Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta 30.11.2016 Sivu 1 / 14 Kokoustiedot Aika 30.11.2016 keskiviikko klo 16:30-19:31 Paikka Valtuustotalo, kokoomuksen ryhmähuone Saapuvilla olleet jäsenet Paula Viljakainen, puheenjohtaja Sirpa Aarniolehto-Kotilainen Marita Backman Antero Krekola Antero Laukkanen Mika Levänen Susanna Rahkonen, saapui klo 17.21 Jaakko Ravald Simo Repo Maija Saimalahti Arja Sääksvuori Ken Thilman Tapio Valli Muut saapuvilla olleet Maija Lehtinen toimitusjohtaja, Tilapalvelut -liikelaitos, poistui klo 17.29 Tiina Lind KHT, JHT -tilintarkastaja, läsnä klo 17.30-18.28 Eeva Koivula KHT, JHT -tilintarkastaja, läsnä klo 17.30-18.28 Anneli Tiainen kaupunkitarkastaja Ira Kaukanen konsernitarkastaja Virpi Ala-aho kaupunginreviisori Riitta Björklund kaupunkitarkastaja, sihteeri
Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta 30.11.2016 Sivu 2 / 14 Allekirjoitukset Paula Viljakainen puheenjohtaja Riitta Björklund sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty: 8.12.2016 Antero Krekola Pöytäkirjan nähtävänä olo 31.12.2015 julkipannun kuulutuksen mukaan on pöytäkirja ollut yleisesti nähtävänä Ulkoisen tarkastuksen yksikössä 12.12.2016 osoitteessa Asemakuja 2 C, 3. kerros, Espoon keskus.
Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta 30.11.2016 Sivu 3 / 14 Käsitellyt asiat Pykälä Liitteet Otsikko Sivu 104 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 105 Pöytäkirjan tarkastaminen 5 106 Tilapalvelut -liikelaitoksen esittely ja toiminta 6 107 1 Ensimmäinen JHT -väliraportti Espoon kaupungin vuoden 7 2016 lakisääteisestä tilintarkastuksesta 108 2 Tarkastuslautakunnan lausunto valtuustolle lokakuun 8 kuukausiraportista 109 3 Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastuksen lokakuun 9 kuukausiraportti 110 Tarkastuslautakunnan edellisen kokouksen arviointimuistio 11 111 Tarkastuslautakunnan seuraavan kokouksen aiheet 12 112 Muut asiat 13
Espoon kaupunki Pöytäkirja 104 Tarkastuslautakunta 30.11.2016 Sivu 4 / 14 104 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Tarkastuslautakunnan kokous on kutsuttu koolle puheenjohtajan allekirjoittamalla 24.11.2016 päivätyllä tarkastuslautakunnan jäsenille toimitetulla kokouskutsulla, mikä on toimitettu varajäsenille tiedoksi.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 105 Tarkastuslautakunta 30.11.2016 Sivu 5 / 14 105 Pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Antero Krekola. Pöytäkirjan tarkastajaksi ehdotettua pyydetään ilmoittamaan ennen valintaansa mahdollisesta esteestä.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 106 Tarkastuslautakunta 30.11.2016 Sivu 6 / 14 2600/2016 00.03.00.00 106 Tilapalvelut -liikelaitoksen esittely ja toiminta Valmistelijat / lisätiedot: Riitta Björklund, puh. 046 877 2974 etunimi.sukunimi@espoo.fi ehdotus Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi saadut selvitykset ja palaa aiheeseen arviointikertomuksen valmistelun yhteydessä. Käsittely Tilapalvelut -liikelaitoksen toimitusjohtaja Maija Lehtinen esitteli liikelaitoksen toimintaa ja vastasi lautakunnan jäsenten esittämiin kysymyksiin. Tarkastuslautakunta hyväksyi esittelijän päätösehdotuksen yksimielisesti. Selostus Tarkastuslautakunnan vuoden 2016 arviointiohjelman mukaisesti kokouksen aiheena on Tilapalvelut -liikelaitoksen esittely ja toiminta, jota esittelee liikelaitoksen toimitusjohtaja Maija Lehtinen. Esityslistan oheismateriaalina ovat seuraavat asiakirjat: - Tilapalvelut -liikelaitoksen esittelydiat - Menettelytapaohjeet ja yleiset periaatteet olosuhdeongelmien ratkaisemiseksi Espoon kaupungin kiinteistöissä - Espoon kaupungin päiväkotien sekä koulujen ja lukioiden väistötilaperiaatteet - Espoon esteettömän rakentamisen ohje - Kaupunginhallituksen johtosääntö: tila- ja asuntojaoston tehtävät - Tilapalvelut -liikelaitoksen toimintaohje Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 107 Tarkastuslautakunta 30.11.2016 Sivu 7 / 14 2598/2016 02.02.01.00 107 Ensimmäinen JHT -väliraportti Espoon kaupungin vuoden 2016 