Liikearkistoyhdistys Asiakirjahallinnon peruskurssi 4.-5.6.2013 IITC www.iitc.fi
3. Sähköinen asiakirjojen/dokumenttienhallinta Järjestelmät Vaatimukset Käyttöönotto Kehittäminen 2
Dokumenttien hallinta Dokumenttien hallinta 3
Dokumenttien hallintaan tarkoitetun järjestelmän perusominaisuudet Document Management (DM) Metatietojen hallinta Dokumenttia kuvailevat tiedot kuten nimi, otsikko, laatija, muokkaus pvm, Dokumenttityypit Kuten neuvottelumuistio, lasku, ohje, esitys, mekaniikkapiirustus, Dokumenttien organisointi, kansiot ja näkymät Dokumenttien haku Oikeuksien hallinta Kuittaukset (Check-in, Check-out) Versiohallinta Ali- ja pääversiot Muutoshistoria (versiokommentit) 4
Records Management toiminnallisuudet Records Management (RM) Mahdollistaa Arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) liittämisen osaksi järjestelmää Tehtäväryhmittely Säilytysajat Julkisuusluokittelu Turvaluokittelu Myös fyysisten dokumenttien hallinta (paperi tms.) Poistoluettelot Lainaustoiminnallisuudet 5
Market-Visio Sisällönhallinnan ja julkaisuohjelmistojen markkinat Suomessa Tutkimus 2006 Suurimmat toimittajat IBM, EMC/Documentum, Microsoft, AffectoGenimap, Hummingbird Tutkimus 2009 Microsoftin osuus kasvanut merkittävästi Mahdollisina toimittajina mainitaan mm Microsoft, Documenta, Logica, Tietoa ja Canon 6
Gartner ECM Quadrant 2012 7
Dokumenttien tallennus siiloutuu helposti useisiin järjestelmiin, jolloin hallinta vaikeutuu Viestintä Taloushallinto Johto Internet, intranet hallinta Ostolaskujen hallinta Johdon dokumenttien hallinta Hankinta Tuotanto Myynti Sopimustenhallinta Laatudokumenttien hallinta Asiakastietojen hallinta 8
Ja kansainvälisessä organisaatiossa 9
Keskitetty dokumenttien hallinta mahdollistaa myös asiakkaiden ja kumppaneiden mukaan ottamisen Asiakkaat Kumppanit Keskitetty dokumenttien hallinta Sähköinen arkistointi Viestintä Taloushallinto Johto Hankinta Tuotanto Myynti 10
Projektin vaiheistusesimerkki Esiselvitys Nykytila, toimintatavat, tietovirrat Vaatimusmäärittely Tarpeet -> Vaatimukset Toimittajan valinta Vertailut Kilpailutus Mahdollinen pilotointi Toteutus Tarkennettu määrittely Suunnittelu Toteutus Testaus Käyttöönotto Vaiheistettu käyttöönotto Koulutus Lanseeraus Toimintatapojen jalkauttaminen 11
Resurssit Aikataulu Budjetti Henkilöt 12
Taso Aikataulu 6 kk sääntö Aikataulu 2010 2011 2012 13 Aika
Budjetti Budjetti Aika 14
Läpinäkyvyys Henkilöt Omat Ulkoiset Henkilöt Jatkuva toiminta Johto Tiedon omistaja Tietopääoman hallitsija Asiakirjahallinto / arkistointi IT Viestintä Käyttäjät Oikeat henkilöt oikeille paikoille Projektiryhmä Ohjausryhmä Projektin resurssit Viiteryhmät Projektipäällikkö 15
Jakamisen kulttuuri Ei sinne voi keskeneräisiä laittaa. Muut näkee, kuinka kauan minulla menee sen tekemiseen. En minä kyllä näitä pohjia muille jaa. Minulla on niin hyvä arkisto omalla kannettavalla, että minä sitä tarvitse. Mitä hyötyä siitä minulle on? Mihinkäs minua sitten tarvitaan, jos annan kaiken tietoni yleiseen jakeluun? 16
