Tuotteet Puh: 02-2767 171 Fax: 02-2767 170 www.ecom.fi asiakaspalvelu@ecom.fi
1. Tuotteet...3 1.1 Tuoteoletukset...3 1.11 Tuotealojen hallinta...4 1.2 Muut tuoteoletustiedot...4 1.3 Tuotetietojen poisto...5 1.3.1 Tuotetietojen poisto...5 1.3.2 Koko tuoterekisteriä koskevat poistot...6 1.3.3 Toimittajakohtaiset poistot...6 2 Tuotteet...7 2.1 Ecom tuotteen perustiedot...7 2.2 Tuotteen hinnoittelu -sivu...8 2.3 Tuotteen toimittajat -sivu...8 2.4 Tuotteen dokumentit välilehti...9 2.5 EAN-koodin käsittely Ecomissa...9 2.51 EAN-koodin lisäys tuotetietoihin...10 2.6 Tuotevarasto välilehti...10 3 Omat tuotteet -tuoterekisteri...11 3.1 Tuotehakuikkuna...11 3.2 Oman tuotteen haku...12 3.3 Oman tuotteen valinta...12 4 Uuden tuotteen kopiointi nykyisestä...13 5 Valittu oma tuote ja uusi tuote perustetaan...13 5.1 Uuden tuotteen teko...14 5.2 Tuotealan valinta...14 5.3 Tuotteen perustiedot...15 5.4 Tuotteen hinnoittelu...15 5.5 Oman tuotteen teko tuoterekisteriin (pikakertaus)...16 5.6 Tuotetietojen muokkaus...16 6 Tuotteen hakutoiminnot...17 6.1 Tuotteet tuotealoittain ryhmiteltyinä...17 6.2 Tuotteen haku tuotemallin mukaan...18 6.3 Tuotteiden selaus hakuikkunassa...18 6.4 Tuotteen valinta...19
6.5 Suodattava tuotehaku...19 6.6 Suodattavan haun käyttö...20 6.7 Aktiivisten tuotteiden haku...20 7. Tuote- ja hintatietojen vienti Ecomiin...21 7.1 Toimenpiteet Ecomissa ennen uuden tuotetiedoston sisään lukua...21 7.11 Uuden toimittajan luonti Ecomiin...22 7.12 Toimittaja-alennusten luonti uudelle toimittajalla...22 7.13 Toimittaja-alennuksen lisäys...23 7.14 Uusi toimittajan alennusryhmä...23 7.2 Excel-tiedoston muokkaus...24 7.21 Excel tiedoston muokkaus Ecomiin...24 7.22 Esimerkki Excel-aineisto Ecomiin...25 7.23 Excel tiedoston tallennus...25 7.24 Excel-tiedoston tallentaminen...26 7.25 Tiedoston tallennusikkuna...26 7.26 Uuden kansion nimeäminen...27 7.27 Valitun kansion avaaminen...27 7.28 Excel-tiedoston tallennus...28 7.3 Tekstimuotoisen tuotetiedoston tuonti...28 7.30 Tuotetiedoston sisäänvientimääritykset...29 7.31 Tuotealan ja toimittajan asettelu...29 7.32 Tuotetiedoston sisäänluku, tiedostoviennin määritykset...30 7.33 Tuotetiedoston kenttien sitominen Ecomin kenttiin...30 7.4 Valmis esimerkkiaineisto, pikaohje...31 7.5 Ecomin siirtokenttien merkitys...31 7.51 Siirrettävien kenttien merkitys, Tuoteala ja -Numero...32 7.52 Siirrettävien kenttien merkitys, nimet ja yksikkö...32 7.53 Siirrettävien kenttien merkitys, toimittajanro...33 7.54 Siirrettävien kenttien merkitys, alennusryhmä...33 7.55 Siirrettävien kenttien merkitys, EAN...34 7.56 Siirrettävien kenttien merkitys, ostohinta veroton...34 7.57 Siirrettävien kenttien merkitys, ohjehinta veroton...35 7.58 Siirrettävien kenttien merkitys, myyntihinta veroton...35
7.59 Siirrettävien kenttien merkitys, Ostohinta verollinen...36 7.60 Siirrettävien kenttien merkitys, Ohjehinta verollinen...36 7.61 Siirrettävien kenttien merkitys, Myyntihinta verolla ja ALV%...37 7.7 Kentän ohittaminen tiedoston siirrossa...37 7.71 Laajan aineiston sisään vienti...38 7.72 Excel-aineiston kentän leventäminen...38 7.73 levennettyjen kenttien kohdistus...39 7.8 Siirtotiedoston tallennus...39 7.9 Aineiston siirron aloitus...40 7.91 Siirtoaineiston hyväksyntä Ecomiin...40 7.10 Uusien tuotetietojen selaus...41 7.11 Siirretyn tuotteen tiedot...41 7.12 Tuotteen hinnoitelusivu...42 8 Tuotteiden hinnoittelu...42 8.1 Tuotteiden hinnoittelu...43 8.2 Tuotteiden hinnoittelutavan valinta...43 8.3 Toimittajien tärkeysjärjestys...44 8.4 Tuotehinnoittelu omalla katteella...44 8.5 Tuotehinnoittelu kate- ja hintarajoilla...45 8.6 Tuotehinnoittelu tukkurin hinnoilla...45 9. Tuoteraportit...46 9.1 Tuotetarraraportti...46 9.2 Tarraohjelman tuotevalinnat...47 9.3 Tuotteiden lisäys tarratulostusohjelmaan...47 9.4 Tarratulostukseen valitut tuotteet...48 9.5 Tarralomakkeen määritys...48 9.6 Yksittäisen tuotetarran tulostus...49
Tuotteet, yleisopas 2012 -merkistä tunnistat uuden ominaisuuden 1
Ohjeita käsikirjan lukijalle Käsikirja on tehty niin, että sitä käyttämällä Ecom tulee tutuksi ja ohjelmaa oppii käyttämään nopeasti. Se on lisäksi jaettu eri luokkiin käyttäjän tietotaidon mukaan. Luokat on esitelty seuraavalla sivulla. Kaikki käsikirjan ikkunat on numeroitu ja niiden mukaan on myös muokattu sisällysluettelo. Ikkunanumeroihin viitataan myös käsikirjan muissa kohdissa, mikäli niissä on siihen aiheeseen liittyvää lisätietoa. Mikäli jossain kentässä on kahvipaussin kuva, kannattaa aiheeseen paneutua vähän syvemmin ja ottaa vaikka kuppi kahvia. Aihe ei ole välttämättä hankala, mutta se vaatii hetken paneutumista. Käsikirjan eri tasot Useimmat käsikirjan sivut on merkitty kirjaimin sen mukaan, miten paljon Ecomia on käyttänyt ja miten pitkälle siitä haluaa saada hyötyä. Mikäli kuvassa ei ole lainkaan symbolia, tai siinä on symboli A, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat käyttäneet ohjelmistoa harvakseltaan. Symboli B vaatii hereillä olon lisäksi usein kahvitauon ja kokemusta Ecomista, jotta sivun käsittelemä asia saadaan käytäntöön. Tällaisen sivun voi hypätä yli Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa. Tämä on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa ja tarkkaavaisuutta. 2
1. Tuotteet Tuoterekisterissä ovat kaikki yrityksen talletetut tuotteet. Tuoterekisteriä käytetään monessa ohjelmistossa (esimerkiksi laskutus, lähetteet, kassa, ostolaskut, tarjouslaskenta ja ostotilaus). Perustietojen lisäksi tuoterekisterissä on tuotteen hinnoitteluikkuna, tuotteen toimittajat hintoineen, tuotekuvat ja muut dokumentit sekä varastotiedot (kun Ecom varasto on otettu käyttöön). Tietyistä erikoistuotealoista on olemassa oma tuotekäsikirja, jossa käsitellään tuotteiden hallintaa näiden toimialojen näkökulmasta. Seuraavista toimialoista löytyy oma käsikirja: Sähköala LVI-ala 1.1 Tuoteoletukset Tuoteoletuksissa on tuotteiden perustietoja, jotka kannattaa tarkistaa. Tuoteoletukset löytyvät Ecomin ylävalikosta kohdasta Ohjelmat, Tuotteet ja Tuoteoletukset. 3
