PIKAOHJE USEIDEN VASTAANOTTAJIEN LISÄÄMISEEN YHTIÖN JAKELULISTOILLE

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "PIKAOHJE USEIDEN VASTAANOTTAJIEN LISÄÄMISEEN YHTIÖN JAKELULISTOILLE"

Ari Alanen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 PIKAOHJE USEIDEN VASTAANOTTAJIEN LISÄÄMISEEN YHTIÖN JAKELULISTOILLE JOHDANTO Tämä pikaohje on suunniteltu auttamaan useiden vastaanottajien lisäämisessä yhtiön jakelulistoille GlobeNewswire-järjestelmässä käyttämällä CSV-tiedostoja. Kuvitettu ohje käy vaihe vaiheelta läpi koko prosessin: tietojen muokkaamisen Excel-taulukossa, tiedoston muuttamisen CSV-tiedostoksi ja kontaktien lisäämisen omiin jakelulistoihin uutisjakelujärjestelmässä. Jos teille ohjeen luettuanne jää vielä jotain kysyttävää vastaanottajien lisäämisestä omiin jakelulistoihin, Service Desk auttaa mielellään: Huomio! Tämä ohje on tehty käytettäväksi Microsoft Office Excel 2003 version kanssa. Jos käytätte eri versiota, komennot eivät välttämättä täsmää.

Kuvitettu ohje käy vaihe vaiheelta läpi koko prosessin: tietojen muokkaamisen Excel-taulukossa, tiedoston muuttamisen CSV-tiedostoksi ja kontaktien lisäämisen omiin jakelulistoihin

2 CSV-TIEDOSTOJEN LUOMINEN VAIHE VAIHEELTA Vaiheet 1-7 opastavat vastaanottajien lisäämiseen omiin jakelulistoihin uutisjakelujärjestelmässä. Ohjeen loppupuolelta löydätte vaihtoehtoiset versiot vaiheesta 5, jotka eroavat sen perusteella kuinka paljon yhteystietoja on käytettävissä (sähköposti, tekstiviesti ja/tai faksinumero). Käytä sitä vaiheen 5 ohjetta, joka sopii niihin yhteystietoihin jotka ovat kulloinkin käytettävissä. Vaihe 1. Luo Excel-taulukko joka sisältää tiedot vastaanottajista, jotka haluat lisätä jakelulistoihinne uutisjakelujärjestelmässä. Tiedot tulee syöttää siten, että kaikki yhteystiedot ovat omissa soluissaan alla olevan kuvan mukaisesti. Vastaanottajan nimi on pakollinen tieto (vaihtoehtoisesti se voidaan kuitenkin korvata - merkillä tiedon puuttuessa) Vaihe 2. Poista kaikki ylimääräinen tieto (otsikot ym.) siten että jäljelle jää ainoastaan yhteystiedot. 2(11)

Käytä sitä vaiheen 5 ohjetta, joka sopii niihin yhteystietoihin jotka ovat kulloinkin käytettävissä. Vaihe 1.

3 Vaihe 3. Tallenna tiedosto.csv-muotoon (Comma Delimited) Save as -toiminnolla. Vaihe 4. Tallennuksen jälkeen ohjelma antaa kaksi ilmoitusta: Jos työkirjassa on useita taulukoita, klikkaa [OK] seuraavaan ilmoitukseen: Klikkaa seuraavassa ilmoituksessa [Yes]: 3(11)

4 Vaihe 5. CSV-tiedostoa pitää vielä muokata ennen kuin sen voi ladata Uutisjakelujärjestelmään. Etsi hakemisto, johon.csv-tiedosto on tallennettu ja klikkaa sitä hiiren oikeanpuoleisella painikkeella. Valitse ilmestyneestä valikosta Open With -> Notepad (Muistio) Excel-taulukon eri soluissa olleet tiedot ovat CSV-tiedostossa eroteltu puolipisteellä ;. Riippuen syötetyistä tiedoista, tiedostoon on vielä lisättävä tietty määrä puolipisteitä, jotta sen voi ladata uutisjakelujärjestelmään. Alla olevasta listasta näkyy montako puolipistettä riville on lisättävä riippuen mitä yhteystietoja on käytetty: Nimi;sähköposti;tekstiviesti;faksi Nimi;sähköposti;;faksi Nimi;sähköposti;tekstiviesti; Nimi;sähköposti;; Nimi;;tekstiviesti; Nimi;;;faksi Jos CSV-tiedosto sisältää kaikki yhteystietotyypit (Nimi, sähköposti, tekstiviesti ja faksi), ei ylimääräisiä puolipisteitä tarvitse lisätä. Tällöin tiedoston tulisi olla alla olevan kuvan mukaisessa muodossa: 4(11)

