Microsoft 365 Loppukäyttäjien omaksumisopas

Transkriptio

1 Microsoft 365 Loppukäyttäjien omaksumisopas

2 2 Sisältö Sidosryhmät 7. Johtotason tukijoiden rekrytointi 9. Toteutusvastaavan valitseminen 10. Asiantuntijoiden tukeminen Skenaariot 15. Skenaarioiden määrittely 20. Skenaarioiden priorisointi 22. Onnistumisen edellytysten määritys 26. Menestyksen jakaminen Viestintä ja tiedotus 29. Viestintäsuunnitelman laatiminen 35. Jatkuvaan sitoutumiseen kannustaminen Koulutus 38. Koulutussuunnitelman luominen 40. Koulutusresurssien käyttäminen Suunnittelu, toteutus ja hallinta 43. Omaksumistoimien suunnittelu 46. Varhaisten omaksujien ohjelman käynnistys 51. Toteutussuunnitelman luominen 53. Jatkuvan menestyksen kehittäminen 54. Muutosten hallinta ja ennakointi

3 Esipuhe Yritysmaailma muuttuu ja sen mukana kehittyvät myös työntekijöiden ja asiakkaiden odotukset ja uusi työskentelykulttuuri. Työntekijät haluavat tehdä merkityksellistä työtä, ja työnantajat haluavat hyödyntää työntekijöiden osaamista. Monimuotoinen työvoima on totta ensimmäistä kertaa ihmishistoriassa, kun töitä tekee maailmanlaajuisesti viisi eri sukupolvea. Yhteistyö ja tiimityö kollegojen kanssa on osa päivittäistä toimintaa, ja mahdollisuus työskennellä eri toimipisteissä useilla eri laitteilla on äärimmäisen tärkeää. Fyysiset tai maantieteelliset rajoitukset eivät enää sido työntekijöitä, vaan asiantuntijalähteitä on saatavilla joka puolelta maailmaa. Työkulttuurimme kehittyessä myös työkalujemme pitää kehittyä. Microsoft 365 auttaa organisaatiotasi toteuttamaan uuden työskentelykulttuurin antamalla työntekijöille luovat yhteistyömahdollisuudet suojatusti. Microsoft 365 on kokonaisvaltainen, älykäs ja suojattu ratkaisu, johon sisältyy Office 365, Windows 10 ja Enterprise Mobility + Security. Tämä loppukäyttäjien omaksumisopas on suunniteltu organisaatioille, jotka etsivät tehokkaimpia tapoja maksimoida Microsoft 365 investointinsa. Se on 3 tarkoitettu vaiheittaiseksi oppaaksi, jonka tarkoitus on varmistaa, että organisaatiosi pystyy ensin tunnistamaan ja sitten suorittamaan tehtävät, jotka auttavat sitä uuden työskentelykulttuurin haltuunotossa. Tässä oppaassa olevat parhaat käytännöt perustuvat kaikkein menestyneimpien asiakkaidemme kokemuksiin. He ovat vuosien varrella omaksuneet eri tekniikat, jotka ovat nyt osa Microsoft 365:tä Office 365:n, Windows 10:n ja Enterprise Mobility + Securityn. Toivomme, että opas innostaa sinua kokeilemaan, mikä kaikki onkaan mahdollista. Toivomme myös, että pidät oppaastamme ja jaat sitä organisaatiossasi. Otamme mielellään vastaan palautetta oppaasta Drive Adoption -yhteisön kautta osoitteessa Muista myös, että et ole yksin. Microsoft 365:tä lanseerataan tälläkin hetkellä monissa organisaatioissa. Voit pitää yhteyttä niihin tässä yhteisössä. Työskentelytapamme ovat yhä tiiviimmin yhdessä toisiinsa yhdistetään ne siis. Microsoft 365 auttaa organisaatiotasi toteuttamaan uuden työskentelykulttuurin antamalla työntekijöille luovat yhteistyömahdollisuudet suojatusti.

4 4 Microsoft 365:n onnistunut käyttöönotto edellyttää, että organisaatiosi jokainen jäsen voi saavuttaa työssään enemmän. Ennen kuin julkaiset Microsoft 365:n, pysähdy hetkeksi miettimään, miksi organisaatiosi alun perin hankki sen. Olivatko syynä tekniset vaatimukset, IT-ympäristön päivitykset vai jotkin tietyt liiketoiminnalliset tarpeet? Omaksumisen edistämisessä on tärkeää, että ymmärrät ne liiketoiminnalliset haasteet, joita ratkaiset Microsoft 365:een perustuvilla ratkaisuilla. Sinun täytyy varmistaa, että kaikki organisaatiosi käyttäjät ymmärtävät edut ja ottavat tarjoamasi ratkaisut hyvin vastaan. Ihmisillä on luontainen taipumus vastustaa muutosta, joten sen edut on tuotava selkeästi esiin. Microsoft haluaa, että saat Microsoft 365 investoinneistasi mahdollisimman paljon irti, joten suunnittelu on tässä suhteessa elintärkeää. Tämän loppukäyttäjien omaksumisoppaan ainoa tarkoitus on auttaa sinua omaksumisprosessissa. Aiemmat asiakaskokemukset ovat osoittaneet, että Microsoft 365:n omaksumisen onnistuminen edellyttää seuraaviin neljään avaintekijään keskittymistä: sidosryhmät, skenaariot, viestintä ja tiedotus sekä koulutus. Microsoft 365 avaintekijät loppukäyttäjien omaksumisen kannalta OPETTELE JA VAHVISTA OPPIMAASI Sidosryhmät Skenaariot Viestintä ja tiedotus Koulutus Johtotason tukijoiden rekrytointi Skenaarioiden priorisointi Viestintäkampanjan toteutus Loppukäyttäjien kouluttaminen Asiantuntijoiden tukeminen Onnistumisen edellytysten määritys Lanseeraustapahtumien järjestäminen Valmis tukipalvelu Lue lisää Microsoft 365:n omaksumiseen vaikuttavista keskeisistä avaintekijöistä: Liity Driving Adoption yhteisöön

5 5 Sidosryhmät Microsoft 365:n onnistuneen omaksunnan ensimmäinen sääntö on luoda dynaaminen tiimi. Se koostuu tärkeimmistä sidosryhmistä ja oikeista henkilöistä, jotka voivat ajaa muutosta ja saada sen leviämään organisaatiossa. Tässä osiossa on kuvattu organisaation eri roolit julkaisun aikana ja se, mihin tärkeimpien sidosryhmien on erityisesti keskityttävä. Saat tietoja myös siitä, miten valita oikeat henkilöt organisaatiosta johtotason tukijoiksi, toteutusvastaaviksi ja asiantuntijoiksi julkaisun ajaksi ja miten hyödyntää asiantuntijaohjelmaa asiantuntijoiden tukemisessa. PIKAKATSAUS Mitä ovat johtotason tukijat, toteutusvastaavat ja asiantuntijat ja miksi he ovat tärkeitä? Mitkä ovat johtotason tukijoiden oppimisen aakkoset? Mikä on asiantuntijaohjelma ja miten sitä voi hyödyntää asiantuntijoiden tukemiseen?

6 Sidosryhmät: sidosryhmien roolit 6 Sidosryhmien roolit Onnistunut omaksumisstrategia perustuu asialle omistautuneille henkilöille, jotka edustavat koko organisaatiota kattavasti. Oheisen taulukon avulla tunnistat eri sidosryhmät ja niiden roolit sekä vastuut Microsoft 365:n onnistuneessa julkaisussa. Tärkeimpiä, erityistä huomiota edellyttäviä rooleja ovat johtotason tukijat, toteutusvastaavat ja asiantuntijat. Rooli Vastuualueet Osasto Johtotason tukija Tiedottaa korkean tason Microsoft 365 visiosta ja arvosta yritykselle Johto Avainroolit Toteutusvastaava Varmistaa Microsoft 365 julkaisun liiketoimintatavoitteiden toteutumisen Mikä tahansa osasto Asiantuntijat Auttavat levittämään Microsoft 365:n ilosanomaa ja käsittelemään loppukäyttäjien vastaväitteitä Mikä tahansa osasto (henkilöstö) Projektipäällikkö Valvoo koko Microsoft 365 lanseerauksen toteutusta ja julkaisuprosessia Projektinhallinta Koulutuspäällikkö Hallitsee Microsoft 365 julkaisun koulutusohjelmaa ja/tai resursseja IT- ja/tai henkilöstöosasto Osastojohtajat Määrittävät, miten tietyt osastot käyttävät Microsoft 365:tä, ja tukevat sitoutumista Mikä tahansa osasto (esimiehet) IT-asiantuntija Valvoo kaikkia julkaisuun liittyviä teknisiä toteutuksia IT-osasto Henkilöstöpäällikkö Integroi Microsoft 365:n henkilöstöhallinnon prosesseihin ja hallinnoi henkilöstöhallinnon sisältöä Microsoft 365:ssä Henkilöstöosasto (esimiehet) Viestintävastaava Valvoo koko yrityksen Microsoft 365 viestintää IT-osasto ja/tai viestintäosasto Yhteisön valvoja Hallinnoi päivittäisiä Yammer-verkoston toimia, opastaa ja laatii parhaat käytännöt IT-osasto ja/tai viestintäosasto SharePoint-sivuston hallinnoija Organisaation SharePoint-sivustostrategian hallinnoinnissa avustaminen, liiketoimintapuolen ja IT-osaston välisenä linkkinä toimiminen IT-osasto ja/tai henkilöstö Lisätietoja avainrooleista sekä tiimiin kohdistuvista vaatimuksista ja niiden syistä saat osoitteesta Varoitus Muista, että nämä roolit ovat ohjeellisia. Roolit voivat olla organisaatiosi koosta ja rakenteesta riippuen päällekkäisiä tai limittäisiä tai jopa tarpeettomia.

