eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista

Transkriptio

1 eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista

2 Sisältö: 9.00 Tilaisuuden avaus 9.05 Kansallisarkiston osuus Tauko JHS-osuus Tilaisuus päättyy

3 Yleistä eams:n laatimisesta Raili Oittinen Mikko Eräkaski

4 Sisältö: eams-työn lähtökohdat Organisointi ja eteneminen Laadintavälineet Miksi eamsia tehdään? Sähke2-vaatimukset eams:lle Tulevaisuuden tavoitteita Oikeushallinnon aineistopankkihankkeen esittely

5 Tiedonohjauksen ja eams:n nykytila ja tavoitetila Nykytila: pohja tavoitetilan suunnittelulle Voimassaoleva AMS? Kehitteillä oleva eams? Tiedonohjaus on toteutettu (tai ei ole vielä toteutettu) paikallisesti johonkin järjestelmään Hyödyt, riskit Tavoitetila Määrittää linjauksia, toiminnallisia periaatteita ja tavoitteita Pohjana varsinaisille toteutussuunnitelmille eams-kuvattu käsittelyvaiheineen ja metatietoineen Keskitetty tiedonohjaus toteutettu Arkistolaitos

6 Milloin tiedonohjaukseen ja eams:iin Uusi tietojärjestelmä tai uusi versio Organisaatiomuutos Yhteistyö muiden organisaatioiden kanssa Prosessien kehittäminen Miten edetään: tehtäväalueittain vai kaikki kerralla? Onko tavoite sähköinen säilyttäminen? Toimintatapa: projekti vai jokin muu?

7 eams-työn lähtökohtia Ei kannata tavoitella täydellisyyttä eams ei ole koskaan täysin valmis Voidaan laatia ja ottaa käyttöön osissa Työn jakaminen mielekkäisiin osiin: kokemusten hyödyntäminen ja toimivuuden seuranta Esim. koko organisaation kattavan eamsin laatiminen selkeissä osissa Selkeä päämäärä, miksi eams-työtä tehdään? Metatietojen määrittely? Prosessityö? Koska arkistolaitos vaatii?

8 eams:n laadinta Sovitaan eams:n käyttötarkoituksesta ja laajuudesta Varmistetaan johdon sitoutuminen Varmistetaan riittävät resurssit (henkilöstö, talous, tekniikka) Varmistetaan avainhenkilöiden osaaminen ja asiantuntemus ja substanssiasiantuntemuksen käyttö Oleellista sitoa eamsin laatiminen osaksi muuta kehittämistä Käsitteiden selventäminen Aikaisemman hyödyntäminen

9 Riskit Päätöksenteon hitaus (projektin kannalta tärkeät päätökset viivästyvät) Projektin aliresursointi (ei riittävästi henkilöstöä) Vastuiden puutteellinen ja/tai epäselvä määrittely Aikatauluongelmat (tietojärjestelmistä tai sovelluksista aiheutuvat viivästykset, aliresursoinnista johtuvat viivästykset). Muut äkilliset ongelmat (esim. avainhenkilöiden sairastuminen) Mahdolliset kerrannaisvaikutukset (myöhästymisestä aiheutuvat ongelmat muille projekteille ja työtehtäville) Tietojärjestelmähankintojen viivästyminen Tietojärjestelmätoimittajien kanssa tehtävien sopimusten tulkinnanvaraisuus Konsulttisopimusten tulkinnanvaraisuus

10 Toteuttamistavat eams:n laatimiseksi organisaatiot käyttävät eri työkaluja - prosessityön ohessa inventointilomakkeita - arkistolaitoksen eams-lomaketta - eri tietojärjestelmätoimittajien eams-työkalua Tärkeätä on kuitenkin valita työkalu, joka helpottaa mahdollisimman pitkälti eams-tietosisällön siirtoa tiedonohjausjärjestelmään = eams-järjestelmään Tärkeätä on käyttää menetelmiä, joilla tietosisältö saadaan parhaiten tuotettua substanssiasiantuntijoilta Arkistolaitos

11 eams:n käyttöönotto Tiedot eams-järjestelmään Osaamisen varmistaminen Ajan ja henkilöresurssien varaaminen Testaus Seulontapäätöksen ajantasaisuuden varmistaminen Käyttöönoton raportointi johdolle Tiedotus, viestintä ja koulutus kaikille

