1 Kilpailutuksen kohde Onko kilpailutuksen kohteena resurssivuokraus, vaiko asiantuntija/konsultointityö? Resurssivuokraus = työvoiman vuokraus Sitooko puitesopimus toimittajaa tarjoamaan asiantuntijaa/asiantuntijoita sekä 2 Kilpailutuksen kohde kilpailuttamatta annettavien toimeksiantojen että minikilpailutusten osalta? Matkakustannukset: korvauksia matkakuluista, - matka-ajasta, yms. lisiä hyväksytä. VS Palveluntuottaja voi Tarjouspyyntö: kohta 8 Tarjoushinta VS veloittaa tilaajalta vuokratun työvoiman matkakustannuksia ainoastaan tilaajan kanssa Liite 6: Sopimusluonnos, kohta 6 Hinnat, erikseen sovittaessa, toimeksiantokohtaisesti palkkiot ja muut veloitukset tarkentava kysymys em. liittyen: Onko toimittajalla mahdollisuus veloittaa matkakuluista?" 3 Valituilta puitesopimustoimittajilta tilataan molempien menettelyiden mukaisesti resurssia. Toimittaja tarjoaa tällöin resurssia tilaajalle, mikäli hänellä on tilaukseen sopiva resurssi. Mikäli toimeksiannon tehtävä edellyttävät matkustamista, matkakustannukset korvataan. Tilaaja määrittelee toimeksiannossa, mikäli hyväksyy matkakulut erikseen veloitettaviksi. Matkoja korvata kodin ja työn normaalin suorituspaikan välillä. 4 Sopimusluonnos: Vasteaika Liite 6: Sopimusluonnos, kohta 9 Asiantuntijan toimittamisen vasteaika ja Koskeeko toimittamisen vasteaika yksinomaan minikilpailutuksia, vaiko myös kilpailuttamatta kohta 12 Toimeksiantojen antaminen annettavia toimeksiantoja? Koskee molempia. 5 Sopimusluonnos: Määräostovelvoite Liite 6: Sopimusluonnos, kohta 2 6 Tarjouslomake: Liite 4, s. 1 Määräostovelvoitetta koskevassa lauseessa kirjoitusvirhe? Korjattu, liitteenä korjattu sopimusluonnos. Mikäli tarjoaa useampaa osa-aluetta, tulee jokaiseen osa-alueeseen täyttää oma tarjouslomake. Tarkentava kysymys em. liittyen: Tarkoittaako tämä sitä, että kunkin eri osa-alueen asiantuntijoille voi ilmoittaa eri henkilötyöpäivän hinnan? Kyllä, eri osa-alulle voi ilmoittaa eri henkilötyöpäivän hinnan 7 Liite 1 Osaamisvaatimukset ja tehtävät 8 Liite 1 Osaamisvaatimukset ja tehtävät Vaatimuksissa edellytetään Integraatio-asiantuntijalta, Sovellusten ylläpidon asiantuntijalta, Henkilöstöhallinnan asiantuntijaltalta terveydenhuollon tai nimettyjen järjestelmien kokemusta. Tarkkaan rajattu järjestelmäkohtainen osaamisvaatimus rajaa tarjottavia henkilöitä ja saattaa jättää hyviä osaajia ulkopuolelle. Onko mahdollista muuttaa vaatimusta siten, että vaaditaan osaamista terveydenhuollon nimetystä järjestelmistä tai vastaavista (esim. hyvä Avaintes- tai KVTES -osaaminen tai osaaminen vastaavista järjestelmistä). Projektipäälliköltä edellytetään yhteensä 8 vuoden kokemusta projektipäällikön tehtävistä (5 vuotta vaativia projekteja ja 3 vuotta vähemmän vaativia). Vaatimus on varsin kova ja saattaa rajata hyviä projektipäälliköitä tarjonnan ulkopuolelle. Onko mahdollista muuttaa vaatimusta esim. siten, että vaaditaan yhteensä vähintään 5 vuoden kokemus, josta vähintään 3 vuotta vaativia hankkta? Kyllä, riittää vastaavien järjestelmien osaaminen Kyllä, riittää esitetyllä tavalla tarkentava muutos tarjouspyynnön muutos tarjoupsyynnön 1 (5)
