Itsearviointi ulkoista auditointia ennen Laatuvastaavat 2.4.2012 pirjo.halonen@jyu.fi 050 428 5315 2.4.2012 Pirjo Halonen 1
Itsearviointi Tavoite 1: Oman toiminnan arviointi ja kehittäminen. 2.4.2012 Pirjo Halonen 2
Itsearviointi Tavoite 2: Auditointiprosessin esiprosessi Aineiston valmistelu Kyllä Kehittäminen Auditointiryhmän vierailu Auditoinnin raportointi Läpäisy? Ei Kehittäminen Uusintaauditointi Tavoite 3: Itsearviointitaitojen kehittyminen 2.4.2012 Pirjo Halonen 3
Itsearviointi toiminnan kehittämiseen Vahvuudet: näyttöä toiminnassa toimintatapojen järkevyydestä ja yhtenäisyydestä soveltamisen systemaattisuudesta toiminnan arvioinnista oppimistavoista ja niiden soveltamisessa toimintatavan parantamisesta arvioinnin tuloksena näyttöä tuloksissa positiivisista kehityssuunnista järkevistä tavoitteista ja suorituskyvystä suhteessa niihin vertailusta muihin organisaatioihin tulosten syntymisestä toiminnan seurauksena tulosten kattavuudesta Parantamisalueet: edellisten puutteet 2.4.2012 Pirjo Halonen 4
Arviointiryhmän osallistujat Päättäjät Ohjaaja Opettajat Opiskelijat Hallintohenkilöstö 2.4.2012 Pirjo Halonen 5
Arviointiryhmän roolit Alustaja perehtyy arviointimalliin ja laatii arviointi-istunnon alussa pidettävän lyhyen alustuksen sovitusta arviointialueesta, sen toimintatavoista tai mittareista ja tuloksista. Arviointiryhmä muodostaa keskustelemalla yhteisen näkemyksen toiminnan ja tulosten vahvuuksista ja parantamisalueista. Sihteeri kirjaa arviointiryhmän havainnot. Aikavastaava valvoo arviointiryhmän ajankäyttöä. (Ohjaaja suunnittelee ja ohjaa itsearviointityöskentelyä.) 2.4.2012 Pirjo Halonen 6
Arviointimalli 3 Henkilöstö 7 Henkilöstötulokset 1 Johtajuus 2 Strategia 5 Prosessit ja palvelut 6 Asiakastulokset 9 Keskeiset tulokset 2.4.2012 4 Kumppanuudet ja resurssit 8 Yhteiskunnalliset tulokset 7
Arviointi-istunnot Yksi osa-alue käsitellään kerrallaan (½ t 1 tunti) Ohjaaja esittelee arviointikohdan. (2 min) Alustaja esittelee arviointikohtaan liittyvät toimintatavat. (4) Itsenäinen pohdinta (2) Parikeskustelu (7) Vahvuuksiksi todetut havainnot kirjataan (toteamus seuraus) Kehittämiskohteiksi todetut havainnot kirjataan (toteamus seuraus) Havainnot ryhmitellään asiasisällöittäin Asiasisällöt havaintoineen priorisoidaan. (Kehityshankkeet aloitetaan istunnon jälkeen) 2.4.2012 Pirjo Halonen 8
Itsearviointitapahtuma 1/3 Kolme ryhmää, kukin noin 5 henkilöä Ryhmä 1: 1. Johtajuus 2. Strategia 5. Prosessit 9. Keskeiset tulokset Ryhmä 2: 3. Henkilöstö 5. Prosessit 7. Henkilöstötulokset 8. Yhteiskunnalliset tulokset Ryhmä 3: 4. Kumppanuudet ja resurssit 5. Prosessit ja palvelut 6. Asiakastulokset 2.4.2012 Pirjo Halonen 9
Itsearviointitapahtuma 2/3 Työskennellään pienryhmissä 3 tuntia. Ryhmät kommentoivat toistensa tuloksia ristiin 2 tuntia. Yhdessä priorisoidaan kehittämiskohteet ja pohditaan jatkotoimia 2 tuntia. Tarvittaessa on voitava tarkistaa strategia toiminta- ja taloussuunnitelma opiskelijapalautteita trendi näkyvissä imagotutkimuksia henkilöstötuloksia trendi opettajaprofiilia trendi koulutuksen tuloksia tilojen, laitteiden, välineiden, järjestelmien ylläpidon jne. menettelytapoja Tiedot heijastettavissa tietokoneelta. 2.4.2012 Pirjo Halonen 10