1.11 Tuotealojen hallinta Tuotteet on jaettu omiin tuotealoihin, jolloin niiden selaaminen ja etsintä helpottuvat. Tällöin eri tuotealoilla voi olla samalla tuotenumerolla eri tuotteita. Ilman tuotealamääritystä näin ei voisi olla. Tämä on harvinaista, mutta mahdollista. Tuotealat ovat tuoteoletusten ensimmäisellä välilehdellä. Tuoteala -luettelosta voi poistaa yritykselle turhat tuotealat. Tuotealan poisto tapahtuu valitsemalla ensin poistettava tuoteala ja painamalla miinus-painiketta. Tuotealan lisäys, esimerkiksi Lukko tai jokin muu haluttu tuoteala lisätään painamalla plus - painiketta ja antamalla alalle oma tuoteala-tunnus ja selite. Tuotealatunnus kannattaa olla lyhyt, mieluiten yhden merkin mittainen. Oletustoimiala, eli yleisimmin käytössä oleva ala valitaan alaikkunaan. Tuotealan poisto varmistaa vielä, että oletko varmasti poistamassa oikeaa tuotealaa. Tuotealan poisto poistaa myös sen alan tuotetiedot. 1.2 Muut tuoteoletustiedot Toisella tuoteoletus -ikkunan välilehdellä on tuntiveloituslaskelma, jonka avulla voi määrittää yrityksen käyttämän tuntiveloitushinnan asiakkaille (kuvassa alla). Kolmas alavälilehti sisältää varastopaikat, ja sitä kautta varaston seuranta otetaan käyttöön tai otetaan pois käytöstä. Varasto-ohjelmasta on oma käsikirjansa. Varasto ei ole oletuksena päällä, kun ohjelma otetaan käyttöön. 4
1.3 Tuotetietojen poisto Tuotetietojen poistoa/hallintaa voidaan suorittaa tuotetietojen poistotoiminnon kautta. Tuoteoletuksista löytyvä tuotealakohtainen poistaminen on käsitelty jo aiemmin tässä käsikirjassa. Toki tämän lisäksi tuotteita voi poistaa myös yksitellen suoraan tuoterekisteristä. Tuotetietojen putsaus/poistotoiminto löytyy Ohjelmat-valikon alta kohdasta Tuotteet ja sen alta Tuotetietojen poisto. 1.3.1 Tuotetietojen poisto Huomioi! Ota aina ennen tuotetietojen poistoa varmuuskopiointi, sillä liian laajojen poistojen teko voi aiheuttaa paljon turhaa työtä. 5
1.3.2 Koko tuoterekisteriä koskevat poistot Koko tuoterekisteriin vaikuttavat poistot koskevat vain niitä tuotealoja, mitkä ovat alaikkunassa valittuna (ed.sivu). On vielä erikseen painotettava sitä, että omista tuoterekistereistä poistamista on varottava, sillä silloin voi hyvinkin nopeasti poistaa sellaista, mitä ei tarkoittanut. Jokaisen tuotteen alta löytyy oma toimittajat-välilehti, josta löytyvät tuotteen kaikki toimittajat. Poista toimittajahinnat, joiden hinta on nolla -valinta poistaa tuotteen alta toimittajat välilehdeltä sellaiset toimittajat, joiden toimittajatiedoista löytyvä hintatieto on nolla euroa. Poista nimettömät tuotteet poistaa sellaiset tuotteet, joilla ei ole nimeä tuotteen nimikentässä. Poista sellaiset tuotteet, joilla ei ole yhtään toimittajaa valinnalla voidaan poistaa sellaiset tuotteet, joilla ei ole lainkaan toimittajatietoa tuotteen alla toimittajissa. VAROITUS, Tätä toimintoa ei kannata käyttää omissa tuotteissa tai sellaisissa tuotealoissa, joihin on käsin lisätty tuotteita ilman toimittajatietoa. 1.3.3 Toimittajakohtaiset poistot Toimittajakohtaisilla poistoilla voidaan poistaa tuotteen alla olevia toimittajatietoja. Sen lisäksi, jos tuotteella ei ole yhtään toimittajaa, poistuu tuotekin tuoterekisteristä. Tämä tehdään aina toimialoittain. Ensin valitaan se toimittaja, jonka tuotehintatietoja halutaan käsitellä ja sen jälkeen poistetaan joko kaikki hinnat tai tiettyä päivämäärää vanhemmat hinnat. Sen lisäksi voidaan tarvittaessa poistaa kaikki toimittajan alennusryhmät. Jos poistettavan tuotteella ei ole muita toimittajia, poistaa ohjelma myös tuotteen tuoterekisteristä tällä valinnalla. 6
2 Tuotteet Tuotteet löytyvät valikosta Ohjelmat, Tuotteet ja Tuotteet. Tuoteluettelo avautuu alhaalla näkyvänä ohjelmaikkunana. Kaikki tuotteet ovat samassa tuoterekisterissä. Tuotteet voidaan jaotella tuotealan mukaan omiin ryhmiin. Näin niiden käsittely on helpompaa. Esimerkiksi omat tuotteet (kuten tuntiveloitus ja kilometrikorvaus) ovat omana tuotealanaan ja muut erikoisalat ominaan. Tuoterekisteri tuo esiin ensin aakkosjärjestyksessä ensimmäisen tuotealan ensimmäisen tuotteen. 2.1 Ecom tuotteen perustiedot Kuvassa on tuotteen perustiedot, eli tuoteohjelmaikkunan yläosa. Tuotteella on aina tuoteala. Tuotteen vaihtaminen tuotealasta toiseen rutiinia on kehitetty. Lisäksi tuotteella tulee olla yksilöivä tuotenumero / tuoteala. Tuotenimeen kirjataan tuotteen nimi. Se on yksi tuotteen hakutapa. Tuotemalli -kenttään annetaan tuotteen tekninen nimi tai sen lempinimi. Se on tuotenumeron ja -nimen lisäksi kolmas hakutapa. Aktiivinen tuote -valinta tekee tuotteelle tuotehakuun oman selkeästi erottuvan värin. Laskutus muuttaa käytetyn tuotteen automaattisesti aktiiviseksi. Aktiivisuuden voi nyt muuttaa myös tuotehaussa. Ei asiakaskohtaista alennusta -kenttää käytetään lähinnä sellaisissa omissa tuotteissa (esimerkiksi tuntiveloitus ja kilometrikorvaus), joille ei anneta alennuksia automaattisesti. 7
2.2 Tuotteen hinnoittelu -sivu Tuotteen hinnoittelu -alavälilehdellä on tuotteen voimassaolevat hinnat, joita käytetään Ecomin laskutuksessa, lähetteissä ja kassassa. Omat tuotteet kannattaa aina hinnoitella niin, että myös tuotteen nettohinta on annettu mahdollisimman totuudenmukaisesti. Näin esimerkiksi laskutusohjelmisto pystyy tarkkailemaan laskutuksen katteen muodostumista. Huomioi: Kun vaihdat mitä tahansa hinta-kentän arvoa, muuttaa Ecom automaattisesti muita hintoja. Tuotteen hinnoittelu on helpointa ylimmillä kentillä ennen alennusprosentti-kenttää, sillä sen jälkeisissä kentissä automaattinen alennusten häiritsee tuotteen hinnoittelua, jos tuotteen hintaa pienennetään. 2.3 Tuotteen toimittajat -sivu Kuvassa alapuolella on valittu tuotteen Toimittajat -ikkuna, jossa ovat kaikki kyseisen tuotteen toimittajat. Tuotteen toimittajat-alavälilehdessä on vielä erikseen suurennuslasi -painike, josta näkyy tuotteen toimittajan antamat tiedot yksityiskohtaisesti. Tämän ikkunan tietoja käytetään lähinnä tarjouslaskennassa ja ostotilauksessa ja varastinventaarissa. toimittajahinta on tukkurin lähtöhinta ja alennukset tulevat tuotevalikon alla olevista alennusryhmät - tiedoista. Hinta, millä toimittaja tuotteen myy, on nettohinta -sarakkeessa. Toimittajatiedoissa näkyy toimittajan antama tuotteen hinnoittelupäivämäärä. Hinnoittelupäiväys on siis se päivä, jolloin toimittaja on tiedon päivännyt, eikä se, milloin se on ajettu Ecomiin sisään. 8
