ULKOMAISEN HENKILÖSTÖN TUKIPALVELUIDEN SEURANTARAPORTTI LUOVUTETTU HALLINTOJOHTAJA KIRSI MOISANDERILLE KEHITTÄMISTYÖRYHMÄ

Transkriptio

1 ULKOMAISEN HENKILÖSTÖN TUKIPALVELUIDEN KEHITTÄMISTYÖRYHMÄ SEURANTARAPORTTI LUOVUTETTU HALLINTOJOHTAJA KIRSI MOISANDERILLE JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO

2 JOHDANTO Hallintojohtaja Kirsi Moisander asetti ulkomaisen henkilöstön tukipalveluiden kehittämistyöryhmän toimikaudelle Työryhmän tehtävänä oli valmistella ulkomaisen henkilöstön rekrytoinnin, vastaanoton, perehdyttämisen ja tukipalvelujen kehittämistä Jyväskylän yliopistossa, laatia esitys yliopiston oman international staff services -toiminnan lanseeraamisesta sekä seurata esityksen toteuttamista. Lisäksi työryhmän tuli keskustella toimivasta työnjaosta ja rajapinnoista hallintokeskuksen, tiedekuntien ja laitosten kanssa sekä perheiden vastaanoton osalta JAMK:n ja Jyväskylän kaupungin kanssa. Työryhmä luovutti hallintojohtajalle väliraportin ja loppuraportin ulkomaisen henkilöstön tukipalvelujen kehittymisestä. Tämän jälkeen työryhmä seurasi palvelun toteuttamista ja laati toteutumisesta väliraportin Nyt luovutettavassa lopullisessa seurantaraportissa työryhmä arvioi palveluiden toteutumista ja antaa jatkotoimenpideehdotuksia. Työryhmän jäseninä olivat hallintopäällikkö Sanna Hirvola (pj), henkilöstösuunnittelija Sirkka Aho-Laitinen, lehtori Bertold Fuchs, koulutussuunnittelija Aino Palmroth, amanuenssi Tuula Paukama, suunnittelija Auli Pitkänen, amanuenssi Leena Subra, johtaja Peppi Taalas, johtaja Jouni Välijärvi, kansainvälistymispäällikkö Anna Grönlund (sihteeri) ja kansainvälisten asiain päällikkö Tuija Koponen (sihteeri). Ulkomaisen henkilöstön tukipalveluiden kehittämistyöryhmä pitää positiivisena kehitystrendinä sitä, että ulkomaisen henkilöstön palveluihin on kiinnitetty erityistä huomiota niin kansallisella kuin yliopistotasollakin, mutta haluaa huomauttaa, että palveluiden järjestäminen Jyväskylän yliopistossa ei ole edennyt tavoiteaikataulussa, eikä palveluiden toteuttamiseen tarvittavia jatkuvia resursseja ole turvattu. Palvelutaso ja palveluiden kehittyminen eri tiedekunnissa ja laitoksilla on hyvin vaihtelevaa. Yliopistotasolla palveluiden tasoa pystytään parantamaan keskitetyillä palveluilla, joita toteutetaan yhteistyössä palvelukeskusten kanssa. Kehittämistyöryhmän keskeisimmät jatkotoimenpide-ehdotukset ulkomaisen henkilöstön tukipalveluiden kehittämiseksi: Yliopistotason keskitetyt kansainväliset henkilöstöpalvelut ulkomailta saapuvan, ulkomaille lähtevän sekä ulkomailla olevan henkilöstön tukemiseksi riittävin, jatkuvin resurssein (kv-henkilöstösuunnittelija Korkia-aho ja kv-henkilöstösihteeri). Kansainvälisen henkilöstöhallinnon asioihin liittyvien ohjeistusten, oppaiden ja muun aineiston julkaiseminen yliopiston verkkosivuilla. Kaikille yliopiston työyhteisön jäsenille mahdollisuus osallistua yliopiston sisäisiin koulutustilaisuuksiin. Henkilöstön kieli- ja kulttuurikoulutuksen kehittämisen jatkaminen. Kansainvälisen vetovoiman ja tunnettuuden lisääminen on yksi opetus- ja kulttuuriministeriön laatiman korkeakoulujen kansainvälistymisstrategian ja Jyväskylän yliopiston oman strategian keskeisistä lähtökohdista. Visio Jyväskylän yliopistosta houkuttelevana ja kilpailukykyisenä työpaikkana, joka rekrytoi lahjakkuuksia kansainvälisesti, mahdollistaa heidän tehokkaan 1