Itsearviointitapahtuma 3/3 Etsitään kunkin osa-alueen vahvuudet ja kehittämiskohteet. Kirjataan tyyliin Meillä koko opetushenkilöstö osallistuu koulutuksen strategiseen suunnitteluun, ja sen hyöty on, että henkilöstö on sitoutunutta. tai Meillä johtoryhmä suunnittelee koulutuksen strategiat, ja siitä seuraa, että henkilöstön on vaikea sitoutua koulutuksen tavoitteisiin ja toimintaperiaatteisiin. Tässä vaiheessa ei esitetä korjausehdotuksia. Kaikkien ryhmien yhteisessä istunnossa ryhmät kommentoivat toistensa tuotoksia. 2.4.2012 Pirjo Halonen 11
ARVIOINTITUOTOSTEN RYHMITTELY Arviointiistunnot Havainnot Ryhmittely Vahvuudet, mahdolliset menestystekijät Keskeiset kehityskohteet Priorisointi strategiaan suhteutettuna kehitysprojektiehdokkaat 2.4.2012 Johdon päätös Kehityshankkeiden suunnittelu ja toteutus Strategisesti oikein valitut kehityshankkeet ja -toimet Pirjo Halonen 12 Lähde: Heikki Niemi, Laatukeskus
v v k k v v k k v v k k v k v v k v v k k k Systemaattisesti kerätty palaute Palautteen kehittäminen ja hyödyntäminen 2.4.2012 13
Onnistunut arviointi Arvioijat tuntevat arvioitavan toiminnan Ohjaaja tuntee arviointimallin ja tekniikan Onnistunut arviointi Yksikkö valitsee arviointikokouksen osallistujat ja alustajat. Ohjaaja laatii arviointikokouksen ohjelman. Ohjaaja järjestää osallistujille infotilaisuuden. Ohjaaja opastaa alustusten tekemisessä. Ohjaaja opastaa tarvittaessa arviointikokouksessa. Ohjaaja vetää ristiinkommentoinnin: arviointi, ryhmittely, priorisointi. 2.4.2012 Pirjo Halonen 14
Mietittävää Mikä arveluttaa? (Punainen paperi) Mikä vaikuttaa toimivalta? (Vihreä) Arviointimallin kommentit (Lila) Mitä asioita, joita itsearvioinnissa kannattaa käsitellä, tulee välittömästi mieleen? (Keltainen) 2.4.2012 Pirjo Halonen 15
Arveluttaa Henkilöstön työajan riittävyys ja sitä kautta sitoutuminen Kuormittaa henkilöitä, joilla on muutenkin paljon vastuita Laitosten sitoutuminen Laitoksen resurssit (aika ja henkilöstö) Miten resursoidaan ja miten henkilöstöä sitoutetaan laatutyöhön oman työnsä ohessa? Alustajan työmäärä Nähdään arjesta ja omaehtoisesta kehittämisestä erillisenä Etukäteen kerättävän aineiston laajuus ja saatavuus Mistä löydetään oikeat henkilöt ryhmiin? Löydetäänkö jokaiseen ryhmään asiantuntijuutta? Miten ryhmät kootaan? Mikä on laatukäsikirjan rooli itsearvioinnissa? Riittääkö pelkästään koulutukseen keskittyminen itsearvioinnissa, kun auditoinnissa käsitellään kaikkea toimintaa? Edellyttää laajaa valmistelutyötä, jotta kaikki asianomaiset omaksuvat laatutyön näkökulman ja käsitteistön. Hyvin pitkälle viety strukturointi johtaa helposti kaikkien teemojen tasapäistämiseen. Tärkeille asioille ei jää riittävästi aikaa pinnallisuus. Kuinka saadaan fokus substanssiin niin, että koreografia tukisi itse asiaa? Trendejä on vaikea hahmottaa, kun takana on pitkä, isojen muutosten kausi. Ohjeistuksen täsmällisyys, esimerkiksi tuleeko jatkokoulutusta Mikä on tukipalvelujen rooli ja osuus arviointiprosessissa? Tuloksien ja johtopäätösten vaikutus tukipalvelujen toimintaan ja resursseihin. Yleensäkin evidenssin löytyminen tukipalveluista 2.4.2012 Pirjo Halonen 16
