Populus matkojen hallinta Käyttöohje kansalaisopiston opettajille Päivitetty 8.2.2017 Sisältö: 1. Populukseen kirjautuminen ja käyttäjätunnukset 2. Useammat ajot samalle matkalaskulle 3. Yksittäisen matkalaskun teko 1
1. Populukseen kirjautuminen ja käyttäjätunnukset Populuksen linkki: https://172.21.250.52/cgi-bin/popumik/startpop Populus toimii vain Mikkelin kaupungin verkossa olevilla työasemilla, eli Lönnrotinkadulla, Puistokadulla, Puukoululla ja Päämajatalolla. Internet Explorerilla: Napauta Vahvista turvallisuuspoikkeus painiketta Mozillalla: lisää poikkeus, lataa varmenne, lisää turvallisuuspoikkeus Käyttäjätunnus on muodossa etunimi.sukunimi.mikkeli.fi. Tunnukset saat toimiston kautta: kansalaisopisto@mikkeli.fi Matkalasku maksetaan palkkasi yhteydessä kuukauden 7. päivänä. Tee matkalaskusi viimeistään 14 päivää ennen palkanmaksupäivää, eli edellisen kuukauden 21. päivään mennessä. Tunnuksesi Populukseen ovat voimassa työsuhteesi keston ajan. Pidennämme työsuhteesi kestoa pyynnöstäsi keväällä, jotta saat tehtyä kauden viimeisen matkalaskun. 2
2. Useammat ajot samalle matkalaskulle Kansalaisopiston opettaja tekee Populukseen ajopäiväkirjan päiväkohtaisesti useammasta opetusajostaan. Ajopäiväkirjasta muodostetaan matkalasku, joka menee hyväksyntään esimiehelle ja maksuun palkan yhteydessä palkkapäivänä 7. päivä. Tee matkalaskusi siksi viimeistään 14 päivää ennen palkanmaksupäivää, eli edellisen kuukauden 21. päivään mennessä. Ajopäiväkirjan rivien syöttöön päästään valitsemalla vasemmalta päävalikosta Ajopäiväkirja-linkki: Uuden ajopäiväkirjan syöttöön päästään selailulistan linkistä Uusi ajopäiväkirja: Syötä avautuvaan ajopäiväkirjaan seuraavat tiedot: - Päivämäärä - Alkamis- ja päättymisaika - Ajoreitti. Kirjoita kenttään maininta omavastuun vähentämisestä kilometrien määrästä, esim. omavastuu -12 km vähennetty. Vakioreitit tallentuvat ohjelmaan eli niitä ei tarvitse aina kirjoittaa uudelleen. Tuplaklikkaa ajoreitin saraketta, niin saat sieltä haettua aiemmin käyttämäsi reitin. - Kulkuvälinesarake aukeaa tuplaklikkauksella. Oma auto on koodilla 50. - Kilometrimäärä (vähennettynä omavastuulla) Km- tai Lisä- kenttiin ei tarvitse tehdä muutoksia. Ohjelma laskee summat, lisät ja tiliöinnit. 3
Paina lopuksi Talleta rivien alalaidassa: Ajopäiväkirja on valmis ja edelleen muokattavissa, mutta sellaisenaan se ei vielä lähde hyväksyntään. Ajopäiväkirjasta täytyy muodostaa vielä varsinainen matkalasku, eli tehty ajopäiväkirja toimii matkalaskun liitteenä. Paina ajopäiväkirjan alalaidasta painiketta Tee matkalasku. 4
Matkalaskun muodostaminen ajopäiväkirjasta Paina ajopäiväkirjan alalaidasta painiketta Tee matkalasku. Matkalaskunäkymä aukeaa: Jos avautunut matkalaskun näkymä on kohdillaan, paina alalaidasta kohtaa Talleta, jolloin matkalasku menee hyväksyntään esimiehelle ja maksatukseen palkoissasi. Valmis! Virheellisen matkalaskun voi tässä vaiheessa poistaa alalaidan poista -painikkeen kautta. Matkalaskun poistaminen ei poista taustalle tehtyä ajopäiväkirjaa, jota voit palata muokkaamaan. Voit selailla matkalaskujesi tilannetta päävalikon matkalaskun selaus -valikon kautta. 5
3. Yksittäisen matkalaskun teko Matkalaskun syöttöön päästään valitsemalla vasemmalta päävalikosta Matkalaskut -linkki. Matkalaskun syöttöön päästään linkistä Uusi kotimaan matkalasku. Avautuu lomake, johon syötetään matkan tiedot: Paina Jatka. 6
Talleta aterioiden määrä vuorokausittain. Avautuu matkalaskun lopullinen ikkuna: Ohjelma laskee näkymään automaattisesti päivärahat omalle rivilleen perustuen matkalle lisättyihin kellonaikoihin. Jos tiedot ovat sellaisenaan kunnossa, vaihda matkalaskun tilaksi Valmis. Paina Talleta ja matkalasku lähtee hyväksyntään. Valmis! Rivien ja liitteiden lisääminen Jos et halua, että matkalasku menee vielä hyväksyntään, vaihda matkalaskun tilaksi Kesken ja paina Talleta. Laskun erittelyssä voit lisätä matkalaskulle rivejä. Tuplaklikkaamalla koodi-saraketta voit lisätä valikosta mm. seuraavia korvauksia: - 91 julkinen kulkuneuvo kuitillinen - 92 julkinen kulkuneuvo kuititon - 87 pysäköinti 7
Liitteet lisätään alalaidassa olevan liitteet -painikkeen takaa. Avautuvassa ikkunassa paina Syötä uusi ja hae tiedosto koneeltasi. Talleta liite ja palaa matkalaskullesi ylälaidan epopulus -kuvakkeen ja sivuvalikon matkalaskut -valikon kautta. Lisätystä liitteestä tulee maininta matkalaskunäkymän alalaitaan. Kun olet lisännyt rivit ja liitteet, vaihda matkalaskun tilaksi valmis. Paina Talleta ja matkalasku lähtee hyväksyntään. Ongelmatilanteissa ota yhteyttä toimistoon tai tule tekemään matkalaskusi kanssamme. Mikkelin kansalaisopisto Lönnrotinkatu 7 Puh. 015 1942929 kansalaisopisto@mikkeli.fi Avoinna ma-to klo 9-16 8