3 työskentelynsä sekä myös pitää heistä kiinni, edellyttää korkeatasoisen ja kansainvälisesti tunnetun tutkimus- ja koulutustoiminnan lisäksi myös hyvin organisoituja, kattavia ja laadukkaita tukipalveluja ulkomaiselle henkilöstölle sekä ulkomaille lähtevälle henkilöstölle, joiden jatkuva saatavuus on turvattu riittävin resurssein. Korkeakoulujen kansainvälistymisstrategiassa edellytetään, että korkeakoulut vastaavat yhdessä alueensa viranomaisten ja muiden toimijoiden kanssa siitä, että niihin saapuvat ulkomaalaiset saavat keskitetysti tietoa Suomeen asettumiseen tarvittavista palveluista kuten asumisesta, terveydenhoidosta ja työllistymismahdollisuuksista. Lisäksi strategiassa edellytetään, että tiedottamisessa ja ohjauksessa otetaan huomioon ulkomaalaisten ja heidän perheidensä yksilölliset tarpeet. Korkeakoulujen edellytetään kartoittavan alueensa palvelutasoa ja toimivan aktiivisesti yhteistyössä viranomaisten ja alueen muiden toimijoiden kanssa puutteiden korjaamiseksi. Kansainvälistymisstrategiassa edellytetään lisäksi, että korkeakoulut lisäävät ja suuntaavat kotimaisten kielten ja kulttuurin opetusta siten, että se vastaa paremmin maahanmuuttajataustaisten ja vieraskielisten opettajien ja tutkijoiden tarpeisiin. Kielten ja kulttuurin opetus ja muut palvelut integroitumisen edistäjinä on nostettu esiin korkeakoululaitoksen yhteisenä tavoitteena myös ministeriön ja Jyväskylän yliopiston välisessä sopimuksessa kaudelle Jyväskylän yliopiston yliopistopalvelut sitoutuu toiminta- ja taloussuunnitelmassaan vuosille tukemaan yliopiston kansainvälisen rekrytoinnin vahvistamista tarjoamalla tarvittavaa asiantuntija-apua. Lisäksi yliopistopalvelut sitoutuu suunnitelmassaan ministeriön edellyttämien kielten ja kulttuurin opintojen sekä muiden ulkomaalaisen henkilökunnan integroitumista edistävien palveluiden järjestämiseen. Suunnitelmaan on sisällytetty myös ulkomaisen henkilöstön tukitoimien kehittämiseksi tehty henkilörekrytointi. 2

