Ennakoiva rekrytointi, opiskelijasta harjoittelun kautta työelämään Kuntarekryn seminaari 11.12.2012 Pertti Malkki Henkilöstöjohtaja
Sisältö TAUSTA 1.Henkilöstötyön organisoituminen kuntajakomuutoksen jälkeen 2.Palvelu- ja organisaatiouudistus 2013 (USO) 3.Uusi HR-organisaatio ENNAKOIVA REKRYTOINTI 4.Opiskelijasta harjoittelun kautta työelämään 5.Yhteenveto
Johtaminen ja organisaatio Vahvuudet ja onnistumiset Keskeisten päättäjien ja valtuustoryhmien yhteistyö ja yhteistyörakenteet Uuden sukupolven organisaation perusrakenteet päätetty ja toimeenpanovaihe käynnistetty Uuden sukupolven organisaation valmistelu asiakaslähtöisesti (selvitysmiesten työskentely ja yhteistyö) Merkittävät organisaatiojärjestelyt yhdistymisen jälkeen Konserni- ja omistajaohjauksen selkiyttäminen organisaatiomuutoksilla ja USO -rakenteella Henkilöstömuutosten ja eläköitymisen potentiaalin hyödyntäminen Heikkoudet ja kehittämisasiat Poliittisen johtamisen vaativuuden kasvu ja toimielinten jäsenten taitovaateet Poliittisten päättäjien ja viranhaltijoiden työnjaon selkeyttäminen Suuren organisaation hallintokäytäntöjen monimutkaisuus ja sen lieventäminen joustavuudella (yhtenäiset toimintatavat ja asiakasrajapinnassa soveltamismahdollisuus) Vaativien muutosvalmistelujen aikataulujen sopiminen ja tehokas toteutus Kuntayhtymien ohjauksen vaikuttavuus Lähiesimiestoiminnan kuormittuminen sekä lähiesimiesten ja keskijohdon mitoitus
Hallinnolliset tehtävät, jotka on jätetty täyttämättä 1.1.2009-31.07.2012 Palvelualue / nimike Täyttämättä (alkaen) Konsernihallinto sisäinen tarkastaja 1.9.2009 virastomestari-autonkuljettaja 1.2.2010 tietopalvelusihteeri 1.6.2010 kaupunginsihteeri 1.6.2010 henkilöstösihteeri 1.10.2010 maaseutuasiamies 1.1.2011 Sosiaali- ja terveys- toimistosihteeri 1.3.2009 palvelut tiedottaja 1.4.2009 toimistosihteeri 1.7.2009 henkilöstösihteeri (0,5) 1.10.2009 henkilöstöpäällikkö 1.12.2009 hallintosihteeri 1.1.2010 tekstinkäsittelijä 17.2.2011 maksuliikesihteeri 1.1.2012 Sivistyspalvelut toimistosihteeri 1.3.2009 hallintosihteeri 1.8.2009 opetusjohtaja 1.10.2009 hallintosihteeri 1.10.2009 hallintosihteeri 1.1.2010 hallintosihteeri 1.1.2011 hallinto- ja talousjohtaja 1.4.2011 palveluesimies 1.10.2011 kuljetussuunnittelija 1.1.2012 taloussuunnittelija 1.7.2012 Kaupunkirakenne- hallinnonsuunnittelija 1.7.2009 palvelut taloussihteeri 1.8.2010 hankekoordinaattori 1.6.2011 hallintosihteeri 1.8.2011 taloussuunnittelija 1.10.2011 Altek Aluetekniikka toimistosihteeri 1.9.2009 toimistopäällikkö 1.10.2009 Talous- ja palkkahallinnon asiantuntija 2.1.2009 hank. palv.keskus palkkahallinnon asiantuntija 1.3.2009 palkkasihteeri 1.3.2009 palvelupäällikkö 5.9.2009 tuotteistussuunnittelija 1.11.2009 kirjanpitovastaava 1.11.2009 raportointipäällikkö 1.12.2009 kehityspäällikkö 1.9.2011 palvelupäällikkö 1.10.2011 ostolaskusihteeri 1.7.2012 Jkl:n mlk apulaiskunnanjohtaja 1.1.2009 Korpilahti talouspäällikkö 1.1.2009 + apulaiskaupunginjohtaja + kansliapäällikkö + strategiajohtaja Jne.