2.4 Tuotteen dokumentit välilehti Tuotteen dokumentit välilehdelle voi liittää tuotteeseen liittyviä dokumentteja. Kuvassa on tuotteeseen liitetty yksi kuva. Kuvien lisäksi tuotteeseen voi liittää lähes mitä tahansa tiedostoja ja internet-linkkejä. Uusi dokumentti lisätään tuotteeseen painamalla dokumentit välilehden plus-painiketta. Ohjelma avaa ikkunan, jossa tuotteelle voi hakea tiedoston, tai kuten kuvassa tuotteelle on annettu nimen lisäksi nettiosoite, joka sisältää tuotteeseen liittyviä ajankohtaista tietoa. Lisää painiketta painettaessa uusi dokumentti näkyy kuvan alaosassa. 2.5 EAN-koodin käsittely Ecomissa Tuotteelle voi syöttää tuotenumeron lisäksi myös EAN-koodin, jonka avulla tuotetta voi myös etsiä tuoterekisteristä. EAN-Koodi syötetään EAN-Alavälilehdelle. EAN-koodin voi syöttää hakukenttään tuotenumeron tilalle, jolloin ohjelma osaa hakea oikean tuotteen esille kaikissa Ecomin ohjelmissa, joissa tuotteita käsitellään. 9
2.51 EAN-koodin lisäys tuotetietoihin EAN-koodin voi syöttää Ecomiin suoraan viivakoodin lukijalla. Ensin painetaan EAN-koodit alavälilehdellä plus-painiketta, ja luetaan tuotteen viivakoodi viivakoodinlukijalla, jolloin syötetty tieto tulee EAN-kenttään näkyviin. Tuotteelle voi nyt lukea useammankin viivakoodin sisälle jos pakkauksesta sellaisia löytyy. Sen voi tuoda Ecomiin myös erillisissä tuotetiedostojen siirron kautta osana muuta tuoteaineistoa. EAN-haku toimii nyt kaikilla yli 1 merkkiä pitkillä viivakoodeilla. 2.6 Tuotevarasto välilehti Tuotevarasto välilehti näkyy, mikäli yrityksellä on varastolisenssi hankittuna ja varasto asetettu päälle. Varasto-käsikirjassa on kerrottu tarkemmin varastoohjelman toiminnasta. 10
3 Omat tuotteet -tuoterekisteri Omat tuotteet -tuoterekisteri on varsinaisesti se rekisteri, johon kerätään sellaiset tuotteet, jotka ovat joko omia palveluja tai omia tuotteita ja jotka perustetaan pääsääntöisesti käsin tämän ohjelmaikkunan kautta. Ensin on hyvä tarkistaa, mitä tuotteita on jo ohjelmistossa valmiina. Sen voi tehdä joko selailemalla tuotteita yksitellen tai painamalla tuotehaku -painiketta. Seuraavalla sivulla on tuotteen hakuikkuna. 3.1 Tuotehakuikkuna Ecomissa tuotteet on jaoteltu tuotealan mukaan. Tuotehakuikkuna tuo ensimmäisellä kerralla näkyviin aina oletustuotealan, joka on valittu tuoteoletuksissa (Ohjelmat, Tuotteet ja Tuoteoletukset). Jos ikkunassa ei näy tuotteita, on kyseinen tuoteala tyhjä. Tuotteiden lisäys ja tuotteiden siirrot ohjelmaan käsitellään myöhemmin tässä käsikirjassa. Kun tuotehakua käytetään seuraavalla kerralla, muistaa ohjelma sen tuotealan, jota on viimeksi käytetty. Tuoteala vaihdetaan hakuikkunan oikeasta ylänurkasta. Seuraavaksi valitaan omat tuotteet esiin valitsemalla se hiiren painalluksella. 11
3.2 Oman tuotteen haku Kun omat tuotteet tuoteala on valittu, näyttää ohjelma sen tuotealan sisältämät tuotteet. 3.3 Oman tuotteen valinta Alla näkyvät kaksi tuotetta on Ecomissa valmiina. Tuotehakuun on annettu arvo 2, jolloin ohjelma ehdottaa heti ensimmäistä tuotenumeroa, joka alkaa syötetyllä numerolla (pieni musta kolmio kertoo, mitä tuote on valittuna). Tuote valitaan painamalla OK-painiketta, jolloin tuotteen tiedot tulevat esiin. 12
4 Uuden tuotteen kopiointi nykyisestä Hakuikkunan Ok-painikkeen painallus tuo esiin haetun tuotteen. Erittäin hyvä tapa tehdä uusia tuotteita on kopioida uusi tuote ottamalla pohjaksi joku olemassa oleva tuote. Tällöin painetaan kopioi -painiketta ja ohjelma perustaa uuden tuotteen antamalla sille automaattisesti uuden tuotenumeron, joka on heti seuraava vapaana löytyvä suurempi tuotenumero. Numeron voi sitten muuttaa haluamakseen, kuten myös kaikki muutkin tiedot. Tuotteen kopiointi on hyödyllistä silloin, kun tuotteen tiedot ovat lähellä uutta perustettavaa tuotetta. 5 Valittu oma tuote ja uusi tuote perustetaan Mikäli halutaan tehdä kokonaan uusi tuote, aloitetaan se painamalla vihreää plus -painiketta. Ohjelma tuo tyhjän tuoteikkunan esille. 13
5.1 Uuden tuotteen teko Uuden tuotteen perustaminen alkaa tyhjältä tuotetiedot -syöttöruudulta. Tuotetiedot kannattaa syöttää järjestyksessä. Ensin valitaan oikea tuoteala. Sen mukaan ohjelma järjestää tuotteet omiin ryhmiin. Tuoteala valitaan kansio -painikkeella. 5.2 Tuotealan valinta Kansio -painikkeen painaminen tuo esille ikkunan, josta voi valita haluamansa tuotealan. Nyt tehdään omaan tuoterekisteriin uusi tuote, eli tuntiveloitus. Tuotealaksi valitaan omat tuotteet ja painetaan OK-painiketta. Tämän jälkeen syötetään tuotteen muut perustiedot Ecomiin. 14
5.3 Tuotteen perustiedot Kun oikea tuoteala on valittu, syötetään muut tuotteen perustiedot. Tuotetiedot kannattaa syöttää järjestyksessä. Tuotenumeron on oltava yksilöllinen, eli samassa tuotealassa ei saa olla samaa tuotenumeroa. Ohjelma ilmoittaa jos tuotenumero on jo olemassa. Tuotenimi tulee näkyviin laskulle ja tuotemallikin on todennäköisesti laskussa näkyvä tieto (tämän voi itse valita laskutusoletuksista). Tuntiveloitukselle ei ole syötetty kaikkia tuotteen perustietoja, kun se ei ole tarpeellista. Ei asiakaskohtaista alennusta on oleellinen ominaisuus, sillä silloin tuntiveloitukselle ei anneta laskutuksessa alennusta, vaikka asiakastiedoissa olisikin muuten alennusta annettu. 5.4 Tuotteen hinnoittelu Jokaiselle tuoterekisterin tuotteelle voidaan määrittää osto- ja myyntihinta Hinnoittelu -ikkunaan. Kun ohjelmalle syöttää nettohinnan ja painaa sarkain-näppäintä, laskee ohjelma automaattisesti myyntihinnan laskutusoletuksissa olevan oletuskatteen mukaan. Hinnan voi muuttaa ja sitä voi asetella haluamakseen kaikilla hinnoittelun valkoisilla kentillä, sillä Ecom laskee hinnan aina valmiiksi, kun jotakin kentän arvoa muuttaa. Alla näkyvään alaikkunaan on muutettu Veroton hinta -kentän arvoa. Kun tuotetiedot on syötetty valmiiksi, hyväksytään se painamalla hyväksy -painiketta. Huomioi! Alennusprosenttia ei kannata tässä yhteydessä käyttää, sillä sitä ei hyödynnetä laskutuksessa. 15
5.5 Oman tuotteen teko tuoterekisteriin (pikakertaus) Kun tuotetietoja muutetaan, muuttuvat kaikki muut painikkeet harmaiksi ja vain hyväksy ja hylkää -painikkeet jäävät auki. Kuvassa alhaalla on plus -painiketta painettu ja syötetty valmiiksi uusi tuote: tuntiveloitus. Omille tuotteille valitaan tuotealaksi Oma tuoteala. Tuotteelle on annettu yksilöivä tuotenumero. Myös omille tuotteille on oleellista perustaa Hinnoittelu -alasivulle mahdollisimman oikeat tiedot nettotietoja myöten, kuten kuvassa alla on tehty. Näin laskutusohjelmisto pystyy tarkistamaan, ettei laskuttamisessa tapahdu suurempia virheitä. Kun tuote on valmis, painetaan hyväksy -painiketta. 5.6 Tuotetietojen muokkaus Tuotteen muokkaus aloitetaan painamalla ensin kynä-painiketta. Ohjelma siirtyy muokkaustilaan, jonka jälkeen lähes kaikki yläikkunan tiedot muuttuvat värittömiksi. Ohjelma antaa muokata myös ilman, että kynä-painiketta painetaan. Muutokset hyväksytään painamalla hyväksy-painiketta. Jos muutoksia ei halua hyväksyä, painetaan silloin hylkää-painiketta. Tiedot palautuvat ennalleen siihen tilaan, kun ne olivat ennen muutoksen aloittamista. Tuotteen tallennus tuo fokuksen tuotealanimeen, eikä tuotenumeroon, jolloin tuotenumeroa ei muuta vahingossa toiseksi. 16