7 Sidosryhmät: Johtotason tukijoiden rekrytointi 7 Johtotason tukijoiden rekrytointi Organisaation johdon tuki ja prosessiin osallistuminen on keskeistä työntekijöiden palvelun käytön omaksumisen tukemisessa. Heillä on suurin vaikutus yrityskulttuuriin, minkä lisäksi he voivat viestiä aktiivisesti uuden teknologian ja uudenlaisen työskentelytavan lisäarvosta ja eduista koko organisaatiolle. He voivat myös tarjota elintärkeää ymmärrystä tärkeistä liiketoiminnallisista tavoitteista ja yleisistä haasteista, joihin Microsoft 365 on hankittu vastaamaan. Johtotason tukijat asettavat yleisen tason liiketoimintatavoitteet. Tutkimuksen mukaan muutosprojektit onnistuvat todennäköisemmin, jos niillä on näkyvä johtotason tukija. Yli 85 prosenttia vastaajista ilmoitti, että kun toimitusjohtaja oli hyvin tai jossain määrin näkyvästi mukana, muutosprojekti onnistui hyvin tai erittäin hyvin. Heinäkuu 2017, McKinsey Quarterly, Copyright 2017 McKinsey & Company. Kaikki oikeudet pidätetään. Lainattu luvalla. Johtotason tukijoiden tehtäviä: Projektitiimin auttaminen käytettävien skenaarioiden tunnistamisessa ja priorisoinnissa Organisaation muille johtajille viestiminen siitä, miten organisaatio suunnittelee käyttävänsä Microsoft 365:tä liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseen Aktiivinen osallistuminen ja Microsoft 365:n ominaisuuksien käyttäminen, jotta loppukäyttäjien omaksuminen nopeutuu ja toivottu toiminta vahvistuu Lisätietoja tavoista, joilla johtotason tukija voi olla mukana auttamassa Microsoft 365 julkaisuprojektin onnistumisessa, on osoitteessa Vinkkejä Kun määrität johtotason tukijat, ota huomioon eri toimialoilta tärkeimmät sidosryhmät, joihin muutos vaikuttaa.

8 Sidosryhmät: Perusasioiden hahmottaminen 8 Varmista, että johtotason tukijat ymmärtävät perusteet: Aktiivinen ja näkyvä osallistuminen Yhteistyö muiden johtajien kanssa Suora viestintä työntekijöiden kanssa Copyright Prosci. Kaikki oikeudet pidätetään.

9 Sidosryhmät: Toteutusvastaavan valitseminen 9 Toteutusvastaavan valitseminen Toteutusvastaavan valitseminen organisaatiosta on tärkeää Microsoft 365:lle asetettujen liiketoimintatavoitteiden saavuttamisessa. Heidän vastuullaan on varmistaa, että työntekijät käyttävät palvelua ja hyötyvät siitä. Toteutusvastaavan tehtäviä: Sen varmistaminen, että Microsoft 365:tä käytetään ja että siitä hyödytään Oikeiden sidosryhmien mukanaolon varmistaminen Organisaation Microsoft 365:lle asettamien liiketoimintatavoitteiden muuntaminen Microsoft 365 -skenaarioiksi Viestinnän ja koulutuksen onnistuneen toteutuksen varmistaminen

10 Sidosryhmät: Asiantuntijoiden tukeminen 10 Asiantuntijoiden tukeminen Organisaatiosi Microsoft 365 asiantuntijat ovat niin ikään tärkeä hyödynnettävä sidosryhmä Microsoft 365:n omaksumisen tukemisessa. Organisaation kaikkien jäsenten hyväksynnän saaminen on haaste. Tärkeässä roolissa olevat asiantuntijat auttavat haasteen helpottamisessa. He sitoutuvat jakamaan tietojaan ja osaamistaan kollegoille valmentamisen ja auttamisen muodossa. Heidän avullaan Microsoft 365 saadaan mukaan osaston tai tiimin jokapäiväiseen työhön. Asiantuntijoiden tehtäviä: Microsoft 365:n tiimeille tuomasta lisäarvosta tiedottaminen Ratkaisun hyödyistä kertominen oman tiimin jäsenille Microsoft 365 tietouden lisääminen epämuodollisten viestintäkanavien kautta Uusien käyttäjien ohjeistaminen ja parhaiden käytäntöjen jakaminen Palautteen antaminen projektitiimille käyttäjien sitoutumisesta ja omaksumisesta Oman asiantuntijaohjelman laatiminen Lisää resursseja ja materiaaleja organisaatiosi oman Microsoft 365 asiantuntijaohjelman kehittämiseen saat lataamalla tämän oppaan:

11 Sidosryhmät: Luo asiantuntijaohjelma 11 Luo asiantuntijaohjelma Asiantuntijat ovat intohimoisia, levittävät ilosanomaa mielellään ja auttavat kollegoitaan opettelemaan tehokkaiden ratkaisujen käyttöä. Asiantuntijat auttavat vähentämään projektin ydinryhmälle aiheutuvaa rasitusta ja lisäämään sitoutumista koko yhteisössä. Miksi asiantuntijat ovat tärkeitä? He auttavat luomaan pohjan ja innostuksen, jotka johtavat aiempaa parempien työskentelytapojen omaksumiseen. He muodostavat vaikutuspiirejä tiimeissään. He auttavat herättämään uudet työtavat henkiin eri tiimeissä. He tunnistavat liiketoiminnan haasteita ja etsivät mahdollisia ratkaisuja. He antavat palautetta projektitiimille ja tukijoille. Minä olen tehokäyttäjä. Pyrin pysymäänkin sellaisena, jotta muut toimisivat samoin. Kyse on ideoiden jakamisesta. Paul Kyse on motivoituneiden ihmisten etsimisestä. Minä näen sen mahdollisuutena. Osa työstäni on yhteisön kannustamista ja tiedon jakamista. Darren

12 Sidosryhmät: Luo asiantuntijayhteisö 12 Luo asiantuntijayhteisö Etsi innokkaita asiantuntijoita, jotka ovat valmiita käyttämään aikaa ja vaivaa. Luo Yammer-ryhmä asiantuntijoille päivitysten ja onnistumisten jakamiseen. Anna kevyt Microsoft 365:n ydinelementtejä käsittelevä koulutus. Tarjoa työtä tiimi- ja yksilötasolla tukevia materiaaleja ja resursseja esimerkiksi lounastapaamisilla. Jokaisessa liiketoimintayksikössämme on omaksumisasiantuntija, joka lähettää viikoittain Office 365:tä koskevia sähköposteja. Kun käyttäjät saavat tietää jokaisen Office 365 -työkalun tärkeimmistä eduista sujuvasti, saamme niistä myös parhaan lisäarvon. Nick Lamshed, muutosjohtaja, Qantas Varmista säännölliset keskustelut asiantuntijoiden kanssa siitä, mikä toimii ja mikä ei. Suunnittele ohjelma, jolla voit sitouttaa ja antaa tunnustusta työstä, kuten erikoiskohtelu asiaankuuluvissa tapahtumissa tai puheenvuoroja. Viesti käyttäjille selkeästi asiantuntijoiden roolista ja siitä, mistä he löytyvät. Muista kuitenkin, että asiantuntijat eivät ole sama asia kuin IT-tuki, vaan yrityksen edustajia. Vinkkejä Tee asiantuntijaohjelmasta pakollinen osa käyttöönottosuunnitelmaasi. Olemme havainneet, että käyttäjät oppivat tehokkaimmin vertaisiltaan. Tunnista luonnolliset johtajatyypit ja opettajat organisaatiostasi ja pyydä heitä toimimaan asiantuntijoina yhteisösi kehittämiseksi.

13 Sidosryhmien tarkistuslista 13 Sidosryhmien tarkistuslista Lue tietoja organisaatiosi eri rooleista ja vastuualueista ja siitä, miten ne vaikuttavat Microsoft 365 lanseeraukseen Johtotason tukijan onnistumisen hahmottaminen Luo asiantuntijaohjelma Perehdytä projektitiimisi jäsenet ja innosta heitä auttamaan kollegojaan entistä tuottavampaan työskentelyyn Microsoft 365:n avulla

14 14 Skenaariot Skenaarioiden määrittäminen on tärkeä vaihe sen varmistamisessa, että Microsoft 365 omaksutaan sujuvasti organisaatiossasi ja että investoinnista saadaan paras mahdollinen arvo. Skenaariot kattavat ne tavat, joilla henkilöstö käyttää Microsoft 365:tä liiketoiminnan haasteiden ratkomiseen tai määritettyjen tavoitteiden saavuttamiseen. Selkeiden skenaarioiden ja onnistumisen edellytysten avulla voit mitata saavutuksia tehokkaasti ja saada konkreettisia tuloksia lanseerauksen jälkeen. Skenaariot asettavat tuotteet kontekstiinsa ja auttavat hahmottamaan, miten Microsoft 365:llä voi saavuttaa enemmän päivittäisessä työssä. Siten henkilöstö tietää, milloin ja mihin niitä käytetään. PIKAKATSAUS Miten skenaariot määritetään ja priorisoidaan? Miten määritän onnistumisen edellytykset, jotta voin mitata konkreettiset tulokset? Miten voin seurata omaksumista organisaatiossani?

15 Skenaariot: Skenaarioiden määrittely 15 Skenaarioiden määrittely Oikeiden skenaarioiden määrittämisen kannalta on hyvä sitouttaa projektiin henkilöt, joiden tehtävänä on edistää ja tukea muutosta koko organisaatiossa. Sinun kannattaa järjestää muutamia työpajoja, joihin kutsut osastojen johtajat, projektipäälliköt, IT-asiantuntijat ja muut sidosryhmät ideoimaan Microsoft 365:n käyttömahdollisuuksia organisaatiossa. Seuraavat kysymykset auttavat sinua tunnistamaan skenaarioita: Millaisia yhteistyöhön ja viestintään liittyviä haasteita organisaatiolla on tällä hetkellä? Mitkä ovat tärkeimmät osa-alueet, joille organisaatio haluaisi parannusta? Mitkä ovat organisaation strategiset aloitteet tai nykyiset muutosprojektit, joita Microsoft 365 voi tukea? Millaiset yhteistyö- ja viestintätavat toimivat yleensä parhaiten organisaatiossasi? Millainen on tietojen luonnostelu- ja jakamisprosessi? Office 365 tarjoaa käyttöön teknologian kansainvälisen viestinnän ja yhteistyön kehittämiseen. Me käytämme videoneuvotteluja, esityksiä ja työpöydän jakamista työskentelyyn kumppaniemme kanssa. Klaus Huelsewiesche, tutkimus- ja kehitysyksikön IT-päällikkö, Laundry and Home Care, Henkel

16 Skenaariot: Skenaarioiden etsiminen tuottavuuskirjastosta 16 Skenaarioiden etsiminen tuottavuuskirjastosta Tuottavuuskirjastoon on koottu useita skenaarioita, joiden avulla löydät organisaatiosi toimintaa tehostavia Microsoft 365 käyttötapoja.

