1 TARJOUSPYYNTÖ 19.9.2011 HELSINGIN KAUPUNGIN NUOHOUSPALVELUT Avoin menettely 1. Hankinnan perustiedot Hankinnan kohde / kohteet Hankintamenettely Hankintailmoitus Helsingin pelastuslaitos pyytää tarjouksia pelastuslain 379 / 2011 nuohousta koskevien säädösten mukaisesta tulisijojen ja savuhormien puhdistamisesta Helsingin kaupungin alueella. Hankinnan kohteet ovat: - Keskisen alueen nuohouspalvelut - Läntisen alueen nuohouspalvelut - Itäisen alueen nuohouspalvelut. Jokaisesta hankinnan kohteesta on tehtävä oma tarjous, jos tarjoaja haluaa tehdä tarjouksen usempaan kuin yhteen hankinnan kohteeseen. Hankinnan kohteiden tarkemmat kuvaukset ja määrittelyt ilmenevät liitteestä 1. Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista 30.3.2007/348. Hankintamenettely toteuteaan Avoimena menettelynä. Kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on 26.5.2011 julkaistu ennakkoilmoitus ja 16.9.2011 hankintailmoitus Internet-osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoitus on lähetetty julkaistavaksi HILMA -tietokantaan 16.9.2011. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa pelastuslaitoksen Internet -sivuilta osoitteesta http://www.hel.fi/nuohous 19.9.2011 lukien. Sopimusehdot ja sopimuksen syntyminen Tässä hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lainsäädäntöä sekä Julkisen hankinnan yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009, Palvelut.) Nuohoojan kelpoisuudesta on säädetty pelastuslain 379 / 2011 63 :ssä. Nuohoustoimessa noudatetaan nuohouspalvelusopimusta, joka solmitaan yksityisen palveluntuottajan kanssa. Sopimuskausi on neljä (4) vuotta. Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi tammikuussa 2012. Nuohoussopimuksen voimassaoloaikaa voidaan pelastuslautakunnan päätöksellä jatkaa korkeintaan kaksi (2) vuotta (optiokausi) alkuperäistä toimitusta vastaavilla ehdoilla. Päätös option käytöstä on tehtävä 3 vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä.
2 Liitteenä 2 olevassa sopimusluonnoksessa mainitut keskeiset sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä,kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankinnasta tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Palveluntuottaja sitoutuu liitteenä olevaan nuohoussopimusluonnoksen mukaisiin ehtoihin. Oikeus vähäisiin muutoksiin pidätetään. Sopimusehdot on määritelty sopimusluonnoksessa (liite 2) Tarjouksen tekeminen Tarjous tulee antaa liitteenä 4 olevalla tarjouslomakkeella. Mikäli tarjouksenantaja tekee tarjouksen useammasta kuin yhdestä nuohousalueesta, tulee jokaista haettavaa nuohousaluetta kohden tehdä oma erillinen tarjous omine liitteineen. Tarjous on toimitettava kahtena (2) kappaleena suljetussa kirjekuoressa, joka on varustettu merkinnällä Nuohouspalvelutarjous 11 osoitteeseen HELSINGIN KAUPUNGIN PELASTUSLAITOS Hallintotiimi PL 112 00099 Helsinki (Agricolankatu 15 A, 00530 Helsinki) Tarjousten jättöaika päättyy 17.10.2011 klo 15:00. Tarjoukset on laadittava suomen kielisenä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 1.2.2012 saakka. Myöhässä saapuneet tarjoukset hylätään. Hankintayksikkö Hankintayksikkö on Helsingin kaupunki, pelastuslautakunta. Diaarinumero ja asian valmistelija Tarjouspyynnön diaarinumero: HEL 2011 004371 Asian Valmistelija: Seppo Sihvonen, valvontayksikön päällikkö 2. Tarjoajan soveltuvuuden arvioinnin periaatteet 2.1 Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 53 :n pakollinen poissulkemisperuste
