Johdanto. Selvityksen rajaukset. Selvityksen terminologia

Transkriptio

1 Johdanto Valtiovarainministeriö nimitti opetus- ja kulttuuriministeriön tukemana työryhmän syksyllä 2015 selvittämään sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuutta (jatkossa SAPA). Selvityksessä otettiin huomioon hallitusohjelman tavoitteet, yhteentoimivuuden edistäminen julkisessa hallinnossa sekä palvelujen koko elinkaaren digitalisoituminen, tietojen saatavuus, käyttäjien tarpeet sekä kustannustehokkuus. Työryhmätyön aikana nousi kuitenkin esiin tarve saada kokonaiskuva sähköisen arkistoinnin nykytilasta. Ministeriö asetti tätä tehtävää toteuttamaan projektin, jonka toimeksiantona on julkisen hallinnon sähköisen arkistoinnin nykytilaa, tarpeita sekä tulee kehitystä koskevan selvityksen laatiminen. Selvityksen tietoja käytetään sähköisen arkistoinnin tulevan kehityksen linjaamiseen, toimenpiteiden suunnitteluun sekä aikatauluttamiseen. Selvitys tehdään sekä valtionhallinnon että kuntakentän (kunnat, kuntayhtymät). Tiivistettynä tutkimuskysymys on: mikä on sähköisten viranomaisaineistojen säilytyksen ja arkistoinnin nykytila sisältäen aineistot ja niiden käyttäjät, palvelut, prosessit, tietojärjestelmät ja miten se tulee kehittymään seuraavien 5-10 vuoden aikana huomioiden sekä määräajan, että pysyvästi säilytettävät aineistot? Selvityksen rajaukset Selvityksen validiteetin ja reliabiliteetin vuoksi vastaajien on tärkeää huomioida sen seuraavat keskeiset rajaukset. Pyydämme ottamaan nämä huomioon kaikissa vastauksissanne, ellei kysymyksessä nimenomaisesti toisin ohjeisteta: Selvityksen kohteena ovat yksinomaan aineistot (niiden muodosta tai laadusta riippumatta), jotka ovatsyntyneet osana julkisen hallintotehtävän hoitamista. Julkisella hallintotehtävällä tarkoitetaan julkishallinnon organisaatioon kuuluvan viranomaisen tai virkamiehen virkavastuulla suorittamaa toimenpidettä tai tekemää päätöstä sekä luovutetun toimivallan käyttöä yksityisen toimesta. Kaikki tutkimusaineistot (esim. ilmastotilastot tai kaupalliset paikkatietoaineistot) rajataan pois. Selvityksessä ei huomioida mitään sellaista sosiaali- ja terveyspalveluiden tietoja, jotka siirtyvät KanTa - arkistoon tai joiden säilyttämisestä on säädetty laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007). Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden osalta huomioidaan kuitenkin näiden organisaatioiden tuottamat hallinnolliset aineistot. Muiden kunnallisten toimijoiden kuin kuntien ja kuntayhtymien aineistoja ei huomioida, vaikka nämä olisivatkin syntyneet osana viranomaistehtävän hoitamista. Selvityksessä valtionhallintoon luetaan myös Eduskunta ja sen alaiset laitokset sekäyliopistot ja korkeakoulut. Selvityksessä kunnista ja kuntayhtymistä huomioidaan vain Manner-Suomessa sijaitsevat (so. ei Ahvenanmaata). Välillistä julkishallintoa ei huomioida. Selvityksen terminologia Selvityksessä keskitytään kohdeorganisaatioiden sähköisesti säilyttämiin asiakirjallisiin aineistoihin (mukaan lukien niiden metatiedot) edellä mainittujen rajausten mukaisesti. Kunkin kysymyksen kohdalla on pyritty selittämään siinä käytetty terminologia joko suoraan tai viittaamalla muualta verkosta löytyvään materiaaliin (suorat linkit). Tässä selvityksessä sähköisellä säilyttämisellä tarkoitetaan sähköisessä muodossa olevan, aineiston aktiivivaiheen ohittaneet määräajan tai pysyvästi säilytettävän aineiston säilytystapahtumaa. Yleiskielessä tälle synonyyminä usein