Vaatimusten ja toteutuksen kohtaaminen Katoaako matkalla tietoa? Onko tarve enää sama? Tarpeet Vaatimukset Suunnitelma toteutuksesta Toteutus Toteutuksen käyttö Loppukäyttäjä Projektiryhmä Projektiryhmä Projektiryhmä Toimittaja Toimittaja Loppukäyttäjä 17
Vaatimusten ja toteutuksen kohtaaminen Perinteinen määrittelyprosessi vs. ketterät menetelmät Pilotointi Vaatimusluettelo ja priorisointi Käyttötapaukset Prosessit Rajaukset 18
Omistajuuden merkitys Kuka omistaa hallittavan informaation ja voi päättää siihen liittyvistä asioista? Omistajuus tarpeeksi korkealla tasolla Kenellä on intressi kehittää informaation hallintaa koko organisaation tasolla (vrt. ECM-hanke)? Kenellä on mahdollisuus vaikuttaa olennaisesti työntekijöiden toimintaan? Kokonaisnäkemyksen tuojat Operatiivinen johto mukaan Muita näkökulmia Mukana useita tahoja Ristiriitaisia toiveita ja odotuksia Jakamisen kulttuuri 19
Esimerkki omistajuuden merkityksestä Omistajaksi määritettiin prosessikehityksestä vastaava henkilö Toteutus määriteltiin prosessipohjaisesti Projektin tuloksena mallinnetut prosessit saatiin oikeasti käyttöön 20
Johdon tuki ja esimerkki Tavoitteet Kokonaistavoite Välitavoitteet Mittarit Käyttäjätyytyväisyys Prosessien määrä ja läpimeno Lokitiedot kuten käytön aktiivisuus, haun osuvuus Riittävät resurssit Henkilöt Budjetti Aikataulu Asian tärkeyden esiintuominen Läsnäolo Viestintä Esimerkkinä uusien toimintatapojen käyttöön saamisessa Toimi itse Vaadi muilta Anna tunnustusta 21
Esimerkki johdon tuen vaikutuksesta Keskijohto omaksui uuden toimintatavan Uusi toimintatapa levisi koko organisaatioon Johto antoi tunnustusta edelläkävijöille 22
Koulutuksen ja tuen toteuttaminen Koulutuksen ja tuen suunnittelu Koulutussuunnitelma ja käyttöönottosuunnitelma Koulutuksen suhde muuhun koulutukseen Koulutusmateriaali Koulutuksen vaiheittaisuus ja ajoitus Koulutettavien tarpeiden ja lähtökohtien huomiointi Toimintatavan vs nappulatekniikan koulutus Oikea-aikaisuus Tuki käyttöönottovaiheessa Riittävästi resursoitu Riittävän lähellä Valmistelu-workshopit + Klinikat Tuki jatkuvana palveluna Tuen suhde muihin tukipalveluihin (Helpdesk) Itsepalvelu Etä- ja lähituki Resursointi Kouluttajat Pääkäyttäjät Käyttöönoton tukihenkilöt ja muutosagentit 23
Esimerkki koulutuksen vaikutuksesta Käyttöönotto päätettiin tehdä prosesseittain Koulutus oli oman prosessin tekemistä uusilla välineillä Järjestelmä saatiin tehokkaaseen käyttöön 24
Viestintä Viestinnän suunnittelu Viestinnän sisältö Viestintäsuunnitelma Vastuut sisällöittäin/kanavittain Faktapohjaisuus, oikeat termit Määrä, tiheys, kattavuus, paketointi ja oikea-aikaisuus Yhtenäisyys Viestintätavat Intranet, sähköposti, henkilöstölehti Uudet sähköiset välineet Infotilaisuudet, muut tilaisuudet Viestinnän kohdentaminen Kohderyhmät Muutosviestintä 25