17 Skenaariot: Kuusi ydinskenaariota 17 Kuusi ydinskenaariota Suosittelemme Microsoft 365:n käytön aloittamisen tueksi kuutta ydinskenaariota, jotka vastaavat päivittäisiä tehtäviä yleisellä tasolla. Niissä käsitellään esimerkiksi viestintää ja sähköpostia sekä kalentereita, tiedostojen tallentamista ja jakamista, virtuaalikokouksien pitämistä ja yhteistyön tekemistä reaaliaikaisesti. Kuusi ydinskenaariota on eritelty alla: Työskentele sähköpostissa yksin tai ryhmässä Microsoft Exchange Online on sähköpostin ja kalenterien perusta, jonka avulla voit tehdä yhteistyötä käyttämällä tuttua Outlook-ympäristöä. Exchange Onlinen avulla saat enemmän aikaan ja voit tehostaa työskentelyä. Käytössäsi on yhdenmukainen, monipuolinen Outlook jokaisessa laitteessa. Vaivattomia kokouksia ja yhteistyötä Asiat saa tehtyä reaaliaikaisella yhteydenpidolla. Skype for Businessilla saat vastaukset nopeasti ja pidät projektit aikatauluissaan. Se on kattava kokousratkaisu, jossa pikaviestit, ääni- ja videopuhelut, neuvottelut ja suora jakaminen tapahtuvat yhdessä ja samassa ympäristössä. Toteuta keskustelupohjainen työtila Microsoft Teams kokoaa yhteen tehokkaaseen tiimityöhön tarvittavat tiedot. Tämä mobiiliystävällinen ja keskustelupohjainen työtila sisältää pikaviestikeskustelun, asiakirjat, yhteystiedot ja työkalut kaikki yhdessä suojatussa paikassa. Jaa sivustoja ja sisältöä SharePoint tehostaa jakamista ja yhteistyötä intranetissä. Luo sivustoja ja portaaleja, joiden avulla sitoutat henkilöstöä, tarjoat heille tietoa, sisältöä, hyödynnettäviä oivalluksia ja yhteistä osaamista. Yhdistä organisaatiosi Yammer yhdistää koko organisaation kaikki ihmiset ja tiedot saumattomasti. Saat yhteyden sellaisiinkin ihmisiin ja tietoihin, joiden olemassaolosta et edes tiennyt mitään. Voit keskustella ideoista, jakaa päivityksiä ja hankkia vastauksia kollegoiltasi joukkoistamalla. Luo vaikuttavaa sisältöä yhdessä Officella voit hoitaa asioita nopeasti paikasta riippumatta. Voit hyödyntää Officen integrointia OneDriveen ja SharePointiin asiakirjojen käyttämisessä, jakamisessa ja yhteismuokkauksessa.

18 Skenaariot: Etkö tiedä, mistä aloittaa? 18 Etkö tiedä, mistä aloittaa? Aloita oman skenaarion muotoileminen seuraavan rungon avulla: Koska olen mukana [TIIMI] Haluan [KUVAUS SIITÄ, MITÄ HALUAT TEHDÄ] Käyttämällä [TEKNOLOGIAN TIETTY SOVELLUSTAPA] Siinä onnistutaan, kun [RATKAISUN ONNISTUMISEN MITTA] Koska olen mukana... [tiimissä] Haluan [kuvaus siitä, mitä haluat tehdä] Käyttämällä... [teknologian tietty sovellustapa] Siinä onnistutaan, kun... [ratkaisun onnistumisen mitta] Koska olen mukana myyntitiimissä Haluan myyntiehdotuksesta yhden version, jota kaikki voivat käyttää ja muokata, sen sijaan, että eri versioita lähetellään ympäri tiimiä. Käyttämällä SharePoint-sivustoa, johon tallennetaan keskitetysti yksi versio myyntitarjouksesta, jota voin tiimini kanssa muokata käyttämällä Wordin ja PowerPointin yhteismuokkaustoimintoja. Siinä onnistutaan, kun myyntitiimini voi tehdä tarjouksia entistä helpommin ja käyttää siten enemmän aikaa kauppojen lukkoonlyömiseen.

19 Skenaariot: Ota oppia muiden kokemuksista. Liity yhteisöön! 19 Ota oppia muiden kokemuksista. Liity yhteisöön! Microsoftin teknisen yhteisön Driving Adoption -yhteisössä voit keskustella tuhansien muiden Microsoftin asiakkaiden kanssa ja saada selville, mitkä skenaariot ovat olleet hyödyllisimpiä heille. Mitä hyötyä siitä on minulle? Tuotepäivitykset Pidä yhteyttä tuotekehitykseen Tee yhteistyötä kollegojen kanssa Rakenna verkostoja Hanki lisää käyttäjäresursseja Ota oppia muiden kokemuksista Driving Adoption ilmoitukset Lue uusimmat ilmoitukset Driving Adoption -yhteisösivu Tukee keskustelua ja parhaiden käytäntöjen jakamista Liity Spacesiin Keskusteluja tietyistä yhteisön aiheista Katso uusimmat keskustelut Katso, mistä yhteisössä puhutaan Ryhdy keskustelemaan kollegojen kanssa nyt liity Driving Adoption -yhteisöön Yhteisö Katso yhteisön jäsenet

20 Skenaariot: Skenaarioiden priorisointi 20 Skenaarioiden priorisointi Koska Microsoft 365 voi aikaansaada positiivisia vaikutuksia kattavasti koko yritykselle, on tärkeä priorisoida skenaariosi oikean aloituskohdan löytämiseksi. Muista, että tässä vaiheessa määrittämäsi ja priorisoimasi skenaariot auttavat viestintäsuunnitelman tiedotuksessa lanseerauksen aikana. Varmista, että palaat skenaarioihin, kun laadit viestintäsuunnitelmaasi.

21 Skenaariot: Skenaarioiden priorisointi 21 Skenaarioiden priorisointi Sijoita omat skenaariosi alla olevaan kaavioon sen mukaan, millainen niiden odotettu vaikutus on organisaatiolle ja miten vaikeaa ne on saavuttaa. Kaavio havainnollistaa, mitkä skenaariot tuovat tehokkaimman vaikutuksen nopeimmin. Pystyt myös tunnistamaan vaikeammat projektit, jotka voivat olla tärkeitä mutta tarvita enemmän suunnittelua. Suuri Yhteistyötä kollegojen kanssa keskustelukeskeisessä työtilassa Suojatun kertakirjautumisen toteutus Azure Active Directoryn avulla Perinteisen puhelinjärjestelmän korvaaminen Cloud PBX -ratkaisulla Tietojen luokittelun ja suojauksen käyttöönotto Azure Information Protectionin avulla Työntekijöiden tukeminen ja sitouttaminen yhteisöpalvelun avulla Vaikutus Keskisuuri Järjestä koulutusta työntekijöille eri puolilla maailmaa Pieni Perehdytä uudet työntekijät entistä nopeammin Anna työntekijöille entistä älykkäämmät työkalut paikasta riippumatta isännöidyllä sähköpostilla Pieni Keskisuuri Suuri Vaikeustaso Vinkkejä Kannattaa ajatella sitä, mikä tuo henkilöstöllesi eniten lisäarvoa ensimmäisenä. Tietyt asiat, joihin saattaisit ryhtyä saman tien (esimerkiksi sähköpostin siirto), eivät välttämättä tuo välitöntä näkyvää lisäarvoa. Voi olla kannattavaa keskittyä ensin nopeisiin ja selkeisiin parannuksiin, kuten pikaviestinnän tarjoamiseen kaikkien käyttöön.

22 Skenaariot: Määritä onnistumisen edellytykset 22 Määritä onnistumisen edellytykset Kun kehität ihanteellisia skenaarioita, on tärkeää laatia muodolliset onnistumisen edellytykset Microsoft 365 julkaisun vaikutuksen mittaamiseen. Sinun täytyy päättää, mitä mitataan, ja se, miten sekä kvantitatiivisia että kvalitatiivisia tietoja kerätään. Voit määrittää onnistumisen edellytykset seuraavasti: Määritä liiketoiminnan suorituskyvyn mittarit, jotka saattavat parantua, jos organisaatiosi ottaa käyttöön erilaisia skenaarioita. Esimerkiksi kustannukset voivat laskea, asiakastyytyväisyys parantua, henkilöstön sitoutumisaste nousta ja tilausten käsittelyaika lyhentyä. Arvioi tilanne ennen Microsoft 365:n käyttöönottoa. Määritä suorituskyvyn mittaluvut ja selvitä käyttäjiesi nykyinen Microsoft 365 osaaminen. Valitse kriteerit, joiden avulla voit esitellä johtoryhmälle Microsoft 365:n käyttöönoton vaikutusta organisaatiossa. Vinkkejä Menestymisen mittaamisen oppaan avulla voit arvioida, kuinka tehokas Microsoft 365:n lanseeraus on ollut, ja esitellä onnistumisia. Loppukäyttäjäkyselymallit Kyselymallin avulla voit mitata tyytyväisyyttä ja edistymistä välitavoitteeseen verrattuna.

23 Skenaariot: Hyödynnä SMART-muistisääntöä 23 Hyödynnä SMARTmuistisääntöä Kun luonnostelet onnistumisen edellytyksiä, muista tehokkaiden tavoitteiden asettamisessa englannin kielen sana SMART: Selkeä: Selvä ja yksiselitteinen, vastaa kysymyksiin "Mikä, missä, kuka ja milloin?" Mitattavissa: Konkreettinen, edistyminen ilmenee selvästi. Aina saavutettavissa: Realistinen, ei äärimmäinen. Relevantti: On tärkeä sidosryhmille. Täysin ajoitettavissa: Sidottu tiettyyn määräpäivään, vastaa kysymykseen "Milloin?"

