Uuden Oulun valmistelun ja toteuttamisen arviointi

Uuden Oulun valmistelun ja toteuttamisen arviointi Kolmas arviointivaihe 12.6.2012, Jarmo Asikainen Mikko Kenni Oy Audiapro Ab

Työpajan ohjelma 10.30 Kolmannen vaiheen arviointi - keskeisten johtopäätösten läpikäyminen, Oy Audiapro Ab 11.15 Keskustelua 11.30 Pienryhmäpohdintaa 12.00 Pohdinnan purku 12.40 Keskustelua neljännestä arviointivaiheesta 12.50 Työpajan lopetus

Kolmannen vaiheen (1.1.-30.6.2012) arviointi Kolmannen vaiheen arvioinnin taustalla edellisten arviointien johtopäätökset ja keskeisistä haasteet Erityinen mielenkiinto oli palveluiden siirtymisessä Oulun alustalle vuoden vaihteessa Menetelmät Haastatteluja arviointia varten kaikkiaan 5 kappaletta, joihin osallistui henkilöä Dokumenttianalyysi MuutosPuntari-kysely (n=69,noin puolet luottamushenkilöitä) Aineistoja analysoitu ja arvioitu suhteessa kuntien yhdistymiselle asetettuihin strategisiin tavoitteisiin ja toimintaympäristön tilannetekijöihin.

Kolmannen vaiheen keskeisiä havaintoja Ylläpidettävät Avoimuus, luottamus ja vuorovaikutus. Yhteisen vision jakaminen Vaiheittainen siirtyminen onnistunut Siku:n valmistelu Tavoitteiden mukainen eteneminen onnistunut Kuntien välinen luottamus hyvällä tasolla Ongelmanratkaisukyky kehittynyt Jännitteiden käsittelyyn areenoita Talousarvion valmisteluprosessi Johtajuus ja jalkautuminen Kehitettävät Tyytyväisyys valmisteluprosessiin laskenut Siirtymisessä suuret erot (hlstö, tukipalv, sos.) Tavoitteiden toteutumisessa näkemykset eriytyneet (Oulu vs. muut) Talouden uhkakuvat ja seurausriskit Poliittisen järjestelmän vaihdos Uudeksi Ouluksi Jääminen entisiin toimintatapoihin ja kulttuureihin Muutospotentiaalin kunnianhimoinen hyödyntäminen Lähiesimiestyön merkitys ja sen tukeminen

Valmistelua edistäneet tekijät Ilmapiiri ja päätöksenteko. Valmistelun hengen ja luottamuksen johtavien viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden välillä nähdään edelleen pysyneen hyvällä tasolla. Sitoutumisella yhdessä asetettuihin tavoitteisiin on pystytty viemään prosessia eteenpäin Yhteinen visio tiedostetaan, ja prosessia viedään sitä kohti Uuden Oulun yhdistymisen valmistelu on arvioinnin mukaan edennyt pääpiirteisesti strategisten tavoitteiden mukaisesti.muutospuntari-kyselyssä toimielintyöskentelyä 67 % vastaajista luonnehti yhdistymissopimukseen perustuvaksi ja 64 % yhteistyötä rakentavaksi. Toteutusprosessin myönteisiä piirteitä ovat edelleen olleet avoimuus ja valmistelun vuorovaikutus. Selkeä halu ratkaista ongelmia tavalla, joka luo konsensusta ja säilyttää hyvän ilmapiirin. Kuitenkin edelleen on vaaransa siinä, että vaikeita ja kiistanalaisten asioiden ratkaisemista siirretään eteenpäin ja osin tyydytään kompromisseihin. Johtajuus säilynyt. Selkeästi tiedostettu uuden kaupungin rakentamiseen liittyviä riskejä ja pyritty huomiomaan niitä toteutusprosessissa.

Mielipiteet Uuden Oulun valmistelun etenemisestä yhdistymissopimuksen tavoitteiden toteuttamiseksi 2012. (Toukokuu 2012, N=67-69) Elinvoiman ja toimintakyvyn vahvistaminen 42 41 17 Kuntalaisten osallistuminen ja vaikuttaminen 30 35 35 Johtamisjärjestelmän rakentaminen 34 37 Vahvan verkosto-oulun rakentaminen 28 47 25 Palvelujen järjestäminen ja kehittäminen 45 Konsernin rakentaminen ja omistajaohjaus 25 44 31 Henkilöstöpolitiikka ja henkilöstön sijoittaminen 19 52 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % % vastanneista hyvin ei hyvin, ei huonosti huonosti

