1. Kirjautuminen ohjelmistoon 2. Käyttäjätilojen hallinnointi, roolit ja alkuasetusten asettaminen 2.1.1. Ylläpitäjän alkuasetukset... 4 2.1.2. Toimipisteiden luonti, muokkaus ja poisto... 4 2.1.3. Käyttäjät... 5 2.1.3.1. Käyttäjän luonti... 5 2.1.3.2. Käyttäjän roolitus... 6 2.1.4 Roolien luonti... 6 2.1.5 Tilin asetukset... 6 2.2.1. Kuljettajien yhdistäminen toimipisteeseen... 7 2.2.2 Ei aktiivisen kuljettajan deaktivointi... 8 2.2.2.1 Deaktivoidun kuljettajan aktivointi... 8 2.2.3. Käyttäjäoikeuksien myöntäminen kuljettajalle... 9 3. Tiedostojen lataaminen ja varmuuskopiointi 4. Tiedostojen tarkastelu ja analysointi 4.2.1. Raportit... 12 4.2.2. Kuljettajan toimintatiedot... 13 4.2.3. Ajoneuvon nopeustiedot... 14 4.2.4. Aikajana-analyysi... 14 4.2.4. Automaattiset rikeraportit (sähköpostitse)... 15
1. Kirjautuminen ohjelmistoon Ohjelmistoon voi kirjautua seuraavan linkin kautta: www.online.idha.com/ Näytölle ilmestyy seuraavanlainen kirjautumisruutu: Tili: Käyttäjätunnus: Salasana: Kaikki käyttäjät kirjatuvat saman kirjautumissivuston kautta (Ylläpitäjä, pääkäyttäjä ja kuljettajat). Ensimmäiset ylläpitäjätunnukset olette saaneet jälleenmyyjän Piirla Oy;n kautta. Jos ette ole saaneet tunnuksia tai olette hävittäneet ne, niin ottakaa yhteyttä piirla@piirla.fi. 1.1. Salasanan vaihto Voitte muuttaa salasanan kirjautumisen jälkeen ohjelmiston oikeassa ylänurkassa olevan painikkeen kautta: 1.2. Uloskirjautuminen Uloskirjautuminen tapahtuu etusivun oikeassa ylänurkassa olevan Kirjaudu ulos linkin kautta.
2. Käyttäjätilojen hallinnointi, roolit ja alkuasetusten asettaminen IDHA-Online ohjelmistoa voidaan käyttää useilla eri käyttäjätiloilla ja tämä mahdollistaa ohjelmiston räätälöinnin kullekin käyttäjälle sopivaksi. Lisäksi ohjelmistoon voidaan tehdä eri rooleja joiden avulla käyttäjille voidaan räätälöidä täysin yksilölliset näytöt. Ohessa selvitykset eri käyttäjätiloista: 2.1 Ylläpitäjä Ylläpitäjä (moderator) vastaa ohjelmiston yleisasetuksista ja eri käyttäjien hallinnoinnista ja oikeuksista. Yleensä yrityksellä on vain yksi ylläpitäjä, joka luo toimipisteet ja pääkäyttäjät eri toimipisteille. Yritykselle voidaan hankkia myös useampia ylläpitäjän tunnuksia, mutta tämä vaikuttaa ohjelmiston kuukausimaksuun. 2.1.1. Ylläpitäjän alkuasetukset Ennen ohjelmiston käyttöönottoa ylläpitäjän kannattaa käydä läpi seuraavat alkuasetukset: Toimipisteiden luonti Käyttäjien luonti Roolien luonti Tilin asetukset Käyttäjän asetukset 2.1.2. Toimipisteiden luonti, muokkaus ja poisto