9 Liite 10 Tietoturvallisuusliite, kohdat 6 ja 8 Mitkä palautus- ja varmistuskäytännöt ovat Toimittajan vastuulla, kun hankinnan kohteena on asiantuntijatyön vuokraus? Mista Palvelun haittajärjestelmäohjelmista on kyse, kun Palvelu on henkilötyön vuokrausta? Pyydämme Tilaajaa pohtimaan ko. kohtien tarkentamista Siltä osin, kuin kpl 6 ja 8, vät sovellu henkilöstön vuokraus soveltumaan vastaamaan hankinnan kohdetta ja sisältöä. toimintaan, niitä sovelleta. tarkentava muutos tarjouspyynnön 10 Liite 3 Laadun vertailu Arviointiperuste 1: Mitä Tilaaja tarkoittaa Tarjoajan kokemuksella ja varsinkin näytöillä lisäarvoa tuottavina? Ovatko näytöt yhtä kuin ilmoitetut referenssikohteet? Kyllä, näytöt ovat ilmoitetut referenssikohteet 11 Liite 3 Laadun vertailu Tilaaja ilmoittaa pidättävänsä itsellään oikeuden 'välipistsiin'. Pisteytettävät vertailukiriteerit pitäisi ennemmin olla niin tarkasti määriteltyjä, että pisteytys on läpinäkyvää ja kohtelee näin Tarjoajia tasapuolisesti. Pyydämme Tilaajaa tarkentamaan vertailu- ja pisteytyskriteerejä tästä näkökulmasta. Miten määritellään pintapuolinen prosessi tai toimiva korjaava toimenpide jne? Tilaajan näkemys on että ilmoitetut vertailuperusteet ja niiden kuvaukset ovat hyvin yksityiskohtaisia ja niiden avulla tarjousten tasapuolinen ja syrjimätön vertailu toteutuu hyvin. Välipisttä voidaan joutua käyttämään mikäli esim. laatujärjestelmä sisältää hyvän toteutuksen seurannan, mutta varmistuksen toimenpiteet vät ole kaikilta osin täydellisiä. 12 Liite 4, Tarjouslomake Miten hinnoitellaan mahdolliset ylityöt ja varallaolot? Ja sovitaanko nämä toimeksiantokohtaisesti TES:n mukaan? Medbit lähtökohtaisesti korvaa ylitöitä tai mahdollisia varallaoloja TES:n mukaisesti, se on työnantajan velvollisuus. Toimeksianto kohtaisesti sovitaan mahdolliset erilliskorvaukset. 13 14 Liite 6 konsultoinnin puitesopimu kohta 14 Liite 6 konsultoinnin puitesopimu kohta 4 15 Liite 6 konsultoinnin puitesopimus Tilaajaan vastuissa pitäisi olla työn ohjaamisen vastuu. Voitteko lisätä tämän? Toimittajan velvoite vastataa henkilökuntansa puolesta Tilaajalle aiheutetuista vahingoista on kohtuuton, kun henkilö työskentelee Tilaajan ohjauksessa. Pyydämme Tilaajaa muuttamaan kohtaa. Toimeksiantokohtaisen työn seuraaminen Toimittajan osalta voi sisältää toteutumisen ja virhden seurantaa, koska henkilön työnohjaus tapahtuu Tilaajan toimesta. Pyydämme muuttamaan sopimusta tämän mukaisesti Kyllä, vastuu työn ohjaamisesta kuuluu tilaajalle. Korjattu sopimusluonnos liitteenä. Tässä kohdassa (puitesopimuksen kohta 4) tarkoitetaan puitesopimuksen seurantaa. Virhden seuranta vastuu itse toimeksiannoissa on tilaajalla. Onko tämä sopimus osa-aluekohtainen? Eli jos Tarjoaja valitaan mukaan useamman osaalueen puitejärjestelyyn, laaditaanko jokaisesta oma puitesopimuksensa? Sopimuksessa kohdassa 1 viitataan kahteen muuhun ko. osa-alueeseen valittuun toimittajaan, josta syystä kysymyksemme. Puitejärjestelyyn kun käsittääksemme voi tulla valituksi useampia kuin kaikkiaan kolme Toimittajaa. Kyllä, tämä on osa-aluekohtainen sopimus muutos tarjoupsyynnön 2 (5)
