Sopimus KOTIATERIAPALVELUN PILOTTIPROJEKTI 1
Asiakas, palvelun tuottaja ja sopimuksen kohde Asiakas: Liperin kunta Sosiaali- ja terveysosasto Vanhuspalvelut PL 20 83101 Liperi Jäljempänä Tilaaja Tilaajan osoittamiin palvelun loppukäyttäjiin viitataan jäljempänä termillä Asiakas tai asiakas Yhteyshenkilö (sopimusasiat): Marketta Kuikka, hoitotyön johtaja marketta.kuikka@liperi.fi puh. 040 589 4152 Yhteyshenkilö (käytännön toiminnan asiat): Eeva-Leena Mustonen, kotihoidon ohjaaja eeva-leena.mustonen@liperi.fi puh. 013 6865 406 Palvelun tuottaja: Menumat Oy (1498298-1) Mekaanikonkatu 3 A 00880 Helsinki Jäljempänä Menumat tai Toimittaja Yhteyshenkilö (sopimusasiat): Juha Kansikas, myyntipäällikkö juha.kansikas@menumat.fi puh. 045 325 1554 Yhteyshenkilö (käytännön toiminnan asiat): Helena Suominen, asiakkuuspäällikkö helena.suominen@menumat.fi puh. 0400 525 181 Määritelmiä: Automaatti / Laite tarkoittaa jäljempänä Menumatin ateria-automaattia. 2
Pilottiprojektin yhteenveto Pilottiprojekti toteutetaan seuraavasti: Tilaaja osoittaa pilottiprojektille yhteyshenkilön, joka hoitaa käytännön ateriapalvelun operointiin liittyviä asioita Menumatin kanssa ja jonka kanssa Menumat pääsääntöisesti vaihtaa tietoja. Tilaaja osoittaa ja järjestää asiakkaat Menumat-palvelun piiriin. Pilottiprojektin yhteiset tavoitteet ovat: 1) säästö kunnan kokonaiskustannuksissa (ruoan valmistus, kuljetus ja hallinnointi) kotiaterian laadun ja hygienian parantaminen, asiakaslähtöisyyden parantaminen ja asiakkaiden valinnanmahdollisuuden lisääminen) 2) pidempiaikainen yhteistyö onnistuneen pilottiprojektin jälkeen ja palvelun laajentaminen koskemaan kaikkia kunnan kotiateria-asiakkaita Pilottiprojektin kesto on kuusi (6) kuukautta, ajalla 2.12.2013 31.5.2014. Projektille osapuolten yhteisesti suunnittelema aikataulu on seuraava: 1) ma 21.10.2013: tavoitteena Tilaajan kunnanhallituksen hyväksyntä projektille, sopimuksen välitön allekirjoitus ja Menumat-laitteiden kokoaminen aja toimittaminen asiakkaille 2) ke 23.10.2013: kotihoidon koulutustilaisuus (voidaan järjestää lisää tarvittava määrä) 3) vko 44 45/2013: asiakastiedotteiden lähettäminen asiakkaiden koteihin 4) ma 4.11.2013: avoin yleisötilaisuus aiheesta Liperin kunnan asukkaille 5) pe 15.11.2013 mennessä: Menumat on saanut vähintään 30 asiakkaan asiakastiedot ja ensimmäiset ruokatilaukset 6) ma 2.12.2013: asiakkaiden siirtäminen Menumat-palvelun piiriin aloitetaan kyläkunnittain 7) ma 23.12.2013: kaikki Ylämyllyn ja Viinijärven kotiateria-asiakkaat on siirretty Menumatpalvelun piiriin (entinen kotiateriapalvelun tuottamistapa lakkaa), pl Viinijärven palvelutalo Neliapilan asiakkaat. Tarvittaessa pilotointiaikaa voidaan muuttaa tai jatkaa sopimalla yhteisesti erikseen. Ennen pilotin alkua käytetään yhteisesti aikaa projektin valmisteluun, muun muassa henkilökunnan maksuttomaan koulutukseen ja tarvittavaan viestintään. Kuluja Tilaajalle syntyy luonnollisesti vasta, kun ensimmäinen asiakas alkaa käyttää Menumat-ateriapalvelua. Asiakasmäärä on vähintään 40 asiakasta (=laitetta), jotka Liperin kunta osoittaa suoraan Menumat-palvelun piiriin Ylämyllyn ja Viinijärven alueilta. Näillä alueilla Menumat on pilottiprojektin ajan ainoa kunnan tarjoama kotiateriapalvelu, poislukien palvelutalo Neliapilan asiakkaat. Siirtyminen palvelun piiriin tapahtuu asteittain ja kyläkunnittain. Sähköpostilla annettujen tietojen mukaan (päivätty 28.8.2013) näillä alueilla on kesäkuun 2013 aikana ollut yhteensä 49 asiakasta ja kuukausittainen ateriamäärä on ollut yhteensä 1184 ateriaa. Näiden tietojen perusteella Menumat on laskenut tarjoamansa hinnat. Menumat on valmis toimittamaan laitteita ja palvelua suuremmallekin asiakasmäärälle Tilaajan alueella. 3
