Specifying user requirements for corporate intranet with user centered design methods Espoo 29.9.2016 Tekijä: Henri Ström Valvoja: TkT Kalevi Kilkki
Sisältö Työn tausta Ongelman asettelu Metodiikka Kehitysprojekti Tulokset Johtopäätökset Ehdotus jatkotutkimuksesta 2
Työn tausta Yrityksen sisäinen viestintä on yksi avaintekijöistä muutosjohtamisen ja strategisten hankkeiden läpiviennin onnistumisen kannalta. Ilman tehokasta ja oikea-aikaista viestintää, tiedonvälitys voi perustua huhuihin ja virheellisin tulkintoihin. Intranet on hyvin yleinen työkalu organisaatioiden sisäisen viestinnän hallintaan. Intranet mahdollistaa tehokkaat tavat välittää virallista informaatiota eri kokoisissa organisaatioissa. Tämän työn aihe on intranetin käyttäjävaatimusten määrittäminen case-yhtiö Motoral Oy:ssa. Kehitysprojekti toteutettiin keväällä ja kesällä 2012. 3
Ongelman asettelu Toimiva intranet tukee yrityksen viestinnällistä strategiaa mutta sen suunnittelun on huomioitava myös yrityksen kulttuuri, sekä yrityksen henkilöstön tarpeet ja rajoitukset. Valmispakettityylisiä intranet-toteutuksia ei varsinaisesti ole, intranetit rakennetaan ohjelmistoalustoille, jotka sisältävät tarvittavat työkalut. Yrityksen on siis itse tarkkaan määritettävä mitä intranetilla halutaan saavuttaa ja mitä toiminnallisuuksia ja sisältöjä intranetissä on. Tämä määritystyö voi olla hyvin työlästä ja toisaalta myös virhealtista, mikäli lopputulokset eivät vastaa loppukäyttäjien tarpeita. Intranetin käyttöaste on yhteydessä palvelun käytettävyyteen ja koettuun hyödyllisyyteen. Mikäli näissä on ongelmia, käyttöaste jää usein matalaksi. 4
Ongelman asettelu Tutkimuskysymykset: Miten tunnistetaan tehokkaasti organisaation eri sidosryhmien käyttäjävaatimukset intranetille? Miten tunnistetut käyttävaatimukset järjestetään ja priorisoidaan jatkokehitystä varten? 5
Metodiikka Kehitystyö tehtiin ISO 9241-210 standardin määrittelemien UCD periaatteiden mukaisesti: Suunnittelu perustuu selkeään ymmärrykseen käyttäjistä, tehtävistä ja ympäristöistä. Käyttäjät ovat osallisina suunnittelussa ja kehittämisessä. Käyttäjäkeskeinen arviointi ohjaa ja jalostaa suunnittelua. Prosessi on iteratiivinen. Suunnittelu huomioi koko käyttäjäkokemuksen. Suunnitteluryhmä on monialainen ja omaa useita näkökulmia. 6
Metodiikka Käytetyt metodit Nykyisten tai kilpailevien ratkaisujen arviointi Haastattelut Rapid prototyping Käyttäjäkysely Focus group Card sorting 7
Kehitysprojekti Projekti tehtiin kolmessa vaiheessa: Projektin suunnittelu Kick-off palaveri sidosryhmien edustajien kanssa, nykyisten intranetien arviointi kansainvälisen tutkimusyhtiön raportin pohjalta ja avoimet haastattelut Käyttäjävaatimusten kerääminen Rapid prototyping yhden yksikön sisällä ja käyttäjäkysely koko henkilöstölle Käyttäjien, käyttäjävaatimusten ja priorisoinnin määrittely Focus group ja card sorting 8
Tulokset Suunnittelu Luotettavaa tietoa Epäselvyyksien vähennys Tehokkuuden kasvu Etätyöskentelyn tukeminen Siilojen murtaminen Vaatimusten kerääminen Prototyyppauksen tulokset Kyselytulokset Card sorting ja focus group työskentelyn tulokset Vaatimusten määrittely Vaatimusmäärittely dokumentoituna 9
Tulokset Lopulliseen käyttäjävaatimusdokumenttiin kirjattiin 24 yksilöityä sisältöä/toiminnallisuutta Näistä kuusi saivat korkean prioriteetin, eli ne implementoitiin ensimmäiseen intranet-version Yksikään vaadittu sisältö ei saanut matalaa prioriteettia Vaadituista sisällöistä 15 kappaletta liittyivät henkilöstöön ja materiaalien saatavuuteen Valtaosa sisällöistä kuului henkilöstöhallinnon vastuulle 10
Johtopäätökset Case-yrityksen henkilöstö halusi saada nykyistä huomattavasti enemmän virallista tietoa yritykseen liittyvistä asioista. Tämä tieto haluttiin saada selkeässä muodossa lähteestä, joka koetaan luotettavaksi, läpinäkyväksi, julkiseksi ja on erillään muusta päivittäisestä tietovirrasta. Toinen merkittävä asia oli halu saada enemmän tietoa työtovereista, kuten heidän kyvykkyyksistään ja vastuistaan. Tämän koettiin helpottavan epävirallista yhteistyötä. Intranet-sisällön tuottaminen ja ylläpito haluttiin tapahtuvan mahdollisimman lähellä varsinaista tekemistä, eli myyntiin liittyvät uutiset haluttiin myynniltä itseltään keskitetyn viestintäorganisaation sijaan. 11
Ehdotus jatkotutkimuksesta Projektin aikana älypuhelimet nykymuodossaan olivat vasta yleistymässä ja mobiilikäyttöä ei juurikaan huomioitu intranetalustoissa, eikä intranet-toteutuksissa. Älypuhelinten ja mobiiliverkkojen kehityksen myötä perinteinen tietokoneella tehtävä viestintä, tiedonhaku, analysointi ja muokkaus on jäämässä jatkuvasti vähemmän merkittävään asemaan ja intranetit ovat toisaalta vahvasti suunniteltu desktop käyttöön. Mobiililaitteiden ja käytännössä kaikkialla saatavan internetyhteyden vaikutus yritysten sisäiseen viestintään ja intranetin käyttäjävaatimuksiin olisi mielenkiintoinen jatkotutkimusaihe. 12