6 Tuotteen hakutoiminnot Koska ainakin Sähkö-, LVI- ja Kylmä -aloilla on paljon tuotteita, on tuotteiden hakukoneeseen panostettu. Tutustu huolella erilaisiin tapoihin hakea oikea tuote esiin, jotta saat jatkossa mahdollisimman paljon hyötyä hankkimastasi Ecom ohjelmistosta. Tuotteen hakuun voi tutustua alla olevan tuotevalikon kautta, sen saa esiin valikosta Ohjelmat, Tuotteet ja Tuotteet. Tuotteen etsintä tapahtuu oikeassa yläreunassa olevan taskulamppu -painikkeen avulla. 6.1 Tuotteet tuotealoittain ryhmiteltyinä Tuotteen hakuikkuna on jokaisessa Ecom-ikkunassa samanlainen. Oikeassa yläikkunassa on yrityksen käyttämät tuotealat. Sieltä valitaan se tuoteala, mistä tuotetta haetaan. Valitun tuotealan tuotteet näkyvät tuoteikkunassa. Tuotteita voi hakea kolmesta eri kentästä. Musta täplä (tuotenumeron yläpuolella) kertoo, että tuotteet on nyt ryhmitelty tuotenumeron mukaan. Tuotehaun voi suorittaa myös Tuotenimen tai Tuotemallin mukaan. Seuraavaksi haetaan sähköalan hinnastosta MMJ 3X1,5 -tuote tuotemallin mukaan. Ensin painetaan tuotemallin yläpuolella olevaa valkoista täplää (tai funktio-näppäimellä F3), jolloin musta täplä siirtyy tuotemallin yläpuolelle (seuraava sivu). 17
6.2 Tuotteen haku tuotemallin mukaan Kun tuotteita haetaan tuotemallin mukaan, järjestäytyvät tiedot automaattisesti valitun kentän mukaan aakkosjärjestykseen. Kun hakuavaimeen kirjoitetaan MMJ 3x, etsii Ecom ensimmäisen hakuehdon täyttävän merkkijonon ja ehdottaa sitä (pieni musta kolmio) haettavaksi tuotteeksi. Tuotehakuun on lisätty verollinen myyntihinta-sarake 6.3 Tuotteiden selaus hakuikkunassa Tuotteita voi selata myös näppäimistön avulla. Selaustilaan siirrytään Sarkain-näppäimellä, jolloin selausikkunan valittu tuote värjääntyy siniseksi korostaen sitä kohtaa. Nyt ikkunaa voi rullata esimerkiksi näppäimistön nuoli alas -näppäimellä tai Page Down -näppäimellä, jolloin tuotteita selataan koko sivu kerralla. 18
6.4 Tuotteen valinta MMJ 3X1,5 N on valittava tuote. Tuote valitaan joko painamalla näppäimistöltä Enteriä tai hiirellä OK-painiketta. Tuoteruutuun ilmestyy tämä tuote. Kun tuote on hakuikkunassa näkyvissä, voidaan se valita joko hiirellä tai näppäimistöltä. 6.5 Suodattava tuotehaku Suodattava haku on erikoishaku, joka hakee annettua hakukriteeriä tuotenimen ja tuotemallin sisältä. Ecomin suodattava tuotehaku on erittäin nopea. Suodattavaan tuotehakuun lisätty painike Päivitä haku, jolla voi päivittää Suodattavan haun välittömästi ajan tasalle esim. aktiivisten tuotteiden osalta. Kun suodattavaa hakua käyttää ensimmäistä kertaa, eikä sanahakua ole kertaakaan päivitetty, ajaa ohjelma automaattisesti sanahaun päivityksen. Tuloksena suodattava haku on heti käytettävissä. 19
6.6 Suodattavan haun käyttö Suodattava haku aktivoituu, kun hakukenttään syötetään haettu ehto ja painetaan Suodattava haku painiketta. Alla olevaan kuvaan on annettu hakuehto, jonka mukaan tuotteita haetaan. Seuraavaksi painetaan Suodattava haku - painiketta, jonka jälkeen ohjelma hakee valitut kriteerit täyttävät tuotteet esiin. Kaikki tuotteet, joista löytyivät nämä sanat, tulivat esille. Suodattavan haun hakuehtoja ei ole rajoitettu mitenkään. Haku voi sisältää vain yhden sanan tai kuinka pitkän sanayhdistelmän tahansa. Sanojen järjestys ei vaikuta haun tulokseen. 6.7 Aktiivisten tuotteiden haku Aktiivisten tuotteiden haku etsii ne tuotteet, jotka on merkitty aktiivisiksi. Tuotteen käyttöönottovaiheessa aktiivisia tuotteita ei luonnollisestikaan ole, joten aktiivisen tuotehaun käytöstä ei ole aluksi hyötyä. Tuotteet tulevat aktiivisiksi mm. silloin, kun tuotteita kerätään ohjelmaan (esim. kassa, lähetteet, tarjouslaskenta, laskutus). Niitä voi myös itse merkitä aktiivisiksi rastittamalla niitä avainhaun puolelta. Suodattava tuotehaku voi nyt hakea kerralla koko tuoterekisteristä Hae kaikista tuotealoista - komennolla. Tämä edistää tuotehakua merkittävästi niissä yrityksissä, jotka käyttävät useampia tuotealoja. Suodattavasta tuotehausta siirryttäessä avainhakuun, muuttaa ohjelma lajittelujärjestyksen tuotenumeron mukaan, jolloin ohjelma on aina lähellä samanlaisia tuotteita 20
7. Tuote- ja hintatietojen vienti Ecomiin Toimittajilla on eri tapoja välittää tuote- ja hintatiedostoja asiakkailleen. Ecom OVeT palvelun alta tällä hetkellä Sähkö-, Kylmä-, LV- ja ilmastointi-alan hinnastoja. Nämä tiedot on tuotettu toimialalla sovitun erillisen OVT-formaatin mukaan, joka vaatii toimittajalta erittäin hyviä atk-teknisiä valmiuksia. Mikäli oma toimittaja ei pysty OVT-formaatin mukaista hinnastoa tuottamaan, voidaan Ecomiin ajaa sisään Excel-hinnastoa, joka on tallennettu Excelissä csv-pohjaiseksi tiedostoksi. Seuraavaksi käsitellään tällaisen hinnaston siirtoa Ecomiin. 7.1 Toimenpiteet Ecomissa ennen uuden tuotetiedoston sisään lukua Ennen uuden tuoterekisterin sisään lukua on Ecomissa hyvä tehdä seuraavat toimenpiteet. Näitä toimenpiteitä ei tehdä, jos saman toimittajan tuotetietoja on jo aiemmin viety Ecomiin. 1. Toimittajan luonti toimittajarekisteriin 2. Mahdollisen uuden tuotealan luonti Mikäli uusi tuoteluettelo halutaan tehdä omaksi tuotealaksi tuoterekisteriin, valitaan Ecomista Ohjelmat-valikon alta tuotteet ja tuoteoletukset. Ensimmäisellä alavälilehdellä perustetaan haluttu tuoteala. Tuoteala kannattaa aina luoda yksikirjaimiseksi, jolloin sen käyttö on mielekästä. 3. Tuotealennusryhmien luonti valmiiksi Ecomiin on hyvä luoda tuotealennusryhmät valmiiksi, jotta ohjelma saa luotua tuotteille saatujen alennusten kautta oikean nettohinnaston. Kun nämä on luotu, voidaan koko tuotealan tuotteita hinnoitella kerralla uusiksi tarpeen mukaan. Tämä on erittäin tärkeä ominaisuus tuotteiden hallinnan kannalta 21