2 toimii sähköinen arkistointi. Asiakirjalliseen aineistoon voivat sisältyä myös kuvat, audiovisuaaliset materiaalit, kartat, rekisterit ja tietokannat. Kyselyyn vastaaminen Toivomme organisaatiostanne vastausta viimeistään Vastauslomakkeeseen on hyvä tutustua jo ennen vastaamisen aloittamista. Tarvittaessa voitte kierrättää lomaketta organisaatiossanne ja kerätä vastaukset tarvittaviin kohtaan ennen vastaamisen aloittamista verkkolomakkeelle. Voit keskeyttää vastaamisen jokaisen sivun jälkeen painamalla "Keskeytä". Toimi tämän jälkeen ohjeiden mukaan, niin voit palata kyselyn vastaamiseen myöhemmin. Moneen kyselyn kohtaan vaaditaan numeerista vastausta. Jos tiedossasi ei ole tarkkaa lukua, täytä kenttää paras arviosi. Numerovastausta vaativiin kenttiin ei voi vastata esimerkiksi vaihteluväleillä. Keskenjääneitä vastauksia ei tallenneta eli muistathan lähettää vastauksenne lomakkeen lopussa. Yhteistyöterveisin Anna-Maija Karjalainen ICT-johtaja, ylijohtaja Jari Kallela Neuvotteleva virkamies A. Taustatiedot 1.1 Kohdeorganisaation nimi (kohdeorganisaatiolla tarkoitetaan virastoa, laitosta, kuntaa, kuntayhtymää tms.) * 1.2. Organisaatiotyyppi nmlkj Kunta nmlkj Kuntayhtymä nmlkj Valtion virasto tai laitos nmlkj Oppilaitos nmlkj Muu, mikä? 2. Yhteyshenkilö lisätietoja varten *

3 Yhteyshenkilöön ollaan yhteydessä vain mikäli vastauksia on selvityksen validiteetin johdosta tarve täsmentää. Nimi Asema Sähköposti Puhelinnumero 3. Kohdeorganisaation henkilöstön lukumäärä (pl. pois lukien sosiaali- ja terveyspalveluita tuottava henkilöstö) nmlkj Alle nmlkj nmlkj nmlkj Yli B. Sähköisen säilyttämisen nykytila 4. Kuinka paljon kaikkineen säilytätte materiaalia sähköisesti arkistoituna (sekä aineistoja, jotka ovat syntyneet osana julkisen tehtävän hoitamista, että muita arkistoituja aineistoja (pl. tutkimusaineisto))? () 5. Kuinka paljon kaikkineen säilytätte materiaalia sähköisesti operatiivisissa järjestelmissä ()? 5.1 Mistä vuodesta alkaen organisaatiollanne on sähköisessä muodossa olevaa aineistoa, jonka arkistolaitos on aikanaan määrännyt säilytettäväksi pysyvästi joko osaksi tai kokonaan paperitulosteina tai mikrofilmitulosteina? Vuodesta KYSYMYKSET 6-8 EIVÄT KOSKE VALTIONHALLIINTOA Sähköisen säilyttämisen nykytilaa koskevat tiedot on valtionhallinnon organisaatioiden osalta kerätty Tietoja valtion tietohallinnosta kyselystä. Seuraavat kysymykset koskevat yksinomaan aineistoja, jotka ovat syntyneet osana julkisen hallintotehtävän hoitamista. 6. Kuinka paljon organisaatiossanne on sähköisesti säilytettävää tietoa? ( = gigatavua) 7. Kuinka paljon sähköisesti säilytettävän tiedon määrä kasvaa vuodessa? () 8. Kuinka suuri osa sähköisesti säilytettävästä aineistosta on säilytettävä pysyvästi tai pitkäaikaisesti

4 (> 25 vuotta)? () Sähköinen pitkäaikaissäilytys tarkoittaa digitaalisen informaation luotettavaa säilyttämistä useiden kymmenien tai jopa satojen vuosien ajan. Linkki: Kuvailkaa tarvittaessa edellisessä kohdassa tarkoittamianne aineistoja 9.1 Onko sähköisesti pitkäaikaisesti säilyttämänne aineisto Kansallisarkiston suosittamassa formaatissa? Suositeltavia pitkäaikaissäilytyksen formaatteja ovat PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, TIFF (rev 5 ja rev6). Rekisteri- tai tietokantamuotoiselle tiedolle suositeltava on XML-rakenne. nmlkj Kyllä, kaikki nmlkj kyllä, osin nmlkj Ei Kuvailkaa tarvittaessa aineistoformaatteja (avovastaus) 9.2 Missä laajuudessa kohdeorganisaation tietojärjestelmät tukevat ja toteuttavat SÄHKE2 -normin mukaisia, kohdeorganisaation omassa tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS) määriteltyjä metatietoja SEKÄ niiden mukaista tiedon ohjausta? Arkistolaitoksen SÄHKE2-normi ohjaa julkishallinnon asiakirjahallintaa sähköisessä toimintaympäristössä. Normi tarjoaa reunaehdot asiakirjallisten tietojen käsittelyprosessien sähköistämiselle, hyvälle tiedonhallintatavalle ja tiedon luotettavalle sähköiselle säilyttämiselle. Linkki: nmlkj Täysin nmlkj Osittain nmlkj Ei ollenkaan nmlkj EOS Kuvailkaa metatietoihin perustuvaa tiedonohjausta organisaatiossanne 10. Kuinka paljon organisaatiossanne on muuten kuin sähköisesti säilytettävää arkistoaineistoa (hyllymetriä)? Muuksi kuin sähköisesti säilytettäväksi arkistoaineistoksi lasketaan myös mm. mikrofilmit ja - kortit.