Riippuen syötetyistä tiedoista, tiedostoon on vielä lisättävä tietty määrä puolipisteitä, jotta sen voi ladata uutisjakelujärjestelmään.

5 Varmista ettei rivien lopussa ole ylimääräisiä välilyöntejä, eikä yhteystietorivin lopussa ylimääräistä enter-lyöntiä. Vaihe 6. Tallenna CSV-tiedosto. Vaihe 7. Dokumentti on nyt valmis ladattavaksi Uutisjakelujärjestelmään. Lisää kontaktitiedot omiin jakelulistoihin Uutisjakelujärjestelmässä kohdassa Hallinnointi -> Vastaanottajat -> Tuo vastaanottajia : 5(11)

Dokumentti on nyt valmis ladattavaksi Uutisjakelujärjestelmään.

6 6(11)

7 VAIHTOEHTOISET VERSIOT OHJEEN VAIHEELLE 5 Vaihtoehtoinen vaihe 5: Sähköposti- ja tekstiviestikontaktitiedot. Mikäli haluat lisätä nimen, sähköpostiosoitteen ja tekstiviestinumeron, Excel-taulukon tulisi näyttää tältä: Notepad-sovelluksessa (muistio) tulee jokaisen rivin loppuun lisätä yksi puolipiste: 7(11)

Mikäli haluat lisätä nimen, sähköpostiosoitteen ja tekstiviestinumeron,

8 Vaihtoehtoinen vaihe 5: Sähköposti- ja faksikontaktitiedot. Mikäli haluat lisätä nimen, sähköpostiosoitteen ja faksinumeron, Excel-taulukon tulisi näyttää tältä Notepad-sovelluksessa (muistio) tulee faksinumeron eteen lisätä yksi ylimääräinen puolipiste. Tiedoston tulisi siten olla tämän näköinen: 8(11)

Excel-taulukon tulisi näyttää tältä Notepad-sovelluksessa (muistio) tulee

9 Vaihtoehtoinen vaihe 5: Vain sähköpostiosoite. Mikäli haluat lisätä nimen ja sähköpostiosoitteen, Excel-taulukon tulisi näyttää tältä: Notepad-sovelluksessa (muistio) tulee jokaisen rivin loppuun lisätä kaksi puolipistettä: 9(11)

10 Vaihtoehtoinen vaihe 5: Vain tekstiviestinumero. Mikäli haluat lisätä nimen ja tekstiviestinumeron, Excel-taulukon tulisi näyttää tältä Notepad-sovelluksessa (muistio) sekä tekstiviestinumeron eteen, että taakse tulee lisätä yksi puolipiste. Tiedoston tulisi silloin näyttää tältä: 10(11)

tulisi näyttää tältä Notepad-sovelluksessa (muistio) sekä

11 Vaihtoehtoinen vaihe 5: Vain faksinumero. Mikäli haluat lisätä nimen ja faksinumeron, Excel-taulukon tulisi näyttää tältä: Notepad-sovelluksessa (muistio) tulee faksinumeron eteen lisätä kaksi puolipistettä: Tiedoston tulisi olla tämän näköinen: 11(11)

tulisi näyttää tältä: Notepad-sovelluksessa (muistio) tulee

Samankaltaiset tiedostot

Uuden työtilan luonti

Uuden työtilan luonti 1. Valitaan Uusi työtila vasemmanpuoleisesta valikosta 2. Valitaan Tyhjä työtila aukeavasta valikosta. Tämä toiminto luo uuden tyhjän työtilan. 3. Kun uusi työtila on luotu, aukeaa