PM-HANKINTA- JÄRJESTELMÄ YLEISESITYS KUMPPANEILLE

PM-HANKINTA- JÄRJESTELMÄ YLEISESITYS KUMPPANEILLE

SISÄLTÖ Hankintojen digitalisointiprojekti Senaatti-kiinteistöissä Ylläpidon ja hankkeiden tilaaminen Hankintajärjestelmän käyttö ja yhdyshenkilöt Hankinnan tekeminen järjestelmässä 16.3.2017 2

HANKINTOJEN DIGITALISOINTI SENAATISSA PM-hankintajärjestelmä on osa laajempaa hankintatoimen sähköistämisen kokonaisuutta Senaatissa Muut sovellukset Toimittajuuden hallinta Kilpailutus Sopimustenhallinta Tilaaminen Laskunkäsittely Projekti käynnissä Projekti käynnistymässä Käyttöönotto käynnissä Basware PM Basware IP 16.3.2017 3

DIGITALISOINNIN HYÖDYT Toiminnan laatu/tehokkuus Tehokkaat, yhdenmukaiset ja integroidut prosessit Yhteistyön tehostuminen eri yksiköiden välillä Tyytyväisyys Nykyaikaisuus, helppous, tieto kaikkien käytettävissä Läpinäkyvyys ja ennakoitavuus Läpinäkyvyys hankintoihin, sopimuksiin, prosesseihin ja järjestelmiin Mahdollistaa hankintatoimen kehittämisen Säännöstenmukaisuus Systemaattinen hyväksymismenettely ja auditoitavuus Toimittajayhteistyö ja toimittajien hallinta Toimittajayhteistyön parantuminen Kestävä kehitys Sähköinen toimintatapa Edelläkävijyys 16.3.2017 4

HANKINTAPROSESSIN VAIHEET PM-järjestelmä (Purchase Management) on käytössä kaikissa Senaatin hankinnoissa Kiinteistöjen ylläpito, investoinnit, hallinto Osa laajempaa hankintatoimen sähköistämisen kokonaisuutta Käyttöönotolla Senaatti edistää omalta osaltaan koko valtion hankintojen digitalisointihanketta Kiinteistönhoito/ rakennuttajakonsultti - Tiliöinti hankintahetkellä - Tiedot tilauksesta siirtyvät laskulle ja laskulta tilaukselle Hankintaehdotus (tiliöinti) Hyväksyntä ja tiliöinti Tilaus Täsmäytys ja laskun tarkastus Vastaanottokuittaus Poikkeamien hallinta Maksatus

YLLÄPIDON HANKINTATOIMEN SÄHKÖISTÄMINEN Isännöintialueen budjetti Hankkeistamaton: viat ym. Kunnossapitohankkeet H 1 H 2 H 3 Senaattilaiset Senaattilaiset Kiinteistönhoito Konsultti Konsultti = TILAUS Urakoitsijat 16.3.2017 6

HANKKEET JA PM Hanke X Hankkeen perustaminen (hanketietojärjestelmä) Sopimus 1 Sopimus 1 Sopimus 1 Sopimus 1 Sopimus X PM Hankintaehdotus/ tilaus Hankesuunnittelu (esim. tutkimukset) Hankintaehdotus/ tilaus Rakennuttaminen ja valvonta Laskutustapa voi erota tilausten välillä: - maksuperusteinen - sopimuslaajuusperusteinen - jne. Hankintaehdotus/ tilaus Suunnittelu (esim. sähkö) Hankintaehdotus/ tilaus Urakoitsija 1 (esim. rakennustyöt) Lasku 1 Lasku 2 Lasku X Hankintaehdotus/ tilaus Urakoitsija 2 (esim. LVI työt) jne. Hankinta-ehdotus/ tilaus Lisämuutostyöt Hankinta-ehdotus/ 1 tilaus Lisämuutostyöt 2 16.3.2017 7

HANKKEIDEN TILAUKSET (YLEINEN TYÖNKULKU) 1. Hankkeen perustaminen ja hyväksyntä 2. Senaatti tilaa rakennuttamisen rakennuttajakonsultilta 3. Rakennuttajakonsultti (tai hankevastaava) tekee hankintaehdotuksen PM:llä (suunnittelu, urakointi yms.) 4. Hankevastaava tarkistaa hankintaehdotuksen 5. Aluejohtaja/ AP-yksikön johtaja/ hankevastaava hyväksyy hankintaehdotuksen 6. Rakennuttajakonsultti tilaa työn 7. Rakennuttajakonsultti (ja valvoja) tarkastaa laskun 8. Hankevastaava hyväksyy laskut toimivaltuuksien puitteissa 9. Rakennuttajakonsultti tekee vastaanottokuittauksen PM:ssä 16.3.2017 8

PM JA KIINTEISTÖNHOIDON HANKINNAT Järjestelmään tehdään hankintaehdotukset sopimushintaan kuulumattomista hankinnoista, mm.: vikakorjaukset ja tarvikehankinnat ulkoalueiden hoitoon liittyvät työt materiaalihankinnat erikoishuollot tilaajan antamien ohjeiden mukaisesti Hankintaehdotuksen tekee kiinteistönhoito tai kiinteistöpäällikkö Kiinteistöpäällikkö (tai hänen esimiehensä) hyväksyy hankintaehdotukset Pienten ohjelmoimattomien korjausten tilaaminen (max. 2000 e) Palkki-kumppanit ja kunnossapidon puitesopimuskumppanit Yksi tilaus/kohde/vuosi Tilauksen laatii kiinteistönhoito/senaatti Laskutus toteutuneiden kustannusten tai erillisen tarjouksen mukaan 16.3.2017 9