12 eams:in julkaiseminen Julkaisujärjestelmistä irrallinen AMS eams julkaistu asiakirjana intranetissa eams julkaistu tietokantana intranetissa t eams integroitu asianhallinnan taustalle tunnettuus eams ohjaa muidenkin tietojärj. tiedonhallintaa eams ohjaa integroituna tietojärjestelmien tiedonhallintaa Arkistolaitos

13 eamsin ylläpito ja kehittäminen Menetelmät jatkuvaan toimivuuden seurantaan Palautteen organisointi käyttäjiltä Menettelytavat eamsinpäivittämiseksi ja kehittämiseksi Vastuut Määrämuotoinen menettely syklit? Hyväksyttäminen Muutosten vieminen tuotantoon Kuvattu muutostenhallinnan prosessi Arkistolaitos

14 Tiedonohjauksen laadunhallinta Laadunhallinta on jatkuviin parannuksiin perustuvaa organisaation laadun ja toimintakyvyn kehittämistä. Lähteenä ovat yleensä erilainen toiminnasta saatu mittaritieto, havaitut laatupoikkeamat, asiakaspalaute sekä parannusehdotukset. Tiedonohjauksen laadunhallinnan eri osa-alueet: eamsinajantasaisuus eamsintoimivuus käyttäjän näkökulmasta Miten käyttäjät toimivat Tietojen etsittävyys ja löydettävyys Arkistolaitos

15 eams-koulutusta eams-työpaja viranomaisille (2 x ½ pv) ja Työpaja koostuu kahdesta puolen päivän mittaisesta lähiopetuksesta ja välitehtävistä. Työpajojen välillä osallistujat laativat organisaationsa yhdestä tehtävästä eams:n. Kokonaisuudessaan kurssi tarjoaa tietoa siitä, miten siirrytään perinteisestä AMSistasähköiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan (eams).

16 Mitä varten eams?

17 Eräs yleinen näkemys Sähköistä arkistointia varten organisaation eamsin tulee olla kuvattu Sähköistä arkistointia varten asiakirjatiedoilla tulee olla SÄHKE2-normin pakolliset metatiedot, joista osaa saadaan ohjatusti eamsista.

18 Mikä on eamsintarkoitus? Toimia asiakirjatietojen oletusmetatietoarvojen lähteenä Tuottaa määritellyt oletusmetatietoarvot tietojärjestelmässä jo asiakirjatiedon syntyvaiheessa. Ohjata tietojärjestelmässä asiakirjatiedon käsittelyä ja hallintaa. > eams-ohjausvoi toteutua tietojärjestelmässä eri tavoin riippuen tiedonohjauksen teknisestä toteutuksesta.

19 eams tiedonhallinnan työkaluna Kertoo organisaation toiminnasta, toiminnan rakenteesta eamskuvaa organisaation tietokokonaisuuden ja liittymän prosesseihin Kertoo tietojärjestelmät ja palvelut Kuvaa missä informaatio fyysisesti on Auttaa havainnollistamaan organisaation tietokokonaisuuksia Arkistolaitos

20 Entä se arkistointi?

21 Pitkäaikaissäilytys ja eams eamsinmetatiedot ovat keskeisiä asiakirjatiedoilla pitkäaikaissäilytyksen kannalta. eamstuottaa keskeiset asiakirjatiedon elinkaarta ohjaavat metatiedot Asiakirjatietojen todistusvoimaisuus ja luotettavuus varmistetaan tuottamalla metatiedot ohjatusti eamsistajo asiakirjatiedon syntyvaiheessa eams-ohjautuuvudellasaavutetaan myös metatietojen parempi laatu. Arkistolaitos

22 eamsja SÄHKE2-normin vaatimukset

23 SÄHKE2-vaatimukset Asiakirjojen metatiedoille Miten metatietoja tuotetaan asiakirjoille eamsista metatietojen tuottamisen periaatteet eams-metatiedotja niiden arvot Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot Tietojärjestelmälle Mitä ominaisuuksia oltava tietojärjestelmässä Asiakirjatietojen käsittelylle Luotettavuus ja todistusvoimaisuus

