Kokemuksia Kiekun henkilöstöhallinnon palvelumallista Kiekun käyttäjäfoorumi 4.11.2014 Henkilöstösuunnittelija Jaana Siippainen
Taustaa Valmistelu aloitettiin vanhan mallin mukaisesti. Palkattiin vuorotteluvapaan sijaiseksi keväällä 2013 SAP-asiantuntija. Projektipäälliköt omasta talosta, erikseen heha ja taha. Tiivis yhteistyö hankeorganisaation kanssa, runsaasti palavereja tiivistyen talven ja kevään aikana. Odotukset optimistiset: - Kieku sellaisenaan virasto, työajankirjaus (Taika) ollut jo käytössä, ESSiin viety lomat ja sairauspoissaolot, henkilöstöllä ei mainittavaa muutosvastarintaa, koulutukset menivät hyvin sekä esimiehille että henkilöstölle. Jaana Siippainen 2
Käytännöt YM:ssä YM käyttöönotto 1.4.2014 - Samaan aikaan muuttui palvelumalli: virasto ei tee SAP HCM:ään, vaan toimitaan sähköisillä lomakkeilla * Tehtäväkohtaisen palkan muutos * Henkilökohtaisen palkanosan muutos * Muu palkan muutos * Palkanlisien muutos * Palkkion maksu viraston henkilöstölle - HR-asiantuntija voi tehdä puolesta * Osittainen virkavapaus * Irtisanoutuminen Lisäksi budjetoidun toimen perustaminen ja palvelussuhteen aloituslomakkeet - Kokemusta ammattikäytöstä nyt 7 kk, yleisarvosana 7+ Jaana Siippainen 3
Käytännöt YM:ssä Kansliapäällikkö, 6 osaston/yksikön päällikköä, 21 ryhmäpäällikköä Esimies EI aloita lomakkeita vaan henkilöstöasiantuntija(t) - budjetoidun toimen perustaminen: viran luonne kohdan täyttämisessä on tehty virheitä eli annettu tieto, jota ei useimmiten tarvita. Onko tarpeen olla lomakkeella vai voitaisiinko täydentää Palkeissa (silloin kun tarpeen)? - palvelussuhteen luonti: kiertää esimiehen ja osastopäällikön/kansliapäällikön kautta palautuen hrasiantuntijalle, joka kuittaa eteenpäin Palkeisiin. Vaatii kahden portaan käsittelyn onnistuakseen ja niin, että ylempi esimies ei ole laittanut rekrytoivan ryhmän alempaa esimiestä sijaisekseen tai päinvastoin. Viestintäyksikkö (ja KVE) ollut murheenkryyni, koska vain yksi ryhmäpäällikkö. Jaana Siippainen 4
- palvelussuhteen luonti jatkuu: oletuksena 6 kk:n koeaika. Miksi laitettu automaattisena valintana tulemaan tämä pituus eikä tyhjää? Tehty useampia lomakkeita, joihin tullut väärä koeaika, varsinkin jatkosopimuksiin. - Jos henkilölle tehdään jatkosopimus, joudutaan etsimään joka kerta uudestaan tiedot kohtiin yhdenjaksoinen palvelu valtiolla ja virastossa. Voisiko tieto tulla järjestelmästä, kun henkilön tiedot ovat jo siellä? - Henkilölle uusi määräaikainen sopimus kesken voimassa olevan sopimuksen: henkilön aiempi sopimus joudutaan lopettamaan irtisanoutumislomakkeella. Pitäisi olla lomake Sopimustietojen muutos tai vastaava; irtisanoutuminen vain todellisiin tilanteisiin. Jaana Siippainen 5
- Suurin osa henkilöstöä on ministerin/valtioneuvoston nimittämiä. Kiekussa asian käsittelyyn osallistujat eivät siis kuitenkaan ole todellisia asian ratkaisijoita kuin aniharvoin (kansliapäällikkö/osastopäällikkö). Aiheutuu lisätyötä, kun tehdään sekä paperilla esim. nimittämiskirja ministeriä varten wordillä ja sähköinen asian käsittely Kiekuun. Usein joudutaan myös ennakoimaan ennen kuin nimi on paperissa, jotta palkanmaksu menisi oikeaan aikaan. - Sähköpostiviestittelyä esimiehille lomakkeiden eteenpäin laittamisesta. Hoitavat kuitenkin melko hyvin, sijaisen laitto joskus unohtuu. - Osittainen virkavapaus: osittaisen työajan muuttamisessa ollut ongelmia (enterin painallus vasta aktivoi kentät). Jaana Siippainen 6
Muita huomioita - Palkeiden henkilöillä ei ole näkymää viraston ammattikäyttäjän näkymään, tämä on suuri puute. Jouduttu lähettämään runsaasti näytönkuvia erilaisista tilanteista. - Virasto kirjautuu Virtulla. Käyttäjätunnusten hallinta on keskitetty Suomen ympäristökeskukselle, joka lähettää päivittäin tunnuslistauksen sekä virastolle että Palkeisiin. Tunnusten aktivoiminen vaatii silti usein palvelupyynnön virastosta. - Henkilöstöasiantuntijoiden käsiteltyjen tehtävien listat eivät ole yhteneväiset. Pitäisi näkyä molemmilla kaikki käsitellyt riippumatta siitä, kuka ne on kuitannut, kun organisaatiorajaus on sama. Jaana Siippainen 7
Muita huomioita jatkuu - Tilannepalaverit Palkeiden kanssa hyödyllisiä, yhteistyötä muutoinkin paljon. Opitaan puolin ja toisin, osin kantapään kautta. - Ammattikäyttäjän käsikirja Palvelussuhteen hallinta on viraston käyttöön liian raskas (633 sivua). Tehty Palkeita varten, jossa päästään tekemään SAPiin. Millä aikataululla saadaan pelkästään viraston ammattikäyttäjälle tehty käsikirja? - Oman työn hallinnan tunne heikentynyt, liian monta liikkuvaa osaa. Asioiden käsittely hidastunut, paljon selviteltäviä ja vahdittavia. - Esimiehillä mahdollisuus vaikuttaa rekrytointitilanteessa, tehtävät ja vastuut ennestään selkeät ilman muodollista hyväksymistä Kiekussa, ei tuo lisäarvoa esimiestehtävän hoitamiseen. Jaana Siippainen 8
Ehdotuksia - a) Muutetaan palvelumalli takaisin alkuperäiseen. Koulutetaan virastojen ammattikäyttäjät SAP-osaajiksi. - b) asiat (nimittämiset, palkkausmuutokset) toimitetaan tiketillä Palkeille ja viedään kokonaisuudessaan järjestelmään Palkeissa ilman lomakekiertoa virastossa. - c) otetaan käyttöön asianohjausmalli 2 (Kivioja/Näätsaari esitys myöhemmin tänään) viraston pyynnöstä. Tuottavuus?? Tehokkuus?? Työn ilo?? Jaana Siippainen 9
Kiitos!