3 2.2 Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jäljempänä tarjouspyynnön 3.2 kohdassa mainittu hankintalain 57 :n poissulkemisperuste (rekisteritiedot) 2.3 Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 54 :n harkinnanvarainen poissulkemisperuste 2.4 Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos hän tai hänen alihankkijansa ei täytä hankintayksikön asettamia kohdan 4 mukaisia soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia; 3. Poissulkemisperusteet ja erikseen pyydettävät selvitykset Hankintayksikkö pyytää kohdissa 3.1 ja 3.2 mainitut todistukset ja selvitykset vain niiltä tarjoajilta, jotka näyttävät alustavan tarjousvertailun perusteella voittavan tarjouskilpailun. Kaikki kohdissa 3.1 ja 3.2 mainitut todistukset ja selvitykset saavat olla enintään 3 kuukautta vanhoja. Määräaika lasketaan siitä, kun hankintayksikkö on vastaanottanut kyseiset asiakirjat. 3.1 Verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen Tarjoajan on toimitettava hankintayksikölle pyynnöstä seuraava selvitys itsestään ja jäljempänä kohdassa 5 ilmoittamistaan alihankkijoista: Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Jollei tarjoajan sijoittautumismaassa anneta edellä tarkoitettuja otteita tai todistuksia, niiden sijasta näytöksi hyväksytään tarjoajan edustajan sijoittautumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. 3.2 Rekisteritiedot Tarjoajan on toimitettava hankintayksikölle pyynnöstä seuraava selvitys itsestään ja jäljempänä kohdassa 5 ilmoittamistaan alihankkijoista: Kaupparekisteriote
4 Ennakkoperintärekisteriote tai muu veroviranomaisen antama kirjallinen selvitys ennakkoperintärekisteriin merkitsemisestä Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava pyynnöstä ja siinä esitetyssä määräajassa vastaavat tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella. 4 Tarjoajan soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ja tarjoukseen liitettävät selvitykset 4.1 Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne Vaatimus 1 Tarjoajalla on oltava hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävät taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa seuraava selvitys: Tarjoajan tilinpäätösasiakirjat edelliseltä tilikaudelta. Mikäli tarjoaja ei voi toimittaa tilinpäätöstietoja, koska yritys on vasta aloittanut toimintansa, tarjoajalla on mahdollisuus toimittaa selvitys vakavaraisuudestaan ja maksukyvystään muulla hankintayksikön hyväksymällä tavalla. Lisäksi hankintayksikkö varaa itselleen oikeuden tarkistaa tarjoajan luottotiedot näitä tietoja ylläpitäviltä yrityksiltä. Vaatimus 2 Tarjoajalla on oltava toiminnanvastuuvakuutus nuohoustyössä mahdollisesti asiakkaalle tai muulle kolmannelle osapuolelle aiheutuneiden vahinkojen korvaamiseksi. Tarjoukseen on liitettävä vakuutusyhtiön todistus vastuuvakuutuksen ottamisesta sekä vakuutusmaksujen maksamisesta tai vaihtoehtoisesti tarjoajan vakuutus siitä, että se ottaa vastuuvakuutuksen ennen kuin palvelun tuottaminen alkaa. Vaatimus 3 Tarjoajalla on oltava vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta (lakisääteinen tapatur-
5 mavakuutustodistus, työttömyysvakuutustodistus ja ryhmähenkivakuutustodistus). 4.2 Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys Vaatimus 1 on esitetty myös edellytyksenä hankinnan kohteiden kuvauksessa Vaatimus 1 Kaikkiin kilpailutuksen alla oleviin nuohousalueisiin, kuhunkin omanaan edellytetään palveluntuottajalta vähintään neljää (4) päätoimista tarjouksen yhteydessä nimettyä nuohoustyötä itsenäisesti suorittavaa nuohoojaa, joista yhden tulee olla nuohoojamestaritutkinnon suorittanut nimetty työnjohdollinen henkilö ja joista enintään yksi saa olla oppisopimuskoulutuksessa oleva henkilö. Pelastuslain 63 :ssä on nuohoojan kelpoisuusvaatimukseksi asetettu nuohoojan ammattitutkinto. Tarjoajan on nimettävä tarjouksessaan päätoimiset nuohoojat ja työnjohdollinen nuohoojamestari sekä liitettävä tarjoukseen nimettyjen henkilöiden tutkinto- ja työtodistukset, joista ilmenee että henkilö on kelpoinen toimimaan nuohoojana itsenäisesti. 