Vaiheittainen siirtyminen Vaiheittainen siirtyminen Oulun alustalle on onnistunut jopa yli odotusten. (eroja kuitenkin pääprosessien välillä, esim. vaativuus) Leimallinen piirre oli tietynlainen tyytyväisyys vaiheittaisen siirtymisen onnistumiseen ja odotettua suurta kaaosta ei tapahtunut. Kuitenkin tietyt kokonaisuudet - tukipalveluiden organisointi ja johtamisjärjestelmän eteenpäinvienti - ovat selvästi myöhässä alkuperäisestä suunnitelmasta. Ed.mainitut haasteellisia aina kuntafuusioissa, koska usein eniten henkilöstöön vaikuttavia muutoksia, minkä lisäksi niin johtamisjärjestelmä kuin tukipalvelut vaikuttavat muun muassa koko yhdistymisprosessin käytäntöjen sujuvuuteen.

Arviot eri palveluiden vaiheittaisen siirtymisen toteutumista yhdistyvistä kunnista Oulun alustalle 2012. (ilman eos-vastauksia, N=41-66) Elinkeinopalvelut (Business Oulu) Maa ja mittaus Yleiskaavoitus Liikuntapalvelut Ympäristötoimi Työterveys Rakennusvalvonta Nuorisopalvelut Katu- ja viherpalvelut Tilapalvelut Asemakaavoitus Vesihuolto Kaupunkikulttuuri, kulttuuripalvelut Terveydenhuolto Konsernihallinto Sosiaalitoimi Henkilöstö- ja taloushallinto Hallinnontukipalvelut 20 30 37 36 67 63 61 60 60 58 57 57 55 55 54 53 52 80 52 44 37 41 22 28 28 31 33 31 27 31 34 37 32 13 7 7 9 11 9 11 9 12 16 14 11 10 15 22 27 28 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % % vastanneista hyvin ei hyvin, ei huonosti huonosti

Arviot eri palveluiden vaiheittaisen siirtymisen valmistelua yhdistyvistä kunnista Oulun alustalle 2012. (ml&pl eos-vastaukset, N (ml eos)=69 & N (pl eos)=51-57) Varhaiskasvatuspalvelut, päivähoitopalvelut 54 25 4 17 Lukio- ja muut sivistyspalvelut 45 3 Perusopetuspalvelut 45 28 4 23 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % % vastanneista hyvin ei hyvin, ei huonosti huonosti eos Varhaiskasvatuspalvelut, päivähoitopalvelut 65 30 5 Lukio- ja muut sivistyspalvelut 61 35 4 Perusopetuspalvelut 58 36 6 1 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % % vastanneista hyvin ei hyvin, ei huonosti huonosti #VIITTAUS!

Jännitteitä aikaansaavia tekijöitä Yhdistymissopimuksen tavoitteet on paikoitellen hämärtyneet esimerkiksi kuntatalouden (mm. veroprosentti) ja päätösten kustannusvaikutuksiin liittyvissä kysymyksissä (mm. rekrytointi). Sopimustulkinnat kiteytyvät yhdistymishallituksen ja Oulun lautakuntien välillä. Tärkeää olisikin hyvissä ajoin antaa tilaa ja foorumeja avoimelle keskustelulle, mitä talouden tiukkeneminen merkitsee toteutukselle. Aineistosta on havaittavissa, että Uuden Oulun yhdistymisessä ollaan yhä voimakkaammin siirtymässä suunnittelusta konkreettiseen toteutukseen. Tämä myös merkitsee sitä, että Uuden Oulun rakentaminen koskettaa yhä useampaan henkilöä. Melko määrätietoista työtä henkilöstön liittyviin kysymysten ratkaisemiseksi kuten palkkojen määrittelyssä ja henkilöstön sijoittamisessa. Silti nimenomaisesti henkilöstöä koskeviin asioiden etenemiseen kohdistuu merkittävää kritiikkiä. Esimerkiksi palkkojen harmonisointi näyttää melko haasteelliselta

Luonnehdinnat Uuden Oulun valmistelusta ja toimielintyöskentelystä toukokuussa 2012. 1(2) Yhdistymissopimukseen perustuvaa Yhteistyötä rakentavaa Tavoitteisiin vahvasti sitoutunutta Konsensushenkistä Uuden Oulun etua ajavaa Keskustelua sallivaa Poliittisia ryhmiä kokoavaa Tosiasioihin pohjautuvaa Luottamusta vahvistavaa Avointa Toimeenpanoa vauhdittavaa Uutta luovaa Tehokasta Luottamushenkilölähtöistä Kuntalais- ja asiakaslähtöistä 21 36 34 50 50 48 46 54 54 67 64 62 62 27 25 46 35 28 20 32 35 30 24 17 22 44 41 44 53 15 20 25 19 12 16 16 9 6 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % % vastanneista samaa mieltä 3 eri mieltä