24 Skenaariot: Esimerkkejä onnistumisen edellytyksistä 24 Esimerkkejä onnistumisen edellytyksistä Määritä edellytykset onnistumiselle hyödyntämällä alla olevia esimerkkejä: Onnistumisen edellytykset Menetelmä/lähde Mittarit Esimerkkitavoite Lisääntynyt omaksuminen Kasvanut käyttö osoittaa, että käyttäjät ovat omaksuneet tekniikan Kvantitatiiviset Office 365 käyttöraportit Postilaatikon käyttö SharePoint-käyttö Skype for Businessin pikaviestit ja neuvottelut Käytetyt Skype for Business -puheluminuutit Julkaisua edeltävän ja sitä seuraavan käyttöraportin vertailu osoittaa, että omaksunta on kasvanut 10 % kuukaudessa Koulutuksen tehokkuus Lisääntynyt käyttö on merkki tehokkaasta koulutuksesta Kvantitatiiviset Office 365 käyttöraportit Kvalitatiiviset Loppukäyttäjäkyselyt Yammer-ryhmät ja palaute Onlinevaatimusmukaisuuskoulutus Postilaatikon käyttö SharePoint-käyttö Skype for Businessin pikaviestit ja neuvottelut Käytetyt Skype for Business -puheluminuutit Työntekijätyytyväisyys Koulutuksen läpikäymisen aste Koulutusta edeltävän ja sitä seuraavan käyttöraportin vertailu osoittaa, että omaksunta on kasvanut kuukausittain. Työntekijöiden nettotyytyväisyyspisteet ovat vähintään 130 viimeisessä koulutuskyselyssä. Online-koulutus on tehty kokonaan yrityksen tietoturvalle asetetun vaatimustenmukaisuuden osalta Pienemmät toimintakustannukset Kasvanut omaksunta vähentää kolmansien osapuolten kokousratkaisujen käyttöä, lyhentää matka-aikoja ja nopeuttaa resurssisuunnittelua Kvantitatiiviset Office 365 käytön raportointi Talous-/kirjanpitoraportit Tukipalvelun raportit Matka- ja puhelinkuluraportit Tuotantokeinot Postilaatikon käyttö SharePoint-käyttö Kokouspuheluiden laskutus ja käyttö Matka- ja puhelinkulut Tukipuhelut Käyttöönoton jälkeen kolmansien osapuolten puhelinkokouspalveluiden käyttö on vähentynyt 10 % kuukaudessa Parantunut tietoturva Parantunut omaksunta heijastuu tehostuneessa tietoturvassa ja vaatimustenmukaisuuden noudattamisessa Kvalitatiiviset Loppukäyttäjäkyselyt Loppukäyttäjän helppokäyttö-/ palautustoiminnot Työntekijätyytyväisyys Tukipuhelut Käyttöä edeltävän ja sen jälkeisen tyytyväisyyden vertailu Vähemmän tukipalvelupuheluja ja tietojen palautukseen käytettyä aikaa Parantunut tuottavuus Kasvanut omaksunta johtaa nopeampaan viestintään ja päätöksentekoon, jolloin tehtävät suoritetaan lyhemmässä ajassa Kvalitatiiviset Loppukäyttäjäkyselyt Tietojen luokittelun käyttö Projektien suorittamiseen kuluva aika Merkittyjen asiakirjojen määrä Asiakastilausten käsittelyaika lyhenee 15 % kuudessa kuukaudessa Parempi yhteistyö Aiempaa parempi viestintä eri tiimien ja toimipisteiden välillä Kvalitatiiviset Loppukäyttäjäkyselyt Yammer-ryhmät ja -palaute Työntekijätyytyväisyys Säästynyt aika Useissa eri toimipisteissä toimivat tiimit kertovat, että yhteydet tiimien jäseniin ovat parantuneet kolmen kuukauden sisällä Skype for Businessin julkaisusta Parantunut työntekijätyytyväisyys Joustavat työskentelymahdollisuudet parantavat työntekijätyytyväisyyttä paremman osallistumisen, pienemmän stressin ja työn sekä muun elämän paremman tasapainon ansiosta Kvalitatiiviset Loppukäyttäjäkyselyt Yammer-ryhmät ja -palaute Työntekijätyytyväisyys Työntekijätyytyväisyys paranee 15 % kuudessa kuukaudessa

25 Skenaariot: Seuraa Office 365:n omaksumista organisaatiossa 25 Seuraa Office 365:n omaksumista organisaatiossa Office 365:n hallintaportaalissa on tarjolla raportteja, jotka näyttävät käyttäjien nykyiset sitoutumistasot eri ratkaisuihin. Tallenna käyttötiedot ennen lanseerausta, jotta voit seurata omaksuntatoimien tehokkuutta. Näistä raporteista voit tarkistaa onnistumisen edellytysten toteutumisen ja määrittää parempaa omaksumista kaipaavia osa-alueita. Aktiiviset käyttäjät -raportti Käytetyt Skype for Business -asiakasohjelmat Office 365 -ryhmien aktiivisuus Office 365 omaksumisen sisältöpaketti

26 Skenaariot: Menestyksen jakaminen 26 Menestyksen jakaminen Menestystarinat voivat usein olla aivan yhtä arvokkaita kuin kvantitatiiviset tiedot Microsoft 365:n onnistumisia esiteltäessä. Julkaisun aikana on hyvä, että projektiryhmän jäsenet ja asiantuntijat määrittelevät esimerkkejä, joista ilmenee toimintojen välinen yhteistyö ja tiimityö. Esimerkit voi jakaa käyttämällä Yammeria. Kun jaat tarinan Microsoft 365 kokemuksesta, muista kertoa seuraavat asiat: Aika. Menestystarina kannattaa aloittaa ajankohdalla, jotta yleisö tietää, milloin se tapahtui. Hahmot. Tarinaan kannattaa lisätä osallisten nimet, jotta yleisö tietää, kenestä on kyse. Tapahtumat. Tarinassa on hyvä kertoa kaikki tapahtumat. Visuaalisuus. Yleisön on hyvä saada myös visuaalinen kuva tapahtuneesta. Liiketoiminnallista arvoa koskevat tarinat on helppo jakaa sisäisesti Microsoft 365 menestystarinaryhmässä Yammer-verkostossa. Voit myös jakaa menestystarinoita ulkoisesti laajemmalle Microsoft 365 käyttäjäkunnalle Driving Adoption yhteisössä. Vinkkejä Pidä hauskaa! Kilpailujen järjestäminen ja positiivisen ilmapiirin luominen Microsoft 365:tä kohtaan tulisi olla kiinnostavaa ja mukaansatempaavaa. Yritä saada muutkin mukaan!

27 Skenaarioiden tarkistuslista 27 Skenaarioiden tarkistuslista Määrittele skenaarioita, jotta yrityksesi saa varmasti kaiken irti Microsoft 365:stä Kuudella ydinskenaariolla voit helpottaa liiketoimintaasi koskevien skenaarioiden määrittämistä Priorisoi skenaariosi ja selvitä, mihin kannattaa panostaa ensimmäiseksi Määritä onnistumisen edellytykset, jotta voit mitata Microsoft 365 julkaisun vaikutusta Opi seuraamaan organisaatiosi omaksumista Office 365 analytiikalla Kannusta tiimiäsi keräämään menestystarinoita koko julkaisuprosessin ajan

28 28 Viestintä ja tiedotus On tärkeää suunnitella viestintä ennen Microsoft 365 julkaisua, sen ajalle ja sen jälkeen, jotta organisaatio pysyy innokkaana ja sitoutuneena. Voit lisätä tietoisuutta erinäisillä sähköposteilla, julisteilla, kilpailuilla ja tapahtumilla, joita voit räätälöidä yrityksesi kulttuuriin mukaan. Kun koko organisaatio pysyy tietoisena asioista, sitoutuminen Microsoft 365:een paranee ja omaksuminen jatkuu pitkään. PIKAKATSAUS Mitä Microsoft 365 viestintäsuunnitelmaan kannattaa lisätä? Miten skenaarioni sopivat viestintäsuunnitelmaani? Miten voin kannustaa jatkuvaan sitoutumiseen ja Microsoft 365:n pitkäkestoiseen omaksumiseen?

29 Viestintä ja tiedotus: Viestintäsuunnitelman laatiminen 29 Viestintäsuunnitelman laatiminen Kehitä viestintästrategia, jolla luot tietoisuutta ja innostusta uutta ratkaisua kohtaan. On hyvä saada henkilöstö innostumaan palvelusta jo etukäteen ja pitää innostusta yllä sitä käytettäessä lanseerauksen jälkeen. Muista huomioida henkilökuntasi viestinnän sanoman suunnittelussa, sillä heidän on ymmärrettävä ratkaisun edut juuri oman työnsä kannalta. Valitse useita erilaisia toimia, kuten sähköpostit, julisteet ja tapahtumat vaikkapa pullakahvien puitteissa! Meidän ei tarvitse innovoida Office 365:llä, siitä pitää huolen Microsoft. Meidän tehtävämme on omaksua teknologia niin nopeasti kuin mahdollista ja keskittyä sen käyttämiseen, niin voimme tarjota lisäarvoa asiakkaillemme. Darren Russell, Digital Transformation Director, Mott MacDonald Lue lisää: Ripottele niitä koko projektin aikajanalle. Järjestä tapahtumia, jossa tuotteita pääsee kokeilemaan ja niistä voi esittää kysymyksiä. Räätälöi tiedotustoimet oman yrityksesi ja sen kulttuurin mukaisiksi. Jos organisaation johtaja lähettää ilmoituksen Microsoft 365:n käyttöönotosta, käynnistää lanseeraustapahtuman tai kertoo sen eduista kaikkien työntekijöiden henkilökuntakokouksessa, uuden teknologian merkitys menee hyvin perille ja sen käyttämisen tärkeys korostuu.

30 Viestintä ja tiedotus: Skenaarioiden huomiointi 30 Skenaarioiden huomiointi Tutustu skenaarioihin ja päätä, mitkä niistä sopivat parhaiten hyödynnettäviksi oman organisaatiosi lanseerauksessa. Skenaariot auttavat viestintäsuunnitelman tiedottamisessa. Ydinskenaariot ovat hyvä lähtöpiste viestintä- ja koulutusstrategian laatimiselle. Muunna ydinskenaarioita siten, että ne ratkaisevat todellisia liiketoiminnan ongelmia. Päätä, mitkä skenaariot sopivat yrityksellesi Microsoft 365:n lanseerauksen tukemisessa. Hyödynnä kuhunkin skenaarioon liittyviä resursseja sähköposti-ilmoitusten ja koulutustoimien toteuttamisessa.