Palvelu- ja organisaatiouudistus 2013 (USO)
Henkilöstövoimavarojen ohjaus 6. Henkilöstötyön johtaminen (Henkilöstöjohtaja) 1. Palvelussuhdeasioiden hallinta (Henkilöstöpäällikkö) 2. Henkilöstösuunnittelu ja rekrytointi (Henkilöstöpäällikkö) 3. Osaamisen kehittäminen (Henkilöstöpäällikkö) 4. Työkyvyn ja työhyvinvoinnin kehittäminen (Henkilöstöpäällikkö) 5. Yhteistoiminta (xxxxx) 7. Henkilöstölakipalvelu (Henkilöstölakimies) 8. Henkilöstöviestintä (Viestintäpäällikkö) Elinympäristö ja kaupunkirakenne Elämänlaatu ja kulttuuri Kasvu, oppiminen ja perheet Toimintakyky ja arjen sujuvuus Terveys ja sosiaalinen turvallisuus PÄÄTUOTOS: HENKILÖSTÖPALVELUT JA HENKILÖSTÖVOIMAVAROJEN OHJAUS KESKEISIMPIÄ TUOTOKSIA: 1.Palvelussuhdeasiat 2.Henkilöstösuunnitelmat 3.Osaamisen kehittämisen toimintamallit 4.Työhyvinvointitoiminnan ohjauspalvelut 5.Vuorovaikutteiset ja systemaattiset YT-menettelyt Elinvoima, kilpailukyky ja konsernihallinto 9. Henkilöstöraportointi (Henkilöstö- ja taloussuunnittelija) 10. Henkilöstötietojärjestelmien hallinta ja kehittäminen (Kehittämispäällikkö) 11. Henkilöstötyön laadunhallinta (Laatuvastaava-oto) Yhteistyöprosessit KESKEISIMMÄT SIVUTUOTOKSET: Henkilöstökertomus, henkilöstötilinpäätös Palvelualueen henkilöstöraportit Henkilöstöluettelot, virkarekisterit Muut henkilöstöraportointit Tärkeimmät asiakasryhmät ja asiakkaat: 1. Kaupungin palkattu henkilöstö 2. Muut tukipalvelut (talous- ja yleishallinto, Talouskeskus) 3. Päättäjät 4. Kuntalaiset 5. Kuntayhtymät, oppilaitokset, KELA, Työvoimaviranomaiset, Puolustusvoimat
1. Henkilöstösuunnittelu ja rekrytointi 1.1.1. Henkilöstöresurssin arviointi ja analyysi 1.1.2 Henkilöstösuunnittelu -määrällinen ydinpalvelujen resurssi -henkilöstötalouden suunnitelma 1.1 Henkilöstösuunnittelu 1.1.3 Henkilöstösuunnittelu -laadullinen organisaation henkilöstötarpeita sekä yksilölliset tarpeet huomioiva ennakoiva suunnitelma 1.1.4 Henkilöstötilinpäätös ja hallintajärjestelmä - henkilöstökertomus 1.2.1 Rekrytoinnin kokonaisohjaus 1.2.2 Rekrytointipalvelut - sisäinen ja ulkoinen rekrytointi ml. sijaisrekrytointi, harjoittelijat, oppisopimus ja siv.palvelus -hakuprosessi, esihaastattelut, valinta tarvittaessa, soveltuvuustestaukset, kelpoisuudet 1.2 Henkilöstön hankinta ja rekrytointi 1.2.3 Sisäinen liikkuvuus ja uudelleen sijoitus 1.2.4. Ammatillinen kuntoutus
1. Mittarit 2013 Mitkä ovat keskeiset prosessikohtaiset mittarit (JKL-taso/vastuualutaso)? 1.Henkilöstösuunnitelman laatiminen > 95 % 2.Henkilöstösuunnitelman toteutuminen >90 % 3.Rekrytointien perustuminen henkilöstösuunnitelmaan >95 % 2. Toimenpiteet 2013 Mitkä ovat keskeiset prosessikohtaiset toimenpiteet/sisällöt? (mahdollinen auditointikohde 2013) 1.Henkilöstösuunnittelun laadinnan opastus esimiehille/palveluyksiköittäin 2.Henkilöstösuunnitelman toteutumisen varmistaminen raportoinnilla 3. Kokonaisvaltaisen rekrytointipalvelun tarjoaminen