Esimerkki viestinnän vaikutuksesta Fokus: Mitä vaikuttaa minuun? Muutosviestintä otettiin pääteemaksi Koulutuksissa ja käyttöönotossa pystyttiin keskittymään olennaiseen Muutosvastarinta jäi pieneksi ja uusi toimintatapa saatiin hyvin käyttöön 26
Yhteenveto 27
4. Sähköinen arkistointi/pitkäaikaissäilytys Järjestelmät Vaatimukset 28
Sähköinen arkistointi Sähköinen arkistointi 29
Sähköinen arkistointi Mitä? Miksi? Milloin? Kuinka kauan? Missä formaatissa? Miten? 30
Sovellustarjonta Enron-tapauksen jälkeen kaikki merkittävät DM-toimijat ovat kehittäneet tuotteidensa RM-toiminnallisuuksia Pääosin tämä on tehty yritysostoin ja sulauttamalla ostetut RM-tuotteet osaksi ECM-kokonaistuotetta Erilliset RM-järjestelmät ovat käytännössä kadonneet markkinoilta Osin RM-toiminnallisuudet ovat vielä erillisinä moduleina ja osin integoituna perustuotteeseen 31
Hallittavia aineistotyyppejä Toimistodokumentit Skannatut dokumentit Rakenteiset dokumentit Valokuvat Video ja äänitiedostot Web-sisältö Tekniset dokumentit 3D-mallit Muu aineeton tieto (esim. tuotetieto) 32
Arkistolaitoksen hyväksymät pitkäaikaissäilytysmuodot Unicode UTF-8 TIFF rev. 5 tai rev. 6 Pakkaamaton tai Pakattu CCITT Group 3 tai 4 PDF/A (ISO 19005-1:2005, IDT tai uudempi) PCM WAV, 16bit, 44.1kHz MPEG-1, Audio Layer 3, 128 kbit/sec MPEG-2, 50 Mbit/sec, 4:2:2 33
Standardeja SFS-ISO 23081-1 Asiakirjojen metatieto. Osa 1: Periaatteet ISO/TS 23081-2:fi Asiakirjojen metatiedot. Osa 2: Käsitteelliset ja toteutukseen liittyvät kysymykset SFS 5914 Asiakirjojen metatiedot SFS-ISO 15489-1 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Yleistä ISO/TR 26122:fi Toimintaprosessien analysointi asiakirjahallinnan tarpeisiin. SFS-EN 82045 Dokumenttien hallinta JHS 143 Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot Sähke2 Kansallisarkiston Sähke-hankkeen määritys PvAH Puolustusvoimien asiakirjojen hallinnan metatietomäärittely Moreq2 (DLM Forum) Model requirements for the Management of electronic records Dublin Core Metadata-standardi 34
Säilytysmediat eri vaiheissa Käytössä olevia medioita Kiintolevy On-line massamuistit Optiset levyt Nauharobotit Off-line massamuistit Mikrofilmi Paperi Tallennusjärjestelmä voi hoitaa siirtoa medialta toiselle pitkälti taustalla, eikä käyttäjä välttämättä tiedä miltä medialta dokumentti kussakin tilanteessa tulee 35
Poistaminen Alkuperäisen kappaleen määrittäminen Muut kappaleet kopioita Poistosäännöissä kaksi ryhmää: Saa poistaa tietyn ajanhetken jälkeen Pitää poistaa tiettyyn hetkeen mennessä Tällöin myös kopiot poistettava Huomioitava myös luottamukselliset dokumentit 36
Yhteys aktiiviajan järjestelmiin 37
Määritettäviä asioita Kuka tekee arkistoinnin? Missä vaiheessa arkistointi tapahtuu? Missä vaiheessa dokumentti kytketään arkistoinnin puurakenteeseen (AMSiin)? Mikä on dokumenttityypin suhde AMSiin? Missä formaatissa pitkäaikaissäilytys tapahtuu? Miten paperiaineiston tiedot tuodaan järjestelmään? 38