31 Viestintä ja tiedotus: Resurssien etsiminen skenaarioiden perusteella 31 Resurssien etsiminen skenaarioiden perusteella Jokainen FastTrack-sivuston ydinskenaariopaketti sisältää malleja sähköposteille, julisteille ja lehtisille sekä videoita ja koulutusresursseja. Voit mukauttaa viestintäsuunnitelmasi malleja tarpeen mukaan.

32 Viestintä ja tiedotus: Sähköpostimallit 32 Sähköpostimallit Jokainen skenaario sisältää räätälöitäviä sähköposteja perusviestintää varten Microsoft 365:n lanseeraus- ja omaksumisprosessin jokaisessa vaiheessa. Sähköpostit sisältävät suoria linkkejä koulutuksiin ja resursseihin, joiden avulla käyttäjät voivat opetella Microsoft 365:n käyttöä. Nämä linkit on valmisteltu kullekin skenaariolle. Saatavilla olevia mallipohjia: Sähköpostin tyyppi Vaihe Tarkoitus "Lähtölaskenta" Ennen lanseerausta Tällä sähköpostilla voit luoda innostusta ja ilmoittaa työntekijöille siitä, mitä he voivat Microsoft 365:llä tehdä. Sähköposteja on yksi per skenaario. "Ilmoitus" Lanseeraus Tällä sähköpostilla voit aloittaa lanseerauksen ja neuvoa uusia käyttäjiä aloittamaan Microsoft 365:n käytön. Sähköposteja on yksi per skenaario. "Vinkkejä" Lanseerauksen jälkeen Näiden vinkkien ja ohjeiden avulla voit esitellä lisää Microsoft 365:n toimintoja ja auttaa työntekijöitä työskentelemään tehokkaammin. Sähköposteja on kolme per skenaario. Sähköpostit ovat saatavilla Word-tiedostoina (.docx) ja Outlookmalleina. Voit valita käytettävät mallit ja räätälöidä niitä vapaasti omien viestintätavoitteidesi mukaisesti. Voit muokata niiden tekstiä yrityksen tyylisi mukaisesti, lisätä yrityksesi logon ja lisätä niihin sisältöä vaadittuihin kohtiin. Muista lähettää sähköpostit etukäteen määritetyltä tililtä (esimerkiksi johtotason tukijan tililtä) määrätylle kohdeyleisölle. Vinkkejä Levitä sanaa muillakin keinoilla sähköpostien lisäksi. Voit luoda innostusta Microsoft 365:n lanseerausta kohtaan skenaariopaketin painovalmiilla julisteilla ja esittelyvideoilla osana tiedotuskampanjaasi.

33 Viestintä ja tiedotus: Lisäresursseja viestintäsuunnitelmille 33 Lisäresursseja viestintäsuunnitelmille Julisteet, esitteet ja muut painotuotteet Lähtölaskenta- ja ilmoitussähköpostit Vinkkejä sähköpostisarjana Windows 10 Business Introduction Kit

34 Viestintä ja tiedotus: Lanseeraustapahtumat 34 Lanseeraustapahtumat Muista lisätä lanseeraustapahtuma viestintäsuunnitelmaan, jotta organisaatiosi innostuu Microsoft 365:stä. Lanseeraustapahtuman valitseminen Ota huomioon Microsoft 365:n käyttämisen tavoitteet. Miten lanseeraustapahtuma voisi tukea näitä päämääriä ja liiketoiminnan niihin liittyviä aspekteja? Ota huomioon yrityskulttuuri. Minkä tyyppiset toimet sopivat omaan johtajuuteesi ja toisaalta työntekijöillesi parhaiten? Ota huomioon aika ja resurssit. Voitko suunnitella erilaisia tapahtuma-aktiviteetteja siten, että ne sopivat omiin tarpeisiisi ja aikatauluihisi? Ota huomioon yrityksen tulevat tapahtumat. Onko Microsoft 365:n julkaisuaikaan tulossa tapahtumaa, jonka yhteydessä lanseerauksen voisi järjestää? Tehokkaan lanseerauksen resurssit ja taktiikat Olemme koonneet yhteen resursseja, ideoita ja taktiikoita tehokkaan Microsoft 365 lanseerauksen järjestämiseksi. Voit tilata Office 365 -T-paitoja suunnittelutiimin ja asiantuntijoiden käyttöön osoitteesta (vain Yhdysvalloissa olevat asiakkaat) Bannerit, julisteet ja toimitiloissa jaeltavat esitteet Microsoft 365:n työkaluja ja ominaisuuksia esitteleviä demolaitteita kokeiltavaksi kahvioon tai aulaan Järjestä sitouttamistapahtumia verkossa Skypekokouslähetyksinä muissa toimipisteissä oleville tiimiläisille

35 Viestintä ja tiedotus: Jatkuvaan sitoutumiseen kannustaminen 35 Jatkuvaan sitoutumiseen kannustaminen Voit parantaa Microsoft 365:n omaksumista säännöllisellä tiedottamisella ja koulutuksilla. Vinkit ja neuvot auttavat käyttäjiä kehittämään taitojaan: Luo Yammer-ryhmä, jotta voit jatkaa keskustelua parhaista käytännöistä ja uusista ominaisuuksista Jaa tietoja onnistumisista eli siitä, miten työntekijät käyttävät Microsoft 365:tä innovatiivisilla ja vaikuttavilla tavoilla. Isännöi säännöllisesti sitoutumista edistäviä lisätapahtumia, kuten koko yrityksen henkilöstölle tarkoitettuja kokouksia tai lounastietoiskuja. Aseta henkilöstölle haasteita ja järjestä kilpailuja, joissa palkitaan Microsoft 365:n parhaista käyttötavoista uudenlaiseen työskentelyyn Office 365:n esittelyvideo Näytä Office 365:n esittelyvideo lanseeraustapahtumassa tai toistuvasti kahviossa tai hissien lähellä. Lisää videoita on osoitteessa Vinkkejä Projektitiimin julkaisuprosessin ajalta kokoamat menestystarinat ovat erinomainen tapa kannustaa jatkuvaan sitoutumiseen. Skenaariot-osion sivulla 26 on tietoja siitä, mitä menestystarinaan kannattaa sisällyttää.

36 Viestinnän ja tiedotuksen tarkistuslista 36 Viestinnän ja tiedotuksen tarkistuslista Lisää viestintäsuunnitelma sähköposteista, julisteista ja tapahtumista, jotta voit herättää kiinnostusta lanseerausta kohtaan Muista palata skenaarioihin, kun laadit viestintäsuunnitelmaasi Mukauta tarjolla olevia malleja ja resursseja tarpeen mukaan oman lanseerauksesi tueksi Lisää lanseerauksen jälkeiset toimenpiteet viestintäsuunnitelmaan, jotta voit kannustaa jatkuvaan sitoutumiseen

37 37 Koulutus Koulutus on oleellisessa osassa, kun uudet käyttäjät hankkivat Microsoft 365:n monipuoliseen hyödyntämiseen tarvittavia tietoja. Kattavan koulutusohjelman kehittäminen ennen lanseerausta on tärkeää, jotta onnistuminen on mahdollista. Tähtää siihen, että koulutus on paljon muutakin kuin vain tehtäväohjeistusta. Kerro loppukäyttäjille, miksi muutos tapahtuu ja mitä käyttäjien on syytä odottaa. Näillä tiedoilla Microsoft 365:n omaksuminen jatkuu pitkään. PIKAKATSAUS Mitä organisaatioon liittyviä asioita on huomioitava koulutusohjelmaa laadittaessa? Mitä tärkeitä välitavoitteita koulutusohjelmaan kannattaa lisätä? Mitä koulutusresursseja on saatavilla Microsoft 365 lanseeraukseen?

38 Koulutus: Koulutussuunnitelman luominen 38 Koulutussuunnitelman luominen Ota koulutussuunnitelman kehittämisessä huomioon seuraavat seikat: Nykyinen käytössä oleva tuottavuusratkaisu Jos käytössä on jokin tuottavuusratkaisu, koulutusvaihe saattaa vaatia lisäpanostuksia, sillä käyttäjät joutuvat vaihtamaan toimintatapojaan. Henkilökunnan tekninen osaaminen Koulutusohjelman suunnittelussa on otettava huomioon se, kuinka teknisesti taitavia työntekijät ovat. Se vaikuttaa siihen, kuinka helposti he oppivat uusia tapoja työskennellä. Yrityksessä käynnissä olevat muut uudistukset On tärkeää ottaa huomioon, mitä muita mahdollisia ohjelmia on käynnissä organisaatiossa, jotta henkilöstö ei ylikuormitu eikä uusien työtapojen opiskelusta aiheudu mitään sekaannuksia. Paras toteutustapa On tärkeää ottaa selville juuri oman organisaatiosi kannalta toimivin koulutuksen muoto, kuten pieniin osiin jaettu mikrokoulutus, henkilökohtainen koulutus tai itsenäisesti opiskeltavat verkkokoulutukset. Muista organisaatiosi kulttuuri Jokainen yritys on erilainen, ja organisaation vuorovaikutustavat auttavat koulutusohjelmaa koskevassa viestinnässä

39 Koulutus: Koulutusohjelman tärkeät välitavoitteet 39 Koulutusohjelman tärkeät välitavoitteet Koulutussuunnitelman on hyvä olla kunnollinen, sillä Microsoft 365:n osaaminen kehittyy eri tahtiin eri henkilöillä tai tiimeillä. Koulutussuunnitelmaan kannattaa harkita seuraavia: Säännöllinen koulutuskalenteri tietojen kertaamiseksi Osastoittain järjestettävät palautesessiot hyödyllisten käyttötapojen jakamiseksi Tukikoulutusta käyttäjille, joilla on vaikeuksia uuden ratkaisun oppimisessa Varmista, että tukipalvelu osaa antaa käyttöohjeita. Tukipalvelun valmius Varmista, että tukipalvelulla on kaikki tiedot, joita koulutuksen tukemiseen tarvitaan. Tämän oppaan avulla tukipalvelusi voi valmistautua Office 365:n mahdollisten ongelmien vianmääritykseen ja käyttäjien kysymyksiin vastaamiseen.