HUOM! Jos yrityksellänne on yksi toimipiste tai haluatte ryhmitellä kaikki kuljettajat ja käyttäjät saman tietokannan alla, niin toimipisteiden luonti ei ole välttämätöntä. Luokaa ja nimetkää yrityksen toimipisteet. Tämä kannattaa suorittaa aluksi, jotta pääkäyttäjät voidaan liittää joko yhteen tai useampaan toimipisteeseen. Toimipisteitä voidaan luoda rajattomasti ilman, että se vaikuttaa ohjelmiston hintaan. Luonti tapahtuu valitsemalla Toimipisteet välilehden ja painamalla sen jälkeen sinistä +painiketta. Jos haluatte muokata tai poistaa toimipisteen tietoja, niin valitkaa aluksi hiirellä toimipiste mitä haluatte muokata ja klikatkaa sen jälkeen kynää (muokkaa) tai roskakoria (poista). 2.1.3. Käyttäjät Ylläpitäjällä on oikeus muokata tilin tietoja. Muilla käyttäjillä ei ole pääsyä näihin asetuksiin. Tilin kautta voidaan luoda ja muokata käyttäjiä ja rooleja. Lisäksi Tili -välilehden kautta voi muuttaa tilin omistajan tietoja ja muokata asetuksia. Käyttäjät välilehden kautta ylläpitäjä voi luoda ja muokata käyttäjätilejä. Oletusarvoisesti ohjelmistossa on 3 eri käyttäjää eli ylläpitäjä, pääkäyttäjä ja kuljettaja. Lisäksi ylläpitäjä voi luoda erilaisia rooleja erilaisilla nimillä ja oikeuksilla. Kun käyttäjä on luotu, niin käyttäjä voidaan lisätä johonkin tai useisiin toimipisteisiin. Huom! Jos käyttäjää ei ole lisätty mihinkään toimipisteeseen, niin silloin hän ei myöskään näe toimipisteiden alla olevia tietoja. 2.1.3.1. Käyttäjän luonti
Käyttäjä luodaan painamalla sinistä +painiketta ja antamalla hänelle käyttäjätunnus ja salasana. Kahdella käyttäjällä ei voi olla samaa käyttäjätunnusta. 2.1.3.2. Käyttäjän roolitus Kun käyttäjä on luotu, niin sen jälkeen käyttäjä kannattaa roolittaa. Valitse käyttäjä ja muokkaa hänen tietojaan klikkaamalla kynä (muokkaa) painiketta. Jos Autoconnect eli automaattinen yhdistys on merkattu käyttäjälle, niin ohjelmisto lisää automaattisesti uudet toiminnot käyttäjän toimipisteeseen. Aktiivinen kohtaan pitää laittaa ruksi mikäli käyttäjä on aktiivinen. Roolit kohdasta voidaan valita yksi tai useampi rooli samalle käyttäjälle. 2.1.4 Roolien luonti * Tämä toiminto ei ole vielä käytössä. Myöhemmin ylläpitäjän on mahdollista luoda erilaisia rooleja eri käyttäjille. 2.1.5 Tilin asetukset Kopioinnin aikaväli tarkoittaa aikajaksoa, jonka jälkeen kortti- tai piirturitiedosto pitää kopioida uudestaan. Tämä parametri vaikuttaa kopioinnin tila näkymään. Automaattinen yhdistys lisää automaattisesti uudet toiminnot käyttäjän toimipisteeseen, mikäli asetus on käyttäjän tiedoista mahdollistettu. Asetuksista voidaan määrittää annettavien salasanojen määrityssääntöjä. Myös kuljettajan käyttäjäoikeuksia voidaan muokata tilin asetuksien kautta.
