Office 365 loppukäyttäjien sitoutumisen varmistaminen Office 365:n omaksumiseen vaikuttavat keskeiset menestystekijät ja niiden onnistunut käyttö julkaisussa
Office 365 muuttaa organisaatiosi toimintatapaa tehostamalla yksittäisten työntekijöiden ja tiimien tuottavuutta. Tämä muutos voi vaikuttaa sekä työntekijöihin että organisaatioon. Siksi on tärkeää tiedostaa, mitkä ovat merkittävimpiä loppukäyttäjien Office 365 omaksumiseen vaikuttavia tekijöitä. Loppukäyttäjien omaksumisen tukeminen on sitä, että organisaatioon kuuluville kerrotaan, mitä uudet Office 365 työskentelytavat tuovat mukanaan. Näiden etujen konkretisoituminen edellyttää tiettyjen Office 365 julkaisuun vaikuttavien asioiden harkitsemista: Mitkä ovat tärkeimmät sidosryhmät, joiden on syytä olla mukana Office 365 julkaisussa? Miten onnistuminen voidaan todeta? Mitä tavoitteita ja liiketoimintatuloksia organisaation kannattaa harkita Office 365 käytössä? Miten viestintä ja koulutus voidaan hoitaa tehokkaasti, jotta organisaation ihmiset sitoutuvat uuteen tekniikkaan? Miten nämä asiat on paras hoitaa, jotta julkaisu onnistuu ja Office 365 sijoituksesta saadaan paras mahdollinen tuotto? Saat kaiken selville lukemalla tämän esitteen. 2
3
Avaintekijät Office 365 käyttöönotossa on tärkeää huomioida heti alussa, millainen merkitys omaksumisen tukemisella on. Tutkimuksista on ilmennyt, että Office 365:tä käytetään tehokkaasti omaksumista tarkoituksella tukevissa ja tiettyihin sitoutumista lisääviin toimiin panostavissa organisaatioissa. Jos organisaatio panostaa useampaan kuin kahteen Office 365:n omaksumiseen vaikuttavaan toimenpiteeseen, organisaatiossa sitoudutaan käyttöön tavallista enemmän (kuva 1). Kuva 1 Office 365:tä käytetään tehokkaasti omaksumista tarkoituksella tukevissa organisaatioissa Keskimääräinen asiakaskohtainen omaksumistoimien määrä suhteessa käyttöön KESKITASON KÄYTTÖASTE 2.0 KORKEA KÄYTTÖASTE 2.6 Keskimääräinen asiakaskohtainen toimien määrä ALHAINEN KÄYTTÖASTE 1.8 Microsoft Office 365 käyttöä koskeva tutkimus, toukokuu 2015 Olemme määrittäneet tärkeimmät avaintekijät, joilla loppukäyttäjien omaksumista voidaan tukea. On tärkeää tiedostaa, miten nämä avaintekijät voivat vaikuttaa uuden tekniikan vastaanottoon ja miten niitä voi käyttää edukseen Office 365 julkaisun yhteydessä. 01. Sidosryhmät 02. Skenaariot 03. Tiedotus ja koulutus 4
01. Sidosryhmät Organisaation tärkeimpien henkilöiden osallistumisen varmistaminen Kun erittelet tärkeimmät sidosryhmät ja saat ne mukaan kokonaisvaltaisesti, Office 365 julkaisulla on hyvä mahdollisuus onnistua. Eräs tärkeimmistä tähän liittyvistä toimenpiteistä on valita organisaatiosta "toteutusvastaava", jolla on huomattava rooli Office 365:stä saatavien liiketoiminnan tulosten saavuttamisessa. Toteutusvastaavan voi valita miltä tahansa organisaation osastolta, kuten IT-osastolta, kunhan hän tietää panostaa Office 365:stä saatavaan liiketoimintaarvoon eikä pelkkään tekniikan toteutukseen. On tärkeää tehdä läheistä yhteistyötä, johon osallistuvat toteutusvastaavien, johtotason tukijoiden ja asiantuntijoiden lisäksi myös muut tärkeät yritystoiminnot, kuten henkilöstöhallinto, turvallisuus ja lakiasiat. 5
