Konsernihallinto ja -palvelut

Transkriptio

1 Esitelty kaupunginhallituksen kokouksessa Konsernihallinto ja -palvelut Konsernihallinto ja palvelut muodostuvat toisaalta konserniesikunnan, strategisen ohjauksen tasosta ja toisaalta operatiivisesta tasosta, mikä koostuu hallinnollisista ja talouden tukiprosesseista ja asiointiprosesseista. Erillisyksikkönä toimii myös ruokapalvelut. USO 2 työpajassa keväällä 2014 pohdittiin lähinnä konserniesikunnan, strategisen ohjauksen kehittämistarvetta. Lähtökohtana oli tiedossa olevat eläköitymiset, kuntalain muutokset, liiketoiminnan yhtiöittämisvelvoitteet, uuden strategian aiheuttamat tarkistustarpeet organisaatioon. Lisäksi toimintaympäristön muutokset kuten kuntarakenneasiat, sosiaali- ja terveydenhuollon järjestäminen vaikuttavat. Työpajassa nousi esille edellä todetun lisäksi useita asioita. Näitä olivat mm. valmistelutehtävien resurssointi, controller-toiminta, konserniohjauksen vahvistaminen, viestintä, talousohjauksen vahvistaminen, tietohallinto ja kokonaisarkkitehtuuri, henkilöstöhallinnon merkitys ja rooli, elinvoima-asiat. Työpajassa todettiin, että avoinna olleiden keskeisten vakanssien täytöllä voi olla vaikutusta organisaation kehittämiseen. Samoin uudistettavalla kuntalailla voi olla vaikutusta. Todettiin, että myös toimivat kuntakonserni hanke tuo oalta osaltaan valmisteluaineistoa tähän valmisteluun. 1

2 Kuntaliitoksen jälkeen muodostettu vastuualuejako ja vastuualueiden tehtäväkokonaisuuksien kuvaus on alla. Yhdistymispalvelut liitettinn vuoden 2013 alussa kansliaan. Hallinto/kanslia - Hallinnon ohjaus ja yhteiset palvelut - Päätöksenteko ja luottamushenkilöpalvelut - Kirjaamo ja arkistopalvelut - Lakipalvelut ja vaalit - Hankintojen ohjaus ja kehittäminen - Viestinnän ohjaus ja kehittäminen - Osallisuus ja vaikuttaminen - Johdon tuki, kaupunginjohtajan varamies tehtävät - Sisäiset palvelut - Ruokapalvelu Talous ja it -Talouden suunnittelu, ohjaus seuranta ja raportointi -Konsernin rahoitus ja maksuliikenne -Toimialojen/konsernin taloushallintopalvelut -Taloushallintopalvelut (tilitoimisto) -Tietohallintopalvelut, tietoliikenne ja monistamo -Riskienhallinta Henkilöstö -Henkilöstön ja työyhteisöjen tuki -Henkilöstösuunnittelu, kehittäminen ja rekrytointi -Palvelussuhdeasiat -Palkkahallinto -Yhteistoiminta-asiat -Työsuojelu -Uudellenensijoittaminen -Henkilöstöviestintä Työllisyysasiat ( Vuodesta 2013 alkaen työllisyysasiodein koordiinointi kuuluu kanslialle) Yhdistymispalvelut - Aluetoimikunta - Yhdistymissopimus - Maaseutuasiat - Aluetoimistot ( vuodesta 2013 alkaen osa kansliaa) 2

3 Elinkeino- ja kaupunkikehitys - Elinkeinopolitiikan strategien ohjaus -Liikelaitokset ohjaus -Elinkeinotoimialan yhtiöiden ohjaus -Kaupunkikehityksen kehityshankkeet -Elinkeinotoimen verkostot -Elinkeinotoimen maankäyttö -Elinkeinoviestintä -Yhtiöiden hallintoelimissä jäsenyydet Suunnittelu ja aluekehitys - Kaupungin strategia Kehittäminen/hanke-toiminta, ulkoinen ja sisäinen - Aluekehitys ja seutuyhteistyö -Joukkoliikenne -Alueelliset innovaatioverkostot/-ohjelmat -Taloussuunnittelu(osa) -Valmiussuunnittelu -Tilastot Matriisimaisesti hoidettavia prosesseja -Omistajapolitiikka ja konserniohjaus - Kuntayhtymäohjaus - Kehittämishankkeet -Henkilöstöresurssit -Kansainvälisyys - Ym, Ym Huom! Työmäärältään eri tehtävät vaihtelevat paljon toisistaan USO 2 työpajassa sovittiin, että valmistellaan pari vaihtoehtoa. Kun keväällä 2014 avoinna olleet virat on täytetty ja myös kuntalain sisältö on tiedossa sekä toimivat kuntakonsernit hanke on päättynyt, voidaan vaihtoehtoehdoissa ottaa tämä huomioon. Vaihtoehdot poikkeavat siinä montako vastuualuetta muodostuu. Periaatteena tulisi olla matala, turhaa byrokraattista hierarkiaa lisäävien portaiden välttäminen, mutta toisaalta tavoitteiden toteutumisen kannalta oikeita kokonaisuuksia. Tietenkin tarvitaan asiakokonaisuuksien ja erillisten asioiden osalta vastuualueiden yhteistyötä. 1.Työpajassa yhtenä vaihtoehtona esitetty kolmen vastuualueen malli Vastuualueet: 1) hallinto+henkilöstö+it, 2) talous ja 3) elinkeino+suunnittelu+alueiden kehittäminen Hallinto+henkilöstö+it vastuualueen tehtävät nykyinen kanslia ja henkilöstöpalvelut kokonaisuutena ja taloushallinnosta tietohallinto, muualle siirrettäviä ruokapalvelu, maaseutupalvelu ja aluetoimistot. 3