2.1.6 Käyttäjän asetukset Käyttäjän asetuksia päästään muokkaamaan pääsivun oikeassa ylänurkassa olevan Käyttäjän asetukset linkin kautta. Seuraavanlainen näkymä aukeaa: Language eli kieli kohdasta käyttäjä voi vaihtaa omassa profiilissaan käytettävää kieltä. Eri käyttäjillä voi siis olla eri kielet mikäli he niin haluavat. Number of items per page / tietueiden määrä per sivu tarkoittaa sitä, että kuinka monta tietuetta per sivu käyttäjä haluaa näkymässään nähdä. Active plugins / Aktiiviset näkymät ja Available plugins / Saatavilla olevat näkymät valikkojen kautta käyttäjä voi määrittää, että mitä tietoja hän haluaa nähdä etusivulla, kun kirjautuu ohjelmistoon. 2.2. Pääkäyttäjä Pääkäyttäjä (operator) vastaa omien toimipisteiden kuljettajien ja ajoneuvojen hallinnoinnista ja oikeuksista. Pääkäyttäjä pystyy lataamaan ja tilaamaan tiedostoja, näkemään omien toimipisteiden tiedostojen kopiontitilat ja analysoimaan omien tiedostojensa sisältöä. Pääkäyttäjiä voidaan luoda rajattomasti ilman että se vaikuttaa palvelun hintaan. 2.2.1. Kuljettajien yhdistäminen toimipisteeseen Jos kuljettajia halutaan lajitella eri toimipisteisiin tai vaikka eri työtehtävän mukaisesti, niin pääkäyttäjien tehtävänä on määrittää kuljettajat oikeiden toimipisteiden alle. Kaikki pääkäyttäjät voivat määrittää avoimen kuljettajan oikeaan ryhmään, mutta ryhmityksen kyseisestä toimipisteestä vastaavat pääkäyttäjät tai ylläpitäjä voivat muuttaa kuljettajan asetuksia.
Kuljettaja yhdistetään toimipisteeseen valitsemalla aluksi Kuljettajat välilehti, merkkaamalla haluttu kuljettaja ja sen jälkeen painetaan +painiketta Lisää toimipisteeseen. Ruudulle aukeaa valikko, josta voidaan valita haluttu toimipiste. 2.2.2 Ei aktiivisen kuljettajan deaktivointi Ylläpitäjä voi deaktivoida ei aktiiviset kuljettajat Idha tililtä käyttäen Kuljettajat välilehteä. 1. Valitse KULJETTAJAT välilehti. 2. Valitse listasta kuljettaja, joka halutaan asettaa ohjelmistossa EI AKTIIVISEKSI. 3. Paina -kuvaketta ja kuljettaja poistuu aktiivisten kuljettajien listalta (deaktivoituu). 2.2.2.1 Deaktivoidun kuljettajan aktivointi Kuljettaja aktivoituu, kun hänen korttitiedosto ladataan uudelleen ohjelmistoon. Deaktivoidut kuljettajat voidaan aktivoida uudelleen myös käyttämällä tarkennettua hakua. Määritä hakuehdoissa Tila kohdassa KAIKKI. Tämän jälkeen haku näyttää myös kaikki deaktivoidut kuljettajat. Valitse aktivoitava kuljettaja ja paina AKTIIVISEKSI. painiketta. Tämän jälkeen kyseinen kuljettaja on määritetty taas
2.2.3. Käyttäjäoikeuksien myöntäminen kuljettajalle Ylläpitäjä voi luoda ohjelmistoon erilaisia rooleja ja muokata eri roolien oikeuksia. Oletusarvoisesti ohjelmistossa on kuljettajalle omat käyttäjäoikeudet ja myös pääkäyttäjä voi antaa ne kuljettajalle. Kuljettajalle annetaan käyttäjäoikeudet eli kirjautumistiedot valitsemalla Kuljettajat välilehti ja sen jälkeen pitää klikata kyseisen kuljettajan nimeä, jolloin aukeaa oheinen näkymä: Ruudun vasemmassa reunassa on avain-painike, jonka kautta kuljettajalle voidaan antaa omat kirjautumistunnukset. 2.3. Kuljettaja Kuljettaja (driver) käyttäjäoikeudet voidaan antaa kuljettajalle, jotta hän voi tallentaa ja tarkastella omia tietojaan. Näitä oikeuksia voidaan räätälöidä ylläpitäjän toimesta. Esimerkiksi analysointimahdollisuus voidaan poistaa tai sitä voidaan laajentaa niin että kuljettajalla on normaalia laajemmat analysointimahdollisuudet. 3. Tiedostojen lataaminen ja varmuuskopiointi Tiedostoja voidaan tallentaa IDHA ohjelmistoon usealla eri tavalla. Tiedostoja voidaan ladata ohjelmiston kautta tai tiedostoja voidaan siirtää ohjelmistoon isommissa erissä kätevästi Lena, Mobilena tai Lisa-sovellusten avulla.