5 Alihankinta 5.1 Alihankinnasta ilmoittaminen ja alihankinnan kuvaaminen Tarjoajan on tarjouksessaan: - ilmoitettava, minkä osan sopimuksesta se aikoo antaa alihankintana kolmannelle taholle sekä kuvattava alihankkijan em. osuus yksityiskohtaisesti ja - nimettävä ehdotetut alihankkijat. Tarjoaja vastaa alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Ilmoitettuja alihankkijoita ei saa ilman pelastuslaitoksen kirjallista lupaa muuttaa sopimuskauden aikana. 5.2 Alihankkijan soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ja tarjoukseen liitettävät selvitykset Vaatimus 1 Alihankkijaa koskevat samat kohdan 4.2 mukaiset vähimmäisvaatimukset kuin päätarjoajaa. 6 Tarjouksen tekemistä koskevat ohjeet 6.1 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
6 Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. a. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. b. Tarjouksen ehdottomat muotovaatimukset Tarjous on tehtävä 2 kappaleena kirjeitse, suomen kielellä. Jos tarjoaja hakee samanaikaisesti useampaa aluetta, on jokaisesta haettavasta alueesta jätettävä omat pyydetyin liittein varustetut tarjoukset ja selvästi ilmoitettava mahdollinen etusijajärjestys. Jokaisen kolmen nuohousalueen osalta tehdään oma tarjousvertailu. Jokaiselle alueelle valitaan yksi palveluntuottaja. Tarjouksessa on selvästi ilmoitettava mitä aluetta tarjoaja hakee. 6.2 Tarjousten vertailua varten toimitettavat tiedot Tarjousten vertailuperusteet on määritelty jäljempänä kohdassa 7. Tarjousten vertailua varten tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa alla mainitut selvitykset : Työnjohtajaksi nimetyn nuohoojamestaritutkinnon jälkeinen nuohousalan työkokemusaika sekä kunta-/kunta-aluetieto kuukauden tarkkuudella. Työtodistusjäljennökset on toimitettava pyydettäessä. Selvitys sopimuksen mukaiseen nuohoukseen varatusta itsenäisesti nuohoustyötä tekevästä minimivaatimuksen (1+3) ylittävästä henkilöstöstä. Ilmoita heidän henkilötiedot, nuohousalan pätevyys ja työpanoksen laajuus (kokoaikainen/oppisopimuskoulutus/osa-aikainen/tilapäinen). Todistusjäljennökset on toimitettava pyydettäessä. 6.3 Tarjoushinnan ilmoittaminen (nuohousmaksun määräytyminen) Alueen pelastustoimi päättää nuohouksesta perittävästä maksusta. Helsingin kaupungin alueella kiinteistöjen lakisääteisen nuohoustyön maksuperusteena on Helsingin kaupungin pelastuslautakunnan vahvistama nuohoustaksa (liite 1A). Katso lisäksi liite Nuohousmaksun muodostumisen periaatteet (liite 1B). Nuohouspalvelun tuottajalla ei ole oikeutta periä muita maksuja lakisääteisestä tulisijojen nuohouksesta. Pelastuslaitoksella ei ole nuohouspalvelujen tuottamiseen liittyviä maksuvelvoitteita.
7 6.4 Osatarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä 6.5 Hankinta-asiakirjojen julkisuus ja tarjoajan liikesalaisuudet Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Hänellä ei kuitenkaan ole tietojen saantioikeutta liike- ja ammattisalaisuuksiin. Tarjoajan on ilmoitettava liikesalaisuuksinaan pitämänsä tarjouksen tiedot erillisellä liitteellä. Kaupunki harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen vertailussa käytettävää tietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. 6.6 Tarjouksen tekemiseen liittyvät muut ehdot ja ohjeet Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjouskuoreen pitää merkitä sana Nuohouspalvelutarjous 11. 6.7 Tarjoajan sähköisen yhteystiedon ilmoittaminen Tarjoajan on mahdollisuuksiensa mukaan ilmoitettava tarjouksessaan ensisijaisesti sähköpostiosoitteensa ja toissijaisesti telefaksi numeronsa hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten. Pyydetty yhteystieto on ilmoitettava tarjouksessa omana kohtanaan.