Pääprosessien keskeisiä työn sisältöjä 1/2 Palvelussuhdeasioiden hallinta Palvelussuhdeasioiden neuvonta ja ohjaus, paikalliset sopimukset ja neuvottelut, palkkausjärjestelmien kehittäminen, palkanmääritys, työaikajärjestelmien ja työvuorosuunnittelun ohjaus/tuki, henkilöstöasioiden päätösvalmistelu Henkilöstösuunnittelu ja rekrytointi Talousarvion henkilöstösuunnittelu, rekrytointipalvelut (ulkoinen/sisäinen, sijaistyövoima), täyttömenettelyt, henkilöstöraportointi (yhteistyö talouden kanssa), työnantajakuva, tilapäisen/muun henkilöstön koordinointipalvelut (opiskelijat, harjoittelijat, siviilipalvelus) Osaamisen kehittäminen Palvelukokonaisuuksien ja eri ammattiryhmien tarvitseman (ammatillisen) osaamisen analyysi, kehittämistoimet ja tuki, henkilöstön kehittämiseen ja henkilöstökoulutukseen liittyvät ohjeet, linjaukset ja tuki, urakehitys ja liikkuvuuden organisointi, palkitseminen ja etuudet
Pääprosessien keskeisiä työn sisältöjä 2/2 Työkyvyn ja työhyvinvoinnin kehittäminen Työhyvinvoinnin toimenpiteiden kokonaisohjaus, työsuojelun organisointi (toimenpideohjelma ja työpaikkakohtaiset turvallisuus- ja valmiussuunnitelmat), henkilöturvallisuus, työterveyshuollon kokonaisohjaus, ammatillinen kuntoutus sekä henkilöstön tapaturma ja ammattitautivakuutukset Yhteistoiminta Kaupungin yhteistoimintajärjestelmää uudistetaan vuoden 2013 alusta. Kuntien yhteistoimintalain tavoitteena on mahdollistaa henkilöstön osallistuminen omaa työtä koskevien asioiden valmisteluun. Yhteistoimintajärjestelmän uudistamisen lähtökohtana on, että vahvistetaan osallistavan ja etukäteisen valmistelun osuutta erilaisissa organisaation ja palvelutoiminnan muutostilanteissa
Rekrytointi sisältä - Määräaikaisesta vakituiseksi - Sijaisvälitys - Kesätyöntekijät - Yhteistyö eri tahojen kanssa (työllistämispalvelut / 3. sektori) - Siviilipalvelus - Harjoittelijat / opiskelijat (oppilaitosyhteistyö) - Sisäinen liikkuvuus (työvaihto ja varjostus) - Ammatillinen kuntoutus - Oppisopimuskoulutus - Jne. Henkilöstösuunnittelu Täyttölupaprosessi Henkilöstöraportointi Jyväskylän kaupungin (vakituinen) henkilöstö
Kanavat rekrytoida Harjoittelupaikat / oppilaitosyhteistyö Kymmeniä mahdollisuuksia eri palvelualueilla Opinnäytetöiden tukeminen Neuvottelukunnat Kaupungin työllisyyspalvelut Nuorten Taidetyöpaja / Voimalaitos - nuorten taitotyöpajat Sijaisuuksien jatkuva haku Oppisopimuskoulutus Sisäinen liikkuvuus Varjostus / työnvaihtohyrrä Ammatillinen kuntoutus Henkilöstösuunnittelun ja rekrytoinnin tilaratkaisut
Yhteenveto Nykyinen henkilöstö eläköityminen (-2020) Mikä on henkilöstötarve? Supistuva, entinen, kasvava? (väestökehitys, palvelustrategia) Miten mistä rekrytoidaan ennakoiden? Missä on potentiaalia? Oman kehittämistyön tärkeys Aitojen painopisteiden hakeminen (strategiat ohjaavat toimintaa, työlle oltava tilaus/hr auttaa esimiehiä, johtoa, työntekijöitä) Omien prosessien jatkuva kehittäminen (tulosmittarit, prosessimittarit) Kustannusten pienentäminen Palvelutason nosto Tietojärjestelmien rooli omassa tuottavuuskehityksessä merkittävä Jne.