Menumat valmistaa ja varaa Liperin kunnan pilottia varten vähintään 40 ateria-automaattia. Kaikkien asiakkaiden ei tarvitse alkaa käyttää yhtäaikaisesti Menumat-palvelua, mutta 1.1.2014 alkaen Menumat laskuttaa Tilaajalta vähintään 40 ateria-automaatin palvelumaksua (laitevuokra). Menumat-palvelua voidaan alkaa viedä asiakkaille kotiin siinä vaiheessa, kun Menumat on vastaanottanut Tilaajalta vähintään 30 asiakkaan asiakastiedot ja ensimmäiset ruokatilaukset. Laitteet asennetaan asiakkaiden koteihin asteittain vähintään noin 15 laitteen viikkovauhdilla. Kotihoito perehdytetään laitteen käyttöön huolellisesti ja tarvittavat esittelyt kotihoidon henkilökunnalle järjestetään yhteisesti sovittuina ajankohtina. Mikäli pilotointi todetaan yhteisesti onnistuneeksi, osapuolet neuvottelevat palvelun pysyvästä hankinnasta aikaisintaan 1.9.2013 alkaen. Tarvittaessa pilotointia voidaan jatkaa yhteisellä kirjallisella sopimuksella (esim. sähköposti) 31.8.2013 saakka, jotta palvelu asiakkailla ei missään vaiheessa katkea. Tilaaja ja Toimittaja määrittävät yhdessä kirjallisesti pilottiprojektin tavoitteet sekä onnistuneen pilottiprojektin kriteerit. Tavoitteiden ja kriteerien todentamiseen liittyy olennaisesti asiakastyytyväisyyskysely, jonka toteutuksesta sovitaan yhteisesti erikseen. Osapuolet arvioivat yhteisesti myös Menumat-ateriapalvelun kustannusvaikutuksia ja vertaavat sitä aikaisemmin käytettyyn palveluun. 4
Menumatin vastuut Menumat ottaa vastuun Tilaajan suuntaan koko palvelusta, joka on esitetty tässä tarjouksessa. Menumat perehdyttää palvelun aloituksen yhteydessä asiakkaat käyttämään laitetta ja palvelua. Menumat järjestää ja hoitaa kaikki tässä tarjouksessa esitetyt toiminnot Tilaajan toiminta-alueella. Menumat hankkii omistukseensa ja/tai hallintaansa riittävän määrän Automaatteja Tilaajan tarpeita varten. Menumat seuraa kotikäyntien (aterioiden vienti) yhteydessä, että asiakas osaa käyttää laitetta. Tarvittaessa käyntien yhteydessä opastetaan lisää veloituksetta. Menumat tekee kotikäyntien aikana Automaatille tarkastukset sekä huoltoja tarvittaessa. Menumat organisoi ruokien kuljetukset Tilaajan alueelle omana toimintanaan tai luotettavien kumppaniensa kanssa. Vasteajat häiriö- ja vikatilanteissa: Häiriö- tai vikatilanteessa Menumat määrittää ratkaisun ja ateriapalvelun jatkotoimenpiteet mahdollisimman pian Menumatin tai sen palvelukumppanin henkilöstön vastaanotettua virheilmoituksen, sekä viestittää ratkaisun välittömästi Tilaajalle. Menumat vaihtaa, korjaa tai toimittaa uuden laitteen viimeistään 24 tunnin kuluessa. Lisäksi Menumatin paikallinen palveluhenkilö on puhelinyhteydessä heti asiakkaaseen sekä selvittää ja suunnittelee mahdollisuudet, kuinka asiakas voi poikkeustilanteessa käyttää nopeaan ateriointiin Menumat-laitteessa jo olevia aterioita. Ateria-automaatti koostuu älykkäästä uuni- ja pakastinosasta sekä laitteen puhuvasta tietokoneyksiköstä ja integroidusta langattomasta gprs-liittymästä (sisältyy perushintaan). Ateriat toimitetaan pakastettuina, ja asiakas tai kotihoitohenkilökunta voi