PM-HANKINTAJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖ Järjestelmää käytetään Internet-selaimen kautta Järjestelmän lisenssit ovat henkilökohtaisia Senaatti-kiinteistöille saapuviin laskuihin laitetaan tilausnumero laskun ja tilauksen kohdistamiseksi Laskutus tilausnumerokohtaisesti Käyttäjätunnusten perustaminen Uusia tunnuksia pyydetään alueellisten PM-yhdyshenkilöiden kautta Sähköpostilla lähetetään ao. henkilöille tunnukset ja ohjeet Tietovälineiden kuittauslomakkeen palautus Senaatille Citrix-asennus, jonka jälkeen järjestelmä käytettävissä 16.3.2017 10

OHJEISTUS JA JÄRJESTELMÄN YHTEYSHENKILÖT Tarvittavat ohjeet löytyvät Senaatin intrasta sekä Senaatin www-sivuilta http://www.senaatti.fi/asioi/hankinta-ja-laskutusohjeet/hankintajarjestelma Hankintajärjestelmään liittyvissä kysymyksissä auttavat: Pohjois-Suomi Anne Ikonen p. 0400 890 886 Heidi Ruokanen p. 0400 344 761 Itä-Suomi Jari Marttila p. 040 545 9069 Mari Satuli p. 040 630 0266 Suvi Himanen p. 040 669 4648 Länsi-Suomi Taina Pirilä p. 040 846 8236 Sirpa Formulahti p.040 703 7455 Etelä-Suomi Saranpää Marja-Leena p. 040 709 6785 Tuula Lehtomäki p. 040 7096 763 Pääkäyttäjä Päivi Jartela p. 040 588 0881 Sähköposti: etunimi.sukunimi@senaatti.fi 16.3.2017 11

HANKINNAN TEKEMINEN JÄRJESTELMÄSSÄ 1. Vapaatekstitilaus uusi hankintaehdotus 2. Hankinnasta syötetään perustiedot: Otsikko Toimittaja Toimitusosoite Hankintatyyppi/laskutustapa Mahdollisesti esimerkiksi: vaadittu toimituspäivä, kommentti toimittajalle, toimittajan viite 3. Hankinta tiliöidään 4. Hankinta lähetetään hyväksyttäväksi 5. Lähetetään tilaus toimittajalle (kun hankintaehdotus on hyväksytty) 6. Tehdään vastaanottokuittaus järjestelmässä, kun työ on tehty tai tavarat saatu 16.3.2017 12

PERUSTIETOJEN SYÖTTÄMINEN 16.3.2017 13

PERUSTIETOJEN TÄYTTÄMINEN Otsikko lyhyt ja ytimekäs kuvaus tilattavasta asiasta Kohde/hanke, toimittaja + mitä ollaan tilaamassa Kommentti toimittajalle kenttään pidempi selitys toimittajalle Toimittajan valitseminen Aina toimittajalistalta, jos toimittaja on rekisterissä Vain, jos toimittajaa ei ole rekisterissä, käytetään ns. kertatoimittajaa Hankintatyyppi/laskutustapa ohjaa laskun käsittelyä Jos käyttäjällä ei ole Senaatin IP-laskujenkäsittelyjärjestelmän lisenssiä, valitaan vaihtoehto käyttäjällä ei IP-lisenssiä HUOM. Kategoriat hallinto ja asiantuntijapalvelut vain Senaatin sisäisiin hankintoihin 16.3.2017 14

TEHDÄÄN TILIÖINTI Tehdään alustava tiliöinti hinta (esim. tarjous) tili nimen perusteella mallitiliöinti jos käytössä alv-koodi 224 hankenumero, jos on (projekti) tiliöintiin aina rakennus Viittaus tarjoukseen/hintaan: esim. tuote-kenttään maininta tarjous-/kattohinnasta ja/tai tuntiveloitushinnasta tarjous tilauksen liitteeksi 16.3.2017 15

TILIÖINTI JAETUN ALV:N TAPAUKSESSA Jos kohteen arvonlisävero on osittain vähennyskelvotonta (alv 0%) lisätään vähennyskelvoton osuus omana rivinään. 16.3.2017 16

TILIÖINTI JAETUN ALV:N TAPAUKSESSA/RIVIN LISÄYS Tee ensin normaali tiliöintirivi Tilausrivin alussa on kopioi painike, joka kopioi tilausrivin uudeksi riviksi Nyt tilauksessa on 2 tiliöintiriviä 16.3.2017 17

TILIÖINTI JAETUN ALV:N TAPAUKSESSA/RIVIN LISÄYS Vaihda kopioidun rivin (rivi 2) summa jaon mukaiseksi. HUOM! Kun alv on 0%, summakenttään täytyy lisätä bruttosumma, eli summa sisältää arvonlisäveron! Esimerkki: 16.3.2017 18

LÄHETETÄÄN HYVÄKSYTTÄVÄKSI HYVÄKSYTYN HANKINNAN TILAAMINEN 16.3.2017 19

TILAUSLOMAKE 16.3.2017 20

VASTAANOTTOKUITTAUS JA LASKUJEN KÄSITTELY Lasku 1 Lasku 3 Lasku 2 Seuranta ja raportointi 16.3.2017 21