16 17 Liite 6 konsultoinnin puitesopimus, kohdat 13 ja 22 Liite 6 konsultoinnin puitesopimus, 21 Sopimuksen irtisanomisaika Liite 6 konsultoinnin puitesopimus, 22 18 Viivästys ja sopimussakko Liite 6 konsultoinnin puitesopimus, 3 19 Sopimusaika 20 Liite 7, Toimittajan referenssit 21 Liite 9, Sopimus asiantuntijatyöstä Tarjouspyynnön kohteena on asiantuntijatyövoiman vuokraus. Tyypillisesti tilaaja vastaa tällöin työnjohdosta ja siten myös työn tuloksista. Toimittaja vastaa siitä, että asiantuntija vastaa sovittua. Näin on kuvattu tarjouspyynnön liitteenä 9 olevassa asiantuntijatyösopimuksessa. Puitesopimus koskee konsultointipalveluita, sen kohdan 13 ja 22 mukaan toimittaja vastaa työn tuloksista ja niiden aikataulussa toimittamisesta. Ko.ehdot soveltuvat asiantuntijatyösopimukseen (liite 9). Vastaako toimittaja työn tuloksista ja niiden aikataulusta puitesopimuksen mukaan? Jos näin on, ostaako tilaaja itse asiassa konsultointipalveluja eli työn tuloksia resurssien sijaan? Puitesopimus käsittelee tilaajan ja toimittajan välistä yhtstyötä resurssien vuokraamisesta puitesopimuskaudella. Liite 9 on sopimus. joka tehdään, resurssin vuokraamisesta tiettyyn toimeksiantoon minikilpailutuksen tai suorahankinnan jälkeen. Mikä on Toimittajan irtisanomisaika? Tätä ole nyt mainittu sopimuksessa lainkaan, voittehan lisätä sen? Joko yhdeksän (9) tai kaksitoista (12) kuukautta ovat kohtuulliset Tilaajan kuutta (6) kuukautta vasten. Sopimus on määräaikainen ja päättyy sovittuna ajankohtana. Mitä Tilaaja tarkoittaa viivästyneellä toimituksella kun kyse on asiantuntijatyövoiman vuokrauksesta? Sovitun henkilön toimeksiannon aloituksen viivästystäkö? Ilmoittamanne prosentit vaikuttavat isoilta, ylsesti käytössä on alan ylstejen ehtojen mukainen 0,5% per alkava 7 vrk:n jakso ja enintään 7,5 % kyssestä hinnasta. Voiko Tilaajaa muuttaa sakon JIT2015 ehtojen mukaiseksi? Viivästys ja sopimussakko pidetään ennallaan. Onko Toimittaja velvollinen jatkamaan sopimusta optiokaudelle, jos Tilaaja päättää sitä hyödyntää? Kyllä Referenssikohteen tiedoissa pyydetään ilmoittamaan arvo. Miltä ajalta se tulee ilmoittaa, kun kyseessä on toistaiseksi voimassa oleva sopimus? Viimsen kalenterivuoden arvo sopimukselle. Sopimuspohjassa viitataan xxxx Konsultoinnin puitesopimukseen. Mitä xxxx kohtaan on tarkoitus täydentää? Sopimuksen numero. 22 Tarjouspyyntö Mitkä ovat työn tekemisen paikkakunta tai -kunnat? Koko Medbitin toiminta-alue: Varsinais-Suomi, Satakunta ja Pohjanmaa. 