Hallinnon tietoympäristön muuttuminen ja sähköinen säilyttäminen

Transkriptio

1 Hallinnon tietoympäristön muuttuminen ja sähköinen säilyttäminen Valtio expo Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto

2 Haaste: Information Tsunami : Gartner Says One Third of Fortune 100 Organizations Will Face an Information Crisis by 2017 Puutteita keskeisen informaation hallinnassa, painotettu vain keräämistä, säilyttämistä ja työkaluja Informaatioähky, kaikkea ei kyetä analysoimaan ja hyödyntämään. Huono informaation hallinta näkyy huonoina palveluina Tarpeena hallita organisaation informaatiota kokonaisuutena, ei vain yksittäisinä tietovarantoina

3 Julkinen hallinto: Tiedon määrä kasvaa, mutta myös tietoon kohdistuvat vaatimukset kasvavat Tiedon pitää olla: yhteentoimivaa avointa standardisoitua luotettavaa ajantasaista Julkisen hallinnon resurssit eivät kasva

4 Tieto ei ole sidoksissa yksittäiseen tehtävään tai organisaatioon Prosessit ylittävät organisaatiorajat Tieto on prosessien keskeistä polttoainetta Tiedon tulee olla yhteentoimivaa Tiedon yhteiskäyttöisyys kasvaa

5 Yhteentoimivuuden näkökulma Huomio yhteentoimivuudessa tietoihin ja tietorakenteisiin. Tekninen yhteentoimivuus voi olla haastavaa, jos ei ole yhteisiä käsitteitä, tietorakenteita tai merkitsemistapoja semanttinen yhteentoimivuus: vaihdettavan tiedon tarkka merkitys, jonka kaikki osapuolet ymmärtävät samalla tavoin Tarvitaan julkisen hallinnon kattavaa standardisointia: käsitteistä tietorakenteista koodistoista merkitsemistavoista esittämistavoista

6 Avoimen datan näkökulma Avoimen datan laaja hyödyntäminen edellyttää tietoa datan alkuperästä, muutoksista ja laadusta Tiedon avaaminen edellyttää, että käyttörajoituksia ja ehtoja koskevat merkinnät pitää olla kunnossa Julkisuusluokka, salassapitoaika, salassapitoperuste Henkilötietoluonne Avoimen tiedon käyttöehdot Laadukkaat metatiedot ovat edellytys julkisen hallinnon tietovarantojen tehokkaalle avaamiselle jatkokäyttöön.

7 Säilyttämisen näkökulma

8 Miksi sähköinen säilyttäminen? Tietoa haetaan nykyisin googlettamalla Tietoa ei siis enää haeta keltaisesta puhelinluettelosta? Miksi julkisen hallinnon tuottamia asiakirjatietoja pitäisi jatkossakin hakea paperilta?

9 Mitä tarkoittaa? Syntyjään sähköisessä muodossa olevat tiedot käsitellään sähköisesti ja säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa. Informaation kompleksisuus kasvaa: viittaukset toisiin tietovarantoihin, käytetyt koodistot, kaavat, makrot, taulukot jne. Tietojen tulostaminen tai sähköisten tulosteiden ottaminen tarkoittaa informaation häviämistä tai aineiston käytettävyyden menettämistä

10 Mitä edellyttää? Suunnitelmallinen tiedon elinkaarenhallinta: Tiedolla on määritelty säilytysaika, ei tarpeen mukaan Suunnitelma mitä ratkaisuja ja järjestelmiä hyödynnetään tietojen säilyttämisessä sen elinkaaren eri vaiheissa Elinkaarenhallintaa tarkoitettujen metatietojen tuottaminen Tiedon yhteentoimivuuden vaatimusten huomiointi palvelee myös pitkäaikaista säilyttämistä Tiedon käsittelyn luotettavuus ja tiedon todistusvoimaisuus Kuka muokannut ja käsitellyt tietoa ja milloin Säilyttämisen ja hävittämisen vastuut on määritelty Huomioitava erityisesti tehtävissä, jotka jakaantuvat usealle eri viranomaiselle

11 Sähköinen säilyttäminen Operatiivisettietojärjestelmät eivät ole arkistoja Ei pitkäaikaista säilyttämistä tukevia ominaisuuksia Tiedon eheyden tarkkailu? Maantieteellinen hajautus? Formaattien hallittu muuntaminen ja hallinta? Tietojärjestelmien elinkaari n. 10 vuotta Ei selkeää migraatiosuunnitelmaa uusin järjestelmäympäristöihin.

12 Säilyttämistä, ei arkistointia Ei arkistointia työvaiheena Tietojen siirto operatiivisesta tietojärjestelmästä säilytysjärjestelmään on mahdollisimman automatisoitua Siirto säilytysjärjestelmään ei edellytä valmistelua, jos tiedon elinkaaren aikana on jo huomioitu säilyttämisen vaatimukset Ei päätearkistoa aineistot organisaation käytettävissä Sähköisen säilyttämisen lähtökohtana on tietojen saatavuuden ja käytettävyyden säilyttäminen Myös passiivisempi tieto pitää olla ajasta ja paikasta riippumatta saatavilla

13 Mitä hyötyjä? Suorat kustannussäästöt: tulostuksessa arkistotiloissa arkistoinnin prosesseissa Huomattavimmat hyödyt: Tieto on saatavissa ja käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta Tiedon saatavuus paranee Tiedon uudelleenkäyttö paranee Tiedon hyödyntäminen organisatiossa tehostuu Paperista eroon pääsy helpottaa arkea: Manuaalisten työvaiheiden väheneminen > edellyttää, että ne automatisoidaan tietojärjestelmissä Raportoinnin ja tilastoinnin tarpeet

14 Lopuksi Julkisessa hallinnossa on siirrytty sähköiseen säilyttämiseen hyvin erilaisin tavoin ja hyvin erilaisin aikatauluin Sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen ei ole vain investointia tekniikkaan Toimintatapojen ja prosessien uudistaminen Edellyttää suunnitelmallisuutta ja jossain määrin myös pitkäjänteisyyttä Vaatii asiantuntijoilta myös uudenlaista osaamista

15 Kiitos!