4 Talous vastuualue nykyinen taloushallinto- ja palvelut ilman tietohallintoa, lisäksi riskienhallintasuhteessa yhtiöihin sekä sisäinen controller. Elinkeino+suunnittelu+alueiden kehittäminen vastuualueen nykyinen elinkeinot ja kaupunkikehitys sekä suunnittelu ja aluekehitys vastuualue muualle siirrettynä liikelaitosten ohjaus, joukkoliikenne ja toisaalta lisänä maaseutupalvelut, aluetoimistot ja paikkatieto Arviointi Tuoko turhaa hierarkista byrokratiaa? Yleensä Kokkolan kokoluokan kaupungissa henkilöstöpalvelut on omana vastuualueenaan. Tietohallinto on perinteisesti kuulunut yhteen talouden kanssa historiallisista syistä. Konserni strategisella tasolla tietohallinto ohjauksen ja kokonaisarkkitehtuurin osalta voisi hyvin kuuluakin yhteen hallinnon kanssa korostaen koko toiminnan kattavaa digitalisointia ja sähköisiä palveluja. 2. Suunnittelu ja aluekehitys vastuualueen sekä taloushallinnon vastuualueen yhdistäminen talous- ja strategiavastuualueeksi. Neljän vastuualueen malli Talous- ja strategia vastuualue nykyinen taloushallinto- ja tietohallinto sekä suunnittelu ja aluekehitys. Muut vastuualueet pääosin ennallaan. Arviointi Hyvä puoli tässä olisi se, että strategian keskeinen toteuttamisväline on talousarvio ja taloussuunnitelma. Mutta osa nykyisistä suunnittelu ja aluekehityksen vastuualueen tehtävistä jäisi irrallisiksi. 4

5 3. Suunnittelu ja aluekehitys vastuualueen sekä elinkeinot ja kehittäminen vastuualueiden yhdistäminen elinkeinot/elinvoima ja kaupunkikehitys Elinkeinot/elinvoima ja kaupunkikehitys vastuualueet nykyinen elinkeino ja kehittäminen sekä suunnittelu ja aluekehitys Konsernihallinnon ja -palvelujen toimintasäännössä suunnittelu ja aluekehityspalvelujen tehtävät on määritelty seuraavasti: 1 huolehtia kaupungin strategian valmistelusta, seurannasta 2 seurata yleistä aluekehitystä 3 huolehtia seutuyhteistyöstä 4 koota päätöksentekoa palvelevia tilastoja 5 osallistua kaupungin sisäisiin ja ulkoisiin kehittämishankkeisiin 6 huolehtia keskushallinnon joukkoliikenneasioiden valmistelusta 7 osallistuminen talousarvion ja taloussuunnitelman valmisteluun 8 huolehtia muista erikseen määrättävistä tehtävistä 9. kaupunkiorganisaation johtamisjärjestelmän ja ohjausjärjestelmän kehittäminen kaupunginjohtajan määräämän työnjaon mukaisesti Nykyisten elinkeinot ja kehittäminen vastuualueen lisäksi seuraavat tehtävät elinkeinot/elinvoima ja kaupunkikehitys vastuualueelle kaupungin strategian valmistelu ja strategiatyön ohjaaminen strategiset kehittämishankkeet konsernirakenteen ja organisaation sekä johtamisjärjestelmän kehittäminen kaupunkipolitiikka 5

6 kuntien yhteistyö ja kuntarakenneasiat aluekehittäminen ja alueellinen elinvoima tietohuolto ja aluekehityksen seuranta ja ennakointi muut tehtävät valmiussuunnittelu - siirtyy kanslian vastuulle myöhemmin joukkoliikenneasiat - siirtyy tekniselle palvelukeskukselle myöhemmin Asiantuntijavakanssit - kehitysjohtaja - suunnittelupäällikkö - strategiapäällikkö Arviointi Osittain heterogeeninen tehtäväkokonaisuus, kun mukana osa tehtäväkokonaisuutta koskee kunnan oma organisaatio ja toisaalta kuntakonsernia, kuntien yhteistoimintaa sekä markkinoita ja kolmatta sektoria. Mutta uudessa kuntalaissa käytettävä kunnan toiminnan käsite kattaa kaikki nämä lain edellyttämän kunnan strategian Mutta toisaalta poistuu nykytilanteesta osan tehtäväkokonaisuuden osalta häilyvä rajapinta. Toisaalta kaupunginstrategian sekä talousarvion ja taloussuunnitelman yhteys tulee varmistaa. Esitys Tässä vaiheessa toteutetaan vaihtoehto 3. 6