7.11 Uuden toimittajan luonti Ecomiin Mikäli toimittajaa ei ole luotu toimittajarekisteriin, on se tehtävä ennen tuoterekisterin sisään vientiä. Toimittaja perustetaan ohjelmat-valikon alta asiakkaat/toimittajat -kohdasta, jonka alta valitaan toimittajat. Uusi toimittaja valitaan painamalla plus-painiketta, jonka jälkeen toimittajalle annetaan nimi ja myyt yhteystiedot ja hyväksytään se painamalla hyväksy-painiketta. Alla olevaan ikkunaan on luotu uusi toimittaja, jota esimerkissä käytetään. 7.12 Toimittaja-alennusten luonti uudelle toimittajalla Alennusryhmiä tulee olla yhtä vähintään monta, kuin mitä toimittaja antaa erilaisia alennuksia tuotteilleen. Jos toimittaja antaa kaikista tuotteista saman alennuksen, selviätte yhden alennusryhmän perustamisella. Uuden toimittajan perustamisen jälkeen perustetaan toimittajalle tarvittavat toimittajaalennukset. Toimittajan antamat alennukset perustetaan ohjelmat-valikon alta löytyvästä tuotteetvalinnan alta kohdasta toimittaja-alennukset. 22
7.13 Toimittaja-alennuksen lisäys Uuden toimittajan toimittaja-alennuksen lisäys tapahtuu painamalla ensin ikkunan yläosassa olevaa pluspainiketta. 7.14 Uusi toimittajan alennusryhmä Kuvassa alla on perustettu uusi toimittajan alennusryhmä. Olennaista on, että aleryhmät perustetaan oikeaan tuotealaan, oikealle toimittajalle ja aleryhmä vastaa Exceliedostossa olevan tuotteen alennusryhmää. Alennusryhmän nimeksi voi antaa halutun nimen. Alennusprosenttiin määritetään tuotteesta (tai tuoteryhmästä) saatava alennus, joka lasketaan myyntihinnasta. Oletuskate-kenttää ei tässä vaiheessa tarvitse käyttää, eikä välttämättä myöhemminkään. Sillä voi säädellä tiettyyn alennusryhmään kuuluvien tuotteiden oletuskatteita. Erittäin kätevä tapa on tehdä alennusprosentin mukaan nimetyt alennusryhmät, sillä yleensä ei toimittajan tuottamassa aineistossa ole kovinkaan monta aleryhmää, jolloin tehtävä työ on helppo ja lopputuloskeltaan selkeä. Eli alennusprosenttiin on annettu sama prosentti, kuin mikä on alennusryhmän nimi. Kun tuotteet on viety Ecomiin sisälle, löytyvät kunkin alennusryhmän tuotteet suoraan sen aleryhmän alta. 23
7.2 Excel-tiedoston muokkaus Toimittajalla on yleensä valmius lähettää omat tuotetietonsa Excel-muodossa. Exceliin tehdyn hinnaston ja tuoteluettelon sisältö on yleensä hyvin vaihtelevaa, jonka vuoksi sitä joudutaan lähes poikkeuksetta muokkaamaan ennen, kuin aineisto voidaan viedä Ecomiin sisälle. Seuraavilla sivuilla on muokattu Excel-hinnasto Ecomin kanssa yhteensopivaksi. Tuotetietojen tuontia Excelistä on muokattu siten, ettei ohjelma kaadu nollalla jakamiseen, jos nettohinta on nolla ja alennusryhmätietoa ei ole taulukossa. 7.21 Excel tiedoston muokkaus Ecomiin Toimittajat lähettävät yrityksille hyvin erilaisia Excel-pohjaisia hinnastoja. Kun hinnastoja viedään ohjelmaan sisälle, tulisi muokkauksia olla mahdollisimman vähän ja kentissä olisi vain tietoa peräkkäin. Tällöin yrityksessä säästytään paljolta turhalta työltä. Fiksu toimittaja pystyykin lähettämään hinnastonsa ns. raakaversion ilman muotoilua ohjelmia varten ja ns. luettavan version ihmisten käyttöön. Seuraavassa on muutama huomioitava asia Excelhinnastojen muokkauksesta, jotta niitä pystytään käsittelemään Ecomissa. Huomioitavaa: Poista Excel-aineistosta kaikki tyhjät välirivit Poista Excel-aineistosta kaikki otsikkotiedot yläotsaketta lukuun ottamatta. Kaikki tiedot tulee olla täsmälleen oikeissa sarakkeissa. Esimerkiksi tuotenumero tulee löytyä aina tuotenumero-sarakkeesta Kaikissa kentissä ei tarvitse olla aineistoa Tietyt kentät ovat kuitenkin pakollisia, kuten esimerkiksi tuotenumero Seuraavilla sivuilla käydään kentät läpi kukin kenttä erikseen huomioiden kenttien vaikutukset Ecomissa sekä kenttäkohtaiset erityispiirteet. Excel-aineistossa voi olla myös muuta aineistoa, jotka voidaan ohittaa Ecomin tuotetietojen sisään luvussa. Excelissä näkyvät virheelliset ääkköset näkyvät hyvin todennäköisesti virheellisesti myös Ecomissa esimerkiksi laskutusaineistossa. Toimittajalta on hyvä tällöin pyytää uusi aineisto, ellei aineistoa osaa itse korjata Excelissä. Piilossa olevat sarakkeet tulevat esiin CSV-tiedoston luontivaiheessa, jos tiedosto talletetaan Excelin sijasta CSV-muotoon. 24
7.22 Esimerkki Excel-aineisto Ecomiin Ecomissa olennaiset siirrettävät tiedot näkyvät alla olevassa Excel-taulussa. Olennaista tässä taulukossa on se, ettei siirrettävässä aineistossa ole lainkaan tuotteen varsinaista ostohintaa. Ostohinta muodostuu alennusryhmän kautta ohjelmaan sisälle. Alennusryhmäkentät luodaan Ecomiin mieluiten etukäteen ennen Excel-aineiston siirtoa tuoterekisteriin. Valmiissa Excelissä on otsikkorivit helpottamassa Excelissä olevien kenttien kohdistamassa Ecomiin siirtoa. 7.23 Excel tiedoston tallennus Excelissä oleva tuotetiedosto talletetaan tiedosto-valikon alta löytyvän tallenna nimellä komennon alta. VISTA-Käyttöjärjestelmä ja Excel 2008-versio:Vista käyttöjärjestelmässä painetaan vasemmassa ylänurkassa olevaa ympyrä-painiketta, jonka alta löytyy tallenna nimellä - komento. Tämän jälkeen valitaan hiirella Excel 97 2003 työkirja-muoto, jotta Ecom voi lukea aineistoa. Uuden Excelin tuottama xlsx-muoto on sellainen, jota ei vielä tueta muiden ohjelmistojen osalta. Siksi perinteinen xls-muoto, jota aiemmat Excelit tuottaa, on käypä myös Ecomiin. Kun tallennus-painiketta on painettu, Ohjelma avaa tallennusikkunan, jossa valitaan kansio, johon tiedosto talletetaan. 25
7.24 Excel-tiedoston tallentaminen Excelin tallennusvaiheessa ilmestyy tallennusvalikko, josta tulisi valita paikallinen levy C:. Tallennusikkunan ulkoasu vaihtelee kovastikin Excelin ja Windowsin version mukaan. Kuvassa on kerrottu tallentaminen Windows Vista-ympäristössä. 7.25 Tiedoston tallennusikkuna Tuotetiedoston tallennuskansion kannattaa luoda c-levylle omaksi kansiokseen. Kun C-asema on valittuna, näyttää ohjelma oikeassa ikkunassa C:n alla olevat kansiot. Seuraavaksi painetaan ensimmäisellä tallennuskerralla Uusi kansio painiketta, ellei kansiota ole jo aiemmin luotu. Huomioitavaa. Tämä kansio luodaan vain kerran, seuraavalla kerralla, kun ajetaan aineistoja sisään, on kansio jo olemassa jolloin se vain valitaan tallennuskansioksi. 26
7.26 Uuden kansion nimeäminen Oikealla alhaalla on nyt luotu Uusi kansio, joka nimetään seuraavaksi Toimittaja-nimiseksi. Uusi kansio nimen päälle kirjoitetaan suoraan Toimittaja-nimi. Tässä kohtaa on vielä hyvä tarkistaa, että ylhäällä osoite-kenttä viittaa C- levyyn (se on valittuna myös vasemmassa ikkunassa). 7.27 Valitun kansion avaaminen Kun kansio on luotu, siirrytään uuteen kansioon painamalla Avaa-painiketta tai tuplaklikata kansiota hiirellä. 27