4 TOIMENPIDE-EHDOTUSTEN TOTEUTUMINEN JA KV-HENKILÖSTÖPALVELUIDEN KEHITTYMINEN Seuraavassa taulukossa kuvataan työryhmän edellisten raporttien sisältämien ulkomaisen henkilöstön palveluiden kehittämiseksi laadittujen toimenpide-ehdotusten toteutumista ja esitetään työryhmän jatkotoimenpide-ehdotukset. Toimenpide-ehdotus Tilanne Jatkotoimenpide-ehdotukset Ensisijaiset toimenpiteet Keskitettyjen kansainvälisten henkilöstöpalveluiden (kv-hr) perustaminen Vuoden 2012 aikana määritellään henkilöstösuunnittelijan toimenkuva ja tehtäväkenttä. Kv-hr-palvelut tehdään näkyväksi yliopistolla selkiyttämällä työnjako hallinnon ja tiedekuntien sekä laitosten välillä, tuottamalla palvelukuvaukset ja ohjepaketit verkkosivuille sekä muodostamalla yliopiston sisäinen kv-hrverkosto. Yliopiston laajuisen kvhr-verkoston muodostaminen Yliopiston kv-hr-palveluita on kehitetty yhteistyössä laitosten ja yksiköiden kanssa yhteistyössä. Henkilöstöpalveluissa työskentelee kvhenkilöstösuunnittelija, jonka työnkuva on esitelty liitteessä 1. Lisäksi yliopisto on solminut sopimuksia asiantuntijapalveluiden ostamisesta ulkopuolisilta kv-hr-konsulteilta. Henkilöstösuunnittelija on koonnut kansainvälisen työskentelyn yhdyshenkilöiden verkoston, jossa on 25 edustajaa yliopiston laitoksilta, jokaisesta tiedekunnasta vähintään yksi. Verkosto on syksyn 2012 aikana kouluttautunut ja jakanut hyviä käytänteitä. Kv-henkilöstösuunnittelijan toimenkuvan tulee jatkossakin keskittyä kansainvälisten henkilöstöasioiden hoitamiseen. Työryhmä esittää, että yliopisto rekrytoi kv-henkilöstösihteerin, joka yhdessä kvhenkilöstösuunnittelijan kanssa muodostaa yliopiston keskitetyt kansainväliset henkilöstöpalvelut ja tuottaa tarvittavat palvelut saapuvalle ulkomaiselle henkilöstölle, paikalta palkatulle ulkomaiselle henkilöstölle sekä ulkomaankomennukselle lähtevälle henkilöstölle. Palvelukuvaukset ja ohjepaketit tuotetaan keskitetysti verkkosivuille mahdollisimman pian ja niiden ylläpidosta huolehditaan. Kv-hr-verkosto jatkaa toimintaansa yhteistyössä työryhmän edellä esittämien yliopiston keskitettyjen kv-henkilöstöpalveluiden kanssa. 3

5 Kaikille yliopiston työyhteisön jäsenille mahdollisuus osallistua yliopiston sisäisiin koulutustilaisuuksiin. Jatketaan henkilöstön kieli- ja kulttuurikoulutuksen kehittämistä. Muut toimenpiteet Määritellään tavoitteet ja sisällöt ulkomaisen henkilöstön mentoroinnille olemassa olevia malleja hyödyntäen ja käynnistetään mentorien valinta, koulutus, verkostoituminen ja toiminta. Vakiinnutetaan tervetulotilaisuuksien järjestäminen. Käynnistetään yhteistyö JAMKin kanssa ulkomaisen henkilöstön ja heidän perheittensä vas- Virallinen yliopistotason päätös puuttuu. Kielikeskuksen vuoden 2013 rahoitukseen sisältyy henkilökunnan kielitaidon, kansainvälistymisen ja kulttuurienvälisyyden kehittämisen kursseja, kuten ulkomaalaiselle henkilöstölle suunnatut työhön integroidut suomen kielen kurssit ja englannin kielen kurssit asiakaspalvelutehtävissä työskenteleville. Ei toteutunut. Tervetulotilaisuudet on suunniteltu järjestettäviksi kaksi kertaa vuodessa ulkomaalaisen henkilöstön perehdyttämistilaisuuksien yhteydessä. Ensimmäinen perehdytystilaisuus järjestettiin syksyllä 2012 ja seuraavat tilaisuudet järjestetään keväällä ja syksyllä Ei toteutunut. 4 Hallintojohtaja tekee virallisen yliopistotason päätöksen asiasta ja päätös jalkautetaan toimintaan. Apurahatutkijoiden asema palveluiden käyttäjinä tulee tunnustaa HRS4R-tavoitteiden mukaisesti. Henkilöstön kieli- ja kulttuurikoulutuksen kehittämistä jatketaan kielikeskuksen ja kvhenkilöstöpalveluiden yhteistyönä. Koulutuksen rahoitus vakiinnutetaan. Työsuunnitelma- ja kehityskeskusteluohjeistukseen sisällytetään kieli- ja kulttuurikoulutusta koskevat tavoitteet yliopiston kielipolitiikan mukaisesti. Kv-henkilöstöpalvelut kehittää mentorointia / tutorointia ja perehdytystä yhdessä laitosten ja yksiköiden kanssa. Yliopiston tervetulotilaisuuksiin kutsutaan Jyväskylän kaupungin edustajia. Yliopisto tekee seutukunnan toimijoille (JAMK, kaupunki, JYKES, Kauppakamari, Keski-Suomen liitto ym.) aloitteita ulkomaisen henkilöstön illanviettojen järjestämisestä yhteistyönä. Kv-henkilöstöpalvelut aloittaa yhteistyön.

