Projektipäällikön työkalupakki Onnistumisen avaimia - case Stora Enso Onko pilvessä projektin onnistumisen avaimia? Projektipäivät 2016 Messukeskus, Kokoustamo 1.11.2016 / Tommi Myller
Esittelyt Tommi Myller Projektipäällikkö Teknologia ja investoinnit Stora Enso Oyj Consumer Board Imatran tehtaat tommi.myller@storaenso.com 2 1.11.2016
Projektipäällikön työkalupakki - onnistumisen avaimia Esityksen sisältö Yritysesittely Stora Enso, Consumer Board, Imatran tehtaat CAPEX Tool projektien hallintatyökalu Projektisalkun hallinta, investointien suunnittelu ja priorisointi Projektin kustannusten hallinta Projektin suunnittelu- ja toteutusvaiheen työkaluja Dokumenttien hallinta Aikataulutus ja edistymän seuranta OneNote muistiot ja raportit Projektikalenteri Yhteenveto Positiivista/Kehitettävää Onko pilvessä projektin onnistumisen avaimia? 3 1.11.2016
Stora Enso Consumer Board 4 1.11.2016
Who we are Stora Enso is a leading global provider of renewable solutions in packaging, biomaterials, wood and paper 26 000 employees in 35 countries Our sales in 2015 amounted to EUR 10.0 billion, with an operational EBIT of EUR 915 million. Shares listed on Nasdaq in Helsinki and Stockholm 5 1.11.2016
Stora Enso divisions Consumer Board Packaging Solutions Biomaterials Wood Products Paper 6 1.11.2016
Consumer Board Ensuring excellence in demanding end uses Liquid Chocolate and confectionery Cosmetics and luxury Pharmaceuticals and healthcare Food packaging Drinks, wines and spirits Food Service Cigarette Graphical 7 1.11.2016
Consumer Board mills Skoghall Fors Imatra Ingerois Beihai 8 1.11.2016
Imatra Mills 9 1.11.2016
Imatra Mills 1 million tonnes of board and paper per year Produces liquid packaging board, food service board, graphical board, speciality paper and carton board for cosmetics, confectionery food and cigarette packaging. Annual capacity 1 130 000 tonnes of SBS, LPB and CTMP boards on board machines BM 1, BM 2, BM 4 and BM 5 and speciality paper on PM 6 Polymer coating on PE 2, PE 3 and PE 5 extrusion coating machines Imatra Mills (Kaukopää) 10 1.11.2016
The most important investments in Imatra Mills 1984-86 Rebuild of Wood Handling Plant 1984-86 BM1 modification for multiply production 1985-86 BM4 capacity increase 1985-88 Rebuild of Chemicals Recovery Plant 1986-88 Improvement of FL2 Washing, Oxygen Bleaching 1987 Rebuild of BM5 1988-90 BM4 modification for multiply production 1988-90 Rebuild of PM8 1989-90 Rebuild of BM2 and Packaging Room 1990-92 Rebuild of Tainionkoski Pulp Mill 1990-93 PM6 double coating 1988-93 Biological waste water treatment 1988-93 New Pulp Mill, stage 1 1995-96 CTMP Plant, PE5 1997 Decrease of malodorous sulphur compounds 1999-2002 Imatra Pulp 2001, BM1, BM4, BM5 2004 Quality improvement, BM2 2008 Quality improvement, BM5 2009 Quality improvement, BM4 2009-2011 Plastic Coating Investment 2011 Pulp Drying machine rebuild 2011 New reel Wrapping Line 2012 Recovery Boiler rebuild 2013 Caustisizing Dregs Filter & BM2 DCS system renewal 2014 Bark Boiler 2 automation renewal BM2 Quality upgrade LAPA BM1 Drying section drives upgrade BM1 Modification of dying group guide rolls 2015 Rebuild of BM5 2016-17 Renewal of the gas system 2016-17 PE6 more PE capacity, automated warehouse (70 M ) 11 1.11.2016
Projektien hallintatyökalu Pilvi 12 1.11.2016
Esittely CAPEX Tool on MS-Project Server ja Sharepoint pohjainen projektien hallintatyökalu Tavoitteena kehitystyössä investointien läpinäkyvyys osasto, tehdas ja divisioona tasolla yhtenäistää investointien suunnittelu ja hyväksyntä prosesseja työkalut projektin kustannusten hallintaan ja raportointiin kollaboraatio työkaluja projektien tekemiseen ja tiedon jakamiseen sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa Kehitetty yhdessä Onsight Oy:n kanssa Käyttöönotto Imatran tehtailla alkoi 2014 ja työkalu on laajentumassa muille Consumer Board divisioonan tehtaille 2016-2017 Imatralla järjestelmässä perustettuna nyt yli 300 investointia 13 1.11.2016