40 Koulutus: Koulutusresurssien käyttäminen 40 Koulutusresurssien käyttäminen Maksuttomat online-koulutusresurssit helpottavat Microsoft 365 lanseerausta. Voit jopa lisätä Microsoft 365 koulutusresursseja organisaatiosi sisäiseen koulutussivustoon. Tuotekoulutus Tuotepohjainen koulutus auttaa valmistamaan henkilöstöä palvelujen ja sovellusten tehokkaaseen käyttöön. Tuottavuuskoulutus Skenaariopohjainen koulutus valmistaa henkilöstöä maksimoimaan tuottavuutensa Microsoft 365:n avulla. Saatavilla verkossa Nopeasti luettava Videokoulutus Suoraviivainen Artikkelityyli Yksityiskohtainen lähestymistapa Skenaariopohjainen Yleiskielinen Windows 10 pikaoppaat Oppaiden ja opetusohjelmien avulla loppukäyttäjät voivat tutustua Windows 10:n perustason ja kehittyneemmän tason toimintoihin ja ominaisuuksiin yritysympäristössä. Windows 10 toimintaohjeet: 5 tuottavuusvihjettä Voit mukauttaa Windows 10 käyttökokemusta sovelluksilla, Käynnistä-valikolla ja monilla muilla. Saat enemmän aikaan Windows 10:llä, kun noudatat seuraavia viittä vihjettä.

41 Koulutuksen tarkistuslista 41 Koulutuksen tarkistuslista Kun laadit koulutusohjelmaa, ota organisaation yrityskulttuuri, tekninen osaaminen, nykyiset järjestelmät ja muut hankkeet huomioon Lisää tärkeät välitavoitteet koulutusohjelmaan Varmista, että tukipalvelu on valmiina vastaamaan kaikkiin loppukäyttäjien kysymyksiin ennen lanseerausta, sen aikana ja sen jälkeen Tutustu saatavilla oleviin resursseihin, joilla saat käytön vauhdilla käyntiin organisaatiossasi

42 42 Suunnittelu, toteutus ja hallinta Tässä osiossa on ohjeet omaksumistoimien lisäsuunnitteluun, varhaisten omaksujien ohjelmaan, toteutussuunnitelman toteuttamiseen ja yritystoiminnan onnistumisen jatkuvuuden takaamiseen. Aikatauluehdotusten avulla Microsoft 365 lanseerausta edeltävät, sen aikaiset ja sen jälkeiset toimet pysyvät aikataulussa. Muista, että onnistuneimmissa teknologian käyttöönottoprojekteissa 80 prosenttia panoksista kohdistetaan ihmisiin ja vain 20 prosenttia teknologiaan. Julkaisu sujuu, kun pidät huolta loppukäyttäjistä ja heidän toiminnastaan. PIKAKATSAUS Miksi omaksumistoimien suunnitteluun on käytettävä aikaa? Mikä on varhaisten omaksujien ohjelma ja miten saan omani onnistumaan? Miten voin toistaa Microsoft 365 toimia ja lisätä onnistumisia?

43 Suunnittelu, toteutus ja hallinta: Omaksumistoimien suunnittelu 43 Omaksumistoimien suunnittelu Kun suunnittelet toimia palvelun käytön omaksumisen tukemiseen, on tärkeää katsoa alkuperäistä lanseerausta pidemmälle. Monissa organisaatioissa loppukäyttäjien omaksuminen jää vähälle huomiolle siinä luulossa, että uutta teknologiaa ruvetaan käyttämään vain sen takia, että sitä tulee saataville. Sitä on kuitenkin ajateltava perustana, jonka päälle voi rakentaa. Ihmisillä on taipumus vastustaa muutosta, ja siksi omaksuntavaihe on suunniteltava huolellisesti rinnakkain teknologisen käyttöönoton suunnittelun kanssa. Pidä se jatkuvasti mielessä, Yleinen lähestymistapa Loppukäyttäjää ei muisteta huomioida suunnittelussa. Esimerkkinä "sähköposti, jossa on linkki koulutukseen". Ideaalinen lähestymistapa Loppukäyttäjän omaksuminen on rinnakkainen ja integroitu prosessi käyttöönoton kanssa Julkaisuresurssit Julkaisuresurssit Julkaisun aikajana Julkaisun aikajana Teknisen käyttöönoton suunnittelu ja toteutus Käyttäjään kohdistettu suunnittelu ja toimet Omaksunnan kehityskaari

44 Suunnittelu, toteutus ja hallinta: Microsoft 365:n käyttäminen julkaisussa 44 Microsoft 365:n käyttäminen julkaisussa Microsoft 365:n eri sovellusten ja palvelujen käyttäminen palvelun julkaisun suunnittelun ja toteutuksen aikana voi tukea sen omaksumisen onnistumista. Sillä tavoin tiimin jäsenet tulevat tutuksi palvelun kanssa ja voivat kertoa sen eduista eteenpäin kollegoilleen. Esimerkkejä: Käytä Office 365 -ryhmiä projektin suunnitteluun ja Microsoft 365:n käyttöönottoon liittyvien asiakirjojen muokkaamiseen yhdessä. Käytä Microsoft Planneria Microsoft 365:n käyttöönottoprojektin päivittäisten tehtävien hallintaan. Yammerin avulla voit luoda Microsoft 365 asiantuntijayhteisön ja kehittää sekä tukea sitä. Järjestä projektitiimin verkkokokoukset Skype for Businessin avulla ja tallenna kokousmuistiinpanot Microsoft OneNotella. Tyytyväisin olen ollut siihen tapaan, jolla koko organisaatio työskenteli yhdessä globaalin muutoksen toteuttamiseksi. Meillä oli projektille omistettuja tiimejä, jotka suunnittelivat sitä mittavasti etukäteen. Yammer itsessään osoittautui täydelliseksi ruohonjuuritason muutostekijäksi: tiimit muotoutuivat dynaamisesti ja työskentelivät käyttöönottoryhmien rinnalla jokaisessa maassa. Yammer-keskusteluja käynnistyi kaikkialla, ja siitä tulikin loistava kanava loppukäyttäjätuen tarjoamiselle. Siihen mennessä kun Office 365:n käyttöönotto oli valmis, huomasin jo ihmetteleväni, miten ennen pärjäsimme ilman tätä työkalua. Andy Tidd, IT-johtaja, ABB

45 Suunnittelu, toteutus ja hallinta: Ennen lanseerausta 45 Ennen lanseerausta Hanki organisaatiosi hyväksyntä Microsoft 365:n käyttöönotolle kehittämällä viestintäsuunnitelma, organisoimalla koulutusvalmistelut ja käynnistämällä varhaisten omaksujien ohjelma lanseerausta edeltävien viiden viikon aikana. Alla olevasta aikajanasta saat vinkkejä ennen lanseerausta tehtävistä toimista. Seuraavassa osiossa on ohjeet varhaisten omaksujien ohjelman toteuttamiseen. Aikataulu Tehtävä Kuvaus Viikko 1 Viestintä Koulutus Kehitä viestintäsuunnitelma ja sitouttamistapahtumien strategia. Valmistele materiaalit. Suunnittele loppukäyttäjien koulutusohjelma. Viestintä Lähetä "lähtölaskentasähköposti", jossa kerrot yleisölle, mitä on luvassa, luot odotuksia ja herätät mielenkiintoa keskittymällä siihen, mitä käyttäjille on luvassa. Viikko 2 Varhaisten omaksujien ohjelma Käynnistä varhaisten omaksujien ohjelma värväämällä ja kouluttamalla osallistujat ja perustamalla ohjelmalle oma Yammer-ryhmä. Lue lisää varhaisten omaksujien ohjelman oppaasta: Tee pilottiin osallistuville käyttäjille alkuvaiheen kysely, jolla keräät tietoja heidän Microsoft 365 -tiedoistaan ja -osaamisestaan. Tee tämä hieman ennen sitä, kun käyttäjät saavat aktivoidut tilit ja laitteet. Tuki Valmistele tukipalvelu käyttäjien tukemiseen. Varmista, että tukihenkilöt tuntevat tukipalvelun vianmääritysoppaan. Viestintä Varmista, että Microsoft 365 näkyy visuaalisesti toimipisteissäsi. Hyödynnä julisteita, lehtisiä ja esittelyvideoita. Viikko 3 Koulutus Ota käyttöön sisäinen ryhmäsivusto, johon voit tallentaa koulutusresursseja, esimerkiksi aloitusoppaita ja vinkkejä. Voit myös ohjata käyttäjiä Microsoftin julkiseen oppimiskeskukseen. Office 365:n koulutuskeskus löytyy osoitteesta Varhaisten omaksujien ohjelma Pyydä palautetta ohjelmaan osallistuvilta. Suorita pilotin puolivälissä kysely, jolla kysyt käyttäjien mielipiteitä Microsoft 365:stä. Tee tulosten perusteella tarvittavia muutoksia ennen yleistä julkaisua. Viikko 4 5 Viestintä Julkaise viestintäosaston avulla ilmoituksia yritysportaalissa, IT-portaalissa ja muissa sisäisissä sivustoissa tarpeiden mukaisesti. Tee pilottiryhmän tavoin koko organisaatiolle kysely hieman ennen sitä, kun käyttäjät saavat aktivoidut tilit ja laitteet. Valmistele lanseeraustapahtuma. Varhaisten omaksujien ohjelma Suorita lopullinen kysely välittömästi pilotin jälkeen. Tulosten avulla voit määrittää, täytyykö sinun tehdä muutoksia yleisiin koulutus- ja tiedotusmateriaaleihin. ENNEN LANSEERAUSTA LANSEERAUS LANSEERAUKSEN JÄLKEEN