23 Tarjouspyyntö Onko Medbit mukana KiKy:ssä? Mikä on Medbitin päivittäinen ja viikottainen työaika KiKy huomioiden? Toimittaja on tarjotun asiantuntijan työnantaja. Sopimuksella ostamme 7,5 tuntia / työpäivä asiantuntijapalvelua. 24 Tarjouspyyntö - Arvio vuokrattavien osaajien määrästä Toimittaja sitoutuu nimeämään palveluvastaavan ja varahenkilön sekä vastaamaan pyyntöihin nopeasti ja ketterästi. Onko Tilaajalla arviota hankintavolyymstä osa-aluttain? Tilaaja sitoudu tiettyyn hankintamäärään. Tilaajalla ole arvioita julkaistavaksi hankintavolyymsta. 3 (5)
25 Tarjouspyyntö kohta 12.4 Tarjousten vertailu 26 Tarjouspyyntö, kohta 2 27 Tarjouspyyntö, laatupisteet Tilaaja ilmoittaa vertailuhinnaksi tarjottujen hintojen yhteenlasketun summan. Osatarjoukset ovat kuitenkin sallittuja, jolloin jotkut Tarjoajat voivat tarjota vain yhteen osa-alueeseen, jotkut muutamaan ja jotkut kaikkiin osa-alusiin. Miten tällöin muodostuu Tarjoajakohtanen vertailuhinta ja miten sitä verrataan muiden Tarjoajien hintoihin? Eikö hintavertailu pitäisi tehdä Miksi Tilaaja osa-aluekohtaisesti, haluaa soveltaa ko. JYSE osa-alueeseen 2014 ehtoja? tarjonnden Soveltuvimmat välillä? ehdot olisi mielestämme ITasiantuntijapalveluihin suunnatut JIT 2015 YSE ja Erityisehdot konsultointipalveluista, siten että jälkimmäisistä sovelletaan vain resurssinvuokraukseen soveltuvia ehtoja. Pyydämme Tilaajaa muuttamaan tarjouspyyntöä tältä osin. JYSE2014-ehtojen käyttäminen saattaa olla este tarjota. Vertailuperusteena osa-alueen henkilötyöhinta. Tarjouspyynnön vertailuperusteen kirjoitusvirhe on korjattu liitteenä olevassa päivitetyssa tarjouspyynnössä. JIT-erityisehdot konsultoinnista, käyttöohjssa lukee, että voida käyttää työvoimavuokrauksessa. Tässä sopimuksessa käytetään JYSE Palvelut 2014 ehtoja. Saako Tarjoaja laadullisia lisäpisttä vähimmäismäärän (kolme) ylittävistä referenssikohtsta? Kyllä tarkentava korjaus tarjouspyyntöön Toimittajan kykyä arvioidaan nykyisten työntekijöiden määrän perusteella. Toimituskykyyn vaikuttaa käsityksemme mukaan myös toimittajan rekrytointiprosessi ja kyky rekrytoida 28 Tarjouspyyntö: Vaatimus 11 joustavasti ja ketterästi Tilaajan tarpden mukaisia uusia osaajia. Onko Tilaajalla tarkoitus arvioida/pisteyttää Toimittajan rekrytointiprosessia/-kykyä tässä yhteydessä jollain tavalla? Kyllä, laatujärjestelmän arvioinnissa huomioidaan myös siihen sisältyvä rekrytointiprosessin kuvaus. 29 Tarjouspyyntö: Vaatimus 9 Onko Palveluvastaavan työ Tilaajalta veloitettavaa? Ei ole 30 Tarjouspyyntö Voiko palveluntuottaja tarjota 12 osa-alueesta palvelua vain osaan? Mikäli kyllä, onko rajoituksia osa-aluden määrän suhteen? Voiko palveluntuottaja tarjota esim. vain yhtä osaaluetta? Tarjouksen voi tehdä yhdestä tai useammasta osa-alueesta. Tilaaja sitoudu tiettyyn hankintamäärään. Tilaajalla ole 31 Tarjouspyynö Minkä suuruiset vuosittaiset hankintavolyymit ovat kyseessä ja miten ne jakautuvat per osa-aluarvioita julkaistavaksi hankintavolyymsta. 