Users Project Managers Project information Schedule PM/PO numbers Cost estimate Actual costs Documentation PM SharePoint tools Production/Area Managers Planning Prioritization Control Controlling SAP link project creation& PM numbers actuals Cost estimate Budget control Reporting Approvals 14 1.11.2016
Projektisalkun hallinta, investointien suunnittelu ja priorisointi läpinäkyvä järjestelmä jatkuvaan investointien suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan projektisalkun hallinta, priorisointi ja päätöksenteko perustuu investointiohjeistukseen ja investointitoiminnan vuosikelloon kehitysinvestoinnit korvausinvestoinnit muut, esim energiainvestoinnit 15 1.11.2016
Projektisalkun hallinta Projektilista ja perustiedot Eri suodatukset mahdollisia Porautuminen yksittäiseen projektiin Totetusaikataulut 16 1.11.2016
Projektisalkun hallinta omat projektit Omat projektit listalla näkyvät projektit, joissa käyttäjä on projektipäällikkönä tai osallisena projektissa (resource pool mahdollisuus) 17 1.11.2016
Investment project process CAPEX Tool has acceptance workflow with authorized persons and euro limits. Acceptance Controlling approval Acceptance Acceptance Acceptance Final Acceptance Take over, confirmation Idea Conceptual phase Prefeasibility study Feasibility study Implementation approval Implementation Production Name Production area Operational unit Description Owner Sponsor Initial Budget Start/end date Feasibility budget/ Category PM costs Main impact Budget: Q1-Q4 Main driver Schedule EBITDA Effect R&D/Environment % Project prioritization Budget: month level Project combining/ separation if needed Functional location Funding source Investment profile Investment Card Approval from Bookkeeping (CAS) Actual costs Cost estimate Time schedule Investment report Project site SAP integration Info to Controlling -> Capitalization request PCA report PCR report 18 1.11.2016
Investointien priorisointi Investointien priorisointi perustuen Osaston/konelinjan omaan priorisointiin, investointikustannuksiin Laskettu EBITDA vaikutus, tai arvioitu EBITDA vaikutus, jos ei voida laskea suoraan kannattavutta (esim. turvallisuus) Kannattavuuden tunnuslukuihin (NPV, IRR, Payback) Investontien kannattavuuslaskelmat tehdään erillisessä Invest for Excel sovelluksessa kannattavuuden tunnusluvut syötetään CAPEX Tooliin 19 1.11.2016
Projektin kustannusten hallinta budjetti projektin budjetti tarkentuu ideavaiheesta esisuunnittelu vaiheeseen asti (3-5% tarkkuus tavoitteena) kun projektin budjetti hyväksytään ja se jäädytetään sekä siitä syntyy projektin kustannusennuste kustannusten ennustaminen projektin tulevat kustannukset ennustetaan kuukausitasolla ennustaminen tehdään projektin ositus (WBS) ja/tai ostotilaus tasolla menneisyyden ennusteet korvaantuvat toteutuneilla kustannuksilla projektin toteutuneet kustannukset SAP PM/MM/FICO integraatio totetuneet kustannukset päivitetään ostotilaus tasolla kerran vuorokaudessa työkaluun 20 1.11.2016
CAPEX tool Projektin kustannusten seuranta ja ennustaminen Projektin sidotut, toteutuneet ja suunnitellut kustannukset Porautuminen ostotilaustasolle Totetuneet kustannukset päivittyvät SAP:sta kerran vuorokaudessa Kustannusennusteet tehdään ostotilaustasolla tai projektin ositus tasolla 21 1.11.2016
Projektin suunnittelu- ja toteutusvaiheen työkaluja projektille voidaan perustaa oma projektisivusto (site) Internal site/library: tallennuspaikka luottamukselliselle tiedolle, jota ei voi jakaa ulkopuolisille External site/library: tarkoitettu kommunikointiin ja dokumenttin jakamiseen yhtiön ulkopuolisten sidosryhmien kanssa siirtyminen tiedon jakamisesta sähköpostilla tiedon keskitettyyn jakamiseen projektisivustojen kautta viimeisin versio dokumentista löytyy aina samasta paikasta! projektin sivustojen kättöoikeushallinta on projektipäälliköllä, joten käyttäjien lisääminen ja poistaminen on joustavaa Projektinhoitotyökaluja sivustoilla Dokumenttien hallinta ja arkistointi Aikataulutus (MS-Project) Projektikalenteri OneNote muistiot ja raportit Tehtävälistat Riskien hallinta (tulossa) jne. 22 1.11.2016