7.28 Excel-tiedoston tallennus Tiedoston nimeksi on annettu Tuotteet. Tallennusmuotona näkyy Excel 97-2003 työkirja. Tallenna-komennolla ohjelma tallentaa tiedot toimittaja-kansioon. Tämän jälkeen Excelin voi sulkea ja seuraavaksi voidaan siirtyä Ecomiin. 7.3 Tekstimuotoisen tuotetiedoston tuonti Tekstimuotoiset tuotetiedostot ajetaan Ecomissa sisään valitsemalla Ecomin ylävalikosta Ohjelmat, Tietojen siirto, Muu, ja Tuotetietojen siirto Excelistä / tekstitiedostosta. Tämän ikkunan avulla voidaan tuoda Ecomiin erilaisia tuotetiedostoja sisään. 28
7.30 Tuotetiedoston sisäänvientimääritykset Tietojen siirto tekstitiedostosta aloitetaan kirjoittamalla tuotetiedoston tai helpommin hakemalla se kentän perässä olevalla hakupainikkeella. Tiedoston edessä on nyt C:asema ja se kansio, johon tiedosto aiemmin talletettiin. Sen perässä tiedoston nimi. Kun tiedostonimi on määritetty, tulee ikkunan alaosaan ilmestyä kyseinen tuotehinnasto tietoineen näkyviin. 7.31 Tuotealan ja toimittajan asettelu Tuoteala-kenttään on määritetty P-tuoteala, joka on käyty ennakkoon perustamassa tuoteoletuksiin (ohjelmat, tuotteet ja tuoteoletukset) Toimittaja-kenttään on valittu oikea toimittaja, joka on perustettu etukäteen toimittajat -rekisteriin. (ohjelmat, asiakkaat/toimittajat ja toimittajat. 29
7.32 Tuotetiedoston sisäänluku, tiedostoviennin määritykset Aloita tuonti riviltä-kentällä kerrotaan, miltä riviltä varsinainen aineisto alkaa. Tiedoston alussa sellaista tietoa, joka ei sisällä varsinaista tuotetietoa, kuten otsikkorivit ja muuta tietoa. 7.33 Tuotetiedoston kenttien sitominen Ecomin kenttiin Ecomin tuotekentät järjestetään samaan järjestykseen (A,B,C ) siirrettävän aineiston kanssa (vasemmalta oikealle kuvan alaosassa). Alla näkyvässä Excel-aineistossa on tuotenumero ensimmäisenä (alla olevassa taulukossa sarake A), valitaan Sarakkeiden tietoihin ensimmäiseksi Numero. Sarakkeen A perässä on alasvetovalikko, josta valitaan kohta Numero, joka on tuotenumerokenttänä Ecomissa. Näin kohdistetaan kaikki tarvittavat kentät Ecomin sarakkeisiin. Hyvät otsikkotiedot Excel-aineistossa auttavat huomattavasti tietojen kohdistamista tässä taulussa. 30
7.4 Valmis esimerkkiaineisto, pikaohje Alla olevaan ikkunaan on kohdistettu valmis aineisto, joka on esimerkkiaineistona erittäin käyttökelpoinen monen tiedoston sisäänajoon. Ok-painikkeella ohjelma vie aineiston koetauluun, jonka hyväksymällä ohjelma vie tiedot sisälle. Seuraavaksi käydään tarkemmin tiedonsiirtoaineiston aiheita tarkemmin läpi. 7.5 Ecomin siirtokenttien merkitys Seuraavaksi käydään läpi kaikki Ecomiin siirrettävien kenttien merkitys ohjelmaan kukin yksitellen. Alla näkyvät kentät ovat niitä kenttiä, joihin Excel-tiedoston tietoja voidaan kohdistaa. Seuraavaksi kerrotaan kenttäkohtaisesti, mihin kukin kenttä Ecomin tuoterekisteriin asettuu, sekä sen merkitys ja toiminta. Näiden kenttien selvityksen jälkeen tiedonsiirto-ohjelman toiminnan esittelyä jatketaan. 31
7.51 Siirrettävien kenttien merkitys, Tuoteala ja -Numero Seuraavaksi käsitellään kaikki Ecomin siirtotiedoston kautta tulevien kenttien sisältö ja merkit. Kuvassa näytetään konkreettisesti, että mihin kenttään siirrettävän kentän tiedot tulevat. Tuoteala Tuotealakenttä kopioituu tuotteen perustietoihin tuotealaan, joka on ennen tuotenumeroa. Tuotealatietoa ei tarvita Excel-aineistossa välttämättä, vaan tuotteet voidaan ohjata erillisellä tuotealakentällä suoraan oikeaan tuotealaan. Tuotealatieto on tietojensiirrossa pakollinen, muttei sen tarvitse olla Excel-aineistossa omana kenttänä. Jokainen Ecomin tuote kuluu johonkin tuotealaan, jolla erotetaan suuremmat tuotekokonaisuudet toisistaan. Numero Numero-kentän tiedot kopioituu Ecomissa Tuotetietoihin kohtaan Tuotenumero. Tuotenumero on Excelissä pakollinen tieto. Numerokentässä jokaisella tuotteella on oltava oma yksilöllinen numeronsa. Usein Excel-aineisto sisältää tuotteita, joissa ei ole mitään tuotenumeroa. Jos näin on, niin niille on vain keksittävä itse numerot tai toimittajalta on pyydettävä parempi aineisto. Jokaisella tuotteella on oltava tuotealoittain oma yksilöllinen tuotenumeronsa. Tuotenumeron pituus voi olla 1-20 merkkiä. Tuotenumero voi sisältää sekä tuotteita että kirjaimia. 7.52 Siirrettävien kenttien merkitys, nimet ja yksikkö Nimi Nimi-kentän sisältö kopioituu Ecomissa Tuotteen perustietoihin kohtaan Tuotenimi. Tuotenimi on syytä olla aineistossa mukana, sillä ilman sitä on tuotteen käyttö lähes mahdotonta. Tuotenimeen mahtuu 50 merkkiä. Jos tuotavassa aineistossa on enemmän merkkejä, jättää Ecom loput merkit pois. Tuotenimeen kirjoitetaan tuotteen nimi niin, että se on selkokieltä sekä laskutettaessa tuotetta, että sitä tilattaessa. On hyvä huomata, että tuotenimi on yksi tuotteen hakutavoista, jolloin sillä on merkitystä siinäkin merkityksessä. Tuotemalli Tuotemalliin ohjattu tieto kopioituu tuotteen perustietoihin samannimiseen kenttään. Tämä ei ole pakollinen tieto, vaikkakin erittäin hyödyllinen. Tuotemalliin mahtuu myös 50 merkkiä. Tuotemalliin kirjataan tuotteen teknisiä tietoja, kuten tuotelyhenne, mittatietoa tai jotain hyödyllistä, silläkenttä on myös hakutapana ja tulee myyntilaskulle suoraan tuotenimen jatkeeksi niin pitkästi, kuin tietoa mahtuu. Yksikkö Tuotetietoihin keskeisesti kuuluva yksikkö kopioituu Ecomissa Yks-kenttään, tuotteen perustietoihin. Sen lisäksi se kopioituu myös toimittajat-alavälilehdelle Yks-kenttään, joka näkyy seuraavalla sivulla. Perustietojen Yks-kenttää käytetään myyntiohjelmissa. 32
7.53 Siirrettävien kenttien merkitys, toimittajanro Toimittajanro Toimittajanro-kentän tiedot putoavat Ecomiin tuotteen alle toimittajat-alavälilehdelle kohtaan Nro. Jotta tuotteen hinnoittelu sujuisi mahdollisimman sujuvasti, kannattaa siirrettävät tuotteet sitoa toimittajaan. Ecomin tarjouslaskenta ja ostotilaus käyttää tuotteiden hinnoittelussa suoraan tuotteen alla olevaa toimittajakohtaista ostohintaa. Toimittajatietoa ei tarvitse olla siirrettävässä aineistossa mukana, kun toimittajan kohdistus voidaan tehdä myös aineiston siirtoikkunassa. Toimittajatieto on hyvä perustaa ennen tietojen siirtoa. Se tehdään toimittajataulussa, josta kerrottiin aiemmin tässä käsikirjassa. 7.54 Siirrettävien kenttien merkitys, alennusryhmä Alennusryhmä Alennusryhmä tulee siirtotiedoston kautta Aleryhmä-kenttään, joka on tuotteen alla toimittajat-alavälilehdellä. Kun tuotteella on aleryhmä ja se on perustettuna Ecomiin valmiiksi, näyttää ohjelma alennusryhmälle tehdyn alennuksen Ale% -kentässä jota kautta tuotteen nettohinta syntyy. Alennusprosenttia ei saa aineiston mukana suoraan siirrettyä, vaan se vaatii käsin tehdyt alennusprosentit, joiden perustaminen käytiin läpi aiemmin. Alennusryhmän on hyvä olla aineistossa mukana, sillä se tuo ohjelmaa tuotteen toimittajan antaman alennuksen suuruuden. Jos toimittaja antaa kaikille tuotteille saman alennuksen, selvitään yhdellä alennusryhmällä, johon alennusprosentti kirjataan. Jos taas alennusryhmiä on 20, tehdään Ecomiin 20 alennusryhmää ja niiden alennusprosentit. Siirtoaineistossa on silloin myös 20 erilaista alennusryhmätunnusta. 33
