SENAATTILA uudistuu keväällä 2015

Transkriptio

1 SENAATTILA uudistuu keväällä 2015 Senaatti-kiinteistöt yhtenäistää sähköisiä asiointikanaviaan vaiheittain keväästä 2015 alkaen. Senaattila.fi -osoite laajentuu sähköisen asioinnin palvelueteiseksi, jonka kautta voit jatkossa kirjautua kaikkiin Senaatin sähköisiin asiointipalveluihin. Myös palvelupyyntöjen välittämiseen tarkoitettu palvelupyyntökanava (nykyinen Senaattila) uudistuu vaiheittain toukokuun 2015 aikana. Palvelupyyntökanavan uudistamisen tavoitteena on kehittää kiinteistöjä koskevaa viestintää ja siten osaltaan varmistaa, että toimitilat ovat turvallisia, toimivia ja viihtyisiä. Asiointikokemuksen parantamiseksi yhtenäistämme myös sähköisen asioinnin kirjautumiskäytäntöjä. Selkeimmin uudistus näkyy palvelun ulkoasussa. Palvelun olennaisimmat ominaisuudet eli palvelupyyntöjen käsittely, ilmoitustaulu, yhteystiedot ja dokumentit/lisätiedot löytyvät myös uudesta palvelusta. Toiminnallisuudet sijaitsevat käyttöliittymässä jatkossa hieman eri kohdassa kuin nykyisin. Muutoksen aikataulu Siirtyminen uuteen palvelupyyntökanavaan tapahtuu vaiheittain. Ensimmäiset kiinteistökohteet siirretään uudistettuun palveluun toukokuun alkupuolella. Kaikki nykyisin Senaattilassa olevat kiinteistöt siirretään uuteen palveluun kesäkuun 2015 alkuun mennessä. Palvelun käyttö ja kirjautuminen Jatkossa kaikki palvelun käyttö tapahtuu henkilökohtaisin tunnuksin. Tunnukset toimitetaan rekisteröitymisen yhteydessä. Kirjautumista helpotetaan virkamiehen kertakirjautumisratkaisun eli Virtun avulla. Mikäli organisaationne ei ole Virtu-käyttäjä, rekisteröityminen tapahtuu sähköposti -tunnistautumisella. Ohjeet kirjautumiseen ja rekisteröitymiseen löytyvät osoitteesta senaattila.fi. Palvelun käyttöehdot säilyvät ennallaan. Keskeiset muutokset Senaattila.fi toimii jatkossa Senaatin sähköisten asiointipalveluiden eteisenä. Kiinteistön palvelupyyntöpalveluun pääsee jatkossakin senaattila.fi osoitteen kautta. Uudistettuun palveluun rekisteröidytään ensimmäisellä kirjautumiskerralla, mikä on keskeisin muutos palvelun käyttäjälle. Kuva: Palvelupyyntökanavan käyttöliittymä Lisätietoja muutoksesta ja tarkemmasta käyttöönottoaikataulusta antavat Senaatin kiinteistöpäälliköt.

2 Ylävalikko: Omat tiedot, Anna palautetta ja Kirjaudu ulos. Kiinteistökohteen tiedot: Palvelupyyntö-lomakkeella valitun rakennuksen osoite- ja yhteystiedot, ilmoitustaulu, lisätiedot sekä dokumentit. Palvelupyynnön jättäminen: 1. Kirjaa palvelupyynnön kuvaus 2. Valitse rakennus, johon palvelupyyntö liittyy 3. Tarkasta yhteystietosi 4. Paina Tallenna Lisätoiminnot -kohdasta pyyntöön on mahdollista liittää lisäksi esim. valokuvia. Tässä näkyvät valittuun rakennukseen aiemmat jätetyt palvelupyynnöt sekä pyyntöjen hakutoiminnot. Väri ilmaisee, missä vaiheessa palvelupyynnön käsittely on. Punainen = uusi palvelupyyntö, jota ei vielä ole otettu työn alle. Keltainen = palvelupyyntö on käsittelyssä. Vihreä = palvelupyyntö on valmis.

3 Palvelupyynnön/vikailmoituksen lisääminen. 1. Kuvaa palvelupyyntö/vikailmoitus mahdollisimman tarkasti. 2. Valitse rakennus, jota pyyntö koskee. Mikäli olet aiemmin jättänyt palvelupyyntöjä, niin edellisellä kerralla valittu rakennus säilyy lomakkeella oletuksena. 3. Tarkasta yhteystietosi. Oletuksena lomakkeelle syötetään kirjautumistunnuksesta saatavat yhteystiedot. Mikäli haluat saada palvelupyynnön vaihemuutoksista tiedon sähköpostiisi, aseta valinta ruutuun. Jos haluat lisätä pyyntöön valokuvan tai dokumentin, valitse Lisätoiminnot ja lisää palvelupyyntöön dokumentteja tai kuvia. 4. Paina Tallenna.

4 Tässä kohdassa näkyvät valittuun rakennukseen aiemmat jätetyt palvelupyynnöt sekä pyyntöjen hakutoiminnot. Väri ilmaisee, missä vaiheessa palvelupyynnön käsittely on. Punainen = uusi palvelupyyntö, jota ei vielä ole otettu työn alle. Keltainen = palvelupyyntö on käsittelyssä. Vihreä = palvelupyyntö on valmis.

5 Yhteystiedot välilehdellä näkyvät kiinteistökohteen oleelliset yhteystiedot, kuten kiinteistöpäällikön tiedot. Lisätiedoissa näkyvät kohteelle liitetyt dokumentit ja linkit. Ilmoitustaululla näkyvät kaikki kohteen ilmoitukset.

6 Ylävalikon toiminnot: Ylävalikon kautta avautuvat omat tiedot. Omista tiedoista löytyvät käyttäjän yhteystiedot. Sieltä tehdään myös käyttöliittymän kielivalinta. Omien yhteystietojen päivitys tehdään sisäänkirjautumissivun valikosta Omien tietojen päivittäminen. Kirjaudu ulos-linkistä pääsee takaisin sisäänkirjautumissivulle. Anna palautetta-linkin kautta voi antaa palautetta palvelusta.

7 Changing language to English: Select English (United Kingdom) from language menu and press Save. Top menu functions: User specific information can be accessed from the top menu. Personal information can be updated and software language can be changed by pressing user name on the top of the screen Log out button allows user to return to login page. Send feedback function allow user to comment the software and give feedback to the developers.

8 Top menu: User information, Send feedback and Log out. Building specific information: Sending a Service Request: 5. Add a description to the Request 6. Select the building the Request concerns 7. Check your personal information 8. Press Save Additional information function allows user to add photographs to the Request among other functions. Displays the address and contact information, Notice board, additional information and documents of the selected building. Middle part of the screen displays previous Service Requests made in the building and Search function for Request history. Colour indicates the phase of the request. Red = new Request, that has not yet been taken into processing. Yellow = Request has been taken into processing. Green = Request completed.