Projektin dokumenttien hallinta Sidosryhmien välinen tiedon jakaminen Kato sieltä pilvestä niitä dokumentteja! Projektin dokumentteja jaetaan projektisivustojen kautta. Ulkopuolisille sidosryhmille voidaan perustaa oma kirjasto (library) tai kokonaan oma projektin alisivusto. Laitetoimittajat ja suunnittelun konsultit tallentavat tiedostot suoraan pilveen omiin kansioihinsa. Hälytystoiminnolla Alert saa ilmoituksen sähköpostiin kun uusia tiedostoja on julkaistu. Automaattinen meta tieto dokumentille syntyy kansiorakenteen perusteella (tulossa) 23 1.11.2016
Projektin pääaikataulu Projektin pääaikataulu karkealla tasolla tehdään CAPEX Toolilla. Tarkempi aikataulutus tehdään MS-Projectilla (mahdollista tuoda myös Capex Tooliin) 24 1.11.2016
Projektin edistymän seuranta S-käyrällä S-käyrää käytetään projektin edistymän seurantaan erityisesti suunnittelu ja asennusvaiheessa. Jokainen projektin osapuoli suunnittelee oman etenemänsä ja päivittää seurantaa päivä tai viikko tasolla. Edistymäraportit ja S-käyrät tehdään Excelillä ja tallennetaan projektin sivustolle. 25 1.11.2016
Projektimuistiot ja raportit Projektilista ja perustiedot Eri suodatukset mahdollisia OneNote Online Totetusaikataulut työkalulla luodaan mm. palaverien muistioita ja raportteja Esim. säännöllisesti toistuvat viikkopalaverit ja suunnittelun raportointi. Palaverin pohja ja runko on aina valmiina. Jokainen sidosryhmä voi täydentää oman vastuualueensa tietoja jo ennen palaveria ja tiedot täydentyvät edelleen palaverin aikana. 26 1.11.2016
Projektikalenteri Projektikalenterissa on yhteenveto projektin kokouksista. Tapahtumat haetaan kaikista sidosryhmien alisivustojen kalentereista Esim. Projektin päälaitetoimittajinen alisivustot (External) 27 1.11.2016
Projektien hallintatyökalu Yhteenveto positiivista / kehitettävää Onko pilvessä projektin onnistumisen avaimia? 28 1.11.2016
Yhteenveto Positiivista + Projektien perustaminen ja seuranta helppoa + Tiedon läpinäkyvyys osasto, tehdas tasolla on parantunut + Investointien vertailtailu ja priorisointi helpottunut (vaatii edelleen kehitystä) + Yhtenäistää toimintatapoja investointien suunnittelussa ja toteutuksessa + Kustannushallinnissa SAP integraatio vähentää manuaalista työtä + OneNoten yhteiskäyttöinen editointi raporteissa ja muistioissa on hyvin käyttökelpoinen ja toimiva + Dokumenttien hallinta ja jakaminen erityisesti yhtiön ulkopuolisten sidosryhminen kesken onnistuu helposti + Dokumentit löytyvät lähes aina ja sähköposti ei ole dokumenttiarkistona - Kato sieltä pilvestä! + Tunnusten luominen ulkopuolisille sidosryhmille on helppoa ja projektipäällikön tehtävissä + Sidosryhmät on saatu hyvin mukaan ja kokevat myös, että projekteissa tilaajan ylläpitämästä keskitetystä projektisivustosta on hyötyä 29 1.11.2016
Yhteenveto Kehitettävää Web käyttöliittymän puutteellisuudet näytön pinta-alasta menee paljon hukkaan asioita tarkastellaan postiluukusta erityisesti kustannustaulukoiden tarkastelu on hankalaa verrattuna Excel/Pivot toteutukseen tiedostojen ja kansiorakenteen selaus ja kopiointi ei ole kovin joustavaa Aikataulujen ja edistymän seuranta pilvessä vaatii vielä kehitystä Yhteydet pätkivät ajoittain, palaverissa katsellaan tiimalasia Projektikalenteri ei tottele Outlook kalenterikutsuja (SE ongelma, poistuu kun siirrytään O365 ympäristöön?) Sidosryhmillä alussa ongelmia, että he eivät pääse kirjautumaan sivustolle, koska ei ole Microsoft tiliä ja tunnuksia tai jossakin vaan on bitti poikittain Hakutyökalut eivät aina löydä dokumentteja metadataa tulisi käyttää, mutta kukaan ei jaksa syöttää tietoja Muutos vastarinta hidastaa: vanhat toimintamallit parempia, tietoa ei haluta jakaa = en käytä! 30 1.11.2016
Yhteenveto Onko pilvessä projektin onnistumisen avaimia? Kyllä siellä on Projektien koko elinkaaren hallinta yhdessä järjestelmässä parantaa toimintaa kaikilla tasoilla projektin eri vaiheissa Projekteissa, joissa on paljon ulkopuolisia sidosryhmiä parannetaan tiedonkulkua ja saadaa eri tahot kommunikoimaan tehokkaammin = kollaboraatio Tiedon läpinäkyvyys osasto ja tehdas tasolla on parantunut ja mahdollistaa tiedon jakamisen ja muilta oppimisen myös eri projektien ja projektipäälliköiden kesken (divisioona taso tulossa) 31 1.11.2016
Kiitos! Thank you!