Johtotason tukijat Aktiivisesti sitoutunut johtotason tukija, kuten toimitusjohtaja tai liiketoimintayksikön johtaja, on eräs tärkeimmistä tekijöistä projektin onnistumisen kannalta. Johtotason tukija voi tuoda mukanaan muun ylemmän johdon tuen, ja heidän osallistumisensa vaikuttaa merkittävällä tavalla siihen, miten työntekijät omaksuvat uuden tekniikan. Johtotason tukija luo strategisen kohdistuksen organisaation kanssa. Se helpottaa yleisen Office 365 vision määrittämisessä ja sen sitomisessa laajempiin organisaatiotason tavoitteisiin ja vision välittämisessä organisaation muille johtajille. Omaksumisen merkityksestä ja Office 365:n arvosta ja eduista voi viestiä suoraan myös loppukäyttäjille, joiden toivottua toimintaa johtotason tukijat voivat mallintaa omalla Office 365 käytöllään. Tutkimuksen mukaan muutosprojektit onnistuvat todennäköisemmin, jos niillä on näkyvä johtotason tukija (kuva 2). Yli 85 prosenttia vastaajista ilmoitti, että kun toimitusjohtaja oli hyvin tai jossain määrin näkyvästi mukana, muutosprojektin koettiin onnistuvan hyvin tai erittäin hyvin. Kuva 2 Toimitusjohtajan tai liiketoimintayksikön johtajan näkyvyys muutoksessa Näkyvyyden arvo Muutoksen onnistuminen Ei onnistunut Onnistui jotenkin Onnistui hyvin Onnistui äärimmäisen hyvin Ei lainkaan näkyvä 23% 6% 3% 1% Ei kovin näkyvä 29% 22% 10% 13% Suhteellisen näkyvä 32% 37% 31% 25% Erittäin näkyvä 16% 35% 56% 61% Sovellettu artikkelista "Creating organizational transformations", heinäkuu July 2008, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright 2008 McKinsey & Company. Kaikki oikeudet pidätetään. Lainattu luvalla. Lisätietoja tavoista, joilla johtotason tukija voi olla mukana auttamassa Office 365 julkaisuprojektin onnistumisessa, on tässä resurssissa: https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843791 6
Asiantuntijat Organisaatiosi Office 365 asiantuntijat ovat niin ikään tärkeä hyödynnettävä sidosryhmä Office 365:n omaksumisen tukemisessa. Microsoft-loppukäyttäjätutkimuksessa ilmeni, että kollegoilta oppiminen on eräs tehokkaimmista ja useimmin käytetyistä tavoista oppia käyttämään uutta tekniikkaa (kuva 3). Kuva 3 Tehokkaita tapoja oppia käyttämään uutta tekniikkaa Näitä tapoja käytetään liian vähän (huono käyttöaste mutta hyvä tehokkuus) Työkavereilta oppiminen on eräs kaikkein tehokkaimmista ja yleisimmistä tavoista oppia uutta % sanoi, että tapa oli "erittäin hyödyllinen" 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Oma esimies Muodollinen koulutus (ulkoinen) Yhteisön keskustelupalstat Microsoftin sivusto IT-työntekijä Muodollinen koulutus (sisäinen) Käyttöopas Online-opetusohjelmat Hakukone Kollega (muu kuin esimies tai IT-työntekijä) Minä itse kokemuksen kautta Itseoppiminen on tehotonta, mutta osa oppimisprosessia useilla käyttäjillä tällä hetkellä 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55% % käyttää tapaa oppimiseen SharePoint-loppukäyttäjätutkimus, huhtikuu 2013, Microsoft Corporation Kollegoilla voi olla merkittävä vaikutus, jotta kannattaa hyödyntää luomalla muodollinen Office 365 asiantuntijaohjelma. Asiantuntijat eivät pelkästään suhtaudu Office 365:n käyttöön intohimoisella tavalla, vaan he myös levittävät ilosanomaa mielellään ja auttavat kollegoitaan oppimaan lisää. Organisaation kaikkien jäsenten hyväksynnän saaminen on haaste. Asiantuntijat auttavat haasteen helpottamisessa ja näyttelevät tärkeää roolia Office 365:n omaksumisessa, kun he sitoutuvat jakamaan tietojaan ja osaamistaan kollegoille valmentamisen ja auttamisen muodossa. Asiantuntijaohjelmaa laadittaessa on huomioitava useita asioita. Asiantuntijoilla on oltava muodollinen koulutus, ja heille on annettava opettamiseen tarvittavat välineet ja kannustettava siihen. He tarvitsevat myös selkeän, toteutettavissa olevan suunnitelman. Saat lisää resursseja ja materiaaleja oman Office 365 asiantuntijaohjelman kehittämiseen lataamalla tämän oppaan: https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843794 7