lakisääteisestä tilintarkastuksesta Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Ala-aho, puh. 046 877 2801 etunimi.sukunimi@espoo.fi ehdotus Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi kokouksessa kuullun selvityksen Käsittely Selvityksen tarkastuslautakunnalle antoi vastuunalainen tilintarkastaja JHT, KHT Tiina Lind joka esitteli ensimmäisen JHT -tilintarkastajan väliraportin kaupungin vuoden 2016 lakisääteisestä tilintarkastuksesta. Kokouksessa oli myös läsnä ja kysymyksiin vastaamassa JHT, KHT Eeva Koivula. Tarkastuslautakunta hyväksyi esittelijän päätösehdotuksen yksimielisesti. Liite Selostus 1 Väliraportti 1 vuoden 2016 tilintarkastuksesta JHT - tilintarkastajan väliraportti lakisääteisestä tilintarkastuksesta jaetaan kokouksessa pöydälle. JHT -tilintarkastajan väliraportti ei ole julkinen asiakirja. JulkL 24.1 15 k. Selvityksen tarkastuslautakunnalle antaa vastuunalainen tilintarkastaja JHT, KHT Tiina Lind ja kokouksessa on myös läsnä JHT, KHT Eeva Koivula. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 108 Tarkastuslautakunta 30.11.2016 Sivu 8 / 14 5689/2015 02.02.02 108 Tarkastuslautakunnan lausunto valtuustolle lokakuun kuukausiraportista Valmistelijat / lisätiedot: Riitta Björklund, puh. 046 877 2974 Virpi Ala-aho, puh. 046 877 2801 Anneli Tiainen, puh. 046 877 3530 Ira Kaukanen, puh. 046 877 3153 etunimi.sukunimi@espoo.fi ehdotus Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta antaa valtuustolle lausunnon vuoden 2016 lokakuun kuukausiraportista kokouksessa tehdyin muutoksin ja esittää, että valtuusto merkitsee tarkastuslautakunnan lausunnon tiedoksi. Käsittely Liite Selostus Tarkastuslautakunta keskusteli lausuntoluonnoksesta. Kokouksessa hyväksytyt muutokset täydennettiin luonnokseen. Tarkastuslautakunta hyväksyi esittelijän päätösehdotuksen yksimielisesti. 2 30.11.2016 Tarkastuslautakunnan lausunto lokakuun kk-raportista valtuustolle Tarkastuslautakunta antaa valtuustolle lausunnon vuoden 2016 lokakuun kuukausiraportissa esitetyistä tavoitteiden toteutumisesta sekä määrärahojen käytöstä. Tarkastuslautakunnan tavoitteena on tuoda lausunnossaan julki keskeisiä taloudellisia tekijöitä sekä arvioida tavoitteiden toteutumista ja seurantaa. Lausunto toimitetaan tarkastuslautakunnan kokouksen päätyttyä valtuuston kokouksen 12.12.2016 esityslistalle. Lausuntoluonnos jaetaan tarkastuslautakunnan kokouksessa pöydälle sekä toimitetaan ennen kokousta sähköpostin liitteenä. Lokakuun kuukausiraportti ja tuloskortit sekä kaupunginhallituksen esityslistateksti ovat oheismateriaalina. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 109 Tarkastuslautakunta 30.11.2016 Sivu 9 / 14 5689/2015 02.02.02 109 Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastuksen lokakuun kuukausiraportti Valmistelijat / lisätiedot: Riitta Björklund, puh. 046 877 2974 etunimi.sukunimi@espoo.fi ehdotus Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi lokakuun kuukausiraportissa esitetyn käyttötalouden toteutumisen sekä ennusteen määrärahan käytöstä 31.12.2016 Liite Selostus Tarkastuslautakunta hyväksyi esittelijän päätösehdotuksen yksimielisesti. 3 Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastuksen tuloslaskelma lokakuu 2016 Vuoden 2016 talousarvion ohjeistuksen mukaan lautakunnat ja johtokunnat esittävät oman tehtäväalueensa raportit heinäkuun ja lokakuun lopun tilanteesta osana kaupungin kuukausiraporttia kaupunginhallituksen ja valtuuston käsiteltäväksi. Lokakuun kuukausiraportin perusteella viedään tulostavoitteiden, määrärahojen ja tuloarvioiden poikkeamat valtuuston käsiteltäväksi. Ohjeistuksen mukaan lokakuun toteuman tulee sisältää kaikki raportointiajalle kuuluvat erät ja sen pohjalta tehtävä ennuste tulee laatia huolellisesti, jotta poikkeamat sitovuustasoilla havaitaan. Joulukuun lopun tilanteessa tuodaan kaupunginhallitukselle ja valtuustolle tiedoksi ennakkotilinpäätös, jonka yhteydessä ei enää käsitellä poikkeamia. Kaupunginhallitus käsittelee lokakuun kuukausiraportti 28.11.2016 ja valtuusto 12.12.2016. Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastuksen tehtäväalue muodostaa sitovan tason. Tarkastuslautakunnalle ei ole asetettu sitovia tulostavoitteita. Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastuksen vuoden 2016 toimintamenoihin on varattu 846 000 euroa, josta henkilöstökulujen osuus on 533 000 euroa. Määrärahaan sisältyvät ulkoisen tarkastuksen yksikön viranhaltijoiden palkkauskustannukset sekä lautakunnan jäsenten kokous- ja vuosipalkkiot sivukuluineen. Palvelujen ulkoisiin ostoihin on varattu 171 000 euroa, mistä asiantuntijapalveluihin on kohdistettu 110 000 euroa ja koulutuspalveluihin 30 000 euroa. Sisäisiin toimintamenoihin on varattu
Espoon kaupunki Pöytäkirja 109 Tarkastuslautakunta 30.11.2016 Sivu 10 / 14 131 000 euroa, josta sisäisten toimitilavuokrien osuus on 79 000 euroa, auto- ja lisälaitevuokrien 20 000 euroa, siivouspalvelujen 4 400 euroa ja painatustenostojen 15 000 euroa. Toteutuma 31.10.2016 ja vertailu edellisiin vuosiin Henkilöstökuluja on toteutunut 349 000 eurolla, mikä on 44 000 euroa vähemmän kuin vuotta aikaisemmin vastaavana ajankohtana. Tänä vuonna on ollut vuoden alusta alkaen yksi virka täyttämättä. Ulkoisien palvelujen ostoihin on käytetty 72 000 euroa, mikä on 10 000 euroa enemmän kuin edellisenä vuonna. Asiantuntijapalveluiden laskutus ei toteudu vuoden aikana tasaisesti. Sisäisten palvelujen menot ovat yhtä suuret kuin vertailuajankohtana. Ennuste 31.12.2016 Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastuksen vuoden 2016 määrärahojen käytön arvioidaan alittuvan 87 000 eurolla, mistä henkilöstökulujen osuus on 70 000 euroa ja ulkoisten palvelujen 19 000 euroa. Henkilöstökulut alittuvat, koska yksi virka on ollut avoinna koko vuoden. Ulkoisissa palveluissa määrärahat alittuvat muun muassa koulutuspalveluissa, painatuksissa ja ilmoituksissa sekä tietojärjestelmissä. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 110 Tarkastuslautakunta 30.11.2016 Sivu 11 / 14 2600/2016 00.03.00.00 110 Tarkastuslautakunnan edellisen kokouksen arviointimuistio Valmistelijat / lisätiedot: Anneli Tiainen, puh. 046 877 3530 etunimi.sukunimi@espoo.fi ehdotus Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta merkitsee edellisen kokouksen arviointiaiheesta laaditun muistion tiedoksi ja jatkaa aiheen käsittelyä arviointikertomuksen käsittelyn yhteydessä. Tarkastuslautakunta hyväksyi esittelijän päätösehdotuksen yksimielisesti. Selostus Lautakunnan kokouksen oheismateriaalina on edellisen kokouksen arviointiaiheesta laadittu muistio: Soten sekä aluehallintouudistuksen tilannekatsaus sekä sosiaali- ja terveystoimen palveluverkko. Tarkastuslautakunnan arviointimuistiot eivät ole julkisia (JulkL 6 1 mom.) Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 111 Tarkastuslautakunta 30.11.2016 Sivu 12 / 14 2600/2016 00.03.00.00 111 Tarkastuslautakunnan seuraavan kokouksen aiheet Valmistelijat / lisätiedot: Riitta Björklund, puh. 046 877 2974 Virpi Ala-aho, puh. 046 877 2801 etunimi.sukunimi@espoo.fi ehdotus Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta keskustelee seuraavan kokouksen arviointiaiheista sekä antaa etukäteiskysymyksiä välitettäväksi kokoukseen kutsutuille asiantuntijoille. Käsittely Tarkastuslautakunta keskusteli seuraavan kokouksen aiheista. Tarkastuslautakunta hyväksyi esittelijän päätösehdotuksen yksimielisesti. Selostus Tarkastuslautakunnan seuraavan arviointikokouksen 26.1.2017 aiheina ovat: - Länsimetro Oy - Espoon Toimitilat Oy - Teknisen ja ympäristötoimen palveluverkko Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 112 Tarkastuslautakunta 30.11.2016 Sivu 13 / 14 112 Muut asiat Tarkastuslautakunnan vuoden 2016 arviointiohjelma, mikä on päivitetty 24.11.2016. - Toimitettiin esityslistan jakelun yhteydessä
Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta Muutoksenhakuohje Sivu 14 / 14 Muutoksenhakukielto KuntaL 91 ( :t 104 112) Edellä mainituista päätöksistä, jotka koskevat vain asianvalmistelua ja täytäntöönpanoa, ei saa kuntalain 91 :n mukaan hakea muutosta.