7.55 Siirrettävien kenttien merkitys, EAN EAN EAN-Kenttään siirretyt tiedot siietyvät Ecomissa tuoterekisterin EAN-alavälilehdelle uudeksi EAN-riviksi. EAN-kenttä ei ole tarpeen, jos yrityksessä ei lueta tuotteita EAN-lukijalla. Jos taas yrityksessä on EAN-lukija Käytössään, helpottaa EAN-kentän tiedot yritystä tuotteiden syöttämisissä eri ohjelmiin. EAN-kenttään voi syöttää 1-14 merkkiä. Ecom hallitsee siis muutkin viivakoodipituudet, kuin virallisen tuoteean-koodin. Huomioitavaa on, että jos jollekin tuotteelle on annettu hyvin lyhyt EAN-koodi, häiritsee tällainen tuote normaalia tuotehakua, sillä ohjelma voi olla liian nopea ja muuntaa tiedot lyhyen EAN-koodin mukaiseksi tuotteeksi kesken haunkin. 7.56 Siirrettävien kenttien merkitys, ostohinta veroton Ostohinta Veroton Kentän sisältö tulee Ecomissa Tuotteen alle toimittajat-alavälilehdelle kohtaan toimittajahinta, josta se muodostaa tuotteen yksikköhinnan. Jos kenttään ei siirretä tietoa, tuo ohjelma Ostohinta verollinen kentästä arvon ja muuttaa sen verottomaksi arvoksi. Kentän merkitys on vähäinen, ellei peräti merkityksetön, sillä seuraava siirtotiedoston kenttään (Ohjehinta Veroton) syötetty tieto korvaa Ostohinta veroton-kentän sisällön toimittajan hintana. Varsinaista ostohintaa ei Ecomin toimittajatauluun saa syötettyä suoraan, vaan ohjelma laskee nettohinnan alennusryhmästä saadun alennuksen avulla. 34
7.57 Siirrettävien kenttien merkitys, ohjehinta veroton Ohjehinta Veroton Kenttä kohdistuu Ecomiin Tuotteen alle toimittajat-alavälilehdelle kohtiin Toimittajan hinta ja Yksikköhinta. Nettohinta muodostuu alennusryhmään annetun alennusprosentin kautta, joten jos alennusryhmää ei ole tehty, on nettohintana sama hinta, kuin toimittajahintana on. Veroton ostohinta on erittäinkin merkittävä kenttä, sillä sen avulla Ecom muodostaa toimittajakohtaisen nettohinnan tuotteelle. Ohjehinta Veroton kenttään tulisi antaa se Excelin kentän arvo, jossa on toimittajan antama ohjehinta, josta ei ole vähennetty saatavia alennuksia. Kun toimittajat-alavälilehdellä on näkyvissä tuotteen yksikköhinta, saatava alennus ja nettohinta, on tiedot viety oikein Ecomiin ja niiden hinnoittelukin on mahdollista tuotteiden hinnoittelutyökalulla. 7.58 Siirrettävien kenttien merkitys, myyntihinta veroton Myyntihinta veroton Myyntihinta veroton- kenttään kohdistettu Excel-tiedonsiirtokenttä tulee suoraan tuotteen perustietoihin kohtaan Veroton myyntihinta. Tämä arvo näkyy tuotehaussa tuotteen hintana ja sitä kautta myös se on tuotteen myyntihinta myös kaikissa myyntiohjelmissa (kassa, laskutus ja lähetteet). Tämä tieto on hyvinkin merkityksellinen ja se mahdollistaa tuotteen myymisen heti ilman erillistä tuotteiden hinnoitteluajoa. Oikein lyhyen kaavan mukaan hinnoiteltaessa tarvitaan vain tämän hinnan määritys, jotta tuotetta voidaan alkaa myydä. Järkevää se ei ole, mutta mahdollista. On hyvä täyttää myös muut merkittävät hintatiedot, jotta ohjelmalla olisi haju myös ostohinnasta ja koko tuotealalle voitaisiin tarvittaessa tehdä myös erilaisia hinnoitteluajoja tarvittaessa. Pelkän myyntihinnan syöttö ei esimerkiksi anna oikeaa kuvaa laskutuksen kokonaiskatteesta, joka on erittäinkin mielenkiintoinen tieto. Eikä ohjelma varoita väreillä liian suurista alennuksista tai pilkkuvirheistä hintaa vaihdettaessa tuotteelle käsin laskulle. 35
7.59 Siirrettävien kenttien merkitys, Ostohinta verollinen Ostohinta verollinen Kentän sisältö tulee Ecomissa Tuotteen alle toimittajat-alavälilehdelle kohtaan toimittajahinta, josta se muodostaa tuotteen yksikköhinnan. Verollinen hinta muutetaan automaattisesti verottomaksi hinnaksi. Kentän merkitys on vähäinen, sillä siirtotiedoston kenttään syötetty tieto tulee tuotteen yksikköhinnaksi, joka ei ole tuotteen nettohinta. Varsinaista ostohintaa ei Ecomin toimittajatauluun saa syötettyä suoraan, vaan ohjelma laskee neton alennusryhmästä saadun alennuksen avulla. Olisikin suotavaa, että Excelin toimittajakohtaiset ohjehinnat tulisivat Toim.hintaan. Jos Excelissä on vain nettohinnat, kannattaisi ohjehinnat luoda valmiiksi, jonka jälkeen tiedot ovat paljon paremmin hyödynnettävissä Ecomissa. Ohjehinta kannattaa laskea nettohinnoista tietyllä prosentilla korotettuna, josta saa helposti sitten alennusryhmän tarvitsemat prosentit valmiiksi. 7.60 Siirrettävien kenttien merkitys, Ohjehinta verollinen Ohjehinta verollinen Kenttä kohdistuu Ecomiin Tuotteen alle toimittajat-alavälilehdelle kohtiin Toimittajan hinta ja Yksikköhinta. Ohjelma muuttaa Verollisen hinnan verottomaksi hinnaksi ja tallentaa tiedot kyseisiin kenttiin, mikäli ohjehinta veroton kenttään ei ole kohdistettu mitään arvoa. Jos aineistosiirron Ohjehinta Veroton kenttään on arvo jo syötetty, ei tätä kenttää tarvita. Nettohinta muodostuu alennusryhmään annetun alennusprosentin kautta, joten jos sitä ei ole tehty, on nettohintana sama hinta, kuin toimittajahintana on. Ohjehinta Verollinen kenttään tulisi antaa se Excelin kentän arvo, jossa on toimittajan antama ohjehinta verolla, josta ei ole vähennetty saatavia alennuksia. Kun toimittajat-alavälilehdellä on näkyvissä tuotteen yksikköhinta, saatava alennus ja nettohinta, on tiedot viety oikein Ecomiin ja niiden hinnoittelukin on mahdollista tuotteiden hinnoittelutyökalulla. 36
7.61 Siirrettävien kenttien merkitys, Myyntihinta verolla ja ALV% Myyntihinta verollinen Kenttä ei ole käytössä ALV % Tuotteen ALV% kirjataan tähän kenttään, kirjataan tuotteen ALV%, jos se poikkeaa ohjelman oletuksissa olevasta alv-prosentista. Tämä kenttä on pakollinen vain silloin, jos tuotteella on poikkeava ALV%. 7.7 Kentän ohittaminen tiedoston siirrossa Kaikkia tuotetiedoston kenttiä ei ole pakko siirtää. Jos jonkun Excel-aineistossa olevan kentän sisältöä ei haluta siirtää Ecomiin, jätetään tämän kentän vastaava saraketieto tyhjäksi (E). Esimerkiksi tässä esimerkkiaineistossa ei haluta ottaa Toimittajanro-kenttää mukaan siirrettävään aineistoon, kun toimittaja on jo määritetty erillisellä toimittaja-kentällä, eikä aineisto sisällä kuin yhden toimittajan tietoa. 37