46 Suunnittelu, toteutus ja hallinta: Varhaisten omaksujien ohjelman käynnistys 46 Varhaisten omaksujien ohjelman käynnistys Varmista onnistunut lanseeraus aloittamalla Microsoft 365:n julkaisun varhaisten omaksujien ohjelmalla, josta saat alkuvaiheen palautetta. Ohjelman pohjalta käyttöönottoa on helppo lähteä laajentamaan koko organisaatioon. Microsoft 365:n teknistä perehdytystä suunniteltaessa kannattaa harkita keskeisten yrityskäyttäjien ryhmälle suunnattua varhaisten omaksujien ohjelmaa. Siihen tulisi ottaa mukaan myös IT-tiimin jäseniä käyttäjien tukemiseksi. Ohjelmassa voit kerätä palautetta lanseerauskokemuksista ja tietoja alkuvaiheen onnistumisista, joita voi hyödyntää, kun Microsoft 365 lanseerataan koko organisaatioon. Jatkossa varhaisten omaksujien ohjelmaan osallistuneet voivat myös tukea laajempaa lanseerausta asiantuntijoiden roolissa. Ohjelma on mahdollisuus testata toimivuutta luotetulla käyttäjäryhmällä, joka voi reagoida joustavasti mahdollisiin ongelmatilanteisiin. Vinkkejä Yleisesti ottaen varhaisen omaksumisen ohjelmaan kannattaa valita sellaisia ihmisiä, jotka haluavat projektin onnistuvan. Ohjelmaan osallistuvat ovat tärkeitä mielipidevaikuttajia, jotka jakavat kollegoilleen julkaisusta saamiaan kokemuksia. Käytä varhaisen omaksumisen ohjelmaa todellisten ongelmien ratkaisemiseen pelkän teknologian testaamisen sijaan. Rohkaise ohjelmaan osallistuvia käyttämään Microsoft 365:tä tärkeimmiksi priorisoimiisi skenaarioihin. Pyri havaitsemaan mahdolliset muutostarpeet sellaisissa skenaarioissa, joiden liiketoiminnalliset vaikutukset olet määrittänyt tärkeiksi syiksi organisaatiollesi ottaa Microsoft 365 käyttöön.

47 Suunnittelu, toteutus ja hallinta: Oikeiden sidosryhmien sisällyttäminen varhaisten omaksujien ohjelmaan 47 Oikeiden sidosryhmien sisällyttäminen varhaisten omaksujien ohjelmaan Oikeiden henkilöiden valitseminen varhaisten omaksujien ohjelman pilottiryhmään on tärkeää, jotta saat arvokkaita tietoja lanseerauksessa hyödynnettäväksi. Alla olevan luettelon avulla voit päättää, kenet otat mukaan ohjelmaan: Pyydä mukaan yrityksen eri toimialoilla ja osastoilla työskenteleviä käyttäjiä, jotka parhaassa tapauksessa tekevät yhteistyötä projekteissa tai liiketoimintaprosesseissa. Pyydä mukaan todennäköisiä asiantuntijoita tai johtajia, joista tulee uudistuksen puolestapuhujia koko organisaation laajuisen lanseerauksen aikana. Pyydä mukaan teknologian kanssa usein vaikeuksissa olevia käyttäjiä. On tärkeää, että ymmärrät heidän tarpeensa, jotta voit ottaa ne huomioon lanseerauksessa. Pyydä mukaan IT:n tai tukipalvelun työntekijöitä, jotka tukevat käyttäjiä lanseerauksen aikana. Älä pyydä mukaan toimitusjohtoa tai ylintä hallintoa. Voi olla houkuttelevaa pyytää toimitusjohtajaa mukaan, mutta kun johtoa ei ole mukana varhaisten omaksujien ohjelmassa, voit ratkaista mahdolliset ongelmat, ennen kuin he tulevat mukaan julkaksun aikana. Vinkkejä Tarkista Sidosryhmät-osion sivulta 10, millaisia ominaisuuksia asiantuntijalta vaaditaan.

48 Suunnittelu, toteutus ja hallinta: Onnistuneen varhaisten omaksujien ohjelman tärkeimmät toimenpiteet 48 Onnistuneen varhaisten omaksujien ohjelman tärkeimmät toimenpiteet Kouluta varhaisen omaksumisen ohjelmaan osallistuvia valituissa skenaarioissa ydinskenaariot mukaan lukien. Voit tutustua FastTrackissä tarjolla oleviin skenaarioiden viestintä- ja koulutusresursseihin täällä: Aloita Microsoft 365:n asiantuntijaohjelma. Kerro asiantuntijoiksi valitsemillesi henkilöille ohjelmasta ja aloita heidän valmentamisensa asiantuntijoiksi. Hanki varhaisen omaksumisen ohjelmaan osallistuvilta reaaliaikaista palautetta ja säädä omaksumissuunnitelmaa sen perusteella. Luo osallistujille Yammer-ryhmä, jossa kaikki ohjelmaan kuuluvat näkevät julkaistun palautteen ja rohkaistuvat näin kertomaan myös omista ajatuksistaan. Ole valmiina vastaanottamaan palautetta Skype for Businessin ja Yammerin kautta työaikana, jotta voit vastata kysymyksiin ja jakaa vinkkejä. Pyydä ohjelmaan osallistuvilta palautetta aktiivisesti: käy työpisteellä, lähetä pikaviesti tai soita. Muista, että jos kukaan ei anna palautetta, ohjelmasta ei ole niin paljon hyötyä kuin voisi olla. Tutustu varhaisten omaksujien ohjelman oppaaseen Varhaisten omaksujien ohjelman oppaassa on lisävinkkejä onnistuneen varhaisten omaksujien ohjelman laatimiseen. Muista kiittää osallistujia ja kerätä palautetta kiitosviestimallilla.

49 Suunnittelu, toteutus ja hallinta: Lanseeraus 49 Lanseeraus Microsoft 365:n lanseerauksen laajentaminen koko organisaatioon on suuri hetki. Nyt on aika hyödyntää kaikkea aiempaa suunnittelua ja katsoa, miten kova työsi palkitaan. Aikataulu Tehtävä Kuvaus Viikko 6 Viestintä Luo innostusta loppukäyttäjiin toteuttamalla Microsoft 365:n lanseeraustapahtuma. Lähetä käyttäjille sähköposti-ilmoitus, jossa kerrot, mitä on saatavilla, miten he pääsevät alkuun ja mistä he löytävät apua sekä resursseja. Koulutus Pidä käyttäjien koulutukset. ENNEN LANSEERAUSTA LANSEERAUS LANSEERAUKSEN JÄLKEEN

50 Suunnittelu, toteutus ja hallinta: Lanseerauksen jälkeen 50 Lanseerauksen jälkeen Kun Microsoft 365 on nyt onnistuneesti lanseerattu koko organisaatiossa, on tärkeä jatkaa käyttäjien sitouttamista Microsoft 365:n käyttämiseen. Pidä kiinnostusta yllä tarjoamalla lisää käyttövinkkejä sekä jatkuvaa koulutusta tarpeen mukaan. Tässä osiossa on kuvattu, miten voit jatkaa omaksumisen tukemista organisaatiossa ja pysyä ajan tasalla palvelupäivityksistä ja ominaisuuksista. Aikataulu Tehtävä Kuvaus Viestintä Jaa loppukäyttäjille säännöllisesti vinkkejä "vinkkisähköpostimallien" avulla. Näin pidät Microsoft 365:n käyttäjien tietoisuudessa ja voit esitellä eri käyttökohteita laajemmin. Viikko 8 12 Kun Office 365 on julkaistu koko organisaatiossasi, suorita vielä lopuksi kysely, jolla kartoitat käyttäjien osaamista ja kokemuksia Microsoft 365:stä. Koulutus Jatka käyttäjien koulutusta tarpeiden mukaisesti. ENNEN LANSEERAUSTA LANSEERAUS LANSEERAUKSEN JÄLKEEN

51 Suunnittelu, toteutus ja hallinta: Luo toteutussuunnitelma 51 Luo toteutussuunnitelma Toteutussuunnitelma on elintärkeä julkaisun kannalta, sillä se sisältää ohjeet Microsoft 365:lle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen. Toteutussuunnitelman luominen 01. Kirjaudu FastTrack-sivustoon Microsoft 365 organisaatiotunnuksella Valitse Aloita uusi suunnitelma 03. Tee ohjatun luontitoiminnon toimenpiteet loppuun ja valitse Valmis 04. Valitse toteutussuunnitelman skenaariot ja sitten Tallenna ja jatka 05. Anna kunkin skenaarion aikataulutiedot ja valitse sitten Tallenna ja jatka 06. Lisää sidosryhmät yhteystietoihin ja valitse Tallenna ja lopeta

52 Suunnittelu, toteutus ja hallinta: FastTrack auttaa onnistumaan 52 FastTrack auttaa onnistumaan FastTrackissä on sadoista asiantuntijoista koostuva tiimi, joka on sitoutunut tukemaan IT-ammattilaisia ja -kumppaneita eri puolilla maailmaa parhaan Microsoft 365 -käyttökokemuksen saavuttamisessa. Ehdot täyttävät Microsoft FastTrack asiakkaat voivat pyytää perehdytystä, johon sisältyy etänä tarjottavaa ja henkilökohtaisesti räätälöityä tukea. FastTrack-asiantuntijamme auttavat Microsoft 365 projektin suunnittelussa ja arvioivat teknisen ympäristösi. He tarjoavat korjausohjeita ongelmatilanteissa, siirtävät yrityksesi datan Office 365:een* ja auttavat palvelun käytön omaksumisessa. FastTrack auttaa onnistumaan Aloita jo tänään Meille oli hyvin tärkeä edetä muutoksen tahdissa ja olla häiritsemättä liiketoimintaa. Kumppanuus FastTrack-tiimin kanssa toimi fantastisesti. He auttoivat meitä monissa perehdytyksen haasteissa sekä strategisissa seikoissa, kuten liiketoiminnan prosessien ja muutoksen määrittämisessä. Omar Bhatti, Senior Principal, CSC * Siirtopalvelut ovat saatavilla asiakkaille, joilla on vähintään 500 ehdot täyttävää käyttöoikeutta