24 SÄHKE2-normin vaatimukset ja eams eamsinon noudatettava organisaation tehtäväluokitusta eamsiin on kuvattava tehtävien käsittelyvaiheet eamsin pakolliset metatiedot: Toimenpiteen tyyppi Asiakirjan tyyppi Henkilötietoluonne Säilytysaika (pituus, peruste) Julkisuusluokka (salassapitoaika, peruste) Suojaustaso Turvallisuusluokka

25 SÄHKE2-normin vaatimukset ja eams Tietojärjestelmän metatietoarvot määräytyvät eams:n metatietoarvoista automaattisesti Ainoastaan auktorisoidut henkilöt pääsevät luomaan, lisäämään, muuttamaan tai poistamaan eams:ansisältyviä tietoja. eams:ntuottamien metatietoarvojen tallentaminen ja muuttaminen on sidottu käyttöoikeuksiin. Käyttöönotettuun eams:antehtävistä muutoksista on tallennuttava tieto tapahtuma- ja muutoslokiin

26 Määräykset, suositukset Lainsäädäntö / määräykset: Julkisuusluokka Suojeluluokka Turvallisuusluokka Säilytysaika Suosituksia / ohjeita: Yhteinen tehtäväluokitus Asiakirjatyypit Yleiset käsittelyvaiheet Toimenpidetyypit Tarvittaessa: Toimenpidetyypin tarkenne Asiakirjatyypin tarkenne Käyttöoikeudet Tilatiedot

27 SÄHKE2, eamsja joitakin harhakäsityksiä SÄHKE2-normi määrää miten käsittelyprosessit tulee kuvata SÄHKE2:n lähtökohtana on, että käsittelyvaiheet ja toimenpiteet kuvataan tehtävän kannalta tarkoituksenmukaiselle tasolle SÄHKE2 määrää, että organisaatiolla on oltava keskitetty tiedonohjausjärjestelmä SÄHKE2 ei määrää tiedonohjauksen toteuttamistavasta, vaan suosittelee tiedonohjauksen tuottamista keskitetysti.

28 joitakin harhakäsityksiä Arkistolaitos katselmoi ja hyväksyy organisaation eamsinsähköisen säilyttämisen lupaa varten. Arkistolaitos ei katselmoi tai hyväksy eamseja sähköisen säilyttämisen lupaa varten, tai edes muutenkaan. > Arkistolaitos vahvistaa AMSiinsisältyvät pysyvästi säilytettävät asiakirjatiedot kun organisaatio toimittaa eamsinarkistolaitokselle seulontaesityksenä.

29 Tulevaisuuden tavoitteita eamsinosalta

30 Nykytila eamslaaditaan varsin itsenäisesti organisaatioissa Paljon päällekkäistä työtä samoja prosesseja kuvataan uudestaan eri organisaatioissa Käytetyt arvojoukot vaihtelevat, käytetyt termit eivät tarkoita samaa eams-kuvaukset ovat rakenteeltaan varsin kirjavia Miten hyvin nykyiset eamsit edistävät yhteentoimivuutta? Vanhanaikaisia työkaluja edelleen käytössä (mm. arkistolaitoksen excel). eamsinlaatimisen työvaltaisuus

31 Tavoitteita eamsintietosisältö on määritelty ja kaikilla yhdenmukainen Eri puolilla tehdään eamsityhtenäisten periaatteiden mukaan Yhdenmukaiset käsitteet ja niiden käyttö Valmiita eamsejavoidaan helposti hyödyntää Päällekkäisen työn välttäminen Edistetään yhteisten työkalujen käyttöönottoa.

32 Tavoitetila 1. eamsintietosisältö on määritelty ja yhdenmukainen, mikä tukee yhteentoimivuuden saavuttamista. 2. Julkishallinnon yhteisiä eams-kuvauksia 3. Yhteinen työkalu julkishallinnolle eamsien laatimiseksi 4. Yhteinen, keskitetty, eams-järjestelmä julkishallinnolle

33 Yhteinen eams-järjestelmä Yhteisiä eamseja eams eams eams XML Operatiiviset tietojärjestelmät SIP SIP SIP VAPA

34 KIITOS! Lisätietoja: