TARJOUSPYYNTÖ KALUSTEISTA 1. HANKINNAN KOHDE, KUVAUS, SISÄLTÖ JA LAAJUUS Ylivieskan kaupunki peruskorjaa kaupungintalon, korjaustöiden kustannusarvio on n. 3,4 milj.. Peruskorjaustyöt valmistuvat 30.9.2017. Ylivieska kaupungin tilapalveluyksikkö pyytää suunnittelu- ja hintatarjousta kaupungintalon irtokalusteista oheisten liitteiden mukaisesti. Tarjoushintaan sisältyvät rahti, kuljetuksen aikainen vakuutus, kalusteiden asennus ja pakkausjätteistä huolehtiminen. 2. TARJOAJAN KELPOISUUS JA TARJOUSTEN VERTAILU Tarjous on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Tarjoajan on toimitettava kelpoisuusvaatimusten täyttymisen varmentamiseksi seuraavat selvitykset: Todistukset rekisteröitymisestä kauppa-, ennakkoperintä- ja työantajarekisteriin Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty Työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty Vakuutusyhtiön todistus vastuuvakuutuksen voimassa-olosta Ilmoitus tarjoajan henkilöstöön soveltamasta työehtosopimuksesta. Selvitys tarjoajan henkilöstölleen järjestämästä työterveyshuollosta. Todistukset saavat olla enintään kaksi kuukautta vanhoja. Tarjous on laadittava huolellisesti ja täsmällisesti tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Tulkinnanvaraiset ja epäselvät tarjoukset hylätään, jotta voidaan turvata tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. 1
Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta jättäessään se on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset ja taustat. Tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti halvin hinta. Kokonaistaloudellisuus arvioidaan tarjousasiakirjoissa esitetyllä pisteytyslomakkeella. Hinta /laatu on 70/30. Hintapisteytyksessä halvin tarjous saa 70 pistettä ja muiden tarjousten pisteet määräytyvät kertomalla halvimman tarjouksen suhdeluvulla maksimipistemäärä. Kaikkien tarjottujen kalusteiden laadun on vastattava julkisiin tiloihin yleisesti soveltuvia kalusteita. Mikäli jonkun tarjotun kalusteen hinta on huomattavasti (>20%) edullisempi kuin muiden vastaavien tarjottujen kalusteiden, tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä ao. kalustetta hintavertailuun (esimerkiksi työtuoli tms.). 3. TARJOUSTEN KÄSITTELY Hankintamenettelyn vaiheet ovat seuraavat: Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten pisteytys ja hintavertailu Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 14.7.2017 mennessä Hankintasopimusten solmiminen 4. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO Tarjous on toimitettava viimeistään 10.7.2017 klo 12.00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen tilapalvelu.hankinta@ylivieska.fi Sähköpostin aihekenttään Tarjous kaupungintalon irtokalusteet. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa kunnes sopimus on allekirjoitettu, kuitenkin vähintään 30.8.2017 saakka. Tarjousasiakirjat on toimitettava suomen kielellä. 2
5. TARJOUKSEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisiksi niiltä osin kuin ne eivät ole salassa pidettäviä silloin, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Siksi tarjous on laadittava siten, että se ei sisällä liike- ja ammattisalaisuuksia. Jos kuitenkin liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, on siitä tarjouksessa erikseen mainittava ja ko. asiat esitettävä erillisellä liitteellä. Hinta ei ole liikesalaisuus. 