7.71 Laajan aineiston sisään vienti Ecomin valintatauluun valitaan kaikki se tieto, jota siirrettävästä tiedosta halutaan viedä Ecomiin sisälle. Tämä alla oleva esimerkkitiedosto on jo valmiiksi muokattu hyvin Ecomiin sopivaksi ja järjestyskin on jo valmiiksi oikea. Valittua tietoa on paljon, jolloin siirrossa käytettävää taulua on rullattu halutun tiedon esille saamiseksi. Eli Ecomin taulua on hissi-painikkeella siirrytty sivuun jotta kaikki kentät saadaan näkyviin. Seuraavaksi levennetään Ostohinta kenttää, jotta koko kentän teksti saadaan näkyviin 7.72 Excel-aineiston kentän leventäminen Ostohinta-kenttä alataulussa oli edellisellä sivulla kapeampi. Nyt se on levitetty hiirellä vetämällä H ja I sarakkeiden välissä olevaa viivaa oikealle, jolloin koko otsikkokentän tiedot on tullut esille kokonaisuudessaan. Sama toiminto kannattaa tehdä kaikille kentille, jotta tietojen kohdistaminen olisi helpompaa oikeisiin kenttiin. 38
7.73 levennettyjen kenttien kohdistus Kun jäljellä olevat kentät on levitetty, voidaan viimeisten kenttien kohdistus saattaa helpommin loppuun. Ecomissa on useampi hintakenttä, jotka kannattaa täyttää mahdollisimman tarkasti, jotta ohjelmasta saadaan paras hyöty irti jatkossa. Alla olevaan tauluun on nyt tehty kaikki kenttäkohdistukset valmiiksi aina N-sarakkeeseen saakka. 7.8 Siirtotiedoston tallennus Jotta tehty työ ei menisi hukkaan, kannattaa siirtotiedosto tallentaa valmiiksi seuraavaa kertaa varten, kun uusi tuotehintaluettelo ajetaan sisälle. Excel-muokkaukset on toki tehtävä jokaisen aineiston kohdalla, mutta kun sen tekee aina samalla tavalla, voidaan Ecomissa hyödyntää samaa siirtopohjaa jatkossa. Tallennus tapahtuu painamalla tallenna-painiketta. Ikkunan vasemmassa alareunassa. Tallennus kannatta tehdä aina ennen varsinaisen aineiston sisään lukua, jotta tallennuspohja saadaan talteen ajoissa. Ecom ehdottaa tallennuspaikaksi Ecomin kansiota, johon se kannattaa tallettaa. Tallenna-painikkeella ohjelma tallentaa tiedoston sen nimisenä, kun se ohjelmaan talletetaan. Ohjelma palaa siirtoikkunaan. 39
7.9 Aineiston siirron aloitus OK-painikkeella ohjelma lukee aineiston sisään ja avaa vielä erillisen selausikkunan, jossa voi tarkistaa, miten sisään luettava tiedosto näyttää ennen varsinaista vientiä Ecomiin. OKpainike ei siis vielä siirrä aineistoa sisään, vaan sen voi vielä kerran tarkistaa, ja palata tähän ikkunaan tekemään tarvittavia muokkauksia. 7.91 Siirtoaineiston hyväksyntä Ecomiin Kun aineisto on oikein, voidaan se siirtää Ecomiin painamalla OK-painiketta. Tuotteet tämän jälkeen Ecomin tuoterekisterissä. Jotta tuotteet olisivat mahdollisimman oikealla tavalla käytössä, olisi alennusryhmät luotu jo aiemmassa vaiheessa valmiina Ecomissa. Jos kenttien arvot eivät ole oikeissa sarakkeissa, kannattaa palata edelliseen ruutuun Peruutapainikkeella, jolloin voi asetella kentät oikein, tallettaa sen jälkeen muutokset ja koittaa siirtoa uudestaan. Ostohintatiedot eivät ole merkityksellisiä, jolloin tämä aineisto olisi esimerkiksi erittäinkin hyvä. 40
7.10 Uusien tuotetietojen selaus Uudet tuotetiedot ovat nyt perustettuina Ecomiin niin, että niitä voidaan täysimääräisesti hyödyntää mm. Ecomin hinnoittelutyökaluilla tarkemmin tarvittaessa. Myös laskutuksessa ohjelma antaa näille tuotteille nyt oikean katearvon. OK-painikkeella valitaan tuote esille. 7.11 Siirretyn tuotteen tiedot Alla on siirretty tuotetieto Excelistä. Kun tiedot on siirretty oikein, näkyy tuotteen toimittajatalavälilehdellä Toimittajan hinta ja yksikköhinta Excelin verottoman ohjehinnan mukaisesti. Aleryhmässä on aleryhmän numero ja sen perässä on alennusprosentti sen merkkinä, että alennusryhmälle on annettu alennus. Näin myös tuotteen nettohinta on oikein. Jos Veroton myyntihinta on kopioitunut Myyntihinta 0% kentän kautta tuotteen perustietoihin, ja seuraavalla sivulla on kerrottu, miten Hinnoittelusivulla tuotteen tiedot on muotoutuneet. 41
7.12 Tuotteen hinnoitelusivu Kun tuote on siirretty oikealla tavoin Ecomiin, on sillä Hinnoittelusivullakin arvot kohdallaan. Nettohinta, kateprosentti ja myyntihinnat ovat halutun mukaisia. 8 Tuotteiden hinnoittelu Jos Ecomiin on tuotu isompia määriä tuotteita tietojen siirron kautta, voidaan ne vielä hinnoitella, jotta laskutusohjelmisto, lähetteet ja kassaohjelmistolla olisi käytössään haluttu myyntihinta. Jos tuotteet on itse perustettu Ecomiin käsin, ei hinnoittelua tällöin tarvitse yleensä tehdä. Tuotehinnoittelu löytyy valikosta Ohjelmat, Tuotteet ja Tuotteiden hinnoittelu. 42
8.1 Tuotteiden hinnoittelu Tuotehinnoittelun ensimmäisellä sivulla valitaan hinnoiteltavat tuotealat. Tuotteet hinnoitellaan tuotteen toimittajat-alavälilehden nettohinnan pohjalta.hinnoittelussa muodostetaan jokaiselle sellaiselle tuotteelle myyntihinta, jolle löytyy tuotteen toimittajat - alataulusta nettohinta. Ecom muistaa tuotteiden hinnoittelussa tekemäsi valinnat ja ne ovat valmiina seuraavaa hinnoittelua varten automaattisesti. Hinnoittelua voi tarkentaa tarvittaessa toimittajan alennusryhmissä, asiakas- ja tuotekohtaisesti. K = Tuotealan tuotteet hinnoitellaan, E = Tätä tuotealaa ei hinnoitella. HUOMIOI, JOS ET OLE VALINNUT YHTÄÄN TUOTEALAA K:ksi, ANTAA OHJELMA SIITÄ ILMOITUKSEN, EIKÄ PÄÄSTÄ ETEENPÄIN ENNEN, KUIN JOKU TUOTEALA ON HINNOITELTAVANA. Seuraava -painike avaa seuraavan ikkunan. 8.2 Tuotteiden hinnoittelutavan valinta Tässä ikkunassa valitaan tapa, jolla koko tuoterekisteristä valitut tuotteet hinnoitellaan. Omalla katteella hinnoiteltaessa ohjelma lisää tukkurilta saatuun omaan ostohintaan (tukkuhinta, josta on vähennetty omat alennukset) prosenttikatteen päälle. Jos jokaiselle tuotteelle halutaan sama kateprosentti, valitaan ylin kohta taulukosta. Kun tuotteille annettu kate määritetään sen mukaan, mitä tuote itselle maksaa (esimerkiksi alle 1 euron tuotteille 60 % katetta ja yli 1 euron tuotteet 40 % katteelle, valitaan valikosta kohta 2). Hinnoiteltaessa Tukkurin hinnoilla ohjelma hakee tuotteelle tukkurin myyntihinnan, jolloin omaksi katteeksi jää tukkurilta saatu alennusprosentti. Huomioi! Ecomin käyttämä myyntikateprosentti lasketaan myyntihinnasta sen mukaan montako prosenttia tuotteesta jää katetta talolle. Esimerkki: jos 100 euroon lisätään 20% katetta, on laskusääntö 100/0,8=125 euroa. Yli sadan prosentin katteet näin laskettuna eivät ole mahdollisia 90 % kate on jo 10 kertaa nettohintaa suurempi. 43