valmistaa ne heti tai ajastettuna haluamanaan ajankohtana. Ateria-automaatti tunnistaa siihen lisätyt ateriat ja valmistaa ne automaattisesti käyttäjän asetettua valitun aterian laitteen uuniosaan. Uuniosassa voidaan valmistaa samanaikaisesti yksi tai kaksi pääruokaa. Menumat toimittaa tilausten perusteella asiakkaille pääruoan lisäkkeineen, johon kuuluu proteiiniosuus, pasta tai peruna tai riisi ja kasvislisäke sekä jälkiruoka. Menumatin tarjoama ruoka on ikäihmisten mieltymysten ja suomalaisen ruokakulttuurin mukaista ruokaa. Ruokalistassa on huomioitu yleisimmät erityisruokavaliot. Menumat kerää jatkuvaa palautetta ruoista ja mukauttaa aterioita asiakkaiden palautteen mukaisesti, ei kuitenkaan yksilöllisten toiveiden ja tarpeiden mukaan. Kaikki palveluketjun osat täyttävät tiukentuneet elintarvikehygienian määräykset ja esimerkiksi aterioiden kuumennus sekä säilytyslämpötilat voidaan tarvittaessa tarkistaa reaaliaikaisesti ja ateriakohtaisesti internetin kautta. Menumat toimittaa tarvittaessa laitteiden mukana suomen- tai ruotsinkieliset käyttöohjeet asiakkaan äidinkielen mukaan. Menumat kierrättää ruokarasiat palvelumaksuun sisältyen siten, että rasioista tehdään alumiinia uusiokäyttöön. Menumat järjestää teknisen huoltovalmiuden sekä puhelinneuvontapalvelun asiakkaille vuoden jokaisena päivänä. o arkisin klo 8 16 o viikonloppuisin ja pyhäpäivinä klo 9 19 5
Menumat voi tarvittaessa ottaa asiakkaiden avaimia hallintaansa erillisellä kirjallisella ohjeistuksella ja erillisellä sopimuksella asiakkaan kanssa. Laitteen perusominaisuudet Leveys 55 cm, syvyys 60 cm, korkein kohta uunin ollessa pakastimen päällä 110 cm. Sähkön kulutus 0,20 / vuorokausi, kun kuumennetaan päivässä yksi pääruoka. Automaatti tarvitsee yhden 10 ampeerin (A) sulakkeella varustetun pistorasian, virran maksimikulutus 4,5 ampeeria (A). Automaatin ruokahyllyille mahtuu kerrallaan enintään 18 ateriaa. Sen lisäksi pakastimen alalaatikkoon mahtuu vararuokia, esimerkiksi 7 pääruokaa tai 20 jälkiruokaa. Menumatin palvelulaite puhuu suomea tai ruotsia asiakkaan valitseman kielen mukaan. Lisäksi Menumat toimittaa asiakkaalle tarvittaessa veloituksetta seuraavan varustuksen kuumien annosten käsittelyyn: patalaput kahvallinen tarjotin, jolla aterian voi viedä yhdellä kädellä ja/tai rollaattorilla uunin luota ruokapöydälle Ruokalistat ja valikoimat Menumatin ruokavalikoimalla on seuraavat ominaisuudet: valikoima sisältää yhteensä noin 70 pääruokaa ja noin 20 jälkiruokaa valikoimassa on huomioitu yleisimmät erityisruokavaliot (esim. gluteeniton, laktoositon, gluteeniton-laktoositon, pehmeä), muita erityisruokavalioita voidaan räätälöidä tarvittaessa asiakkaalle rikastettuja, noin 250 gramman annoksia (energiaa 450 500 kcal, proteiinia 25 30 g) on valikoimissa jo noin 20 erilaista annosta ruokalista uudistuu vuositasolla noin 20 % Lukittu pakastin hoitaja-avusteiseen käyttöön: Turvallisuutta asiakkaalle Menumatin palvelulaitteen saa lukittavalla pakastimella ilman lisäveloitusta. Tällöin vain hoitajat/omaiset voivat ottaa aterioita pakastimesta. Tämä palvelu on turvallinen muistisairaille, jotka voivat ottaa normaalisti jääkaapista kylmiä aterioita lämpimään epämääräiseksi ajaksi ja panna ne takaisin esimerkiksi seuraavana päivänä pilaantuneena (=bakteerikasvusto runsas ja bakteerien eritteitä ruuassa vaarallinen määrä). Tällaista riskiä hoitajien on lähes mahdotonta valvoa. Menumatilla valvonta puolestaan onnistuu. 6
Kahden aterian lämmittäminen kerralla Menumatin palvelulaitteella voi kuumentaa kerrallaan yhden tai kaksi ateriaa (siis kaksi pääruokaa, ei pääruokaa ja jälkiruokaa samaan aikaan). Esimerkiksi pariskunta voi kuumentaa yhtä aikaa kaksi eri pääruokaa kummallekin omaa lempiruokaa. Varautuminen sähkökatkoihin Menumat-laitteen tietokone ja etäyhteys ovat akkuvarmennettuja. Pakastimen tilanne on samanlainen kuin normaalin kotipakastimen tai -jääkaapin osalta. Menumat ei voi kuitenkaan sitoutua korvaamaan sähköyhtiön tai asiakkaan itsensä aiheuttamia ruoan sulamisvahinkoja. Tällöin asiakas hakee korvauksia menettämistään sulaneista ruoista joko kotivakuutuksen tai sähköyhtiön kautta. Sähkö on olennainen vaatimus Menumatin ateriapalvelulle asiakkaan kotona. Täten Menumatilla ei ole velvollisuutta järjestää ateriapalvelua asiakkaan kotiin pidempiaikaisen sähkökatkon aikana. Menumatin kokemuksen mukaan pitkän sähkökatkon aikana asiakkaan kotona ruokailu on usein ongelmista pienin, koska kotona eivät toimi valot, jääkaappi, radio tai mikään mukaan normaalin elämisen kannalta välttämätön asia. Menumat on jatkossa halukas suunnittelemaan varautumista poikkeustilanteisiin yhteistyössä Tilaajan kanssa. Menumat korvaa luonnollisesti oman tekniikan häiriöiden aiheuttamat ruokien sulamisvahingot, jolloin myös sovelletaan Menumatin vastuut -kohdassa mainittua häiriö- ja vikatilanteiden 24 tunnin vasteaikaa. Vastuuvakuutus, työehtosopimus, julkiset maksut Menumat Oy on hoitanut huolellisesti seuraavat asiat: toiminnan vastuuvakuutus 500.000 henkilökunnan työehtosopimus Yksityisen sosiaalipalvelualan työehtosopimus Menumat kuuluu yksityisen sosiaalialan työnantajaliittoon Menumatilla on eläkevakuutus henkilökunnalle eikä maksamattomia maksuja Menumat on merkitty ennakkoperintärekisteriin Menumat on merkitty työnantajarekisteriin Menumat on merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin Menumatilla ei ole veroja ja/tai maksuja maksamatta verottajalle 7
Hinnat Alla esitetyt hinnat ovat voimassa 2.12.2013 31.5.2014. Oleellisin kokonaishinta muodostuu kolmesta eri osiosta: 1. Tilatut ateriat = pääruokia ja jälkiruokia 2. Palvelumaksu = Automaatin vuokra + huoltosopimus + Automaatin etäkäyttöliittymä (gprs + SIM) 3. Aterioiden kuljetus kotiin = kuljetus + Automaatin täyttö + tilausten otto + opastus tarvittaessa kotikäynnillä Vähämerkityksellisempi hinta (per syöty lämmin ateria) on Automaatin vienti ja asennus kotiin. Merkitys on vähäisempi, koska jos asiakas käyttää automaattia 6 kuukautta ja syö kokeilun aikana 150 ateriaa, 45 :n asennusmaksu jyvitettynä kaikille aterioille saadaan tulokseksi 0,30 per ateria. Tämä on noin kolme prosenttia kokonaiskustannuksesta. Aterioiden hinnoittelu ja tilaustapa: Menumatilta ei ole pakko tilata jälkiruokia. Jälkiruokia ei saa tilata enempää kuin pääruokia. Asiakas voi siis esimerkiksi tilata kerrallaan 14 pääruokaa ja joko saman tai pienemmän määrän jälkiruokia. Kaikilla pääruoilla on sama vakiohinta ja kaikilla jälkiruoilla on sama vakiohinta. 8
