsolidointi, ja automaattiset eliminointikirjaukset Käyttöomaisuuskirjanpito Keskeneräinen käyttöomaisuus projektinhallinnalla Ulkoinen ja sisäinen laskenta Joustavat laskentadimensiot Vyörytys Monipuolinen taloushallinnon raportointi
Dynamics AX Kirjanpito Päivittäiset toiminnot Tapahtumien syöttö kirjauskansiossa Tositemallit Palautustapahtumat Tapahtumien ja saldojen näkymät Tilien sekä dimensioiden tiliöinti ja kohdistussäännöt Kausittaiset Valuuttakurssiajot Arvonlisäveromaksut Kausien sulkeminen Tilikauden päättäminen Vyörytys Kyselyt ja raportit AX raporttigeneraattori (mm. Tuloslaskelma ja Tase) Kirjanpidon tapahtumaluettelo Pääkirja ja päiväkirja Arvonlisäveroraportointi Tositetapahtumat
Dynamics AX Mepco Geneerinen + Talouden valmiit rajapinnat: KIRJANPITO Tuonti Kirjanpitotapahtumat Pankkitapahtumat Ostolaskut kierrätysjärjestelmästä Palkkatapahtumat Kirjanpitobudjetti Vienti Toimittajatiedot Kirjanpitotilit Dimensiot OSTORESKONTRA
Dynamics AX Ostoreskontra Päivittäiset tehtävät Toimittajien perustaminen Ostolaskujen kirjaaminen Maksut toimittajille Avointen tapahtumien muokkaus Tapahtumien ja saldojen näkymät Kausittaiset tehtävät Kurssioikaisut Raportointi Toimittajan perustiedot Toimittajan tapahtumatiedot Toimittajan statustiedot Toimittajan tilastotiedot Linkitetyissä toimittaja tapahtumissa nähdään reskontrassa tapahtumaan liittyvät kirjaukset värikoodein
Mepco Metrics: Yhteenveto Lahti Aqua Oy:lle
Tiedolla johtamisen ratkaisuna Mepco Metrics Mepco Metrics on Business Intelligence ratkaisu, jonka avulla liiketoimintatietoa voidaan älykkäästi käyttää johtamiseen, ohjaamiseen ja päätöksentekoon. Mepco Metrics sisältää: valmiita raportteja, graafeja ja tunnuslukuja tietojen seurantaan ja analysointiin yritysjohdon näkymät nopeaan tiedon seuraamiseen uusimmat työkalut tehokkaaseen raporttien luomiseen, muokkaamiseen ja tiedon analysointiin valmiuden roolipohjaiseen raportointiin valmiuden mobiilikäyttöön
Liiketoimintatekijät Tehostaa toimintaa Oikeat työkalut työntekijöiden käytössä Valmiit raportit, graafit ja tunnusluvut Selkeä käyttöliittymä Nopea tiedon saanti Mobiilikäyttö Tehostaa kontrollia Määritetyt mittaristot ja kojelaudat Oikean tiedon jakaminen oikeille henkilöille oikeaan aikaan Vähentää virheitä Integraatiot suoraan tietovarastoon Samat mittaristot ja tunnusluvut koko organisaation käytössä Pienentää kustannuksia Keskittyminen raporttien tuottamisen sijaan tiedon analysointiin Tehottomien liiketoimintaprosessien tunnistaminen
Mepco Metrics Kirjautuminen Mepco Metricsiin kirjaudutaan selaimen kautta. Tuetut selaimet: IE8 tai uudempi Google Chrome Mozilla Firefox Safari
Mepco Metrics Näkymät Näkymän valinta Filminauha Graafiset raportit Graafiset raportit Tunnusluvut KPI mittarit
Havainnolliset ja graafiset raportit Graafiset raportit raportoinnin filminauha Yritys ja operatiivisen johdon tarpeisiin Valmiit ja käyttäjäystävälliset raportit talouslukujen seurantaan Raportoinnin tarkka kohdentaminen seurantadimensioiden mukaan
Graafiset raportit Tunnusluvut Graafiset raportit Tunnusluvut Liikevaihto vs. budjetti Liikevaihto yksiköittäin Liikevoitto (EBITA) Liikevoitto (EBITA) yksiköittäin Liikevaihto vs. edellinen vuosi KPI mittarit
Talouden KPI -mittaristot Talouden keskeisimmät KPI mittaristot valmistot valmiina: Liikevaihto vs. budjetti Liikevoittoprosentti (EBITA) Quick Ratio Omavaraisuusaste Myyntikateprosentti Liikevaihdon muutos, kuluva vuosi vs. edellinen Current ratio Kokonaispääoman tuottoprosentti (ROA)
Porautuminen KPI mittarin tietoon Tuplaklikkaamalla mittaria pääsee porautumaan dimensio- ja tilitietoihin
Graafiset raportit Liikevaihto Graafiset raportit Liikevaihto raportti Esitettynä toteuma ja edellisen vuoden toteuma 12 kk rullaavasti taaksepäin Näkymässä on mahdollisuus tehdä vuosi, kuukausi ja dimensio valintoja
Graafiset raportit TOP 10 Asiakkaat Graafiset raportit Top 10 Asiakkaat Esitettynä toteuma 12 kk rullaavasti taaksepäin Näkymässä on mahdollisuus tehdä vuosi, kuukausi ja dimensio valintoja
Graafiset raportit Kulut Graafiset raportit Kulut Esitettynä toteuma ja edellisen vuoden toteuma 12 kk rullaavasti taaksepäin Näkymässä on mahdollisuus tehdä vuosi, kuukausi ja dimensio valintoja sekä valita kululaji
Analyysiraportit Analyysiraportit ovat controller tyyppistä analysointia varten Operatiiviset raportit Valmiit ja muokattavat PoverPivot raportit Talouden analyysit PowerView raportit Viralliset raportit Talouden viralliset raportit Muut dokumentit Dokumenttien liittäminen dokumenttikirjastoon
Valmiit Analyysiraportit Operatiiviset raportit PowerPivot raportit Kuukauden toteuma vs. budjetti Liiketoimintayksikkö vertailu Tase Toteuma vs. Budjetti Tuloslaskelma asiakkaittain Tuloslaskelma
PowerPivot raportit PowerPivot raportit Porautuminen tiedon lähteelle aina tapahtumalle saakka Raporttien muokkaukset käyttäjän toimesta ja tallennus muiden käyttäjien saataville Datakuution käyttäminen raporttien tekemisessä
Valmiit Analyysiraportit Talouden Operatiiviset analyysit raportit PowerView PowerPivot raportit Kuukauden toteuma vs. Henkilöstökulut vs. budjetti edellinen vuosi Liiketoimintayksikkö Liikevaihto vertailu vs. budjetti liiketoiminta yksiköittäin Tase Liikevaihto Toteuma vs. vs. Budjetti budjetti Liikevaihto Tuloslaskelma vs. edellinen asiakkaittain vuosi Tuloslaskelma Tase erät Luo uusi PowerView raportti
PowerView raportit PowerView raportit Havainnolliset PowerPivot raportit hyödyntäen datakuution tietoja Käyttäjä voi itse tehdä ja lisätä raportteja Metricsiin Raporttien tallentaminen suoraan powerpoint esityksiin, jotka voidaan päivittää interaktivoimalla powerpoint datakuution tietohin Tuoreella datalla päivitettävät PowerPoint esitykset johtoryhmän ja hallituksen kokouksiin