8 7 Tarjousten vertailu Parhaan tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjousten vertailu tehdään aluekohtaisesti kutakin aluetta hakeneiden kesken. Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, vertaillaan alla esitettyjen arviointiperusteiden avulla. Kokonaistaloudellinen edullisuus ratkaistaan painoarvoltaan seuraavien vertailuperusteiden mukaan: Esimieheksi nimetyn nuohoojamestarin ammatillinen työkokemus. Nuohoojamestaritutkinnon jälkeinen tutkintoa vastaava työkokemus; tehtävä, kunta / kunta-alue ja aika ilmoitettava kuukauden tarkkuudella ja osoitettava työtodistuksin. Osa-alueen arvioinnissa painotetaan kokemuksen pitkäaikaisuutta sekä kunta-alueen kokoa. Tässä pääkohdassa annetaan pisteitä 0-3p. Painoarvo 65%. Sopimuksen mukaiseen nuohoukseen varattu henkilöstö. Minimivaatimuksen (1+3) ylittävä henkilöresurssi vertaillaan. Osa-alueen arvioinnissa painotetaan ilmoitetun lisäresurssin kokoa (henkilöiden määrää ja työpanoksen laajuutta).tässä kohdassa pisteitä annetaan 0-3p. Painoarvo 35%. Vertailukohtien pisteytys tehdään absoluuttisina pisteinä 0-3 / pääkohta. Kunkin kohdan pisteitä käsitellään omanaan seuraavan laskentakaavan mukaan: Tarjoajien vertailupisteet lasketaan kunkin vertailuperusteen osalta erikseen seuraavasti: Eniten ao. vertailuperusteesta absoluuttisia pisteitä saanut tarjoaja (X), saa vertailuperusteen painoarvon prosenttiluvun osoittaman määrän vertailupisteitä. Muiden tarjoajien vertailupisteet lasketaan jakamalla heidän (Y) absoluuttisten pisteidensä määrä eniten absoluuttisia pisteitä saaneen tarjoajan (X) absoluuttisella pistemäärällä, ja jaon osamäärä kerrotaan painoarvon prosenttiluvulla. Laskukaava on siten seuraava (Y / X) x (vertailuperusteen painoarvon prosenttiluku). Esimerkki: Esimieheksi nimetyn nuohoojamestarin ammatillinen työkokemus: absoluuttisia pisteitä 0-3, painoarvo 65 % Tarjoaja X saa vertailussa eniten absoluuttisia pisteitä, joiden määrä on 3. Tarjoaja Y saa vertailussa 2 absoluuttista pistettä. X saa siis 65 vertailupistettä Y saa 2/3 x 65 = 43,33 vertailupistettä, koska mallin mukaan vertailupisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella. Lopuksi pääkohtien pisteet lasketaan yhteen. Vertailu lasketaan pääkohtien yhteissumman perusteella. Tasapisteissä ratkaisee korkeimman painoarvon pisteparemmuusjärjestys.
9 Edellä kohdassa 6.2 on ilmoitettu, mitä tietoja tarjoajan on toimitettava tarjouksensa liitteenä tarjousten vertailua varten. 8 Tiedottaminen Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa 29.9.2011 mennessä sähköpostiosoitteeseen jukka.laiho@hel.fi Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viite Nuohouspalvelutarjous 11. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan sähköisesti osoitteessa http://www.hel.fi/nuohous viimeistään 5.10.2011. Tarjouspyynnön mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan edellä mainitussa Internet-osoitteessa samalla kun edellä mainitut vastaukset julkaistaan. 9. Hankintapäätös Tarjouksen pyytäjä ei ole velvollinen hyväksymään mitään tarjousta. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Kaupunki voi perustellusta syystä jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjousten vertailun tuottaman tuloksen ollessa tasan paremmuus ratkaistaan vertailukohteiden painoarvoissa tärkeimmän painoarvon perusteella. Jos nämäkin ovat tasan ratkaistaan toiseksi tärkeimmän perusteella ja niin edelleen. Jos paremmuus ei näinkään ole selvillä, hankintayksikkö suorittaa valinnan harkintansa mukaan parhaaksi katsomallaan hakijoita syrjimättömällä tavalla. Helsingissä 19.9.2011 Kari Virtanen pelastuskomentaja vs. Liitteet Liite 1: Nuohouspalvelun (hankinnan kohde) kuvaus liitteineen - Liite 1A: Pelastuslautakunnan vahvistama nuohoustaksa (3.11.2009 132 ) - Liite 1B: Nuohousmaksun muodostumisen periaatteet - Liite 1C: Helsingin nuohousalueiden rajat (viitteellinen)
- Liite 1D: Nuohousta koskeva pelastuslain 379 / 2011 luvun 3 13 Nuohous ja ilmanvaihtolaitteiden huolto sekä luku 9, Nuohouspalvelut, - Liite 1E: SM asetus nuohouksen suorittamisesta 539 / 2005 Liite 2: Nuohouspalvelusopimusluonnos Liite 3: Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009, palvelut) Liite 4: Nuohouspalvelutarjouslomake sekä täyttöohje 10