Tiedostot varmuuskopioidaan automaattisesti usealle eri palvelimelle eli käyttäjän ei ole pakko ottaa kopioita itselleen. Kerromme kuitenkin tässä kappaleessa miten varmuuskopiointi onnistuu omalle koneelle, mikäli tiedostoja tarvitaan esim. viranomaisia varten. 3.1. Tallennus IDHA-ohjelmiston kautta 1) Valitse tiedosto välilehti 2) Valitse Tiedostojen lataus välilehti 3) Klikkaa "Lisää tiedostoja" painiketta ja valitse ladattava tiedosto 4) Klikkaa Aloita lähetys painiketta ja tiedosto tallennetaan IDHA -ohjelmiston tietokantaan 3.2 Tallennus DigiConnect sovelluksen avulla 1. Asenna DigiConnect ohjelmisto. 2. Yhdistä DigiVu laite tietokoneeseen 3. Muuta host name: ul.idha.com ja laita ruksi 4. Ilmoita tekemästäsi yhdistyksestä piirla@piirla.fi Ja tiedot yhdistetään teidän Idha tilille. 5. Tämä jälkeen tiedot siirtyvät automaattisesti Tilillenne, kun DigiVu yhdistetään tietokoneeseen. Tarkemmat ohjeet löydät sovelluksen omasta ohjeesta. Tai ota yhteyttä jälleenmyyjääsi/ maahantuojaan. 3.3. Tallennus Lena-sovelluksen avulla 1. Avaa Lena-sovellus ja lisää tai kopioi listaan tallennettavat tiedostot. 2. Tallenna tiedostot IDHA -ohjelmiston tietokantaan painamalla Aloita Siirto -painiketta. 3. Tarkemmat ohjeet Lenan käytöstä löytyvät sovelluksen omasta käyttöohjeesta.
4. Tiedostojen tarkastelu ja analysointi 4.1. Tallennustietojen tarkastelu ja muokkaus Kun ohjelmistoon tallennetaan uusi C-tiedosto eli korttitiedosto, niin kyseinen kuljettaja siirtyy automaattisesti kuljettajalistaan. Klikkaamalla kuljettajan nimeä avautuvat kuljettajan tiedot, joita voidaan muokata vasemmassa reunassa olevien painikkeiden avulla. Lisäksi listassa näkyy kuljettajan korttitiedostojen kopiointitila (ympyröitynä oikealla). Kun ohjelmistoon tallennetaan uusi M-tiedosto eli piirturitiedosto, niin kyseinen ajoneuvo siirtyy automaattisesti ajoneuvolistaan. Kopiointitilan symbolit kertovat tiedoston lataustilasta: Vihreä = Tallennustila OK Keltainen = Uusi kopiointi ja tallennus suoritettava mahdollisimman pian Punainen = Edellisestä tallennuksesta kulunut liian kauan, tallennus suoritettava välittömästi
4.2. Raporttien luonti ja analysointi Raportointi välilehden kautta voidaan mm. luoda erilaisia raportteja. Analyysit välilehden kautta voidaan analysoida kuljettajan toimintatietoja ja ajoneuvon nopeustietoja. 4.2.1. Raportit Raportit luodaan samannimisen välilehden kautta ja saatavilla on kuljettaja- ja ajoneuvokohtaisia raportteja. Ohjelmiston kautta löytyvät selitteet kaikille raporteille. Kun raportin tyyppi on valittu, niin sen jälkeen käyttäjän pitää määrittää kohde ja aikajakso, jolta raportti luodaan. Määritä haluamasi aika raporteille (UTC tai paikallisaika/ Suomi) Raportti avautuu pdf-muodossa ja tiedosto voidaan joko avata tai tallentaa käyttäjän määrittämään kohteeseen. Raportit voidaan luoda myös Excel formaatissa.
4.2.2. Kuljettajan toimintatiedot Kuljettajan toimintatiedoissa nähtävillä kuljettajan ajotiedot ja mahdolliset rikkeet. Klikkaamalla digipiirtureiden käyttövirheet rivillä olevia palloja, niin saat lisätietoa mahdollisista rikkeistä.