02. Skenaariot Onnistumisen määrittäminen ja selkeiden tavoitteiden asettaminen Kaikissa muutosprojekteissa tarvitaan selkeitä tavoitteita alusta alkaen. Kun tavoitteet on määritetty kunnolla, onnistuminen on todennäköisempää (kuva 4). 80 % McKinseyn maailmanlaajuiseen kyselyyn vastanneista ilmoitti, että hyvin määritetyt taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet johtavat "äärimmäisen onnistuneeseen" muutokseen. Kuva 4 Mitkä seuraavista lausunnoista kuvaavat parhaiten yrityksesi muutosprojektin onnistumiselle asetettuja tavoitteita? Onnistumisen tavoittelu Muutoksen onnistuminen Ei onnistunut Onnistui jotenkin Onnistui hyvin Onnistui äärimmäisen hyvin Taloudellisesti ja toiminnallisesti hyvin määritetty, aidosti uusi suoritustaso Taloudellisesti ja toiminnallisesti hyvin määritetty, mutta ei merkittävää vaikutusta yrityksen suoritukseen 16% 36% 72% 80% 20% 32% 20% 13% Ei hyvin määritetty 65% 32% 8% 8% Sovellettu artikkelista "Creating organizational transformations", heinäkuu July 2008, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright (c) 2008 McKinsey & Company. Kaikki oikeudet pidätetään. Lainattu luvalla. Office 365 julkaisun suunnittelussa on määritettävä, mitkä organisaatiosi liiketoimintaskenaariot ovat. Ne ovat tavoitteita, joita organisaatiosi haluaa saavuttaa Office 365:llä. Office 365 julkaisulle tarkoitettujen käyttökelpoisten liiketoimintaskenaarioiden määritys- ja luontiprosessi: 01. Liiketoimintaskenaariot on määriteltävä. Liiketoimintaskenaariot on syytä määritellä organisaation laajempien toimien puitteissa. Tee yhteistyötä tärkeimpien sidosryhmien kanssa ja määritä liiketoiminnan tulokset tai tavoitteet, joita haluat Office 365:llä saavuttaa. Saat lisätietoja skenaarioiden määrittämisestä tästä resurssista: https://aka.ms/office365scenarios 02. Tutustu käyttöskenaarioihin. Kun olet määritellyt liiketoimintaskenaariot, voit aloittaa asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavien Office 365 käyttöskenaarioiden etsimisen. Alla olevilla käyttöskenaarioilla loppukäyttäjät pääsevät alkuun Office 365 tuottavuuden kehittämisessä. 8
Käyttöskenaario Edut Työskentele missä tahansa Office 365 antaa kaikille organisaatiosi käyttäjille työkalut, joilla asioiden hoitaminen onnistuu mistä käsin tahansa. Sähköposti ja kalenteri missä tahansa Office 365:ssä sähköposti, kalenteri, tiedostot, yhteystiedot ja tehtävät ovat kätevästi yhdessä paikassa ja käytettävissä missä tahansa. Työstä sisältöä yhdessä muiden kanssa Office 365:llä saat yhteyden tarvitsemiisi tietoihin, asiakirjoihin ja tiedostoihin juuri silloin, kun niitä tarvitset. Voit käsitellä asiakirjoja yhdessä tiimin jäsenten kanssa, jakaa raportteja ja pitää yhteyttä asiakkaisiin lähes millä tahansa laitteella. Mielekkäämpiä kokouksia Skype for Business mahdollistaa helpot, mistä tahansa onnistuvat verkkokokoukset useilla erilaisilla laitteilla. HD-video, näytön jakaminen ja reaaliaikaiset muistiinpanot tekevät kokouksista tehokkaampia. Tuo ryhmäsi yhteen Yammer auttaa organisaatiotasi kuuntelemaan, sopeutumaan ja kasvamaan uusilla tavoilla verkostomaisesti. Se tukee yhteisöllisyyttä ja innovatiivisuutta auttamalla ihmisiä oppimaan, jakamaan ja tulemaan kuulluiksi. Tuottavuuskirjasto on myös hyvä keino yhdistää tehtäviä Office 365 ominaisuuksiin: http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary 9