6 taanottoon liittyen. Aloitetaan Jyväskylän yliopistossa työskennelleiden ulkomaalaisten alumniverkoston kehittäminen. Jatketaan aktiivista osallistumista Suomen ja Pohjoismaiden yliopistojen kv-hr-verkostojen toimintaan. Hyödynnetään yliopiston yksiköiden osaamista, tuoretta tutkimustietoa ja verkostoja ISStoiminnan kehittämisessä. Yliopiston viestintäpalveluissa on tehty selvitys tiedekuntien ja kansainvälisten maisteriohjelmien alumnitoiminnan nykytilasta ja kehittämistoiveista. Alumitoiminnan suunnittelua ja kehittämistä varten on perustettu alumnitoiminnan tukiryhmä, joka laatii yliopiston kansainvälisen alumnitoiminnan etenemissuunnitelman, jossa eritellään alumnitoiminnan työnjako ja vastuut käytännön tasolla. Kv-henkilöstösuunnitelija on osallistunut kv-hr-verkoston tapaamisiin ja koulutuksiin, ja verkoston materiaalia ja hyviä käytänteitä on kerätty yliopiston sisäisen kv-hr-toiminnan kehittämiseen. Yksiköiden osaamista on hyödynnetty palveluiden kehittämistyössä. Kv-henkilöstöpalvelut osallistuu alumnitoiminnan kehittämiseen aktiivisesti. Jyväskylän yliopisto jatkaa osallistumista Suomen ja Pohjoismaiden yliopistojen kv-hr-verkostojen toimintaan. Kv-henkilöstöpalvelut hyödyntää palveluiden kehittämisessä mm. KTL:n korkeakouluhallinnon tutkimusta ja ottaa huomioon yliopiston kansainvälistymiseen liittyvissä työryhmissä tehtävän kehittämistyön. 5

7 LIITE 1 Kv-henkilöstösuunnittelijan työnkuva: Kv-työskentelyyn liittyvien prosessien avaaminen ja kehittäminen (Suomeen tulevat, Suomesta lähtevät, paikalta palkatut). JY:n ulkomaantyön linjausten määrittely hyväksyntää varten yhdessä henkilöstölakimiehen kanssa. Kv-työskentelyyn liittyvien työsopimusten kehittäminen yhdessä henkilöstölakimiehen kanssa. Kv-verotukseen ja sosiaaliturvaan liittyvä lainsäädäntö, sen soveltaminen sekä vakuuttamisen ja verotuksen järjestelyt maailmanlaajuisesti. Verottajan ilmoitukset ulkomaantyötä koskien. Kansainvälisen työskentelyn yhdyshenkilöverkoston tuki, ohjeistus ja neuvonta kaikissa kv-työskentelyyn liittyvissä asioissa. JY:n sisäisten ja ulkoisten verkkosivujen kehitys kv-työskentelyä koskien. Kv-henkilöstön perehdytystilaisuuksien järjestäminen yhdessä HRD:n kanssa. Esimieskoulutuksen järjestäminen kv-työskentelyä koskien. Muita henkilöstöhallinnon työtehtäviä, muun muassa palkkatukiasiat. 6