53 Suunnittelu, toteutus ja hallinta: Jatkuvan menestyksen kehittäminen 53 Jatkuvan menestyksen kehittäminen Omaksuminen on jatkuvaa: se ei pääty käyttöönottopäivään tai sen vaikutusten mittaamiseen. Etsi jatkuvasti uusia tapoja, joilla Microsoft 365 voi tuoda lisäarvoa organisaatiosi liiketoimintaan, jotta pysyt ajan tasalla käyttäjiesi ja organisaatiosi kehittyvistä tarpeista. Arviointiprosessista saatavien tietojen ja näkemysten avulla voit laatia lisäkoulutusta parhaista käytännöistä ja erittäin tehokkaista Microsoft 365 -ratkaisuista. Järjestä lisää liiketoimintaskenaario- ja ratkaisukehityskoulutusta aiempaa useampien osastojen kanssa. Voit järjestää myöhemmin osastokoulutuksia, joissa kuvataan, miten Microsoft 365 auttaa kunkin toimialan menestyksessä. Tuottavuuskirjaston avulla voit tunnistaa uusia skenaarioita, joiden avulla voit hyödyntää Microsoft 365:tä entistäkin kattavammin. Muista kannustaa käyttäjiä ja asiantuntijoita kehittämään ideoita siitä, miten Microsoft 365 voi parantaa liiketoimintakäytäntöjä. Jaa ne muiden kanssa osallistamistapahtumissa, yhteisössä ja Yammerryhmässä. Kehitä näiden ideoiden pohjalta lisää ratkaisuja ja koulutuksia. Haluamme heidän rakastavan tätä työkalua. Tämä tarkoittaa paitsi työntekijöiden kuulemista, mutta myös heidän antamansa palautteen toteutusta käytännössä. Jeff Schuman, Nationwide

54 Suunnittelu, toteutus ja hallinta: Hallitse ja ennakoi muutoksia 54 Hallitse ja ennakoi muutoksia Muutoksen hallinta Office 365:ssä Yrityksesi ja pilvipalvelusi ovat jatkuvassa muutoksessa. Ihmiset etsivät jatkuvasti uusia mahdollisuuksia työn tehostamiseen, jossa tulevat apuun pilven jatkuvasti päivittyvät ominaisuudet. Pidä silmällä Public Roadmap- ja Office-blogeja, sillä niistä saat tietoa palvelun uusista toiminnoista ja päivityksistä, joita voit hyödyntää.

55 Suunnittelu, toteutus ja hallinta: Public Roadmap 55 Public Roadmap Pidä silmällä Windows 10 Roadmap- ja Office 365 Roadmap blogeja, sillä niistä saat tietoa palvelun päivityksistä, joita organisaatiosi voi hyödyntää jatkossa Microsoft 365:n käytössä. Windows 10 Roadmap Suodata ominaisuuksia sovelluksen, palvelujen tai alustan mukaan, niin löydät organisaatiollesi hyödyllisimmät ominaisuudet ja päivitykset. Office 365 Roadmap Toiminnot on ryhmitelty kehitysvaiheiden mukaan, jotta voit erottaa tulevat päivitykset ja parhaillaan julkaistavat ja jo asiakkaidesi saatavilla olevat ominaisuudet toisistaan.

56 Suunnittelu, toteutus ja hallinta: Blogit 56 Blogit Seuraa Windows for your Business- ja Office-blogeja, niin pysyt ajan tasalla organisaatiollesi sopivista tehokkaista toimintatavoista uusien palvelupäivitysten ja toimintojen ilmestyessä. Windows for your Business blogi Office-blogit Ryhdy Insider-jäseneksi, niin saat lisää resursseja käyttöösi Liity Windows Insider Program- tai Windows IT Pro Insider jäseneksi, niin saat uudet koontiversiot varhaisessa vaiheessa käyttöösi ja voit antaa palautetta uusimmista ominaisuuksista ja toiminnoista.

57 Suunnittelu, toteutus ja hallinta: Office 365 päivitysten hallinta 57 Päivitysten hallinta Office 365 päivitykset: Office 365:n hallintakeskuksessa voit tilata organisaatiollesi uusimmat päivitykset heti, kun ne julkaistaan. Voit halutessasi tilata päivitykset vain tietyille henkilöille tai pysyttäytyä oletusarvoisessa julkaisuaikataulussa, jolloin saat päivitykset myöhemmin. Lisätietoja vaihtoehdoista on osoitteessa Windows 10 päivitykset: Windows 10 sisältää uuden mallin, jota organisaatiot voivat käyttää Windowsin ominaisuuksien käyttöönottoon ja päivitykseen jatkuvana prosessina. Tämä uusi malli, jota kutsutaan nimellä Windows as a Service (WaaS), edellyttää, että Windowsin käyttöönotto ja päivitys arvioidaan uudelleen. Voit tukea organisaatiosi eri tarpeita ja käyttötarkoituksia valitsemalla eri Windows-palveluhaaroista: Current Branch (CB) on tarkoitettu varhaisille omaksujille, IT-tiimeille ja muille pilottiryhmille. Sillä vahvistetaan sovellusten ja uusien ominaisuuksien yhteensopivuus. Current Branch for Business (CBB) on tarkoitettu suurimmalle osalle organisaatioon kuuluvia ihmisiä. Se avulla uudet ominaisuudet voidaan ottaa käyttöön vaiheittain pitkällä ajanjaksolla. Long-Term Servicing Branch (LTSB) on tarkoitettu äärimmäisen tärkeille tai erikoistuneille laitteille. Sitä ei päivitetä uusilla ominaisuuksilla, vaan sitä tuetaan tietoturvapäivityksillä ja muilla päivityksillä pitkään. Windows Insider Program -ohjelmassa voit testata ja ottaa käyttöön esituotantokoodia ja tutustua ensimmäisten joukossa ominaisuuksiin, joita sisällytetään tuleviin Windows-päivityksiin.

58 Microsoft 365 -julkaisun aikataulu 58 Tehtävä Viikko 1 Viikko 2 Viikko 3 Viikko 4 Viikko 5 Määritä tärkeimmät sidosryhmät ja kokoa tiimi Määritä toteutusvastaava ja projektipäällikkö. Määritä johtotason tukija(t) ja etsi henkilöt tiimin jäljellä oleviin rooleihin. Määritä ja priorisoi skenaariot Määritä ja kehitä skenaariot Skenaarioiden priorisointi Määritä onnistumisen edellytykset Määritä onnistumisen edellytykset / suorituskyvyn mittarit ja vertailumittaluvut. Luo toteutussuunnitelma Aloita lisäämällä projektisi tiedot toteutussuunnitelmaan osoitteessa Viimeistele toteutussuunnitelma. Luo asiantuntijaohjelma Määritä asiantuntijat. Luo asiantuntijoille Yammer-tukiryhmä. Kouluta asiantuntijat ja keskustele toimista aivoriihessä. Määritä asiantuntijoiden jatkuvat tehtävät. Viimeistele asiantuntijoiden lanseeraustoimet. Hanki asiantuntijoilta palautetta ja tietoja onnistumisista lanseerausta varten. Varhaisten omaksujien ohjelma Värvää osallistujat ohjelmaan. Luo Yammerryhmä viestinnän ja palautteen keräämisen helpottamiseksi. Teetä osallistujilla lähtötasoa kartoittava kysely. Käynnistä varhaisten omaksujien ohjelma virallisesti antamalla osallistujien käyttöön aktivoitu tili. Pyydä ohjelmaan osallistujilta vapaamuotoista palautetta. Lähetä lopullinen kysely ja tee lanseeraukseen tarvittavat muutokset saatujen analyysien perusteella. Tiedotus ja viestintä Kehitä viestintäsuunnitelma ja sitouttamistapahtumien strategia. Luo viestintämateriaaleja tarjolla olevien mallien avulla Lähetä työntekijöille "lähtölaskentasähköposti". Varmista, että Microsoft 365 näkyy visuaalisesti yrityksen kaikissa toimipisteissä. Ilmoita tulevasta Microsoft 365 -lanseerauksesta yrityksen intranetissä. Valmistele lanseeraustapahtuma. Luo Yammerryhmä, jossa loppukäyttäjät voivat jakaa Office 365:een liittyviä onnistumisiaan. Teetä loppukäyttäjillä lähtötasoa kartoittava kysely Koulutus Kehitä loppukäyttäjien koulutussuunnitelma. Avaa sisäinen koulutussivusto koulutusresurssien tallennuspaikaksi. Kouluta loppukäyttäjät. Tuki Valmistele tukipalvelu loppukäyttäjien tukemista varten. Tue käyttäjien sitoutumista ja omaksumista Hallitse ja ennakoi muutoksia Mittaa, jaa menestystekijät ja toista

59 Alla oleva aikajana auttaa Microsoft 365:n julkaisun suunnittelussa. Tee tarvittavat muutokset oman organisaatiosi tarpeiden mukaan. 59 Viikko 6 (lanseeraus) Viikko 7 Viikko 8 Viikko 9 Viikko 10 Viikko 11 Viikko 12 Hanki palautetta asiantuntijoilta ja muuta ohjelmaa tarpeen mukaan. Tiedota käyttäjille sähköpostitse, mitä heillä on nyt käytettävissään. Toteuta lanseeraustapahtuma Lähetä käyttövinkkejä sähköpostitse loppukäyttäjille. Lähetä käyttövinkkejä sähköpostitse loppukäyttäjille. Teetä julkaisunjälkeinen kysely Lähetä käyttövinkkejä sähköpostitse loppukäyttäjille. Kouluta loppukäyttäjät. Suunnittele ja toteuta jatkuvat koulutukset. Valmistele ja järjestä kilpailuja käyttäjien sitoutumisen kannustamiseksi. Päivitä ja ylläpidä sisäistä koulutussivustoa. Jaa tietoja onnistumisista. Järjestä säännöllisesti uusia sitouttamistapahtumia. Seuraa Public Roadmap blogia ja muita blogeja Ilmoita käyttäjille uusista julkaistavista ominaisuuksista ja valmista heidät niitä varten. Kerää ja raportoi tiedot Microsoft 365:n onnistumisen edellytyksistä ja suorituskyvyn mittareista. Kerää ja jaa tietoja onnistumisista. Julkaise uudet skenaariot

60 Suunnittelu, toteutus ja hallinta: Asiakkaiden menestystarinoita 60 Asiakkaiden menestystarinoita Henkelin johtajat arvioivat yrityksen IT-järjestelmät ja totesivat ne vanhentuneiksi. He halusivat hoitaa homman kertaheitolla hyppäämällä pilveen. Katso videosta, miten Henkel suunnitteli onnistuneen Office 365 lanseerauksen. Henkel: Erinomaista omaksumista Ota selvää, miten Henkel suunnitteli onnistuneen Office 365 -käyttöönoton