03. Tiedotus ja koulutus Vaikutuksen ja omaksumisen maksimointi Tyypillisesti 34 prosenttia käyttäjistä haluaa ottaa uutta teknologiaa käyttöön heti julkaisussa*. Sisäisten kampanjoiden ja koulutuksen avulla voit parantaa tiedotusta ja varmistaa, että loppukäyttäjät ovat valmiita. Tätä tarvitaan uuden tekniikan usein mukanaan tuoman apatian nujertamiseksi. *CIO Executive Board Business Productivity Database Kuva 5 Kolme merkittävintä omaksumista tukevaa toimenpidettä 100% % toimenpiteen toteuttaneista 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% Korkean käyttöasteen asiakkaat Keskitason käyttöasteen asiakkaat Alhaisen käyttöasteen asiakkaat 0% Tarjoa koulutusta loppukäyttäjille Lisää tietoisuutta monikanavaisella sisäisellä kampanjalla Pyydä tuki johtoryhmältä ennakkoon Omaksumista tukeva toimenpide toteutettu Microsoft Office 365 käyttöä koskeva tutkimus, toukokuu 2015 3a. Viestintä ja tiedotus Tietoisuuden lisääminen on tehokas tapa varmistaa, että saat maksimoitua Office 365:n vaikutuksen ja tuettua sen omaksumista. Tiedotuskampanjaan voi lisätä sisäisiä ilmoituksia, uutiskirjeitä, lanseeraustapahtumia, koko yrityksen henkilöstölle tarkoitettuja kokouksia, kilpailuja ja arvontoja. Niiden avulla voit tiedottaa ja innostaa Office 365:n käyttöön. 3b. Koulutus Koulutus on oleellinen osa Office 365 julkaisua. Koulutus auttaa loppukäyttäjiä hahmottamaan, miten Office 365:tä voi käyttää tehokkaasti. Koulutusta voi järjestää esimerkiksi luokkahuoneessa tai omaehtoisesti käytettävillä aloitusoppailla. 10
Näiden avaintekijöiden hahmottaminen ja toteuttaminen vaikuttaa oleellisella tavalla Office 365 julkaisun onnistumiseen. Tärkeintä onnistumisen kannalta on valita toteutusvastaava, joka tukee jatkuvaa omaksumista tällä uudella työskentelytavalla. Kun erittelet tärkeimmät sidosryhmät ja saat johtotason tuen visiosi muodostamiselle, voit laatia vankan pohjan, jolle julkaisu on hyvä perustaa. Liiketoimintaskenaarioiden määrittäminen auttaa kohdistamaan liiketoimintatavoitteet Office 365:een, mikä luo pohjan loppukäyttäjien sitouttamiselle. Tämän jälkeen on suunniteltava tiedotuskampanjat ja koulutusstrategiat, jotta käytön jatkuvuus saadaan varmistettua. Paras tapa aloittaa Office 365 prosessi on käyttää Microsoft FastTrack for Office 365 palvelua. Se on asiakkaillemme suunnattu palvelu, joka helpottaa Office 365:een siirtymistä sekä auttaa tuottamaan uutta liiketoiminnallista arvoa nopeasti. Microsoft FastTrack for Office 365 on sitoutunut asiakaspalveluun. Ehdot täyttävät asiakkaat* saavat ohjeita, sisältöä ja parhaita käytäntöjä, joiden avulla he voivat suunnitella toimivan Office 365 omaksumisprosessin. Lisätietoja on osoitteessa http://fasttrack.office.com * Ehdot täyttävillä asiakkailla on oltava vähintään 50 Office 365 Enterprise- tai Office 365 Business tuoteyksikön käyttöoikeutta tai maksullisten Governmenttuoteyksikköjen, Kiosk-tuoteyksikköjen tai yleishyödyllisten tuoteyksikköjen käyttöoikeutta
2017 Microsoft Corporation. Kaikki oikeudet pidätetään. Tämä asiakirja toimitetaan "sellaisenaan". Tässä asiakirjassa annettuja tietoja ja näkemyksiä, URL-osoitteet ja muut Internet-sivustoviittaukset mukaan lukien, voidaan muuttaa ilman erillistä ilmoitusta. Sinä olet itse vastuussa asiakirjan käytöstä. Tämä asiakirja ei anna laillisia oikeuksia mihinkään Microsoft-tuotteessa oleviin immateriaalioikeuksiin. Voit kopioida ja käyttää tätä asiakirjaa sisäisesti yrityksessäsi.