Luonnehdinnat Uuden Oulun valmistelusta ja toimielintyöskentelystä toukokuussa 2012. 2 (2) Organisaatiolähtöistä Viranhaltijalähtöistä Aikaisempiin käytäntöihin perustuvaa Toimeenpanoa hidastavaa Vanhoja rakenteita puolustavaa Salailevaa Tehotonta Luottamusta heikentävää Jännitteitä lisäävää Ristiriitaista Keskustelua tukahduttavaa Mielikuviin perustuvaa Tavoitteisiin heikosti sitoutunutta Irrallista yksittäispäätöksentekoa Poliittisia ryhmiä hajottavaa 6 25 20 19 16 16 15 12 9 53 44 41 17 22 30 35 24 44 20 32 28 35 46 25 27 64 62 62 67 54 48 54 50 50 46 34 36 21 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % % vastanneista samaa mieltä 3 eri mieltä

Potentiaaliset riskit Henkilöstön sijoittaminen ja sitouttaminen Uuden toimintamallin ja johtamisjärjestelmän implementointi Prosessimaisen ja poikkihallinnollisen toiminnan onnistuminen johdon vallan ja vastuun jako (johtosäännöt) Tukipalvelut, konserni ja pääprosessit toimiva työnjako ja yhteistyö Taloudellisen tilanteen tiukentuminen ja sen vaatimat ratkaisut Vanhoihin toimintatapoihin ja käytäntöihin jämähtäminen Kunnallisvaalien lähestyminen ja mahdolliset ristiriidat Siirtymä uuden valmistelusta ylläpitoon vakiinnuttaminen ja ratkaisemattomat asiat Luottamushenkilöorganisaation vaihtuminen Uuteen Ouluun

Suunnitelman ja aikataulun mukainen eteneminen Iso aikataulu on pitänyt, vaikka tietyt kokonaisuudet selvästi myöhässä Keskeisinä syinä nähtiin luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden vahva sitoutuminen prosessiin ja tiivis yhteistyö. Tarvittavat ratkaisut ja päätökset on saatu tehtyä, jossa keskeisenä nähtiin keskinäisen luottamuksen ja avoimuuden säilyminen hyvällä tasolla.

Arviot Uuden Oulun valmisteluaikataulusta yhdistymissopimuksen tavoitteiden toteutumiseksi joulukuussa 2011 ja toukokuussa 2012. (%-jakaumat, N=68-71) Selvästi myöhässä 4 8 Hieman myöhässä Ajallaan 38 39 44 46 Hieman etuajassa 3 6 Selvästi etuajassa En osaa sanoa 2 1 2 7 0 10 20 30 40 50 60 % vastanneista 2012 2011

Mielipiteet Uuden Oulun valmistelun etenemisestä yhdistymissopimuksen tavoitteiden toteuttamiseksi joulukuussa 2011 ja toukokuussa 2012. (Niiden %-osuudet, joiden mielestä edennyt melko tai erittäin hyvin) Elinvoiman ja toimintakyvyn vahvistaminen 42 55 Kuntalaisten osallistuminen ja vaikuttaminen Johtamisjärjestelmän rakentaminen Vahvan verkosto-oulun rakentaminen 32 30 33 28 38 Palvelujen järjestäminen ja kehittäminen 46 Konsernin rakentaminen ja omistajaohjaus 25 38 Henkilöstöpolitiikka ja henkilöstön sijoittaminen 19 28 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % vastanneista arvioi edenneen melko tai erittäin hyvin 2012 2011

Mielipiteet Uuden Oulun valmistelun etenemisestä yhdistymissopimuksen tavoitteiden toteuttamiseksi 2011-2012. Tarkastelu Oulun vs muiden kuntien edustajat. Elinvoiman ja toimintakyvyn vahvistaminen Vahvan verkosto-oulun rakentaminen OULU (N=35) MUUT KUNNAT (N=34) 2011 2012 2011 2012 Huonosti 12 17 12 18 Ei hyvin, ei huonosti 30 34 33 47 Hyvin 58 49 55 35 Huonosti 12 17 24 33 Ei hyvin, ei huonosti 49 49 46 46 Hyvin 39 34 30 21 Palvelujen järjestäminen ja kehittäminen Huonosti 18 23 30 35 Ei hyvin, ei huonosti 24 51 36 38 Hyvin 58 33 27 Henkilöstöpolitiikka ja henkilöstön sijoittaminen Kuntalaisten osallistuminen ja vaikuttaminen Huonosti 24 46 55 59 Ei hyvin, ei huonosti 39 34 27 23 Hyvin 36 20 18 18 Huonosti 21 27 41 Ei hyvin, ei huonosti 49 46 39 24 Hyvin 30 33 35 Johtamisjärjestelmän rakentaminen Huonosti 30 34 49 39 Ei hyvin, ei huonosti 27 31 18 36 Hyvin 42 34 33 24 Konsernin rakentaminen ja omistajaohjaus Huonosti 12 32 19 30 Ei hyvin, ei huonosti 46 41 48 46 Hyvin 42 27 32 24