5 hyllymetriä 11. Kuinka paljon tämä arkistointiaineisto kasvaa keskimäärin vuodessa (hyllymetriä)? hyllymetriä 12.1 Teettekö pysyvästi säilytettävien paperiasiakirjojen digitointia? Digitoinnilla tarkoitetaan tässä paperiasiakirjojen korvaamista digitaalisen jäljentein. Linkki: nmlkj Kyllä nmlkj Ei 12.2 Kuvailkaa tarvittaessa digitointitoimintaanne (avovastaus) 13. Onko kohdeorganisaatiolla käytössä jokin järjestelmä, jossa hallitaan keskitetysti sähköisesti TAI paperisena tms. säilytettävän aineiston metatietoja? Keskeiset tässä tarkoitetut metatiedot ovat asiakirjaan liittyvät tehtäväluokka, asiakirjatyyppi ja toimenpide. Esim. asianhallintajärjestelmissä, diaareissa tms. on yleisesti käytössä vastaava mallinnus siten, että asiakirjallisen tiedon käsittelystä käytetään termiä asia. Lisätietoja ks. esim. JHS 143 ja 156 [Linkki: ja nmlkj Kyllä nmlkj Ei C. Aineistotyypit 16. Kuinka suuri osa sähköisesti säilytettävästä aineistosta on SÄHKE2 -normin mukaista ()? Arkistolaitoksen SÄHKE2-normi ohjaa julkishallinnon asiakirjahallintaa sähköisessä toimintaympäristössä. Normi tarjoaa reunaehdot asiakirjallisten tietojen käsittelyprosessien sähköistämiselle, hyvälle tiedonhallintatavalle ja tiedon luotettavalle sähköiselle säilyttämiselle. Linkki: Kuinka suuri osa sähköisesti säilytettävästä aineistosta on rakenteista ()? Tyypillinen rakenteisuuden muoto on XML. Esimerkiksi SÄHKE2 -normi lausuu aineiston rakenteesta.

6 19.1 Kuinka suuri osa sähköisesti säilytettävästä aineistosta on ylipäänsä käyttö- tai näyttörajoitettua, turvaluokiteltua tietoa (valtionhallinnon organisaatiot) tai muuta salassa pidettävää tietoa? Käyttörajoituksen syynä voi esim. olla se, että asiakirja sisältää salassa pidettäviä tietoja. Salassapito perustuu aina lainsäädäntöön. Salassa pidettävien asiakirjojen käyttö edellyttää käyttötarkoituksen selvittämistä. Käyttörajoitus on aina määräaikainen ja se päättyy salassapitoajan päätyttyä. nmlkj Noin 1-5 % nmlkj 5-10 % nmlkj % nmlkj Yli 20 % TÄMÄ KYSYMYS KOSKEE VAIN VALTIONHALLINTOA 20. Kuinka suuri osa sähköisesti säilytettävästä aineistosta on suojaustasolla III? () Suojaustasoista ks. valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010). Linkki: nmlkj Noin 1-5 % nmlkj 5-10 % nmlkj % nmlkj Yli 20 % D. Asiakirjahallinto 21. Kohdeorganisaation asiakirjahallinnon työmäärä (htv) Asiakirjahallinnossa (sis. arkiston) Josta arkistossa Josta tietopalveluissa 22. Vuonna 2013 kohdeorganisaation tietopalvelujen 22.1 Asiakasmäärä (asiakasta/vuosi), kaikki asiakkaat 22.2 Tietopalvelupyyntöjen määrä (kpl/ vuosi), kaikki tietopalvelupyynnöt 23. Vuonna 2015 kohdeorganisaation tietopalvelujen 23.1 Asiakasmäärä (asiakasta/vuosi), kaikki asiakkaat 23.2 Tietopalvelupyyntöjen määrä (kpl/ vuosi), kaikki tietopalvelupyynnöt 24. Kohdeorganisaation oletus tietopalvelujen asiakasmäärän tulevasta muutoksesta vuosina nmlkj Kasvaa erittäin paljon nmlkj Kasvaa jonkin verran

