TERVOLAN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 19.12.2016 TARJOUSPYYNTÖ TERVOLAN KUNNAN JA KUNNAN TYTÄRYHTEISÖJEN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA Tarjous pyydetään kuntalain 14. luvun mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta vuosille 2017-2020 sekä optiosta vuosille 2021 ja 2022 (1+1 vuotta), sekä tilintarkastuslain mukaisesta tilintarkastuksesta sekä kunnan tytäryhteisöjen tarkastuksesta. Hankinta tehdään julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) mukaisesti. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. 1. Tarkastuspalvelujen ostaja, tarjouskilpailun järjestäjä TERVOLAN KUNTA Tarkastuslautakunta Keskustie 81 95300 Tervola 2. Tarkastuksen kohteen yleiskuvaus Tervolan kunta kunnan väestön määrä on noin 3150 asukasta. Varsinaisen toiminnan menot ovat noin 29 milj. euroa. Kuntakonsernin suurimmat tytäryhtiöt ovat Tenergia Oy, Tervolan Vesi Oy, Tervolan Palveluverkot Oy ja Tervolan Vuokratalot Oy. Kunnanvaltuuston päätöksen mukaisesti sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottaminen siirretään kunnan ja Pihlajalinna-ryhmittymän perustettavalle yhteisyritykselle 1.7.2017 alkaen. Kunnan omistusosuus yrityksestä on 49 %. Sopimuksen arvo on noin 12,9 milj. euroa. 3. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö 3.1. Kuntalain mukainen tilintarkastus Arviomme mukaan kuntamme tarvitsee kuntalain mukaisen tarkastustehtävän suorittamiseen 15 tarkastuspäivää vuonna 2017. Vuosina 2018-2020 tarkastuspäivien lukumääräksi arvioidaan 10 tarkastuspäivää vuodessa johtuen sosiaali- ja terveyspalveluiden ulkoistamisesta. Mahdollisen maakunta- ja soteuudistuksen vaikutus tarkastuspäivien lukumäärään sovitaan erikseen. Perustellusta syystä olemme kuitenkin valmiita muuttamaan arviotamme tarvittavien tarkastuspäivien osalta. Vastuullisen tilintarkastajan ja avustavien tilintarkastajien tulee olla JHT/JHTTtarkastajia. 3.2. Erityistehtävien tai hankkeiden tarkastus ja tarkastuslautakunnan sihteerintehtävät
Eu-hankkeen tai muun erityistehtävien laajuus, josta tarjousta pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan on 2 päivää vuodessa. Sihteerin tehtävien laajuus 6 päivää vuodessa. Vastuullisen tilintarkastajan tulee toimia lautakunnan sihteerinä. 3.3. Tytäryhteisöjen tilintarkastus Tytäryhteisöjen, tilintarkastuslain mukaisen tilintarkastustehtävän suorittamiseen arvioidaan menevän 10 päivää vuodessa. Kunnan vastuullisen tilintarkastajan on suoritettava tytäryhteisöjen tilintarkastus. 4. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset JHT/JHTT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: - tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa. - tilintarkastajalla ja tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta kuntien ja osakeyhtiöiden talouden ja hallinnon tarkastuksesta sekä EU-hankkeiden tarkastuksesta. Tilintarkastusyhteisö voi perustellusta syystä muuttaa sopimuskauden kuluessa määräystään vastuullisesta tilintarkastajasta. Muutoksesta on neuvoteltava etukäteen tarkastuslautakunnan kanssa. Avustavien tarkastajien tulee olla myös JHT/JHTT- tilintarkastajia. 5. Tarjouksen valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit): - kokonaishinta sopimuskaudelle ml. matkakustannukset, kohdat 3.1-3.3 60 % (60 pistettä). Hintapisteiden laskentakaava: maksimipisteet x halvin tarjottu hinta/ao tarjouksen hinta. - vastuullisen tilintarkastajan kokemus julkishallinnon tilintarkastuksesta 10 % (10 pistettä) - alle 5 v 5 pistettä - 5-10v 7 pistettä - yli 10 vuotta 10 pistettä - vastuullisen tilintarkastajan KHT-auktorisointi 10 % (10 pistettä) - vastuullisen tilintarkastajan osallistuminen PRH:n valvomaan laadunvarmistukseen 20 % (20 pistettä)