32 Tarjouspyynö Kuinka pitkiä suurin piirtn asiantuntijatilaukset ovat? Onko kyseessä muutamien päivien pituiset tarpeet vai viikkojen / kuukausien mittaiset tarpeet? Toimeksiannot vaihtelevat ovat muutamasta päivästä, useaan kuukauteen. 33 Liite 5a 34 Tarjouslomake: Liite 4: Tarjouspyynnön liitteessä 5c on ESPD-lomakkeen käyttöohje. järjestelmässä täytettävä ESPD-request avautuu Medbitin nettisivuilla virheellisesti kä sisällä mitään tekstiä, ainoastaan koodeja. xml-tiedosto (liite 5a) tulee syöttää ESPD-tietokantaan, mikäli haluaa täyttää lomakkeen sähköisenä. Täytetäänkö tarjouslomake erikseen jokaisesta tarjottavasta osa-alueesta? Jos tarjouksen mukana toimitetaan vain yksi tarjouslomake kuinka täytetään eri osa-aluden hinnat ja tarjottavien asiantuntijoiden määrä? Kyllä, jokaisesta täytetään oma tarjouslomake 4 (5)
35 Tarjouspyyntö Tarjouspyynnöstä käy ilmi tarkkaa tarjouksen rakennetta. Voisiko Tilaaja yksiselittsestä listata haluamansa tarjouksen liitteet? Tarjouksen tulee sisältää: - tarjouslomake täytettynä - ESPD-lomake täydennettynä - Referenssilomake täytettynä - Tarjojan laatujärjestelmän kuvaus Lisäksi Tarjoajan tulee huolehtia että kaikki laadunarvioinnissa tarvittavat tiedot sisältyvät tarjoukseen 36 Liite 1 ja liite 3 37 Tarjous 38 Liite 7: Referenssit Kuinka liitteessä 1 vaaditut asiantuntijoiden minimivaatimukset ja liitteessä 3 esitetyt asiantuntijoiden vertailukriteerit todennetaan ja kuinka tarjoajan tulisi esittää asiantuntijoidensa osaamiset? Pitääkö tarjouksen ohessa toimittaa asiantuntijoiden CV:t? Pitääkö CV toimittaa jokaisesta tarjolla olevasta asiantuntijasta? Pitääkö jokaisesta tarjottavasta osa-alueesta täyttää oma referenssilomake? Mikäli referenssilomakkta toimitetaan vain yksi kuinka toimitaan tilanteessa jossa tarjottavia osaaluta on enemmän kuin 7, joka referenssien maksimäärä? Tällöin jokaisesta tarjottavasta osa-alueesta voi esittää referenssiä. Liitteessä 3 on tarjoajan eli mahdollisen puitesopimuskumppanin vertailukriteerit. Liitteessä 1 on tarvittavien asiantuntijoiden (joita vuokrataan sopimuskaudella) minimivaatimukset. Ei, näitä toimitetaan minikilpailutusten yhteydessä toimeksiantokohtaisesti. Referenssilomakeen tiedot koskevat tarjoajan (mahdollisen puitesopimustoimittajan) referenssejä työvoiman vuokraukseen liittyen. 39 Tarjouspyyntö Mikä on eri osa-aluden asiantuntijoiden työskentelypaikka? Voiko osan työstä tehdä Toimittajan tilossa? Kyllä, tapauskohtaisesti. Toimeksiantokohtaisesti sovitaan työ suorituspaikka. 40 Referenssit Pitääkö jokaisesta osa-alueesta josta tarjous lähetetään ilmoittaa vähintään kolme referenssiä vai koko tarjoukseen kaikista tarjotuista osa-alusta yhteensä kolmesta stsemään rerefenssiä? Referenssit ilmoitetaan tarjoajasta ja kohdistuvat tarjoajan kykyyn ja näyttöihin työvoimavuokrauksesta. 5 (5)