7 nmlkj Ei muutosta nmlkj Vähenee jonkin verran nmlkj Vähenee erittäin paljon 25.1 Valitse kaksi (2) eniten kohdeorganisaatiosta kysyttyä aineistotyyppiä? gfedc Asiakirja-aineisto yleensä gfedc Kuvat gfedc Audiovisuaalinen aineisto gfedc Kartat gfedc Muu (mikä) gfedc En osaa sanoa Jos vastasit kohtaan, muu, mikä, täytä tähän vielä aineistotyyppi, jota tarkoitit 26. Mitä sähköisiä tietopalveluja kohdeorganisaatio tarjoaa? Tietopalvelut koskevat yksinomaan asiakirjatoimen tarjoamia tietopalveluita Mikäli tarjoatte verkossa itsepalveluita, veloitatteko niiden käytöstä? nmlkj Kyllä nmlkj Ei 27.3 Kuvailkaa tarjoamianne itsepalveluita ja hinnastojanne (avovastaus) 28. Kohdeorganisaation arkisto-/tietopalvelun kehitystarpeet 28.1 Välittömästi (vuoden sisällä) 28.2 Viiden-kymmenen (5-10) vuoden sisällä

8 E. SAPA -palvelu SAPA -palvelun [linkki: lähtökohtana on mahdollistaa viranomaisaineistojen sähköisen säilyttämisen ja asianhallinnan kehittäminen yhtenä kokonaisuutena. Tulevassa palvelussa hyödynnetään arkistolaitoksen jo päättyneen VAPA-palvelun sekä opetus- ja kulttuuriministeriön PAS-palvelun [linkki: kehittämisessä saatuja kokemuksia sekä olemassa olevia kotimaisia ja kansainvälisiä malleja. 29. Onko organisaatiosi kiinnostunut siirtämään aineistoja SAPAan? nmlkj Erittäin kiinnostunut nmlkj Kiinnostunut nmlkj Neutraali nmlkj Ei kiinnostunut nmlkj Ei ollenkaan kiinnostunut 29.1 Onko organisaatiosi kiinnostunut siirtämään aineistoja SAPAan.. nmlkj Määräajan säilytettävät nmlkj Pitkään ja pysyvästi säilytettävät nmlkj Molemmat nmlkj Ei kumpaakaan 30.1 Kohdeorganisaation valmius SAPA:n käyttöön nmlkj Erittäin hyvä nmlkj Hyvä nmlkj Ei hyvä eikä huono nmlkj Huono nmlkj Erittäin huono 30.2 Mitä toimenpiteitä valmius edellyttää kohdeorganisaation osalta? 32. Kohdeorganisaation SAPA:an siirrettävä aineisto

9 32.1 Heti ja arvioitu keskimääräinen kertymä vuosittain (): Heti Myöhemmin 32.2 Asiakirja-aineisto yleensä (): Kuvat Audiovisuaalinen aineisto Kartat Muu / mikä Jos vastasit edellisessä kohdassa kohtaa muu, mikä, niin mitä aineistotyyppiä tarkoitit? 32.3 Käyttö- tai näyttörajoitettua, turvaluokiteltua tietoa (valtionhallinto) tai muuta salassa pidettävää tietoa () 32.4 SÄHKE2 -normin mukaista tietoa 34. Sähköisesti SAPA:ssa säilytettävän aineiston omistajuus ja tietopalvelun järjestäminen. Valitse kaikki kohdeorganisaatiolle sopivat vaihtoehdot: gfedc Aineisto SAPA -palveluun, omistajuus säilyy tiedon tuottajalla. Tiedon tuottaja hakee tarvittaessa aineiston SAPasta ja välittää eteenpäin. SAPA:ssa ei ole hakutoimintoa ulkopuoliselle. gfedc SAPAan kuuluu myös tietopalvelu, aineiston omistajuus tuottajalla. SAPA tarjoaa asiakasliittymän tiedonhakijalle. gfedc Aineiston omistajuus siirtyy SAPA -palvelun omistajalle. SAPA järjestää hakutoiminnallisuudet. gfedc Muu, mikä? Mahdollinen perustelu edelliseen kohtaan 35. Kohdeorganisaation kolme tärkeintä syytä mahdolliseen SAPAan liittymiseen

10 gfedc Sisäisten kustannusten hillitseminen gfedc Ulkoisten kustannusten hillitseminen gfedc Omien tietojärjestelmien kehittäminen gfedc SAPA nopea käyttöönotto gfedc SAPA:n tarjoamat tietopalvelut gfedc Oman aineiston jatkuvan hyödyntämisen helppous gfedc Muu / mikä? gfedc En osaa sanoa Kommentteja SAPAn käyttöönottoon liittyen omassa organisaatiossa F. Muuta 36. Palaute kyselystä (avovastaus) Kiitos vastauksestasi, paina vielä lähetä! Lähettämisen jälkeen näest vielä yhteenvedon vastauksistasi ja voit halutessasi tulostaa vastaukset. Myös vastausten muokkaaminen on mahdollista sivun lopusta löytyvällä linkillä. Keskeytä (Sivu 0 / 11)