Hinnat aterioille (veloitus kulutuksen mukaan): Pääruoat Jälkiruoat 5,70 / kpl 0,65 / kpl Hinnat erikoisvalikoiman aterioille (veloitus kulutuksen mukaan): Rikastettu / tehostettu ruoka-annos Soseutettu, rikastettu / tehostettu ruoka-annos 7,50 / kpl 7,50 / kpl Rikastetun/tehostetun/soseutetun aterian tarpeen arvioi aina kotihoito. Palvelumaksu (kiinteä vuorokausivuokra): 2,80 / vrk / laite Sisältää: - automaatin vuokran - huoltosopimuksen viat korjataan viimeistään 32 tunnin kuluessa - automaatin etäkäyttöliittymän (gprs + sim) - huoltopäivystyksen 7 päivänä viikossa, vuoden jokaisena päivänä Asennusmaksu (kertaveloitus): Sisältää: - automaatin asennus asiakkaan kotiin (noin 1 h) - asiakkaan opastus Menumatin käyttöön 45,00 / laite Aterioiden kuljetus kotiin (toimitettujen ruokien mukaan): 1,40 / ateria Aterian kuljetushinta on sama koko Liperin kunnan alueella, riippumatta toimituksen sijainnista tai toimituksen ajankohdasta. Aterioiden kuljetus kotiin ja laitteen täyttö hinnoitellaan toimitettujen pääruokien mukaan. Minimimäärä aterioiden toimitukselle on 10 ateriaa. Kuljetus tapahtuu noin kahden viikon välein, pariskunnilla useammin. Kuljetus sisältää myös seuraavan tilauksen ottamisen ja tarkistamisen asiakkaan kanssa. Menumat pyrkii keskittämään etenkin samojen hajaasutusalueiden ateriatoimitukset samoihin ajankohtiin. 9
Hintaesimerkki aterian kokonaiskustannuksista Tämä hintaesimerkki pätee, kun asiakas syö yhden pääruoan ja jälkiruoan päivässä tai pariskunta syö kaksi pääruokaa ja kaksi pääruokaa päivässä. YKSIN ASUVA PARISKUNTA Pääruoka 5,70 5,70 Jälkiruoka 0,65 0,65 Aterian kuljetus kotiin (per ateria) 1,40 1,40 _ 7,75 7,75 Menumat-laite kotiin (palvelumaksu/vrk/hlö) 2,80 1,40 (2,80 / 2) KOKONAISKUSTANNUS per itse valittu syöty lämmin ateria kotona 10,55 9,15 Ylläoleva hintaesimerkki sisältää kaikki ateriaan kohdistuvat kulut, jotka Tilaajan laskussa eritellään. Kaikki hinnat yllä on esitetty alv 0 %. Hintoihin lisätään kulloinkin lainmukainen arvonlisävero. Laskutus ja maksuehdot Menumat laskuttaa kaikesta kuukausittain Tilaajaa, joka laskuttaa Asiakkaita omien päätöstensä mukaan. Maksuehto on 14 päivää netto, viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskutuskuluja ei veloiteta. Lasku sisältää erittelyn asiakkaista ja ateriamääristä. On huomioitava, että Menumat-ateriapalvelun luonteesta johtuen asiakkaille toimitetaan ajoittain yhden kalenterikuukauden aikana enemmän ruokia kuin kuukaudessa on kalenteripäiviä. Tämä johtuu ruokien täyttöpalvelusta, joka tapahtuu useimmiten noin kahden viikon välein. Tilaajan tulee ottaa tämä seikka huomioon myös omassa asiakaslaskutuksessaan. 10
Sopimusehdot Sopimusta tulkitaan seuraavassa järjestyksessä: Sopimus, Jyse 2009 Palvelut. Hankinnassa noudatetaan Jyse 2009 Palvelut -sopimusehtoja, kun asiaa ei ole toisin sovittu Sopimuksessa. Menumat-palvelun hankinta hankintalain mukaisesti (onnistuneen pilotin jälkeen) Menumat-palvelu voidaan hankkia suorahankintana. Muun muassa Helsingin kaupungin terveyslautakunta päätti 18.12.2012 hankkia Menumat-palveluita neljäksi vuodeksi suorahankintana. Perusteluna oli, ettei vastaavaa palvelua ole markkinoilla. Mikäli Tilaaja hankkii Menumat-palvelun suorahankinnalla ja kilpailuviranomainen katsoo, että hankinta pitää kilpailuttaa, sitoutuu Menumat siihen, että tehty sopimus puretaan ilman kustannuksia Tilaajalle. Tilaaja sitoutuu kilpailuttamaan hankinnan. 11
Sopimus Sopimusta on allekirjoitettu kaksi (2) samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin osapuolelle. Liperissä / / Liperin kunta Helsingissä / / Menumat Oy Eeva-Liisa Naukkarinen Sosiaali- ja terveysjohtaja Jukka Penttinen Toimitusjohtaja Tuija Rautiainen Osastosihteeri 12