4.2.3. Ajoneuvon nopeustiedot Nopeustietojen kautta on nähtävillä ajoneuvon tarkka nopeustieto. Käyttäjä voi määrittä ylinopeusrajan, jonka ylimenevä osuus erottuu taulukosta selkeämmin. HUOM! Digipiirturit tallentavat lataushetkestä taaksepäin vain viimeiset 24 ajotuntia. 4.2.4. Aikajana-analyysi Aikajana-analyysin kautta käyttäjä voi tarkastaa, ettei piirturilta tai korteilta kopioitujen tietojen välissä ole aukkoja. Näin voidaan varmistaa, että kaikki tiedot on saatu kopioitua. Lisäksi oikealla olevan huutomerkin kautta käyttäjä voi tarkistaa ajoneuvon yrityslukitukset. Punainen: Aikaväli tiedostojen välissä Keltainen: Aikaväli tiedoston sisällä (Keltainen väri viittaa siihen, että toimintatietoja puuttuu tiedoston sisältä. Tähän voivat olla syynä päällekkäiset yrityslukitukset tai huoltojen yhteydessä tapahtuneet virtakatkot piirturilla).
4.2.4. Automaattiset rikeraportit (sähköpostitse) Palvelun aktivointi edellyttää seuraavia toimia, jotta ne ovat käytössänne. 1. Ilmoita meille, että haluat aktivoida raportit yrityksenne tilille. Ilmoitus osoitteeseen piirla@piirla.fi (Raportit eivät aktivoidu itsestään). 2. Ilmoitamme teille, kun palvelu on aktivoitu. 3. Kun palvelu on aktivoitu teidän tilille, niin kirjautukaa Idha tilille ja lisätkää palvelu Idhan hallinnasta. a. Mene Tili-> Lisäpalvelut b. Klikkaa Lisää painiketta -> Valitse Raportit rikkeistä -> Lisää c. Määritä asetukset automaattisten raporttien lähettämiseksi. d. 4. Teillä tulee olla hyvä rutiini korttitietojen kopioinnissa ja niiden siirtämisessä Idha-Online palveluun. 5. Korttitiedot tulee kopioida ja siirtää Idhaan vähintään 2 viikon välein. (Etälatauksella tiedot siirtyvät automaattisesti) 6. Kaikkien kuljettajien kopiointitila tulee olla VIHREÄ koko ajan. 7. Kaikille kuljettajille tulee lisätä sähköposti. Lisää sähköposti myös toimipisteen hallitsijalle.
8. Vähintään yksi ylläpitäjä/ toimipiste tulee olla lisättynä. Suositeltavaa on myös lisätä yksi ylläpitäjä koko yrityksen toimipisteille. 9. Automaattisten raporttien lisäpalvelu on ilmainen ja sisältyy normaaliin palvelumaksuun. Rikeraporttien päätoiminnot ovat: - Raportit lähetetään asetetun aikataulun mukaisesti kuukausittain (esim. kuukauden 7. päivä). - Raportit lasketaan asetettuna päivänä edellisen kuukauden tiedoista (kuukauden ensimmäisestä-> viimeiseen päivään). - Tämä tarkoittaa sitä, että jos jotkut kuljettajat lataavat kuljettajakorttinsa vain kuukauden 24. päivä, niin silloin raporttiin EI ole tarpeeksi dataa. - Seuraavassa kuussa lasketaan kyseisen kuukauden ensimmäisestä-> viimeiseen päivään. Toisin sanoen, jotkut päivät ei koskaan tule niiden kuljettajien raporteille (esim. päivät 25. 30. puuttuvat). Tämä tieto huomiona, mikäli korttilataukset eivät ole säännöllisiä. - Kuljettajille lähetettävät raportit sisältävät kaikki rikkeet. - Ylläpitäjät saavat myös raportin rikkeistä. Tämä raportti sisältää yhteenvedon kaikista kuljettajien rikkeistä, jotka ovat heidän toimipisteessä. - Yhteenvetoraportti ylläpitäjille on tarkoitettu käytettäväksi tarkistuslistana kaikista kuljettajien raporteista sekä tilaraporttina.