Tarjoajan tulee erikseen täyttää tarjouspyynnön liitteenä oleva pisteytystaulukko. Mikäli taulukkoa ei täytetä, tarjous hylätään. Tarjouksen pyytäjällä on oikeus hylätä halutessaan kaikki tarjoukset. 6. Päätöksestä tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. 7. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Sopimus ilman eri irtisanomista koskee vuosien 2017-2020 tarkastusta. Lisäksi sopimusta voidaan jatkaa vuosille 2021 ja 2022 1+1 vuoden optiolla. Kunta päättää option käytöstä 31.3.2020 mennessä. 8. Hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Hintojen tarkistaminen sopimuskauden aikana Tarkastuspäivien ja yksikköhintojen on oltava kiinteät ensimmäisen vuoden aikana. Toimittajalla on sen jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Maakunta- ja soteuudistuksen mahdollisesti toteutuessa tarkastuspäivien määrä ja hinta sovitaan erikseen. 9. Tarjousasiakirjat Hinnat pyydetään ilmoittamaan arvonlisäverottomana. Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot: A) Tilintarkastuspalvelut 1. Tarkastuspäivien lukumäärä vuodessa (JHT/JHTT-tarkastajan oma ilmoitus) 2. Tarkastuspäivän päivänhinta ml. matkakustannukset 3. Vastuullisen tarkastajan nimi ja yhteystiedot 4. Varatilintarkastajan nimi ja yhteystiedot 5. Vastuullisen tarkastajan CV 6. Avustavien tarkastajien nimi ja auktorisointi 7. Selvitys tilintarkastusyhteisön laadunvarmistuksen järjestämisestä. 8. Selvitys osallistumisesta laadunvarmistukseen 9. Selvitys vastuullisen tilintarkastajan kokemuksesta
B) Muut palvelut 1. EU-projektien ja erityistehtävien edellyttämät tilintarkastukset tarkastuspäivän hinta ml. matkakustannukset. 2. Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävien hoitamisen päivähinta. 3. Tytäryhteisöjen tilintarkastuksen päivähinta ml. matkakustannukset. Tarjouksen voimassaolo: Tarjous tulee olla voimassa siihen saakka, kunnes valtuusto on asian päättänyt. Tarjoukseen on liitettävä tilaajavastuulain 5 :n mukaiset tiedot. Tarjoaja voi liittää tarjoukseen haluamansa liitteet. Tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset lisäkysymykset on esitettävä kirjallisesti 16.1.2017 klo 15.00 mennessä Tervolan kunnan viralliseen sähköpostiin tervolan.kunta@tervola.fi. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Kaikkiin kysymyksiin vastataan yhdellä kertaa julkaisemalla vastaukset kunnan kotisivulla (www.tervola.fi/kunta-ja-hallinto/avoimet-tarjouspyynnöt) viimeistään 20.1.2017. Ennen varsinaista hankintapäätöksen tekemistä tarkastuslautakunta varaa itselleen mahdollisuuden pyytää tarvittaessa lisätietoja tarjouksen tehneiltä yhteisöiltä. 10. Tarjousten jättäminen Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisina tarkastuslautakunnalle 31.01.2017 klo 15.00 mennessä suljettuna kirjeenä. Kuoren päälle merkintä tilintarkastus. TERVOLAN KUNNAN TARKASTUSLAUTAKUNTA Maija-Liisa Ekorre Puheenjohtaja
TERVOLAN KUNTA TARKASTUSLAUTAKUNTA Liite tilintarkastustarjoukseen Tarjoaja HINTA Tilintarkastus Eu-hankkeiden tarkastus Tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät Kokonaishinta sopimuskaudelle 15 päivää x 1 vuotta x päivähinta 10 päivää x 3 vuotta x päivähinta 2 päivää x 4 vuotta x päivähinta 6 pv x 4 vuotta x päivähinta Tytäryhtiöiden tilintarkastus 10 pv x 4 vuotta x päivähinta KOKONAISHINTA SOPIMUSKAUDELLE LAATU Pisteet Vastuullisen tarkastajan kokemus alle 5 vuotta 5 5 5-10 vuotta 7 7 Yli 10 vuotta 10 10 Pisteet Vastuullisen tilintarkastajan auktorisointi KHT 10 10 Vastuullisen tilintarkastajan osallistuminen PRH:n valvomaan laadunvarmistukseen 1 x 2 x 10 20 10 20 TARJOUKSEN LAATUPISTEET YHTEENSÄ