Seuranta ja raportointi KA2-hankkeessa CIMO, Helsinki 15.9.2016
Projektin sisäinen seuranta Seurataan hankkeen etenemistä tavoitteita kohti: Vahvuudet / heikkoudet Keskeiset asiat: sisältö, raha ja aika miten sisältötavoitteet toteutuvat sovitussa ajassa annetulla rahalla. Koordinaattorilla koko ajan tieto ja kokonaiskuva hankkeen etenemisestä. Seuranta on johtamisen väline Koordinaattori rakentaa seurannan Partnereilla myös vastuu seurannassa
Suunnanmuutos? Arvioi Mikä on päätavoite? Mikä muuttuu? Mikä kehittyy? Vaikutukset? Seuraa Suunnittele Toteuta Osaaminen Työympäristö Toimintaympäristö Toimintatavat Osallistuminen Yhteinen tekeminen
Seurannan työkaluja Sisäinen raportointi Kokoukset, joko face-to-face tai virtuaaliset, myös bilateraaliset Muu yhteydenpito partnerien kanssa Toiminnan peilaaminen hankesuunnitelmaan Kyselyt yms. Hanketoimintojen dokumentointi tärkeää, (yhteisesti sovitut toimintatavat, avoimuus) kokousmuistiot
Kohtuullisuus arvioinnissa ja seurannassa - sopivat suhteessa hankkeeseen - ei liian kuormittavia suhteessa hanketyöhön -Keskeiset dokumentit kaikkien käytössä esim. työskentelyalustalla (document library)
Seurannan kohteet: Työohjelma ja aikataulut Partnerin työpanos Talous Välitulokset Lopputulokset Testaus Kokoukset, työryhmät Levitys ja vaikuttavuus Sisällön arviointi Miten hankkeen eri toimintoja dokumentoidaan? D O K U M E N T O I N T I
Raportointi CIMOon a)väliraportti b)loppuraportti c) Monitorointi/hanketarkastukset
Väliraportti CIMOon Jokainen (koordinaattori ja partneri) jättää väliraportin Tarkista oma raportointiaikataulu hankesopimuksesta, artikla I.4. 12-18kk ei väliraporttia 19-24kk 1.9.16-31.8.17 (viim 31.10.17) 25-29kk - 1.9.16-31.8.17 (viim 31.10.17) TAI kun 70% ensimmäisestä maksuerästä käytetty 30-36kk - 1.9.16-31.8.17 (viim 31.10.17) Progress report 1.9.16-31.12.17 (viim. 28.2.17) Interim report TAI kun 70% ensimmäisestä maksuerästä käytetty
Työkalut hankkeiden (väli- ja?) loppuraportin tekemiseen: KAIKKI https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility/ KOORDINAAT- TORI http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/
Mikä Mobility Tool+? Mobility Tool+ on Erasmus+ -hankkeiden sähköinen hallinnointi- ja raportointialusta Kaikki toteutukseen ja talouteen liittyvät koontitiedot viedään MT+:aan Strategisten kumppanuushankkeiden loppuraportointi tapahtuu MT+:n kautta Kansallisella toimistolla pääsy hankkeiden tietojen seurantaan ja loppuraporttitietojen hyväksymiseen
Mobility Toolin avautuminen MT+ lähettää automaattisen viestin hankkeen yhteyshenkilölle, kun hankkeen tiedot siirretty alustalle 2016 hyväksytyt koulujen väliset hankkeet siirretään alustalle syksyllä 2016. Hankkeen yhteyshenkilöllä oikeudet järjestelmään; lisäoikeuksia voi antaa kollegoille
Raportointi hankkeissa: Mobility Tool + Hankkeen kaikkien kulujen ja sisällön raportointi tapahtuu onlinena webin kautta käytettävässä Mobility Tool +:ssa (MT+). Jokainen vastaa omien toteutuneiden yksiköiden viemisestä Mobility Tooliin sekä tietojen oikeellisuudesta. Sisältöraportti poikkeaa laajuudeltaan koordinaattorilla ja partnerilla 12
Raportointi CIMOlle - loppuraportti Edunsaaja toimittaa loppuraportin Mobility tooliin 60 päivän kuluessa sopimusajan päättymisestä Sama deadline tuotosten tallentamiselle levitysalustalle - Erasmus+ Project Results Platform (koordinaattorin vastuu) Loppuraportti on samalla pyyntö tuen loppuerän suorittamisesta Loppuerä maksetaan tuen saajalle raportin hyväksymisen jälkeen Raportointikielenä englanti / hankkeen yhteistyökieli
Loppuraportin arviointi Loppuraportti arvioidaan suhteessa hakemukseen: Toteutus suhteessa hakemukseen Toimintojen, tuotteiden ja tulosten laatu Vaikutus osallistuviin organisaatioihin Toteutettujen tulostenlevitystoimien laatu ja laajuus Loppuraportti pisteytetään 0-100 Heikkoon, osittaiseen tai myöhästyneeseen hankkeen toteutukseen liittyvä vähennys: 25 % jos loppuraportin pistemäärä on 41-50 50 % jos loppuraportin pistemäärä on 26-40 75 % jos loppuraportin pistemäärä on 0-25
Hanketarkastukset Väli/loppuraporttien tarkastus: 100% hankkeista Toimistotarkastus: 10% satunnaisotannalla dokumenttitarkastukseen, loppuraportin yhteydessä Paikan päällä tapahtuva tarkastus: valitaan satunnaisotannalla, tehdään edunsaajan tiloissa ***** Tarpeen mukaan vierailu koululle Kutsuttaessa tullaan koululle, jos mahdollista