Arviot Uuden Oulun tähänastisesta suunnittelu- ja valmisteluprosessista 12/2011 ja 5/2012. 2011 2012 Tyytyväiset 52% 42% Tyytymättömät 20% 20% Puntarikysely joulukuu 2011: 40 35 30 25 20 15 10 5 0 1 19 erittäin tyytymätön melko tyytymätön 2012 38 ei tyytyväinen, ei tyytymätön 35 melko tyytyväinen erittäin tyytyväinen 7 Erittäin tyytyväinen 6 % Tyytyväine n 46 % Erittäin tyytymätön 3 % Tyytymätö n 17 % Ei tyytymätön eikä tyytyväine n 28 %

Sanottua Näitä kyselyjä on ollut ennenkin. Turha näihin on kuitenkin enää vastata, koska minkäänlaista analyysia tuloksista ei missään vaiheessa ole henkilöstölle esitetty. Tämäkin kertoo osaltaan keskustelun tyrehdyttämisestä. Suunnattomaan työmäärään nähden hyvä prosessi. Jos toisen kerran tekisi, osaisi joitakin asioita tehdä toisin tai toisessa järjestyksessä, mutta kokonaisuutena hyvä prosessi Meillä on nyt tuhannen taalan paikka, kunhan kykenisimme irtaantumaan vanhasta, totutusta ja uskallamme katsoa ympärillemme ja kuunnella herkällä korvalla Tällä hetkellä tapahtuu niin paljon asioita, että arjen hallinnan kanssa tulee ongelmia. Missä mikäkin asia valmistellaan/päätetään ja missä vaiheessa minkäkin asian valmistelu on menossa, on osin epäselvää johtaville virkamiehillekin

Pohdinnat

Mitä ylläpidettävä /kehitettävä? Ammattimainen toiminta luottamushenkilöiden osalta Uudet toimintatavat luottamushenkilöt Henkilöstön sitoutuminen ja henkilöstöpolitiikka Miten kohti uutta valtuustoa Mitkä keskeiset toimenpiteet? - Päätoimiset luottamushenkilöt (hallituksen pj, lautakuntien pj:t osa-aikaisia? (20.6 kunnallisjärjestöjen yhteiskokous) - Hyvä koulutus tarpeen, niin uusille kuin jo mukana olleille - Lautakuntien puheenjohtajille suuri rooli saatava osaavia puheenjohtajia ja heidän sitouduttava kh:n toimintaan - Toimintatavat: Kokoustaminen ja päättäminen kokoukset valmisteluja erikseen linjaustilaisuudet - Kunnallisjärjestöjen pjt keskeisiä ja puolueille vastuu luottamushenkilöpaikkojen jaossa - Valtuustosopimuksen tai valtuuston työjärjestyksen laatiminen. Pitäisi olla yhteiset pelisäännöt selvillä. - Hyvä hallintotapa - Yhdistymissopimus sisäistetty ja sen vuosittainen arviointi - Tilaajan ja tuottajan roolien selkeys. Saatava ymmärrys aikaan, mitkä ovat tilaajan ja mitkä tuottajan roolit niin viranhaltijoilla kuin luottamushenkilöilläkin - Työvaliokuntaan edustus? - Henkilöstöpolitiikka keskeinen uudella valtuustokaudella - Tarvitaan avoimuutta ja konkretiaa. - Viestinnässä pitäisi olla voimavaroja, mutta onko vielä kehitettävää? - käytävä keskustelua henkilöstön kanssa, jos todella koetaan, että yhteistyötä ei ole. - Henkilöstöpolitiikka tärkeää Uudessa Oulussa, tästä on nyt vahvat signaalit Palvelujen järjestäminen ja talous - Miten saadaan toimimaan palvelut ja talous tasapaino - Löydettävä uusia toimintatapoja kun talous tiukentuu. Palveluiden järjestämisohjelmasta konkretiaa - Asiakasnäkökulmaan paljon on satsattu, mutta miksi ei näy vastauksissa. Pitää varmaan vieläkin panostaa