- Palvelukeskus vastuualue hoitaa Jyväskylän yliopiston talousja henkilöstöhallinnon, hankehallinnon ja sihteeritoimintojen tehtäväkokonaisuuksia yhteistyössä yliopiston tiedekuntien, laitosten, erillislaitosten, sekä Yliopistopalvelujen muiden vastuualueiden kanssa. - Palvelukeskuksen tehtävät jakautuvat yliopistotasolla keskitettyihin palveluihin, osa-aikaisiin lähipalveluihin sekä lähipalveluihin. Keskitettyihin palveluihin kuuluva henkilöstö työskentelee T-rakennuksessa, osa-aikaisiin lähipalveluihin nimetyt henkilöt työskentelevät sekä asiakasyksiköissä että keskitetyissä palveluissa T-rakennuksessa. Lähipalveluihin nimetyt henkilöt työskentelevät pääsääntöisesti asiakasyksiköissä.
Taloussihteeritiimi Keskitetyt palvelut - Ostolaskujen käsittely - Myyntilaskutus - Sisäiset veloitukset - Muistiotositteiden tekeminen - Tullaukseen liittyvät tehtävät - Muut vastaavat tehtävät Matkasihteeritiimi Keskitetyt palvelut & osa-aikaiset lähipalvelut - Matka- ja kululaskujen käsittely - Matkaennakot - Matkojen varaaminen ja matkavarauksissa avustaminen - Maksuaikakortteihin liittyvät tehtävät - Muut vastaavat tehtävät Hankesihteeritiimi Lähipalvelut & osa-aikaiset lähipalvelut (isommat keskitetysti hoidetut EU-hankkeet) - Hankehallinnon tehtävät hankkeiden elinkaaren ajalta palvelukeskuksen osalta, budjetoinnissa avustamisesta maksatushakemuksiin ja tilintarkastukseen Henkilöstösihteeritiimi Keskitetyt palvelut & osa-aikaiset lähipalvelut - Työtehtävät työntekijän työsuhteen elinkaaren ajalta, tehtävät rekrytoinnissa avustamisesta työtodistuksen tekemiseen Sihteerit Lähipalvelut - Asiakaspalvelutehtävät tiedekunnissa tai laitoksilla - Kokousjärjestelyt - Erilaiset toimistopalvelut - Toimistotarviketilaukset - Tietyt kokoussihteerin tehtävät - Muut vastaavat tehtävät
Taloushallinnon tehtäväkokonaisuuteen palvelukeskuksessa kuuluvat mm. taloussihteerin ja matkasihteerin tehtävät, eli asiakaspalvelu ja asiakasneuvonta, ostolaskujen ja matkalaskujen käsittely, myyntitilaukset, avoimien saatavien valvonta, muistioiden tekeminen, intrastat ja vastaavat tehtävät. Keskitetyt palvelut. Henkilöstöhallinnon tehtäväkokonaisuuteen palvelukeskuksessa kuuluvat työtehtävät rekrytoinnissa avustamisesta työtodistuksen tekemiseen, eli työntekijän työsuhteen elinkaari kokonaisuudessaan (poislukien henkilöstöpalvelujen tehtävät), asiakaspalvelu ja asiakasneuvonta. Keskitetyt ja osa-aikaiset lähipalvelut. Hankehallinnon tehtäväkokonaisuuteen palvelukeskuksessa kuuluvat työtehtävät hankkeen koko elinkaaren ajalta, eli hankehakemuksen budjetoinnissa avustaminen, Converiksen käyttöön liittyvät tehtävät, hankeseuranta ja ennakointi, raportointi, asiakaspalvelu, asiakasneuvonta ja vastaavat työtehtävät. Lähipalvelut ja keskitettyjen, suurempien EU-hankkeiden osalta osa-aikaiset lähipalvelut. Sihteeritoimintojen tehtäväkokonaisuuteen palvelukeskuksessa kuuluvat tiedekuntien ja laitosten johdon asiakaspalvelutehtävät, kokousjärjestelyt, kokoussihteerin tehtävät, toimistotarviketilaukset, intran ylläpito, tilatietojen ylläpito Optimazessa ja vastaavat tehtävät. Lähipalvelut.
- Tavoitteena toimintamallien ja prosessien yhdenmukaistaminen. - Prosessit mallinnetaan ja kuvataan, aloitettu 2016, työ jatkuu 2017. - Henkilöstön osaamisen kasvattaminen ja syventäminen. Mahdollisuus työnkiertoon pitkällä aikavälillä. - Sijaistusten varmistaminen ja osaamisen varmistaminen. - Kullekin yksikölle osoitetaan tehtäviin vastuuhenkilöt, nämä henkilöt muodostavat ryhmän, joka käy keskenään tehtäviä ja näiden töiden linkittymistä toisiinsa läpi. Mukana tapaamisissa myös controller, tarkoitus varmistaa töiden sujuvuus ja toisen töiden vaikutus omaan työhön. - Keskitetään esim. suurempien EU-hankkeiden hallinnointia, tällaisesta esimerkkinä Horisontti-hankkeet. - Intraan palvelukeskuksen yhteystiedot ja täältä mahdollisuus suoraan yhteydenottoon sähköpostitse.
Ryhmä Bio- ja ympäristötieteiden laitos Sihteeri Hankesihteeri Henkilöstökoordinaattori Henkilöstösihteeri Matkasihteeri Taloussihteeri Anna-Liisa Kotiranta Jaana Koivula, Eeva Riipinen, Anne Kuivalainen Paula Sarkkinen Heli Levänen Jaana Roisko Tarja Tarvainen Controller
Kuinka palvelukeskukseen otetaan yhteyttä: - Sähköpostilla, käytössä ryhmäsähköpostit, linkit ryhmäsähköposteihin palvelukeskuksen intrassa. - Puhelimitse, henkilöstön yhteystiedot ja asiakasvastuut löytyvät palvelukeskuksen intrassa. - Osa-aikaiset lähipalvelut laitoksille tarvittaessa tai sopimuksen mukaan. - Suunnitteilla tuleville vuosille uusia, erilaisia asiointikanavia.
Mitä muita muutoksia vuoden 2017 alussa: - Uusi palkanlaskentajärjestelmä käyttöön. Certian toimittama Mepco korvaa nykyisen Personecin. - Palkkalaskelman ulkoasu muuttuu, lisäksi jatkossa palkkalaskelman näkee myös Mepcon portaalista. - Uuden palkanlaskentajärjestelmän myötä Certian rooli kasvaa jatkossa kaikki henkilön palkan maksuun ja verotukseen liittyvät kysymykset Certiaan (palkan määräytyminen ja YPJ-asiat edelleen yliopistolla) - Myös lomajärjestelmä ESS vaihtuu, uusi järjestelmä on Mepco - Lomajärjestelmä pois käytöstä 16.12.-1.1.2017, tästä johtuen kaikki vuoden vaihteen lomat oltava ESSissä hyväksyttynä viimeistään 15.12.2016 - Yllä mainituista asioista tiedote henkilökunnalle viikolla 48