Arviointimallin kommentointi Mahdollisuus tuoda esille epäkohtia ja kehittämiskohteita Ryhmien työnjako on epäselvä Miksi yhteiskunnalliset tulokset on henkilöstö -ryhmässä? Miten STAK näkyy arviointimallissa? Malli on selkeä Malli on hyvä; jäsentää ajatuksia Monipuolinen malli Toiminnan kokonaisvaltainen tarkastelu on hyvä asia Evidenssit ja todisteet näkyviä, mistä seuraa, että on mietittävä etukäteen, mitä tietoja tarvitaan. Tarkennusta ja esimerkkejä kaivataan esim. kohtiin 7. Henkilöstötulokset ja 6. Asiakastulokset Olisiko mahdollista muuttaa em. termit koulutuksen kielelle? Ohjaavat kysymykset ovat hyviä Pitäisikö mallin kieli kääntää yritysmaailmasta yliopistoon? Mitä kumppanuudet ja resurssit opetuksessa tarkoittavat? Tarkoittavatko keskeiset tulokset johtopäätöksiä? Onko kolmen ryhmän muodostaminen ontuvaa? Kaavion kysymykset ovat ok, mutta lokerot ovat vähän oudot. Koko prosessin hahmottaminen ja yhdistyminen perustoimintaan on vaikeaa 2.4.2012 Pirjo Halonen 17
Toimivalta vaikuttavaa Ollaan ajoissa liikkeellä Tietovarastohanke on mahdollisuus aineiston hankintaan Keskitetty aineistonkeruu Keskitytään yhteen alueeseen (koulutukseen) Tilaisuus etukäteiseen tiedonhankintaan ja alustukseen sekä käsittely ohjatusti Keskusteleva arviointi Valmisteluaikaa riittävästi Jatkuvuus (laadun kehittäminen) Aikataulu (tarkkuus) Kokeiltu järjestelmä, josta on kokemuksia Saadaan monipuolinen kuva toiminnasta Pakottaa katsomaan peiliin Hyvät käytänteet saadaan jakoon Läpinäkyvyys toiminnan laatu Ohjeistus näyttää toimivalta Aikataulutus on hyvä ehtii orientoitua 2.4.2012 Pirjo Halonen 18
Itsearvioinnissa käsiteltäviä asioita Opiskelijapalautteen hankinta ja hyödyntäminen Opiskelijapalautejärjestelmä Opiskelijavalinta (tavat ja variaatio) Ohjaus Opinnäyteprosessi Henkilöstön hyvinvointi ja sitoutuneisuus Koulutusinnovaatio (jakaminen) Pedagogiset opinnot Koulutuksen ongelmat ja ratkaisut (esim. pedagogiset johtajat ja opetuksenkehittämistyöryhmä) Saadaan arvioitua, mitä vaikutusta on tuloksiin, kun massaluennoista siirrytään pienempiin ryhmiin ja joissain aineissa päinvastoin. Kuka vastaa prosessin eri vaiheista? Kuinka vastuuhenkilö saa tarvittavan tiedon kehittämistoimia varten? Ydinprosessit on mietittävä Rajapinnat on selvitettävä Miten tämänhetkinen koulutus vastaa työelämän muuttuviin tarpeisiin? Koulutustoiminnan fyysiset puitteet Tukipalvelut yksiköiden toiminnassa (it-palvelut, kirjasto, tilapalvelut) Yksikön prosessit vs. tukipalvelujen toiminta yhteistyö ja pullonkaulat 2.4.2012 Pirjo Halonen 19
Opiskelijat mukaan! Ylioppilaskunnan kanssa pidetään viikolla 16 tai 17 yksiköiden laaturyhmiin kuuluville ja muille kiinnostuneille opiskelijoille laadunhallinnan koulutus. Laitoksia pyydetään ilmoittamaan laaturyhmänsä opiskelijajäsenten nimet ja sähköpostiosoitteet laatupäällikölle 11.4.2012 mennessä. 2.4.2012 Pirjo Halonen 20
Arvioinnin jälkeen Nopeasti parannettavissa olevat asiat hoidetaan välittömästi. Isojen parannusten vaatimista kehityshankkeista päättää johtoryhmä. Kehityshankkeet ovat yksikön seuraavassa toimintasuunnitelmassa. Johtoryhmä asettaa kehitysprojektit ja seuraa niitä. Projektiryhmät toteuttavat kehitysprojektit. Yksikkö vakiinnuttaa kehityshankkeilla tehdyt muutokset ja parannukset. Laatupäällikkö seuraa muutosten edistymistä ja tarvittaessa auttaa niiden läpiviennissä. 2.4.2012 Pirjo Halonen 21
Lopetusdia 2.4.2012 Pirjo Halonen 22