Dokumenttien hallinta solmupisteenä? Internet Intranet Extranet Arkistointi Dokumenttien hallinta Käyttäjähallinta Asianhallinta Sähköposti Projektien hallinta Operatiiviset järjestelmät Toimistoohjelmat 39
Sähköinen arkisto sateenvarjona? Sähköinen arkisto Sähköposti Internet Dokumenttien hallinta Intranet Toimistoohjelmat Asianhallinta Operatiiviset järjestelmät Extranet 40
Vai federoitu malli? Sähköinen arkisto Sähköposti Internet Dokumenttien hallinta Intranet Toimistoohjelmat Asianhallinta Operatiiviset järjestelmät Extranet 41
Ulkoinen palvelu vai oma järjestelmä? 42
Digitaalista toimintamallia tukevan ratkaisun löytäminen Valmisohjelmisto Räätälöity ohjelmisto Ohjelmistot palveluna pilvestä 43
Ulkoinen palvelutarjonta Arkistointi-, skannausja hallintapalvelut Järjestelmä sovellusvuokrattuna Tekninen alusta 44
Sanottua Ei dokumenttien hallintaa voi ostaa palveluna järjestelmiä kyllä! Säästimme 30% vuosittaisissa kustannuksissa. Käyttäjätunnuksiin sidottu hinnoittelumalli on aivan älytön ja tulee meille kalliiksi! Kun yhteydet ei pelaa, koko tehdas seisoo! Pystymme nyt keskittymään ydintoimintaamme ja käyttäjät saavat parempaa palvelua. 45
Pitkäaikaissäilytys Nykytila Tavoitetila 5 vuoden kuluttua Vain sähköisesti 28 % Sekä sähköisesti että paperilla 29 % Vain paperilla / mikrofilmillä 43 % Vain sähköisesti 63 % Vain paperilla / mikrofilmil lä 15 % Sekä sähköisesti että paperilla 22 % * Keskiarvo henkilökohtaisista vastauksista Lähde: IIR Dokumenttien ja asianhallinta julkisella sektorilla 19.-21.8.2009, Intensiivipäivän ryhmätyöt, 46
Lisätietoja: Faili 4/2009, Sähköistä arkistointia palveluna? Lähde: Mikkelin ammattikorkeakoulun (MAMK) ja Elinkeinoelämän keskusarkiston (Elka) yritysarkistoselvitys 2009. 47
Lähde: Mikkelin ammattikorkeakoulun (MAMK) ja Elinkeinoelämän keskusarkiston (Elka) yritysarkistoselvitys 2009. 48
Lähde: Mikkelin ammattikorkeakoulun (MAMK) ja Elinkeinoelämän keskusarkiston (Elka) yritysarkistoselvitys 2009. 49
Esimerkki ulkoisesta palvelusta prosessina Lähde: Mikkelin ammattikorkeakoulun (MAMK) ja Elinkeinoelämän keskusarkiston (Elka) yritysarkistoselvitys, Päätösseminaari 27.1.2010, Hämeenlinnan maakunta-arkisto 50
Palveluna ostamisen edellytyksiä Oikeat sovellukset Tukipalvelut Integraatiot Palvelusopimus Tietoliikenneyhteydet Tietoturva 51
Palveluna ostaminen Hyödyt Haitat Kustannukset Budjetointi Läpinäkyvyys Ostaminen Sopimukset ja palvelutasot Kehittäminen Asiantuntemus Osaaminen Henkilöresurssit Prosessit Kuvaaminen Kehittäminen Luotettavuus Kapasiteetti ja skaalautuminen Versiohallinta ja ajantasaisuus Tietoturva ja tietosuoja Auditoinnit Jatkuvuus Asiantuntemus Organisaation sisällä Asiakastarve Integroinnit Räätälöinnit 52
Sähköinen arkistointi Yhteenveto 53
Päivän yhteenveto 54
Kiitos! Lisätietoja: juha.anttila@iitc.fi www.iitc.fi