6. TARJOUKSEN TEKEMISEEN LIITTYVÄT MUUT EHDOT Euromääräisissä tarjoushinnoissa tarjoaja esittää kalusteen yksikköhinnan (Alv 0%), jonka lisäksi esitetään hankinnan kokonaishinta. Tarjouksessa on ilmoitettava myös mahdollisissa lisätöissä käytettävän työn tuntiveloitusperuste (alv 0 %). pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustelluista syistä. pidättää oikeuden: - jakaa tarjous eri tarjoajien kesken esim. työtuolit, toimistokalusteet, valtuustosalin, hallituksenhuoneen ja aulojen kalusteet. Tarjouksen voi antaa esim. vain kaupungintalon valtuustosalin kalusteista tai vain kaupunginhallituksen huoneen kalusteista. Samoin pidätetään oikeus hankkia vain osa tarjotuista tuotteista. Hankinnan kappalemäärien tarkentuessa (+ / - kpl) hinnoittelussa käytetään ao. kalusteen yksikköhintaa. Toimistojen työpöytien korkeussäätö toimii sähköisesti. Toimistotilojen kalusteet vaihtoehdoilla koivu ja tammi Kalusteluettelossa mainittu työpiste sisältää: - työpöydän ao. tilaan suunniteltuna - työtuolin - 2 asiakastuolia - ala- ja yläkaapiston ovilla (-puu/lasiovi, tms.) varustettuna pituus n. 1200-1500mm (avohyllyjä pyritään välttämään; sisäilma!). Kaapiston pituus suunnitellaan ao. huoneen mukaisesti. Suunnittelija arvioi kaapiston kokoa myös huoneeseen merkityn ammattinimikkeen mukaisesti. - rullilla varustetun työpöydän alle sijoitettavan laatikoston - pystynaulakon Toimistojen kalustesuunnittelussa on kiinnitettävä huomiota henkilökunnan turvallisuuteen. Erityisesti on huomioitava, että toimistossa työskentelevän henkilön 3
työskentelypisteestä on näkymä toimiston ovelle, sekä mahdollisuuksien mukaan toimistohenkilölle on suunniteltava nopea poistumistie työpisteeltä. Ennen tarjouksen jättämistä tarjoajan suositellaan tutustumaan työmaahan, mahdollisten tarkemittausten suorittamista varten. Tarjoushinnat pyydetään merkitsemään liitostiedostona olevaan Excel- taulukkoon, jota ei saa muuttaa. Taulukon avulla suoritetaan saatujen tarjousten vertailu. Taulukko pyydetään liittämään myös sähköisenä tarjouksen mukaan. Kalusteilla on oltava vähintään viiden (5) vuoden takuu. Tarjoaja antaa selvityksen kalusteiden varaosien saatavuudesta. Kalusteiden on täytettävä voimassa olevat käyttöturvallisuusvaatimukset. Tarjoaja antaa selvityksen em. vaatimusten täyttymisestä. Kaikilta osin hankintakriteereissä painotetaan laatua, ergonomiaa ja esteettisyyttä. Tarjoaja vakuuttaa laitteet kustannuksellaan asennuksen päättymiseen saakka. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tarjouksen tekemisestä. 7. HANKINTAA KOSKEVAT SOPIMUSEHDOT Kalusteiden toimitusaika on viikot 39-40 2017, tai sopimuksen mukaan. Muilta osin hankinnassa noudatetaan rakennusurakan yleisiä sopimusehtoja (YSE 1998). 8. KILPAILUKOHTEIDEN MUUTOKSET JA TARKENNUKSET Ylivieskan kaupunki voi muuttaa tai tarkistaa tarjouspyynnön kohdetta tarjouskilpailun aikana ennen tarjousten jättämiselle varatun määräajan päättymistä, jos tätä voidaan esille tulleiden seikkojen perusteella pitää perusteltuna. Mikäli tässä tarkoitetut muutokset ja tarkennukset sitä edellyttävät, voidaan tarjousten jättämiselle varattua määräaikaa pidentää. Tarjouksenantaja sijoittaa tarjoamansa kalusteet kaupungintalon pohjakuviin. Kaupungintalon pohjakuvat voi tilata dwg muodossa sähköpostilla osoitteesta asko.somero@ylivieska.fi. 4
9. LISÄTIEDOT JA KYSYMYKSET Tarjouspyyntöasiakirjat ovat nähtävissä kaupungin kotisivuilla, joita päivitetään jatkuvasti 4.7.2017 klo 16.00 saakka. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset on toimitettava sähköpostilla osoitteeseen tilapalvelu.hankinta@ylivieska.fi 19.6.2017 klo 12 mennessä. Kysymyksiin vastataan 20.6.2017 klo 16.00 mennessä, vastaukset ovat nähtävissä kaupungin kotisivuilla. rakennuspäällikkö 5